SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA

GERAI ALFAMIDI

PT. MIDI UTAMA INDONESIA

Tugas Kelompok

Untuk Memenuhi Tugas Materi Sistem Informasi Akuntansi

Program Studi : D3 Akuntansi

Disusun Oleh :

1. Aldy Rivaldy (143060020576)

2. Cecilia Rooschella (143060020771)

3. Lestari Purnamasari (143060019900)

4. Masyhar Fauzin (143060020443)

5. Rahma Noor Fadhila (143060019483)

6. Tri Setiawan (143060020216)

POLITEKNIK KEUANGAN NEGARA STAN

Tangerang Selatan

2016

2

DAFTAR ISI

JUDUL .................................................................................................................... 1

DAFTAR ISI ........................................................................................................... 2

BAB 1 ..................................................................................................................... 3

Pendahuluan ........................................................................................................ 3

A. Latar Belakang ......................................................................................... 3

B. Tujuan ....................................................................................................... 6

C. Rumusan Masalah .................................................................................... 6

D. Metode Penelitian ..................................................................................... 6

BAB 2 ..................................................................................................................... 8

ISI ........................................................................................................................ 8

A. Siklus Pendapatan ..................................................................................... 8

B. Siklus Produksi ....................................................................................... 11

C. Siklus Pengeluaran ................................................................................. 13

D. Siklus Penggajian ................................................................................... 21

E. Manajemen Risiko .................................................................................. 22

BAB 3 ................................................................................................................... 28

Kesimpulan ........................................................................................................ 28

Daftar Pustaka ...........................................................................................................

3

BAB 1

Pendahuluan

A. Latar Belakang

Dewasa ini teknologi informasi selalu mengalami perkembangan.

Berbagai jenis kegiatan tak lepas dari yang namanya teknologi, terutama

dalam kegiatan suatu perusahaan. Dalam pencatatan transaksi kegiatan,

perusahaan menggunakan suatu sistem yang disebut Sistem Informasi

Akuntansi.

Sistem sendiri memiliki pengertian kumpulan dari beberapa unsur atau

komponen yang berhubungan antara satu dengan lainnya dan akan

membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu atau sistem adalah

suatu kesatuan yang terdiri dari dua/lebih komponen yang terjalin satu sama

lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Bisa dikatakan bahwa suatu sistem

yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam

organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi bagi

pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi.

Menurut Feriyanto terdapat dua pendekatan untuk mendefinisikan sistem.

Yang pertama lebih menekankan pada elemen-elemen dalam sistem. Sistem

menurut pendekatan ini didefinisikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen

yang saling berkaitan dan berinteraksi satu dengan lainnya untuk mencapai

suatu tujuan tertentu. Definisi kedua lebih menekankan pada prosedur-

prosedur, menurut pendekatan ini sistem diartikan sebagai suatu jaringan

kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-

sama untuk melakukan suatu tujuan tertentu.

Sedangkan pengertian sistem menurut Mulyadi adalah suatu jaringan

prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan

kegiatan pokok perusahaan.

Dari definisi diatas dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum dari

sistem adalah sebagai berikut:

4

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.

2. Unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang

bersangkutan.

3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar.

Berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan RI (No. 476 KMK. 01 1991)

pengertian akuntansi adalah suatu proses pengumpulan, pencatatan,

penganalisaan, peringkasan, pengklasifikasian dan pelaporan transaksi

keuangan dari suatu kesatuan ekonomi untuk menyediakan informasi

keuangan bagi para pemakai laporan yang berguna untuk pengambilan

keputusan.

Menurut beberapa ahli, pengertian Sistem Informasi Akuntansi yaitu

sebagai berikut:

1. Menurut Wilkinson dan Cerullo (1995, p.5-6) pengertian sistem

informasi akuntansi merupakan struktur yang menyatu dalam suatu

entitas, yang menggunakan sumber daya fisik dan komponen lain,

untuk merubah data transaksi keuangan/akuntansi menjadi informasi

akuntansi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi

dari para pengguna atau pemakainya (users).

2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut George H. Bodnar

dan William S. Hopwood dalam bukunya yang diterjemahkan oleh

Jusuf, A.A. (1996, h.1) pengertian sistem informasi akuntansi adalah,

“Kumpulan sumber daya, seperti: manusia dan peralatan, yang diatur

untuk mengubah data menjadi informasi akuntansi.” Informasi ini

dikomunikasikan kepada para penggunanya untuk berbagai

pengambilan keputusan.

3. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menutut Mulyadi (2001, h.3)

mendefinisikan, “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan

dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan

informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna

memudahkan pengelolaan perusahaan.”

5

4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Niswonger, Fess &

Warren diterjemahkan oleh Ruswinarto, H. (1995, h.248), “Sistem

akuntansi adalah suatu sarana bagi manajemen perusahaan guna

mendapatkan informasi yang akan digunakan untuk mengelola

perusahaan dan untuk menyusun laporan keuangan bagi pemilik,

kreditor, dan pihak lain yang berkepentingan.”

5. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi menurut Baridwan (1998,

h.6), “Sistem akuntansi terdiri dari formulir-formulir, catatan-catatan,

prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data

mengenai suatu mengenai usaha suatu kesalahan ekonomis dengan

tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-

laporan yang diperlukan oleh manejemen untuk mengawasi usaha-

usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti

pemegang saham, kreditur, dan lembaga-lembaga pemerintah untuk

menilai hasil operasi.”

