MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL
-
Upload
maskuria-osman -
Category
Documents
-
view
1.581 -
download
8
description
Transcript of MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL
TAJUK 8:
MAJLIS RASMI DAN ETIKET SOSIAL
8.0 KONSEP PROTOKOL DAN ETIKET SOSIAL
Protokol penting dalam kehidupan harian manusia. Ia dapat memastikan agar
segala majlis dan aktiviti berjalan dengan lancar; manusia berinteraksi dengan baik;
dan orang-orang berkenaan diberi penghormatan dan pengiktirafan yang sewajarnya.
Perkataan Protokol berasal dari dua perkataan latin “protos” yang bermaksud
yang pertama dan “kola” bermaksud pelekat. Dengan itu, makna protokol ialah “Pelekat
yang pertama”.
Ditakrifkan sebagai : Satu susunan keutamaan dalam pangkat dan status serta
prosedur yang betul dalam pertukaran diplomatik dan
upacara - upacara negara.
Protokol didefinisikan sebagai peraturan-peraturan yang telah diterima oleh
semua pihak, sama ada dalam hubungan hariannya dalam masyarakat atau dalam
pelbagai istiadat atau majlis yang rasmi dan yang bukan rasmi.
Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun, memudahkan pengurusan dan
pengendalian majlis, serta memberi penghormatan yang sewajarnya kepada
seseorang. Amalan-amalan seperti memberi salam hormat, sapaan, adab berbual,
adab makan, adab berpakaian, adab duduk, berdiri adalah protokol yang kita amalkan
setiap hari.
8.01 Majlis Rasmi
Suatu majlis formal yang mengandungi tatacara-tatacara tertentu dan protokol yang
perlu diikuti.
Contoh: - Sukan Tahunan, Perhimpunan, Mesyuarat Agong PIBG,
Konvokesyen, Hari GERKO dsb.
8.0.2 Apa Itu Protokol Majlis
i. Peraturan sama ada secara tersurat atau tersirat mengenai tatacara
amalan yang perlu diamalkan dalam memenuhi agenda kehidupan
bermasyarakat
ii. Amat penting kerana ia amat berkaitan dengan tatasusila dan ketertiban
atau peradaban yang perlu diikuti demi mengekalkan keharmonian acara
itu
iii. Menjadi lambang ketinggian adat dan budaya dalam kehidupan
bermasyarakat terutamanya mesyarakat berbilang kaum
8.03 Tujuan Protokol
i. Lebih profesional
ii. Mengelakkan berlaku ketidaksempurnaan
iii. Menjaga imej penganjur
iv. Menjaga imej tetamu
v. Memastikan majlis berjalan lancar
8.2 PENGENDALIAN MAJLIS RASMI
Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam pengendalian majlis rasmi adalah:
1. Jawatankuasa Majlis rasmi 2. Tempat majlis
3. Senarai jemputan 4. Aturcara majlis
5. Kesesuaian pakaian 6. Kad jemputan
7. Menu untuk jamuan 8. Susunan tempat duduk
9. Juruacara 10.Atur cara pentadbiran
11.Penyambut tetamu 12.Raptai
13. Pasca nilai
8.2.1 Penyediaan Senarai Jemputan
Bagi sesuatu majlis yang rasmi adalah elok diadakan 5 jenis senarai jemputan:
i. Ringkasan Senarai
ii. Senarai Nama
iii. Senarai Keutamaan
iv. Senarai Kehadiran
v. Senarai Hadir
Senarai-senarai ini akan dapat membantu Jawatankuasa Pengelola memastikan:
i. penyambut tetamu dapat mengenali tetamu-tetamu.
ii. juruacara dapat memberi ucapan mengikut protokol.
iii. jawatankuasa protokol dapat menyediakan tempat duduk mengikut agar
majlis dapat dijalankan tanpa sebarang masalah dan kecacatan.
Senarai ringkas disediakan agar dapat diketahui jenis-jenis tetamu atau kategori
tetamu dan bilangannya, kombinasi tetamu dan peringkat tetamu yang dijemput.
