LAPORAN TAHUNAN 2004 - UTM Library...

Click here to load reader

  • date post

    08-May-2019
  • Category

    Documents

  • view

    229
  • download

    0

Embed Size (px)

Transcript of LAPORAN TAHUNAN 2004 - UTM Library...

LAPORAN TAHUNAN 2004

Jabatan Pembangunan Automasi Perpustakaan Sultanah Zanariah

Universiti Teknologi Malaysia

Februari 2005 Skudai, Johor Bahru

ISI KANDUNGAN Mukasurat ISI KANDUNGAN i - iv

OBJEKTIF 1

STAF PROFESIONAL & SOKONGAN 2

STRUKTUR ORGANISASI 3

LAPORAN AKTIVITI UNIT 4 - 39

Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan 5 - 12 Pendahuluan Aktiviti Unit

Penyenggaraan dan Penambahbaikan Sistem Pengurusan 6 - 11 Perpustakaan

- Naiktaraf Sistem Perpustakaan 6

- Muatnaik Rekod Graduan Dan Pelajar Baru Dari 6 - 8 Sistem Maklumat Pelajar Ke ADVANCE

- Rekod Graduan - Rekod Pelajar Baru UTM - Rekod pelajar SPACE

- Menerima, menyemak, menganalisis dan mengatasi 8 - 10 masalah Sistem Pengurusan Perpustakaan - Penyediaan Manual Mengikut Modul Sistem 10 Pengurusan Perpustakaan. - Cognos Impromtu - Report Authoring Tools 10 - House keeping 11

- Global Change - Projek Pelupusan

- Borang Pendaftaran / Kemaskini Perkakasan 11 Komputer dan Sistem Aplikasi PSZ, PSZ 1.11

Aplikasi dan Subsistem Pengurusan Perpustakaan 12

Penambahbaikan Sistem Aduan Masalah Aplikasi Panduan Pengguna secara online

Unit Perolehan Dan Penyenggaraan Komputer 13 - 16 Pendahuluan Aktiviti Unit

Pembelian Dan Penyenggaraan Perkakasan Komputer 14 Penyenggaraan Perkakasan Komputer 14 - 15 Pelupusan Perkakasan Komputer 15 Masalah Yang Dihadapi 16 - Kekurangan Juruteknik

i

- Peningkatan Kemahiran dan Pengetahuan - Sokongan Teknikal dari Pihak Vendor Yang Mahir

ISI KANDUNGAN Mukasurat Unit Server Dan Rangkaian Komputer Perpustakaan 17 - 29 Pendahuluan Aktiviti Unit

Memantau dan menyenggara server PSZ termasuk sistem pengoperasian, perisian dan perkakasan (UNIX dan Windows 18 - 25 based)

- Masalah sistem/aplikasi 18 - 19 - Sistem Pengurusan Dokumen - Server doc - Sistem Aplikasi Perpustakaan - Server smartdb - Proxy server staf - Proxy server pelajar - Server lis - Masalah sistem pengoperasian 19 - Proxy server pelajar - Masalah Perkakasan 19 - 21 - Server opac - Server TrendMicro Staf - Server Bil

- Server Compro -Instalasi Baru 21 - 22 - Server CCTV - Server TrendMicro staf - Server TrendMicro pelajar - Server prnsvr_s

- Server Sistem Aduan Masalah Aplikasi (SAMA) & Sistem Pengurusan Inventori & Perkakasan Komputer (SPIPK)

- Cognos Impromptu - Instalasi semula sistem pengoperasian/aplikasi 23 - Server bil - Server doc - Server tidak aktif 23 - 24

Memantau dan menyenggara peralatan dan rangkaian: 25 - 26 termasuk menerima, menyemak, menganalisa dan mengatasi masalah rangkaian.

- Network point 25 - Pendaftaran notebook pengguna PSZ 25 - Wireless access point 25

ii

- Fibre optik 25 - Masalah rangkaian 25 - 26

- Internet/Intranet - Sistem PSZ

Pemantauan dan Penyenggaraan Sistem Perakam Waktu 26 Pengujian dan pelaksaanaan Portal PSZ 27 Penyenggaraan dan Naiktaraf Sistem 27 - 29

- Sistem Pengurusan Perpustakaan - ADVANCE dan Geoweb - Sistem Pengurusan Dokumen Hummingbird - Antivirus TrendMicro OSCE dan ServerProtect - Proxy server - Sistem emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus - Cleaning tape drive - Service Pack dan Patches - TrendMicro OfficeScan (OSCE) dan ServerProtect

Borang Pendaftaran/Kemaskini Perkakasan Komputer 29 dan Akses ke Rangkaian/Sistem

Unit Aplikasi dan Multimedia 30 - 36 Pendahuluan Aktiviti Unit Sistem Aplikasi Perpustakaan 31 - 35 - Modul-Modul 31 - 33 - Modul Meja Rujukan - Modul Kelas Kemahiran - Modul Pengesan Pelawat - Modul Tempahan Ruang & Alat - Modul Forum Akademik - Modul Media Streaming - E-Commerce - Masalah - Aduan Masalah Yang Diterima 34 - Kategori Masalah Berstatus Change Request 34 - Kategori Masalah Berstatus Problem Report 34 Sistem Pengurusan Dokumen : CyberDocs 35 - 36 - Naiktaraf Sistem (CyberDocs Ver 4.0) - Masalah Terhadap Isikandungan (Digital Content)

- Housekeeping

Cadangan Penambahbaikan 37 - 39 Meningkatkan pengetahuan mengenai database UniVerse Meningkatkan pengetahuan penggunaan Cognos Semakan Parameter

iii

iv

Penambahan Juruteknik di Unit Perolehan & Penyenggaraan Komputer Peningkatan Kemahiran dan Pengetahuan Sokongan Teknikal dari Pihak Vendor Domain Controller Proxy server pelajar Infolan2 Network Monitoring Tools Disaster Recovery Plan (DRP) Mempertingkatkan Sistem Aplikasi Perpustakaan Merealisasikan E-Dagang Menjadikan CyberDocs Lebih Efisyen

Latihan, Seminar, Bengkel Dan Sebagainya 40 Staf Profesional Staf Sokongan

Lain-lain Projek JBA 41 Mengemaskini sistem pemfailan JBA Kemasukan Pelatih FSKSM Penutup 42

Menyediakan infrastruktur dan kemudahan teknologi maklumat untuk perpustakaan Mengembangkan penggunaan teknologi maklumat kepada semua aktiviti perpustakaan Menyediakan perkhidmatan meknologi maklumat kepada jabatan lain di perpustakaan Menyokong PSZ dalam memupuk budaya ilmu di kalangan komuniti UTM

1

Ketua Jabatan Anuar bin Talib

Pustakawan

Haslina binti Nasir Sistem Pengurusan Perpustakaan

Nor Asikin bte Mohamad

Perolehan dan Penyenggaraan

Md Razib bin Karno Aplikasi dan Multimedia

Pegawai Sistem Maklumat

Aslinda bte Mohamed Aris Server dan Rangkaian

Pembantu Perpustakaan

Roziana binti Kamaruddin

Juruteknik Azrina Benan

Jamaluddin Bin Abd Malek

Pembantu Am Rendah Fahrurrozi Bin Mohamad Sa'ban

2

Menyedia Infrastruktur ICTserver komputerdan komponen

penting IT ketahap optima

Merealisasi keperluan IT melalui fungsi unit yang telah dikenal pasti

dan dipraktiskan

Mengemaskini teknologi

maklumat PSZ seiring dengan perkembangan

IT universiti

Menyedia kemudahan aplikasi dan multimedia

terbaik dalam membantu

perkhidmatan perpustakaan

berfungsi ketahap paling

optima

Menyedia kemudahan

perkhidmatan penyebaran

maklumat yang cekap dan

efisyen

Membangun Laman Web PSZ dan lain

aplikasi multimedia

Menyedia kemudahan

sistem pengurusan

perpustakaan yang terbaik

dalam membantu

perkhidmatan perpustakaan

berfungsi ketahap

yang optima

Menyenggara dan menaiktaraf

Sistem Pengurusan

Perpustakaan supaya dapat

beroperasi dengan lebih

cekap dan efisyen

Menyedia kelengkapan

teknologi maklumat

ketahap optima bagi memenuhi

keperluan pelanggan

Menyenggara kelengkapan

teknologi maklumat

dengan cekap dan cepat

3

4

5

Pendahuluan Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke atas Sistem Bersepadu ADVANCE Integrated Library System di Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ). Sistem ini adalah merupakan salah satu sistem komponen penting PSZ di dalam menyalurkan keperluan maklumat khususnya berkaitan dengan koleksi PSZ dalam proses pengajaran dan pembelajaran di UTM. Aktiviti Unit Penyenggaraan dan Penambahbaikan Sistem Pengurusan Perpustakaan 1) Naiktaraf Sistem Perpustakaan

Proses naiktaraf sistem ADVANCE secara keseluruhan telah dilakukan mulai 6-10 Disember 2004. Naiktaraf ini merangkumi perkara-perkara berikut :-

a. Sistem ADVANCE dari 6.82.22 ke 6.82.23 b. Geoweb (OPAC) dari version 4.0 ke version 5.0

c. ADVANCE Client dari 6.04 dan kini 6.05

2) Muatnaik Rekod Graduan Dan Pelajar Baru Dari Sistem Maklumat Pelajar

Ke ADVANCE 2.1 Rekod Graduan

Proses muatnaik graduan telah dilakukan sebanyak 3 kali iaitu pada 26 Feb 2004, 15 dan 22 Julai 2004. Senarai telah diperolehi daripada CICT dan juga dari Unit Akademik UTM. Jumlah yang telah berjaya dikemaskini melalui antaramuka UTM Integration semasa 2 sesi Konvo UTM adalah 4,676 rekod dan 322 rekod telah dikenalpasti mempunyai dendaan dan bermasalah dengan PSZ. Di antara faktor wujudnya rekod yang bermasalah semasa muatnaik rekod graduan adalah kerana tiada pendaftaran baru untuk kategori pelajar bagi staf yang menyambung pengajian di UTM, rekod graduan yang mempunyai barkod yang mengandungi huruf XX khususnya bagi pelajar SPACE serta rekod graduan yang pada masa yang sama telah mendaftar sebagai pelajar baru. Lihat Jadual 1

