LAPORAN REALISASI BKD - spm.ittelkom-pwt.ac.id · dalam pelaksanaan audit eksternal. Prioritas...
Transcript of LAPORAN REALISASI BKD - spm.ittelkom-pwt.ac.id · dalam pelaksanaan audit eksternal. Prioritas...
i
LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL
Semester Genap 2016/2017
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI TELEMATIKA TELKOM PURWOKERTO
2017
ii
HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN AUDIT INTERNAL
Disahkan pada tanggal, ........................................................
Menyetujui,
Ketua ST3 Telkom Purwokerto
Dr. Ali Rokhman, M.Si
NIP. 17670053
Purwokerto, Agustus 2017
Ka. Bag Satuan Penjaminan Mutu
Emi Iryanti, S.ST., M.T.
NIP. 14870094
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur, kami ucapkan atas berkat Tuhan Yang Maha Kuasa sehingga ”Laporan Audit Mutu
Internal ST3 Telkom (ST3 Telkom) Purwokerto Tahun 2017” ini dapat diselesaikan. Laporan ini
disusun sebagai laporan hasil audit oleh Tim Audit Mutu Internal yang diselenggarakan pada 2-3
Agustus 2017
Kami menyampaikan apresiasi kepada auditee yang telah berkerjasama dalam pelaksanaan
kegiatan audit ini. Kami juga menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu pelaksanaan kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) Tahun 2017.
Berdasarkan hasil audit terdapat beberapa kondisi yang keseluruhannya sudah mendapat
tanggapan dari unit kerja terkait. Harapan kami kondisi tersebut dapat segera ditindaklanjuti
sehingga dapat meningkatkan kualitas dan kinerja.
Pelaksanaan audit dan penyajian laporan hasil audit mutu internal ini masih memiliki
kekurangan, Kami mengharapkan masukan dan umpan balik yang bersifat konstruktif dari semua
pihak yang terlibat.
Purwokerto, Agustus 2017
Penyusun
Satuan Penjaminan Mutu
iv
DAFTAR ISI
HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................................................ ii
KATA PENGANTAR ................................................................................................................... iii
DAFTAR ISI .................................................................................................................................. iv
RINGKASAN EKSEKUTIF .......................................................................................................... 1
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................................... 2
1.1 Latar Belakang ................................................................................................................. 2
1.2 Tujuan Pemeriksaan ......................................................................................................... 3
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................................ 6
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN ...................................................................................... 12
Lampiran 1. Daftar Temuan AMI II ............................................................................................ 13
Lampiran 2. Jadwal Audit Internal .............................................................................................. 25
Lampiran 3. Daftar Hadir dan MoM (Koordinasi Auditor Internal, Opening dan Closing
Meeting) ...............................................................................................................................28
Lampiran 4. Materi Opening dan Closing Meeting ...................................................................37
v
......... 25
vi
26
vii
27
viii
Lampiran 3. Daftar Hadir dan MoM (Koordinasi Auditor Internal, Opening dan Closing ....................... 28
Meeting) ........ 28
ix
Lampiran
x
4. Materi Opening dan Closing Meeting .................................................................................................. 29
1
RINGKASAN EKSEKUTIF
ST3 Telkom yang akan beralih status menjadi Institut Teknologi Telkom Purwokerto
telah melaksanakan Audit Mutu Internal (AMI) tanggal 2-3 Agustus 2017 dengan
menggunakan persyaratan ISO 9001:2008. Tema yang ditetapkan dalam menjalankan
kegiatan ini adalah “Persiapan transisi ISO 9001:2015”. Metode yang digunakan yaitu
teknik sampling dengan jaminan kerahasiaan mengenai hasil temuan dari Audit Mutu
Internal. ST3 Telkom melakukan kegiatan AMI dikarenakan ST3 Telkom berkomitmen
untuk selalu memperbaiki mutu sehingga setiap sivitas akademika dapat mengenal
pekerjaannya dengan lebih baik dan juga dapat menyempurnakan kinerja Sumber Daya
Manusia (SDM) berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan dimasing-masing unit.
Adapun manfaat dari Audit Mutu Internal yaitu untuk mengurangi resiko kegagalan
dalam pelaksanaan audit eksternal. Prioritas utama dalam pelaksanaan AMI adalah
mencari kesesuaian antara proses dengan segala kegiatan pekerjaan yang dijalankan
dengan aturan/Prosedur Sistem Mutu (PSM) yang telah ditetapkan. Proses audit berjalan
dengan dibagi menjadi 2 (dua) sesi yaitu Opening Meeting Audit Internal dan Closing
Meeting Audit Internal dengan jumlah peserta 27 peserta yang berasal dari masing-
masing perwakilan unit. Berdasarkan hasil AMI jumlah ketidaksesuaian (PTK) yang
ditemukan adalah sebanyak 25 temuan Sedangkan untuk Observasi (OAI) adalah
sebanyak 38 temuan. Dari setiap hasil temuan audit, auditor memberikan rekomendasi
perbaikan agar proses yang telah dituangkan di dalam PSM dapat benar-benar dijalankan.
Selain itu, Auditor juga memberikan harapan, saran, dan tindak lanjut berdasarkan hasil
temuan ketidaksesuaian tersebut sehingga proses persiapan menuju peralihan institusi
berjalan dengan lancar.
2
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Peningkatan kualitas pendidikan tinggi menjadi landasan utama institusi pendidikan tinggi
untuk melakukan peningkatan mutu akademik dan pelayanan akademik agar dapat
memenuhi tuntutan masyarakat. Pemerintah juga mendorong peningkatan kualitas
pendidikan dengan mengeluarkan berbagai regulasi perundangan dan peraturan seperti
Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang sistem pendidikan nasional, Undang-
undang Nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen, Peraturan Pemerintah Nomor 60
Tahun 2005 tentang perguruan tinggi, Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang
standar pendidikan tinggi, penyelenggaran pendidikan tinggi berdasarkan pasal 51 ayat 2
Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 didorong untuk memiliki lima unsur dasar yaitu
otonomi, akuntabilitas, akreditasi, mutu dan evaluasi. Penjaminan mutu internal menjadi
salah satu instrumen dalam pencapian mutu pendidikan tinggi yang diamanatkan dalam
regulasi dimaksud.