Contoh:
i. Pengarah & Pegawai BPG 10
ii. Pengarah & Pegawai JPN 10
iii. Ketua-ketua Jabatan 15
iv. Pengetua-pengetua Sekolah 15
v. Guru-guru Besar 16
JUMLAH
Kegunaan senarai nama ialah untuk menyenaraikan nama-nama tetamu
mengikut kategori.
Mengandungi butiran lengkap:
i. Nama penuh dengan gelaran / pangkat
ii. Jawatan / pangkat
iii. Alamat rumah
iv. Nama isteri
v. Nama pejabat
vi. Nombor telefon
Senarai keutamaan ialah senarai tetamu yang telah disusun mengikut susunan
keutamaan:-
• Panduan Susunan Keutamaan Persekutuan terkini
• Bahagian Istiadat Jabatan Perdana Menteri
Senarai kehadiran digunakan untuk mengenalpasti tetamu yang akan hadir
atau tidak hadir.
Senarai hadir ialah senarai yang terakhir dan mengandungi senarai
tetamu yang menjawab hadir.
Penyambut tetamu akan menggunakan senarai ini untuk
menjalankan tugas.
Nombor kerusi tetamu biasanya tercatat dalam senarai ini
8.2.2 Susunan Keutamaan
Susunan keutamaan ini meliputi:
i. tertib ketibaan tetamu kenamaan.
ii. susunan bendera
iii. susunan tempat duduk
iv. aturcara majlis.
8.2.3 Susunan Tempat Duduk Dalam Majlis Rasmi
i. Prinsip Asas Menyusun Tempat Duduk
Dalam majlis rasmi susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang
diwartakan.
dif yang paling hampir dengan tetamu kehormat (tk) adalah dif paling utama
keutamaan bermula daripada kanan tk sama ada bersebelahan, beriringan
ataupun bertentangan
PRINSIP 1 : Mengikut susunan keutamaan
melibatkan tempat duduk para jemputan dan pentas khas
jemputan tanpa isteri, di pentas khas, keutamaan bermula dari kanan tk diikuti
dengan kiri, balik ke kanan dan kemudian ke kiri
jemputan bersama isteri, kekanan bermula dari se belah kanan tk membawa ke
tepi (suami) dari kiri isteri tk membawa ketepi (isteri)
PRINSIP 2 : Jumlah tetatmu di pentas khas terhad
Jemputan seorang:
ganjil 3,5,7,9
Jemputan bersama isteri:
genap 6,8,10
Jumlah dihadkan supaya penghormatan dan tumpuan diberi kepada tetamu
PRINSIP 3 : Tuan rumah duduk di kanan Tetamu Kehormat (TK)
Tuan rumah adalah orang yang menjemput / pihak yang bertanggungjawab
menganjur majlis
Tuan rumah perlu berada pada sepanjang majlis berlangsung sebagai tanda
penghormatan kepada TK
PRINSIP 4 : Isteri berada di sebelah kiri suami
merupakan amalam biasa apabila tk atau jemputan dijemput bersama isteri
kedudukan ini melibatkan majlis waktu siang/ malam kecuali dalam keadaan
tertentu
ii. Prinsip Menyusun Tempat Duduk Dalam Majlis Jamuan
PRINSIP ASAS
dif yang paling hampir dengan tetamu kehormat adalah dif yang paling utama /
paling atas kekananannya
PRINSIP 1 : tetamu kehormat duduk di sebelah kanan tuan rumah kecuali tk
jauh lebih tinggi atau lebih rendah daripada tuan rumah dalam
susunan keutamaan
PRINSIP 2 : susunan dif di meja utama atau khas perlulah mengikut susunan
keutamaan
PRINSIP 3 : wanita tidak duduk di hujung meja
PRINSIP 4 : tetamu wanita tidak mengetuai meja kecuali susunan keutamaan
yang diikuti adalah susunan keutamaan wanita itu sendiri
PRINSIP 5 : meja bulat hendaklah penuh dalam satu bulatan 360 darjah kecuali
meja itu berhadapan dengan meja tetamu utama /meja khas/ diraja
: tiada kerusi membelakangkan meja tetamu utama/ meja khas/diraja
Boleh di aplikasikan dalam Majlis yang di anjurkan oleh sekolah:
Diadakan di negeri:
Pengarah JPN; Ketua Sektor; PPD; GB
2 1 3
4 2 1 3 4
1 2
3 1 2 4
iii. Prinsip Penyusunan Tempat Duduk Bagi Majlis Makan
Bagi prinsip penyusunan tempat duduk bagi majlis makan yang akan di
senaraikan di bawah boleh diaplikasikan dalam bentuk organisasi di sekolah, atau
melibatkan organisasi Kementerian Pendidikan di Malaysia.