Sehingga Sistem Informasi Akuntansi merupakan sistem informasi

fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti

sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi

produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi

lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi. Hal ini

menunjukkan bahwa suatu perusahaan yang akan membangun sistem

informasi manajemen, disarankan untuk membangun sistem informasi

akuntansi terlebih dahulu. Fungsi penting yang dibentuk Sistem Informasi

Akuntansi pada sebuah organisasi antara lain:

1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

2. Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam

proses pengambilan keputusan.

3. Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Pada Sistem Informasi Akuntansi dikenal sebagai suatu sistem yang

terdiri dari beberapa siklus, dimana siklus-siklus saling berhubungan satu

sama lain. Siklus-siklus tersebut yaitu:

6

1. Siklus Pendapatan

2. Siklus Produksi

3. Siklus Pengeluaran

4. Siklus Penggajian

B. Tujuan

1. Mempelajari lebih dalam mengenai Sistem Informasi Akuntansi.

2. Mengetahui sistem informasi akuntansi pada PT Midi Utama Indonesia

dari berbagai siklus kegiatan yang ada.

3. Membandingkan mengenai Sistem Informasi Akuntansi yang ada pada

teori dengan keadaan nyata atau yang dipraktikkan oleh perusahan-

perusahaan.

C. Rumusan Masalah

1. Bagaimana Siklus Pendapatan pada salah satu gerai Alfamidi PT Midi

Utama Indonesia?

2. Bagaimana Siklus Pengeluaran pada salah satu gerai Alfamidi PT Midi

Utama Indonesia?

3. Bagaimana Siklus Produksi pada salah satu gerai Alfamidi PT Midi

Utama Indonesia?

4. Bagaimana Siklus Penggajian pada salah satu gerai Alfamidi PT Midi

Utama Indonesia?

D. Metode Penelitian

Dalam melaksanakan penelitian ini, kami menggunakan metode. Metode

penelitian yanng digunakan oleh kelompok kami adalah metode studi kasus.

Pengertian studi kasus menurut beberapa pakar sebagai berikut. Menurut

Bogdan dan Bikien (1982) studi kasus merupakan pengujian secara rinci

terhadap satu latar atau satu orang subjek atau satu tempat penyimpanan

dokumen atau satu peristiwa tertentu.

7

Surachrnad (1982) membatasi pendekatan studi kasus sebagai suatu

pendekatan dengan memusatkan perhatian pada suatu kasus secara intensif

dan rinci. Sementara Yin (1987) memberikan batasan yang lebih bersifat

teknis dengan penekanan pada ciri-cirinya. Ary, Jacobs, dan Razavieh (1985)

menjelasan bahwa dalam studi kasus hendaknya peneliti berusaha menguji

unit atau individu secara mendalarn. Para peneliti berusaha menernukan

sernua variabel yang penting.

Berdasarkan batasan tersebut dapat dipahami bahwa batasan studi kasus

meliputi:

1. Sasaran penelitiannya dapat berupa manusia, peristiwa, latar, dan

dokumen;

2. Sasaran-sasaran tersebut ditelaah secara mendalam sebagai suatu

totalitas sesuai dengan latar atau konteksnya masing-masing dengan

maksud untuk mernahami berbagai kaitan yang ada di antara

variabel-variabelnya.

8

BAB 2

ISI

A. Siklus Pendapatan

Data Flow Diagram Sales Order Entry Alfa Midi

Data Flow Diagram Shipping Alfa Midi

9

Data Flow Diagram Billing Alfa Midi

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan

pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan

barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari

penjualan-penjualan tersebut. Siklus Pendapatan merupakan prosedur

pendapatan dimulai dari bagian penjualan otorisasi kredit, pengambilan

barang, penerimaan barang, penagihan sampai dengan penerimaan kas. Siklus

pendapatan terkait dengan penjualan barang-barang kebutuhan sehari-hari

yang dibutuhkan pelanggan, Alfa Midi melakukan pemasarannya dengan

menggunakan tiga program, yaitu Special Big Event, Program Thematic and

Exclusive Fair, dan Off Air Events, serta program-program promosi

berkelanjutan program Hemat Awal Pekan dan program JSM (Jumat Sabtu

Minggu).

Program pemasaran tersebut didukung oleh Komunikasi Pemasaran

Above the Line (ATL) berupa media konvensional, media digital maupun

media sosial serta media-media Below the Line (BTL). Ada juga program

berkelanjutan yaitu program loyalitas pelanggan (Cotumer Loyalty Program)

berupa apresiasi pelanggan serta berbagai program promosi bagi anggota

Midicard (kartu pelanggan untuk gerai Alfamidi, Alfaexpress dan Lawson).

Program bernilai tambah terus ditingkatkan baik dari segi pelayanan maupun

dari segi informasi teknologi.

Aktivitas bisnis pada Siklus Pendapatan yaitu:

10

1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan

a. Mengambil pesanan pelanggan

b. Menjawab permintaan pelanggan

2. Pengiriman barang

a. Ambil dan pak pesanan

b. Kirim pesanan

c. Penagihan dan piutang usaha

3. Penagihan kas

a. Menangani kiriman uang pelanggan khusus

b. Menyimpannya ke bank

4. Pemeriksaan jumlah fisik barang (stock opname)

a. Pesanan dari pelanggan disesuaikan dengan ketersediaan barang

yang ada di gudang.

b. Melakukan pencatatan barang yang masih ada di gudang.

Siklus Pendapatan memiliki beberapa tujuan yang dibedakan menjadi

tujuan utama dan tujuan lainnya. Tujuan utama siklus pendapatan adalah

menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga

yang sesuai. Tujuan-tujuan lain :

1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar.

2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi).

3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat.

4. Semua transaksi dicatat dengan akurat. Setiap transaksi yang masuk

akan langsung dicatat dengan menggunakan sistem komputer.

