MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan...
Transcript of MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan...
MANUAL MPK BIL : 16 /2013
MAJLIS PERBANDARAN KLANG
MANUAL:
PENYEDIAAN BAJET
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Bajet 2
KANDUNGAN
NO ISI KANDUNGAN MUKA
SURAT
SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA I
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN II
1.0 TUJUAN MANUAL 1
2.0 LATAR BELAKANG 1
3.0 DEFINISI 1-2
4.0 CARTA BAHAGIAN 3
5.0 SUMBER KUASA 3
6.0 SKOP KERJA 3
7.0 PROSES KERJA 4-7
8.0 CARTA ALIR 8-10
9.0 PENUTUP 11
10.0 LAMPIRAN 11
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Bajet 3
SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA
Selarasdenganvisi MPK untukmenjadiBandarayaTerbilang di
Malaysia menjelang 2015
makamenjaditugaskitabersamasebagaiwargakerja MPK
untukberusahamembuatpenambahbaikan agar
penyampaianperkhidmatankitabermututinggi,
berkualititinggiatauberkelasduniasebelumtibanyapengiktirafan
status Bandarayatersebut.
Majlis yang
sempurnatanpakecacatanakanmelambangkankebertanggungjawabanatauakauntibilit
ipegawaiatauurusetia yang mengurus.
Walaupunmesyuaratuntukmembincangkansesuatuacaramajlistelahdibuatnamunserin
gberlakuberbagaikelemahandankecacatanmajlisdapatkitalihat.Umpamanyapengurus
anbajet, perbelanjaan yang berlebihandariperuntukan yang telahdiputuskan di
dalammesyuaratdanmenyebabkanMajlismengalamidefisit.
Sebagaiusahapenambahbaikandanuntukmengelakkanberulangkelemahandankecaca
tantersebutmaka manual
inidisediakandengantujuansupayaJabatanKewanganMajlisPerbandaranKlangdapatm
enguruskan peruntukan secara lebih berkesan dan memastikan perbelanjaan adalah
berteraskan prinsip menggunapakai sumber secara optimum, meransang
pertumbuhan ekonomi dan nilai wang. Majlis juga bertanggungjawab mengamalkan
pengurusan fiskal secara berhemah dengan melaksanakan pengurusan dan aktiviti
dengan cekap, ekonomik serta berkesan.
Marilahkitaseluruhwargakerja MPK sama-samamendokong motto yang
telahditetapkaniaitu “PerpaduanSendiKekuatan”. Kita
berpaduuntukmembuatperubahandanpenambahbaikandalamsemuabidangdantugas
masing-masingsupayabilatibamasanya status
bandarayakitaperolehimakapasukankitasudahbenar-benarbersedia dam
mampumengalastanggungjawab yang
berupayamemberihasilkerjadanpenyampaianperkhidmatan yang
sangatmemuaskanhatisemuapelanggan MPK atau “stakeholder”
danrakyatumumnya.
“PerpaduanSendiKekuatan”. Sekian.Terimakasih
MohdIkhsan Bin Mukri
Setiausaha MPK
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Bajet 4
1.0 TUJUAN/OBJEKTIF MANUAL
1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik
Holistik [PATH] MPK 2013
1.2 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga Klang.
1.3 Penyelarasan tindakan bersepadu oleh semua jabatan atau agensi
terlibat
1.4 Mengalakkan cara berfikir yang berbeza dari orang lain pada umumnya,
1.5 Berfikir di luar kotak adalah cara berfikir di luar batasan masalah yang
ada.
1.6 Memastikan penyediaan Bajet Dwi-Tahunan Majlis disediakan mengikut
cara yang cekap dan berkesan.
1.7 Bajet Dwi-Tahunan yang diluluskan oleh Majlis hendaklah dihantar ke
Pihak Berkuasa Negeri selewat-lewatnya pada 22 November setiap
tahun
2. LATAR BELAKANG
2.1 Bajet yang disediakan hendaklah diselaraskan dengan
memberiperkhidmatan yang terbaik kepada rakyat untuk meningkatkan tahap kepuasan pelanggan dengan meningkatkan lagi mutu perkhidmatan perbandaran Majlis.
2.2 Penyediaan Bajet Majlis menekankan kerja-kerja “Back To Basic” dan
perkhidmatan perbandaran seperti pengurusan dan pembersihan sisa
pepejal, penyelenggaraan lampu jalan, parit-parit, jalanraya dan
taman-taman bagi memastikan perbelanjaan Majlis dilakukan
mengikut keutamaan dan mengikut keperluan serta berhemah.