i. Meja Panjang
ii. Meja Panjang & Bulat
iii. Meja Bulat
iv. Meja Bulat Panjang
v. Pelbagai Bentuk
Susunan Meja
1. Panjang-panjang
MEJA
2. Panjang & Bulat
MEJA
3. Meja Bulat
4. Meja Bulat & Panjang
5. Pelbagai Bentuk Susunan Meja
MEJAMEJA
SUSUNAN MEJA KHAS DIRAJA DAN MEJA BULAT
MEJA KHAS BULAT JEMPUTAN SUAMI ISTERI
M MEJA KHAS BULAT
TETAMU UTAMA SETARAF DGN TUAN RUMAH
1. TETAMU UTAMA2. TUAN RUMAH
3. ISTERI TETAMU UTAMA 4. ISTERI TUAN
RUMAH
1. TETAMU UTAMA
3. ISTERI TETAMU UTAMA
2. TUAN RUMAH
4. ISTERI TUAN RUMAH
MEJA KHAS BULAT
TETAMU UTAMA LEBIH TINGGI DARI TUAN RUMAH
MEJA KHAS BULAT
ISTERI BERSEBELAHAN DGN SUAMI
2. TUAN RUMAH
3. ISTERI TETAMU UTAMA
2. TUAN RUMAH
5. SUAMI
6. SUAMI
4. ISTERI TUAN RUMAH
1. TETAMU UTAMA
1. TETAMU UTAMA
3. ISTERI TETAMU UTAMA 4. ISTERI TUAN
RUMAH
7. ISTERI8. ISTERI
MEJA TETAMU LAIN
ISTERI DAN SUAMI BERSETENTANG
MEJA TETAMU LAIN
ISTERI DAN SUAMI BERSEBELAHAN
2. ISTERI
6. ISTERI
3. ISTERI
5. SUAMI
7. SUAMI
2. ISTERI
1. SUAMI
5. SUAMI
3. ISTERI
4. SUAMI
1. SUAMI
3. SUAMI
4. ISTERI
8. ISTERI
5. SUAMI 6. ISTERI
8.2.5 SUSUNAN BENDERA
i. Susunan Dan Kedudukan Bendera Malaysia Apabila Dikibarkan
Susunan dan kedudukan bendera adalah bergantung kepada di mana bendera-bendera
tersebut hendak dikibarkan atau dihamparkan. Susunan yang biasa dibuat ialah:-
(i) Susunan di luar dan di dalam bangunan
(a) Susunan Pada Hari Biasa dan Hari-Hari Kebesaran Persekutuan
Jika hanya dua bendera dikibarkan di majlis peringkat Persekutuan yang diadakan
dalam negeri, maka susunannya ialah seperti berikut:-
Rajah 5: Susunan Bagi Dua Tiang Bendera
Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat Persekutuan yang diadakan dalam
negeri, maka susunannya ialah seperti berikut:-
Rajah 6: Susunan Bagi Tiga Tiang Bendera
(b) Susunan Pada Hari-Hari Kebesaran Negeri
Jika hanya dua bendera dikibarkan pada majlis peringkat negeri di negeri yang
berkenaan, maka susunannya adalah seperti berikut:
Rajah 7: Susunan Bagi Dua Tiang Bendera
Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri di negeri, maka susunannya
ialah seperti berikut:
Rajah 8: Susunan Bagi Tiga Tiang Bendera
(c) Susunan Apabila Mengibarkan Bendera Persekutuan Dengan Bendera Negeri-
Negeri
Bendera-bendera yang dikibarkan cara sebaris dan keutamaannya bermula dari kiri ke
kanan ditunjukkan seperti berikut:-
Rajah 9: Pengibaran Bendera Malaysia dan Negeri-Negeri Secara Sebaris
Bendera-bendera yang dikibarkan cara sebaris dan kekanan bermula dari tengah-
tengah ditunjukkan seperti berikut:-
Rajah 10: Pengibaran Bendera Malaysia dan Negeri-Negeri Secara Sebaris dan
Kekanan Bermula Dari Tengah-Tengah