5. Aset dijaga dari kehilangan ataupun pencurian. Penggunaan sistem

komputer yang canggih membuat Alfa Midi tidak perlu mengalami

kerugian dalam penjualan barangnya. Setiap penjualan atau transaksi

yang terjadi dicatat secara online dengan data yang mudah diupdate.

Oleh sebab itu, kemungkinan adanya kehilangn ataupun pencurian

aset dapat ditelusuri dengan mudah.

11

6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif yaitu,

pelanggan mengambil sendiri barang yang mereka butuhkan pada rak

barang yang ada di Alfa Midi.

B. Siklus Produksi

Berbagai inovasi terus dilakukan oleh perusahaan dalam usaha

mengembangkan bisnis perseroan dan memenangkan persaingan yang

senakin ketat. Salah satu hal yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang

diinginkan perusahaan adalah melakukan pengembangan produk yang

disediakan di gerai-gerai perseroan, peningkatan jumlah gerai dan penyediaan

gudang, dan pengembangan informasi teknologi.

1. Gudang perseroan

Pada tahun 2014, PT MIDI UTAMA INDONESIA memiliki 6

gudang yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan/transit pasokan

barang sebelum dikirim ke gerai-gerai perseroan. Setiap gudang

dirancang untuk melayani kebutuhan pasokan bagi sekitar 150-450 gerai.

Pada akhir 2014, gudang perseroan menyuplai berang persediaan ke 843

gerai perseroan. Lokasi gudang perseroan tersebar di 6 wilayah, yakni

Bitung, Bekasi, Surabaya, Makasar, Medan, dan Samarinda.

Pada mulanya, terdapat gudang persediaan yang berlokasi di daerah

serpong namun dalam rangka peningkatan pelayanan dan pengembangan

teknologi, perseroan memindahkan gudang perseroan yang pada awalnya

berlokasi di Serpong ke daerah Bitung, Cikupa pada Mei 2014. Dengan

luas gudang yang lebih besar, perseroan mampu meningkatan pasokan

barang untuk lebih dari 450 gerai.

Gudang perseroan dibagi menjadi 2 kategori yaitu Gudang Dry dan

gudang fresh. Gudang Dry menyediakan pasokan barang makanan kering

dan menampung kurang lebih 7.600 SKU. gudang fresh menyediakan

pasokan barang berupa sayur, buah, dairy, dan makanan beku yang

menampung 600 SKU. Pemisahan tersebut dilakukan dengan maksud

12

menjaga kualitas barang agar sampai di gerai dengan kondisi yang baik

dan siap dijual kepada konsumen.

Dalam hal pengaplikasian teknologi di gudang perseroan, gudang

telah ditunjang menggunakan sistem PTL (Pick to Light) dan terdaoat 2

gudang yang telah dilengkapi dengan sistem conveyor belt untuk proses

pemenuhan pesanan pasokan untuk dikirim ke gerai-gerai perseroan serta

penyiapan barang yang akurat dan tepat waktu.

Sistem pemesanan pasokan dari perseroan ke pemasok dilengkapi

dengan sistem order Business to Business yang dilengkapi dengan fitur

skedul, pengiriman produk, rute, dan informasi lainnya.

Proses pengiriman barang dari gudang ke gerai, perseroan

menggunakan jasa pengiriman pihak lain dimana 1 mobil angkutan dapat

menampung pasokan untuk 1-2 gerai untuk kebutuhan barang dry food

dan non-food dan 8-10 gerai untuk kebutuhan barang fresh dan frozen

food.

2. Penyediaan Pasokan Barang

Didalam laporan tahunan PT MIDI UTAMA INDONESIA

dinyatakan bahwa perseroan melakukan perencanaan penyediaan produk

di gerai dengan senantiasa memperhatikan bauran produk yang tepat

yang memberikan margin yang optimal dengan harga yang terjangkau

dan kompetitif dalam usaha memenuhi kebutuhan pelanggan.

Ketersediaan pasokan barang di gerai menyesuaikan pasokan barang

di gerai dengan kebutuhan pelanggan, menentukan bauran produk yang

tepat dan menyediakan barang dengan harga yang bersaing. Alfamidi

sebagai gerai keluarga mempunyai diferensiasi dengan gerai jenis lainnya

yakni gerai alfamidi juga menjual sayur serta buah-buahan. Untuk

memenuhi pasokan persediaan barang tersebut, perseroan bekerjasama

dengan petani setempat. perseroan berusaha untuk terus menjaga kualitas

sayur serta buah-buahan serta memberikan pelatihan kepada karyawan

mengenai tata cara penanganan sayur dan buah di gerai.

13

Gerai alfamidi juga berupaya menyediakan kebutuhan keluarga

sehari-hari. Pemenuhan jenis produk fresh semakin dilengkapi sehingga

dapat memenuhi kebutuhan memasak, seperti ayam, telur, buah, sayur,

ikan beku, dan lain-lain. Alfamidi menambahkan penjualan produk-

produk premium di beberapa gerainya yang berlokasi di daerah

pemukiman menengah keatas. Hal ini merupakan salah satu strategi yang

dilakukan oleh perseroan. Jika strategi tersebut mendapat tanggapan yang

positif, jumlah toko yang menjual produk-produk premiun akan ditambah.

C. Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan

pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas

barang dan jasa yang dibeli. Pada PT Midi Utama Indonesia memfokuskan

pada pembelian barang jadi dan perlengkapan rumah tangga. Dalam Siklus

pengeluaran, terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi,yaitu

pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang dan pelunasan utang. Dalam

melaksanakan keempat transaksi tersebut, perusahaan menggunakan empat

14

subsistem, yaitu sistem pembelian, sistem penerimaan, sistem pencatatan

utang atau sistem voucher, dan sistem pengeluaran kas.

