LESEN ABSTRAKSI AIR PERMUKAAN

LEMBAGA URUS AIR SELANGOR (LUAS)

Tajuk : Menambahbaik Proses Kelulusan Permohonan Lesen Abstraksi Air

Permukaan

Situasi Semasa Peluang Penambahbaikan

i. Disebabkan banyak dokumen yang

diperlukan

i. Mengurangkan dokumentasi

Sasaran Projek Skop Projek

Sasaran :

Mempercepatkan proses kelulusan sediada

metric = Bil Hari

Proses:

Kelulusan Permohonan Lesen Abstraksi Permukaan

Mula : Penerimaan permohonan

Tamat : Maklum Pemohon

Carta Perbatuan Ahli Pasukan

Fasa Mula Tamat Champion: Haji Md Khairi Bin Selamat

Define Ketua: Bidasari Bt. Bahashim

Measure Penolong: Izzati Amirah Bt. Osman

Tuan Fatimah Bt. Tuan Yahaya

Analyze Ahli: Mohd Hafiz Bin Abdul Aziz

Ahmad Zahid Bin Jamadi

Nurul Aini Bt. Sidol Improve

Control

Carta Projek

PEMETAAN PROSES ‘AS IS’

LESEN ABSTRAKSI AIR

PERMUKAAN

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PEMBANTU

TADBIR

PEG.

UNDANG-

UNDANG

JURUTEKNIK

PEN.

JURUTERA

PEGAWAI

ALAM

SEKITAR

Proses Kerja Semasa (As-Is) PERMOHONAN LESEN ABSTRAKSI AIR PERMUKAAN

F. Analisa Permohonan

[MP: 240 min]

G. Membuat tindakan

[MP: 240 min]

I. Lawatan tapak [MP: 480 min]

TIDAK

YA

MM: 5 minit

MM: 10 minit

MM: 30 minit

C. Lengkap?

YA

TIDAK

H. Perlu ?

A. Hantar borang & dokumen

B. Terima borang &

dokumen [MP: 15 min]

J. Draf surat kelulusan

[MP: 30 min]

R. Pembayaran [MP: 3360 min]

T. Pengeluaran & Maklum Pengambilan

lesen [MP: 20 min]

S. Terima lesen

Q. Maklumkan kelulusan & bayaran

[MP: 30 min]

YA

MM: 240 minit

MM: 240 minit

MM: 450 minit

MM: 960 minit

K. Semak kelulusan [MP: 30 min]

A B C D E

P. Makluman kepada pemohon

[MP: 30 min]

MM: 960 minit

MM: 450 minit

MM: 20 minit

MM: 450 minit

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

KET. PEN.

PENGARAH

PENGARAH

Proses Kerja Semasa (As-Is) PERMOHONAN LESEN ABSTRAKSI AIR PERMUKAAN

D. Mengeluarkan arahan untuk proses

[MP: 30 min]

J. Menandantangan surat kelulusan

[MP : 480min]

N. Menandatangan kelulusan

[MP: 30 min]

L. Semakan Akhir sebelum kelulusan [MP: 30 min]

E. Semakan awal & Serah kepada pegawai proses

[MP: 30 minit]

MM: 450 minit

MM: 450 minit

MM: 480 minit

M. KEPUTUSAN

TIDAK

A B D C

DILULUSKAN

O. Minit kepada pegawai untuk tindakan

[MP: 30 min]

