MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS · MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA MODUL...

26
MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA MODUL LMS –External Loan (LMS EL) KEMASKINI PADA SEPTEMBER 2017 KERAJAAN MALAYSIA MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL SOLUTION MANAGER (SOLMAN) JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Transcript of MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS · MANUAL PROSEDUR KERJA 1GFMAS JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA MODUL...

MANUAL PROSEDUR KERJA

1GFMAS

JABATAN AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA

MODUL

LMS –External Loan

(LMS EL)

KEMASKINI PADA SEPTEMBER 2017

KERAJAAN MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS

MODUL SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS

MODUL SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

SENARAI ISI KANDUNGAN

BIL. NO. RUJUKAN

DOKUMEN TAJUK DOKUMEN MUKA SURAT

1.

SINGKATAN

SINGKATAN MPK iGFMAS

3 - 7

2.

MPK SOLMAN-01

PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS OLEH END USER DI PTJ DAN PEJABAT PERAKAUNAN

8 - 12

3.

MPK SOLMAN-02

PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS OLEH FIRST LEVEL

SUPPORT DI PEJABAT PERAKAUNAN (AO)

13 - 19

4.

MPK SOLMAN-03

PEMANTAUAN PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS DI PEJABAT PERAKAUNAN

20 - 26

2

SINGKATAN MPK IGFMAS

ABT Akaun Belum Terima

ABC Activity-Based Costing

ADP / AUC Aset Dalam Pembinaan (Asset Under Construction)

ANM Akauntan Negara Malaysia

AO Pejabat Perakaunan (Bahagian Akaun Kementerian / JANM Negeri / Cawangan)

AP Arahan Pembayaran / Authorised Personnel / Arahan Perbendaharaan (redundant)

APG Arahan Potongan Gaji

APK / SI Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan dan Perkhidmatan (Stop Instruction)

APP Pengguna Aplikasi

AR Account Receivable

BA Bahagian Akaun Kementerian

BB Baucar Bayaran

BKP Bahagian Khidmat Perunding, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BNM Bank Negara Malaysia

BP Business Partner

BPAD Bahagian Pengurusan Audit Dalam, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPOPA Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPOPP Bahagian Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPPP Bahagian Pembangunan Perakaunan dan Pengurusan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPTM Bahagian Pengurusan Teknologi Maklumat, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

BPD Borang Pergerakan Dokumen

BW / BI Business Warehouse / Business Intelligence

BWTD Bahagian Pengurusan Wang Tak Dituntut, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

3

SINGKATAN MPK IGFMAS

CA Certified Authority

CAA Carta Akaun Akruan

CM Cash Management

COGSTR Certified under the Goods and Service Tax (Relief) Order 2014 – Sijil Pelepasan GST

CPC Certificate of Practical Completion

CTL Cek Tak Laku

DO Nota Pesanan Penghantaran (Delivery Order)

DTB Desktop Banking

EC Laporan Penyata Pendapatan

ECC Enterprise Central Component

Ee Kumpulan Pekerja (Employee Group)

EeSubgroup Sub Kumpulan Pekerja (Employee Subgroup)

EFT Electronic Fund Transfer

EG Electronic Government

eP ePerolehan

GPKI Government Public Key Infrastructure

GTS Government Travel System

HCM Human Capital Management

HO Ibu Pejabat

HR Human Resource

HRMIS Human Resource Management Information System

iA Innovation Associates Consulting Sdn Bhd. Juga dikenali sebagai System Integrator (SI)

ICU Unit Penyelarasan Pelaksanaan, JPM

4

SINGKATAN MPK IGFMAS

IPN Institut Perakaunan Negara, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Jab Jabatan