6

Jadual 1 : Rekod Graduan Yang Dikemaskini Melalui Antaramuka. Sesi Rekod

Yang Diterima

Rekod Berdaftar Di sistem

Rekod Bermasalah

Tamat Pengajian

Graduan Berdenda

Konvo 32 (Feb 2004)

2,613 1,738 25 1,713 113

Konvo 33 Julai 2004

4,889 3,328 365 2,963 322

Jumlah 7, 502 5,066 390 4,676 435 2.2 Rekod Pelajar Baru UTM Sepanjang tahun 2004, sebanyak 4 kali muatnaik rekod pelajar baru telah dilakukan iaitu pada bulan Januari untuk pelajar Forecast MARA, Jun, Julai dan November untuk pelajar perdana UTM. Sebanyak 8,128 rekod telah diterima dari CICT. Daripada jumlah tersebut 6,863 telah berjaya dipindahkan dan 653 gagal dimuatnaik. Ini adalah kerana rekod patron berkenaan telah wujud di dalam pangkalan data, ini disebabkan rekod tersebut telah dimasukkan secara manual oleh staf di kaunter Unit Pengurusan Koleksi. Jadual 2: Rekod Pelajar Baru UTM Yang Dikemaskini Melalui Antaramuka

Tarikh Rekod (PKUTM) Berjaya Pindah Gagal Pindah Jan 2004 (MARA) 242 209 33 Jun 2004 5,033 4,885 148 Julai 2004 2,043 1,572 471 Nov. 2004 810 197 1 Jumlah 8,128 6,863 653

2.3 Rekod pelajar SPACE Untuk kali pertama proses muatnaik rekod pelajar baru SPACE dilakukan. PSZ telah menerima kerjasama dari Pegawai Sistem Maklumat SPACE dengan penyediaan format fail interface yang diperlukan oleh PSZ. Dari fail interface yang diberikan, jumlah yang telah berjaya dimuatnaik adalah 892 rekod manakala 53 rekod tidak berjaya dimuatnaik. Ini adalah kerana dijangkakan rekod tersebut mempunyai Block yang memerlukan pihak pelajar merurusan dengan PSZ.

7

Jadual 3: Rekod Pelajar Baru SPACE Yang Dikemaskini (Batch Process)

Muatnaik Rekod Baru Pelajar SPACE (Julai 2004)

945892

53

Rekod (SPACE)

Berjaya Pindah

Gagal Pindah

3) Menerima, menyemak, menganalisis dan mengatasi masalah Sistem

Pengurusan Perpustakaan

Sepanjang 2004, sebanyak 167 laporan masalah yang telah diterima dari Penyelaras Modul yang melibatkan di PSZ Skudai, PSZKL, BATC dan Loji Pandu. Didapati bulan Julai merupakan bulan yang tertinggi bagi penerimaan laporan serta keperluan yang berkaitan dengan sistem daripada Penyelaras Modul. Bilangan laporan yang paling rendah telah diterima adalah 9 laporan iaitu pada bulan Ogos, September, November dan Disember.

Graf 1: Laporan Masalah Yang Diterima Mengikut Bulan

10 1115

2123

12

24

9 9

15

9 9

0

5

10

15

20

25

30

JANU

ARI

FEBR

UARI

MAC

APRI

LME

IJU

NJU

LAI

OGOS

SEPT

EMBE

R

OKTO

BER

NOVE

MBER

DISE

MBER

Daripada 167 laporan yang diterima, 118 daripadanya telah diselesaikan dengan 91 laporan mengambil masa 7 hari, 27 laporan melebihi 7 hari dan 49 lagi masih dalam perhatian.

8

Graf 2: Laporan Masalah Yang Diterima Mengikut Status

91

27

49

0102030405060708090

100

JUMLAH LAPORAN

7 HARI >7HARIDALAM PERHATIAN

Daripada 49 laporan yang masih dalam perhatian, 32 aduan adalah untuk semakan JBA manakala 17 lagi untuk semakan dan perhatian pihak vendor dengan 2 permohonan Change Request. Rujuk carta 1.

Carta 1 : Laporan Masalah Dalam Perhatian JBA dan Vendor

JBA32 (65%)

Vendor17 (35%)

JBAVendor

Jika perbandingan di antara modul, di dapati laporan masalah dan keperluan sistem banyak diterima adalah dari Penyelaras Modul Circulation dengan jumlah 57 laporan. Diikuti laporan yang dikategorikan sebagai sistem yang berjumlah 35 laporan, yang memerlukan semakan dari sistem ADVANCE sama ada mengwujudkan dan mengemaskini login dan privilege staf PSZ dan cawangannya. Selain daripada itu semakan masalah dan menghasilkan senarai yang di peringkat TCL turut dilakukan. Modul ke tiga tinggi adalah modul Acquisition yang banyak membuat permohonan wujud kod baru khususnya kod lokasi untuk SPACE yang cawangannya semakin bertambah.

9

Graf 3: Laporan Masalah Yang Diterima Mengikut Modul

57

35

2823

12

5 4 3

0

10

20

30

40

50

60

Circ Sys Acq Cat Web Integ Holdgs Serials

4) Penyediaan Manual Mengikut Modul Sistem Pengurusan Perpustakaan. Penyediaan manual untuk setiap langkah yang terlibat di dalam proses kerja sistem pengurusan perpustakaan juga telah disediakan bagi kegunaan Pentadbir Sistem, di dalam penyenggaraan Sistem Pengurusan Perpustakaan. Bagi Penyelaras Modul serta staf, manual ini dapat digunakan sebagai bahan rujukan semasa melakukan proses kerja berkenaan khususnya untuk staf baru di unit berkenaan. Di antara manual yang telah disediakan adalah seperti berikut :-

a. Manual Penyenggaraan Server ADLIS b. Manual Upload Rekod Patron PSZ c. Manual Mengwujudkan login baru d. Manual Mengimport dan Mengindeks MARC record dari LAS ke LMS e. Manual Peminjaman Jangka Panjang

5) Cognos Impromtu - Report Authoring Tools

Pemasangan dan konfigurasi Cognos Impromtu - Report Authoring Tools telah dilakukan pada diberikan kepada semua pegawai JBA dan Penyelaras Modul Sistem Advance pada 8-10 September 2004 di Bilik MPM2 oleh pihak Com-Line. Sistem ini adalah untuk memudahkan Penyelaras Modul menghasilkan statistik yang dikehendaki dari sistem ADVANCE.

10

6) House keeping

6.1 Global Change Proses Global change telah dilakukan di antaranya adalah pertukaran status bahan dari Incompactus ke Weeded Out yang melibatkan 2,098 rekod di bawah projek pelupusan Unit Pengurusan Koleksi. Selain daripada itu, sebanyak 2,242 rekod makalah naskah pertama Koleksi Khas telah ditukar collection code dari Kaunter Sirkulasi (KS) kepada Koleksi Khas (KK) dan seterusnya memastikan circulation code yang digunakan adalah MAK2. Hasil daripada semakan ke atas laporan masalah modul Acquisition yang rekod pesanan tidak boleh di authorize, di dapati terdapat kesilapan pada selector code. Maka global change selector code berkenaan telah dilakukan yang melibatkan 129 rekod. Jadual 4: Proses Global Change Yang Telah dilakukan

Proses Globel Change Jumlah Rekod Pelupusan 2098 Kod Koleksi 2242 Selector 129 Jumlah Keseluruhan 4469

6.2 Projek Pelupusan

Projek pelupusan oleh pihak UPK memerlukan semakan antara jumlah rekod yang disemak di rak dengan mengimbas buku yang terdapat di rak setiap no. pengkelasan dengan jumlah rekod yang terdapat di sistem dengan no. pengkelasan yang sama. Proses semakan hanya akan melibatkan di PSZSKD bagi no. panggilan Q sehingga Z yang telah melibatkan rekod sebanyak 76, 005 rekod.

7) Borang Pendaftaran / Kemaskini Perkakasan Komputer dan Sistem

Aplikasi PSZ, PSZ 1.11 Bagi memudahkan proses penyenggaraan dan pemantauan akses kepada sistem pengurusan perpustakaan khususnya untuk staf baru atau pun yang bertukar jabatan.

11

Aplikasi dan Subsistem Pengurusan Perpustakaan

1) Penambahbaikan Sistem Aduan Masalah Aplikasi

Pada tahun 2004 sebanyak 2 kali proses penambahan baikan telah dilakukan di sistem SAMA oleh pelajar yang menjalani latihan pratikal di JBA. Di antara penambahbaikan yang telah dilakukan adalah seperti berikut :-

a. Penambahan fungsi download laporan ke pc pelapor. b. Penambahan fungsi carian manual penyelaras c. Penambahan medan tarikh selesai di dalam Laporan yang boleh

dijana di SAMA. d. Ubahsuai layout Laporan terperinci dan penambahan fungsi

penyimpanan laporan 2) Panduan Pengguna secara online

Unit ini telah bekerjasama dengan pelatih FSKSM yang menjalani latiahan industri di JBA dari dari 22 Nov 2004 sehingga 23 Apr. 2005 untuk menghasilkan panduan pengguna ini. Panduan Pengguna INFOLAN2 yang dikenal pasti adalah :-

a. Panduan Pengguna Kegunaan Patron Function b. Panduan Pengguna Untuk Melakukan Pencarian Browse Dan

Searching c. Panduan Pengguna Untuk Melakukan Pencarian Kertas

Projek/Tesis d. Panduan Pengguna Untuk Melakukan Pencarian Kertas Soalan

Digital Dan Keratan Akhbar Digital.