E

MM: 450 minit

Value Analysis

Permohonan Selangor (As Is) – Lesen Abstraksi Air Permukaan

No. Aktiviti Value Analysis ( Tandakan / ) Masa

Proses Masa

Menunggu Masa Di

ambil

VA BVA NVA minit minit minit

1 Terima Borang dan dokumen / 1 5 6

2 Semak borang dan dokumen / 15 5 20

3 Mengeluarkan arahan untuk proses / 30 450 480

4 Semakan awal dan serahan kepada pegawai proses

/ 30 450 480

5 Membuat analisa permohonan / 240 240 480

6 Membuat tindakan / 240 240 480

7 Menyediakan draf surat kelulusan tanpa lawatan tapak

/ 30 450 480

8 Mengadakan lawatan tapak (jika perlu) / 480 960 1440

9 Menyediakan surat kelulusan selepas lawatan tapak

/ 30 20 50

10 Menyemak draf surat kelulusan / 30 450 480

11 Membuat semakan akhir surat kelulusan / 30 450 480

12 Menandatangani surat kelulusan / 30 450 480

13 Mengemukakan surat kelulusan / 30 450 480

14 Penyediaan Lesen / 20 30 50

15 Lesen dikeluarkan / 20 30 50

JUMLAH 1256 4680 5936

/

PEMETAAN PROSES CADANGAN

PENAMBAHBAIKAN

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PEMBANTU

TADBIR

PEG.

UNDANG-

UNDANG

JURUTEKNIK

PEN.

JURUTERA

PEGAWAI

ALAM

SEKITAR

Proses Kerja Semasa (to be) PERMOHONAN LESEN ABSTRAKSI AIR PERMUKAAN

F. Analisa Permohonan

[MP: 240 min]

G. Membuat tindakan

[MP: 240 min]

I. Lawatan tapak [MP: 480 min]

TIDAK

YA

MM: 5 minit

MM: 10 minit

MM: 30 minit

C. Lengkap?

YA

TIDAK

H. Perlu ?

A. Hantar borang & dokumen

B. Terima borang &

dokumen [MP: 15 min]

J. Draf surat kelulusan

[MP: 30 min]

R. Pembayaran [MP: 3360 min]

T. Pengeluaran & Maklum Pengambilan

lesen [MP: 20 min]

S. Terima lesen

Q. Maklumkan kelulusan & bayaran

[MP: 30 min]

YA

MM: 240 minit

MM: 240 minit

MM: 450 minit

MM: 960 minit

K. Semak kelulusan [MP: 30 min]

A B C D E

P. Makluman kepada pemohon

[MP: 30 min]

MM: 960 minit

MM: 450 minit

MM: 20 minit

MM: 450 minit

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

KET. PEN.

PENGARAH

PENGARAH

Proses Kerja Semasa (As-Is) PERMOHONAN LESEN ABSTRAKSI AIR PERMUKAAN

D. Mengeluarkan arahan untuk proses

[MP: 30 min]

J. Menandantangan surat kelulusan

[MP : 480min]

N. Menandatangan kelulusan

[MP: 30 min]

L. Semakan Akhir sebelum kelulusan [MP: 30 min]

E. Semakan awal & Serah kepada pegawai proses

[MP: 30 minit]

MM: 450 minit

MM: 450 minit

MM: 480 minit

M. KEPUTUSAN

TIDAK

A B D C

DILULUSKAN

O. Minit kepada pegawai untuk tindakan

[MP: 30 min]

E

MM: 450 minit

PEMETAAN PROSES ‘TO BE’ LESEN ABSTRAKSI AIR PERMUKAAN

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

PEMOHON

PEMBANTU

TADBIR

PEG.

UNDANG-

UNDANG

JURUTEKNIK

PEN.

JURUTERA

PEGAWAI

ALAM

SEKITAR

Proses Kerja Semasa (to be) PERMOHONAN LESEN ABSTRAKSI AIR PERMUKAAN

D. Analisa Permohonan

[MP: 240 min]

F.Lawatan tapak & Laporan

[MP: 480 min]

TIDAK

MM: 10 minit

B. Terima dan Semak

[MP: 15 min]

YA

TIDAK

E. Tindakan &

penyediaan surat kelulusan

[MP: 240min]

A. Hantar borang & dokumen

L. Bayaran & terima lesen

K. Maklumkan kelulusan & bayaran

[MP: 30 min]

YA

MM: 240 minit

MM: 240 minit

MM: 450 minit

MM: 960 minit

A B C D E

J. Makluman kepada pemohon

[MP: 30 min]

MM: 960 minit

MM: 450 minit

MM: 20 minit

MM: 20 minit

Jawatan /

Jabatan Aktiviti

KET. PEN.

