MAKMAL-MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL … perolehan... · Kejuruteraan & Penyelenggaraan PP UK Penolong...

HUSM/LCD/QP-14

PEROLEHAN PERALATAN

MAKMAL-MAKMAL PERUBATAN

HOSPITAL UNIVERSITI SAINS

MALAYSIA

Disediakan oleh:

Prof Madya Dr Hasnan Jaafar

Diluluskan oleh:

Dr. Zaidun Kamari

Tarikh efektif:

1.11.2009

MUKASURAT PERKARA

1 Isi Kandungan

2 Rekod Pindaan

4 Definisi

5 Singkatan

6 Tujuan dan Skop

7 Prosedur Perolehan Peralatan Kurang RM 50,000

8 Perolehan Peralatan Antara RM 50,000 Hingga RM 100,000

9 Perolehan Peralatan Melebihi RM 100,000 Hingga RM 200,000

10 – 11 Perolehan Peralatan Melebihi RM 200,000 Hingga RM 500,000

12 – 13 Perolehan Peralatan Melebihi RM 500,000

14 Rujukan dan Rekod

15 Carta Alir

Disediakan oleh

Diluluskan oleh


Dr Zaidun Kamari

Tarikh efektif 1.11.2009

MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA

Muka surat 1 drp 15 PEROLEHAN PERALATAN

(HUSM/LCD/QP-14)

Tajuk: ISI KANDUNGAN

Versi 1

REKOD PINDAAN

NO

VERSI

TARIKH

VERSI

BUTIRAN PINDAAN TANDATANGAN

PENGESAHAN

1 1.11.2009 Pertukaran Versi MS ISO 15189:2004 kepada

Versi MS ISO 15189:2007

1 1.11.2009 Menukarkan dokumen Versi 1 MS ISO 15189:2007

kepada dokumen elektronik di alamat:

http://www.quality.kck.usm.my/HUSM/MS ISO

15189:2007

NO

VERSI

TARIKH

PINDAAN

BUTIRAN PINDAAN TANDATANGAN

PENGESAHAN

1

1.8.2010 Semakan dibuat pada 14.7.2010

Pindaan 1 : Mukasurat 2

Tarikh versi ditukar kepada tarikh pindaan

Tambahan jadual rekod semakan

Pindaan 2 : Mukasurat 7 - Prosedur Perolehan

Peralatan Kurang RM 10,000 kepada RM50,000


Peralatan antara RM10,000 hingga RM50,000

kepada RM50,000 hingga RM100,000


Peralatan antara RM 50,000 hingga RM200,000

kepada RM 100,000 hingga RM200,000

Disediakan oleh

Diluluskan oleh


Dr Zaidun Kamari



Muka surat 2 drp 15

Versi 1

PEROLEHAN PERALATAN

(HUSM/LCD/QP-14)

Tajuk: REKOD PINDAAN

Pindaan 1

Disediakan oleh

Diluluskan oleh


Dr Zaidun Kamari



Muka

surat

3 drp 15

Versi 1

PEROLEHAN

PERALATAN

(HUSM/LCD/QP-14)

Tajuk: REKOD SEMAKAN

Pindaan 1

TARIKH SEMAKAN NAMA PENYEMAK TANDATANGAN PENGESAHAN

14 Jul.2010 En. Abd Razak Ahmad

En. Mohd Zaki Zainon

DEFINISI

1. Pengguna : Adalah staf yang bertanggungjawab dalam perolehan peralatan

disetiap makmal perubatan HUSM.

2. Pembekal : Syarikat-syarikat yang boleh menawarkan peralatan / item

sebagaimana spesifikasi yang dikehendaki oleh pengguna.

3. Ujilari : Peralatan yang baru diterima akan di pasang dan diuji oleh

juruteknik/jurutera syarikat pembekal sebelum diserahkan sepenuhnya

kepada pengguna.

4. Seksyen Perolehan : satu unit di bawah Unit Kewangan HUSM dalam

urusan pembelian peralatan.

5. Pendaftaran Harta : Setiap alatan baru akan didaftar di Bahagian Harta

Jabatan Bendahari.