ST3 Telkom Purwokerto memiliki komitmen untuk terus meningkatkan kualitas
pendidikan dalam aspek akademik dan aspek penunjang akademik. Oleh karena itu,
pengembangan sistem penjaminan mitu dan pelaksanaan pengendalian internal melalui
audit mutu akademik harus diimplementasikan ST3 Telkom Purwokerto. Penerapan sistem
manajemen mutu sebagai pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu melalui kegiatan audit
mutu akademik diharapkan menjadi salah satu cara efektif dalam peningkatan kualitas
pendidikan tinggi di ST3 Telkom Purwokerto.
Pelaksanaan penjaminan mutu di setiap unit menjadi gambaran kualitas pelaksanaan
kinerja ST3 Telkom Purwokerto sehingga implementasinya pada unit kerja membutuhkan
pemantauan rutin. Satuan Penjamin Mutu sebagai unit yang bertanggung jawab atas
pelaksanaan penjaminan mutu pada ST3 Telkom Purwokerto memandang perlu
dilaksanakannya kegiatan audit mutu internal untuk mengevaluasi kinerja unit kerja secara
periodik. Kegiatan auidt mutu internal (AMI) merupakan salah satu bentuk monitoring dan
3
evaluasi terhadap capaian dan target yang telah ditetapkan dalam perencanaan kegiatan.
Kegiatan AMI tahun 2017 dilaksanakan secara serentak untuk (27) dua puluh tujuh unit
yang berada pada ST3 Telkom Purwokerto. Pelaksanaan kegiatan AMI 2017 diharapkan
dapat memberikan gambaran kualitas pelaksanaan kegiatan akademik dan penunjang
akademik di ST3 Telkom Purwokerto agar menghasilkan lulusan dengan kompetensi yang
telah ditetapkan institusi.
1.2 Tujuan Pemeriksaan
Kegiatan audit mutu internal merupakan kegiatan rutin untuk pengukuran tingkat
pelaksanaan penjaminan mutu dalam semua aspek yang telah direncanakan oleh masing-
masing unit di lingkungan ST3 Telkom Purwokerto. Pelaksanaan kegiatan audit bertujuan
untuk mencapai beberapa sasaran sebagai berikut:
a. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu internal masing-masing unit terhadap
kebijakan akademik, standar dan sasaran mutu, manual mutu internal institusi.
b. Meneliti kesesuaian arah dan pelaksanaan penjaminan mutu internal masing-masing
unit terhadap kebijakan akademik, standar dan sasaran mutu, dan manual mutu
internal institusi.
c. Meneliti kepastian bahwa lulusan memiliki kompetensi sesuai dengan yang
ditetapkan oleh program studi.
d. Meneliti konsistensi penjabaran kurikulum dengan kompetensi program studi.
e. Meneliti kepatuhan pelaksanaan proses pembelajaran di masing-masing unit terhadap
prosedur mutu sistem dan instruksi kerja program studi.
f. Meneliti konsistensi pelaksanaan proses pembelajaran program studi terhadap
pencapaian kompetensi lulusan.
4
1.3 Lingkup Pemeriksaan
Pelaksanaan audit mutu internal tahun 2017 dilakukan pada semua unit yang terdapat di
lingkungan ST3 Telkom dengan gambaran sebagai berikut:
a. Sasaran Pemeriksaan
Keandalan Sistem Pengendalian Internal atas administrasi dan ketersediaan dokumen
mutu pada masing-masing unit.
b. Periode yang Diperiksa
Pelaksanaan akademik semester genap periode tahun 2017.
1.4 Dasar Hukum/Aturan yang Digunakan
Pelaksanaan AMI 2017 merujuk pada peraturan perundang-undangan dengan rincian
sebagai berikut:
a. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional;
b. Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan
dan Peraturan Pemerintah Nomor 44 Tahun 2015 Tentang Standar Nasional
Pendidikan Tinggi;
c. Surat Keputusan Ketua Sekolah Tinggi Teknologi Telematika Telkom tentang
Manual Mutu ST3 Telkom
1.5 Metode Pemeriksaan
Kegiatan pemeriksaan dalam proses AMI meliputi beberapa tahapan dengan rincian
sebagai berikut:
a. Audiensi dengan seluruh pimpinan unit dalam bentuk rapat koordinasi
b. Audit kepatuhan dengan melakukan desk evaluasi terhadap dokumen pelaksanaan
kegiatan oleh masing-masing unit
c. Audit sistem dengan melakukan observasi langsung ke masing-masing unit
d. Analisis hasil audit
e. Verifikasi dan permintaan tindakan koreksi (PTK)
f. Tanggapan dan Komitmen Tindak Lanjut dari Auditee.
5
1.6 Tahapan Pemeriksaan
Pelaksanaan kegiatan audit dimulai dari persiapan administrasi yang dilakukan oleh Satuan
Penjamin Mutu ST3 Telkom. Tim auditor kemudian melakukan perencanaan audit, survei
pendahuluan, desk evaluation, visitasi, penyusunan temuan dan rekomendasi hingga
penyusunan laporan. Audit Mutu Internal dilaksanakan pada tanggal 31 Juli 2017, dan
Audit Lapangan dilaksanakan pada 2-3 Agustus 2017 (jadwal terlampir). Tahap tindak
lanjut hasil audit dan tahap evaluasi kegiatan audit dilakukan oleh Satuan Penjaminan
Mutu.