Dalam siklus ini, pihak eksternal yang terlibat adalah pemasok,

sedangkan pihak internal yang terkait adalah bagian Distribution Center,

siklus pendapatan, dan siklus buku besar dan pelaporan. Bentuk interaksi

antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran

menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan bagian Distribution

Center tentang kebutuhan barang dan bahan baku, dan juga memberitahu

kapan barang tersebut harus diterima. Siklus pengeluaran juga mengirimkan

data biaya ke sistem buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam

laporan keuangan dan laporan kinerja. Interaksi tersebut digambarkan secara

lengkap pada sebuah diagram konteks-yang merupakan level tertinggi dari

diagram arus data seperti pada gambar.

Siklus Pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan berbasis

komputer. Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada mekanisme

pengolahan datanya, sedangkan input dan output yang dihasilkan relative

sama. PT Midi Utama Indonesia menggunakan sistem berbasis komputer

15

dalam setiap pencatatan atau transaksi yang ada pada siklus pengeluaran.

Sistem berbasis komputer ini mengolah transaksi dalam siklus pengeluaran

yang mencakup prosedur-prosedur sebagai berikut:

1. Prosedur Permintaan Pembelian

Aktivitas Bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus

pengeluaran adalah permintaan barang atau supplies. Keputusan

yang dibuat pada proses ini adalah mengidentifikasi barang apa

yang akan dibeli, kapan dibutuhkan, dan berapa banyak yang akan

di beli. Keputusan ini normalnya dibuat oleh fungsi pengawas

persediaan (inventory control), meskipun informasi tentang

kebutuhan barang diperoleh dari departeman pengguna barang

yaitu gerai Alfamidi. Permintaan pembelian kadang-kadang juga di

buat oleh siklus produksi atau dari fungsi penjualan yang

menyampaikan informasi tentang back order. Dengan kecanggihan

teknologi informasi, bagian Distribution Center dapat mengetahui

barang apa saja yang perlu dibeli dari pemasok dan barang apa saja

yang harus diantar ke masing-masing gerai Alfamidi.

2. Prosedur Pemesanan Barang

Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah

pemesanan supplies. Aktivitas pembelian biasanya dilakukan oleh

petugas pembelian atau karyawan pembelian dalam departeman

pembelian. Keputusan penting yang dibuat pada tahap ini adalah

pemilihan pemasok dengan mempertimbangkan harga, kualitas

barang, dan kualitas pengiriman. Komitmen terhadap kualitas dan

pengiriman yang dimiliki oleh para pemasok sangat penting,

terutama pada sistem JIT, karena keterlambatan pengiriman atau

dalam pengiriman terdapat produk cacat dapat mengancam seluruh

sistem. Sekali seorang pemasok terpilih untuk memasok sebuah

produk, identitas pemasok tersebut akan menjadi bagian dari data

perusahaan atau dimasukan ke dalam file induk persediaan. Hal ini

dimaksudkan untuk menghindari proses seleksi pemasok ketika

16

akan membeli barang yang sama di kemudian hari. Dengan cara ini,

maka kinerja pemasok secara periodik dievaluasi untuk

menentukan apakah pemasok tersebut masih dapat dipertahankan

atau tidak. Evaluasi ini tidak hanya melibatkan masalah harga,

namun juga kualitas produk yang dibeli dan kinerja pengiriman

barang. Sistem Informasi Akuntansi yang baik, seharusnya juga

dirancang untuk dapat menangkap dan menelusur informasi ini.

Pada salah satu gerai Alfamidi yang berada tepat di seberang

kampus PKN STAN, menggunakan pemasok yang sudah dikelola

oleh Distribution Center dan pemasok lain. Barang-barang

kemasan (makanan atau selain itu) dikirim pemasok ke Distribution

Center, lalu dari bagian Distribution Center selanjutnya

mengirimkan ke setiap gerai Alfamidi. Tetapi untuk barang berupa

sayur dan buah segar langsung dipesan dan diantar oleh pemasok.

3. Prosedur Penerimaan Barang

Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan

menyimpan barang yang dipesan. Departeman penerima barang di

setiap gerai Alfamidi bertanggung jawab untuk menerima barang

yang dikirim oleh Distribution Center atau pemasok. Selain barang

diterima, kemudian dilaporkan atau diinput invoice yang dibawa

oleh pihak pengirim. Maka data persediaan secara otomatis akan

berubah dan langsung masuk ke kantor pusat. Tujuan

diselenggarakan prosedur ini adalah

a. untuk menjamin bahwa semua penerimaan barang yang

dikirim Distribution Center atau pemasok telah diotorisasi.

b. untuk mencatat transaksi penerimaan dalam catatan akuntansi.

4. Prosedur Pencatatan Utang

Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses

persetujuan pembayaran faktur pembelian. Proses ini dilaksanakan

oleh departemen hutang dagang yang bertanggung jawab terhadap

direktur keuangan. Tujuan diselenggarakannya subsistem ini adalah

17

untuk mancatat kewajiban membayar kepada pemasok. Input

aplikasi ini adalah faktur pembelian, catatan penerimaan barang,

pesanan pembelian (open purchase order) dan file rincian pesanan

pembelian (purchase order detail files).

