MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN...
18
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 1 MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA (SPPKN) ATAS URUSAN PERSENDIRIAN JABATAN KESIHATAN NEGERI KEDAH Tarikh akhir kemaskini :1 April 2018
Transcript of MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN...
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 1
MANUAL PENGGUNA
SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA (SPPKN)
ATAS URUSAN PERSENDIRIAN
JABATAN KESIHATAN NEGERI KEDAH
Tarikh akhir kemaskini :1 April 2018
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 2
ISI KANDUNGAN 1. PENGENALAN ............................................................................................................................................................................. 3
1.1. PENGENALAN SISTEM ....................................................................................................................................................... 3
1.2. RINGKASAN MODUL SPPKN ............................................................................................................................................. 3
1.3. CAPAIAN KEPADA SISTEM ................................................................................................................................................ 3
2. KEPERLUAN SISTEM ................................................................................................................................................................... 4
3. LANGKAH-LANGKAH UNTUK MEMBUKA SPPKN ...................................................................................................................... 5
4. MODUL PEMOHON .................................................................................................................................................................... 7
4.1. DAFTAR ID PENGGUNA ..................................................................................................................................................... 7
4.2. PERMOHONAN BARU ....................................................................................................................................................... 8
4.3. MENCETAK PERMOHONAN ............................................................................................................................................ 11
4.4. LOG KELUAR (LOGOUT) .................................................................................................................................................. 12
4.5. SEMAKAN STATUS PERMOHONAN ................................................................................................................................ 12
4.6. CETAK SURAT KELULUSAN .............................................................................................................................................. 13
5. MODUL PENYOKONG .............................................................................................................................................................. 15
5.1. MENYOKONG PEMOHONAN MELALUI EMEL ................................................................................................................ 15
6. MODUL PELULUS ..................................................................................................................................................................... 17
6.1. MELULUS PEMOHONAN MELALUI EMEL ....................................................................................................................... 17
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 3
1. PENGENALAN
1.1. PENGENALAN SISTEM
Sistem Permohonan Perjalanan Ke luar Negara (SPPKN) ini dibangunkan oleh Bahagian Pengurusan Maklumat dan Bahagian Khidmat Pengurusan, Kementerian Kesihatan Malaysia bagi membolehkan warga kerja Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) membuat permohonan perjalanan ke luar negara atas urusan persendirian. Bahagian Khidmat Pengurusan, KKM telah membuat perkongsian pintar sistem tersebut dengan Jabatan Kesihatan Negeri Kedah dalam usaha untuk meningkatkan lagi keberkesanan sistem automasi ICT di peringkat negeri. Manual Pengguna SPPKN ini disediakan sebagai panduan bagi memudahkan pengguna menggunakan dan memahami sistem ini. Sistem ini digunakan untuk permohonan perjalanan ke luar negara atas urusan persendirian sahaja. Permohonan perjalanan ke luar negara atas urusan rasmi perlu dipohon secara manual.
1.2. RINGKASAN MODUL SPPKN
Sistem SPPKN mengandungi tiga (3) Modul utama iaitu:
a) Modul Pemohon Membolehkan semua warga KKM mendaftarkan sebagai pengguna sistem, membuat pemohonan perjalanan ke luar Negara dan menyemak status kelulusan permohonan
b) Modul Penyokong
Membolehkan penyokong menyokong permohonan pengguna melalui emel notifikasi yang dijana oleh sistem.
c) Modul Pelulus
Membolehkan pelulus meluluskan permohonan pengguna melalui emel notifikasi yang dijana oleh sistem dan juga melalui sistem secara pukal.
1.3. CAPAIAN KEPADA SISTEM
Sistem ini boleh dicapai melalui pautan http://sppkn.kdh.moh.gov.my/sppkn/ oleh semua warga Jabatan Kesihatan Negeri Kedah (JKN Kedah) secara atas talian. Capaian juga boleh dibuat melalui pautan di laman web rasmi JKN Kedah (http://jknkedah.moh.gov.my) dan klik pada pautan SPPKN di seksyen Perkhidmatan Online.