1.7 Pengorganisasian Tim Audit
Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) 2017 Sekolah Tinggi Teknologi Telematika
Telkom Purwokerto dilaksanakan dengan struktur tim dengan rincian berikut:
Pengarah : Ketua ST3 Telkom Purwokerto
Ketua Tim : Eka Setya Nugraha
Anggota/Auditor : Yosita Dwiyani
Sigit Pramono
Indra Hidayatulloh
Danny Kurnianto
Sisilia Thya Safitri
Yosita Dwiyani
Eka Wahyudi
Alfin Hikmaturokhman
Didi Supriyadi
Elisa Usada
Dwi Januarita AK
Emi Iryanti
Administrasi : Unit SPM
6
BAB II PEMBAHASAN
Berdasarkan hasil audit internal, auditor menemukan ketidaksesuaian (PTK) yang ditemukan
adalah sebanyak 25 temuan sedangkan untuk Observasi (OAI) sebanyak 38 temuan. Berdasarkan
hasil hasil temuan, auditor telah memberikan rekomendasi perbaikan agar proses yang telah
dituangkan di dalam PSM dapat benar-benar dijalankan. Selain itu, Auditor juga memberikan
harapan, saran, dan tindak lanjut berdasarkan hasil temuan ketidaksesuaian tersebut sehingga
proses persiapan menuju peralihan institusi berjalan dengan lancar. Jangka waktu penyelesaian
perbaikan PTK adalah 1 minggu dan OAI adalah selama 2 minggu. Namun, terdapat beberapa
unit yang belum menyelesaikan hasil temuan, diantaranya adalah:
1. Hasil temuan nomor OAI-EI-002 pada Unit Sisfo diberikan rekomendasi untuk
menghapus PSM nomor ST3-TEL/PSM/SIF/006 tentang update atau revisi nilai namun
belum disosialisasikan kepada seluruh user bahwa yang melakukan proses update dan
revisi adalah akademik.
2. Hasil temuan nomor OAI-EI-003 pada Unit Sisfo belum terdapat sasaran mutu,
dokumentasi sasaran mutu Sisfo dan belum disosialisasikan ke staff Sisfo.
3. Hasil temuan nomor OAI-DK-003 pada Manajemen belum melakukan revisi pada
pedoman renbangdos dengan penambahan guidance prodi apa saja yang selaras dengan
RIP panduan yayasan.
4. Hasil temuan nomor OAI-SP-002 pada Unit Pemasaran belum memiliki dokumen yang
menunjukkan evaluasi dan langkah terkait dengan risiko rasio registrasi dan pendaftar
yang dinyatakan diterima (lulus).
5. Hasil temuan nomor OAI-YD-005 pada Laboratorium Bahasa belum memperbaiki job-
description di SOTK sebagai Ka. Ur Laboratorium Bahasa
6. Hasil temuan nomor OAI-DJ-001 pada Unit CDC belum menambahkan bagi alumni
untuk mengisi data menu website CDC yang sudah ada.
7. Hasil temuan nomor PTK-DJ-002 pada Unit CDC buku pedoman & bimbingan belum
disahkan oleh SPM.
7
Selain itu terdapat beberapa note dari auditor yang selanjutnya note tersebut akan dicek kembali
pada saat Audit Mutu Internal berikutnya sebagai bahan perbaikan dari unit. Berikut ini
merupakan note dari beberapa unit:
No. Nama Catatan
1 S1 RPL perencanaan risiko belum dibuat khusus oleh RPL hanya ada prodi
existing
PSM belum diverifikasi dan belum didaftarkan dikarenakan blum
fix
PSM ada 5 (persepsi) disamakan degan 3 prodi serumpun
prodi RPL SK nya dari tanggal 31 agustus 2016 kegiatan sempat
vakum karena persiapan akreditasi S1 IF, preview visi misi
kurikulum RPP buku pedoman akademik
visi misi S1 RPL:
afandi: visi RPL smart system & technopreneurship →
menetapkan lapangan pekerjaan
kaprodi RPL : technopreneurship bagaimana jualan jasa software
smarty system : merancang suatu sistem yang cerdas
mengembangkan software dlm sistem kerja
belum ada renstra prodi, menunggu renstra institusi
penyusunan visi misi prodi PSM nya sama dengan PSM institusi
penomoran dan format disesuaikan
referensi pada ST3- TEL/PSM/S1/RPL/001 belum update
kurikulum belum selesai sampai 90% → konsolidasi prodi
serumpun
perumusan kurikulum : masukan dari bu Inge (dosen senior di KK
informatika ITB fokus RPL) , APTIKOM mengusulkan kolaborasi
dengan KKNI, pemerintah (BAPPEDA LITBANG), rekan sejawat
PSM belum disahkan
SK penyusunan (dari RPL 4 orang)
total dosen RPL ada 5
condro: magister teknologi informasi → software enterprise
solution
galuh boy : magister teknik komputer → software quality
assurance, S1 undip peminatan sistem cerdas
afandi : magister computer science → peminatan jaringan &
embedded system: development spectrum analyzer
indra : magister game tech (development sistem cerdas berubah ke
game for health), health : kebutuhan dasar lebih psikologi & terapi
pada KKNI ada fisika & kimia (menguasai lojik berpikir) utk
problem solving contohnya menghitung CPU panas/tidak
mengasah logika berpikir komputasi fisik & algorithm
pemrograman (8 sks) : 5%
8
penentuan dosen pengampu MK: permohonan ke KK /disesuaikan prosesnya
PSM/S1RPL/004 → penyusunan profil & kompetensi lulusan,
rumusan kompentensi lulusan akan dikaji lagi
rapat koordinasi setiap bulan sekali realnya 1 bulan beberapa kali
2 SISFO Customer sisfo (stakeholder): telkomuniversity → supplier dions, rekanan telkom → vendor sistem (dions) penyedia jaringan yang
dilayani
YPT → pemangku kepentingan penunjang, yang dilayani
mahasiswa (1), dosen&karyawan (2)
mahasiswa : dions reset password , layanan 52 Mbps
PSM/SIF/004 penananganan komplain u/ disesuaikan
sosialisasi batas input nilai
update nilai pindah kewenangan ke akademik (17 juli 2017)
aplikasi/modul di Dions: SDM, PMB, Akademik
pengecekan 1 bulan sekali di awal bulan dicek :