Disediakan oleh

Diluluskan oleh


Dr Zaidun Kamari




(HUSM/LCD/QP-14)

Tajuk: DEFINISI

Versi 1

3. SINGKATAN

PHUSM Pengarah Hospital Universiti

Sains Malaysia

KPP UK Ketua Penolong Pengarah Unit

Kewangan

KPP UKP Ketua Penolong Pengarah Unit

Kejuruteraan & Penyelenggaraan

PP UK Penolong Pengarah Unit

Kewangan

KJ Ketua Jabatan/Unit

PS Pegawai Sains

PF Pegawai Farmasi

JTMP Juruteknologis Makmal

Perubatan

PT Pembantu Tadbir

PTJ Pusat Tanggungjawab

Disediakan oleh

Diluluskan oleh


Dr Zaidun Kamari




(HUSM/LCD/QP-14)

Tajuk: SINGKATAN

Versi 1

1. TUJUAN

Prosedur ini digunapakai bagi memastikan peralatan yang dibeli memenuhi speksifikasi yang

ditetapkan oleh pengguna dan dengan harga yang kompetatif. Juga memastikan pembekal-

pembekal yang dipilih memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh kerajaan dan berupaya

membuat pembekalan mengikut pesanan

2. SKOP

Prosedur ini melibatkan perolehan peralatan/harta kekal melalui sebutharga dan pembelian terus

sahaja di bawah vot 35000. Ia melibatkan Ketua Penolong Pengarah (Kewangan), Penolong

Pengarah (Kewangan), Ketua Jabatan dan semua staf lain yang terbabit dengan urusan perolehan

serta penerimaan item-item yang dipesan daripada pihak pembekal.

Disediakan oleh

Diluluskan oleh


Dr Zaidun Kamari




(HUSM/LCD/QP-14)

Tajuk: TUJUAN DAN SKOP

Versi 1

3. PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN KURANG RM 50,000

i. Pengguna akan diminta supaya mendapatkan tawaran harga daripada sekurang-

kurangnya daripada 3 pembekal.

ii. Unit Kewangan HUSM akan mengeluarkan pesanan kepada pembekal yang menawarkan

harga yang paling murah.

iii. Satu salinan pesanan akan diberi kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat

susulan pembekalan peralatan oleh pembekal.

iv. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am HUSM

untuk ujilari dan pendaftaran harta.

Disediakan oleh

Diluluskan oleh


Dr Zaidun Kamari



Muka surat 7 drp 15

Versi 1

PEROLEHAN PERALATAN

(HUSM/LCD/QP-14)

Tajuk: PROSEDUR PEROLEHAN

PERALATAN KURANG RM 50,000

Pindaan 2

4. PEROLEHAN PERALATAN ANTARA RM 50,000 HINGGA RM 100,000

i. Pengguna akan diminta supaya menyediakan spesifikasi peralatan dan mengemukakan

kepada Unit Kewangan HUSM.

ii. Spesifikasi yang diterima daripada pengguna akan dibincangkan di dalam

Jawatankuasa Spesifikasi B.

iii. Spesifikasi yang telah diluluskan akan dipelawa sebutharga kecil.

iv. Pelawaan hendaklah dibuat kepada 3 pembekal yang dicadangkan oleh pengguna dan 2

lagi yang akan diambil daripada senarai pembekal Seksyen Perolehan.

v. Tempoh sah laku tawaran harga adalah 90 hari.

vi. Tempoh pelawaan adalah selama 7 hari bekerja.

vii. Jawatankuasa pembuka sebutharga akan membuka sebutharga tersebut mengikut

tarikh tutup yang ditetapkan.

viii. Sebutharga yang telah dibuka hendaklah dikemukakan kepada pengguna untuk

penilain. Tempoh yang diberikan ialah selama seminggu.

ix. Deraf penilain akan untuk mesyuarat hendaklah disediakan oleh Seksyen Perolehan.

x. Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal B akan dipanggil untuk menilai

sebutharga tersebut dan seterusnya membuat pengesyoran dan laporan penilaian

teknikal.

xi. Seksyen Perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada

laporan penilain teknikal yang dikeluarkan oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal B.

xii. Satu salinan pesanan hendaklah diberikan kepada pengguna sebagai rujukan untuk

membuat susulan pembekalan peralatan.

xiii. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am untuk

ujilari dan pendaftaran harta.

Disediakan oleh

Diluluskan oleh


Dr Zaidun Kamari



Muka surat 8 drp 15

Versi 1

PEROLEHAN PERALATAN

(HUSM/LCD/QP-14)

Tajuk: PEROLEHAN PERALATAN

ANTARA RM 50,000 HINGGA

RM 100,000

Pindaan 3

5. PEROLEHAN PERALATAN MELEBIHI RM 100,000 HINGGA RM 200,000



ii. Spesifikasi yang diterima daripada pengguna akan dibincangkan di Jawatankuasa

Spesifikasi. Spesifikasi yang telah diluluskan akan dipelawa sebutharga.

iii. Pelawaan hendaklah diberikan kepada 10 pembekal secara bergilir-gilir melalaui

senarai pembekal Seksyen Perolehan.

iv. Tempoh pelawaan adalah selama 21 hari. Tempoh sah laku adalah 90 hari.

v. Jawatankuasa pembuka sebutharga akan membuka sebutharga tersebut mengikut

tarikh tutup yang ditetapkan.

vi. Sebutharga yang telah dibuka hendaklah dikemukan kepada pengguna untuk penilain.