3. DEFINISI / SINGKATAN 3.1 Mesyuarat Penuh Majlis Khas Bajet
Mesyuarat khas yang dihadiri oleh semua Ahli Majlis bagi membahas dan membincang serta meluluskan Bajet Dwi –Tahunan.
3.2 Mesyuarat Khas Jawatankuasa Kewangan Mesyuarat khas yang di pengerusikan oleh Yang Di Pertua dan diwakili oleh Ahli-Ahli Majlis yang dilantik.
3.3 Anggaran Dwi-Tahunan
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Bajet 5
Anggaran Hasil dan Perbelanjaan yang disediakan oleh setiap Jabatan di peringkat awal.
3.4 Bajet Dwi-Tahunan Bajet Hasil dan Perbelanjaan Majlis untuk dua tahun kehadapan.
3.5 Bajet Di Ubahsuai (MBS) Bajet yang mengandungi perkara-perkara berikut dan maksudnya:
I. Perjanjian Program - Persetujuan di antara Ketua-Ketua Jabatan
dengan Yang Di Pertua berkenaan input, output dan impak yang hendak dicapai
II. Dasar sedia Ada - Semua aktiviti yang dijalankan pada tahun
semasa kecuali ‘one-off’dan telah mendapat kelulusan Jabatan Kewangan
III. Dasar Baru - Dasar baru merupakan Program/Aktiviti baru termasuk
tambahan, sambungan atau perluasan kepada dasar sedia ada.
IV. ‘One-Off’ - Sesuatu perbelanjaan yang bukan berulang.
3.6 Ketua Jabatan Semua pegawai-pegawai yang mengetuai sesebuah Jabatan.
3.7 PW Pengarah Kewangan
3.8 TPW Timbalan Pengarah Kewangan
3.9 PPW (K) Penolong Pengarah Kewangan Kanan
3.10 PPW Penolong Pengarah Kewangan
3.11 PKA Penolong Akauntan
3.12 PT Pembantu Tadbir
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Bajet 6
4. CARTA ORGANISASI
4.1 Carta Organisasi Bahagian Bajet
5. SUMBER KUASA
5.1 Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan manual
adalah seperti berikut:
i. Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171) ii. Arahan Perbendaharaan Hingga 15 Mei 2012
6. SKOP KERJA
6.1 Perancangan dan Penyediaan Bajet Tahunan 6.2 Meluluskan Bajet Tahunan 6.3 Pengedaran Buku Bajet Tahunan 6.4 Penyelenggaraan Fail Bajet Tahunan
PENGARAH KEWANGAN (W52)
PENOLONG PENGARAH
KEWANGAN KANAN (W44)
PENOLONG PENGARAH
KEWANGAN (W41)
PENOLONG AKAUNTAN
(W27)
PEMBANTU TADBIR (N17) PEMBANTU TADBIR (N17)
(W27)
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Bajet 7
7. TINDAKAN
7.1 Perancangan dan Penyediaan Bajet Tahunan I. Pada bulan Mei setiap tahun, Pengarah Kewangan (PW) hendaklah
mengarahkan Penolong Pengarah Kewangan (PPW) atau Penolong Akauntan (PKA) untuk menyediakan Amaun Dasar Sedia Ada dan Threshold untuk Bajet Dwi-Tahunan untuk kelulusan.
II. Apabila menerima arahan, PPW hendaklah menyediakan Amaun
Dasar Sedia Ada tersebut dan mengemukakan kepada PW untuk persetujuan.
III. Setelah dipersetujui, PW hendaklah mengarahkan PKA mengedarkan surat arahan penyediaan Bajet Dwi-Tahunan yang telah ditandatangani oleh Setiausaha (SU) atau Yang Dipertua (YDP) kepada semua Ketua Jabatan (KJ).
IV. Selepas menerima surat arahan, KJ hendaklah mengemukakan Bajet Dwi Tahunan Jabatan masing-masing ke Jabatan Kewangan untuk disemak dalam tempoh 1 bulan dari tarikh surat arahan diterima.
Sekiranya Bajet Dwi-Tahunan tidak diterima seminggu
selepas tarikh akhir serahan, PW hendaklah mengarahkan Penolong Akauntan (PKA) untuk menyediakan dan menghantar surat peringatan pertama serta disusuli dengan panggilan telefon kepada Jabatan yang terlibat untuk menyerahkan Bajet Dwi-Tahunan dengan kadar segera.