12

13

Pendahuluan Unit Perolehan dan Penyenggaraan Komputer, Jabatan Pembangunan Automasi bertanggungjawab dalam menguruskan pembelian komputer dan perkakasan komputer untuk kegunaan staf di Perpustakaan Sultanah Zanariah Skudai dan juga cawangannya di Kuala Lumpur. Walaubagaimanapun penyenggaraan komputer dan perkakasan komputer hanya dilaksanakan di PSZ Skudai. Aktiviti Unit Pembelian Dan Penyenggaraan Perkakasan Komputer Pembelian perkakasan komputer di PSZ menggunakan vot 35000 (Harta Tetap) dan vot 36000 (Harta Inventori) manakala penyenggaraan perkakasan komputer menggunakan vot 28000. Lampiran 1 menunjukkan jumlah peruntukan dan perbelanjaan bagi pembelian dan penyenggaran perkakasan komputer mengikut vot berkenaan. Lebihan perbelanjaan bagi ketiga vot di atas adalah kerana peruntukan tambahan sebanyak RM 1.1 juta yang dimaklumkan akan diterima oleh pihak JBA pada bulan Mei, 2004 tidak diterima (rujuk UTM.04/11.11/1/2004 Jld.2(14) bertarikh 5 Mei 2004) tetapi hanya peruntukan tambahan sebanyak RM319,022.50 diterima dalam bulan Oktober, 2004. Penyenggaraan Perkakasan Komputer Secara keseluruhan, penyenggaraan yang dibuat pada tahun 2004 lebih memfokuskan kepada menaiktaraf sistem pengoperasian Windows 98 kepada Windows 2000 bagi 200 unit komputer pengguna di aras 3. Projek ini telah dibuat secara berperingkat-peringkat sepanjang tahun untuk mengelakkan gangguan kepada pelajar yang menggunakan komputer di aras berkenaan. Sebanyak 123 unit komputer atau 47.1% komputer pengguna telah dinaiktaraf menggunakan sistem pengoperasian Windows 2000. Masalah kedua ialah yang dikenalpasti ialah masalah Mesin Layan Diri yang menyumbangkan peratusan sebanyak 9.2% atau 24 kes. Masalah ketiga adalah berkaitan dengan monitor sebanyak 20 kes atau 7.6%, masalah ke empat ialah masalah aplikasi iaitu sebanyak 16 kes atau 6.1%, masalah kelima ialah pencetak dan cakera keras iaitu sebanyak 11 kes atau 4.2%, CPU sebanyak 7 kes atau 2.7%, floppy drive sebanyak 6 kes atau 2.2%, UTP port, wireless card, power supply dan RAM, masing-masing 5 kes atau 1.9%, kabel, motherboard, network card dan switch, masing-masing 3 kes atau 1.1% manakala kes-kes yang kurang dari 1% adalah masalah berkaitan CDRom drive, disk cleanup, virus dan mouse sebanyak 2 kes atau 0.8%, barcode scanner, ups dan laptop sebanyak 1 kes atau 0.3%. Jadual 5 menunjukkan perincian kepada jumlah dan peratusan penyenggaraan perkakasan komputer yang telah dilaksanakan sepanjang tahun 2004.

14

Jadual 5: Penyenggaraan Perkakasan Komputer dari Januari Disember 2004

Bil. Masalah Jumlah Kerosakan % Kerosakan 1. Aplikasi 16 6.1 2. Barcode Scanner 1 0.3 3. CD-Rom Drive 2 0.8 4. CPU 7 2.7 5. Disk Cleanup 2 0.8 6. Floppy Drive 6 2.2 7. Hard Disk 11 4.2 8. Kabel 3 1.1 9. Keyboard 1 0.3 10. Laptop 1 0.3 11. Monitor 20 7.6 12. Motherboard 3 1.1 13. Mouse 2 0.8 14. Network card 3 1.1 15. OS/Menaiktaraf OS 123 47.1 16. Power Supply 5 1.9 17. Printer 11 4.2 18. RAM 5 1.9 19. Scanner 1 0.3 20. SelfCheck 24 9.2 21. Switch 3 1.1 22. UPS 1 0.3 23. UTP port 5 1.9 24. Virus 2 0.8 25. Wireless Card 5 1.9 Jumlah 261 100%

Pelupusan Perkakasan Komputer Jumlah keseluruhan perkakasan komputer yang telah dilupuskan untuk tahun 2004 ialah sebanyak 149 unit mengikut kategori perkakasan berkenaan seperti di dalam jadual 6.

Jadual 6 : Pelupusan Perkakasan Komputer, JBA Untuk Tahun 2004

BIL PERKAKASAN JUMLAH 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

CPU CD Rom Drive Disk Protection System Display & Network Card Floppy Drive Hard Disk Keyboard Monitor Mouse Network Card Scanner (SCK 5) Thermal Printer (SCK3)

50 5 8 1 3 11 21 43 1 4 1 1

Jumlah 149

15

Masalah Yang Dihadapi Kekurangan Juruteknik Juruteknik yang bertugas di unit ini adalah seramai 2 orang dan mereka bukan sahaja bertanggungjawab menguruskan penyengaraan komputer, tetapi turut juga melaksanakan tugas-tugas lain dari masa ke semasa seperti: 1. Melaksanakan tugas windows update - mengemaskini patches bagi sistem

pengoperasian Windows 98/2000. Tugas ini memakan masa yang agak lama dan kadangkala ianya bergantung kepada kestabilan rangkaian di UTM.

2. Melaksanakan kerja-kerja trouble shooting iaitu melibatkan trouble shooting rangkaian dan juga komputer staf. Trouble shooting ini akan dibuat sehingga masalah dikenalpasti untuk tindakan seterusnya dan keadaan ini juga menyebabkan penumpuan kepada kerja-kerja penyenggaraan juga tertangguh.

3. Jumlah komputer di PSZ sendiri telah mencecah 400 unit dan nisbah juruteknik dengan jumlah komputer sekarang ialah 1:200. Ini menyebabkan berlakunya kelewatan dan membaikpulih komputer.

Peningkatan Kemahiran dan Pengetahuan Oleh kerana perkembangan teknologi begitu pesat sekali, agak sukar bagi staf untuk mendapatkan pengetahuan dan kemahiran mengenai perisian dan perkakasan baru dipasaran yang ini mungkin boleh melambatkan proses penyenggaraan komputer dibuat. Sokongan Teknikal dari Pihak Vendor Yang Mahir Sokongan teknikal dari pihak vendor sendiri amat penting dalam pembekalan perkakasan dan perisian ke PSZ. Secara amnya, agak sukar untuk mendapatkan vendor yang berkemahiran dengan perkakasan atau perisian yang dibekalkan. Kebanyakkan vendor yang berurusan dengan PSZ hanya boleh menjual perkakasan dan perisian komputer tetapi apabila berlaku sesuatu masalah pada perkakasan atau perisian berkenaan, mereka terpaksa menghubungi pengedar perkakasan atau perisian berkenaan. Keadaan ini menyebabkan masa yang diambil untuk membaikpulih sesuatu perkakasan memakan masa yang agak lama dan ini juga turut menjejaskan prestasi perkhidmatan oleh PSZ.

16

17

Pendahuluan Sepanjang tahun 2004, proses pemantauan secara intensif banyak dilakukan terhadap proses penyesuaian dan pemantapan tahap keselamatan rangkaian PSZ. Ini adalah bagi memastikan kestabilan rangkaian PSZ setelah proses perubahan terhadap tahap keselamatan rangkaian dilakukan pada tahun 2003 terutama dari segi pelaksanaan hardware firewall, proxy server, wireless network dan antivirus TrendMicro OSCE dan ServerProtect berpusat. Pelbagai masalah timbul sepanjang proses penyesuaian dan pemantapan tahap keselamatan rangkaian PSZ. Langkah penyelesaian dan tindakan pencegahan telah dilakukan bagi memastikan pengguna mendapat perkhidmatan yang terbaik. Aktiviti Unit Memantau dan menyenggara server PSZ termasuk sistem pengoperasian, perisian dan perkakasan (UNIX dan Windows based) Bagi tempoh Jan-Disember 2004, pemantauan dan penyenggaraan secara sistematik terhadap server PSZ telah dilaksanakan bagi memastikan kestabilan sistem. Pelbagai masalah dikenalpasti dan tindakan penyelesaian telah dilaksanakan bagi mengatasi masalah yang wujud. 1. Masalah sistem/aplikasi 1.1 Sistem Pengurusan Dokumen - Server doc

Sepanjang Jan-Dis 2004, sebanyak 2 masalah berkaitan akses ke server doc dilaporkan. Pada 2 Mac 2004, masalah akses dilaporkan dan didapati terdapat servis yang tidak diaktifkan bagi membolehkan sistem pengurusan dokumen diakses oleh staf Unit Indeks. Manakala pada 30 Ogos 2004, masalah kedua dilaporkan dan puncanya dikenalpasti disebabkan oleh penggunaan ruang drive C secara maksimum dan menyebabkan sistem pengoperasian server tersebut tidak dapat berfungsi dengan baik. Masalah-masalah tersebut telah berjaya diatasi dan proses pemantauan dilakukan dari semasa ke semasa bagi mengelakkan masalah tersebut berulang lagi.

1.2 Sistem Aplikasi Perpustakaan - Server smartdb

Sepanjang Jan-Dis 2004, sebanyak 5 kali proses unload application dilakukan bagi server smartdb apabila sistem tidak boleh diakses oleh pengguna. Ini menunjukkan masalah ini semakin berkurangan jika dibandingkan dengan tahun 2003, setelah pihak vendor Comline melakukan proses penambabaik terhadap sistem tersebut.