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 4
2. KEPERLUAN SISTEM
Keperluan untuk pengguna mengakses sistem ini adalah :-
a) Talian Internet
Sistem SPPKN memerlukan pengguna mempunyai akses kepada talian internet.
b) Pelayar Web (Web-Browser)
Sistem SPPKN boleh diakses melalui pelayar web (web browser) di komputer peribadi (PC), laptop, tablet atau handphone. Peranti pengguna memerlukan capaian ke pelayar web Internet Explorer 8 ke atas atau Mozilla Firefox versi terkini dengan resolusi 1280x1024 dan ke atas bagi mendapatkan paparan terbaik.
c) Lain-Lain Perisian Atau Sistem
i. PC / laptop / tablet / handphone pengguna perlu dipasang dengan perisian Adobe Acrobat Reader
dan Microsoft Office untuk tujuan simpanan atau cetakan dokumen kelulusan.
ii. Pengguna memerlukan email rasmi Jabatan untuk tujuan notifikasi dari SPPKN.
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 5
3. LANGKAH-LANGKAH UNTUK MEMBUKA SPPKN
Terdapat 2 cara untuk membuka sistem SPPKN
a) Menaip URL pada pelayar web (web browser) b) Klik pada button SPPKN di laman web JKN Kedah
Kaedah 1 : Menaip URL SPPKN pada pelayar web 1. Klik pada ikon Pelayar Web (cth: 2. Pada ruang alamat URL, taipkan: http://sppkn.kdh.moh.gov.my/sppkn/
Gambarajah 1: URL sistem
Kaedah 2 : Klik pada button SPPKN di Laman web JKN Kedah (http://jknkedah.moh.gov.my)
Gambarajah 2: Capaian melalui laman web JKN Kedah
Chrome atau firefox).
Laman web rasmi JKN Kedah
Klik pada button SPPKN di seksyen Perkhidmatan Online
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 6
Antaramuka utama sistem akan dipaparkan seperti Gambarajah 3. Pada halaman utama SPPKN, Bahagian Khidmat Pengurusan, KKM mengeluarkan peringatan penting iaitu Peraturan Perjalanan Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas Urusan Persendirian dibawah Surat Pekeliling Am Bil. 3 Tahun 2012:
Permohonan lengkap perlu dikemukakan selewat-lewatnya satu (1) bulan sebelum tarikh
perjalanan.
Dalam keadaan tertentu, dua (2) minggu atau kurang dan tanggungjawab pegawai
memastikan kelulusan Pegawai Pengawal diperolehi.
Pemohon tidak dibenarkan sama sekali keluar negara sebelum mendapatkan kelulusan
Pihak Berkuasa Melulus.
Lawatan tidak dibiayai oleh individu atau syarikat yang boleh menimbulkan syak yang
munasabah dengas tugas rasmi pegawai
Gambarajah 3: Antaramuka Utama SPPKN
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 7
4. MODUL PEMOHON
4.1. DAFTAR ID PENGGUNA
Pemohon yang pertama kali membuat permohonan perlu mendaftar bagi mendapatkan ID pengguna dan Kata laluan untuk masuk ke dalam sistem. Sila ikuti langkah berikut
1. Klik Daftar ID Pengguna untuk mendaftar 2. Skrin Daftar ID Pengguna akan dipaparkan seperti Gambarajah 4 dibawah. 3. Masukkan maklumat pada Daftar ID Pengguna dan klik butang Hantar.
Gambarajah 4: Skrin Daftar ID Pengguna
4. Skrin Notifikasi ID Pengguna telah berjaya didaftarkan dan klik butang Ok seperti Gambarajah 5 untuk kembali ke Halaman Utama SPPKN.