V. Setelah menerima anggaran lengkap daripada semua jabatan,
PKA hendaklah mengumpulkan data anggaran dan mengarahkan Pembantu Tadbir (PT) menghantar surat kepada semua KJ untuk menghadiri mesyuarat di Peringkat Pengurusan bagi membincangkan cadangan Bajet Dwi-Tahunan Jabatan.
Sekiranya Bajet Dwi-Tahunan yang disediakan tidak
lengkap, anggaran tersebut hendaklah dikembalikan kepada Jabatan untuk dibetulkan dan hendaklah dikembalikan dalam tempoh 7 hari. Bajet Dwi-Tahunan yang telah dipinda oleh jabatan yang berkaitan hendaklah dikumpulkan sebelum dibawa ke Mesyuarat Bajet di Peringkat Pengurusan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Bajet 8
Melalui mesyuarat tersebut, jabatan hendaklah
membentangkan anggaran masing-masing dengan
menyatakan justifikasi permohonan
Selepas itu YDP dan semua KJ hendaklah menyemak
dan memberi persetujuan ke atas cadangan Bajet Dwi-
Tahunan jabatan masing-masing.
VI. Apabila mendapat persetujuan daripada Mesyuarat tersebut,
PPW hendaklah mengumpul dan menyatukan cadangan Bajet
Dwi-Tahunan jabatan yang telah dipersetujui menjadi Draf Bajet
Dwi-Tahunan Majlis. Draf ini mengandungi perkara-perkara
berikut :
Perjanjian Program; Ringkasan Anggaran Hasil dan Perbelanjaan; Ringkasan Dasar Baru dan ‘One-Off’; Senarai Kadar Cukai Taksiran dan Senarai Perjawatan; Emolumen, Perkhidmatan dan Bekalan, Aset; Pemberian Dan Kenaan Bayaran Tetap dan Perbelanjaan
Lain; Perbelanjaan Pembangunan.
VII. Selepas itu PPW hendaklah mengemukakan Draf Bajet Dwi-
Tahunan Majlis kepada PW untuk persetujuan.
7.1 Meluluskan Bajet Tahunan
I. Apabila menerima Draf Bajet Dwi-Tahunan, PW hendaklah memberikan persetujuan dan mengarahkan PKA untuk menyediakan salinan Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan dan mengarahkan Urusetia Bajet (UB) untuk mengeluarkan surat panggilan Mesyuarat Khas Jawatankuasa Kewangan dan Taksiran (JKT) (Bajet Tahunan).
II. Apabila menerima arahan tersebut, PKA hendaklah
menyediakan salinan Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan dan
mengemukakannya ke UB.
Selepas itu, UB hendaklah mengeluarkan surat panggilan
Mesyuarat Khas JK yang ditandatangani oleh SU.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Bajet 9
Setelah itu UB hendaklah mengedarkan surat panggilan
mesyuarat tersebut bersama Buku Draf Bajet Dwi-
Tahunan tidak kurang dari tujuh (7) hari dari tarikh
mesyuarat.
Semasa mesyuarat tersebut, Ahli Mesyuarat Khas JKT
hendaklah membincangkan serta meluluskan cadangan
Bajet Dwi-Tahunan.
Setelah itu, PPW hendaklah menyediakan Draf Bajet Dwi-
Tahunan yang telah diluluskan untuk dibukukan.
Selepas Draf Bajet Dwi-Tahunan siap dibukukan, PW
hendaklah mengarahkan UB memanggil Mesyuarat Khas
Bajet Majlis.
Selepas membincangkan dan meluluskan cadangan Bajet
Dwi-Tahunan, PPW hendaklah menyediakan Draf Bajet
Dwi Tahunan yang telah diluluskan untuk dibukukan.
Selepas itu PPW hendaklah mengarahkan PKA untuk
menyediakan salinan Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan
untuk dihantar ke Bahagian Kerajaan Tempatan Negeri
Selangor bersama-sama surat yang telah ditandatangani
oleh PW.
Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang
telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada
Bahagian Kerajaan Tempatan Negeri Selangor untuk
tujuan perbincangan.
YDP/ SU/ PW hendaklah berbincang dan menyemak
bersama-sama Pegawai Pemantau PBT di Seksyen
Pembangunan Kerajaan Tempatan Negeri Selangor
berhubung dengan cadangan Bajet Dwi-Tahunan
(sekiranya perlu).
Sekiranya terdapat pindaan, PPW hendaklah membuat
pembetulan ke atas pindaan tersebut dengan kadar
segera.
