LAPORAN PERUNDINGAN SATU 

SEKOLAH MENENGAH VOKESIONAL SUNGAI BULUH, SELANGOR 

1.0 PENGENALAN 

Satu mesyuarat pertama bersama Jawatankuasa Pemandu, Jawatankuasa Kecil, wakil‐wakil dari 

syarikat yang memberikan perkhidmatan kepada sekolah seperti pengawal, operator dewan makan, 

pencuci dan tukang kebun.Sebelum mesyuarat bermula Perunding bersama Encik Saharuddin telah 

mengambil kesempatan untuk memantau bilik pentadbiran, bilik guru dan bengkel. 

2.0 KEADAAN SEMASA PEMANTAUAN 

Kesungguhan warga Sekolah Menengah Vokesional Sungai Buluh adalah tinggi untuk menjayakan 

pengamalan 5S ini jika dilihat dari apa yang telah dilakukanoleh Murid , guru dan kakitangan 

pentadbiran. 

2.1 Bilik Pentadbiran 

Bilik pentadbiran telah memulakan sisih dan mereka kOmmited untuk mula menyusun pada minggu 

hadapan.Beberapa tegoran telah diberikan untuk mempastikan semua kawasan tertutup saperti laci, 

cabinet dan bawah skirting dipastikan telah tiada barangan yang tidak perlu. Kakitangan telah 

diberitahu bahawa perunding akan datang memantau pada akhir bulan Februari ini. 

2.2 Bilik Guru 

Perunding telah disambut dengan banyak persoalan dari guru‐guru tentang bagaimana untuk 

menyusun secara betul dan berkesan.Pertanyaan ini menunjukkan minat agar tidakan yang 

dilakukan tidak berakhir dengan kesilapan. Antara perkara yang ditanya adalah : 

Meletakkan barang dikotak adakah perlu dilabel – Jika barang yang diletakkan lebih 

dari satu barang ianya perlu disusun agar mudah diambil dan dipulangkan. Ini bererti 

ianya perlu dilabel, diasingkan dengan ikatan atau kertas warna dan dilabel. Diluar 

kota pula perlu ditulis indek apa barang didalam, 

Buku latihan murid mana nak letak – paling baik letakkan dikotak atau diatas meja 

yang dilebal buku latihan murid. 

Bagaimana menyusun buku – klssifikasikan buku mengikut subjek atau tingkatan dan 

susu mengikut ketinggian buku. Wujudkan no siri dan lebalkan dari kiri ka kanan – 

bezakan marna mengikut klassifikasi. 

Berapa banyak pentry di bilik guru – sebaiknya satu dan dilabel apa yang disusun. 

Bagaimana menyusun di magazine box – susun ikut penjenisan laporan atau fail 

lembut dan bukan buku kerana buku boleh guna book end. Lebalkan urutan number 

fail atau laporan dan adakan index yang fond 30. 

Jika rak tidak dapat menampong ketinggian fail adakah fail boleh dibaringkan – 

Dibaringkan adalah kurang sesuai dan lebih baik didirikan diatas cabinet. 

Adakah pembalut perlu sama – sebaiknya bukan sahaja bagi pembalut malah pada 

semua barangan seperti skirting, tikar getah dsb. 

Adakah nama yang ditentukan sama bagi PIC bergambar guru – sama kerana untuk 

mengurangkan kos mendapatkan gambar murid. 

 

2.3 Bengkel 

Dua bengkel telah dilawati dimana guru dan murid sedang sebuk menyisih, menyusun dan mengecat 

rak yang ada. Beberapa nasihat telah diberikan kepada guru yang bertanggungjawab : 

Setelah disisih barang‐barang yang masih ada perlu dibersihkan dan disusun dirak 

yang sesuai mengikut penjenisan barulah pelebalan dilakukan. Dengan cara ini kita 

dapat mempastikan bahawa ruang memang cukup untuk menyimpan alatan yang 

telah ditetapkan. 

Jika alatan itu besar, berat dan lebih dari satu, lebalkan no siri alatan berkenaan di 

alatan dan dirak di mana alatan itu diletakkan. 

