TUGAS SISTEM INFORMASI

“SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA

SD NEGERI 1 PANJANG KUDUS YOGYAKARTA”

Oleh :

SITI FAJAR ALDILHA

1205664

PENDIDIKAN FISIKA

JURUSAN FISIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2015

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA

SD NEGERI 1 PANJANG KUDUS

LATAR BELAKANG

Di saat ini era globalisasi di mana kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (ICT) yang

berkembang pesat dan penggunaannya dalam pendidikan telah menjadi sesuatu yang alami. Dalam

rangka untuk meningkatkan mutu pendidikan berkualitas dengan sekolah-sekolah yang lebih baik

adalah permintaan untuk menjaga dengan perubahan di bidang teknologi informasi dan komunikasi,

khususnya dalam menerapkan sistem informasi yang menggunakan teknologi informasi. Salah

satunya adalah untuk menerapkan teknologi informasi di perpustakaan sekolah. Sebagian besar

perpustakaan yang umumnya sudah memiliki komputer. Tetapi tidak semua Perpustakaan dapat

mengambil keuntungan dari keberadaan komputer yang optimal. Demikian pula, Perpustakaan pada

SD Negeri 1 Panjang Kudus. Lembaga sudah memiliki komputer, tetapi komputer tidak digunakan

secara optimal, dalam arti apakah atau tidak terkomputerisasi oleh tidak adanya pengolahan data

program Perpustakaan.

Permasalahannya :

Penerapan Sistem Informasi dengan Komputer pada Perpustakaan yang tidak digunakan

secara optimal

Tujuan penelitian :

Untuk memberikan kemudahan dalam memberikan informasi pada perpustakaan.

1. Pendahuluan

Pada era globalisasi seperti saat ini dimana kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK)

berkembang dengan pesat dan pemanfaatan IT dalam bidang pendidikan sudah merupakan suatu

hal yang wajar. Salah satunya menerapkan teknologi informasi tersebut pada bagian perpustakaan

sekolah. Kebanyakan dari perpustakaan yang bersifat umum sudah memiliki komputer. Namun tidak

semua perpustakaan mampu memanfaatkan keberadaan komputer tersebut secara optimal.

Demikian juga dengan perpustakaan yang berada di SD Negeri 1 Panjang Kudus.

Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka penelitian ini mengambil judul

SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SD NEGERI 1 PANJANG KUDUS.

2. Dasar Teori

2.1. Konsep Dasar Sistem

2.1.1. Pengertian Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu

yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau

elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan

sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedure – prosedure yang saling berhubungan,

berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan

suatu sasaran tertentu.1 Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau

elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut Sistem adalah kumpulan dari elemen-

elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.2

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu, yaitu mempunyai komponen

(components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem

(environment), penghubung (masukan interface), (input), keluaran (output),

Pengolah (process) dan sasaran (objective) atau tujuan (goal).

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa sudut pandang3,

diantaranya adalah:

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik.

2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia.

3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu.

1 . Jogiyanto Hartono. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta, hal 1.

2 . Jogiyanto Hartono. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi. Andi. Yogyakarta, hal 2.

2.2. Konsep Dasar Informasi

2.2.1. Definisi Informasi

Definisi informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau

diinterprestasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. 4

Informasi mempunyai ciri-ciri sebagai berikut:

1. Data yang telah diolah.

2. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima.

3. Menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata.

4. Digunakan untuk mengambil keputusan.

2.2.2. Kualitas Informasi

Jadi, secara umum informasi adalah data yang sudah diolah menjadi suatu

bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi

penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.

2.2.3. Siklus Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna. Data

yang diolah melalui suatu model informasi.

Untuk lebih jelasnya siklus informasi dapat dijelaskan dengan gambar sebagai berikut.

Adapun gambar siklus informasi tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Gambar 1 Siklus Informasi

[Sumber : Tata Sutabri, S. Kom.MM, 2004. Analisa Sistem Informasi. Andi Yogyakarta]

4 Tata Sutabri,S.Kom,MM,2000 Analisis Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta, hal 18

2.2.4. Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga

hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness), dan

relevan (relevance).

2.2.5. Nilai Informasi

Informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat

(use) yang dapat diperoleh dari infomasi itu sendiri dan biaya (cost) untuk

mendapatkannya. Suatu informasi dianggap bernilai jika manfaatnya lebih efektif

dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya.