JANM Neg Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri

JANM Neg / Caw Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri / Cawangan

JKKPP Jawatankuasa Kerja Perakaunan Pengurusan

JKP Jawatankuasa Pemandu Akruan

JKPPA Jawatankuasa Pelaksanaan Perakaunan Akruan Kementerian

JSM Job Schedule Management

KA Desktop Banking

Kem Kementerian

KEW.8 Borang Penyata Perubahan Gaji

KEW. 320 / SG20 Borang Perubahan Gaji

KEW310E Borang Wujud / Batal / Kemas kini Akaun Pukal

KEW310 Borang Wujud Akaun Pukal

KEW311 Borang Kemas Kini Akaun Pukal

KGT Kenaikan Gaji Tahunan

KnowA Knowledge Article

KP Kad Pengenalan

KWSP Kumpulan Wang Simpanan Pekerja

LA AO Local Admin - Pejabat Perakaunan

LHDN Lembaga Hasil Dalam Negeri

LoA Limit of Amount

LPC Sijil Gaji Akhir

5

SINGKATAN MPK IGFMAS

LTH Laporan Terimaan Harian / Lembaga Tabung Haji (redundant)

LUH Laporan Urus niaga Harian

MM Material Management

MP Manual Pengguna iGFMAS

MPKA Mesyuarat Pengarah dan Ketua Akauntan

MyCost Sistem Pengkosan Kerajaan Persekutuan

NPB / GRN Nota Penerimaan Bekalan dan Perkhidmatan (Goods / Services Received Notes)

NPP / FRN Nota Pelaksanaan Perkhidmatan (Fulfillment Receipt Notes)

OTC One Time Customer

PAT Penutupan Akhir Tahun

PBH Kementerian

PC Borang Penyata Perubahan Gaji

PCB Borang Perubahan Gaji

Penyedia Pegawai diberi kuasa sebagai Penyedia

Peraku I Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku I

Peraku II Pegawai diberi kuasa sebagai Peraku II

PERKESO Pertubuhan Keselamatan Sosial

PK / PO Pesanan Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Purchase Order)

PP Pejabat Pemungut

PPPA Pasukan Pelaksanaan Perakaunan Akruan, Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Pre DME Pre Data Medium Exchange

PTJ Pusat Tanggungjawab

RA Registration Authority

6

SINGKATAN MPK IGFMAS

SA Sub Admin

SAP System Application and Product

SAPGUI SAP Graphical User Interface

SBP Sistem Bayaran Pukal

SFTP Secured File Transfer Protocol

SOLMAN Solution Manager

SPA Sistem Pengurusan Aset

SST Surat Setuju Terima

TK / CO Tanggungan Kontrak Kerajaan Bekalan dan Perkhidmatan (Contract Order)

TJ (K) / CW Tanggungan Kontrak Kerajaan Kerja (Contract Work Order)

TP1 Personal Tax Waive Able Claims

TT Telegraphic Transfer

USB Universal Serial Bus

VO Perubahan Tanggungan Kontrak

WebI Web Intelligence

WO Inden Kerja / Pesanan Kerja (Work Order)

WJP Wang Jaminan Pelaksanaan

WPUA Waran Perjalanan Udara Awam

iGFMAS Integrated Government Financial Management and Accounting System

iSPLN Integrated Sistem Perakaunan Luar Negeri

7

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS OLEH END USER DI PTJ DAN PEJABAT PERAKAUNAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK SOLMAN-01 MUKA SURAT : 1/5

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan pengurusan Insiden iGFMAS oleh End User di PTJ dan

Pejabat Perakaunan (AO).

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh End User di PTJ dan Pejabat Perakaunan (AO). Ianya merangkumi

tindakan yang perlu diambil oleh End User dalam menghadapi pertanyaan atau ralat semasa

menggunakan iGFMAS

3.0 TERMINOLOGI

BIL. TERMA PENERANGAN

1. iGFMAS Service Desk Merupakan aplikasi berasaskan web yang digunakan untuk menguruskan Insiden iGFMAS.

2. Customer Action Insiden yang memerlukan maklum balas daripada End User.

3. Customer Response Maklum balas daripada End User terhadap status Customer Action.

4. Customer Verification Maklum balas daripada End User terhadap status Proposed Solution bagi Insiden yang belum selesai.

