Management Softcopy

8/10/2019 Management Softcopy

1/13

OUM BUSINESS SCHOOL

BBPP1103

PRINCIPLES OF MANAGEMENT

NAME : MOHAMAD SHAHRIL NIZAM BIN SHAFIE

MATIC NO. : 861018145035001

LECTURER : SEGAR SUBRAMANIAM


2/13

2

Isi Kandungan

Bil. Tajuk Muka Surat

1.0 Pengenalan 3

2.0 Analisa artikel

2.1 Artikel pertama 7

2.2 Artikel kedua 9

2.3 Artikel ketiga 11

3.0 Kesimpulan 13

4.0 Rujukan 13


3/13

3

1.0 Pengenalan

Pengurus adalah individu yang bertanggungjawab secara langsung untuk memastikan bahawa

setiap tugas dilaksanakan oleh pekerja di dalam sesebuah organisasi. Seorang pengurus

seharusnya bijak mengarah orang lain untuk melaksanakan kerja dengan cekap dan berkesan.

Manakala, pengurusan pula bermaksud memastikan sesuatu tugas itu dijalankan dengan baik

sehingga selesai. Ini bermakna bahawa seorang pengurus berperanan sebagai penyelaras

dengan memastikan tugas itu dijalankan dengan lancar, tidak semestinya tahu cara untuk

melaksanakan kerja tertentu. Sebagai contoh, seorang pengurus kilang biskut tidak

semestinya tahu dengan terperinci cara untuk membuat biskut; namun, pengurus perlu

memastikan semua sumber yang telah diperuntukkan kepadanya termasuk sumber manusia

iaitu pekerja-pekerja di bawah kawalannya berfungsi dengan baik dan objektif organisasi

yang telah ditetapkan dapat dicapai secara cekap dan berkesan.

Pengurus boleh difahami melalui tiga cara iaitu pertama, melalui cara tradisi untuk

menganalisa tugas pengurus ialah dengan melihat fungsi-fungsi kerja yang dilakukan oleh

pengurus. Cara kedua ialah dengan melihat peranan pengurus dan cara ketiga ialah dengan

menganalisa kemahiran yang diperlukan oleh seseorang pengurus.

Pengurus juga terlibat dalam beberapa aktiviti asas yang dikategorikan mengikut fungsi-

fungsi pengurusan seperti perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan.

Pengurus perlu merancang untuk menentukan objektif yang perlu dicapai dalam jangka masa

tertentu dan apa yang perlu dilakukan untuk mencapai objektif tersebut. Semua peringkat

pengurusan dalam sesebuah organisasi perlu terlibat dalam proses perancangan ini. Para

pengurus perlu membangunkan objektif-objektif yang selaras dengan strategi keseluruhan

organisasi.

Selain itu, pengurus juga terlibat dalam pengorganisasian untuk menentukan tugas-tugas yang

perlu dibuat; siapa yang melaksanakan dan menyelaraskan tugas; bagaimana tugas

dikategorikan; siapa yang melaporkan dan kepada siapa; dan di mana keputusan perlu dibuat.

Pengurus perlu menyusun atur maklumat, sumber dan aliran kerja organisasi secara logik dan

berkesan agar pengurus mampu bertindak secara positif terhadap sebarang perubahan dalam

persekitaran perniagaan.

Disamping itu, pengurus juga terlibat dalam memimpin organisasi. Kepimpinan ini termasuk

memotivasikan pekerja bawahan; memilih saluran komunikasi yang paling efektif;


4/13

4

menangani konflik; dan mengarah serta membimbing orang lain dengan niat untuk mencapai

kesemua objektif organisasi. Pemimpin berkesan pada masa kini perlu berwawasan dalam

membayangkan masa hadapan, serta berkongsi wawasannya dengan pekerja lain dan

menggalakkan mereka untuk merealisasikan wawasan tersebut.