2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi

2.3.1. Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media,

prosedur-prosedur dan pengendalian yang di tunjukan untuk mendapatkan jalur komunikasi

penting, memperoses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan

yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan

menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambil keputusan cerdik.5

Input

Pemrosesan Output

Data Data

Gambar 2 Konsep Sistem Informasi

2.3.2. Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang masing-masing

saling berinteraksi satu dengan yang lainnya yang membentuk satu kesatuan untuk mencapai

tujuannya. Komponen-komponen sistem informasi terdiri dari:

1. Blok Masukan

2. Blok Model

3. Blok Keluaran

4. Blok Teknologi

5. Blok Basis Data

6. Blok Kendali 5 Jogiyanto Hartono. 2004. Pengenalan Komputer. Andi.Yogyakarta, hal 697.

2.4. Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

2.4.1. Definisi Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi Manajemen (management information systems atau sering dikenal dengan singkatan MIS) adalah bagian dari pengendalian

internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia,dokumen, teknologi,

dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis

seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis

sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.

2.4.2. Sistem Informasi Perpustakaan

Perpustakaan adalah suatu unit kerja yang berupa tempat mengumpulkan, menyimpan

dan memelihara koleksi pustaka baik buku-buku ataupun bacaan lainnya yang diatur,

diorganisasikan dan diadministrasikan dengan cara tertentu untuk memberi kemudahan dan

digunakan secara kontinu oleh pemakainya sebagai informasi.

2.4.3. Teori Analisis

Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus program-program tersebut bekerja

dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal

dari pengembangan sistem yang menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang

dihasilkan nantinya.

Dalam analisis sistem penulis menggunakan metode PIECES Analysis (Performance,

Information, Economic, Control, Efficiency, Services).

2.4.4. Flowchart (Bagan Alir)

Flowchart sistem adalah suatu model logika yang digunakan untuk menggambarkan sistem secara fisik, menunjukkan arus dari suatu proses dalam program.

2.4.5. Data Flow Diagram

Data Flow Diagram atau DFD adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam objek kemudian melewati suatu proses yang

mentransformasinya ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain.

2.5. Konsep Dasar Basis Data

2.5.1. Pengertian Basis Data

Basis data (Kristianto, 2004) adalah kumpulan file yang saling berelasi, relasi tersebut bisa

ditunjukkan dengan kunci dari tiap file yang ada. Satu database menunjukkan suatu

kumpulan data yang dipakai dalam satu lingkup perusahaan atau instansi.

2.5.2. Kelebihan Basis Data

Pembentukan basis data yang baik (efisien) sebagai sebuah hasil perancangan yang matang akan memberikan sejumlah karakteristik dan keuntungan sebagai

berikut:

1. Struktur basis data (tabel dan relasi antar tabel) yang lebih kompak.

2. Struktur masing-masing tabel yang lebih efisien dan sistematis.

3. Kebutuhan ruang penyimpanan data (memori sekunder) yang lebih efisien.

4. Semakin kecil (efisien) ukuran tabel maka akan semakin cepat operasi basis data yang

dilakukan.

5. Efisiensi tersebut ditandai dengan redundansi data yang minimal, tetapi dalam basis data

relasional, redundansi data tidak mungkin dihindari karena redundansi akan dapat

meningkatkan integritas data.

6. Tidak ada ambiguitas data pada semua tabel dalam basis data.

Adapun kelemahan pada yang terjadi pada sebuah sistem basis data adalah:

1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.

2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam mengelola data.

3. Kinerja sebuah basis data terkadang kalah denga sistem berkas, karena pada dasarnya

basis data dirancang untuk menangani hal-hal yang bersifat umum.

2.5.3. Komponen Basis Data

Komponen-komponen utama yang menyusun lingkungan sistem basis data adalah sebagai berikut:

1. Perangkat Keras (Hardware)

2. Perangkat Lunak (Operating System)

3. Basis Data (database)

4. Database Management System (DBMS)

5. Pemakai (User)

6. Aplikasi Lain

2.6. Sistem Perangkat Lunak yang Digunakan

2.6.1. Microsoft Visual Basic 6.0

Bahasa pemrograman adalah perintah-perintah atau instruksi yang dimengerti oleh

komputer untuk melakukan tugas-tugas tertentu. Bahasa pemrograman yang akan

digunakan di dalam pembuatan program aplikasi adalah Visual Basic 6.0.

Menu Main

Projec

Properties

Project

Tool

Jendela Kode

Form

Gambar 3 Tampilan Pemrograman Visual Basic 6.0

2.6.2. Microsoft Access 2007

Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basisdata komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah.