Tempoh yang diberikan ialah selama seminggu. Deraf penilain hendaklah disediakan

oleh Seksyen Perolehan.

vii. Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal akan dipanggil untuk menilai sebutharga

tersebut dan seterusnya membuat pengesyoran dan laporan penilaian teknikal.

viii. Sesksyen Perolehan akan menyediakan Kertas Kerja untuk dibentangkan ke

Jawatankuasa Sebutharga Kampus.

ix. Jabatan Bendahari akan mengeluarkan satu arah keluar pesanan setelah sebutharga

tersebut diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga Kampus.

x. Seksyen perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada arahan

Jabatan Bendahari. Satu salinan pesanan akan diberikan kepada pengguna sebagai

rujukan untuk membuat susulan pembekalan peralatan.

xi. Satu salinan (salinan kuning) akan diberikan kepada Bahagian Kontrak Seksyen

Perolehan untuk penyediaan kontrak.

xii. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am HUSM

untuk ujilari dan pendaftaran harta.

xiii. Seksyen pembayaran akan menyemak kontrak bekalan semasa menyediakan bayaran.

Disediakan oleh

Diluluskan oleh


Dr Zaidun Kamari



Muka surat 9 drp 15

Versi 1

PEROLEHAN PERALATAN

(HUSM/LCD/QP-14)


MELEBIHI RM 100,000 HINGGA RM

200,000 Pindaan 4

6. PEROLEHAN PERALATAN MELEBIHI RM 200,000 HINGGA RM 500,000




Spesifikasi. Spesifikasi yang telah diluluskan akan disediakan sebanyak 40 salinan

berbentuk cetakan A3.

iii. Spesifikasi tersebut akan dihantar ke Jabatan Bendahari USM, Kampus Kesihatan

untuk pelawaan tender.

iv. Jabatan Bendahari akan menguruskan iklan, penjualan dokumen tan pembukaan

tender tersebut.

v. Tender yang telah dibuka oleh Jabatan Bendahari USM, Kampus Kesihatan akan

dikemukakan kepada Seksyen Perolehan. Dokumen tender tersebut hendaklah

dimajukan kepada pengguna untuk tujuan penilain. Tempoh yang diberikan ialah

selama seminggu. Deraf penilain hendaklah disediakan oleh Seksyen Perolehan.

vi. Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah dipanggil untuk menilai

sebutharga tersebut dan seterusnya membuat laporan penilaian teknikal.

vii. Laporan penilaian teknikal berserta dokumen tender hendaklah dimajukan kepada

Jabatan Bendahari USM, Kampus Kesihatan untuk tindakan selanjutnya (dimajukan

ke Jab. Bendahari Induk).

viii. Jawatankuasa Pra-Perolehan melalui Jabatan Bendahari Induk, akan memanggil wakil

Hospital USM untuk mempertahan pengesyoran yang telah dibuat sekiranya perlu.

ix. Setelah tender tersebut diluluskan oleh Jawatankuasa perolehan B, Jabatan

Bendahari Induk akan meminta supaya Hopsital USM melengkapkan borang MITI

bagi tujuan barang import dan Kertas kerja MOSTI bagi peralatan yang pertama

kali digunakan di Hopsital USM.

Disediakan oleh

Diluluskan oleh


Dr Zaidun Kamari




(HUSM/LCD/QP-14)



500,000 Versi 1

x. Setelah dluluskan oleh MITI dan MOSTI Jabatan Bendahari Induk akan

mengeluarkan satu arah keluar pesanan beserta borang maklumat MTO untuk

dilengkapkan oleh pembekal.

xi. Seksyen perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada arahan

Jabatan Bendahari dan salinan borang maklumat MTO juga akan dikirimkan kepada

pembekal.

xii. Satu salinan pesanan akan diberikan kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat

susulan pembekalan peralatan.

xiii. Satu salinan (salinan kuning) akan diberikan kepada Bahagian Kontrak dan Perolehan

Jabatan Bendahari Kampus Kesihatan untuk penyediaan kontrak.

xiv. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am untuk

ujilari dan pendaftaran harta.

xv. Seksyen pembayaran akan menyemak kontrak bekalan semasa menyediakan bayaran.