Gambarajah 5: Skrin ID Pengguna berjaya didaftarkan
1
3
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 8
4.2. PERMOHONAN BARU
1. Sebelum permohonan perjalanan ke luar negara dibuat, pastikan permohonan cuti rehat melalui HRMIS telah diluluskan terlebih dahulu. Lampiran kelulusan cuti tersebut perlu dimuat turun (download) dan dilampirkan dalam permohonan SPPKN. Tatacara Memuatnaik Cuti dari HRMIS ke SPPKN boleh diperolehi daripada menu “Panduan Pengguna” pada muka hadapan sistem SPPKN.
2. Pemohon boleh log masuk melalui Login Pengguna menggunakan Id Pengguna dan Kata Laluan
yang telah didaftarkan di Gambarajah 6 berikut.
Gambarajah 6: Login Pengguna
3. Setelah login, skrin “Senarai Permohonan Terdahulu” akan dipaparkan dan klik butang Daftar untuk membuat permohonan baru seperti di Gambarajah 7.
Gambarajah 7: Senarai Permohonan Terdahulu
Login
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 9
4. Skrin Permohonan Baru akan dipaparkan, masukkan maklumat Butir-butir Peribadi dan klik butang Seterusnya seperti Gambarajah 8. Butir-butir peribadi ini perlu dimasukkan sekali sahaja ketika pertama kali permohonan dibuat.
5.
Gambarajah 8: Skrin Butir-butir Peribadi Permohonan Baru
6. Skrin Butir-butir Lawatan akan dipaparkan dan masukkan maklumat Butir-butir Lawatan dan lampirkan kelulusan cuti dalam permohonan yang dimohon sekiranya melibatkan Kelulusan Cuti Rehat seperti Gambarajah 9. Sekiranya tujuan perjalanan untuk mengerjakan haji, anda wajid mengisi Lampiran Kelulusan Cuti 40 Hari Bagi Mengerjakan Haji dan Lampiran Surat Tawaran Panggilan Haji, sekiranya lampiran ini tidak dilampir, permohonan mungkin tidak akan diproses untuk kelulusan.
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 10
Gambarajah 9: Skrin Butir-butir Lawatan Permohonan Baru
7. Sistem akan mengeluarkan notifikasi “Permohonan Anda Telah Dihantar Untuk Sokongan Ketua Jabatan. Terima Kasih”. Klik butang “Laman Utama” untuk pergi ke laman seterusnya.
Gambarajah 10 : Pengesahan Permohonan Ke Luar Negara telah dihantar
Pastikan maklumat penyokong adalah betul
Sila tanda setuju pada kotak bagi
Pengesahan & Perakuan Pemohon
Masukkan lampiran cuti yang dijana daripada HRMIS dan lain-lain lampiran yang perlu
Klik Button Simpan dan hantar
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 11
8. Paparan akan kembali ke Senarai Permohonan Terdahulu dengan menyenaraikan permohonan yang telah didaftarkan sebentar tadi. Rujuk Gambarajah 11 di bawah.
Gambarajah 11 : Status Permohonan
9. Status permohonan adalah ‘Telah Dihantar untuk Disokong’. Pegawai penyokong perlu menyokong permohonan tersebut sebelum proses seterusnya dibuat.
4.3. MENCETAK PERMOHONAN
1. Pengguna boleh mencetak maklumat permohonan dengan klik ikon seperti berikut.
Gambarajah 12 : Cetak permohonan
2. Maklumat Permohonan pemohon akan dipaparkan seperti Gambarajah 13. Klik Butang Cetak.
Gambarajah 13 : Cetak permohonan
Ikon Cetak
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 12
4.4. LOG KELUAR (LOGOUT)
1. Untuk log keluar, sila klik pada ikon seperti di gambarajah 14.
Gambarajah 14 : Log Keluar
4.5. SEMAKAN STATUS PERMOHONAN
1. Semakan status permohonan perlu dibuat dari masa ke semasa untuk memastikan tindakan untuk sokongan dan kelulusan tidak mengambil masa yang terlalu lama. Sekiranya permohonan masih tidak disokong oleh penyokong setelah 5 hari bekerja, pemohon perlu memaklumkan kepada urusetia SPPKN supaya tindakan selanjutnya boleh diambil.