Secara legal, kewajiban untuk membayar ke pemasok mulai timbul

saat barang diterima.meskipun demikian, untuk alasan praktis,

sebagian besar perusahaan mencatat utang setelah diterima dan

disetujuinya faktur pembelian. Tujuan dilakukannya cara ini adalah

untuk mengotorisasi dan menentukan apakah faktur yang diterima

layak di bayar. Tentunya faktur pembelian dikatakan layak di bayar

jika barang dan jasa yang dipesan benar-benar telah diterima oleh

bagian Distribution Center dan/atau gerai Alfamidi. Untuk

mencapai tujuan ini, diperlukan informasi dari bagian pembelian

(berupa tembusan order pembelian) dan fungsi penerimaan barang

(berupa laporan penerimaan barang.

Tembusan order pembelian dari bagian pembelian menegaskan

bahwa barang atau jasa yang tercantum dalam faktur pembelian

benar-benar dipesan. Tembusan laporan penerimaan barang yang

diterima dari bagian gudang menegaskan tentang kuantitas dan

kondisi yang diterima.

5. Prosedur Pengeluaran Kas

Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran

faktur yang telah disetujui. Aktivitas ini, disebut dengan aktivitas

pengeluaran kas, dilaksanakan oleh kasir, yang bertanggung jawab

kepada manajer keuangan. Tujuan diselenggarakannya aplikasi ini

adalah untuk menjamin bahwa pembayaran kepada pemasok

dilakukan tepat waktu dan dalam jumlah yang benar. Input bagi

aplikasi ini adalah catatan dari file voucher. Keputusan kunci dalam

prosedur pengeluaran kas adalah menentukan apakah perusahaan

akan memanfaatkan fasilitas potongan yang tersedia atau tidak.

Untuk membuat keputusan ini, dibutuhkan informasi anggaran kas

18

jangka pendek dan jumlah barang pemasok yang terjual. Dalam

anggaran kas tersebut tergambar taksiran arus kas masuk dan arus

kas keluar untuk satu periode tertentu di masa mendatang (biasanya

satu tahun). Informasi yang tercantum dalam anggaran tersebut

berasal dari berbagai sumber. Bagian piutang dagang memberikan

proyeksi penerimaan kas. File utang dagang dan file order

pembelian menunjukan potensi pembayaran kepada para pemasok,

yang bermakna taksiran arus kas keluar di masa mendatang. Fungsi

sumber daya manusia memberikan informasi tentang kebutuhan

kas untuk pembayaran gaji karyawan. Apabila cukup anggaran kas

menunjukan bahwa perusahaan membutuhkan kas dalam jumlah

yang untuk memenuhi kebutuhan pengeluaran kas, maka fasilitas

potongan yang tersedia harus dimanfaatkan agar dapat diperoleh

penghematan pengeluaran kas.

Tujuan dari Siklus Pengeluaran adalah memudahkan pertukaran kas

dengan pemasok barang perusahaan. Secara lebih rinci, tujuan Siklus

Pengeluaran adalah sebagai berikut:

1. Menjamin bahwa semua barang dan jasa yang dipesan sesuai

dengan aturan yang dibutuhkan.

2. Menerima semua barang yang dipesan dan memastikan bahwa

barang yang diterima dalam kondisi baik.

3. Mengamankan barang hingga dibutuhkan.

4. Menentukan faktur yang berkaitan dengan barang yang benar.

5. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran dengan tepat.

6. Mengirimkan uang ke pemasok yang tepat.

7. Menjamin bahwa semua pengeluaran kas berkaitan dengan

pengeluaran yang telah diizinkan.

8. Mencatat dan mengklasifikasi pengeluaran kas dengan tepat dan

akurat.

Dokumen yang digunakan dalam siklus ini adalah:

Jenis Transaksi Dokumen yang Digunakan

19

Pembelian Kredit Permintaan Pembelian

Pesanan Pembelian

Laporan Penerimaan Barang

Voucher

Pengeluaran Kas Check

Retur Pembelian Memo Debit

Seperti halnya siklus yang lain, dalam Siklus Pengeluaran ini juga

dihasilkan tiga macam laporan, yaitu laporan pengawasan (control report),

register, dan laporan khusus (special report).

1. Laporan Kontrol

Laporan ini meringkas perubahan yang dilakukan terhadap sebuah

file. Akuntan menggunakan laporan ini untuk menentukan ada

tidaknya perubahan file yang tidak semestinya atau untuk

menjamin bahwa tidak ada transaksi yang hilang selama proses

pengolahan data berlangsung. Laporan ini berisi informasi tentang

a. transaksi yang telah diposting, atau

b. jumlah angka atau nomor transaksi, atau

c. daftar perubahan yang dibuat selama pemeliharaan file

Dalam sistem berbasis komputer,laporan ini menyajikan record

count, control total, dan cash total. Petugas pengawas data

mengkaji laporan ini dan membandingkan total tersebut untuk

menguji bahwa semua perubahan (terhadap file) telah dilakukan

secara tepat.

2. Register

Laporan ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam periode

waktu tertentu, misalnya satu hari, satu minggu, atau satu bulan.

Laporan ini berisi ringkasan data yang telah di posting ke rekening

buku besar, sehingga dapat digunakan untuk melakukan telusuran

audit (audit trail) terhadap saldo-saldo rekening. Register ini dalam

sistem manual disebut dengan jurnal khusus, oleh karenanya

20

register dalam sistem yang berbasis komputer sering pula disebut

dengan jurnal.

3. Laporan Khusus

Laporan khusus dalam siklus pengeluaran ini membantu manajer

dalam membuat jadwal pembayaran utang kepada pemasok.