Disediakan oleh

Diluluskan oleh


Dr Zaidun Kamari




(HUSM/LCD/QP-14)



500,000 Versi 1

7. PEROLEHAN PERALATAN MELEBIHI RM 500,000




Spesifikasi.

iii. Spesifikasi yang telah diluluskan akan disediakan sebanyak 10 salinan A3.

iv. Spesifikasi tersebut akan dihantar ke Jabatan Bendahari Induk untuk dibincangkan di

dalam mesyuarat Jawatankuasa Pra-Tender.

v. Jawatankuasa Pra-Tender melalui Jabatan Bendahari Induk, menjemput Hospital USM

untuk mempertahan spesifikasi yang telah disediakan. Hospital USM kebiasaannnya akan

mewakilkan Jurutera Biomedikal dan pengguna.

vi. Sekiranya terdapat pembetulan wakil HUSM akan memaklumkan kepada Seksyen

Perolehan untuk tindakkan pembetulan.

vii. Spesifikasi yang telah dibaiki akan dihantar semula kepada Jabatan Bendahari Induk

sebanyak 40 salinan berbentuk A3 untuk pelawaan tender.

viii. Jabatan Bendahari akan menguruskan iklan, penjualan dokumen tender dan pembukaan

tender tersebut.

ix. Tender yang telah dibuka oleh Jabatan Bendahari akan dikemukakan kepada Seksyen

Perolehan. Dokumen tender tersebut akan dimajukan pula kepada pengguna untuk tujuan

penilain. Tempoh yang diberikan ialah selama seminggu.

Disediakan oleh

Diluluskan oleh


Dr Zaidun Kamari




(HUSM/LCD/QP-14)


MELEBIHI RM 500,000 Versi 1

x. Deraf penilain akan disediakan oleh Seksyen Perolehan.

xi. Satu mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal akan dipanggil untuk menilai

sebutharga tersebut dan seterusnya membuat pengesyoran dan laporan penilaian

teknikal.

xii. Laporan penilaian teknikal bersama minit mesyuarat akan dimajukan kepada Jabatan

Bendahari Induk untuk tindakan selanjutnya .

xiii. Jawatankuasa Pra-Perolehan melalui Jabatan Bendahari Induk, akan memanggil wakil

Hospital USM untuk mempertahan pengesyoran yang telah dibuat sekiranya perlu.

xiv. Setelah tender tersebut diluluskan oleh Jawatankuasa Perolehan, Jabatan Bendahari

Induk akan meminta supaya Hopsital USM melengkapkan borang MITI bagi tujuan

barang import dan Kertas kerja MOSTI bagi peralatan yang pertama kali digunakan di

Hopsital USM.

xv. Setelah dluluskan oleh MITI dan MOSTI Jabatan Bendahari Induk akan mengeluarkan

satu arah keluar pesanan beserta borang maklumat MTO untuk dilengkapkan oleh

pembekal.

xvi. Seksyen perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada arahan

Jabatan Bendahari dan salinan borang maklumat MTO juga akan dikirimkan kepada

pembekal.

xvii. Satu salinan pesanan akan diberikan kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat

susulan pembekalan peralatan.

xviii. Satu salinan (salinan kuning) akan diberikan kepada Bahagian Kontrak dan Perolehan

Jabatan Bendahari Induk untuk penyediaan kontrak.

xix. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am untuk ujilari

dan pendaftaran harta.

xx. Seksyen pembayaran akan menyemak kontrak bekalan semasa menyediakan bayaran.

Disediakan oleh

Diluluskan oleh


Dr Zaidun Kamari




(HUSM/LCD/QP-14)


MELEBIHI RM 500,000 Versi 1

8. RUJUKAN i. PANDUAN KERJA SEKSYEN PEROLEHAN, UNIT KEWANGAN, HOSPITAL USM

ii. HUSM/LCD/QP-15

Disediakan oleh

Diluluskan oleh


Dr Zaidun Kamari




(HUSM/LCD/QP-14)

Tajuk RUJUKAN

Versi 1

CARTA ALIRAN PEROLEHAN PERALATAN

Disediakan oleh

Diluluskan oleh


Dr Zaidun Kamari




(HUSM/LCD/QP-14)

Tajuk CARTA ALIRAN

Versi 1

Sediakan Speksifikasi

Peralatan

Mesyuarat Jawatankuasa

Speksifikasi

Sebutharga dibuka

Mesyuarat Jawatankuasa

Penilaian Teknikal B

Peralatan diterima dan

diujilari

Salinan pesanan dikeluarkan

MAKMAL-MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL … perolehan... · Kejuruteraan & Penyelenggaraan PP UK Penolong...

Documents

Transcript of MAKMAL-MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL … perolehan... · Kejuruteraan & Penyelenggaraan PP UK Penolong...