5. End User Pengguna iGFMAS di PTJ dan AO.

6. Evidence File Dokumen bukti ralat yang dilampirkan bersama Insiden.

7. First Level Support Pasukan Khidmat Nasihat Insiden di AO.

8. In Process Insiden dalam proses analisa oleh First Level Support.

9. Insiden Aduan yang dilaporkan atau pertanyaan yang dikemukakan dengan / tanpa ralat.

8

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS OLEH END USER DI PTJ DAN PEJABAT PERAKAUNAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK SOLMAN-01 MUKA SURAT : 2/5

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

BIL. TERMA PENERANGAN

10. Knowledge Article (KnowA) Merupakan sumber rujukan dalam iGFMAS Service Desk yang membantu pengguna mendapatkan penyelesaian sebelum aduan / pertanyaan dilaporkan.

11. New Insiden baharu yang dilaporkan oleh End User.

12. Proposed Solution Cadangan penyelesaian daripada Support Team.

13. Ralat Masalah yang menghalang pengguna meneruskan proses seterusnya sehingga pembetulan diambil.

14. Received by Helpdesk HQ Insiden diterima oleh Helpdesk HQ BPTM untuk tindakan.

15. Second Level Support Pasukan Khidmat Nasihat Insiden di HO.

16. Sent to iGFMAS Vendor Insiden disalurkan kepada vendor iGFMAS untuk penyelesaian.

17. Sent to Functional BPTM Insiden disalurkan kepada Aplikasi BPTM untuk tindakan.

18. Sent To Helpdesk HQ Insiden disalurkan kepada Helpdesk HQ BPTM untuk tindakan.

19. Sent to SAP Insiden disalurkan kepada SAP untuk tujuan log mesej.

20. Sent to Technical BPTM Insiden disalurkan kepada Teknikal BPTM untuk tindakan.

21. Status Insiden Penerangan kedudukan Insiden.

22. Support Team Terdiri daripada First Level Support dan Second Level Support.

9

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS OLEH END USER DI PTJ DAN PEJABAT PERAKAUNAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK SOLMAN-01 MUKA SURAT : 3/5

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

Ya

(1)

Aduan/Pertanyaan

atau ralat iGFMAS

(5)

Log masuk iGFMAS

Service Desk

(2)

Ralat?

(3)

Wujud Evidence File

(6)

Cari penyelesaian

di KnowA

Mula

(4)

Aduan/Pertanyaan

Tidak

A

1.

End User mempunyai aduan / pertanyaan atau ralat iGFMAS.

End User

2. Kenal pasti jenis masalah yang dihadapi.

End User

3. Sekiranya ralat, wujudkan Evidence File dan terus ke Langkah 5. (Rujuk MP SOLMAN-001 Service Desk - Para 3.1.2)

End User

4. Sekiranya aduan / pertanyaan terus ke Langkah 5.

End User

5. Log masuk iGFMAS Service Desk. (Rujuk MP SOLMAN-001 Service Desk – Para 3.2.1)

End User

6. Lakukan carian penyelesaian di KnowA berdasarkan masalah. (Rujuk MP SOLMAN-001 Service Desk – Para 3.2.2)

End User

10

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS OLEH END USER DI PTJ DAN PEJABAT PERAKAUNAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK SOLMAN-01 MUKA SURAT : 4/5

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

7.

8.

9.

Kenal pasti penyelesaian di KnowA. Sekiranya ada penyelesaian di KnowA, selesaikan masalah tersebut berpandukan KnowA. Sekiranya tiada penyelesaian di KnowA, wujudkan Insiden. Insiden akan berstatus New dan nombor ID rujukan akan dijana secara automatik. Notifikasi melalui e-mel akan dihantar kepada AO secara automatik. (Rujuk MP SOLMAN-001 Service Desk – Para 3.2.3 & 3.2.4)

(7)

Ada

penyelesaian di

KnowA?

(8)

Selesaikan

masalah berpandukan

KnowA

Ya

(9)Wujudkan

Insiden

Tidak

(13)

Beri

maklumbalas

dan kemaskini

status kepada

Customer

Response

Tidak

(12)

Customer

Action?