Bendera-bendera yang dikibarkan cara dibahagi dua belah dan keutamaannya bermual
dari dalam ditunjukkan seperti berikut:-
Rajah 11: Pengibaran Bendera Malaysia dan Negeri-Negeri Secara Dibahagi Dua
(d) Di persidangan antarabangsa bendera-bendera hendaklah dikibarkan atau
disusun mengikut dua cara berdasarkan susunan abjad nama negara-negara
berkenaan dan seperti yang telah ditetapkan oleh pertubuhan berkenaan jika
ada.
Rajah 12: Pengibaran Cara Dibahagi Dua
Rajah 13: Pengibaran Cara Sebaris
Rajah 14: Susunan Bendera Di Atas Meja
(e) Susunan DI Gedung / Kedai / Rumah
Bila bendera Malaysia dipasangkan di rumah, maka ia hendaklah dikibarkan pada tiang
yang dicondongkan ke arah jalanraya. Di deretan gudang / kedai pula, jika dua bendera
dipasangkan di dalam Wilayah Persekutuan, maka bendera Malaysia mestilah
dikibarkan di sebelah kiri dan bendera yang lagi satu sebelah kanan pada tiang yang
dicondongkan ke arah jalan raya.
Rajah 15: Susunan Bendera Di Gedung / Kedai / Rumah
(f) Susunan Dalam Keadaan Bersilang
Dalam keadaan bendera Malaysia diletakkan bersilang, bendera Malaysia hendaklah
diletakkan di sebelah kiri dan di atas bendera yang lain.
Rajah 16: Susunan Bendera Bersilang Dua
Jika bendera Malaysia diletakkan di dalam satu kumpulan bendera negeri dan bendera
swasta, bendera Malaysia hendaklah dikibarkan di tengah-tengah di antara dua
bendera dan tiangnya diletakkan terkeatas dari bendera yang lain. Bendera negeri
diletakkan di sebelah kiri manakala bendera swasta di sebelah kanan.
Rajah 17: Susunan Bendera Bersilang Tiga
(g) Susunan Semasa Lawatan Negara Rasmi
Adalah menjadi amalan biasa negara kita memberi kehormatan (courtesy) kepada
pelawat itu, maka bendera pelawat diberi keutamaan atas bendera Malaysia. Misalnya
semasa lawatan Paduka Yang Mulia Presiden Indonesia, susunan benderanya adalah
seperti rajah di bawah:-
Rajah 18: Susunan Dua Bendera Semasa Lawatan Negara
(h) Susunan Bendera Khusus Bagi Acara Dalam Dewan/Bangunan/Stadium
Rajah 19: Susunan Bendera Semasa Seminar
Rajah 20: Susunan Bendera Semasa Mesyuarat
Rajah 21: Susunan Bendera Semasa Majlis Perundangan/Perbincanan
Rajah 22: Susunan Bendera Semasa Majlis Perundangan/Perbincangan Dua
Negara
Rajah 23: Susunan Bendera Dalam Acara Sukan
8.3 PERANAN PENGERUSI MAJLIS/ JURUACARA
Berikut menjelaskan 3 tugas utama Pengacara Majlis:
1. Mengawal majlis
2. Membuat pengumuman
3. Memberi panduan kepada tetamu atau kepada yang mengambil bahagian
Tidak semua orang boleh menjadi Pengacara Majlis, Juruacara atau Mc yang baik dan
Berjaya. Mereka hendaklah mempunyai kualiti atau kriteria yang tertentu antaranya:-
a. JELAS Fasih dalam penggunaan bahasa serta terang dan jelas sebutannya
