MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

40
TAJUK 8: MAJLIS RASMI DAN ETIKET SOSIAL 8.0 KONSEP PROTOKOL DAN ETIKET SOSIAL Protokol penting dalam kehidupan harian manusia. Ia dapat memastikan agar segala majlis dan aktiviti berjalan dengan lancar; manusia berinteraksi dengan baik; dan orang-orang berkenaan diberi penghormatan dan pengiktirafan yang sewajarnya. Perkataan Protokol berasal dari dua perkataan latin “protos” yang bermaksud yang pertama dan “kola” bermaksud pelekat. Dengan itu, makna protokol ialah “Pelekat yang pertama”. Ditakrifkan sebagai : Satu susunan keutamaan dalam pangkat dan status serta prosedur yang betul dalam pertukaran diplomatik dan upacara - upacara negara. Protokol didefinisikan sebagai peraturan-peraturan yang telah diterima oleh semua pihak, sama ada dalam hubungan hariannya dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis yang rasmi dan yang bukan rasmi. Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun, memudahkan pengurusan dan pengendalian majlis, serta memberi penghormatan

description

PENGURUSAN ASAS GERKO-Tajuk 8

Transcript of MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

Page 1: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

TAJUK 8:

MAJLIS RASMI DAN ETIKET SOSIAL

8.0 KONSEP PROTOKOL DAN ETIKET SOSIAL

Protokol penting dalam kehidupan harian manusia. Ia dapat memastikan agar

segala majlis dan aktiviti berjalan dengan lancar; manusia berinteraksi dengan baik;

dan orang-orang berkenaan diberi penghormatan dan pengiktirafan yang sewajarnya.

Perkataan Protokol berasal dari dua perkataan latin “protos” yang bermaksud

yang pertama dan “kola” bermaksud pelekat. Dengan itu, makna protokol ialah “Pelekat

yang pertama”.

Ditakrifkan sebagai : Satu susunan keutamaan dalam pangkat dan status serta

prosedur yang betul dalam pertukaran diplomatik dan

upacara - upacara negara.

Protokol didefinisikan sebagai peraturan-peraturan yang telah diterima oleh

semua pihak, sama ada dalam hubungan hariannya dalam masyarakat atau dalam

pelbagai istiadat atau majlis yang rasmi dan yang bukan rasmi.

Protokol bertujuan mengamalkan sopan santun, memudahkan pengurusan dan

pengendalian majlis, serta memberi penghormatan yang sewajarnya kepada

seseorang. Amalan-amalan seperti memberi salam hormat, sapaan, adab berbual,

adab makan, adab berpakaian, adab duduk, berdiri adalah protokol yang kita amalkan

setiap hari.

Page 2: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

8.01 Majlis Rasmi

Suatu majlis formal yang mengandungi tatacara-tatacara tertentu dan protokol yang

perlu diikuti.

Contoh: - Sukan Tahunan, Perhimpunan, Mesyuarat Agong PIBG,

Konvokesyen, Hari GERKO dsb.

8.0.2 Apa Itu Protokol Majlis

i. Peraturan sama ada secara tersurat atau tersirat mengenai tatacara

amalan yang perlu diamalkan dalam memenuhi agenda kehidupan

bermasyarakat

ii. Amat penting kerana ia amat berkaitan dengan tatasusila dan ketertiban

atau peradaban yang perlu diikuti demi mengekalkan keharmonian acara

itu

iii. Menjadi lambang ketinggian adat dan budaya dalam kehidupan

bermasyarakat terutamanya mesyarakat berbilang kaum

8.03 Tujuan Protokol

i. Lebih profesional

ii. Mengelakkan berlaku ketidaksempurnaan

iii. Menjaga imej penganjur

iv. Menjaga imej tetamu

v. Memastikan majlis berjalan lancar

Page 3: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

8.2 PENGENDALIAN MAJLIS RASMI

Perkara-perkara yang perlu diberi perhatian dalam pengendalian majlis rasmi adalah:

1. Jawatankuasa Majlis rasmi 2. Tempat majlis

3. Senarai jemputan 4. Aturcara majlis

5. Kesesuaian pakaian 6. Kad jemputan

7. Menu untuk jamuan 8. Susunan tempat duduk

9. Juruacara 10.Atur cara pentadbiran

11.Penyambut tetamu 12.Raptai

13. Pasca nilai

8.2.1 Penyediaan Senarai Jemputan

Bagi sesuatu majlis yang rasmi adalah elok diadakan 5 jenis senarai jemputan:

i. Ringkasan Senarai

ii. Senarai Nama

iii. Senarai Keutamaan

iv. Senarai Kehadiran

v. Senarai Hadir

Senarai-senarai ini akan dapat membantu Jawatankuasa Pengelola memastikan:

i. penyambut tetamu dapat mengenali tetamu-tetamu.

ii. juruacara dapat memberi ucapan mengikut protokol.