(1) akses point → mas Gun → teknik informatika
(2) router server → pak syariful
Amrullah sistem (dions) → S1
jumlah website yang dikelola : D3 TT, SDM, perpustakaan, PMB
mulai 2016 akun hotspot sdh tdk menggunakan nama tpi NIM
akun wifi dions blog ( < 50% ),elearning 7%
form perencenaan risiko direview kembali
PSM update nilai masih dimiliki SISFO sedangkan real saat ini
dikerjakan akademik
3 Lab
programming
Kaur lab programming
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kuliah praktikum tetapi
kondisi saat ini kelas teori juga menggunkan lab
mengkoordinir kesiapan & kehandalan praktikum
mengkoordinir kelancaran proses adm praktikum
mengkoordinir penyusunan jadwal penggunaan lab
mengkoordinir rencana pemeliharaan sarana lab
menyusun rencana peningkatan fungsi lab
melakukan evaluasi penyelenggaraan praktikum
melakukan koordinasi dengan dosen praktikum
mengkoordinir inventarisasi barang
Staff = condro kartiko
laboran yang ada saat ini (diah septiani) merangkap sebagai
laboran jarkom. Hal ini dirasa kurang ocupansi lab programming
yang cukup tinggi membutuhkan staff/laboran sendiri. PSM yang
ada di lab programming → ada 14 PSM manajemen risiko :
maintenance → mengecek setiap PC apakah terkena virus atau
tidak
log book sudah ada tetapi belum di isi karena belum ada
peminjaman
9
yang bisa dipinjam adalah PC adanya jeda waktu 15 menit untuk persiapan alat praktikum akibat
dari ini adalah perlu koordinasi dengan prodi & akademik
rekruitmen dilakukan oleh dosen pengampu MK atau jika memang
pada prosedurnya PSM rekruitmen asisten praktikum
selama ini yang sering hilang → mouse, connector
pencegahan yang sudah dilakukan → membuat daftar penggunaan
PC & praktikan, sehingga diperlukan laboran u/ mengecek
kesiapan alat & kesediaan waktu. Pernah mengajukan CCTV utk
lab tapi tidak ada tindakan
perbaikan risiko di PSM 07 karena mirip dengan PSM 01
melihat padatnya jadwal di lab programming maka dosen
disarankan untuk tidak mengubah jadwal praktikum. Buat
visualisasi untuk ketertiban dalam lab
saat ini masih belum ada peralatan yang rusak dan dikarenakan
hanya PC saja alatnya (homogen) jadi lebih mudah
belum ada manajemen risiko untuk PSM “surat keterangan bebas
lab”
karena belum tercantum approvement dari lab programming
penyusunan jadwal praktikum dilakukan jadwal semester yang
melibatkan seluruh dosen pengampu praktikum
Rencana tindakan di PSM no 4 bisa juga digunakan untuk PSM no
11
PSM ini dilakukan karena rendahnya feedback dari mahasiswa
mengisi polling kepuasan di lab programming
isi polling → aspek dosen
→ aspek asisten
→ aspek laboratorium
yang paling rendah adalah aspek dosen pengampu yang jarang
hadir. Namun untuk aspek lab adalah baik
risiko no.1 dihapus saja karena isi modul bukan tanggung jawab
lab
PSM “perubahan modul praktikum” ada pembenaran di flow-chart
4 MANAJEMEN kebijakan karir karyawan dan dosen
masih menggunakan aturan yayasan
pengembangan karyawan ada aturannya
rotasi karyawan dosesn dilakukan di sidang jabatan
reputasi PT dan penelitian ke depan → rekrutasi SDM yang
bereputasi
Pengembangan dosen
pengiriman dosen ke S3
pedoman pengembangan dosen direvisi dengan penambahan
10
guidance prodi yang selaras dg lembaga untuk studi lanjut
5 S1 IF berita acara kegiatan belum disahkan pejabat berwenanang
6 SDM referensi PSM masih YSPT dan ISO 9001-2008
prosedur dosen studi lanjut
dalam prosedur penerimaan karyawan (ST3-TEL/PSM/SDM/004)
memungkinkan dimulai bagian lain (WK-1 dan WK-3)
form evaluasi kontrak karyawan/dosen masih customize dari form
PJ dan dijadikan RM
7 LPPM List manajemen risiko yang sudah ada
PSM ST3-TEL/PSM/LPPM/003
sudah ada pengajuan (rekap) perbulan
alur proses dosen ke LPPM (lampiran barang dan jasa dimasukan
dalam proses)
alur proses laporan pencairan dari bendahara lewat LPPM ke
dosen juga perlu diperbaiki
referensi : ISO-9001-2015 undang-undang dikti
ST3- TEL/PSM/LPPM/2016
Tim seleksi belum ada dan masih SDM LPPM sendiri dan belum
di SK-kan
informasi LPPM diubah ke kaur LPPM dan ditambah narasi
pendaftaran online
referensi diupdate
ST3-TEL/PSM/LPPM/011
alur proses setelah diterbitkan surat tugas dari kaur lppm harusnya
dikembalikan ke tim reviewer
informasi surat keterangan (SK) diganti menjadi surat tugas (ST)
8 S1 TT kompetensi KKNI belum dimasukkan disarankan dalam proses
penyusunan
Seharusnya sebelum melaksanakan workshop penyusunan RIP dan
RENSTRA dilakukan analisa tren terlebih dahulu
Proses pendelegasian pelaksanaan KM kepada unit dibawahnya
tidak jelas dan tidak terukur, sebaiknya risiko ini dihapus sebab
hal ini bukan merupakan risiko unit performansi akan tetapi risiko
unit
Perlu adanya sistem yang mendukung unit performansi dalam
mengumpulkan evidence karena selama ini ada kesulitan dalam
mendapatkan evidence dari unit
11
9 Lab switching Sumberdaya Asisten tidak hadir tepat waktu sehingga mengganggu jalannya
praktikum
permasalahan asisten : ada beberapa asisten “acuh” terhadap
aturan sedikit sekali yang berminat menjadi asisten laboratorium
proses rekruitmen asisten : rekruitmen terbuka, berikan
rekomendasi ke dosen pengampu yang memilih dosen pengampu.
