MAIL MERGE untuk MICROSOFT WORD · menjadi bagi sijil yang telah dibuat tadi. ‘database’...

"Mail Merge" UntukMicrosoft Word

Sumber Internet

"Mail Merge" Untuk Microsoft Word

"Mail Merge" Untuk Microsoft Word 2007

Apa Itu "Mail Merge"?Bayangkan anda terpaksa menulis 1000 pucuksurat yang semua kandungannya sama kecualiyang berlainan hanya alamat, tarikh, nama danbeberapa terma-terma tertentu.

Secara manualnya, anda akan menulis suratpertama, kemudian cetak, ubah perkara-perkaraseperti alamat, nama, tarikh dan lain-lainkemudian cetak surat yang kedua dan ulangperkara yang sama sehingga selesai 1000 surat.

Rasanya anda membuang masa begitu sahaja.Dan setiap dokumen perlu disimpan untukrujukan. Untuk memudahkan proses ini, kita akangunakan teknik " " yang kurangdipraktiskan oleh orang ramai.

Mail merge

1.Membuat PangkalanDataTerlebih dahulu kita perlu membuat pangkalandata supaya memudahkan segala urusanpenyimpanan data-data dinamik dan prosespenukaran dilakukan di dalam Microsoft Word.Jadi untuk melakukannya kita hanya perlumenggunakan Microsoft Excel sahaja.

Buka , dan masukkan data-data mengikut kriteria yang anda mahukan. Salahsatu contohnya adalah seperti dibawah ini:

Excel New Documents

Apa yang penting dibahagian Excel ini, pastikananda namakan " " tersebut dengannama unik, contohnya saya letakkan " ".Kemudian simpan fail ini, saya namakan juga" ". Untuk senang, simpan di Dekstopkomputer supaya mudah untuk mencarinyasemula.

Spreadsheetalamat

alamat.xslx

2.TulisSuratmenggunakanMicrosoft WordKemudian buka Microsoft Word dan rangkakansurat yang diperlukan. Sebagai contoh saya telahmerangka sekeping surat seperti di bawah ini.

Perhatikan dalam rangka surat tersebut, setiapelemen yang hendak ditukar ganti untuk setiapsatu surat perlu lah diapitkan dengan tanda " "dan " ". Manakala setiap pemboleh ubahharuslah mengikut nama tajuk untuk setiap kolumdi dalam fail Excel kita tadi. Pastikan tanda hurufbesar dan huruf kecil diambil perhatian.

<>

Jadi diakhir proses, setiap elemen yang diapitdengan " " akan ditukarkan secara automatikberpandukan kepada kemasukan data-data darifail Excel dari satu baris ke satu baris sehinggaselesai. Dalam kes ini, terdapat 3 input data yangakan ditukarkan secara automatik.

< ... >

https://www.drupalnote.my/perisian-microsoft-office/mail-merge-untuk-microsoft-word-2007



3. Memulakan Proses"Mail Merge"Pada bahagian tab Word 2007, klik " ",kemudian klik icon " " dan pilihpilihan " ".

MaillingsStart Mail Merge

Step-by-step Mail Merge Wizard

Seterusnya perhatikan pada bahagian kanandokumen akan muncul satu " " untuk kitalakukan proses ini. Terdapat 6 langkah ke semua.

Sidebar

Langkah 1

Seterusnya kita perlu memilih jenis dokumenuntuk surat kita. Terdapat 5 pilihan iaitu:

1. Letters2. Email messages3. Envelopes4. Labels5. Directory

Dalam kes ini saya hanya tunjukkan satu jenissahaja iaitu " " kerana kita ingin mencetakdokumen yang berkaitan dengan surat rasmi, jadipilihan ini adalah paling tepat.

Letters

Seterusnya klik " "Next: Starting document

Langkah 2

Sekarang arahan di sini adalah untuk kita memilihsama ada menggunakan dokumen yang sedangdipapar, menggunakan templat dokumen ataumenggunakan dokumen yang telah kita siapkansebelum ini.