Setelah pindaan dibuat, PPW hendaklah menyediakan
Draf Bajet Dwi-Tahunan (selepas pindaan) untuk dihantar
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Bajet 10
ke Pihak Berkuasa Negeri (PBN) iaitu di Bahagian
Kerajaan Tempatan Negeri Selangor.
Setelah Draf Bajet Dwi-Tahunan (selepas pindaan)
disediakan, PPW hendaklah mengarahkan PKA
menyediakan salinan Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan
(selepas pindaan) berserta surat penghantaran untuk
tandatangan PW dan dihantar kepada PBN bagi
mendapatkan kelulusan Mesyuarat Exco Negeri.
Apabila Draf Bajet Dwi-Tahunan (selepas pindaan)
diluluskan, PW hendaklah mengarahkan PKA untuk
membuat salinan Buku Bajet Dwi-Tahunan yang
diluluskan berserta surat edaran untuk semua KJ.
7.3 Pengedaran Buku Bajet Tahunan
I. PKA hendaklah menyediakan salinan Buku Bajet Dwi-Tahunan
dan surat edaran untuk ditandatangani oleh PW.
II. Setelah surat ditandatangani, PKA hendaklah mengarahkan PT
mengedarkan surat dan salinan Buku Bajet Dwi-Tahunan
kepada semua KJ dan Ahli Majlis.
7.4 Penyelenggaraan Fail Bajet Tahunan
I. Semua dokumen yang berkaitan dengan proses penyediaan
belanjawan hendaklah disusun dan difailkan mengikut susunan
berikut:-
Kertas kerja penyediaan belanjawan mengikut Jabatan Surat-menyurat yang berkaitan.
Semua buku bajet tahunan yang telah
diluluskan oleh Pihak Berkuasa Negeri (PBN)
akan disimpan dalam tempoh 5 tahun.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Bajet 11
8. CARTA ALIRAN / SISTEM KERJA
8.1 Carta aliran kerja bagi Perancangan dan Penyediaan Bajet Tahunan
Mula
Sedia Dasar Sedia Ada
Pembetulan oleh Jabatan
Edar Surat kepada Jabatan untuk penyediaan dokumen Dasar Baru & One Off
Tidak
Semak Permohonan
Ya
Lengkap ?
Kumpul Maklumat
Draf bajet Peringkat Pengurusan
Mesyuarat Pengurusan
Kelulusan Pengurusan
Tamat
pegaw
ai
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Bajet 12
8.2 Carta aliran kerja bagi Meluluskan Bajet Tahunan
Mula
Dapatkan kelulusan Minit Mesy.Pengurusan
Bajet
Draf Bajet Mesy. Jawatankuasa Kewangan Khas (Khas)
Buku Draf bajet
Semak oleh Jabatan
Ya
Pindaan
Tidak
Mesy.Jawatankuasa Kewangan (Khas)
Ya
Kelulusan Mesyuarat
Pindaan
Tidak
Dapatkan Minit Mesy. Jawatankuasa Kewangan Khas Bajet
Draf Buku Mesy.Jawatankuasa Kewangan Khas Bajet
Mesy.Jawatankuasa Kewangan Khas bersidang
Tamat
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Bajet 13
Kelulusan Mesyuarat 8.3 Carta aliran kerja bagi Pengedaran Buku Bajet Tahunan
Dapatkan Minit Mesy. J/kuasa Khas bajet
Mula
Draf Bajet Mest. Khas Majlis
Pinda
Surat & 5 salinan Buku
Bajet ke SUK
Tidak
Mesyuarat Semakan oleh SUK
Ya
Pinda
Tidak
Terima Surat Kelulusan
Cetak Buku
Edar kepada Jabatan
peg
awa
i
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16
Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Bajet 14
Tamat
9. PENUTUP
Manual Penyediaan Bajet ini amat penting bagi mengurus dan mengawal perbelanjaan jabatan-jabatan di Majlis Perbandaran Klang di samping memberi perkhidmatan yang terbaik kepada rakyat di Klang.
10. LAMPIRAN
10.1 ABM -1 Ringkasan Eksekutif (Lampiran 1) 10.2 ABM -2 Perjanjian Program (Lampiran 2) 10.3 ABM- 3 Ringkasan Kedudukan Perjawatan (Lampiran 3) 10.4 ABM- 4 Ringkasan Cadangan Dasar Baru dan One Off (Lampiran 4) 10.5 ABM- 5 Format bagi Cadangan Dasar Baru / One Off (Lampiran 5) 10.6 ABM- 7A Ringkasan Hasil Mengikut Objek Sebagai (Lampiran 6)