MANUAL LATIHAN - KKLW | Portal Rasmi Kementerian … · diterbitkan semula, dicetak semula,...
Transcript of MANUAL LATIHAN - KKLW | Portal Rasmi Kementerian … · diterbitkan semula, dicetak semula,...
MANUAL LATIHAN
MODUL HCM-PAYROLL
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Versi 1.1
JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA
Manual Latihan ini adalah dokumen rujukan untuk latihan 1GFMAS. Tiada bahagian daripada dokumen ini boleh diterbitkan semula, dicetak semula, disimpan di dalam bentuk yang boleh diguna semula dalam sebarang bentuk atau dengan apa-apa cara tanpa kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM).
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 2/17
PINDAAN DOKUMEN
Dokumen ini telah dipinda dengan keterangan berikut:-
NO VERSI TARIKH DIKEMASKINI OLEH CATATAN
1 1.0 22 Ogos 2014 Nasyitah Mohd Zubir Pertama kali diterbitkan.
2 1.1 30 Nov 2015 Nasyitah Mohd Zubir
1- Penambahbaikan pada kandungan Pengenalan. 2- Penambahbaikan pada kandungan para 2.1 dan 2.2. 3- Perubahan paparan antaramuka pada Skrin Preliminary Program - Data Medium Exchange for Several Payment Runs.
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 3/17
ISI KANDUNGAN
1.0 PENGENALAN ............................................................................................................ 4
1.1 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan ............................... 4 1.2 Objektif .................................................................................................................... 5
2.0 LANGKAH-LANGKAH ................................................................................................ 6
2.1 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek (Pre DME) ...................................... 6 2.2 Simulasi Penghantaran Kewangan ........................................................................ 11
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 4/17
1.0 PENGENALAN
1.1 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Proses simulasi penghantaran data gaji ke bank/penyediaan cek gaji dan penghantaran data gaji ke 1GFMAS Kewangan akan dilaksanakan setelah selesai proses gaji (regular cycle/late cycle/off-cycle). Kedua-dua proses ini perlu bagi memastikan tiada ralat pada data gaji pegawai dan data gaji pegawai tidak lagi memerlukan pembetulan atau ulangan pada proses gaji. Proses simulasi ini perlu dilaksanakan sebelum proses penghantaran data gaji ke Bank/penyediaan cek gaji dan penghantaran data gaji ke 1GFMAS-Kewangan. Proses ini hanya boleh dilaksanakan di Pejabat Perakaunan. Untuk menunjukkan proses yang lengkap, manual ini akan menerangkan larian program berkaitan proses secara foreground. Larian secara foreground ini adalah untuk nombor gaji yang terhad sahaja. Bagi tidak membebani sistem di 1GFMAS, proses ini perlu dilaksanakan secara background dengan mengulangi langkah-langkah yang sama dengan memilih di menu Program > Execute in Background sebagai gantian keada langkah Execute.
Status bagi larian program secara background boleh disemak di Display Own Jobs (transaksi SMX) manakala laporan hasil daripada larian secara background pula boleh diperolehi di spool (transaksi SP02). Capaian ke transaksi boleh dilakukan dengan menaip kod transaksi pada kotak arahan atau melalui menu berikut:
Transaksi Menu
PC00_M14_CDTA JANM > 1GFMAS Payroll > Human Resources > Payroll > Asia Pacific > Malaysia > Bank Transfer > Pre Program DME
PC00_M99_CIPE JANM > 1GFMAS Payroll > Payroll > Asia Pacific > Malaysia > Sub.activities > Per Payroll Period > Evaluation > Posting to Accounting > Execute Run
Sila rujuk carta aliran TRG-HCM-0202 - Proses Penghantaran Data Gaji ke 1GFMAS Kewangan.
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 5/17
1.2 Objektif
Pengguna akan mengetahui bagaimana simulasi penghantaran data gaji ke bank/cek dan ke1GFMAS Kewangan dapat dilaksanakan.