Seleksi : memberikan CV, persyaratan IPK, sudah dapat beasiswa
sulitnya mencari asisten terutama MK tingkat atas, sehingga yang
dipilih adalah mahasiswa yang sudah pernah mengambil MK tsb
(alih jenjang yang notabene sudah bnyk kegiatan)
tindakan pencegahannya: kaderisasi dan selektif dan jika terlambat
dianggap tidak melakukan asistensi (baru rencana)
eviden : absensi asisten ada
honor 30.000/pertemuan (100menit) dosen jarang hadir pada saat
praktikum
Perencanaan
perencaan praktikum: officer lab menunggu data dari kaprodi sisfo
dan akademik baru membuat draf jadwal
PSM persiapan praktikum : ada 2 proses dari perencaan sampai
dengan persiapan praktikum sehingga disarankan dibuat PSM
perencanaan dan PSM persiapan praktikum
kasus kerusakan contohnya TV yg rusak (oleh marketing) sudah 6
bulan tidak ada tindak lanjut
Evaluasi
Evaluasi pelaksanaan praktikum pada form perencanaan risiko
belum lengkap rapat evaluasi praktikum melibatkan asisten, dosen
pengampu, laboran (ada MOMnya)
10 Keuangan Mendokumentasikan perencanaan kegiatan RAPIm institusi untuk
menyusun RKM dan RKA, melengkapi nilai kecenderungan
dampak risiko di poin 1 (overbudget, dlm menyusun anggaran
biaya)
proses verifikasi / approval cukup memakan waktu
- sistem panjar ( form panjar ST3 – Tel/RM/Keu/003 )
saran : segera dibangun/direalisasikan sistem online untuk proses
pengajuan barang/jasa u/ menggantikan form pangajuan
user dapat mengetahui perkembangan pengajuan
12
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN
3.1 Kesimpulan
Hasil dari Audit Mutu Internal (AMI) diharapkan dapat membawa perbaikan bagi institusi
dalam melakukan pelayanan dengan menerapkan persyaratan ISO 9001:2008 untuk
membawa ST3 Telkom untuk beralih status menjadi Institusi Teknologi Telkom (ITTP)
Purwokerto serta mempersiapkan diri untuk transisi ISO ke 9001:2015.
3.2 Saran
Berdasarkan saran perbaikan dari masing-masing Auditor adalah memastikan setiap unit
memiliki, menjalankan, dan selalu melakukan continous improvement pada setiap dokumen
mutunya.
13
Lampiran 1. Daftar Temuan AMI II
AUDITEE STATUS OAI PTK NOTES NOMOR
CATATAN/KETERANGAN OAI PTK
Akademik CLOSE 1 PTK-DS-001 belum adanya prosedur yang mengatur evaluasi perkuliahan
Kerjasama 2 PTK-DS-002 ketidaksesuaian antara PSM dengan realita mekanisme inisiasi
kerjasama eksternal (PSM ST3 TEL/PSM/KJM/002)
tidak/belum melibatkan unit terkait sebagai eksekutor
PTK-DS-003 ketidaksesuaian antara PSM dengan realita mekanisme inisiasi
kerjasama internal (PSM: ST3-TEL/PSM/KJM/001)
tidak/belum melibatkan unit sebagai inisiator
Akademik CLOSE 1 OAI-DS-001 Ketidak sesuaian proses penyusunan jadwal kuliah antara realita
dengan PSM ST3-TEL/PSM/AKA/003
Kerjasama 2 OAI-DS-002 sudah ada prosedur inisiasi kerjasama baik internal maupun
eksternal akan tetapi belum sampai pada tahap implementasi.
Evaluasi kerjasama yang sudah dilakukan lebih ke jumlah
kerjasamanya belum sampai pada kualitas kerjasama yang
berdampak pada kepuasan mitra. (prosedur evaluasi perlu di-
breakdown menjadi 2 yaitu eksternal dan internal)
OAI-DS-003 belum adanya manajemen risiko kerjasama untuk
mengendalikan kesiapan kesepakatan dan implementasi antara
mitra dan unit. (respon time) untuk tindak lanjut kerjasama
untuk minimalisir kegagalan kerja sama perlu diatur
S1 RPL 1 PTK-EI-001 belum adanya perencanaan risiko pada setiap prosedur / proses
yang dimiliki
S1 RPL 1 OAI-EI-001 5 prosedur (PSM/dokumentasi) belum diverifikasi dan daftarkan
kepada UPD dikarenakan isi belum fix
14
S1 RPL 2 perencanaan risiko belum dibuat khusus oleh RPL hanya ada
prodi existing
PSM belum diverifikasi dan belum didaftarkan dikarenakan
blum fix
PSM ada 5 (persepsi) disamakan degan 3 prodi serumpun
prodi RPL SK nya dari tanggal 31 agustus 2016 kegiatan
sempat vakum karena persiapan akreditasi S1 IF, preview visi
misi kurikulum RPP buku pedoman akademik
visi misi S1 RPL:
afandi: visi RPL smart system & technopreneurship →
menetapkan lapangan pekerjaan
kaprodi RPL : technopreneurship bagaimana jualan jasa
software
smarty system : merancang suatu sistem yang cerdas
mengembangkan software dlm sistem kerja
belum ada renstra prodi, menunggu renstra institusi
penyusunan visi misi prodi PSM nya sama dengan PSM
institusi
penomoran dan format disesuaikan
referensi pada ST3- TEL/PSM/S1/RPL/001 belum update
kurikulum belum selesai sampai 90% → konsolidasi prodi
serumpun
perumusan kurikulum : masukan dari bu Inge (dosen senior di
KK informatika ITB fokus RPL) , APTIKOM mengusulkan
kolaborasi dengan KKNI, pemerintah (BAPPEDA LITBANG),
rekan sejawat
PSM belum disahkan
SK penyusunan (dari RPL 4 orang)
total dosen RPL ada 5