b. PATAHKATA Membuat phasing dan patah kata
c. INTONASI (NADA SUARA) Mempunyai suara yang baik dan lunak di dengar
d. KELAJUAN Kelajuan percakapannya hendaklah sederhana
e. SEBUTANTidak pelat, tidak kedaerahan, tidak langsing atau sengau
f. GAYA Bersahaja, bukan membaca seolah bercakap dengan kawan
g. BUDI BICARAKadang-kadang diminta membuat pengumuman pada saat akhir
h. TAHU ETIKET SOSIAL DAN PROTOKOL
Tatacara imej serta susunan hormat
i. TIDAK GUGUP
j. SABAR
k. TIDAK GEMURUH
l. TIDAK CACAT
m. CERGAS
8.3.1 Penyediaan Teks Pengerusi Majlis
Mengandungi kesemua maklumat tentang majlis tersebut
Ditaip menggunakan kertas A4 (dibahagi dua atau sepenuhnya – jika ada dua
juruacara)
Pada setiap helai kertas teks juruacara ditulis nombor muka surat, masa, cue
dan pengumuman
Cue – peristiwa yang berlaku sebagai panduan kepada juruacara
Pengumuman – kata-kata yang dilafazkan oleh juruacara
8.3.2 Contoh Teks Pengerusi Majlis
MASA : 9.10 pagi
CUE : Tetamu kehormat dan jemputan duduk
PENGUMUMAN:
Untuk memulakan majlis pada hari bersejarah ini,
saya mempersilakan Yang Mulia Ustaz Saad bin
Hassan membaca doa selamat. Dengan segala
hormatnya dipersilakan
1
MASA : 9.15 pagi
CUE : Ustaz Saad duduk
Pengumuman:
Majlis merakamkan ucapan terima kasih kepada
Yang Mulia Ustaz Saad Hassan.
Untuk meneruskan majlis kita pada hari ini, daya
dengan sukacitanya mempersilakan Yang Berusaha
En. Hassan bin Asit, Pengetua SMK Seri Medan
untuk menyampaikan ucapan alu-aluan. Dengan
segala hormatnya dipersilakan
MASA : 9.30 pagi
CUE : Tuan Pengetua Duduk
Pengumuman:
Majlis merakamkan setinggi-tinggi ucapan terima
kasih kepada Yang Berusaha Tuan Pengetua atas
ucapan beliau itu tadi.
Seterusnya Majlis dengan segala sukacitanya
mempersilakan Yang Berhormat Dato’ Mahad
Kama Piah Che Othman, Ketua Eksekutif ASNB
untuk menyampaikan ucapan. Dengan segala
hormatnya dipersilakan.
2
3
8.4 PENYEDIAAN TEKS UCAPAN / KATA ALUAN
1. Majlis Perasmian / Penutup
2. Majlis Perpisahan
3. Majlis Keraian
• Disediakan oleh Setiausaha Tetamu (s)
• Perlu ada maklumat mengenai majlis:
• Tujuan majlis : tujuan majlis perlulah juga mengikut jenis
majlis.
• Bilangan tetamu : sebagai contoh sekiranya ianya adalah
Majlis perasmian sukan, kata-kata aluan
daripada perasmi selalunya menyataka
bilangan tetamu yang hadri agar majlis
sukan itu berjalan dengan lancar dengan
soongan yang diberikan oleh tetamu yang
hadir.
• Senarai tetamu : senarai tetamu adalah sangat penting bagi
solutasi setiap teks ucapan agar tetamu
kehormat yang hadir disebut namanya dan
tidak salah sebutan nama-nama mereka.
• Maklumat tentang badan (jika menjadi pengajur)