2. Semakan status permohonan boleh dibuat tanpa perlu log masuk ke dalam sistem. Klik pada
ikon “Semakan Status Permohonan”. Masukkan No Kad Pengenalan pemohon dan klik button “Semak”.
Gambarajah 15 : Semakan Status Permohonan
Log Keluar
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 13
4.6. CETAK SURAT KELULUSAN
1. Emel kelulusan akan dihantar kepada pemohon setelah permohonan diluluskan.
Gambarajah 16 : Emel Status Permohonan
3. Pemohon boleh mencetak sendiri surat kelulusan melalui menu “Semakan Status Permohonan” dan klik pada button “Cetak”. Pemohon mesti mempunyai perisian / aplikasi yang boleh membaca fail PDF.
Gambarajah 17 : Button Cetak
Cetak Surat Kelulusan
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 14
4. Surat kelulusan akan dijana dalam bentuk PDF seperti berikut.
Gambarajah 18 : Surat Kelulusan
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 15
5. MODUL PENYOKONG
5.1. MENYOKONG PEMOHONAN MELALUI EMEL
Pegawai penyokong akan menerima emel notifikasi untuk menyokong permohonan SPPKN.
1. Penyokong akan mendapat notifikasi emel “Permohonan Perjalanan Ke Luar Negara untuk sokongan Penyokong” dalam Inbox.
2. Penyokong perlu membuka notifikasi emel tersebut dan klik pautan Papar Maklumat Permohonan seperti Gambarajah 19 di bawah.
Gambarajah 19 : Skrin emel Penyokong
3. Skrin Maklumat Permohonan akan dipaparkan seperti dalam Gambarajah 20.
Gambarajah 20 : Paparan skrin untuk Penyokong
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 16
4. Tandakan pada Radio Button di ruangan Status Sokongan untuk Sokong atau Tidak Disokong dan jika ada ulasan, sila isikan diruangan Ulasan.
Gambarajah 21 : Paparan skrin untuk Penyokong
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 17
6. MODUL PELULUS
6.1. MELULUS PEMOHONAN MELALUI EMEL
Pegawai pelulus akan menerima emel notifikasi untuk meluluskan permohonan SPPKN. 1. Pelulus akan mendapat notifikasi emel “Permohonan Perjalanan Ke Luar Negara untuk Kelulusan
Pelulus” dalam Inbox.
2. Pelulus perlu membuka notifikasi emel tersebut dan klik pautan Papar Maklumat Permohonan seperti Gambarajah 22 di bawah.
Gambarajah 22 : Skrin emel Pelulus
3. Skrin Senarai Pemohonan Untuk Kelulusan akan dipaparkan seperti dalam Gambarajah 23. Sila tandakan pada Checkbox setiap senarai permohonan yang yang dipaparkan atau secara pukal (Pilih Semua) dengan tandakan pada Checkbox Pilih Semua.
4. Tandakan pada Radio Button di ruangan Status Lulus, Lulus Dengan Teguran atau Tidak Lulus bagi permohonan yang dimohon dan jika ada ulasan, sila isikan diruangan Ulasan dan klik butang Hantar. Butang Batal adalah untuk batalkan status Lulus atau Tidak Lulus.
MANUAL PENGGUNA SISTEM PERMOHONAN PERJALANAN KE LUAR NEGARA 18
Gambarajah 23 : Paparan Skrin Pelulus
5. Apabila pelulus klik butang Hantar, akan keluar notifikasi menyatakan “ Pemohonan telah diambil
tindakan” seperti Gambarajah 24 dan klik butang Tutup untuk kembali kepada paparan sebelumnya.
Gambarajah 24 : Pengesahan Tindakan
-TAMAT-