PENGARAH

PENGARAH

Proses Kerja Semasa (As-Is) PERMOHONAN LESEN ABSTRAKSI AIR PERMUKAAN

C. Mengeluarkan arahan untuk proses [MP: 30 min]

J. Menandantangan surat kelulusan

[MP : 480min]

H. Semakan Akhir sebelum kelulusan [MP: 30 min]

MM: 450 minit

MM: 450 minit

I. Meluluskan dan menandatangani surat kelulusan [MP: 30 min]

TIDAK

A B D C

DILULUSKAN

E

MM: 450 minit

MM: 450 minit

MM: 450 minit

Value Analysis

Permohonan Selangor (TO BE) – Lesen Abstraksi Air Permukaan

No. Aktiviti Value Analysis ( Tandakan / ) Masa

Proses Masa

Menunggu Masa Di

ambil

VA BVA NVA minit minit minit

1 Terima dan semak Borang dan dokumen / 15 10 25

2 Mengeluarkan arahan untuk proses / 30 450 480

3 Membuat analisa permohonan / 240 240 480

4 Membuat tindakan dan penyediaan surat kelulusan tanpa lawatan tapak

/ 240 240 480

5 Menyediakan draf surat kelulusan / 30 240 270

6 Mengadakan lawatan tapak (jika perlu) / 480 960 1440

7 Membuat semakan akhir surat kelulusan / 30 450 480

8 Menandatangani surat kelulusan / 30 450 480

9 Maklum pemohon untuk buat bayaran dan ambil surat kelulusan

/ 30 20 50

JUMLAH 1125 3060 4185

No. Perkara Sebelum Selepas

1. PE (Process Efficiency) 21.16% 26.88%

3 Masa keseluruhan proses 13 HARI 9 HARI

Perbandingan Sebelum dan Selepas

14

RINGKASAN PENEMUAN DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

Kelulusan Permohonan Lesen Abstraksi Air Permukaan

Item/Perkara Sebelum Projek Selepas

Projek Catatan/Isu

1. Asas Undang - Undang

i. ENAKMEN LUAS, 1999

ii. Peraturan – Peraturan Abstraksi

Sumber Air Negeri Selangor

Sama

2. Piagam Pelanggan LULUS: 13 Hari LULUS: 9 Hari

Penggabungan proses kerja :

i. Penerimaan dan semakan

borang oleh Pembantu Tadbir

ii. Tindakan oleh Penolong

Jurutera

Pemotongan proses kerja :

i. Di bahagian tindakan Pengarah.

Semakan dan arahan awal terus

kepada KPP.

ii. Semakan akhir semua surat

yang dikeluarkan terus kepada

KPP tanpa melalui PKAS

sebelum ditandatangani oleh

Pengarah.

3. Caj/Bayaran

i. Borang -PERCUMA

ii. Fi Pendaftaran – RM 150.00

iii. Fi Lesen - RM 200.00

iv. Caj :-

a. RM 0.01/m3(Utili Awam)

b. RM 0.05/m3 (Komersial)

i. Borang

Sama

ii. Fi dan Caj

Sama

4. Nama Borang Borang SW6/2005 – (Permohonan Lesen

Abstraksi Air Permukaan) Sama

5. Tempoh Sahlaku 1 Tahun Sama

6. Pembaharuan 1 tahun Sama

RINGKASAN PENEMUAN DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

Kelulusan Permohonan Lesen Abstraksi Air Permukaan

Item/Perkara Sebelum Projek Selepas Projek Catatan/Isu

7. Agensi Yang Dirujuk JPS, Jab. Kesihatan, PBT &

PTD berkaitan Sama

Ulasan jabatan yang dirujuk

boleh dijadikan syarat

tambahan selepas lesen

dikeluarkan.