Page 4: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

iii. jawatankuasa protokol dapat menyediakan tempat duduk mengikut agar

majlis dapat dijalankan tanpa sebarang masalah dan kecacatan.

Senarai ringkas disediakan agar dapat diketahui jenis-jenis tetamu atau kategori

tetamu dan bilangannya, kombinasi tetamu dan peringkat tetamu yang dijemput.

Contoh:

i. Pengarah & Pegawai BPG 10

ii. Pengarah & Pegawai JPN 10

iii. Ketua-ketua Jabatan 15

iv. Pengetua-pengetua Sekolah 15

v. Guru-guru Besar 16

JUMLAH

Kegunaan senarai nama ialah untuk menyenaraikan nama-nama tetamu

mengikut kategori.

Mengandungi butiran lengkap:

i. Nama penuh dengan gelaran / pangkat

ii. Jawatan / pangkat

iii. Alamat rumah

iv. Nama isteri

v. Nama pejabat

vi. Nombor telefon

Senarai keutamaan ialah senarai tetamu yang telah disusun mengikut susunan

keutamaan:-

• Panduan Susunan Keutamaan Persekutuan terkini

Page 5: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

• Bahagian Istiadat Jabatan Perdana Menteri

Senarai kehadiran digunakan untuk mengenalpasti tetamu yang akan hadir

atau tidak hadir.

Senarai hadir ialah senarai yang terakhir dan mengandungi senarai

tetamu yang menjawab hadir.

Penyambut tetamu akan menggunakan senarai ini untuk

menjalankan tugas.

Nombor kerusi tetamu biasanya tercatat dalam senarai ini

8.2.2 Susunan Keutamaan

Susunan keutamaan ini meliputi:

i. tertib ketibaan tetamu kenamaan.

ii. susunan bendera

iii. susunan tempat duduk

iv. aturcara majlis.

8.2.3 Susunan Tempat Duduk Dalam Majlis Rasmi

i. Prinsip Asas Menyusun Tempat Duduk

Dalam majlis rasmi susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang

diwartakan.

dif yang paling hampir dengan tetamu kehormat (tk) adalah dif paling utama

keutamaan bermula daripada kanan tk sama ada bersebelahan, beriringan

ataupun bertentangan

Page 6: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

PRINSIP 1 : Mengikut susunan keutamaan

melibatkan tempat duduk para jemputan dan pentas khas

jemputan tanpa isteri, di pentas khas, keutamaan bermula dari kanan tk diikuti

dengan kiri, balik ke kanan dan kemudian ke kiri

jemputan bersama isteri, kekanan bermula dari se belah kanan tk membawa ke

tepi (suami) dari kiri isteri tk membawa ketepi (isteri)

PRINSIP 2 : Jumlah tetatmu di pentas khas terhad

Jemputan seorang:

ganjil 3,5,7,9

Jemputan bersama isteri:

genap 6,8,10

Jumlah dihadkan supaya penghormatan dan tumpuan diberi kepada tetamu

PRINSIP 3 : Tuan rumah duduk di kanan Tetamu Kehormat (TK)