(10)

Terima

Notifikasi Maklumbalas

Tidak

(14)

Laksanakan

cadangan

penyelesaian

Ya

(11)

Semak Status

Insiden

A

B

C

D

End User

End User

End User

10. Terima notifikasi maklum balas melalui e-mel.

End User

11. Semak status Insiden di iGFMAS Service Desk.

End User

12. Kenal pasti Insiden berstatus Customer Action. (Rujuk MP SOLMAN-001 Service Desk – Para 3.5).

End User

13. Kemukakan maklumat yang diperlukan dan kemas kini status kepada Customer Response dalam tempoh 7 hari. (Rujuk MP SOLMAN-001 Service Desk – Para 3.5.1)

End User

14.

Laksanakan cadangan penyelesaian dalam tempoh 7 hari sekiranya status adalah Proposed Solution. (MP SOLMAN-001 Service Desk –Para 3.7)

End User

11

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS OLEH END USER DI PTJ DAN PEJABAT PERAKAUNAN

RUJUKAN DOKUMEN : MPK SOLMAN-01 MUKA SURAT : 5/5

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

(15)

Masalah selesai?

(17)

Beri maklumbalas

dan kemaskini

status kepada

Customer

Verification

Tidak

(16)

Beri maklumbalas

dan kemaskini

status kepada

Confirmed

Ya

Tamat

B

C

D

15.

Kenal pasti samada cadangan penyelesaian yang diberikan berjaya menyelesaikan masalah.

End User

16.

Jika masalah berjaya diselesaikan, kemas kini status kepada Confirmed dalam tempoh 7 hari. (Rujuk MP SOLMAN-001 Service Desk –Para 3.7.1)

End User

17. Jika masalah tidak berjaya diselesaikan, kemukakan maklum balas dan kemas kini status kepada Customer Verification dalam tempoh 7 hari. (MP SOLMAN-001 Service Desk –Para 3.7.2)

End User

5.0 NOTA PENTING

Jika tiada maklum balas diterima dalam tempoh 7 hari bagi Insiden dengan status Customer Action dan

Proposed Solution, Insiden akan ditutup dengan status Confirmed.

6.0 LAMPIRAN

Tiada

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS MODUL SOLMAN-001 Service Desk

12

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS OLEH FIRST LEVEL SUPPORT DI PEJABAT PERAKAUNAN (AO)

RUJUKAN DOKUMEN: MPK SOLMAN-02 MUKA SURAT : 1/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan pengurusan iGFMAS oleh First Level Support di Pejabat

Perakaunan (AO).

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh First Level Support di Pejabat Perakaunan. Ianya merangkumi tindakan

yang perlu diambil oleh First Level Support dalam menyelesaikan sebarang aduan / pertanyaan atau ralat

yang dihadapi oleh End User iGFMAS.

3.0 TERMINOLOGI

BIL. TERMA PENERANGAN

1. iGFMAS Service Desk Merupakan aplikasi berasaskan web yang digunakan untuk menguruskan iGFMAS

2. Confirmed Telah selesai.

3. Customer Action Memerlukan maklum balas daripada End User.

4. Customer Response Maklum balas daripada End User terhadap status Customer Action.

5. Customer Verification Verifikasi daripada End User ke atas Proposed Solution yang tidak berjaya menyelesaikan Insiden.

6. Evidence File Dokumen bukti ralat yang dilampirkan bersama.

7. First Level Support Pasukan Khidmat Nasihat di AO.

8. Forward to iGFMAS Vendor

Disalurkan kepada pihak vendor iGFMAS untuk melaksanakan tindakan penyelesaian yang dicadangkan oleh SAP.