Tambahan pula, pengurus juga terlibat dalam aktiviti pengawalan. Pengurus perlu mengawal

untuk mengukur prestasi dalam semua objektif yang telah ditetapkan, memastikan sebab-

sebab penyimpangan berlaku dan mengambil tindakan yang sewajarnya apabila perlu.

Pengawalan merupakan satu fungsi yang penting dalam proses pengurusan kerana

pengawalan menyediakan kaedah atau cara bagi memastikan bahawa organisasi bergerak ke

arah pencapaian objektifnya.

1.1 Peranan Pengurus

Menurut Professor Henry Mintzberg, seorang profesor dalam pengurusan yang telah

menjalankan satu analisis terperinci tentang pengurus dengan cara berjalan di sekitar tempat

kerja dan memerhati pengurus membuat kerja. Beliau mendapati pengurus bukan sahaja

merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal tetapi memainkan peranan-peranan

penting lain seperti sebagai tunggak, pemimpin, pegawai perhubungan, jurucakap, perunding

dan pencetus idea (Lewis, P. S. et al; 2001).

1.1.1 Peranan sebagai Tunggak

Seorang pengurus perlu menjalankan tugas-tugas istiadat atau rasmi. Misalnya, naib canselor

sebuah universiti mesti terlibat dalam majlis pelancaran program di universiti. Begitu juga

ketua sebuah jabatan bertanggungjawab untuk melayan para pelanggannya.

1.1.2 Peranan sebagai Pemimpin

Secara tidak langsung, seorang pengurus memainkan peranan sebagai seorang pemimpin.

Setiap pengurus berfungsi sebagai pemimpin dalam memberi motivasi dan semangat kepada

orang bawahannya. Pengurus juga harus memimpin ahli-ahli unitnya untuk melaksanakan

tugasan dengan berkesan ke arah mencapai matlamat unit dan juga organisasi, di samping

menyelesaikan masalah-masalah dan isu yang timbul di dalam organisasi.


5/13

5

1.1.3 Peranan sebagai Pegawai Perhubungan

Seorang pengurus turut berperanan untuk menyampaikan maklumat yang relevan kepada

pihak di luar unit dan juga di luar organisasi,atau dengan kata lain seseorang pengurus

berperanan sebagai saluran komunikasi di antara jabatannya dengan jabatan-jabatan

lain di dalam mahupun di luar organisasi. Sebagai contoh, seorang pengurus sumber manusia

mungkin menghubungi pengurus kewangan untuk menyemak dana yang diperuntukkan untuk

pengambilan pekerja baharu dalam organisasi sebelum pengambilan pekerja dimulakan.

1.1.4 Peranan sebagai Jurucakap

Pengurus sesebuah organisasi lazimnya berperanan sebagai jurucakap. Sebagai contoh,

seorang penyelia akan memastikan pengurus operasi dibekalkan dengan maklumat terkini

tentang operasi pengeluaran kilang. Pada masa yang sama, pengurus besar sebuah kilang

akan melobi pihak berkuasa tempatan untuk mendapatkan tender yang baharu.

1.1.5 Peranan sebagai Perunding

Tiada organisasi yang bebas daripada sebarang masalah. Walaupun terdapat pelbagai

kerumitan, seorang pengurus harus mencari jalan keluar bagi setiap masalah yang timbul.

Oleh kerana seorang pengurus berperanan sebagai perunding, maka kebanyakan masanya

akan dihabiskan dalam perbincangan dengan kakitangan organisasi. Contohnya, seorang

pengurus akan berunding dengan wakil kesatuan pekerja untuk mencapai perjanjian secara

baik berkaitan gaji pekerja.

1.1.6 Peranan sebagai Pencetus Idea

Dua pakar pengurusan, Sumantra Ghoshal dan Christopher Bartlett (Dessler, G; 2001),

menegaskan peranan tambahan pengurus adalah sebagai pencetus tindakan korporat dan

transformasi. Selain itu, seorang pengurus yang cemerlang adalah seseorang yang dapat

menyemai tiga proses yang membawa para pekerjanya ke arah mencapai inisiatif perubahan.