Oleh kerana kita baru sahaja menulis surat ini,maka, pilih pilihan yang paling atas iaitu "

".Use the

current document




Kemudian klik pautan kt bawah sekali ""

Next:Select recipients

Langkah 3

Di bahagian ini kita akan memilih penerima suratatau data-data untuk penerima tersebut. Olehkerana kita sambungkan dokumen dengandokumen dari Excel, maka pilihan paling atasadalah paling sesuai.

Seterusnya, klik pada pautan " ". Satutetingkap akan muncul dan cari fail Excel yangtelah kita simpan tadi. Kedudukan fail Excel sayatadi berada di bahagian Desktop. Klik " ".Tetingkap ini akan di paparkan:

Browse

Open

Jadi untuk tetingkap ini, apa yang perludiperhatikan adalah pilihan " ". Inilahtujuan kenapa saya namakan pada langkahpertama tadi sebagai " ". Ini untukmemudahkan kita mengenal pasti pilihan yangbetul.

spreadsheet

alamat

Kemudian, pastikan juga kekotak "" ditanda kerana dalam

fail Excel tadi kita telah memasukkan tajuk untuksetiap lajur. Jadi baris tersebut kita tidak mahudiambil kira sebagai input data. Setelah itu, klik" " dan tetingkap yang lain pula akandipaparkan.

First row of datacontains column header

OK

Di bahagian ini anda boleh menyusun, menapisdan beberapa lagi pilihan lain yang bolehdilakukan untuk mendapatkan data-data yangtertentu. Sekiranya data-data yang disimpanadalah banyak, fungsi yang saya tandakan ituamat berguna. Tetapi jika data hanya sedikit danke semua data mahu digunakan, pilihan ini hanyasekadar untuk pengesahan sahaja.

Jika tiada apa-apa yang perlu dilakukan, teruskandengan klik butang " ". Kemudian perhatikanpada Sidebar tadi terdapat satu senarai "

". Ini menandakan bahawakita telah berjaya untuk menghubungkan Worddengan Excel. Klik pautan paling bawah, "

".

OK

[alamat$] in alamat.xlsx

Next:Write your letter

Langkah 4




Bahagian ini kita akan memasukkan data-data tadike tempat yang sepatutnya. Pertama, " "dahulu elemen yang kita hendak masukkan.Dalam kes ini, saya " "kan dahulu elemen" ". Kemudian klik butang "

" pada bahagian sidebar.

highlight

highlight<Nama Pertama> More

items...

Kemudian satu tetingkap akan muncul denganmenyenaraikan pemboleh ubah dari fail Excelyang telah kita sambungkan sebentar tadi. Jadiuntuk elemen yang pertama, iaitu "

", klik pada pilihan Nama Pertama dan klikbutang " ". Anda akan dapat perhatikanelemen kita tadi telah digantikan dengan elemenborang seperti ini: «Nama_Pertama» iaitu tanda "

" telah ditukarkan dengan tanda "« ... »".Kemudian anda klik " ".

NamaPertama

Insert

<... >

Close

Ini adalah secara manual atau satu per satu.Menggunakan Word 2007, teknik ini lebih mudahdengan menggunakan ikon " "dibahagian " ".

Insert Merge FieldRibbon

Untuk elemen kedua, " " " "dan klik tanda anak panah kecil dan pilih" " seperti dalam gambar rajahdisebelah ini.

highlight <Nama Kedua>

Nama_Kedua

Selepas diklik, elemen kedua akan menjadi sepertielemen yang pertama kita lakukan sebelum ini.Cara ini adalah lebih mudah dilakukan keranamenjimatkan masa dan proses lebih cepatdilakukan.

Ulangi proses tersebut sehingga ke semua elemenyang kita perlukan ditukar gantikan denganpemboleh ubah. Dan diakhir langkah inisegalanya akan menjadi seperti ini:

Setelah semuanya selesai, klik pautan ""

Next:Preview your letters

Langkah 5

Dibahagian ini akan dapat melibat satu per satupaparan sementara untuk surat-surat kita.Dengan menggunakan butang kawalan, segalaelemen tadi akan ditukarkan dengan data-datadari Excel dan akan berubah setiap satunyaberdasarkan kepada baris-baris data dalam failExcel tersebut.




Bahagian ini memberikan kita ruang untukmenyemak semula setiap satu surat yang bakaldihasilkan sama ada menepati citarasa kita.