13

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS OLEH FIRST LEVEL SUPPORT DI PEJABAT PERAKAUNAN (AO)

RUJUKAN DOKUMEN: MPK SOLMAN-02 MUKA SURAT : 2/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

BIL. TERMA PENERANGAN

9. In Process Dalam proses analisa oleh First Level Support.

10. Insiden Aduan yang dilaporkan atau pertanyaan yang dikemukakan dengan/tanpa ralat.

11. Knowledge Article (KnowA) Merupakan sumber rujukan dalam talian yang membantu pengguna mendapatkan penyelesaian sebelum aduan/ pertanyaan dilaporkan.

12. Message Processor Pegawai Khidmat Nasihat.

13. New Insiden baharu yang dilaporkan oleh End User.

14. Pegawai Aku Terima Pegawai yang menerima dan mengagihkan kepada Message Processor.

15. Proposed Solution Cadangan penyelesaian daripada Support Team.

16. Ralat Masalah yang menghalang pengguna meneruskan proses seterusnya sehingga pembetulan diambil.

17. Received By Helpdesk HQ Insiden diterima oleh Helpdesk HQ BPTM untuk tindakan penyelesaian.

18. Re-open Insiden sedang dalam kajian lanjut oleh BPTM dan vendor iGFMAS kerana cadangan penyelesaian yang telah dikemas kini terhadap sistem (transport) tidak berjaya.

19. Second Level Support Pasukan Khidmat Nasihat di HO.

20. Sent to iGFMAS Vendor Insiden disalurkan kepada vendor iGFMAS untuk tindakan penyelesaian.

21. Sent to 3rd Party

Insiden disalurkan kepada pihak ketiga selain daripada vendor iGFMAS dan SAP untuk tindakan penyelesaian.

14

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS OLEH FIRST LEVEL SUPPORT DI PEJABAT PERAKAUNAN (AO)

RUJUKAN DOKUMEN: MPK SOLMAN-02 MUKA SURAT : 3/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

BIL. TERMA PENERANGAN

22. Sent to Functional BPTM Insiden disalurkan kepada Aplikasi BPTM untuk tindakan penyelesaian.

23. Sent to Helpdesk HQ Insiden disalurkan kepada Helpdesk HQ BPTM untuk tindakan.

24. Sent to SAP Insiden disalurkan kepada SAP untuk tindakan penyelesaian dengan cara log mesej.

25. Sent to Technical BPTM Insiden disalurkan kepada Teknikal BPTM untuk tindakan penyelesaian.

26. Support Team Terdiri daripada First Level Support dan Second Level Support.

27. Transport Proses pengemaskinian terhadap sistem (Proses Transport).

15

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS OLEH FIRST LEVEL SUPPORT DI PEJABAT PERAKAUNAN (AO)

RUJUKAN DOKUMEN: MPK SOLMAN-02 MUKA SURAT : 4/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1.

Log masuk iGFMAS Service Desk. (Rujuk MP SOLMAN-001 Service Desk - Para 3.3.1)

Pegawai Aku Terima

Mula

(1)

Log masuk iGFMAS Service

Desk

(2)

Terima Insiden status New

(3)

Beri pengesahan

penerimaan Insiden dan

tukar status kepada In

Process

(4)

Salurkan Insiden kepada

Message Processor yang

dikenalpasti

(5)

Terima Insiden berstatus In

Process

(6)

Analisa insiden

A

2. Semak insiden yang berstatus New di iGFMAS Service Desk. (Rujuk MP SOLMAN-001 Service Desk - Para 3.3.1)

Pegawai Aku Terima

3. Beri pengesahan terimaan dan tukar status kepada In Process. (Rujuk MP SOLMAN-001 Service Desk - Para 3.3.1)

Pegawai Aku Terima

4. Salurkan kepada Message Processor yang dikenal pasti.

Pegawai Aku Terima

5.

6.

Terima notifikasi melalui emel dan semak yang berstatus In Process di iGFMAS Service Desk. Analisa insiden.

Message Processor

Message Processor

16

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS OLEH FIRST LEVEL SUPPORT DI PEJABAT PERAKAUNAN (AO)

RUJUKAN DOKUMEN: MPK SOLMAN-02 MUKA SURAT : 5/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

(7)

Maklumat

mencukupi?