Proses-prosesnya adalah seperti berikut:


6/13

6

1.1.6.1 Proses Keusahawanan

Pengurus akan cuba memperbaiki prestasi unitnya dengan melancarkan program apabila

beliau mendapat idea yang bagus, agar ideanya itu boleh menjadi kenyataan. Penyelidikan

yang dijalankan di Jepun, Amerika Syarikat dan Eropah menunjukkan bahawa seorang

pengurus yang berjaya adalah seorang yang menumpukan sepenuh masa dan tenaganya untuk

memupuk pekerja-pekerjanya supaya berfikir sebagai seorang usahawan. Untuk mencapai

objektif ini, pengurus perlu memberi kuasa, menyokong dan memberi insentif kepada para

pekerjanya untuk mencapai hala tuju mereka.

1.1.6.2 Proses Pembangunan Keupayaan

Dalam dunia yang berpusatkan teknologi, konglomerat perlu mengoptimakan kelebihannya

sebagai sebuah pertubuhan yang besar. Ia bukan sahaja perlu menggunakan sepenuhya

kelebihan-kelebihan dari segi skala ekonomi tetapi juga dari segi peningkatan pengetahuan

dan keupayaan para pekerjanya. Sebagai seorang pengurus yang berjaya akan mewujudkan

persekitaran kondusif yang mendorong pekerjanya untuk sanggup menanggung

tanggungjawab tambahan. Dia juga memberi perhatian dalam menyediakan latihan dan

bimbingan yang diperlukan oleh pekerjanya untuk membina motivasi diri. Selain itu, seorang

pengurus yang berjaya akan memberi ruang kepada pekerjanya untuk membuat kesilapan

semasa latihan dijalankan. Pekerja tidak seharusnya gentar tentang hukuman bagi kesilapan

yang dilakukan, malah mereka digalakkan untuk belajar daripada kesilapan masing-masing.

1.1.6.3 Proses Reformasi

Seorang pengurus yang berjaya akan mengenal pasti keadaan yang mungkin menggugat

strategi organisasi dan andaian lain yang dibuat. Dengan kata lain, seorang pengurus mampu

menyemai sikap bertanya di kalangan subordinatnya. Antara soalan yang ditanya adalah

mengapa sesuatu itu dilakukan dalam cara tertentu dan sama ada terdapat alternatif lain untuk

membuat sesuatu.


7/13

7

2.0 Analisa artikel

Beberapa artikel yang membincangkan isu berkaitan peranan pengurus dan pengurusan telah

dipilih. Berdasarkan artikel yang dipilih, peranan pengurus di dalam sesebuah organisasi

telah dianalisa.

2.1 Artikel Pertama -The retail store managers role: Evidence from Greece

Rajah 1: Keratan artikel The retail store managers role: Evidence from Greece.Berdasarkan keratan artikel rajah 1 di atas menunjukkan seorang pengurus stor mempunyai

empat kategori tanggungjawab iaitu menguruskan pekerja, mengawal kos, menguruskan dan

mempamerkan barangan dan menyediakan servis kepada pelanggan. Selain itu, pengurus stor

sebagai orang yang bertangungjawab dalam semua operasi di stor. Walau bagaimanapun,

menurut Ingram (2006), peranan pengurus stor berbeza-beza mengikut jenis operasi stor,

tetapi pengurus stor bukan sebagai pembuat keputusan. Pengurus stor lebih dikenali sebagai

koordinator stor berbanding pembuat keputusan. Peranan pengurus stor lebih kepada

boundary roleantara peruncit dan pelanggan dan juga kepada jabatan-jabatan lain di dalam

organisasi tersebut.