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 6/17
2.0 LANGKAH-LANGKAH
2.1 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek (Pre DME)
Sebelum meneruskan ke langkah-langkah simulasi penyediaan penghantaran Bank/Cek, bahagian ini menyediakan penerangan mengenai tujuan laporan yang dihasilkan dari proses ini:
Maksud maklumat dan cara penggunaan data di laporan yang dijana dari proses penghantaran Bank/Cek:
Jenis ralat yang sering berlaku dan dipaparkan di laporan diatas adalah seperti berikut:
1. Data induk di IT0009 yang diwujudkan sebelum IT0006 Subtype 1 – Employer Address menyebabkan petak Postal Code/City pegawai tidak terisi. Ralat jenis ini perlu pembetulan IT0009 dengan mengisi petak Postal Code/City sama dengan yang terdapat di IT0006 Subtype 1.
2. Pegawai yang tiada gaji yang mungkin disebabkan ralat ada dipaparkan di muka surat terakhir laporan. Contoh paparan adalah seperti berikut:
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 7/17
Nota:
Tidak semua nombor gaji di senarai ini adalah ralat yang memerlukan pembetulan data induk pegawai. Nombor gaji yang benar-benar ralat adalah berkemungkinan disebabkan oleh potongan gaji yang tersilap dikunci masuk, contohnya, bagi amaun potongan RM400.00 telah dikunci masuk sebagai RM4000.00, justeru memerlukan pembetulan data induk. Bagi ralat yang perlu pembetulan, sila kemaskini di data induk berkenaan, ulangi proses gaji dengan Matchcode 'W' .
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 8/17
1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan.
No. Nama Medan/
Butang Mandatori
(M) Tindakan Catatan
1 Medan Arahan
Pada Medan Arahan, masukkan PC00_M14_CDTA
2 Enter M Klik Enter.
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 9/17
2. Skrin Preliminary Program - Data Medium Exchange for Several Payment Runs
dipaparkan.
No. Nama Medan/
Butang Mandatori
(M) Tindakan Catatan
1 Payroll area M Dalam petak Payroll area, masukkan payroll area, sebagai contoh "B1".
2 Current period
Klik pilihan Current period.
3 Payroll area M Dalam petak Payroll area, masukkan payroll area, sebagai contoh "B1".
4 Special run
Petak Special Run hanya diisi jika proses gaji adalah Off-Cycle. Masukkan data yang sama seperti di IT0267.
Biarkan kosong bagi Regular Cycle dan Late Cycle
5 Requested Execution Date
M
Dalam petak Requested Execution Date, masukkan tarikh gaji, sebagai contoh "25.09.2014".
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 10/17
6 Additional data M Pastikan petak Test ditanda bagi membuat larian simulasi.
7 List M Klik pilihan List
8 Enter M Klik Enter.
9 Execute (F8) M Klik Execute.
3. Skrin Simulasi Penyediaan Hantaran Bank/Cek (Pre DME) dipaparkan.
No. Nama Medan/
Butang Mandatori
(M) Tindakan Catatan
1 PRE DME Simulation Log
Semak log simulasi PRE DME. Pastikan Transfers that were not performed menunjukkan '0'
2 Exit (Shift+F3)
Klik Exit
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 11/17
2.2 Simulasi Penghantaran Kewangan
Sebelum meneruskan ke langkah-langkah simulasi Penghantaran Kewangan, bahagian ini menyediakan penerangan mengenai tujuan laporan yang dihasilkan dari proses ini:
Maksud maklumat dan cara penggunaan data di laporan yang dijana dari proses penghantaran Kewangan:
Jenis ralat yang sering berlaku dan dipaparkan di laporan yang dihasilkan daripada proses ini adalah seperti berikut:
1. Non-Balance Debit & Credit entries - Ralat jenis ini akan menunjukkan jumlah bukan ‘0’ pada bahagian Rejected. Jika ralat ini adalah disebabkan oleh kod Vendor/GL yang tidak wujud di sistem, kod Vendor/GL perlu
diperbetulkan di sistem 1GFMAS-Kewangan. Jika ralat ini adalah disebabkan oleh padanan akaun GL/Vendor ke Kod Pendapatan/potongan yang tidak
tepat, padanan berkaitan perlulah diperbetulkan di sistem 1GFMAS-HCM. Pembetulan perlu dibuat oleh Ibu Pejabat JANM. Ulangan pada proses ini perlu dibuat oleh Pejabat Perakaunan selepas pembetulan.