18

1.3 Proxy server staf

Sepanjang tahun 2004, proses pemantauan secara intensif telah dilaksanakan kerana pelaksanaan proxy server staf masih berada dalam tahap pemantapan bagi memastikan kestabilan rangkaian bagi segmen staf dan DMZ PSZ. Dalam bulan Mac 2004, sebanyak 3 masalah dilaporkan yang menyebabkan akses Internet, Intranet dan sistem-sistem PSZ bagi segmen staf dan DMZ terjejas. Ini disebabkan oleh bebanan proses yang tinggi hasil dari aplikasi-aplikasi utama yang terdapat di dalam proxy server termasuklah Microsoft Internet Security Accelerator, DMZ, TrendMicro OSCE dan Server Protect yang menganggu kestabilan proxy server tersebut. Pada 22 Mac 2004, proses pemindahan antivirus TrendMicro OSCE dari proxy server tersebut ke server yang berasingan dilakukan setelah laporan dibuat kepada pihak CICT Manakala sebanyak 2 masalah lagi dilaporkan dalam bulan Jun dan Sept 2004 yang berpunca dari masalah konfigurasi proxy server tersebut. Proses perubahan terhadap konfigurasi proxy server berjaya mengatasi masalah tersebut.

1.4 Proxy server pelajar

Sepanjang tahun 2004, proses pemantauan secara intensif turut dilaksanakan terhadap proxy server pelajar kerana server tersebut masih dalam tahap pemantapan bagi memastikan kestabilan rangkaian bagi segmen pelajar. Sebanyak 3 masalah dilaporkan dalam bulan Ogos-Sept 2004 yang menyebabkan perkhidmatan akses Internet, Intranet dan sistem PSZ termasuk Infolan2 di segmen pelajar tergendala. Masalah berpunca dari bebanan proses yang tinggi hasil dari aplikasi-aplikasi utama yang terdapat di dalam proxy server termasuklah Microsoft ISA, TrendMicro OSCE dan Server Protect yang menganggu kestabilan proxy server tersebut. Proses pengasingan aplikasi-aplikasi utama seperti TrendMicro OSCE dan ServerProtect perlu dilakukan sebagai langkah penyelesaian masalah tersebut tetapi pihak CICT mengalami masalah dalam membekalkan server baru bagi proses pengasingan tersebut.

1.5 Server lis

Server lis dikenalpasti mengalami masalah sistem dan proses kenalpasti masalah telah dilakukan. Langkah penyelesaian dilaksanakan bagi mengatasi masalah tersebut.

19

2. Masalah sistem pengoperasian 2.1 Proxy server pelajar

Pada 28 Sept 2004, proxy server pelajar telah mengalami masalah sistem pengoperasian dan menyebabkan system crash. Ia disebabkan oleh sistem pengoperasian server tersebut tidak mampu bertahan akibat bebanan proses yang tinggi hasil dari aplikasi-aplikasi utama termasuklah Microsoft Internet Security Accelerator (ISA), TrendMicro OSCE dan Server Protect. Masalah ini menjejaskan perkhidmatan akses ke Internet, Intranet dan sistem PSZ termasuk Infolan2 di segmen pelajar iaitu kawasan kemudahan komputer Internet/Infolan2. Masalah ini telah dilaporkan kepada pihak CICT dan proses penggantian hard disk baru yang hanya merangkumi aplikasi utama proxy server sahaja iaitu Microsoft Internet Security Accelerator telah dilakukan pada 29 Sept 2004.

3. Masalah Perkakasan 3.1 Server opac

Tempoh Jan-Jun 2004, sebanyak 6 masalah akses ke Infolan2 telah dilaporkan dan punca masalah tidak dapat dikenalpasti kerana tiada masalah aplikasi atau perkakasan dikesan. Pada 17 Jun 2004, masalah yang sama berulang. Laporan dibuat vendor CSA dan didapati punca masalah adalah dari masalah RAM server. Pada 18 Jul 2004, proses penggantian RAM sementara dilakukan. Pada 21 Jul 2004, pihak vendor CSA telah menggantikan 8 unit 256 MB RAM yang baru.

3.2 Server TrendMicro Staf

Pada 22 Sept 2004, server TrendMicro telah mengalami kerosakan power supply dan masalah ini telah dilaporkan kepada pihak CICT dan proses penggantian power supply baru telah dilakukan. Pada 5 Okt 2004, server TrendMicro mengalami blue screen error dan setelah proses kenalpasti masalah dilakukan, didapati punca masalah adalah disebabkan kerosakan network slot di motherboard server tersebut. Penyelesaian masalah telah dilakukan dengan menukar network card ke network slot yang lain.

20

3.3 Server Bil

Pada 14 April 2004, server bil telah dikesan mengalami masalah pada CD ROM drive semasa vendor CSA sedang melakukan proses instalasi semula sistem pengoperasian Windows 2000 server bagi penyediaan instalasi aplikasi e-payment system iaitu Net Merchant. Pihak vendor CSA telah memasang CD ROM drive sementara supaya CD ROM drive yang rosak dibaikpulih.

3.4 Server Compro

Server compro telah dikenalpasti mengalami masalah dengan motherboard dan server tersebut telah dihantar kepada vendor Mysys untuk dibaikpulih.

4. Instalasi Baru 4.1 Server CCTV

Pemasangan sistem keselamatan CCTV di PSZ adalah bagi memastikan tahap keselamatan harta benda pengguna dan PSZ sendiri agar sentiasa selamat dan terjamin. Pada 5 April 2004 vendor Isolectra telah memasang sistem DigiOpG2 Digital Video Recorder (DVR) tersebut di server CCTV dan sebuah backup server yang dilengkapi perisian Veritas Backup Exec dan EDNS-24NET yang membolehkan akses secara remote imej fail di server CCTV dilakukan.

4.2 Server TrendMicro staf

Pada 22 Mac 2004, proses pemindahan TrendMicro OSCE dari proxy server ke server baru telah dilaksanakan. Proses pemindahan ini dilihat sebagai langkah penyelesaian terhadap masalah yang kerap dihadapi oleh proxy server staf sepanjang Jan-Mac 2004.

Jadual 7 : Aplikasi utama bagi proxy server staf dan server TrendMicro staf.

Server Sistem

pengoperasian Aplikasi dipindahkan

Aplikasi Utama

Proxy Server Staf Windows 2000 Advanced Server

TrendMicro OSCE

Microsoft Internet Security Accelerator, DMZ, TrendMicro ServerProtect

Server TrendMicro Staf Windows 2000 Advanced Server

- TrendMicro OSCE

21

4.3 Server TrendMicro pelajar

Pihak CICT telah melakukan proses instalasi baru TrendMicro OSCE & ServerProtect di server baru pada 4 Nov 2004 setelah proxy server mengalami system crash pada 28 Sept 2004 dan pihak CICT telah menggantikan hard disk baru yang hanya merangkumi aplikasi utama proxy server sahaja iaitu Microsoft Internet Security Accelerator tanpa perisian antivirus. Pengasingan aplikasi-aplikasi utama ini ke dalam server berlainan adalah perlu bagi mengurangkan bebanan proses yang tinggi serta menyebabkan masalah terhadap proxy server pelajar. Jadual 8 : Aplikasi utama bagi proxy server pelajar dan server TrendMicro pelajar Server Sistem

pengoperasian Aplikasi Utama

Proxy Server Pelajar Windows 2000 Advanced Server

Microsoft Internet Security Accelerator

Server TrendMicro Pelajar Windows 2000 Advanced Server

TrendMicro OSCE & ServerProtect

4.4 Server prnsvr_s

Proses instalasi server prnsvr_s telah dilakukan bagi membolehkan penggunaan print server bagi segmen staf dilaksanakan semula kerana perubahan penggunaan fix ip ke dynamic ip di segmen staf.

4.5 Server Sistem Aduan Masalah Aplikasi (SAMA) & Sistem Pengurusan

Inventori & Perkakasan Komputer (SPIPK)

Proses instalasi server dengan sistem pengoperasian Windows 2000 server telah dilaksanakan oleh pelajar praktikal FSKSM. Server tersebut digunakan bagi proses pembangunan semula Sistem Aduan Masalah Aplikasi (SAMA) yang baru bagi menggantikan sistem yang lama dan pembangunan Sistem Pengurusan Inventori & Perkakasan Komputer (SPIPK). Sistem tersebut dibangunkan menggunakan gabungan aplikasi php, MySql database dan Apache.

4.6 Cognos Impromptu

Instalasi aplikasi Cognos Impromptu Administrator Version 7.339.0 telah dilakukan pada 7 Sept 2004 ke atas Pelayan ORBIt memandangkan sistem tersebut telah diberhentikan penggunaannya sejak awal tahun 2003 kerana proses penstrukturan semula sistem tersebut adalah di bawah tanggungjawab PERPUN. Server tersebut telah ditambah RAM kepada 128MB, bagi memastikan aplikasi Cognos Impromptu Administrator Version 7.339.0 dapat beroperasi secara optima. Aplikasi ini digunakan bagi proses penyediaan pelbagai laporan bagi sistem ADVANCE.

22

5. Instalasi semula sistem pengoperasian/aplikasi

5.1 Server bil Pada 14 April 2004, proses instalasi semula sistem pengoperasian Windows 2000 server dan Microsoft SQL 2000 telah dilakukan oleh vendor CSA bagi tujuan penyediaan proses instalasi e-payment system iaitu Net Merchant oleh vendor Comline.

5.2 Server doc

Pada 6 Dis 2004, proses instalasi semula dan naiktaraf sistem pengoperasian dari Windows NT 4.0 ke Windows 2000 server & Microsoft SQL 7 ke Microsoft SQL 2000 telah dilakukan oleh vendor Comline bagi tujuan naiktaraf sistem pengurusan dokumen hummingbird dari versi 3.9 ke 4.

6. Server tidak aktif Pelaksanaan e-Commerce Payment Processing System bagi server bil terpaksa ditangguhkan disebabkan beberapa isu pelaksanaan di peringkat universiti yang masih belum diselesaikan.

Proses hardening system telah dilakukan bagi Windows 2000 Server termasuk server doc, smartweb, smartdb, report, TrendMicro staf & pelajar, mel dan proxy server staf & pelajar bagi mengenalpasti servis-servis yang tidak diperlukan oleh server terlibat untuk meningkatkan tahap keselamatan server.

Langkah-langkah penyenggaraan dan pemantauan server dilaksanakan secara berkala termasuklah muat turun dan instalasi service pack/patches terkini bagi Windows 2000 server, proses backup data/sistem, proses cleaning tape drive dan imbasan virus.