Office Title Close

Ribbo

Quick Access

Fild templates Object in the navigation

Status

Gambar 4 Tampilan utama Ms. Access 2007

3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1.

Analisis

3.1.1. Definisi Analisis Sistem

Analisis sistem adalah istilah secara kolektif mendeskripsikan fase-fase

awal pengembangan sistem. Analisis sistem merupakan teknik pemecahan masalah yang

menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian

komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem

merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem yang menjadi fodasi

menentukan keberhasilan sistem informasi yang di hasilkan.

3.1.2. Identifikasi masalah

Dalam permasalahan yang timbul dikarenakan adanya faktor-faktor berikut :

1. Dalam pemasukan data anggota hanya berdasarkan pada buku pinjaman

perpustakaan

2. Pencarian data anggota hanya berdasarkan nama siswa tiap kelas yang masih

menggunakan lembaran kertas sehingga tidak efektif dan efisien

3. Masalah tersebut timbul karena belum tersedia sistem informasi yang digunakan

untuk melakukan pengecekan anggota dan pengolahan data sirkulasi

3.1.3. Analisis Kelemahan Sistem

Metode yang digunkan untuk menyelesaikan masalah dengan melakukan

peningkatan-peningkatan berdasarkan Analisis PIESES (Performance,Information,

economy, control, dan service) yaitu:

a. Performance (Kinerja)

Tabel 1 Analisis Performance

Sistem Manual Sistem Baru

1. Pengolahan data secara manual 1. Diharapkan sistem dapat melakukan meningkatkan biaya operasional. proses pencatatan dengan cepat Sehingga biaya yang digunakan untuk sehingga dapat mengurangi waktu pengadaan alat tulis dan kertas lebih pekerjaan. besar. 2. Diharapkan Sistem dapat

2. Respontime untuk informasi yang menghasilkan informasi dan laporan dibutuhkan user dinilai masih lambat data sehingga mempermudah karena sistem banyak melibatkan user. pekerjaan user

b. Information (Informasi)

Tabel 2 Analisis information

Sistem Manual Sistem Baru

1. Akurat: Informasi yang diberikan oleh 1. Akurat: informasi yang disampaikan sistem lama masih rentan dengan sesuai dengan keadaan yang ada pada kesalahan karena dikerjakan secara saat pemasukan data pertama kali. manual. 2. Relevan : informasi yang diinginkan

2. Relevan: informasi yang diinginkan berupa data yang tersusun rapi sesuai berupa data mentah. User yang dengan yang diinginkan pencari mencari sendiri data yang diperlukan informasi.

karena data tersebut adalah semua 3. Tepat waktu: waktu yang diperlukan data dari yang bersangkutan. dapat dipersingkat hingga 5 menit

3. Tepat waktu: waktu yang dibutuhkan karena sudah menggunakan teknologi untuk menyam paikan informasi komputerisasi laporan memerlukan waktu yang lama

sekitar 15 menit.

c. Economy (Ekonomi)

Tabel 3 Analisis Economy

Sistem Manual Sistem Baru

1. Dalam proses penyimpanan berkas- 1. Untuk sistem baru ini proses berkas dari data siswa, guru maupun penyimpanan memerlukan 1 (satu) set karyawan yang memerlukan tempat komputer sebagai media tersendiri dan memakan tempat serta penyimpanan. biaya untuk membeli barang-barang

seperti file arsip.

d. Control (Kendali)

Tabel 4 Analisis Control

Sistem Manual Sistem Baru

Sistem perpustakaan secara manual akan Sistem berbasis komputer akan sulit melakukan kontrol karena pemrosesan memudahkan kontrol sehingga data dilakukan oleh manusia sehingga kemungkinan terjadi kesalahan dapat di kemungkinan terjadi kesalahan sangat tekan besar

e. Efficiency (efisiensi)

Tabel 5 Tabel Efficiency

Sistem Manual Sistem Baru

Sistem perpustakaan secara manual Sistem berbasis komputer lebih efisien kurang efektif karena perlu melakukan karena dokumentasi akan dilakukan secara dokumentasi secara manual otomatis.

f. Services (Pelayanan)

Tabel 6 Analisis Services

Sistem Manual Sistem Baru

Pelayanan transaksi akan memakan waktu Pelayanan transaksi akan lebih cepat yang lama karena harus menunggu karena pemrosesan dan pengecekan data pemrosesan data dilakukan dengan komputer