condro: magister teknologi informasi → software enterprise
solution
galuh boy : magister teknik komputer → software quality
assurance, S1 undip peminatan sistem cerdas
afandi : magister computer science → peminatan jaringan &
embedded system: development spectrum analyzer
indra : magister game tech (development sistem cerdas berubah
ke game for health), health : kebutuhan dasar lebih psikologi &
terapi
15
pada KKNI ada fisika & kimia (menguasai lojik berpikir) utk
problem solving contohnya menghitung CPU panas/tidak
mengasah logika berpikir komputasi fisik & algorithm
pemrograman (8 sks) : 5%
penentuan dosen pengampu MK: permohonan ke KK
/disesuaikan prosesnya
PSM/S1RPL/004 → penyusunan profil & kompetensi lulusan,
rumusan kompentensi lulusan akan dikaji lagi
rapat koordinasi setiap bulan sekali realnya 1 bulan beberapa
kali
SISFO 2 OAI-EI-002 PSM no. ST3-TEL/PSM/SIF/006 diajukan penghapusan
dokumen ke UPD dan disosialisasikan ke seluruh user bahwa
proses tersebut sudah dikendalikan oleh akademik
SISFO OAI-EI-003 sasaran mutu belum jelas setelah dibuat dokumentasi sasaran
mutu sisfo lalu disosialisasikan ke bawahannya
SISFO 2 Customer sisfo (stakeholder): telkomuniversity → supplier
dions, rekanan telkom → vendor sistem (dions) penyedia
jaringan yang dilayani
YPT → pemangku kepentingan penunjang, yang dilayani
mahasiswa (1), dosen&karyawan (2)
mahasiswa : dions reset password , layanan 52 Mbps
PSM/SIF/004 penananganan komplain u/ disesuaikan
sosialisasi batas input nilai
update nilai pindah kewenangan ke akademik (17 juli 2017)
aplikasi/modul di Dions: SDM, PMB, Akademik
pengecekan 1 bulan sekali di awal bulan dicek :
(1) akses point → mas Gun → teknik informatika
(2) router server → pak syariful
Amrullah sistem (dions) → S1
jumlah website yang dikelola : D3 TT, SDM, perpustakaan,
PMB
mulai 2016 akun hotspot sdh tdk menggunakan nama tpi NIM
akun wifi dions blog ( < 50% ),elearning 7%
form perencenaan risiko direview kembali
PSM update nilai masih dimiliki SISFO sedangkan real saat ini
dikerjakan akademik
16
PERFORMANSI CLOSE 1 OAI-ST-001 pada penetapan nilai kerja individu → proses NKI belum
dilaksanakan karena selama ini NKI terjadi / dilakukan oleh
SDM dimana belum terjadi proses verifikasi NKI dari unit SDM
Lab programming CLOSE 1 OAI-ST-002 belum ada manajemen risiko untuk PSM-10 hal ini dikarenakan
pada form “surat keterangan bebas lab” dari akademik belum
tercantum approvement dari lab programming
Lab programming 1 Kaur lab programming
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kuliah praktikum
tetapi kondisi saat ini kelas teori juga menggunkan lab
mengkoordinir kesiapan & kehandalan praktikum
mengkoordinir kelancaran proses adm praktikum
mengkoordinir penyusunan jadwal penggunaan lab
mengkoordinir rencana pemeliharaan sarana lab
menyusun rencana peningkatan fungsi lab
melakukan evaluasi penyelenggaraan praktikum
melakukan koordinasi dengan dosen praktikum
mengkoordinir inventarisasi barang
Staff = condro kartiko
laboran yang ada saat ini (diah septiani) merangkap sebagai
laboran jarkom. Hal ini dirasa kurang ocupansi lab
programming yang cukup tinggi membutuhkan staff/laboran
sendiri. PSM yang ada di lab programming → ada 14 PSM
manajemen risiko :
maintenance → mengecek setiap PC apakah terkena virus atau
tidak
log book sudah ada tetapi belum di isi karena belum ada
peminjaman
yang bisa dipinjam adalah PC
adanya jeda waktu 15 menit untuk persiapan alat praktikum
akibat dari ini adalah perlu koordinasi dengan prodi &
akademik
rekruitmen dilakukan oleh dosen pengampu MK atau jika
memang pada prosedurnya PSM rekruitmen asisten praktikum
selama ini yang sering hilang → mouse, connector
pencegahan yang sudah dilakukan → membuat daftar
penggunaan PC & praktikan, sehingga diperlukan laboran u/
mengecek kesiapan alat & kesediaan waktu. Pernah mengajukan
17
CCTV utk lab tapi tidak ada tindakan
perbaikan risiko di PSM 07 karena mirip dengan PSM 01
melihat padatnya jadwal di lab programming maka dosen
disarankan untuk tidak mengubah jadwal praktikum. Buat
visualisasi untuk ketertiban dalam lab
saat ini masih belum ada peralatan yang rusak dan dikarenakan
hanya PC saja alatnya (homogen) jadi lebih mudah
belum ada manajemen risiko untuk PSM “surat keterangan
bebas lab”
karena belum tercantum approvement dari lab programming
penyusunan jadwal praktikum dilakukan jadwal semester yang
melibatkan seluruh dosen pengampu praktikum
Rencana tindakan di PSM no 4 bisa juga digunakan untuk PSM
no 11
PSM ini dilakukan karena rendahnya feedback dari mahasiswa
mengisi polling kepuasan di lab programming
isi polling → aspek dosen
→ aspek asisten
→ aspek laboratorium