Laporan khusus yang dihasilkan dalam siklus ini mencakup:

a. Laporan Faktur Terbuka (Open Invoices Report)

Laporan ini berisi daftar faktur pembelian yang belum di

bayar pada tanggal laporan. Data yang dilaporkan adalah data

pemasok dan jumlah utang kepada setiap pemasok.

b. Laporan Umum Voucher

Laporan ini meringkas voucher menurut umumnya. Laporan

ini sangat bermanfaat, karena jika perusahaan sampai

memiliki utang yang tidak dibayar sampai jangka waktu

tertentu, akan berakibat negative bagi perusahaan.

Meskipun demikian, informasi yang disajikan dalam laporan-laporan

tersebut berbeda-beda antara satu aplikasi dengan aplikasi yang lain. Setiap

kegiatan atau transaksi yang dilakukan oleh masing-masing gerai Alfamidi

maupun pada kantor pusat PT Midi Utama Indonesia langsung diinput dalam

aplikasi, sehingga akan selalu up-to-date dan lebih mudah dalam mengontrol

kegiatan perusahaan.

21

D. Siklus Penggajian

Pada dasarnya, setiap usaha mengetahui bahwa tingkat kepuasan

pelanggan merupakan hal yang menentukan tingkat loyalitas pelanggan dan

menjadi salah satu tujuan perseroan yang terus berusaha dicapai. Salah satu

hal yag dilakukan perseroan untuk mencapai tujuan tersebut adalah

melakukan pelatihan serta peningkatan kemampuan karyawan sesuai dengan

standar yang ditentukan oleh perusahaan. Perseroan senantiasa

memprioritaskan efisiensi kinerja perseroan dengan cara manajemen sumber

daya manusia.

Operasional gerai secara harian didukung oleh karyawan yang telah

memperoleh pelatihan oleh perseroan sebelum ditempatkan di setiap gerai

perseroan yang ada. Hal tersebut dimaksudkan agar kinerja karyawan sesuai

dengan harapan dan standar perseroan dalam rangka mempertahan tingkat

kepuasan konsumen. Selain pemberian pelatihan di tahap awal kerja,

perseroan juga memberikan pelatihan secara tahunan melalui NOM (National

22

Operation Meeting) dengan memberikan pengarahan, motivasi, serta

manyampaikan rencana, target, serta strategi tahun berjalan. Untuk

memotivasi karwayan gerai dalam bekerja, perseroan menyelenggaran suatu

program yang memberikan penghargaan kepada gerai yang mampu mencapai

tingkat prestasi prestasi yang ditetapkan perusahan, serta product of the

month dengan maksud untuk meningkatkan penjualan produk tertentu.

Didalam pemenuhan kebutuhan sumber daya manusia untuk setiap gerai

yang dimiliki, perseroan memenuhi kebutuhan tersebut dengan membuka

rekutmen karyawan sesuai bidang-bidang serta kemampuan yang saat itu

dibutuhkan oleh perusahaan. Data jumlah karyawan yang direkrut akan

memperbarui data jumlah karyawan yang ada di perseroan. Data jumlah

karyawan beserta posisi dan gaji karyawan tersebut, karyawan tetap maupun

karyawan tidak tetap, dari kantor pusat akan diolah untuk menentukan total

gaji karyawan pada bulan atau tahun berjalan. Data penggajian yang telah

diolah akan diberikan ke kantor cabang (branch office) sesuai total biaya

penggajian di tiap cabang serta akan dicatat catat di laporan keuangan

perseroan. Data yang telah diterima oleh branch office tersebut akan diolah

untuk menerbitkan slip gaji setelah slip gaji dibuat, slip tersebut kemudian

diberikan ke setiap karyawan

E. Manajemen Risiko

Fungsi manajemen risiko merupakan tanggung jawab seluruh jajaran

manajemen dan unit kerja pada setiap dungsi bisnis dengan tugas

mengidentifikasi risiko sesuai wewenang yang melekat pada masing-masing.

Perusahaan menelaah dan menyetujui kebijakan pengelolaan risiko

sebagaimana dirangkum di bawah ini:

1. Risiko Pasar

Risiko pasar adalah risiko nilai wajar arus kas masa depan suatu

instrumen keuangan akan berfluktuasi karena perubahan harga pasar.

Harga pasar mengandung dua tipe risiko: risiko tingkat suku bunga dan

risiko nilai tukar mata uang asing. Instrumen keuangan yang terpengaruh

23

oleh risiko pasar termasuk kas dan setara kas, uatang bank – jangka

pendek, utang lain-lain dan utang bank – jangka panjang,

2. Risiko Tingkat Suku Bunga

Risiko tingkat suku bunga adalah risiko dimana nilai wajar arus kas di

masa depan akan berfluktuasi karena perubahan tingkat suku bunga pasar.

Perusahaan terpengaruh risiko perubahan suku bunga pasar terutama

terkait dengan utang bank – jangka pendek dan utang bank – jangka

panjang dengan suku bunga mengambang yang dimiliki perusahaan.

Perusahaan mengelola risiko ini dengan melakukan oinjaman dari bank

yang dapat memberikan tingkat suku bunga yang lebih rendah dari bank

lain.

3. Risiko Mata Uang Asing

Risiko mata uang asing adalah risiko nilai wajar arus kas di masa depan

yang berfluktuasi karena perubahan kurs pertukaran mata uang asing.

Perusahaan tidak memiliki risiko perubahan mata uang asing yang

signifikan karena sebagian besar transaksi dilakukan dalam rupiah,

kecuali untuk penempatan kas di beberapa bank.

Eksposur risiko terkait dengan nilai tukar relatif tidak signifikan karena

aktivitas utama perseroan dilakukan dalam mata uang rupiah.