Tuan rumah adalah orang yang menjemput / pihak yang bertanggungjawab

menganjur majlis

Tuan rumah perlu berada pada sepanjang majlis berlangsung sebagai tanda

penghormatan kepada TK

PRINSIP 4 : Isteri berada di sebelah kiri suami

merupakan amalam biasa apabila tk atau jemputan dijemput bersama isteri

Page 7: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

kedudukan ini melibatkan majlis waktu siang/ malam kecuali dalam keadaan

tertentu

ii. Prinsip Menyusun Tempat Duduk Dalam Majlis Jamuan

PRINSIP ASAS

dif yang paling hampir dengan tetamu kehormat adalah dif yang paling utama /

paling atas kekananannya

PRINSIP 1 : tetamu kehormat duduk di sebelah kanan tuan rumah kecuali tk

jauh lebih tinggi atau lebih rendah daripada tuan rumah dalam

susunan keutamaan

PRINSIP 2 : susunan dif di meja utama atau khas perlulah mengikut susunan

keutamaan

PRINSIP 3 : wanita tidak duduk di hujung meja

PRINSIP 4 : tetamu wanita tidak mengetuai meja kecuali susunan keutamaan

yang diikuti adalah susunan keutamaan wanita itu sendiri

PRINSIP 5 : meja bulat hendaklah penuh dalam satu bulatan 360 darjah kecuali

meja itu berhadapan dengan meja tetamu utama /meja khas/ diraja

: tiada kerusi membelakangkan meja tetamu utama/ meja khas/diraja

Page 8: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

Boleh di aplikasikan dalam Majlis yang di anjurkan oleh sekolah:

Diadakan di negeri:

Pengarah JPN; Ketua Sektor; PPD; GB

2 1 3

4 2 1 3 4

1 2

3 1 2 4

iii. Prinsip Penyusunan Tempat Duduk Bagi Majlis Makan

Bagi prinsip penyusunan tempat duduk bagi majlis makan yang akan di

senaraikan di bawah boleh diaplikasikan dalam bentuk organisasi di sekolah, atau

melibatkan organisasi Kementerian Pendidikan di Malaysia.

i. Meja Panjang

ii. Meja Panjang & Bulat

Page 9: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

iii. Meja Bulat

iv. Meja Bulat Panjang

v. Pelbagai Bentuk

Susunan Meja

1. Panjang-panjang

MEJA

Page 10: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

2. Panjang & Bulat

MEJA

Page 11: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

3. Meja Bulat

Page 12: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

4. Meja Bulat & Panjang

Page 13: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

5. Pelbagai Bentuk Susunan Meja

MEJAMEJA

Page 14: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

SUSUNAN MEJA KHAS DIRAJA DAN MEJA BULAT

Page 15: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

MEJA KHAS BULAT JEMPUTAN SUAMI ISTERI

M MEJA KHAS BULAT

TETAMU UTAMA SETARAF DGN TUAN RUMAH

1. TETAMU UTAMA2. TUAN RUMAH

3. ISTERI TETAMU UTAMA 4. ISTERI TUAN

RUMAH

1. TETAMU UTAMA

3. ISTERI TETAMU UTAMA

2. TUAN RUMAH

4. ISTERI TUAN RUMAH

Page 16: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

MEJA KHAS BULAT

TETAMU UTAMA LEBIH TINGGI DARI TUAN RUMAH

MEJA KHAS BULAT

ISTERI BERSEBELAHAN DGN SUAMI

2. TUAN RUMAH

3. ISTERI TETAMU UTAMA

2. TUAN RUMAH

5. SUAMI

6. SUAMI

4. ISTERI TUAN RUMAH

1. TETAMU UTAMA

1. TETAMU UTAMA

3. ISTERI TETAMU UTAMA 4. ISTERI TUAN

RUMAH

7. ISTERI8. ISTERI

Page 17: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

MEJA TETAMU LAIN

ISTERI DAN SUAMI BERSETENTANG

MEJA TETAMU LAIN

ISTERI DAN SUAMI BERSEBELAHAN

2. ISTERI

6. ISTERI

3. ISTERI

5. SUAMI

7. SUAMI

2. ISTERI

1. SUAMI

5. SUAMI

3. ISTERI

4. SUAMI

1. SUAMI

3. SUAMI

4. ISTERI

8. ISTERI

5. SUAMI 6. ISTERI

Page 18: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

8.2.5 SUSUNAN BENDERA

i. Susunan Dan Kedudukan Bendera Malaysia Apabila Dikibarkan

Susunan dan kedudukan bendera adalah bergantung kepada di mana bendera-bendera

tersebut hendak dikibarkan atau dihamparkan. Susunan yang biasa dibuat ialah:-

(i) Susunan di luar dan di dalam bangunan

(a) Susunan Pada Hari Biasa dan Hari-Hari Kebesaran Persekutuan

Jika hanya dua bendera dikibarkan di majlis peringkat Persekutuan yang diadakan

dalam negeri, maka susunannya ialah seperti berikut:-

Page 19: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

Rajah 5: Susunan Bagi Dua Tiang Bendera

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat Persekutuan yang diadakan dalam

negeri, maka susunannya ialah seperti berikut:-

Rajah 6: Susunan Bagi Tiga Tiang Bendera

(b) Susunan Pada Hari-Hari Kebesaran Negeri

Jika hanya dua bendera dikibarkan pada majlis peringkat negeri di negeri yang

berkenaan, maka susunannya adalah seperti berikut:

Page 20: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

Rajah 7: Susunan Bagi Dua Tiang Bendera

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri di negeri, maka susunannya

ialah seperti berikut:

Rajah 8: Susunan Bagi Tiga Tiang Bendera

(c) Susunan Apabila Mengibarkan Bendera Persekutuan Dengan Bendera Negeri-

Page 21: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

Negeri

Bendera-bendera yang dikibarkan cara sebaris dan keutamaannya bermula dari kiri ke

kanan ditunjukkan seperti berikut:-

Rajah 9: Pengibaran Bendera Malaysia dan Negeri-Negeri Secara Sebaris

Bendera-bendera yang dikibarkan cara sebaris dan kekanan bermula dari tengah-

tengah ditunjukkan seperti berikut:-

Rajah 10: Pengibaran Bendera Malaysia dan Negeri-Negeri Secara Sebaris dan

Kekanan Bermula Dari Tengah-Tengah

Bendera-bendera yang dikibarkan cara dibahagi dua belah dan keutamaannya bermual

dari dalam ditunjukkan seperti berikut:-

Page 22: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

Rajah 11: Pengibaran Bendera Malaysia dan Negeri-Negeri Secara Dibahagi Dua

(d) Di persidangan antarabangsa bendera-bendera hendaklah dikibarkan atau

disusun mengikut dua cara berdasarkan susunan abjad nama negara-negara

berkenaan dan seperti yang telah ditetapkan oleh pertubuhan berkenaan jika

ada.

Rajah 12: Pengibaran Cara Dibahagi Dua

 

Page 23: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

Rajah 13: Pengibaran Cara Sebaris

 

Rajah 14: Susunan Bendera Di Atas Meja

(e) Susunan DI Gedung / Kedai / Rumah

Bila bendera Malaysia dipasangkan di rumah, maka ia hendaklah dikibarkan pada tiang

yang dicondongkan ke arah jalanraya. Di deretan gudang / kedai pula, jika dua bendera

dipasangkan di dalam Wilayah Persekutuan, maka bendera Malaysia mestilah

dikibarkan di sebelah kiri dan bendera yang lagi satu sebelah kanan pada tiang yang

dicondongkan ke arah jalan raya.

Page 24: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

Rajah 15: Susunan Bendera Di Gedung / Kedai / Rumah

(f) Susunan Dalam Keadaan Bersilang

Dalam keadaan bendera Malaysia diletakkan bersilang, bendera Malaysia hendaklah

diletakkan di sebelah kiri dan di atas bendera yang lain.

Rajah 16: Susunan Bendera Bersilang Dua

Page 25: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

Jika bendera Malaysia diletakkan di dalam satu kumpulan bendera negeri dan bendera

swasta, bendera Malaysia hendaklah dikibarkan di tengah-tengah di antara dua

bendera dan tiangnya diletakkan terkeatas dari bendera yang lain. Bendera negeri

diletakkan di sebelah kiri manakala bendera swasta di sebelah kanan.

Rajah 17: Susunan Bendera Bersilang Tiga

(g) Susunan Semasa Lawatan Negara Rasmi

Adalah menjadi amalan biasa negara kita memberi kehormatan (courtesy) kepada

pelawat itu, maka bendera pelawat diberi keutamaan atas bendera Malaysia. Misalnya

semasa lawatan Paduka Yang Mulia Presiden Indonesia, susunan benderanya adalah

seperti rajah di bawah:-

Page 26: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

Rajah 18: Susunan Dua Bendera Semasa Lawatan Negara

(h) Susunan Bendera Khusus Bagi Acara Dalam Dewan/Bangunan/Stadium

Rajah 19: Susunan Bendera Semasa Seminar

Page 27: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

Rajah 20: Susunan Bendera Semasa Mesyuarat

Rajah 21: Susunan Bendera Semasa Majlis Perundangan/Perbincanan

Page 28: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

Rajah 22: Susunan Bendera Semasa Majlis Perundangan/Perbincangan Dua

Negara

Page 29: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

Rajah 23: Susunan Bendera Dalam Acara Sukan

Page 30: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

8.3 PERANAN PENGERUSI MAJLIS/ JURUACARA

Berikut menjelaskan 3 tugas utama Pengacara Majlis:

1. Mengawal majlis

2. Membuat pengumuman

3. Memberi panduan kepada tetamu atau kepada yang mengambil bahagian

Tidak semua orang boleh menjadi Pengacara Majlis, Juruacara atau Mc yang baik dan

Berjaya. Mereka hendaklah mempunyai kualiti atau kriteria yang tertentu antaranya:-

a. JELAS Fasih dalam penggunaan bahasa serta terang dan jelas sebutannya

b. PATAHKATA Membuat phasing dan patah kata

c. INTONASI (NADA SUARA) Mempunyai suara yang baik dan lunak di dengar

d. KELAJUAN Kelajuan percakapannya hendaklah sederhana

e. SEBUTANTidak pelat, tidak kedaerahan, tidak langsing atau sengau

f. GAYA Bersahaja, bukan membaca seolah bercakap dengan kawan

g. BUDI BICARAKadang-kadang diminta membuat pengumuman pada saat akhir

h. TAHU ETIKET SOSIAL DAN PROTOKOL

Tatacara imej serta susunan hormat

i. TIDAK GUGUP

j. SABAR

k. TIDAK GEMURUH

l. TIDAK CACAT

m. CERGAS

Page 31: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

8.3.1 Penyediaan Teks Pengerusi Majlis

Mengandungi kesemua maklumat tentang majlis tersebut

Ditaip menggunakan kertas A4 (dibahagi dua atau sepenuhnya – jika ada dua

juruacara)

Pada setiap helai kertas teks juruacara ditulis nombor muka surat, masa, cue

dan pengumuman

Cue – peristiwa yang berlaku sebagai panduan kepada juruacara

Pengumuman – kata-kata yang dilafazkan oleh juruacara

8.3.2 Contoh Teks Pengerusi Majlis

MASA : 9.10 pagi

CUE : Tetamu kehormat dan jemputan duduk

PENGUMUMAN:

Untuk memulakan majlis pada hari bersejarah ini,

saya mempersilakan Yang Mulia Ustaz Saad bin

Hassan membaca doa selamat. Dengan segala

hormatnya dipersilakan

1

Page 32: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

MASA : 9.15 pagi

CUE : Ustaz Saad duduk

Pengumuman:

Majlis merakamkan ucapan terima kasih kepada

Yang Mulia Ustaz Saad Hassan.

Untuk meneruskan majlis kita pada hari ini, daya

dengan sukacitanya mempersilakan Yang Berusaha

En. Hassan bin Asit, Pengetua SMK Seri Medan

untuk menyampaikan ucapan alu-aluan. Dengan

segala hormatnya dipersilakan

MASA : 9.30 pagi

CUE : Tuan Pengetua Duduk

Pengumuman:

Majlis merakamkan setinggi-tinggi ucapan terima

kasih kepada Yang Berusaha Tuan Pengetua atas

ucapan beliau itu tadi.

Seterusnya Majlis dengan segala sukacitanya

mempersilakan Yang Berhormat Dato’ Mahad

Kama Piah Che Othman, Ketua Eksekutif ASNB

untuk menyampaikan ucapan. Dengan segala

hormatnya dipersilakan.

2

3

Page 33: MAJLIS RASMI & ETIKET SOSIAL

8.4 PENYEDIAAN TEKS UCAPAN / KATA ALUAN

1. Majlis Perasmian / Penutup

2. Majlis Perpisahan

3. Majlis Keraian

• Disediakan oleh Setiausaha Tetamu (s)

• Perlu ada maklumat mengenai majlis:

• Tujuan majlis : tujuan majlis perlulah juga mengikut jenis

majlis.

• Bilangan tetamu : sebagai contoh sekiranya ianya adalah

Majlis perasmian sukan, kata-kata aluan

daripada perasmi selalunya menyataka

bilangan tetamu yang hadri agar majlis

sukan itu berjalan dengan lancar dengan

soongan yang diberikan oleh tetamu yang

hadir.

• Senarai tetamu : senarai tetamu adalah sangat penting bagi

solutasi setiap teks ucapan agar tetamu

kehormat yang hadir disebut namanya dan

tidak salah sebutan nama-nama mereka.

• Maklumat tentang badan (jika menjadi pengajur)