23

Jadual 9 : Senarai server dan masalah yang dilaporkan dan aktiviti dilaksanakan sepanjang tempoh Jan - Disember 2004

Hostname Fungsi Instalasi

baru Masalah

OS Masalah sistem

/aplikasi

Instalasi semula OS &

aplikasi

Masalah perkakasa

n

Hardening system

Tidak aktif

Server Window based

trend_prx2 Proxy server staf prx3 Proxy server

pelajar

trendutm Server TrendMicro staf

Trendutm2 Server

TrendMicro pelajar

smartweb Server Web smartdb Sistem Aplikasi

Perpustakaan

doc Sistem Pengurusan

Dokumen

mel Sistem Emel pszcnet Domain

Controller

compro ekspres Intranet

bil e-Commerce Payment

Processing System

orbit Cognos Impromtu Administrator

Version

CCTV Sistem CCTV hpserver Backup sistem

CCTV

prnsvr_s Print server report Sistem Aduan

Masalah Aplikasi (SAMA) & Sistem

Pengurusan Inventori

Perkakasan Komputer (SPIPK)

Server Unix

based

adlis Sistem ADVANCE

opac GeoWeb advlis Server Latihan

(ADVANCE)

lis Server FTP ppc Server FTP psz Server Backup

24

Memantau dan menyenggara peralatan dan rangkaian: termasuk menerima, menyemak, menganalisa dan mengatasi masalah rangkaian. Proses pemantauan dan penyenggaraan rangkaian PSZ dilaksanakan dengan menggunakan gambarajah fizikal/logikal rangkaian yang telah lengkap dan label peralatan rangkaian terutama patch cabel yang telah berjaya dikenalpasti.. 1. Network point

Pada bulan Nov 2004, pemasangan 2 network point iaitu Kaunter Pendaftaran PSZ Pelajar Baru (Kaunter D) telah dilakukan oleh vendor Kemtronik.

2. Pendaftaran notebook pengguna PSZ

Pada 17 Ogos 2004, peruntukan satu network point untuk segmen pelajar telah dilakukan di UPK untuk tujuan pendaftaran notebook pengguna ke rangkaian PSZ setelah pihak PSZ mengambil keputusan membenarkan penggunaan notebook pengguna PSZ di dalam rangkaian PSZ. Pemasangan hub juga telah dilakukan bagi membolehkan proses pendaftaran serentak dibuat bagi beberapa notebook berdasarkan keperluan penggunaan notebook yang semakin meningkat.

3. Wireless access point

Proses pemantauan terhadap proses konfigurasi 5 wireless access point bagi Unit Indeks, Unit Runding Maklumat, Ruang Pameran, Foyer dan JSP telah dilakukan oleh vendor Kemtronik pada bulan Nov 2004. Proses konfigurasi ciri-ciri keselamatan terhadap wireless access point JSP telah dilakukan bagi meningkatkan tahap keselamatan rangkaian PSZ apabila pelaksanaan wireless network bagi kemudahan komputer pengguna di JSP.

4. Fibre optik

Pada bulan Dis 2004, proses menaiktaraf backbone rangkaian PSZ iaitu dari penggunaan fibre optik 12 core multi mode ke fibre optik 12 core single mode telah berjaya dilaksanakan. Pemasangan kabel fibre optik telah dilakukan oleh vendor Kemtronik pada 22 24 Nov 2004. Seterusnya, pada 27 Dis 2004, pihak CICT telah melakukan proses konfigurasi terhadap 3COM switch 4007 apabila proses pemasangan kabel fibre optik telah selesai.

5. Masalah rangkaian

Masalah rangkaian dikategorikan kepada dua jenis iaitu masalah akses ke Intranet/Internet dan masalah akses sistem PSZ.

25

5.1 Internet/Intranet

Sepanjang tahun 2004, sebanyak 40 masalah akses ke Intranet/ Internet dilaporkan.

Jadual 10 : Punca masalah rangkaian yang dikesan yang mengakibatkan akses Intranet/Internet dan Sistem PSZ terjejas.

Bilangan masalah

Punca masalah

2 masalah berpunca dari kerosakan patch cable 2 masalah berpunca dari kerosakan wall plate 2 masalah berpunca dari kerosakan switch 3COM 3300 & 1100 4 masalah berpunca dari masalah switch 3COM 4007,3300 & 1100 3 masalah berpunca dari port switch 3COM 3300

14

1 masalah berpunca semasa proses menaiktaraf backbone rangkaian PSZ 4 masalah berpunca dari proxy server staf 7 3 masalah berpunca dari proxy server pelajar

1 Penyenggaraan elektrik oleh PHB di BBP, aras 3 18 Peringkat rangkaian UTM/Jaring termasuklah proses kawalan network traffic,

penyenggaraan, pengujian dan pemantapan keselamatan rangkaian

5.2 Sistem PSZ

Sebanyak 2 masalah akses menggunakan ADVANCE Client ke server adlis dilaporkan di PSZ Skudai dan masalah tersebut tidak dapat dikenalpasti puncanya. Manakala 1 laporan dibuat oleh BATC KL yang membabitkan masalah akses ADVANCE Client ke server adlis yang berpunca dari masalah konfigurasi port di firewall BATC. Sebanyak 3 masalah akses ke Infolan2 telah dilaporkan oleh pihak luar/fakulti dan didapati berpunca dari masalah konfigurasi firewall termasuklah di KuiTTHO, FKE dan FKA. Masalah ini telah dimaklumkan kepada Pegawai Sistem Maklumat dan Pengurus IT fakulti terlibat bagi mengambil tindakan yang sewajarnya. Sebanyak 3 laporan telah diterima di PSZ Skudai berkaitan masalah penerimaan emel dari luar. Manakala, sebanyak 1 masalah dilaporkan oleh PSZ KL berkaitan dengan masalah akses emel PSZ. Masalah tersebut telah dimaklumkan kepada pihak CICT dan masalah telah berjaya diselesaikan. Masalah ini merupakan masalah di peringkat CICT.

Pemantauan dan Penyenggaraan Sistem Perakam Waktu Pada 5 Mac 2004, Sistem Perakam Waktu Berkomputer (SPWK) versi 3.0 berpusat mula dilaksanakan di PSZ bagi menggantikan Sistem Perakam Waktu versi 2.0 (standalone). Sebanyak 2 masalah dikesan yang melibatkan masa shift staf PSZ dan syncronization masa komputer SPWK PSZ dan server SPWK di CICT. Masalah terlibat telah dilaporkan dan belum dapat diselesaikan kerana masih dalam proses penambahbaikan oleh pihak CICT. Proses melatih 2 orang staf PSZ di Pejabat Ketua Pustakawan bagi mengendalikan pengurusan SPWK PSZ dilakukan secara berperingkat-peringkat sejak sistem tersebut dilaksanakan.

26

Pengujian dan pelaksaanaan Portal PSZ Pada 16-17 Mac 2004, Kursus Penerbitan Portal PSZ telah diadakan di CICT yang dikendalikan oleh En.Kamaruddin bin Mohd.Nor dan telah dihadiri oleh 24 orang pustakawan dan seorang penolong pendaftar. Sebanyak 25 portal latihan individu telah disediakan bagi setiap peserta Kursus Penerbitan Portal PSZ bagi memastikan para peserta dapat mempraktikkan segala latihan yang telah dipelajari. Pada 16 Sept 2004, Tatacara Input Maklumat Portal PSZ telah diadakan di PSZ dan dihadiri oleh 9 orang pustakawan yang berperanan sebagai perantara fakulti. Pada 1 Okt 2004, sesi II - Tatacara Input Maklumat Portal PSZ telah diadakan di PSZ dan dihadiri oleh 10 orang pustakawan dan 2 orang ketua jabatan. Pada 9 Nov 2004, portal PSZ telah mula dipaparkan bagi diakses oleh pengguna PSZ. Penyenggaraan dan Naiktaraf Sistem 1. Sistem Pengurusan Perpustakaan - ADVANCE dan Geoweb

Proses naiktaraf sistem ADVANCE versi 6.82.22 ke 6.82.23 dan Geoweb versi 4.0 ke 5.0 telah dilakukan vendor Comline pada 6 Dis 2004. Proses naiktaraf ini dilakukan bagi meningkatkan keupayaan sistem dengan ciri-ciri baru yang diperkenalkan dalam sistem tersebut.

2. Sistem Pengurusan Dokumen Hummingbird

Proses naiktaraf sistem Pengurusan Dokumen Hummingbird versi 3.9 ke 4.0 telah dilakukan vendor Comline pada 6 Dis 2004. Proses naiktaraf ini dilakukan bagi meningkatkan keupayaan sistem dengan ciri-ciri baru yang diperkenalkan dalam sistem tersebut.

3. Antivirus TrendMicro OSCE dan ServerProtect

Pada 22 Sept 2004, pihak CICT telah menaiktaraf versi TrendMicro OSCE 5.5 bagi membolehkan penggunaan format baru bagi pattern file antivirus (multi-digit pattern files higher than 999) bagi 3 server iaitu proxy server staf, proxy server pelajar dan TrendMicro OSCE server staf.

4. Proxy server Pihak CICT telah melakukan proses penyenggaraan berkala proxy server dan firewall bagi meningkatkan keupayaan kawalan terhadap server termasuklah mengemaskini patches yang diperlukan.

27

5. Sistem emel - MDaemon dan Mailscan Antivirus

Proses naiktaraf dan pembaharui lesen MDaemon sentiasa dilaksanakan bagi memastikan kestabilan dan kelancaran sistem emel. Pertukaran Mailscan Antivirus kepada MDaemon Antivirus untuk memastikan kestabilan dan kemantapan proses pemantauan virus bagi sistem emel MDaemon. Jadual 11 : Naiktaraf, pembaharui lesen perisian MDaemon dan penukaran Mailscan Antivirus ke MDaemon Antivirus.