Bagi alatan kerja yang kecil, disarankan untuk mewarnakan bayang alatan berkenaan 

dan jika lebih satu jenis tapi bentuk yang sama brikan warna berbeza bagi baying itu. 

Bagi alatan yang diletak didalam tool box atau kotak plastic, alatan perlu disusun dan 

diluar kotak perlu dilebalkan apakah alatan yang ada didalamnya. 

Semasa mengecat pastikan lantai ditutup dengan kertas surat khabar agar lantai 

tidak terkena cat. 

Semak semua pemadam api semasa maseh sah digunakan. 

 

3.0 MESYUARAT JAWATANKUASA PEMANDU DAN KERJA AMALAN 5S PERTAMA 

Agenda yang telah dibincangkan adalah : 1. Penambahbaikan Keperluan asas bagi pengamalan 5S 

‐ Struktur organisasi 5S, ‐ Polisi 5S, ‐ Objektif 5S ‐ Pembahagian zon,fasilitator, kumpulan dan ahlinya ‐ Surat perlantikan ‐ Tugas dan tanggungjawab semua portfolio utama. ‐ Sudut 5S 

2. Carta perbatuan pengamalan,  3. Mesyuarat yang perlu dilakukan 4. Taklimat ringkas 5S dan bimbingan untuk SISIH dan SUSUN 5. Hal‐ hal lain  

‐ Tips untuk mempercepatkan pengamalan ‐ Panduan dokumentasi ‐ Penyeragaman 

 

 

 

 

 

3.1 Penambahbaikan keperluan asas bagi pengamalan 5S 

Beberapa perkara asas mengenai pengamalan 5S telah dibincangkan bagi mempastikan dokumen‐

dokumen yang telah disediakan diperbaiki sedikit bagi menjadikan dokumen lebih sesuai dengan 

keperluan 5S. Perkara yang telah dibincangkan adalah : 

Struktur organisasi 5S 

Struktur organisasi yang telah disediakan oleh Penyelaras 5S perlu sedikit pembaikan dimana 

dibawah Pengurusi adalah semua Guru Penolong Kanan sebagai ahli Jawatan kuasa pemandu baru 

diikuti oleh Jawatan kuasa Kecil Promosi, Latihan , Audit ,Dokumentasi dan Pelebalan.  

Polisi 5S 

Polisi 5S yang dibena oleh Jawatankkuasa adalah sesuai digunakan dimana Polisi perlu ditandatangai 

dan bertarikh. Polisi perlu dipamerkan disemua 5S Corner dan satu salianan disemua fail 

Jawatankuasa Amalan 5S.   

Objektif 5S 

Pihak secretariat juga telah menyediakan objektif 5S yang berpandukan kepada yang berkaitan 

dengan Productivity, Quality, Cost, Delivery, Safety dan Morale (PQCDSM).Secretariat diminta 

membuang M di PM dan objektif juga perlu di tandatangani dan bertarikh. Dokumen ini juga perlu 

berada di 5S Corner dan fail utama. Mesyuarat juga dimaklumkan bahawa pihak sekolah boleh 

meletakkan matalamat 5S , Logo 5S dan Moto sebagai dokumen tambahan.  

Zon, kumpulan dan ahlinya 

Pihak Sekretariat telahmengwujudkan  zon kerja dimana terdapat 8 zon dan setiap zon mempunyai 

seorang ketua (fasilitator) dan penolong ketua zon. Dari perbincangan bahawa pengagihan zon perlu 

dibaiki kerana terdapat zon yang mempunyai ruang yang kecil dan beban tugas yang kurang 

dibandingkan dengan zon yang lain contoh zon 1. Memandangkan sekolah mempunyai 800 orang 

warga bermakna sekolah ini akan mempunyai tidak kurang dari 80 kumpulan berdasarkan satu 

kumpulan tidak boleh melebihi 10 orang ahli. Cuba buat adjustment agar setiap zon mempunyai 8 

hingga 12 kumpulan bermakna setiap ketua zon dan penolong ketua zon  akan mengendalikan 

purata 5 kumpulan seorang.  