Jika anda merasakan ingin diubah suai sepertijarak antara elemen, noktah atau apa-apa sahaja,klik pautan " "dibahagian bawah Sidebar untuk kembali kebahagian sebelum ini.

Previous: Write your letter

Jika anda berpuas hati, klik sahaja pautan "".

Next:Complete the merge

Langkah 6

Ini adalah langkah terakhir. Anda boleh memilihsama ada untuk mencetak atau membiarkan Word2007 memaparkan ke semua surat-surat kitasecara langsung. Jika pilihan " " diklik, andaakan ditanya untuk mencetak rekod dari databerapa dan ke berapa. Begitu juga pilihan "

"

Print

Editindividual letters

Pilihan " " biasanya dipilihsekiranya anda ingin mengubah serba sedikitsurat untuk setiap satu rekod seperti gambar atauwarna (yang tidak boleh dipanggil menerusi dataExcel).

Edit individual letters

Seterusnya klik sahaja butang " " dancetakkan semua surat anda dengan sempurna.Setelah selesai, jangan lupa simpan fail Word tadidan anda boleh gunakan kembali di masahadapan.

Print

Kelebihan Mail Merge Menjimatkan masa Lebih sistematik dan e�sien dalam hal-halberkaitan penulisan surat yang banyak Sekiranya data di dalam Excel dikemas kini,Word akan automatik akan mengemas kinisemula data-data tersebut dan pastikankedudukan fail Excel adalah sama. Sekiranyaberubah tempat, anda terpaksa mengulangsemula langkah-langkah di atas.

Assalamualaikum...

Haluuu people! Apa khabar? Lega rasanya dapatcuti extra walaupun hanya sehari kann... CutiThaipusam! Yay! Hehe... Walaupun cuti, sayasibuk prepare watikah pelantikan untuk pengawasICT sekolah saya. So, alang-alang saya buat sekalitutorial untuk yang belum tahu cara bagaimanakita sebenarnya boleh sediakan sijil yang banyakdengan mudah dan pantas. Actually buat sijil nitak la susah pun, cuma agak renyah bab nakmendapatkan nama murid dengan ejaan yangtepat. Selebihnya, anda cuma perlukan sedikitkemahiran ICT untuk menyiapkan sijil dengancepat dan pantas.


"Mail Merge" Untuk Microsoft Word


Dokumen akan nampak lebih kemas kalausurat-surat tu bertaip kan... Okay, jom belajar!

By the way, cara mail merge ni bukan sahajauntuk buat sijil ye... Nak buat surat perlantikanguru masa awal tahun, nak buat surat jemputankepada ibubapa ke sesiapa ke, surat akujanji, kadID Frog VLE murid-murid dll pun boleh guna carani juga.

, anda perlu sediakan nama murid dalamexcel.Pertama

, anda kena sediakan template sijil /template kad ID Frog / template surat dll. Dah adadua benda penting ni, barulah boleh proceeddengan kaedah ...

Kedua

mail merge

, buka template sijil kat Word. Ikut stepsseperti dalam gambar-gambar di bawah... Maaf!Ejaan kat dalam sijil tu salah ye...Sepatutnya . Sila ignore ejaan yangsalah tu! Baru terperasan bila dah siap tutorial.Hukksss... Nasib baik tak print sijil lagi... Huhu...

Ketiga

perlantikan'pelantikan' **Saya pilih tu sebab

kalau ada apa-apa kesilapan atau perubahan, kitamasih boleh semak semuanya satu per satu danedit terus kat sijil tu tanpa menjejaskan sijil-sijilyang lain...

edit individual documents




Sekian sahaja perkongsian untuk hari ini. Semogabermanfaat! Take care! Assalamualaikum... :)

Nota kaki: Never allow your 'yesterday' to ruin your'today'... Keep moving!

Tutorial lengkap ini dibuat oleh , yang kebetulan sedang gigih menyiapkan

43 keping sijil untuk Majlis Pelantikan Asrama2017 di sekolah beliau. Memang mudah, sekejapsaja dah siap!

Cikpuan IzzatiHamid

Jom kita lihat cara membuatnya di bawah.