Bil Tindakan Versi Tarikh Lupus Tarikh pelaksanaan

1 MDaemon Pro Unlimited User Renewal Upgrade

- 13 Ogos 2004

2 Naiktaraf MDaemon 6.8.4 ke 7.1.2 - 13 Ogos 2004 3 Naiktaraf WebAdmin 2.0.5 ke 2.0.8 - 13 Ogos 2004 4 Tamat penggunaan

antivirus Mailscan for MDaemon

3 13 Okt 2003 -

5 MDaemon Antivirus 2.2.7 - 12 Nov 2004

Pemantauan secara sistematik dan berterusan bagi meningkatkan lagi kestabilan sistem emel telah dilakukan bagi mengelakkan serangan virus dan spam emel. Proses menguji ciri-ciri keselamatan emel yang perkenalkan dalam versi baru turut dilaksanakan dari semasa ke semasa. Sepanjang tempoh Jan-Dis 2004 : - Sebanyak 2 mailing list baru telah diwujudkan : [email protected] yang terdiri daripada 106 penyelidik UTM dan 5 staf JSP [email protected] yang terdiri daripada 4 orang staf space -Sebanyak 6 akaun emel staf baru PSZ telah diwujudkan dalam sistem. -Sebanyak 8 akaun emel staf PSZ telah dikemaskini ke mailing list yang terlibat akibat pertukaran jawatan. Rujuk Lampiran I untuk senarai emel akaun dan mailing list secara terperinci.

6. Cleaning tape drive

Proses cleaning tape drive menggunakan cleaning tape dilakukan secara berkala bagi memastikan tape drive semua server berada dalam dalam keadaan yang baik. Setiap tape drive server telah disediakan cleaning tape yang berasingan bagi mengelakkan sebarang masalah dengan tape drive server.

7. Service Pack dan Patches

Proses naiktaraf service pack dan patches terkini bagi Window based server sentiasa dilakukan bagi memastikan server sentiasa dilindungi dari ancaman penggodam dan serangan virus.

28

8. TrendMicro OfficeScan (OSCE) dan ServerProtect

Memastikan virus pattern bagi Trend Micro OfficeScan dan Server Protect sentiasa dikemaskini setiap pagi supaya sistem berupaya menangkis serangan virus yang baru dan proses pemantauan imbasan virus terhadap semua server dan komputer sentiasa dilakukan bagi mengawal serangan virus terhadap rangkaian dan server PSZ.

Borang Pendaftaran/Kemaskini Perkakasan Komputer dan Akses ke Rangkaian/Sistem Aplikasi Borang Pendaftaran/Kemaskini Perkakasan Komputer dan Akses ke Rangkaian/Sistem Aplikasi PSZ (PSZ 1.11) telah diwujudkan pada bulan Julai 2004 untuk memastikan setiap permohonan staf PSZ dilakukan secara rasmi bagi memudahkan proses semakan JBA termasuklah: - pendaftaran ke sistem PSZ bagi staf baru - perubahan login ke sistem PSZ bagi staf yang bertukar jawatan - penamatan akses ke sistem PSZ bagi staf yang berhenti atau bersara Borang Laporan Penyenggaraan Pembekal/CICT turut diwujudkan pada bulan Ogos 2004 bagi memastikan proses penyenggaraan perkakasan/perisian server, komputer dan peralatan rangkaian yang dilakukan oleh pembekal dan pihak CICT direkodkan. Laporan ini diperlukan sekiranya tiada laporan yang diserahkan kepada PSZ oleh pihak pembekal/CICT setelah selesai proses penyenggaraan.

29

30

Pendahuluan Unit ini bertanggungjawab di dalam perancangan, pembangunan, penyelenggaraan dan penambahbaikan Sistem Aplikasi Perpustakaan, Document Management, Knowledge Management dan lain-lain aplikasi yang terdapat di PSZ, serta bertanggungjawab dalam Memantau pelaksanaannya. Mengkaji, menganalisis dan menentukan keperluan aplikasi dan multimedia dalam menyokong pengurusan perkhidmatan perpustakaan di PSZ. Bahagian ini juga bertanggungjawab terhadap pembangunan dan penyelarasan laman web PSZ dan jabatan/unit serta menyediakan subsistem yang berkaitan dengannya. Pihak kami juga menyedia, memantau dan memberi khidmat nasihat mengenai persembahan, aplikasi dan multimedia. Merancang dan membangunkan perlaksanaan program latihan Teknologi Maklumat kepada staf yang berkaitan dengan aplikasi yang terdapat di perpustakaan. Aktiviti Unit Terdapat tiga modul di bawah Sistem Pengurusan Dokumen iaitu DOC Open, DOCFusion dan Cyberdocs. Manakala di bawah Sistem Aplikasi Perpustakaan, sebanyak 6 modul telah siap dan telah digunakan bagi keperluan tugas harian pustakawan. Diantara modulnya adalah seperti berikut; Modul Meja Rujukan (Reference Desk) Modul Kelas Kemahiran Perpustakaan (Library Skill Classes) Modul Pengesan Pelawat (Visitor Tracking) Modul Tempahan Ruang & Alat (Room & Equipment Reservation) Modul Forum Akademik (Academic Forum) Modul Media Streaming Sistem Aplikasi Perpustakaan 1. Modul-Modul 1.1 Modul Meja Rujukan

Modul ini digunapakai secara meluas bagi kegunaan Rujukan secara atas talian. Ianya lebih ke arah akses untuk Pustakawan kecuali hanya untuk borang atas talian dan juga Library Frequently Asked Questions yang dibuka kepada semua pengguna. Terdapat dua fungsi utama bagi Modul Meja Rujukan ini iaitu Borang atas talian terdiri dari Material Request, Unavailable Materials Query, External Reference Query, Reference Inquiry, and Library Feedback. Ianya adalah merujuk kepada penghantaran melalui e-mel. Alamat e-mel Pustakawan Rujukan akan di selaraskan bagi menerima fungsi-fungsi di atas. Fungsi Kedua Modul Meja Rujukan adalah Pertanyaan kepada Pustakawan (Ask the Librarian) . Sesiap sahaja boleh menghantar pertanyaan dan kemudian pertanyaan tersebut akan dikumpulkan di segmen Frequently Asked Question (FAQ). Pemilik bagi modul ini ialah Cik Haslina Othman, beliau akan membuat

31

semakan, laporan masalah, makluman, pengisian kepada modul dan rujukan penambahbaikan.

1.2 Modul Kelas Kemahiran Modul ini menyediakan jadual, isi kandungan kelas kemahiran kemahiran perpustakaan di PSZ secara atas talian. Kelas tersebut akan diberikan di PSZ dan kemudian isi kandungan bagi kels tersebut akan di siarkan secara atas talian. Hanya pelajar berdaftar shaja yang boleh membuat semakan dan permintaan untuk menghadiri kelas kemahiran serta dibenarkan memasukkan data permintaan secara atas talian. Pemilik bagi modul ini iaitu Cik Zafarina Dol sahaja yang dibenarkan untuk mengubah isi kandungan dan membuat perubahan bagi jadual waktu yang berkenaan. Fungsi bagi modul ini telah berjalan dengan baik. Melihat kepada tiada masalah di laporkan didalam SAMA dan hanya tiga change request di failkan.

1.3 Modul Pengesan Pelawat Modul ini direkabentuk untuk mengesan pelawat yang masuk kedalam PSZ. Pelawat yang masuk hendaklah pergi ke kaunter dan pustakawan bertugas boleh mengesan rekod pelawat tersebut daripada system sekiranya pernah melawat. Sekiranya beliau pertama kali melawat PSZ maka butiran diri perlu direkodkan didalam Modul Pengesan Pelawat ini untuk semakan akan datang. (Rujuk Lampiran 2)

1.4 Modul Tempahan Ruang & Alat Modul ini menyediakan kemudahan kepada pengguna untuk membuat tempahan secara atas talian. Ianya hanya di buka kepada pengguna berdaftar sahaja dimana membolehkan untuk membuat tempahan ruang, alat, bilik, dan juga membatalkan tempahan secara atas talian. Puan Junaidah Isnain adalah merupakan pemilik kepada modul ini. Penggunaan kepada tempahan atas talian ini telah dipraktikkan secara berkala dan percubaan bagi menilai tahap kecekapan modul lebih berkesan. Latihan akan diberikan kepada staf yang terlibat di bahagian kaunter mengikut pada perancangan 2005.

1.5 Modul Forum Akademik

Modul ini menyediakan ruang forum atas talian kepada pengguna yang berdaftar. Pengguna boleh menghantar pandangan atau pendapat di dalam forum ini dan bertukar-tukar maklumat mengenai perkara ilmiah. Pengguna berdaftar juga boleh menetapkan kategori bagi perbincangan yang mereka hendak sampaikan.

1.6 Modul Media Streaming

Modul ini menyediakan kepelbagaian ilmu melalui media audio dan video. Pengguna boleh mendapatkan bahan yang diinginkan dengan hanya menekan katakunci ataupun nombor LCN bahan. Paparan bahan adalah didalam bentuk samada audio ataupun video.