Berdasarkan keratan artikel rajah 1, dapat dirumuskan bahawa pengurus stor ialah

koordinator stor dan perantara antara pelanggan dengan peruncit dan jabatan-jabatan lain di

dalam organisasi bukan sebagai pembuat keputusan. Dengan kata lain, pengurus stor

berperanan sebagai jurucakap atau pegawai hubunganseperti mana yang digariskan oleh


8/13

8

Lewis (2001). Oleh itu, seorang pengurus stor hendaklah seorang yang bijak dalam

berkomunikasi supaya informasi yang hendak disampaikan kepada pelanggan atau pekerja

dari jabatan-jabatan lain di dalam organisasi dapat disampaikan dengan baik, jelas dan

difahami. Sebagai contoh, pengurus stor memberi notis kepada para pelanggan tentang

kehabisan stok barang-barang tertentu. Pengurus stor hendaklahmenjadi pegawai hubungan

antara organisasi dan pelanggan untuk menyampaikan informasi tersebut dengan efektif,

cepat dan berkesan. Selain itu, pengurus stor juga merupakan jurucakap untuk pekerja

dibawah seliannya kepada jabatan-jabatan lain di dalam organisasi. Contohnya, pekerja

dibawah selianya mengalami kemalangan yang menyebabkannya terpaksa bercuti sakit.

Maka, pengurus bertanggungjawab menjadi jurucakap mewakili pekerjanya menyampaikan

maklumat tersebut kepada pekerja di jabatan-jabatan lain di dalam organisasi tersebut.

Selain itu, seorang pengurus stor juga berperanan sebagaipemimpinseperti yang digariskan

oleh Lewis (2001). Peranan sebagai pemimpin adalah penting bagi seorang pengurus stor

untuk menguruskan operasi harian di stor. Hal ini kerana, tanggungjawab asas seorang

pengurus stor adalah mengurus, mengawal dan merancang semua aktiviti atau operasi di stor

tersebut. Seorang pengurus stor hendaklah menunjukkan sifat sebagai seorang pemimpin atau

ketua untuk mengetuai segala aktiviti atau operasi di stor tersebut supaya dihormati dan

dihargai oleh pekerja-pekerja lain di dalam organisasi mahupun para pelanggan. Sebagai

contoh, pengurus stor mestilah mengarah pekerjanya dan memastikan semua pekerja di

bawah seliannya menjalankan kerja dengan baik,mengikut peraturan dan telus. Pengurus stor

juga hendaklah menerima buah fikiran dan pendapat pekerja bawahannya untuk

meningkatkan prestasi organisasi.

Kesimpulannya, seorang pengurus stor perlulah memainkan peranan utama sebagai jurucakap

atau pegawai perhubungan dengan para pelanggan dan juga pekerja-pekerja dari jabatan lain

di dalam organisasi tersebut. Selain itu, pengurus stor berperanan sebagai pemimpin atau

ketua dalam menguruskan, merancang dan mengawal aktiviti dan opersi harian di stor.


9/13

9

2.2 Artikel Kedua - Roles of The External I T Project Manager

Rajah 2: Keratan artikelRole of External IT Project Manager.

Berdasarkan keratan artikel di rajah 2 di atas menunjukkan bahawa peranan utama pengurus

projek IT ialah mengurus projek individu sendiri. Walau bagaimanapun, pengurus projek IT

juga berperanan sebagai pengurus kewangan, pemangku penaja dan ketua profesion.

Kebiasaanya pengurus projek akan bertanggungjawab ke atas pengurusan akaun, disebabkan

oleh klien yang lebih senang berurusan dengan pengurus projek daripada berurusan dengan

pengurus akaun. Pengurus projek juga berperanan sebagai wakil kepada penaja jika penaja

projek tidak dapat hadir.

Berdasarkan keratan artikel di rajah 2, dapat dirumuskan bahawa pengurus projek IT

mempunyai peranan seperti mengurus projek yang dipertanggungjawabkan. Oleh itu, seorang

pengurus projek IT hendaklah seorang yang bijak dalam berkomunikasi supaya informasi

yang hendak disampaikan kepada pelanggan atau pekerja dari jabatan-jabatan lain di dalam