2. Kesilapan Kod Akaun di IT0001/IT0027 - Ralat jenis ini akan menunjukkan Incorrect pada bahagian Doc Creation. Ralat jenis ini memerlukan pembetulan di infotype berkaitan di data induk pegawai dan memerlukan ulangan pada proses gaji hingga ke proses ini.
3. Kekurangan Dana - Ralat jenis ini akan menunjukkan Incorrect pada bahagian Doc Creation. Ralat jenis ini sama ada memerlukan bahagian Kewangan Pejabat Perakaunan diberitahu untuk membuat semakan dan pengemaskinian waran peruntukan atau hanya memerlukan larian proses dilaksanakan oleh pegawai yang ada 2nd Level Budget Authorization. Jika
pembetulan dibuat dengan mengemaskini waran, ulangan kepada proses ini perlu dibuat setelah langkah pembetulan diambil. Jika tidak, ulangan larian pada proses ini perlu dilaksanakan oleh pegawai yang ada 2nd Level Budget Authorization.
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 12/17
1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan.
No. Nama Medan/
Butang Mandatori
(M) Tindakan Catatan
1 Medan Arahan
Dalam Medan Arahan, masukkan"PC00_M99_CIPE".
2 Enter M Klik Enter.
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 13/17
2. Skrin Posting to Accounting: Create Posting Run dipaparkan.
No. Nama Medan/
Butang Mandatori
(M) Tindakan Catatan
1 Payroll Period
Pada petak Period, pilih 1 Current Payroll Period untuk bulan semasa.
Sila tekan Enter untuk memastikan bulan pemprosesan yang betul.
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 14/17
2 Payroll Area M Dalam petak Payroll Area, masukkan payroll area, sebagai contoh "B1".
3 Payroll area M Dalam petak Payroll area, masukkan payroll area, sebagai contoh "B1".
4 Off-Cycle Payroll Run
Petak Off-Cycle Payroll Run hanya diisi jika proses gaji adalah Off-Cycle. masukkan data yang sama seperti di IT0267.
5 Type of document creation
M
Dalam petak Type of document creation, masukkan "S" untuk simulasi.
6 Enter M Klik Enter
7 Execute (F8) M Klik Execute
3. Skrin Evaluation of Posting Item dipaparkan. Pastikan Document Creation
menunjukkan No Errors
No. Nama Medan/
Butang Mandatori
(M) Tindakan Catatan
1 Document Overview
Klik Document Overview untuk menganalisa, jika perlu.
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 15/17
4. Skrin Posting to Accounting: Document overview dipaparkan.
No. Nama Medan/
Butang Mandatori
(M) Tindakan Catatan
1 Document Overview
Tandakan pada petak G/L Account Document.
2 Display line items
Klik Display line items untuk menyemak G/L Account Document.
5. Skrin Display Payroll Posting Document dipaparkan.
HCM-3011 Simulasi Penyediaan Penghantaran Bank/Cek dan Kewangan
Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 16/17
No. Nama Medan/
Butang Mandatori
(M) Tindakan Catatan
1 Back
Klik Back.
6. Skrin Posting to Accounting: Document overview dipaparkan.
No. Nama Medan/
Butang Mandatori
(M) Tindakan Catatan
1 Document Overview
Tandakan pada petak Vendor Document.
2 Display line items
Klik Display line items untuk menyemak Vendor Document.