3.1.4. Analisis Kebutuhan Sistem

3.1.4.1. Kebutuhan Fungsional

1. Sistem dapat melakukan entri buku yang berhubungan dengan pendataan buku

2. Sistem dapat melakukan pendataan anggota

3. Sistem dapat melakukan transaksi peminjaman

4. Sistem dapat melakukan transaksi pengembalian

5. Sistem dapat melakukan pencatatan laporan secara otomatis

3.1.4.2. Kebutuhan Non Fungsional

1. Kebutuhan Perangkat Keras

2. Kebutuhan Perangkat Lunak

3. Kebutuhan Informasi

4. Kebutuhan Pengguna (user) 3.1.5. Analisis Kelayakan Sistem

Beberapa aspek kelayakan sistem yang dianalisis dalam perancangan sistem ini adalah:

1. Analisis Kelayakan Teknologi

2. Analisis Kelayakan Hukum

3. Analisis Kelayakan Ekonomi

4. Analisis Biaya dan Manfaat 3.2. Perancangan Sistem

Rancangan sistem secara umum juga merupakan gambaran secara umum yang ditunjukkan kepada user tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan.

3.2.1. Flowchard yang Diusulkan

Gambar 5 Flowchart

3.2.2. Data Flow Diagram

Gambar 6 DFD Level 0

3.2.3. Normalisasi

Normalisasi diperlukan untuk melakukan pengujian apakah database yang

kita buat sudah normal atau belum, normal disini mengandung arti bahwa suatu database sudah

tidak menimbulkan kerancuan data ataupun duplikasi data.

4. Implementasi dan Pembahasan

4.1. Pengertian Implementasi Sistem

Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya

siap untuk digunakan dan dioperasikan. Dalam tahap implementasi sistem ini terdiri dari

langkah-langkah sebagai berikut ini :

4.1.1. Menerapkan Rencana Implementasi

Supaya kegiatan implementasi dapat beroperasi sesuai dengan yang kita telah

terapkan, maka diperlukan jadwal rencana kegiatan implementasi. Dengan demikian, rencana

implementasi merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem. Rencana implementasi

dimaksudkan untuk mengatur biaya dan waktu.

4.1.2. Kegiatan Implementasi

Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah

direncanakan dalam rencana implementasi sistem. 4.1.3. Tindak Lanjut Implementasi

Tindak lanjut implementasi bertujuan untuk melakukan pengetesan

terhadap penerimaan sistem. Pada pengetesan ini menggunakan data yang sesungguhnya

dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Tahapan ini bertujuan untuk memastikan apakan

sistem baru ini nantinya akan dapat diterima dan diterapkan untuk menggantikan sistem yang

lama (manual). Jika sistem baru dapat diterima oleh semua pihak, berarti tugas analisis sistem

telah selesai.

4.2. Manual Program

4.2.1. Form Login

Gambar 7 Form Login

4.2.2. Form Utama

Gambar 8 Form Menu Utama

4.2.3. Form Setting Aplikasi

Gambar 9 Form Data Pengguna

4.2.4. Laporan Data Buku

Gambar 10 Laporan Data Buku

5. Penutup

5.1. Kesimpulan

Dari hasil analisis terhadap percobaan implementasi sistem yang telah dilakukan dapat

diambil beberapa kesimpulan mengenai analisis dan desain sistem informasi Perpustakaan ini,

yaitu:

- Pengolahan data di SD Negeri 1 Panjang masih bersifat manual sehingga dalam

penyajian informasi masih kurang cepat dan akurat serta dalam penyimpanan data

masih kurang begitu aman.

5.2. Saran

Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak

SD Negeri 1 Panjang di dalam meningkatkan pelayanan, penulis mempunyai beberapa saran

yang dapat dipertimbangkan oleh kepala sekolah.

Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak

sekolahan agar meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu :

- Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi,

dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif

dan efisien dibandingkan dengan sistem yang manual.

DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, Hartono, 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Yogyakarta. Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA 2005, Analisis dan Desain: Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktek aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta Tata Sutabri,S.Kom,MM,2000 Analisis Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta SULISTYO,Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan: Universitas Terbuka, 2000.

http://fachrizalll.files.wordpress.com/2009/07/ Privida Kristiono, 2007. Pemrograman Database Tingkat Lanjut dengan VB6, buku ke satu, PT

Elex Media Komputindo, Jakarta Ramadhan, Arief, 2005. SQL Server 2000 dan Visual Basic 6, PT. Elex Media

Komputindo Kelompok Gramedia, Jakarta.