32

1.7 E-Commerce Keperluan kepada e-Commerce ketika ini adalah tinggi. Senario pengguna masa kini yang mementingkan kecepatan dan keringkasan dalam menguruskan kerja-kerja seharian. Dengan adanya perkembangan dalam teknologi maklumat, pengguna boleh mendapatkan maklumat atau bahan secara atas talian tanpa perlu ke perpustakan. Dalam projek perpustakaan digital, e-Commerce merupakan komponen system yang telah siap dipasang oleh vendor. Modul yang masih tidak berfungsi didalam Sistem Aplikasi perpustakaan adalah modul Smart Billing, di mana ia masih lagi menghadapi masalah dari aspek pengurusan transaksi. Oleh itu PSZ telah menggantikan sistem lama (Netlife) kepada NetMerchant yang telah di pasang pada 19 hingga 23 April 2004. Penukaran tersebut adalah disebabkan faktor keselamatan di mana sistem lama tahap keselamatannya untuk SSL (Secure Socet Layer) tidak begitu selamat. Penukaran juga dibuat melalui arahan terbaru dari Bank Negara Malaysia kepada semua pemilik Payment Gateway di seluruh negara supaya mengguna sistem yang mempunyai ciri 3D-SSL yang mana tahap keselamatan lebih terjamin. Oleh itu PSZ dengan vendor sokong telah mencadangkan Net Merchant sebagai payment gateway terbaru kepada universiti telah berjaya melakukan instalasi penuh serta mampu beroperasi seperti yang di harapkan daripada percubaan pada 23 April 2004 selapas instalasi penuh. Net Merchant adalah merupakan aplikasi yang memberikan kemudahan kepada pengguna untuk membuat bayaran secara online. Jadual 12 : Pemasangan Modul E-Commerce

Perkara Keterangan Platform Aplikasisasi Net Merchant Instalasi 19-23 April 2004 Vendor Medidata Sdn Bhd Latihan 2 hari Hargan RM165, 564.00

Windows 2000 & Pangkalan Data MSQL

1.7.1 Masalah

E-Dagang masih tidak dapat dilaksanakan walaupun pun telah dilakukan instalasi penuh serta dilihat sebagai aplikasi yang berjaya bagaimanapun masih tidak boleh beroperasi bagi tujuan pembayaran secara online, ini kerana : a. Berlaku perubahan polisi Bank Negara yang hanya memperuntukkan

Maybank sebagai Bank tunggal bagi dagangan atas talian. b. Keperluan tinggi dari Maybank terhadap asas keselamatan dan

penjanaan keuntungan daripada payment gateway untuk PSZ, UTM. c. Masalah pentadbiran yang tidak menepati spesifikasi Bank dan

Bendahari UTM bagi penyelarasan NetMerchant ini.

33

2. Aduan Masalah Yang Diterima

Jadual 13 menunjukkan sebanyak 44 masalah LAS telah di laporkan ke SAMA bagi keseluruhan tahun 2004. Secara keseluruhannya 27 dari jumlah keseluruhan masalah tersebut telah berjaya diselesaikan, 17 masalah atau pun 38.63% masih tertangguh/tertunggak samaada didalam pemerhatian vendor ataupun masih lagi dalam siasatan pihak JBA. Jadual 12 : Aduan Masalah LAS Januari Disember 2004

Bulan Status

Close Status- Outstanding

Jumlah

Januari Februari Mac April Mei Jun Julai Ogos September Oktober November Disember

3 3 4 - 2 2 4 1 2 3 2 1

1 2 1 1 3 - 5 - 2 1 - 1

4 5 5 1 5 2 9 1 4 4 2 2

Jumlah Besar 27 17 44 3. Kategori Masalah Berstatus Change Request

Daripada Keseluruhan Masalah didalam SAMA samada yang tertunngak dan masalah baru, ianya akan diasingkan kepada 2 bahagian iaitu masalah yang berbentuk Change Request (permintaan perubahan) dan juga masalah aplikasi atau modul itu sendiri. Bagi masalah Change request sebanyak 29 kategori (Jadual 14) yang melibatkan keseluruhan modul telah diserahkan kepada pihak vendor untuk penambahbaikan modul. Keseluruhan Change Request telah di majukan pada 9/12/2004 dan ianya samada berjaya diselesaikan atau masalah yang tidak boleh dibuat perubahan oleh vendor dari Com-Line Systems Sdn Bhd. Pada minggu tersebut. Semakan telah di buat bersama dan ianya di klasifikasikan sebagai status selesai.

4. Kategori Masalah Berstatus Problem Report

Keseluruhan Masalah yang tertangguh serta dilaporkan pada tahun 2004 kepada pihak vendor adalah sebanyak 18 masalah. Penambahan 6 lagi masalah baru semasa kedatangan vendor pada bulan disember 2004 menjadikan keeluruhan masalah bertambah kepada 24 masalah yang telah di log serta dilaporkan (Jadual 14). Keseluruhan masalah ini juga telah berjaya di selesaikan oleh pihak vendor iaitu Saudara Dilip Babu dari Com-Line Systems Sdn. Bhd.

34

Jadual 14 : Aduan Masalah Berstatus : Change Request & Problem Report Kategori Jumlah

Aduan Status closed

Status Outstanding

Modul

Change Request 29 29 Tiada Semua Problem Report 24 24 Tiada Semua

Sistem Pengurusan Dokumen : CyberDocs Peningkatan aplikasi CyberDocs daripada CyberDocs 3.0.9 kepada CyberDocs 4.0 telah dilakukan oleh pihak vendor pada 6 Disember 2004. peningkatan ini lebih kepada aplikasi Profile Card yang lebih mudah serta memberikan lebih keupayaan kepada pengguna untuk membuang dokumen dan unlock profile card secara terus tanpa melibatkan administrator. Paparan pencarian juga lebih meluas dan pilihan untuk membuat pencarian boleh dibuat dengan lebih mesra pengguna. Melalui upgrade ini juga kerja pengimbasan menjadi lebih mudah dimana dokumen yang telah diimbas boleh di muat turun terus kedalam format pdf tanpa perlu menukarnya di Adobe Acrobat. Pengisian profile card masih lagi sama serta upload file ke server tidak ada perubahan.

1. Naiktaraf Sistem (CyberDocs Ver 4.0)

Dengan peningkatan aplikasi CyberDocs kepada version 4.0, sekaligus menaiktaraf aplikasi klien dan semua masalah (problem report) dan permintaan pembaikan (change request) telah selasai dengan sendirinya. Laporan dan perbincangan masalah ini telah di buat oleh Com-Line Systems Sdn. Bhd. Pada 6 Disember 2004.

2. Masalah Terhadap Isikandungan (Digital Content)

Semasa semakan dilakukan, terdapat banyak dokumen yang tidak mempunyai isi kandungan, rosak dan tidak boleh di baca. Saiz dokumen juga didapati tidak seragam dan ada yang terlalu besar tidak sepadan dengan bilangan dokumen yang terdapat didalamnya. Jadual di atas menunjukkan pembahagian dokumen mengikut format fail. Format *.tif adalah tidak sesuai untuk digunakan serta bersaiz besar. Ruang storan akan terganggu sekiranya kapasiti dokumen semakin bertambah. Keseluruhan dokumen yang telah disimpan didalam server Document Management adalah sebanyak 15,161. ini termasuk keseluruhan jenis bahan iaitu; (Rujuk Jadual 4)

Artikel UTM Artikel Journal Biodata Buku Dokumen Kontrak Kertas Peperiksaan

35

Keratan Akhbar Gambarfoto Laporan Penyelidikan Lukisan Teknik Tesis Profil Pegawai Atasan

Jadual 15: Bilangan Dokumen Dalam CyberDocs

UserName Pdf Html Tif Unknown Jumlah

(by User) Rohana 6 463 1 470 Norashikin 1 1 Baharuddin 4132 2665 6797 Hanafi 2267 1338 1 14 3620 Hisham 4230 4230 Kay 8 8 Rodzuan 479 14 11 504 Salina 1 1 User1 1 1 Administ 7 1 8 Jumlah Besar (by Format)

10651 4480 16 14 15161

3. Housekeeping

Daripada semakan setiap Modul LAS kerja-kerja housekeeping telah dilakukan. Pada bulan Ogos 2004 satu pemantauan dan semakan pada Sistem Aplikasi Perpustakaan Modul General bahagian security mendapati terdapat nama-nama staf perpustakaan yang telah tidak aktif dan perlu dikemaskini. Faktor-faktor seperti persaraan, perpindahan jabatan, permintaan untuk masuk ke modul lain, percubaan patron dan ujian keselamatan bagi setiap akses pengguna (Jadual 5). Pemantauan berkala setiap bulan dan melalui makluman mengenai permintaan kepada akses telah dilakukan.

Jadual 16 : Housekeeping

Bil. Sebab DiKemaskini Bilangan ID 1. 2. 3. 4. 5.

Bersara Pertukaran jabatan Akses Kepada Modul lain Patron Percubaan Keselamatan

5 11

4 7 7

Jumlah 34

36

Cadangan Penambahbaikan 1) Meningkatkan pengetahuan mengenai database UniVerse

Kemahiran serta pengetahuan mengenai database UniVerse seperti file structure dan data dictionary perlu dipertingkatkan khususkan pada fail-fail yang kerap diguna khususnya di pada modul Circulation

2) Meningkatkan pengetahuan penggunaan Cognos Pengetahuan serta kemahiran penggunaan Cognos perlu dipertingkatkan bukan sahaja ke atas Pegawai JBA tetapi juga Penyelaras Modul. Selain itu keperluan senarai khususnya maklumat terperinci serta format senarai perlu dinyatakan lebih terperinci untuk memudahkan pihak JBA mengenalpasti data dictionary yang perlu digunakan tanpa perlu mengulangi proses yang sama.

3) Semakan Parameter Semakan parameter perlu dilakukan pada setiap modul khususnya modul Circulation yang melibatkan banyak kod patron dan buku bagi melicinkan proses peminjaman bahan di PSZ

4) Penambahan Juruteknik di Unit Perolehan & Penyenggaraan Komputer

Tambahan kepada juruteknik amatlah diperlukan supaya kerja-kerja membaikpulih komputer boleh difokuskan. Juruteknik tambahan boleh ditugaskan untuk kerja-kerja trouble shooting rangkaian dan komputer di ruang terbuka dan juga di lokasi staf selain melaksanakan tugas-tugas penyenggaraan komputer.

5) Peningkatan Kemahiran dan Pengetahuan

Mengadakan kerjasama dengan CICT untuk memberi ceramah /taklimat/latihan amali secara berterusan mengenai perisian dan perkakasan baru yang berada dipasaran yang diperolehi oleh PSZ ataupun menghadiri bengkel yang dianjurkan oleh pihak luar.

6) Sokongan Teknikal dari Pihak Vendor

Perolehan perkakasan dan perisian dihantar kepada vendor yang reliable sahaja bagi membolehkan PSZ meningkatkan perkhidmatan kepada pengguna.