Semua kumpulan perlu mempunyai ketua dan maksimum 9 ahli.  Plan zon untuk menentukan 

pembahagian kawasan perlu disediakan, 

Surat Perlantikan 

Semua ahli Jawatakuasa, Fasilitator dan Ketua Kumpulan perlu mendapat surat perlantikan dari 

pengurusan sebagai secara resmi memikul tanggungjawab yang dinyatakan. Surat perlantikan perlu 

disertakan dengan tugas dan tanggungjawab jawatan yang dilantik. 

Tugas dan tanggungjawab 

Semua Jawatankuasa Amalan 5S , Penyelaras, Setiausaha, Fasilitator, Ketua kumpulan dan ahli 

kumpulan perlu mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai dokumen yang akan diaudit. 

Sudut 5S 

Pihak sekolah perlu menyediakan sekurang‐kurangnya  4 sudut 5S atau satu sudut 5S bagi setiap zon. 

Perkara‐perkara yang perlu diletakkan di sudut 5S adalah : 

Polosi 5S 

Objektif 5S 

Carta organisasi 5S 

Carta Zon 

Carta Perbatuan 

Maklumat audit, latihan dan promosi 

Gambar sebelum dan selepas 

 

3.2 Carta perbatuan pengamalan 

Perunding telah membincangkan carta perbatuan yang dimajukan semasa cadangan perundingan 

diberikan. Memandangkan pihak Ibu Pejabat Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokesional  

mengehendaki sijil 5S diperolehi pada akhir Mac, maka perunding merancang untuk mengadakan 3 

lawatan bimbingan dan pemantauan pada setiap bulan. Sekurang‐kurangnya dua audit dalaman 

dilakukan dan satu audit pra‐persijilan pada akhir Mac. 

AKTIVITI  FEBRUARI  MAC  APRIL 

       

Ceramah kepada murid dan guru  13     

Mesyuarat 1 dan bimbingan SISIH dan SUSUN  16     

Latihan Audit Dalaman  22     

Audit Pemantauan 1    5   

Bimbingan SAPU, SERAGAM dan SENTIASA AMAL 

  5   

Audit Pemantauan 2 dan mesyuarat 2    22   

Audit Pra‐persijilan dan mesyuarat 3    26   

Audit Persijilan MPC    30  X 

 

3.3 Mesyuarat bulanan yang perlu dilakukan 

Semua Jawatankuasa , Fasilitator dan Ketua Kumpulan perlu mengadakan mesyuarat sekurang‐

kurangnya sekali dalam sebulan dengan ahli‐ahlinya bagi membincangkan tugasan yang perlu 

dijalankan. Mesyuarat yang dilakukan adalah mesyuarat ringkas yang menentukan perkara yang 

hendak dilakukan dan menentukan siapa yang bertanggung jawab dan bila tugasan perlu 

diselesaikan.Semua mesyuarat perlu menyediakan minit dan jadual kedatangan sebagai bukti 

mesyuarat telah dijalankan.Satu salinan minit perlu diserahkan kepada penyelaras. Format minit 

mesyuarat yang dicadangkan seperti dibawah  atau format yang telah diluluskan oleh ISO sekolah. 

 

 

 

MINIT MESYUARAT BIL …. 

TARIKH :………………………. 

BIL  PERKARA DIBINCANGKAN  TINDAKAN SIAPA DAN TARIKH 

     

 

 

3.4 Taklimat ringkas mengenai 5S dan bimbingan SISIH DAN SUSUN  

Memandangkan semua wakil syarikat tidak pernah diberi pendedahan terhadap 5S maka taklimat 

ringkas telah diberikan bagi membolehkan mereka memahami bagaimana 5S perlu dipraktikkan di 

kawasan yang mereka bertanggung jawab 

Semua yang menghadiri perbincangan telah dibimbing bagaimana mengamalkan SISIH dan SAPU. 