4. Risiko Kredit

Risiko kredit adalah risiko dimana lawan transaksi tidak akan memenuhi

kewajibannya berdasarkan instrumen keuangan atau kontrak pelanggan,

yang menyebabkan kerugian keuangan. Perusahaan hanya terkena risiko

kredit dari kegiatan operasi yang berhubungan dengan penjualan. Risiko

kredit pelanggan dikelola sesuai kebijakan perusahaan, prosedur dan

pengendalian yang telah ditetapkan yang berkaitan dengan manajemen

risiko kredit pelanggan. Posisi piutang pelanggan dipantau secara teratur.

5. Risiko Likuiditas

Risiko likuiditas adalah risiko yang terjadi jika posisi arus kas

menunjukkan pendapatan jangka pendek tidak cukup menutupi

pengeluaran jangka pendek.

24

Manajemen risiko likuiditas yang hati-hati berarti mempertahankan kas

dan setara kas yang memadai untuk mendukung kegiatan bisnis secara

tepat waktu. Perusahaan menjaga keseimbangan antara kesinambungan

pendanaan modal dan mengelola pinjaman yang jatuh tempo dengan

mengatur kas dan ketersediaan pendanaan melalui sejumlah fasilitas

kredit yang cukup. Perusahaan secara regular mengevaluasi proyeksi arus

kas dan terus menerus menilai kondisi pasar keuangan termasuk utang

bank dan isu pasar modal.

6. Risiko Persaingan Usaha

Persaingan usaha yang semakin ketat dari pemain lokal yang telah ada

maupun pemain baru dengan menggandeng retail chain Internasional,

dapat mempengaruhi pendapatan perseroan.

Secara rutin tim merchandising dan tim operation perseroan melakukan

evaluasi/pengecekan harga dan unit barang dagangan (SKU) dan

berupaya menyediakan barang dagangan yang beragam dengan harga

yang kompetitif serta pelayanan yang unggul sesuai segmen konsumsen

yang dituju. Perseroan berupaya meningkatkan pendapatan operasi

lainnya melalui peningkatan pendapatan value added services yang

berbasis jaringan dan secara aktif memasarkan waralaba perseroan.

Perseroan juga berupaya berinovasi melalui perluasan luasan area

penjualan. Langkah-langkah ini diharapkan dapat mengantisipasi

terhadap risiko yang terkait dengan persaingan usaha.

7. Risko Kegagalan/Keterlambatan Dalam Pengembangan Jaringan

Gudang/Gerai

Kegagalan/keterlambatan dalam pengembangan jaringan gudang/gerai

karena tidak diperolehnya ijin usaha dan ijin membangun, tidak

didapatnya lokasi yang cocok, keterlambatan konstruksi bangunan yang

mengakibatkan keterlambatan pembukaan gerai atau beroperasinya

gudang, tidak tersedianya dana yang cukup dan karyawan yang kompeten,

semuanya ini dapat mempengaruhi pendapatan perseroan.

25

Langkah-langkah mitigasi risiko yang dilakukan perseroan antara lain

melakukan perencanaan dan persiapan yang matang, menyiapkan tim

yang memadai dan berkompeten pada masing-masing cabang yang setiap

hari melakukan survey dan pencarian lokasi serta melakukan pendekatan-

pendekatan ke pemilik properti. Untuk mengurangi risiko tidak

diperolehnya ijin usaha, perseroan berupaya mencari lokasi yang

peruntukannya sesuai dan melengkapi persyaratan yang diminta sesuai

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

8. Tidak Diperpanjangnya Masa Sewa dan/Atau Persyaratan dan Kondisi

Sewa Yang Berubah Signifikan

Tidak diperpanjangnya masa sewa oleh pemilik properti dan/atau

persyaratan dan kondisi sewa yang berubah signifikan dapat

mempengaruhi pendapatan perseroan.

Langkah-langkah mitigasi risiko yang dilakukan perseroan antara lain

melakukan negosiasi perpanjangan sewa lebih awal, membina hubungan

baik dengan pemilik properti dengan memelihara dan menjaga properti

agar tetep dalam kondisi yang baik, dan mencari properti alternatif di

lokasi yang berdekatan.

9. Risiko Perubahan atas Kebijakan dan Peraturan Pemerintah

Perubahan peraturan pemerintah khususnya di bidang perdagangan,

waralaba dan peraturan-peraturan lainnya yang terkait dapat

mengakibatkan tidak dapat dibukanya gerai baru dan/atau semakin

ketatnya persaingan usaha karena masuknya investor asing yang

mempunyai kemampuan permodalan yang lebih besar, sehingga dapat

berpengaruh langsung maupun tidak langsung pada pendapatan perseroan.

Langkah-langkah mitigasi risiko yang diambil oleh perseroan adalah

melalui partisipasi perseroan di Aprindo (Asosiasi Pengusaha Ritel

Indonesia). Perseroan melakukan dialog dan/atau menyampaikan

pandangan perseroan atas regulasi yang sudah ada dan/atau regulasi baru

dan dampaknya terhadap perkembangan bisnis ritel lokal khususnya dan

pertumbuhan perekonomian Indonesia pada umumnya. Perseroan juga

26

berusaha menjalin hubungan kemitraan yang baik dengan masyarakat

luas dengan menggandeng pengusaha lokal sekitar gerai/gudang

perseroan untuk menjadi pemilik gerai waralaba perseroan, membantu

pedagang kecil sekitar gerai perseroan untuk dapat mengakses barang

dagangan dari pemasok perseroan dengan harga khusus, membuka

peluang kerja bagi masyarakat sekitar gerai perseroan, sehingga dengan

demikian keberadaan perseroan dapat memberi manfaat bagi masyarakat

luas di Indonesia dan komunitas sekitar gerai perseroan. Sepanjang

Peraturan Pemerintah mengijinkan, perseroan terus berupaya membuka

gerai pada lokasi dan kota-kota yang masih mempunyai potensi usaha

yang bagus.