CARA SIJIL DENGANMUDAH DAN PANTASGUNA TEKNIK ‘MAIL MERGE’

PRINT

Ini cara print sijil yang sangat praktikal bagi andayang ingin mencetak sijil secara pukal.

1. BUKA MICROSOFT WORDBuka Microsoft Word dan buat sijil yangingin anda . Inilah bagi sijil yangakan dicetak nanti.

templateprint template

Bahagian NAMA dan KAD PENGENALAN dibiarkankosong kerana kita akan hubungkan dengansenarai nama dalam Microsoft Excel secaraautomatik.

2. BUKA MICROSOFT EXCELBuka Microsoft Excel pula dan siap-siapnama dan nombor kad pengenalan mereka.Kemudian, .

‘copy’

Save

Tujuan membuat senarai ini adalah supaya iamenjadi bagi sijil yang telahdibuat tadi.

‘database’ template

dan saiz tulisan kalau tak tukar tak mengapa,tapi kena dalam Word nanti ya.Font

setting

“Kalau asyik masukkan nama satu persatu danpadam semula, memang boleh berpinar mata akunak siapkan 50 sijil. Mesti ada cara print sijil yanglebih mudah ni.”


https://www.facebook.com/cikguzatiey



Buka Microsoft Word dan buat sijil yangingin anda . Inilah bagi sijil yangakan dicetak nanti.


Buka Microsoft Excel pula dan siap-siapnama dan nombor kad pengenalan mereka.Kemudian, .

‘copy’

Save




setting

3. MULAKAN ‘MAIL MERGE’DI MICROSOFT WORDPegi balik dekat fail Microsoft Word yangada sijil itu tadi.template

Pilih:“MAILINGS”, “START MAIL MERGE”,Klik “STEP-BY-STEP MAIL MERGE WIZARD”Pilih “LETTERS”Klik “NEXT: STARTING DOCUMENT”


Bagi anda yang bekerja, mesti pernah mengalamisituasi sebegini bukan? Kalau setakat 5 hingga 10keping sijil, bolehlah tahan lagi kalaumahu dan nama mereka satupersatu. Nak masukkan nombor kad pengenalanpun satu hal juga. Apa kata gunakan teknik

ini untuk memudahkan hidup anda.

‘copy’ ‘paste’

‘mailmerge’



Cikpuan IzzatiHamid




2. BUKA MICROSOFT EXCEL


PRINT


1. BUKA MICROSOFT WORD




‘mailmerge’



Cikpuan IzzatiHamid







Pilih “USE THE CURRENT DOCUMENT”Klik “NEXT: SELECT RECIPIENTS”

4. PILIH SENARAI FAILMICROSOFT EXCEL TADISeterusnya, kita akan hubungkan senarai namapelajar dalam Microsoft Excel tadidengan sijil yang telah dibuat dalamMicrosoft Word.

template

Pilih “USE AN EXISTING LIST”.

Tekan “BROWSE”.Pilih Senarai Nama yang nak print tadi.Click “OPEN”.

Pilih “SHEET” nama yang dibuat dalam MicrosoftExcel tadi.Klik “OK”.





‘mailmerge’


setting


PRINT



3. MULAKAN ‘MAIL MERGE’DI MICROSOFT WORD



Pegi balik dekat fail Microsoft Word yangada sijil itu tadi.template



‘copy’

Save







‘copy’

Save





template





Cikpuan IzzatiHamid


PRINT








setting

Akan keluar macam ni. Klik “OK”.



5. DATA‘MERGE’









PRINT


‘copy’

Save




setting

3. MULAKAN ‘MAIL MERGE’DI MICROSOFT WORDPegi balik dekat fail Microsoft Word yangada sijil itu tadi.template


Seterusnya, kita akan hubungkan senarai namapelajar dalam Microsoft Excel tadidengan sijil yang telah dibuat dalamMicrosoft Word.

template


Sekarang, senarai tadi telah dihubungkandengan sijil ini. Seterusnya, kitaakan data pada bahagian NAMA dan NO.KAD PENGENALAN satu persatu.

template‘merge’




Klik “NEXT: WRITE YOUR LETTER”




‘mailmerge’




4. PILIH SENARAI FAILMICROSOFT EXCEL TADI




Cikpuan IzzatiHamid










Cikpuan IzzatiHamid



PRINT









‘mailmerge’



5. DATA‘MERGE’Sekarang, senarai tadi telah dihubungkandengan sijil ini. Seterusnya, kitaakan data pada bahagian NAMA dan NO.KAD PENGENALAN satu persatu.

template‘merge’

kan perkataan NAMA pada sijil.Klik “MORE ITEMS”.Pilih NAMA.Klik “INSERT”.Tekan “CLOSE’.