(8)

Nyatakan maklumat

tambahan yang

diperlukan dan

kemaskini status

Incident kepada

Customer Action

Tidak

(9)

Terima maklumat

tambahan dengan

status Customer

Response

Ya

(10)

Beri maklumbalas dan

kemaskini status

kepada Confirmed

Tidak

A

B C

7.

Kenal pasti sama ada maklumat mencukupi / lengkap atau sebaliknya.

Message Processor

8.

9.

Nyatakan maklumat yang diperlukan dan kemas kini status kepada Customer Action. (Rujuk MP SOLMAN-001 Service Desk - Para 3.4.1) Terima maklumat tambahan dengan status Customer Response.

Message Processor

Message Processor

10. Sekiranya maklumat masih tidak diterima dalam tempoh 7 hari, beri maklum balas dan kemas kini status kepada Confirmed.

Message Processor

17

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS OLEH FIRST LEVEL SUPPORT DI PEJABAT PERAKAUNAN (AO)

RUJUKAN DOKUMEN: MPK SOLMAN-02 MUKA SURAT : 6/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

(11)

Ada cadangan

penyelesaian?

(15)

Terima insiden dengan

status Customer

Verification

(12)

Salurkan Insiden ke

JANM HQ dan

kemaskini status

kepada Send to

Helpdesk HQ

Tidak

Tamat

(13)

Beri maklumbalas

penyelesaian dan

kemaskini status

kepada Proposed

Solution

Ya

(16)

Beri maklumbalas dan

kemaskini status

kepada Confirmed

(14)

Masalah

Selesai?

Ya

B

C

Tidak

11.

Kenal pasti sama ada terdapat cadangan penyelesaian.

Message Processor

12. Sekiranya tiada cadangan penyelesaian, salurkan ke HQ dan kemas kini status kepada Sent to Helpdesk HQ. (Rujuk MP SOLMAN-001 Service Desk –Para 3.8)

Message Processor

13. Sekiranya maklumat mencukupi, sediakan cadangan penyelesaian dan beri maklum balas. Kemas kini status kepada Proposed Solution.

Message Processor HQ

14. Kenal pasti sama ada cadangan penyelesaian yang diberikan berjaya atau tidak.

Message Processor

15. Sekiranya terima dengan status Customer Verification, ulang langkah 11.

Message Processor

16. Sekiranya tiada maklum balas diterima dalam masa 7 hari, akan ditutup dengan status Confirmed.

Message Processor

18

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS MODUL SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS OLEH FIRST LEVEL SUPPORT DI PEJABAT PERAKAUNAN (AO)

RUJUKAN DOKUMEN: MPK SOLMAN-02 MUKA SURAT : 7/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

5.0 NOTA PENTING

5.1 Jika tiada maklum balas diterima dalam tempoh 7 hari bagi insiden dengan status Customer Action

dan Proposed Solution, ianya akan ditutup dengan status Confirmed.

5.2 Notifikasi status diterima melalui email dan iGFMAS Service Desk.

6.0 LAMPIRAN

Tiada

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS MODUL SOLMAN-001 Service Desk

19

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PEMANTAUAN PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS DI PEJABAT PERAKAUNAN

RUJUKAN DOKUMEN: MPK SOLMAN-03 MUKA SURAT : 1/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan memberi panduan pengurusan pemantauan Insiden iGFMAS oleh First Level

Support di Pejabat Perakaunan (AO) dan dilapor secara teratur dan berkesan bagi membantu pihak

pengurusan membuat keputusan.

2.0 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh First Level Support di Pejabat Perakaunan. Ianya merangkumi tindakan

yang perlu diambil oleh First Level Support secara harian dan berkala dalam memantau semua aduan /

pertanyaan atau ralat yang dihadapi oleh End User iGFMAS sehingga aduan / pertanyaan dan ralat

dapat diselesaikan atau penambahbaikan dicadangkan.

3.0 TERMINOLOGI

BIL. TERMA PENERANGAN

1. iGFMAS Service Desk Merupakan aplikasi berasaskan web yang digunakan untuk menguruskan Insiden sistem iGFMAS.