10/13

10

organisasi dapat disampaikan dengan baik, jelas dan difahami. Pengurus projek menjadi

pegawai hubunganantara organisasi, terutamanya pengurus akaun dengan pelanggan untuk

menyampaikan perkembangan terkini berkaiatan projek yang dijalankan. Hal ini kerana

pengurus projek yang selalu berurusan dengan pelanggan untuk berbincang hal-hal berkaitan

projek. Selain itu, pengurus projek juga menjadi pegawai perhubungan antara organisasi

dengan penaja. Sekiranya di dalam sesuatu majlis, penaja tidak dapat hadir, pengurus projek

vertanggungjawab menjadi pemangku penaja. Hal ini kerana, segala perbincangan tentang

projek bersama penaja adalah dihadiri bersama oleh pengurus projek. Oleh itu, pada masa

yang sama, pengurus projek juga berperanan sebagai perunding. Pengurus projek berunding

dengan pelanggan bagi pihak organisasi untuk hal-hal berkaitan dengan projek.

Selain itu, seorang pengurus projek IT juga berperanan sebagai pemimpin seperti yang

digariskan oleh Lewis (2001). Peranan sebagai pemimpin adalah penting bagi seorang

pengurus projek untuk menguruskan operasi harian di tapak projek. Hal ini kerana,

tanggungjawab asas seorang pengurus projek adalah mengurus, mengawal dan merancang

semua aktiviti atau operasi di tapak projek tersebut. Seorang pengurus projek hendaklah

menunjukkan sifat sebagai seorang pemimpin atau ketua untuk memastikan segala aktiviti

atau operasi di tapak projek dilakukan mengikut jadual yang dirancang supaya projek dapat

disiapkan dalam masa yang ditetapkan. Sebagai contoh, pengurus projek mestilah memantau

pekerjanya dan memastikan semua pekerja di bawah seliannya menjalankan kerja dengan

baik dan mengikut jadual yang ditetapkan. Pengurus projek juga bertanggungjawab ke atas

apa-apa insiden yang berlaku di tapak projek, sama ada ianya berlaku disebabkan oleh

kecuaian, ataupun pelan yang salah. Sebagai contoh, jika berlaku kemalangan seperti pekerja

merosakkan komponen IT, pengurus projek perlu bertanggungjawab atas kesalahan yang

dilakukan oleh pekerjanya, seterusnya mengambil tindakan seperti memecat pekerja atau

menggantikan peralatan IT yang baru.

Kesimpulannya, seorang pengurus projek IT perlulah memainkan peranan utama sebagai

pegawai perhubungan dengan para pelanggan disampinng mencari peluang projek baharu.

Selain itu, pengurus projek juga berperanan sebagai pemimpin atau ketua dalam

menguruskan, merancang dan mengawal aktiviti dan operasi harian di tapak projek.


11/13

11

2.3 Artikel KetigaRole Diversity of City Managers

Rajah 3Keratan ArtikelRole Diversity of City Managers

Berdasarkan keratan artikel di rajah 3 di atas menunjukkan bahawa peranan utama pengurus

bandar ialah mencadangkan idea baru dan mempunyai kuasa untuk membuat sebarang

keputusan atau kelulusan tanpa melalui staf-staf lain. Selain itu, pengurus bandar juga

berkuasa untuk mengawal tindakan atau kelakuan pekerja-pekerja supaya mengikut disiplin

yang ditetapkan.

Berdasarkan keratan artikel di rajah 3, dapat dirumuskan bahawa pengurus bandar berperanan

untuk mencadangkan idea baru atau pencetus idea seperti yang digariskan oleh Lewis

(2001). Pengurus bandar perlu merangsang para pekerjanya dengan idea-idea yang bernas

untuk membangunkan bandar. Tambahan pula, dunia sekarang di era teknologi dunia hujung

jari, pengurus bandar perlulah melengkapkan pekerja-pekerjanya dengan keupayaan

teknologi supaya pembangunan bandar seiring dengan teknologi. Pengurus bandar juga perlu

melakukan kajian bersama para pekerjanya dengan melihat kepada cara sesebuah bandar di


12/13

12

kawasan lain dibangunkan, supaya dapat memperoleh idea, seterusnya melakukan sedikit

perubahan supaya bandar yang dirancangkan itu berada dalam keadaan sempurna.