yang paling rendah adalah aspek dosen pengampu yang jarang
hadir. Namun untuk aspek lab adalah baik
risiko no.1 dihapus saja karena isi modul bukan tanggung jawab
lab
PSM “perubahan modul praktikum” ada pembenaran di flow-
chart
PERPUSTAKAAN 1 PTK-DK-001 belum ada PSM mengenai penelusuran buku yang belum
kembali
PERPUSTAKAAN 2 OAI-DK-
001
belum ada PSM mengenai catatan identifikasi kerusakan buku
PERPUSTAKAAN OAI-DK-
002
belum ada papan atau media pengumuman informasi terkait
pengisian presensi pengunjung perpustakaan
MANAJEMEN 1 OAI-DK-
003
pedoman rembangdos perlu direvisi dengan penambahan
guidance prodi apa saja yang selaras dg RIP panduan yayasan
(utk bidang 1 dan 2)
evaluasi renbangdos dilakukan diakhir tahun
18
adanya aturan untuk pedoman kesesuaian prodi yang diambil
dengan renbangdos
dewan etik → pada tata kelola senata
ada berbagai macam disiplin yaitu :
- akademik
- komitmen disiplin
aturan-aturan untuk punishment disesuaikan dengan aturan-
aturan yayasan dan saat ini sudah ada aturan-aturan tersebut
MANAJEMEN 1 kebijakan karir karyawan dan dosen
masih menggunakan aturan yayasan
pengembangan karyawan ada aturannya
rotasi karyawan dosesn dilakukan di sidang jabatan
reputasi PT dan penelitian ke depan → rekrutasi SDM yang
bereputasi
Pengembangan dosen
pengiriman dosen ke S3
pedoman pengembangan dosen direvisi dengan penambahan
guidance prodi yang selaras dg lembaga untuk studi lanjut
S1 IF 1 OAI-DK-
004
tidak ada dokumentasi rekaman mutu (RM) yang telah disahkan
pejabat berwenang pada PSM plotting dosen
S1 IF 1 PTK-DK-002 pada PSM penyusunan profil dan kompetensi lulusan belum ada
dokumentasi / rekaman mutu yang sesuai dg alur pada PSM
S1 IF 1 berita acara kegiatan belum disahkan pejabat berwenanang
SDM CLOSE 2 OAI-ES-001 dalam prosedur penerimaan karyawan (ST3-
TEL/PSM/SDM/004) memungkinkan dimulai bagian lain (WK-
1 dan WK-3)
SDM CLOSE OAI-ES-002 form evaluasi kontrak karyawan/dosen masih customize dari
form PJ dan dijadikan RM
19
SDM referensi PSM masih YSPT dan ISO 9001-2008
prosedur dosen studi lanjut
dalam prosedur penerimaan karyawan (ST3-
TEL/PSM/SDM/004) memungkinkan dimulai bagian lain (WK-
1 dan WK-3)
form evaluasi kontrak karyawan/dosen masih customize dari
form PJ dan dijadikan RM
LPPM 3 OAI-ES-003 alur proses PSM publikasi ilmiah, proses pencairan dan laporan
pencairan perlu diperbaiki
LPPM OAI-ES-004 pada PSM pengajuan HKI, informasi LPPM diubah ke kaur
LPPM dan ditambah narasi pendaftaran online
LPPM OAI-ES-005 - PSM tim reviewer PPM alur proses diterbitkan surat tugas
harus distribusikan ke tim reviewer - informasi
di alur proses surat keterangan (SK) diganti surat tugas
LPPM List manajemen risiko yang sudah ada
PSM ST3-TEL/PSM/LPPM/003
sudah ada pengajuan (rekap) perbulan
alur proses dosen ke LPPM (lampiran barang dan jasa
dimasukan dalam proses)
alur proses laporan pencairan dari bendahara lewat LPPM ke
dosen juga perlu diperbaiki
referensi : ISO-9001-2015 undang-undang dikti
ST3- TEL/PSM/LPPM/2016
Tim seleksi belum ada dan masih SDM LPPM sendiri dan
belum di SK-kan
informasi LPPM diubah ke kaur LPPM dan ditambah narasi
pendaftaran online
referensi diupdate
ST3-TEL/PSM/LPPM/011
alur proses setelah diterbitkan surat tugas dari kaur lppm
harusnya dikembalikan ke tim reviewer
informasi surat keterangan (SK) diganti menjadi surat tugas
(ST)
20
S1 TT CLOSE 2 OAI-ES-006 alur proses pada PSM ada perbaikan informasi dialur flow chart
S1 TT CLOSE OAI-ES-007 form sistem mutu evaluasi kompetensi belum ada nomor
dokumen (RM)
S1 TT 4 kompetensi KKNI belum dimasukkan disarankan dalam proses
penyusunan
Seharusnya sebelum melaksanakan workshop penyusunan RIP
dan RENSTRA dilakukan analisa tren terlebih dahulu
Proses pendelegasian pelaksanaan KM kepada unit dibawahnya
tidak jelas dan tidak terukur, sebaiknya risiko ini dihapus sebab
hal ini bukan merupakan risiko unit performansi akan tetapi
risiko unit
Perlu adanya sistem yang mendukung unit performansi dalam
mengumpulkan evidence karena selama ini ada kesulitan dalam
mendapatkan evidence dari unit
PEMASARAN CLOSE 1 PTK-SP-001 - tidak bisa menunjukkan controlled copy (hard copy) -
barus bisa menunjukkan sofcopy
PEMASARAN 2 OAI-SP-001 buku pedoman PMB perlu perbaikan konten sehingga bisa
menjadi pedoman tim PMB secara keseluruhan
PEMASARAN OAI-SP-002 belum ada dokumen yang menunjukkan evaluasi dan langkah
terkait dengan risiko rasio registrasi dan pendaftar yang
dinyatakan diterima (lulus)
SPM CLOSE 1 PTK-SP-002 dokumen ST3-TEL/RM/SPM/032 ditemukan belum diberi
nama oleh penandatangan dokumen
S1 SI CLOSE 1
21
KEMAHASISWAAN CLOSE 1 PTK-IH-001 konten PSM belum diupdate dan belum mencakup semua.