2. Confirmed Insiden telah selesai.

3. Customer Action Insiden yang memerlukan maklum balas daripada End User.

4. Customer Response Maklum balas daripada End User terhadap status Customer Action.

5. Customer Verification Verifikasi daripada End User terhadap status Proposed Solution bagi Insiden yang belum selesai.

6. Evidence File Dokumen bukti ralat yang dilampirkan bersama Insiden.

7. First Level Support Kumpulan Khidmat Nasihat Insiden di AO.

20

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PEMANTAUAN PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS DI PEJABAT PERAKAUNAN

RUJUKAN DOKUMEN: MPK SOLMAN-03 MUKA SURAT : 2/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

BIL. TERMA PENERANGAN

8. Forward to iGFMAS Vendor Insiden disalurkan kepada pihak vendor iGFMAS untuk melaksanakan penyelesaian yang dicadangkan oleh SAP.

9. In Process Insiden dalam proses analisa oleh First Level Support.

10. Insiden Aduan yang dilaporkan atau pertanyaan yang dikemukakan dengan/tanpa ralat.

11. Knowledge Article (KnowA) Merupakan sumber rujukan dalam talian yang membantu End User mendapatkan penyelesaian sebelum aduan/ pertanyaan dilaporkan.

12. Message Processor Pegawai Khidmat Nasihat Insiden.

13. New Insiden baharu yang dilaporkan oleh End User.

14. Proposed Solution Cadangan penyelesaian daripada Support Team.

15. Ralat Masalah yang menghalang End User meneruskan proses seterusnya sehingga pembetulan diambil.

21

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PEMANTAUAN PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS DI PEJABAT PERAKAUNAN

RUJUKAN DOKUMEN: MPK SOLMAN-03 MUKA SURAT : 3/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

4.0 TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

A.

PEMANTAUAN HARIAN

Mula

(1)

Log masuk iGFMAS Service Desk

(2)

Dapatkan Senarai Insiden berstatus

seperti berikut :

a) New

b) In Process

c) Customer Response

d) Customer Verification

(3)

Insiden berstatus New?

(5)

Insiden adalah berstatus :

A) In Process, atau

B) Customer Response, atau

C) Customer Verification

Tidak

(4)

Pastikan status ditukar

kepada In Process

Ya

A

1.

Log masuk iGFMAS Service Desk.

Ketua First Level Support / Pegawai Dilantik

2. Dapatkan paparan senarai Insiden yang berstatus seperti berikut: a) New b) In Process c) Customer Response (Support

Team ID UKP/ UKPP AO) d) Customer Verification (Support

Team ID UKP/ UKPP AO)

Ketua First Level Support / Pegawai Dilantik

3. Kenal pasti Insiden berstatus New.

Ketua First Level Support / Pegawai Dilantik

4. Bagi Insiden yang berstatus New, pastikan status dikemas kini kepada In Process. (Rujuk MPK SOLMAN-02 Para 4.0 Langkah 1- 4)

Ketua First Level Support / Pegawai Dilantik

5. Sekiranya tidak berstatus New, Insiden adalah berstatus In Process, Customer Response atau Customer Verification.

22

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PEMANTAUAN PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS DI PEJABAT PERAKAUNAN

RUJUKAN DOKUMEN: MPK SOLMAN-03 MUKA SURAT : 4/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

(6)

Tukar status kepada :

a) Customer Action, atau

b) Proposed Solution, atau

c) Send To Helpdesk HQ

(7)

Tutup Insiden dengan status

Confirmed jika tiada

maklumbalas diterima dalam

tempoh 7 hari

Tamat

A

6.

Bagi Insiden yang berstatus In Process, Customer Response dan Customer Verification, pastikan Message Processor mengambil tindakan penyelesaian dan mengemas kini status kepada ;

a) Customer Action; atau

b) Proposed Solution;atau

c) Send to Helpdesk HQ

(Rujuk MPK SOLMAN-02 Para.4.0)

Ketua First Level Support / Pegawai Dilantik

7.

