LAPORAN PENUTUP AUDIT DALAM PERPUSTAKAAN UTM

KETUA JURUAUDIT DALAM

28 Julai 2016 (Khamis)Zaleha Atan

Pasukan Juruaudit

• Mohd Fuad Mohd Yusof

• Junaidah binti Abdullah

Lantikan Baru :

• Nik Masriza binti Zakaria

• Md Razib bin Karno

• Salina binti Shamsuri

• Sarasyima binti Md Salleh

• Nor Asikin binti Mohamad

• Haslina binti Othman

• Kamariah binti Mohamed Jong

• Badariah binti Borham

• Noraini binti Yahya

• Haslina binti Nasir

• Mohd Nasir bin Ibrahim

• Khairulbahiyah binti Yaakub

• Zurina binti Rosmani

PELAKSANAAN PROGRAM AUDIT DALAM

Pembukaan Audit Dalam : 17 Julai 2016 (Ahad)

Proses Pengauditan : 18-26 Julai 2016 (Isnin – Selasa)

Pengauditan di PUTMKL : 20 dan 21 Julai 2016 (Selasa dan Rabu)

Penyediaan Laporan Audit Dalam : 26 -27 Julai 2016 (Selasa – Rabu)

Mesyuarat Penutup Audit Dalam : 28 Julai 2016 (Khamis)

Follow-up Audit Dalam : 30 Ogos 2016 (Selasa)

JUMLAH PROSEDUR DIAUDIT

2015 & 2016

32

34

36

38

40

42

44

2015 2016

44

37

PERBANDINGAN NCR & OFI

2015 & 2016

0

20

40

60

80

100

2015 2016

7 4

7893

NCR OFI

HASIL DAPATAN AUDIT DALAM

KESELURUHAN : NCR

0

1

2

3

4

Elemen Isu

4 4

HASIL DAPATAN AUDIT DALAM

KESELURUHAN : OFI

0

20

40

60

80

100

Elemen Isu

23

93

HASIL DAPATAN AUDIT DALAM

KESELURUHAN : BANGUNAN

0

10

20

30

40

50

60

NCR OFI JUMLAH PROSEDUR

2

60

23

1

18

61

15

8

PSZJB PRZS PSZKL

HASIL DAPATAN : ELEMEN

Elemen Keterangan NCR OFI

6.1.1 Actions to address risks and opportunities 5

6.2.1 Quality objectives and planning to achieve them - 7

7.1.1 Resources 1 1

7.1.3 Infrastructure - 2

7.1.5.1 Monitoring and measuring resources 1 2

7.2 Competence - 5

7.3 Awareness - 1

7.4 Communication - 2

7.5.1 Documented Information : General - 3

7.5.2 Documented Information : Creating and updating 1 17

7.5.3 Documented Information : Control of documented information - 1

7.5.3.1 Documented Information : Control of documented information - 3

7.5.3.2 Documented Information : Control of documented information - 3

HASIL DAPATAN : ELEMEN

Elemen Keterangan NCR OFI

8.2.1 Customer Communication - 4

8.2.3 Review of the requirements for products and services - 1

8.2.3.1 Review of the requirements for products and services - 1

8.5.1 Control of production and service provision - 21

8.5.2 Identification and traceability - 6

9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation - 1

9.1.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation : General

- 1

9.1.3 Performance Evaluation : analysis and evaluation - 3

9.2 Internal Audit - 1

10.3 Continual Improvement - 1

10.2.1 Nonconformity and corrective action 1 -

JUMLAH 4 93

NCR (ELEMEN = 4 ; ISU = 4) OFI (ELEMEN = 23 ; ISU = 93)

TINDAKAN HASIL AUDIT

NCR dan OFI dikeluarkan oleh Juruaudit Dalam

dengan mengunakan Borang Permintaan

Tindakan Pembetulan (PSZ 27.6(a)(Pin. 1/2014))

CADANGAN

Pengurusan Risiko

- Pengurusan risiko bagi keseluruhan proses/aktiviti

SPK Perpustakaan UTM telah disediakan dalam

jadual Dashboard yang diletakkan bersama maklumat

berdokumen. Walau bagaimanapun sebahagian

pengurusan risiko yang disenaraikan kurang

menekankan risiko utama dalam proses/aktiviti

yang dilaksanakan.

Pemantauan dan Pengawalan Proses/Produk

- Penekanan perlu dipertingkatkan supaya

proses/produk mengikut tempoh yang ditetapkan

dan tindakan dapat dilaksanakan dengan berkesan.

CADANGAN

Objektif kualiti

- Objektif kualiti yang ditetapkan perlu disemak semula

bagi proses/aktiviti yang telah mencapai sasaran, kurang

jelas dan tidak boleh diukur.

Kemaskini maklumat berdokumen

- Kemaskini maklumat berdokumen perlu diberi perhatian

bagi proses/aktiviti yang ada perubahan atau tindakan

penambahbaikan yang dilaksanakan.

Identifikasi dan pengesanan

- Status proses/produk yang dilaksanakan hendaklah

dipertingkatkan dari segi identifikasi dan pengesanan

supaya tidak menjejaskan perkhidmatan.

KESIMPULAN

Ketua Bahagian perlu memberi perhatian serius

terhadap aktiviti yang tak akur (NCR) dan aktiviti yang

cenderung ke arah ketidakpatuhan.

Ketua Bahagian perlu memberi lebih perhatian terhadap

pemantuan dan pengawalan proses/produk secara

menyeluruh serta memberi perhatian terhadap semakan

semula bagi proses/produk yang dilaksanakan.

PENUTUP

Perpustakaan UTM telah melaksana dan

mengekalkan SPK dengan versi 9001:2015

yang menekankan elemen pengurusan

risiko dan sentiasa berusaha melaksanakan

penambahbaikan berterusan bagi aktiviti

yang terlibat secara langsung dengan

perkhidmatan dan penghasilan produk.