10. Risiko Sehubungan Dengan Syarat-Syarat Perdagangan, Pengadaan

Pasokan dan Layanan

Syarat-syarat perdagangan atau trading terms dari pemasok adalah

komponen penting dari pendapatan perseroan. Tidak disetujuinya trading

yang menguntungkan bagi perseroan dapat mempengaruhi pendapatan

perseroan.

Perseroan berupaya menjalin hubungan baik dengan para pemasok

dengan cara menjaga komitmen yang telah disepakati dan menerapkan

pola berpikir saling menguntungkan untuk jangka panjang. Untuk

mengurangi kosentrasi risiko dari ketergantungan pada pemasok tertentu,

perseroan membeli barang dagangan dari beberapa pemasok, sehingga

kontinuitas pasokan, harga yang kompetitif dan ketersediaan barang

kebutuhan dan pada waktu yang tepat lebih dapat terjamin.

11. Risiko Ketergantungan Teknologi Informasi (IT)

Perseroan mengandalkan teknologi informasi dalam melakukan transaksi

di gerai dan gudang, kegagalan sistem dan jaringan dapat berpengaruh

pada pendapatan perseroan.

Secara rutin tim IT perseroan dan/atau melalui kerja sama dengan vendor

perusahaan IT dan perusahaan telekomunikasi terpilih, melakukan

evaluasi dan kajian atas kecukupan jaringan komunikasi, kapasitas server

27

atau perlatan IT lainnya dan disaster recovery system serta melakukan

investasi sesuai kebutuhan secara konsisten. Organisasi IT, keahlian dan

kompetensi sumber daya manusianya juga ditingkatkan melalui

pelatihan-pelatihan yang diberikan dan kesempatan pengembangan karir.

12. Risiko Keuangan

Perseroan mengandalkan kredit usaha dari para pemasok, fasilitas kredit

dari Bank dan kas internal untuk membiayai modal kerja dan modal tetap

antara lain berupa pembayaran di depan sewa jangka panjang dan

pengeluaran modal untuk aktiva tetap. Perubahan credit term utang usaha

dan berkurangnya likuiditas perbankan dapat berdampak pada tidak

tersedianya dana yang cukup untuk pengembangan usaha dan beban

bunga yang tinggi, sehingga dapat berpengaruh terhadap perseroan.

Langkah-langkah mitigasi yang diambil oleh perseroan adalah

melakukan perencanaan keuangan yang matang dan berhati-hati,

menjaga hubungan baik dengan para pemasok dari Bank, melakukan

diversifikasi sumber pendanaan dan menjaga keseimbangan antara utang

jangka pendek dan utang jangka panjang.

13. Risiko Bencana Alam

Kegiatan operasional perseroan terletak di Indonesia yang rentan

terhadap gempa bumi, banjir, tsunami, letusan gunung berapi dan wabah

penyakit. Terjadinya salah satu bencana alam tersebut akan

mempengaruhi kelangsungan usaha pendapatan perseroan.

Langkah-langkah mitigasi risiko yang di ambil oleh perseroan adalah

mengasuransikan sebagian besar aset perseroan dengan nilai

pertanggungan yang cukup.

28

BAB 3

Kesimpulan

Sistem Informasi Akuntansi yang merupakan suatu sistem dimana terdiri dari

beberapa siklus sebagai berikut:

1. siklus pendapatan,

2. siklus produksi,

3. siklus pengeluaran, dan

4. siklus penggajian,

dalam realisasi di dunia nyata, memiliki peran penting. Peran penting tersebut

selalu melekat pada setiap kegiatan di perusahaan seperti gerai Alfamidi oleh PT

Midi Utama Indonesia yang berada tepat di seberang kampus Politeknik

Keuangan Negara. Seperti yang dijelaskan pada setiap bagian siklus, PT Midi

Utama Indonesia mempunyai alur kegiatan yang jelas dan terstruktur. Sehingga

dalam pelaporannya dapat dimengerti dan diterima oleh pihak eksternal.

Meskipun PT Midi Utama Indonesia memiliki ancaman risiko yang sewaktu-

waktu dapat menyerang perusahaan, tetapi pihak manajemen risiko telah

mengantisipasi dengan memberikan opsi mitigasi risiko sesuai dengan kegiatan

yang dilakukan oleh perusahaan. Dengan menjalankan Sistem Informasi

Akuntansi yang baik dan benar juga memberikan pengaruh yang besar terhadap

kelangsungan kegiatan di perusahaan.

Dalam hal ini kami menyimpulkan bahwa pelaksanaan Sistem Informasi

Akuntansi pada gerai Alfamidi oleh PT Midi Utama Indonesia berjalan dengan

baik dan terstruktur sehingga dapat meminimalkan risiko-risiko yang ada.

29

Daftar Pustaka

https://dwiermayanti.wordpress.com/2009/10/13/sistem-informasi-akuntansi/ 31

Januari 2016

http://ilmuakuntansi.web.id/pengertian-sistem-informasi-akuntansi/ 31 Januari

2016

https://carapedia.com/pengertian_definisi_akuntansi_info2032.html 31 Januari

2016

https://ardhana12.wordpress.com/2008/02/08/metode-penelitian-studi-kasus/ 31

Januari 2016

http://siaaprecia.blogspot.co.id/2012/04/1-siklus-pendapatan.html 31 Januari

2016

http://anwarsaya.blogspot.co.id/2013/10/siklus-pengeluaran-sistem-

informasi.html 31 Januari 2016