Pastikan Insiden berstatus Customer Action dan Proposed Solution yang tiada maklum balas diterima dalam tempoh 7 hari ditutup dengan status Confirmed.

Ketua First Level Support / Pegawai Dilantik

23

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PEMANTAUAN PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS DI PEJABAT PERAKAUNAN

RUJUKAN DOKUMEN: MPK SOLMAN-03 MUKA SURAT : 5/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

B.

PEMANTAUAN BERKALA (SECARA BULANAN)

Mula

(1)

Log masuk iGFMAS

Service Desk

(2)

Dapatkan laporan

(3)

Analisa

(4)

Perlu

penambahbaikan?

(5)

Sediakan cadangan

penambahbaikan

Ya

(6)

Bentangkan dalam

mesyuarat Bahagian

Akaun

Tidak

A

1.

Log masuk iGFMAS Service Desk. (Rujuk MP SOLMAN-001 Service Desk - Para 2.11)

Ketua First Level

Support / Pegawai Dilantik

2.

3.

Dapatkan laporan seperti berikut:

a) Laporan Incident iGFMAS Diaku Terima dan Diproses

b) Laporan Ageing Incident iGFMAS Belum Selesai

c) Prestasi Tempoh Penyelesaian Incident iGFMAS Berdasarkan Priority

Analisa laporan-laporan yang dijana.

Ketua First Level Support / Pegawai

Dilantik

Ketua First Level Support / Pegawai

Dilantik

4.

Kenal pasti sama ada perlu penambahbaikan.

Ketua Seksyen Perunding

5.

Sekiranya perlu, sediakan cadangan penambahbaikan.

Ketua Seksyen

Perunding

6. Bentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan Bulanan AO, hasil analisa dan penambahbaikan jika ada.

Ketua Seksyen Perunding

24

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PEMANTAUAN PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS DI PEJABAT PERAKAUNAN

RUJUKAN DOKUMEN: MPK SOLMAN-03 MUKA SURAT : 6/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

Tamat

(9)

Perlu dibawa ke

JK Pemandu

Perakaunan

Akruan JANM?

(10)

Kemukakan ke JK

Pemandu

Perakaunan Akruan

JANM

Ya

(11)

Sesi bersama PTJ

A

(8)

Bentangkan dalam

Mesyuarat JKPPA/MPKA

(7)

Perlu

dibentangkan ke

Mesyuarat

JKPPA/MPKA?

Ya

Tidak

7. Kenal pasti sama ada perlu dibentangkan dalam Mesyuarat JKPPA / MPKA.

KA / Pengarah Negeri / Caw

8.

9.

10.

11.

Sekiranya perlu, bentangkan dalam Mesyuarat JKPPA / MPKA. Kenal pasti sama ada perlu dibawa ke JK Pemandu Perakaunan Akruan JANM. Sekiranya perlu, kemukakan ke JK Pemandu Perakaunan Akruan JANM. Adakan sesi bersama PTJ untuk penambahbaikan.

KA / Pengarah Negeri / Caw

KA / Pengarah Negeri / Caw

KA / Pengarah Negeri / Caw

KA / Pengarah Negeri / Caw

25

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

MANUAL PROSEDUR KERJA iGFMAS SOLUTION MANAGER (SOLMAN)

TAJUK : PEMANTAUAN PENGURUSAN INSIDEN iGFMAS DI PEJABAT PERAKAUNAN

RUJUKAN DOKUMEN: MPK SOLMAN-03 MUKA SURAT : 7/7

KELUARAN : 2 PINDAAN : 0 TARIKH KEMAS KINI : 30 JUN 2019

5.0 NOTA PENTING

Tidak Berkenaan

6.0 LAMPIRAN

Tiada

7.0 RUJUKAN / PEKELILING

7.1 Manual Pengguna (MP) iGFMAS SOLMAN-001 Service Desk

7.2 Manual Prosedur Kerja (MPK) iGFMAS SOLMAN-02

26