proses visitasi belum ada
KEMAHASISWAAN CLOSE 3 OAI-IH-001 proses yang tertera pada PSM belum sesuai dengan
implementasi terkait pengjuan klaim asuransi
KEMAHASISWAAN CLOSE OAI-IH-002 dokumen PSM mawapres malah berisi PSM beasiswa
mahasiswa yang tidak lulus seleksi proses selanjutnya
bagaimana
KEMAHASISWAAN CLOSE OAI-IH-003 pada PSM PKM, tim PKM sebaiknya diganti pembimbing
PKM ditambahkan proses pengajuan proposal PKM dan
pembuatan SK pembimbing PKL
SEKMEN CLOSE 1 PTK-IH-002 tidak ada PSM penomoran surat dan SK padahal risiko besar di
tabel manajemen risiko
SEKMEN CLOSE 3 OAI-IH-004 PSM no. ST3-TEL/PSM/SEKMEN/06 pendelegasian workshop
perlu dilakukan perbaikan PSM disesuaikan dengan
implementasi dan tanggung jawab
SEKMEN CLOSE OAI-IH-005 PSM ST3-TEL/PSM/SEKMEN/005 tentang agenda rapat perlu
disesuaikan dengan implementasinya
SEKMEN CLOSE OAI-IH-006 PSM no ST3-TEL/PSM/SEKMEN/004 MoM
- arah panah setelah mengedi MoM terbalik - tidak
perlu menerima dan mengecek, cukup mengecek saja untuk
manajemen
Lab switching CLOSE 1 OAI-YD-
001
PSM persiapan praktikum dipisah jadi 2 PSM yaitu perencanaan
praktikum dan persiapan praktikum
Lab switching 1 Sumberdaya
Asisten tidak hadir tepat waktu sehingga mengganggu jalannya
praktikum
permasalahan asisten : ada beberapa asisten “acuh” terhadap
aturan sedikit sekali yang berminat menjadi asisten
laboratorium
proses rekruitmen asisten : rekruitmen terbuka, berikan
rekomendasi ke dosen pengampu yang memilih dosen
22
pengampu. Seleksi : memberikan CV, persyaratan IPK, sudah
dapat beasiswa
sulitnya mencari asisten terutama MK tingkat atas, sehingga
yang dipilih adalah mahasiswa yang sudah pernah mengambil
MK tsb (alih jenjang yang notabene sudah bnyk kegiatan)
tindakan pencegahannya: kaderisasi dan selektif dan jika
terlambat dianggap tidak melakukan asistensi (baru rencana)
eviden : absensi asisten ada
honor 30.000/pertemuan (100menit) dosen jarang hadir pada
saat praktikum
Perencanaan
perencaan praktikum: officer lab menunggu data dari kaprodi
sisfo dan akademik baru membuat draf jadwal
PSM persiapan praktikum : ada 2 proses dari perencaan sampai
dengan persiapan praktikum sehingga disarankan dibuat PSM
perencanaan dan PSM persiapan praktikum
kasus kerusakan contohnya TV yg rusak (oleh marketing) sudah
6 bulan tidak ada tindak lanjut
Evaluasi
Evaluasi pelaksanaan praktikum pada form perencanaan risiko
belum lengkap rapat evaluasi praktikum melibatkan asisten,
dosen pengampu, laboran (ada MOMnya)
Lab bahasa 1 OAI-YD-
005
memperbaiki job-desc di SOTK sebagai kaur lab bahasa
Lab komputer 3 OAI-YD-
002
RM permohonan perbaikan/penggantian alat dilengkapi dengan
Kabag lab
Lab komputer OAI-YD-
003
PSM perbaikan / penggantian alat lab harus direvisi (
menghapus unsur dosen pengampu, merubah koord lab dg kaur
lab )
Lab komputer OAI-YD-
004
PSM persiapan praktikum disederhanakan karena sudah ada di
PSM penyusunan jadwal praktikum
23
Lab komputer 1 PTK-YD-001 belum dibuat laporan/pengajuan perbaikan barang yg rusak
sesuai dengan PSM yaitu setelah inventarisasi barang
Keuangan 2 Mendokumentasikan perencanaan kegiatan RAPIm institusi
untuk menyusun RKM dan RKA, melengkapi nilai
kecenderungan dampak risiko di poin 1 (overbudget, dlm
menyusun anggaran biaya)
proses verifikasi / approval cukup memakan waktu
- sistem panjar ( form panjar ST3 – Tel/RM/Keu/003 )
saran : segera dibangun/direalisasikan sistem online untuk
proses pengajuan barang/jasa u/ menggantikan form pangajuan
user dapat mengetahui perkembangan pengajuan
Lab jarkom CLOSE 2 PTK-EW-001 Deskripsi / acuan syarat-syarat menjadi asisten lab/sub-lab
belum ada
Lab jarkom CLOSE PTK-EW-002 Rekaman / daftar penerima surat bebas lab belum ada (untuk
sekarang siapkan form saja)
Lab jarkom CLOSE 2 OAI-EW-
001
Laporan / dokumentasi penyelenggaraan praktikum belum ada
pengesahan dari pimpinan
Lab jarkom CLOSE 2 OAI-EW-
002
daftar inventaris lab belum disahkan
D3 TT 1 PTK-EW-003 rencana kerja tim kurikulum 2017 belum ada acuan waktu
pelaksanaan tidak terkontrol (time line belum ada)
Kewirausahaan 1 PTK-EW-004 tidak ada dokumentasi rencana/target yang dipakai sebagai
acuan penyusunan program kerja di kewirausahaan
Kewirausahaan 1 OAI-EW-
003
laporan kegiatan kewirausahaan disusun dan dirapikan sesuai
format acuan laporan yang dipergunakan
CDC CLOSE 4 PTK-DJ-001 PSM /CDC/006 → belum disahkan
CDC PTK-DJ-002 buku pedoman & bimbingan belum disahkan oleh SPM,
tambahkan mengenai PSM-PSM yang ada di CDC
CDC CLOSE PTK-DJ-003 tidak bisa menunjukkan bukti kunjungan ke industri
CDC CLOSE PTK-DJ-004 tidak bisa menunjukkan PSM sistem evaluasi lulusan
24
CDC 1 OAI-DJ-001 web CDC sudah ada untuk menu “alumni tracer” tinggal
ditambahkan bagaimana alumni bisa mengisi data
Lab TETD 5 PTK-DJ-001 tidak bisa menunjukkan PSM okupansi
Lab TETD PTK-DJ-002 RM / LAB / 002 belum lengkap (tdk ada ttd di bagian petugas
pembuka, penutup kunci pintu, no inventari blm di isi) →
peminjam heryawan P
Lab TETD PTK-DJ-003 RM / LAB 008 belum lengkap (tidak ada ttd paraf pada asisten
dan dosen praktikum) -> MK Mikrokontroller
Lab TETD PTK-DJ-004 RM / LAB/ 005: Form nya tidak sesuai dengan pelaksanaannya
-> MK Prak Elektronika
Lab TETD PTK-DJ-005 RM / LAB / 006 pada point “mengetahui” tidak sama dng yang
digunakan & tdk ada ttd → MK prak mikro
Lab TETD PTK-DJ-006 RM / LAB / 006 : form persiapan praktikum MK mikro (blm
dibubuhkan ttd ), peralatan yg digunakan tidak diisi, no blm
sesuai dr form dng isian
Lab TETD PTK-DJ-007 RM / LAB / 026 : form pendaftaran calon asisten praktikum
belum lengkap ( tdk ada foto )
25
Lampiran 2. Jadwal Audit Internal
26
27
28
Lampiran 3. Daftar Hadir dan MoM (Koordinasi Auditor Internal, Opening dan Closing
Meeting)
29
30
Lampiran 4. Materi Opening dan Closing Meeting