‘Select’

Sekarang, data yang terdapat dibawah NAMA dalam Microsoft Excel taditelah dihubungkan dengan ini.

‘row’template









‘Select’


‘row’template

Ulangi langkah yang sama untuk perkataan NO.KAD PENGENALAN.

6. PREVIEW






‘copy’

Save


setting






template‘merge’


template







setting




template

Klik “NEXT: PREVIEW YOUR LETTERS”





‘mailmerge’





Cikpuan IzzatiHamid






‘copy’

Save




PRINT









PRINT








6. PREVIEW

Sekarang, semua data telah di kandalam dan dah sedia untuk dicetak.Kalau dah yakin, boleh klik “PRINT”. Kalau rasawas-was, boleh cuba cetak di atas kertas biasaterlebih dahulu.

‘set’template


Kalau terlalu banyak sijil untuk dicetak, buatlahseparuh-separuh. Mana tahutakut tersangkut pula nanti.‘printer’



‘Select’

Klik “NEXT: COMPLETE THE MERGE”

5. DATA‘MERGE’


‘row’template

Sekarang, senarai tadi telah dihubungkandengan sijil ini. Seterusnya, kitaakan data pada bahagian NAMA dan NO.KAD PENGENALAN satu persatu.

template‘merge’

7. CETAK








template‘merge’




‘mailmerge’



Cikpuan IzzatiHamid







‘copy’

Save


Seterusnya, kita akan hubungkan senarai namapelajar dalam Microsoft Excel tadidengan sijil yang telah dibuat dalamMicrosoft Word.

template







setting

4. PILIH SENARAI FAILMICROSOFT EXCEL TADI





MEMANG CEPAT SIAP!



‘row’template


Klik “NEXT: COMPLETE THE MERGE”

Ini hasilnya. Memang mudah dan pantas. Takpayah pening kepala lagi.

Selamat mencuba!kan perkataan NAMA pada sijil.

Klik “MORE ITEMS”.Pilih NAMA.Klik “INSERT”.Tekan “CLOSE’.

‘Select’

6. PREVIEW

7. CETAKSekarang, semua data telah di kandalam dan dah sedia untuk dicetak.Kalau dah yakin, boleh klik “PRINT”. Kalau rasawas-was, boleh cuba cetak di atas kertas biasaterlebih dahulu.

‘set’template

*Cara sijil yang mudah dan pantasmenggunakan tenik ini adalah hasilperkongsian melalui lamansosialnya. Ia diterbitkan semula dengankebenaran beliau. Cikpuan Izzati adalah seorangguru yang turut mengusahakan penjualan kainsulam bandung di page KIZZATIEY SULAMBANDUNG serta bawal di page KIZZATIEYSCARF.

print‘mail merge’

Cikpuan Izzati Hamid

shawl

Kalau terlalu banyak sijil untuk dicetak, buatlahseparuh-separuh. Mana tahutakut tersangkut pula nanti.‘printer’

**Rujuk pautan ini untuk melihat perkongsian asatersebut: https://www.facebook.com/photo.php?fbid=274308639651992&set=a.274293112986878.107374

Artikel ini pula telah diterbitkandi https://siraplimau.com/cara-print-sijil-cepat-mail-merge/




https://www.facebook.com/photo.php?fbid=274308639651992&set=a.274293112986878.1073741837.100012185737909&type=3&theater

MAIL MERGE untuk MICROSOFT WORD · menjadi bagi sijil yang telah dibuat tadi. ‘database’...

Documents

Transcript of MAIL MERGE untuk MICROSOFT WORD · menjadi bagi sijil yang telah dibuat tadi. ‘database’...