8. Keperluan Dokumen

Sokongan

i. Borang 9, SSM

ii. Permit operasi daripada

PBT atau jabatan

berkaitan

iii. Pelan Susun atur (Lay

Out Plan)

iv. Kelulusan SPAN atau

KKM sekiranya air

digunakan untuk tujuan

utiliti awam

i. Borang 9, SSM

ii. Permit operasi daripada

PBT atau jabatan

berkaitan

iii. Pelan Susun atur (Lay

Out Plan)

iv. Kelulusan SPAN atau

KKM sekiranya air

digunakan untuk tujuan

utiliti awam

9. Permohonan Secara manual Secara On-Line BLESS

16

ISU DAN CABARAN

7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN

1. Overproducin

g

a) Kerja-kerja bertindih dalam proses

permohonan lesen seperti :

- Minit arahan untuk proses permohonan.

b) Penerimaan dokumen yang tidak relavan

dari pemohon

a) Proses perlesenan dipermudahkan dengan

penerimaan borang permohonan yang lengkap

pada kali pertama. (Do right at first time)

b) penerimaan borang permohonan yang lengkap

2. Waiting Masa menunggu yang lama di dalam:

a) Maklumbalas daripada pemohon;

b) Maklumbalas jabatan teknikal seperti:

JMG, JPS & PBT

c) Proses semakan yang lama oleh pelbagai

Pegawai

a) Menghubungi pemohon melalui talipon/sms/fax

dan maklumbalas boleh diterima melalui email.

b) Proses semakan dimudahkan hanya dengan

seorang pegawai sahaja.

c) Melantik pegawai bertanggungjawab melalui

penurunan kuasa.

3. Transport a) Pemohon hadir berulangkali untukmendapatkan

sesuatu lesen / Kebenaran Bertulis (KB) atau

pun status permohonan

b) Penghantaran sesuatu dokumen yang terlibat

dalam permohonan lesen mengambil masa yang

panjang.

a) Proses mengurangkan kehadiran pemohon ke

Pejabat sebanyak 2 kali sahaja iaitu semasa

mengemukakan permohonan dan pengambilan

lesen.

b) Mewujudkan sistem log untuk mempercepatkan

dan menyusun proses penghantaran dokumen.

4. Over-

processing

Jumlah bilangan pegawai yang terlibat adalah 6

orang:

Pengarah, Ketua Penolong Pengarah (KPP),

Ketuaa Unit IRBM (JIRBM), Jurutera (J), Penolong

Jurutera (PJ) & Juruteknik (JT)

Jumlah bilangan pegawai yang terlibat adalah 3

orang sahaja. (J), (PJ) & (JT).

5. Inventory a) Bilangan fail permohonan yang tinggi

berbanding tenaga kerja yang terhad.

a) Menambahkan tenaga kerja yang spesifik dalam

prosesan permohonan lesen.

b) Penggunaan sistem e – permohonan bagi

memudahkan proses.

ISU DAN CABARAN

7 WASTES PENJELASAN PENAMBAHBAIKAN

6. Motion a) Kekerapan pergerakan fail dalam sesuatu

proses kerja.

Kekerapan dapat dikurangkan dengan membuang

proses yang berulang.

7. Defects

Kekerapan pelakuan kesilapan dalam penyediaan

surat , dokumen pemberian maklumat kepada

pemohon.

a) Penggunaan sistem e – lesen bagi

mengurangkan kesilapan.

b) ‘No Wrong Door Policy’

- Pemohon dapat penjelasan yang cukup dan

dapat mengurangkan ketidakpuasan

pelanggan.

8. Others

(Nyatakan)