Selain itu, seorang pengurus bandar juga berperanan sebagai pemimpin seperti yang

digariskan oleh Lewis (2001). Peranan sebagai pemimpin adalah penting bagi seorang

pengurus bandar untuk mengurus pembangunan bandar dan mengawal pekerja-pekerja

dibawah seliannya. Sebagai contoh, pengurus bandar perlu memimpin para pekerjanya untuk

mencapai matlamat pembangunan bandar yang ditetapkan. Pengurus bandar juga perlu

memastikan bahawa para pekerjanya mematuhi prosedur dan syarat-syarat yang perlu mereka

patuhi ketika merancang sesebuah bandar. Pengurus bandar juga perlu berganding bahu

bersama pekerjanya melakukan kajian terperinci terhadap sesuatu pembangunan supaya tidak

mendatangkan kesulitan kepada orang ramai kelak. Sebagai contoh, pengurus bandar perlu

memastikan bahawa aliran trafik di dalam kawasan bandar yang ingin di bangunkan itu tidak

mendatangkan bahaya kepada orang ramai, dan juga mengelakkan kesesakan yang teruk di

dalam kawasan bandar tersebut. Pengurus bandar juga bertanggungjawab atas segala

perancangan yang telah dia bersama pekerjanya telah rancangkan, kerana jika sesuatu perkara

yang tidak diingini berlaku, maka pengurus bandar perlu mengkaji adakah perkara itu

berpunca daripada kesilapan semasa membuat perancangan atau ada faktor lain yang

mungkin tiada kaitan dengan apa yang telah di rancangkan.

Kesimpulannya, seorang pengurus bandar perlulah memainkan peranan utama sebagai

pencetus idea untuk meningkatkan keupayaan para pekerjanya supaya pembangunan bandar

seiring dengan teknologi. Selain itu, pengurus bandar berperanan sebagai pemimpin atau

ketua dalam menguruskan, merancang dan mengawal aktiviti dan operasi harian pejabat.

Pengurus bandar juga bertanggungjawab keatas setiap pelan yang dikeluarkan olehnya,

begitu juga dengan para pekerjanya, kerana jika sesuatu perkara yang tidak dingini berlaku

disebabkan oleh pelan yang dikeluarkan oleh pengurus bandar, maka pengurus bandar ini

perlu bertanggungjawab, seterusnya mengkaji apakah masalah yang membawa kepada

perkara itu berlaku.


13/13

13

3.0 Kesimpulan

Pengurus adalah seorang yang bertanggungjawab untuk mengurus dan mengawal aktiviti

sesebuah organisasi termasukla mengurus kewangan, pengurusan dan juga mengawal

pekerja. Pengurus merupakan seorang yang berkebolehan memimpin pekerja-pekerjanya

untuk mencapai matlamat organisasi. Menurut Lewis (2001), terdapat enam peranan utama

pengurus iaitu sebagai tunggak, pemimpin, pegawai hubungan, jurucakap, perunding dan

pencetus idea. Terdapat juga peranan-peranan lain pengurus di dalam sesebuah organisasi,

tetapi enam peranan yang digariskan oleh Lewis ini merupakan peranan utama yang tidak

dapat dielakkan oleh seorang pengurus. Seorang pengurus mestilah memahami kesemua

peranan-peranan tersebut supaya boleh menjalankan tanggungjawab sebagai seorang

pengurus dengan baik.

(2510 patah perkataan)

4.0 Rujukan

1. The retail store managers role: Evidence from Greece. Int. Journal of Business

Science and Applied Management, Volume 8, Issue 1, 2013

2.

Role Of The External IT Project Manager. Blaize Horner Reich And Chris Sauer.

Communications Of The ACM. Volume 53. No. 5 (2010)

3. Role Diversity of City Managers. GladysM.Kammerer

Management Softcopy

Documents

Transcript of Management Softcopy