Bagi SISIH, penyisihan secara besar‐besaran adalah dilakukan semasa gotong royong setelah red tag 

dilakukan. Setelah gotong royong, sisih perlu dilakukan di workstation sendiri dan kawasan yang 

dipertanggungjawabkan untuk diuruskan. Apa yang perlu dilakukan adalah : 

Uruskan semua kawasan yang tertutup seperti almari, cabinet, laci dan dibawah skirting 

kerana ditakuti terlepas pandang. 

Keluarkan semua barang ditempat ini, sisihkan mana yang tidak perlu dan lap kotoran 

atau debu yang ada ditempat berkenaan. 

Susun semula barang mengikut penjenisan dan kekerapan pengunaan. 

Labelkan dengan tulisan minimum fond 30 dan gunakan kertas warna. 

Bagi aktiviti SUSUN pula, panduan am bagi menyusun adalah : 

Mudah dicari, diambil dan dipulangkan, 

Tempat untuk semua dan semua berada ditempatnya, 

Guna pendekatan First in first out (FIFO), 

Labelkan dan bagi barangan bergerak sediakan rumah, 

Gunakan warna untuk membezakan fungsi dan bagi memudahkan pencarian dan 

pemulangan, 

Elakkan label yang menyerupai label sekolah tadika. 

Gambar terbaik penyusunan telah dikongsi bagi memudahkan kakitangan mengikut amalan terbaik 

ini. Perunding juga telah membincangkan bagaimana penyeragaman warna fail dan tulang fail perlu 

dilakukan.Semua dokumen tentang 5S telah dipark oleh Penyelaras di Bulletin Board. 

 

3.5 Hal‐hal lain 

Tips untuk mempercepatkan pengamalan 

Memandangkan peralatan yang ada adalah sama seperti semua guru punyai meja yang sama yang 

bererti punyai laci dan cabinet yang sama juga dua atau tiga jenis fail maka kerja pengamalan akan 

dapat diringkaskan dengan membahagikan tugas kepada guru‐guru tertentu dan yang lain copy pada 

guru yang membuat tercantik. Contoh berikan tugasan menghias lacinya kepada 3 guru, membentuk 

tulang failnya kepada 3 guru, menyusun cabinet nya kepada 2 guru/ kerani dan sebagainya. Dengan 

cara ini kita tidak sebok memikirkan bagaimana untuk buat terbaik secara bersendirian terhadap 

alatan yang kita miliki. 

Panduan menyediakan dokumen 

Perunding telah membincangkan panduan untuk menyediakan dokumen amalan 5S yang mana 

tugas ini akan diselaraskan oleh Jawatankuasa Kecil Dokumentasi dan dibantu semua Jawatankuasa. 

Dokumen ini perlu disediakan dari awal bagi menjadikan nya dokumen yang lengkap untuk diaudit 

semasa persijilan.Fail‐fail berasingan perlu disediakan untuk Jawatankuasa Pemandu dan semua 

Jawatankuasa Kecil. 

Penyeragaman 

Mesyuarat juga telah membincangkan tentang penyeragaman terutama terhadap warna zon dan 

tulang fail. Pihak secretariat telah menetapkan warna bagi setiap zon dan warna ini perlu digunakan 

untuk semua lebal utama. Bagi tulang fail perunding telahmenerangkan berdasarkan power point 

kod warna tulang fail. Lain‐lain penyeragaman yang boleh difikirkan adalah : 

o Paras lebal bagi tong sampah, pemadam api 

o Dimana letaknya tong sampah – contoh disudut belakang kiri kelas 

o Maklumat di sudut 5S, 

o Pelekat tuan punya 

o Nama dimeja atau dipintu 

o Warna bagi lampu dan kipas juga aircondition. 

 

4.0 PENUTUP 

Perunding mengakhiri perbincangan dengan meminta kerjasama semua untuk mengadakan 

sekurang‐kurangnya sekali mesyuarat bagi membincangkan aktiviti sish dan susun yang perlu 

dilaksanakan. Seboleh‐bolehnya aktiviti sisih dan susun dapat diselesaikan sebelum akhir bulan 

Februari kerana audit dalaman pertama akan dilakukan pada akhir Februari nanti. Tanpa sisih dan 

susun dilakukan sepenuhnya, audit dalaman pertama tidak akan membawa apa‐apa erti.