37

7) Domain Controller

Menambahbaik network architecture PSZ bagi meningkatkan tahap kestabilan dan keselamatan rangkaian PSZ dari segi kawalan akses pengguna ke rangkaian PSZ. Proses pemantauan rangkaian dapat dilaksanakan dengan lebih ketat dan efisyen memandangkan penggunaan notebook telah mula dikuatkuasakan di PSZ. Di samping mengurangkan risiko pencerobohan dan serangan virus terhadap rangkaian PSZ.

8) Proxy server pelajar Infolan2

Melaksanakan proses kawalan secara khusus bagi akses Infolan2 di segmen pelajar bagi mengelakkan penyalahgunaan kemudahan yang disediakan dan memastikan kemudahan akses ke Infolan2 dapat digunakan secara optima.

9) Network Monitoring Tools

Peralatan mengurus dan memantau rangkaian PSZ secara sistematik diperlukan agar proses pemantauan rangkaian dapat dilaksanakan dengan mudah dan berkesan, proses mengenalpasti masalah dan penyelesaian masalah rangkaian dapat dilakukan dalam masa yang singkat dan analisa data rangkaian dapat dilakukan bagi mengawal sebarang masalah yang mungkin berlaku pada peringkat awal. Ini secara tidak langsung akan dapat meningkatkan tahap kestabilan rangkaian PSZ.

10) Disaster Recovery Plan (DRP)

Melaksanakan satu pelan komprehensif yang mengandungi maklumat dan bahan penting tentang tindakan yang perlu diambil apabila berlaku situasi kecemasan dan pemulihan semula operasi di PSZ terutama dari segi pengurusan rangkaian dan server PSZ.

11) Mempertingkatkan Sistem Aplikasi Perpustakaan

11.1 Melakukan pengemaskinian terhadap imej dan aplikasi pada Sistem

Aplikasi Perpustakaan. Banyak imej yang sudah ketinggalan dan kurang sesuai pada paparan setiap modul.

11.2 Kualiti imej juga dikenalpasti dan dilakukan pengubahan untuk menghasilkan kualiti format grafik yang lebih menarik dan ruang storan yang cekap

11.3 Melakukan promosi dengan lebih berkesan untuk memperkenalkan Sistem Aplikasi Perpustakaan ini kepada semua pengguna.

11.4 Perbincangan dan perancangan dengan pemilik modul perlu di laksanakan secara sistematik dan tersusun.

11.5 Pendekatan yang lebih selesa serta manual penggunaan aplikasi secara interaktif perlu di wujudkan.

38

12) Merealisasikan E-Dagang Polisi bagi mendapatkan perkhidmatan payment gateway ini perlu di perluaskan kepada bank-bank luar (tidak terikat hanya kepada bank-bank tempatan sahaja). Pihak UTM perlu merealisasikan e-Commerce ini dengan menggalakan mana-mana fakulti dan jabatan yang memerlukan perkhidmatan e-Dagang hanya menggunakan satu saluran (payment gateway) sahaja iaitu di PSZ dan memerlukan penyelarasan yang standard.

13) Menjadikan CyberDocs Lebih Efisyen

Pengemaskinian terhadap dokumen yang disimpan didalam CyberDocs, dimana format grafik bagi kesemua dokumen perlu diselaraskan. Dokumen yang tidak digunakan lagi akan di buang dan satu standard scanning akan di rangka bagi menghasilkan mutu dokumen yang lebih baik.

39

Latihan, Seminar Dan Bengkel. Staf Profesional

Jadual 17 : Latihan/Kursus Yang Telah diHadiri Oleh Staf Profesional

Bil. Nama Program Kehadiran 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.

Professional Course On Information Retrieval Latihan Penerbitan Portal Latihan Dalaman LAS Persidangan Pustakawan I: Values Internationalization (Customer Driven Organization) Persidangan Pustakawan II: Values Internationalization (Customer Driven Organization) Kursus Kesedaran Kualiti Cognos Administrator Training Cognos User Training Kursus baik pulih dan pemasangan komputer Kursus Effective Speaking Skills Seminar SPSS for windows and clementine Kursus Microsoft Project 2000 Kursus Advanced Effective Speaking Skills Kursus Seminar Perpustakaan Dan Teknologi Terkini : Realiti Dan Cabaran Bengkel SPSS Digital Building Security System (Hardware and Software) Executive Invitational to Sun Microsystem Annual Education & Research Conference Kursus Animasi : Macromedia Flash (Advance) : Design Technique Program Wacana Ilmu

2 3 5 5 5 2 5 5 2 5 1 1 5 1 1 1 1 1 1

JUMLAH KEHADIRAN 52 Staf Sokongan

Jadual 18 : Latihan/Kursus Yang Telah diHadiri Oleh Staf Sokongan

Bil. Nama Program Staf Yang Hadir

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Program Orientasi Staf Baru Kursus Induksi Sessi 1/2004 Kursus Kesedaran Kualiti Kursus MS-Words Baikpulih Pencetak Values Internalisation Programme : Cstomer Driven Organization Windows 2000

1 1 1 1 1 2 2

JUMLAH KEHADIRAN 9

40

Lain-lain Projek JBA 1) Mengemaskini sistem pemfailan JBA

Proses kemaskini fail JBA telah dilakukan bersama PmP(BA). Projek ini juga merangkumi menamakan semula tajuk perkara fail supaya lebih tepat. Di antara tajuk fail penting yang telah diubah adalah fail Projek Automasi kepada fail Automasi. Mana-mana fail JBA yang disimpan di JPPS telah dipindahkan ke JBA. Proses semakan fail ini akan dilakukan dari masa ke semasa dengan kerjasama PmP(BA).

2) Kemasukan Pelatih FSKSM

Jabatan Pembangunan Automasi telah menerima permohonan pelajar FSKSM untuk menjalani Latihan Industri di PSZ. Para pelatih ini telah membantu PSZ untuk membangunkan sistem dalaman PSZ iaitu Sistem Aduan Masalah Aplikasi, Sistem Aduan Masalah Perkakasan Komputer dan Panduan Pengguna INFOLAN2 Secara Online. Berikut adalah senarai pelatih yang terlibat :-

a. 17 Mei 2004 sehingga 17 Oktober 2004. Nurul Hafiz Bin Yunus

b. 17 Mei 2004 sehingga 17 Oktober 2004.

Ismail Bin Abdullah Nik Mohd Habibullah Bin Nik Mohd Nizam

Mohd Kamal Bin Mohd Zain

41

42

PENUTUP Melalui cadangan penambahbaikan JBA telah mengenal pasti tigabelas cadangan penambahbaikan ICT PSZ. Sebahagiannya masih merujuk kepada cadangan yang telah dibuat pada tahun 2003 tetapi masih tidak dapat dilaksanakan kerana tiada peruntukan. Penambah baikan merupakan perkara penting yang perlu diberikan perhatian dan tindakan, ini akan dapat mempastikan perkhidamatan ICT PSZ mendapat kepuasan dan kepercayaan pelanggan. Melalui laporan 2003 hanya empat dari empatbelas cadangan penambahbaikan dapat dibuat iaitu pengurusan laporan (Cognos Impromptu), susunatur semua patch cable cable rack an disaster recovery plan (drp), advance parameter setting dan kefaham staf terhadap IT yang dapat dilaksanakan. Selebihnya yang masih tidak berjaya dilaksanakan ialah pengubahsuaian Bilik Baikpulih Komputer, menaiktaraf Kaunter Sirkulasi PSZ dan Unit di PSZ, Pembelian Mesin Pemulangan Layandiri, Data Bridges Conversion, Sistem Pengurusan Dokumen Di Atas Persekitaran UNIX, Pengurusan dan Keselamatan Rangkaian dan Polisi Kesalamatan. Faktor yang mendorong kegagalan melaksanakan proses penambahbaikan ialah kekurangan peruntukan kewangan. Keempat-empat unit yang merupakan pengerak kepada aktiviti JBA telah pun memainkan peranan masing-masing bagi memastikan keperluan pelanggan dipenuhi. Walau bagaimanapun masih terdapat beberapa kelamahan yang telah dikenalpasti, terutama seperti cadangan yang telah diutarakan, ini adalah diatasi segera bagi mempertingkatkan perkhidamatan dan imej PSZ sebagai peneraju utama dalam gedung ilmu di universiti. Sebagai sebuah jabatan yang bertanggung jawab terhadap segala urusan yang berkaitan dengan teknologi maklumat dan juga pengkomputeran perpustakaan, jabatan ini perlu membuat perancangan yang lebih komprehensif bagi memenuhi keperluan perkhidmatan PSZ. Tanggung jawab utama jabatan ini adalah merancang dan menyediakan infrastruktur teknologi maklumat, kelengkapan-kelengkapan keperluan teknologi maklumat yang terdiri dari hardwer dan/atau softwer sekaligus membantu PSZ dalam perlaksanaan Perpustakaan Digital.

JBA_AnnualRpt2004_MS.pdfPenyenggaraan Perkakasan Komputer14 - 15- Kekurangan Juruteknik- Sokongan Teknikal dari Pihak Vendor Yang MahirCadangan Penambahbaikan 37 - 39Latihan, Seminar, Bengkel Dan Sebagainya40

Lain-lain Projek JBA41

JBA_AnnualRpt2004.pdfPenyenggaraan Perkakasan KomputerBil.Masalah

JumlahKekurangan JuruteknikSokongan Teknikal dari Pihak Vendor Yang Mahir

Sistem Aplikasi PerpustakaanUserNamePdfHtmlTifUnknownJumlah (by User)Rohana64631470Norashikin11Baharuddin413226656797Hanafi226713381143620Hisham42304230Kay88Rodzuan4791411504Salina11User111Administ718Jumlah Besar(by Format)106514480161415161Lain-lain Projek JBA

a. 17 Mei 2004 sehingga 17 Oktober 2004.Nurul Hafiz Bin Yunusb. 17 Mei 2004 sehingga 17 Oktober 2004.