MODUL MEMBUAT DOKUMEN : LAPORAN

KELAS XI/ SEMESTER I DAN II

SMK BISA !!!

SITI JUNAIDA

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan

kekuatan serta kemudahan kepada kami sehingga kami dapat menyelesaikan

modul ini. Modul ini kami susun untuk menunjang kegiatan belajar mengajar

dalam mata pelajaran membuat dokumen perihal laporan di SMK Negeri 1

Tanggul.

Kami ucapkan terima kasih kepada Bapak Drs. Mohammad Arief, M.Si.,

selaku dosen pembina mata kuliah Pengembangan Media Pengajaran ADP

Berbasis TIK yang telah banyak membantu dalam penyusunan modul ini, serta

kepada teman-teman dan semua pihak yang telah mendukung penyusunan modul

ini.

Dalam penyusunan modul ini juga masih banyak kekurangan karena

pengetahuan kami yang terbatas, serta kami memohon saran dan kritik yang

membangun dari pembaca untuk memperbaiki modul kami kedepannya.

Harapan kami, semoga modul ini tidak hanya bermanfaat bagi siswa/siswi

SMK Negeri 1 Tanggul, tetapi juga bagi semua pihak di luar sivitas akademika

SMK Negeri 1 Tanggul yang berkeinginan untuk melengkapi data atau informasi

yang berkaitan dengan modul ini.

Malang, April 2014

Penyusun

i

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ................................................................................. i

DAFTAR ISI ............................................................................................... ii

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................ iii

BAB I DOKUMEN

1.1 Pengertian Dokumen ............................................................. 1

1.2 Jenis-jenis dokumen .............................................................. 2

1.3 Kegunaan dokumen ............................................................... 3

BAB II LAPORAN

2.1 Pengertian laporan ................................................................. 5

2.2 Fungsi laporan ....................................................................... 5

2.3 Macam-macam laporan ......................................................... 6

2.4 Syarat-syarat laporan ............................................................. 11

2.5 Bagian-bagian laporan ........................................................... 12

2.6 Sistematika penulisan laporan ............................................... 14

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. 18

ii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1a : Contoh Dokumen Korporal : Teks Proklamasi ....................... 19

Lampiran 1b : Contoh Dokumen dari Segi Pemakaiannya :

Dokumen Niaga – Faktur ..................................................... 20

Lampiran 1c : Contoh Laporan Rutin :

Laporan Penjualan Zahir Manufacture .................................. 21

Lampiran 1d : Contoh Laporan Rutin :

Laporan Keuangan PT Indofood ........................................... 22

iii

BAB I

DOKUMEN

1.1 Pengertian Dokumen

Kata dokumen berasal dari bahasa Inggris document yang berarti dokumen.

Beberapa definisi dokumen menurut beberapa ahli diantaranya adalah

sebagai berikut :

a. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, dokumen adalah sesuatu yang

tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau

keterangan.

b. Menurut kamus Bahasa Inggris Webster D., dokumen adalah :

1) Dokumen dapat membuktikan dengan keterangan, melengkapi

keterangan dengan fakta-fakta.

2) Dokumen melengkapi keabstarakan keterangan, seperti surat

keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran seperti untuk melengkapi

sebuah bukti atau tesis.

c. Menurut Ensiklopedi Administrasi, dokumen adalah warkat asli yang

digunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai alat untuk mendukung

suatu keterangan.

d. Menurut Kamus Kepegawaian, dokumen adalah :

1) Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak.

2) Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan dipilih untuk

dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarkan.

e. Menurut Ensiklopedi Umum, dokumen berarti surat, akte, piagam, surat

resmi, dan rekaman tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan

untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas, termasuk segala macam

benda yang dapat memberikan keterangan mengenai suati hal.

Dari beberapa definisi mengenai dokumen tersebut maka dapat

disimpulkan dokumen adalah surat-surat atau benda-benda berharga

termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung

keterangan supaya lebih meyakinkan.

1

1.2 Jenis-jenis dokumen

Demikian banyaknya jenis dokumen, oleh karena itu untuk membedakannya

dapat ditinjau dari beberapa segi, yaitu :

1) Dari Segi Fungsi

Dari segi fungsi, dokumen terdiri dari dua macam, yaitu sebagai

berikut.

a. Dokumen Dinamis adalah dokumen yang dipergunakan secara

langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga

macam dokumen dinamis yaitu :

Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara

terus-menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor.

Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya

sudah menurun.

Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang

digunakan.

b. Dokumen Statis adalah dokumen yang secara tidak langsung

dipergunakan dalam pekerjaan kantor.

2) Dari Segi Ruang Lingkup dan Bentuk Fisiknya

Dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya, dokumen terdiri dari

dua macam, yaitu sebagai berikut.

a. Dokumen Korporal adalah dokumen berupa benda bernilai sejarah,

misalnya arca, patung, pakaian adat, uang kuno, keris, dan

sebagainya. Dokumen korporal merupakan koleksi musium.

b. Dokumen Literal adalah dokumen yang dicetak, ditulis, direkam, dan

digambar, seperti buku, surat kabar, majalah, film, micro film, pita

kaset, dan sebagainya. Dokumen literal merupakan koleksi

perpustakaan.

c. Dokumen Privat adalah dokumen berupa surat-surat atau arsip,

misalnya surat dinas, surat niaga, surat berharga, surat tanda bukti,

laporan dan sebagainya. Dokumen ini disimpan dibagian kearsipan.

2

Dari ketiga macam dokumen tersebut dokumen kantor adala

dokumen privat (surat-surat atau arsip). Dokumen privat bersifat tertutup

untuk umum, yang tidak berkepentingan tidak boleh meminjam surat

atau arsip yang disimpan oleh suatu organisasi tersebut.

3) Dari Segi Pemakaiannya

Dari segi pemakaiannya, dokumen dikelompokkan menjadi empat

macam, yaitu sebagai berikut.

a. Dokumen Pribadi adalah surat-surat penting yang berguna untuk

kepentingan pribadi, contohnya STTB, akte kelahiran, piagam, KTP,

dan sebagainya.

b. Dokumen Niaga adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai

sebagai alat pembuktian dalam trabsaksi jual-beli.

Contoh :

1. Packing list 4. Kuitansi

2. Surat pengantar 5. Bill of lading

3. Faktur 6. Letter of credit

c. Dokumen Pemerintah adalah surat-surat penting yang dapat dipakai

sebagai pembuktian dalam kegiatan pemerintahan.

Contoh :

1. Undang-undang 4. Keputusan Menteri

2. Peraturan Pemerintah 5. Peraturan Daerah

3. Keputusan Presiden 6. Perjanjian kerja sama antarnegara

d. Dokumen Sejarah adalah surat-surat atau catatan-catatan penting

sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi pada masa lalu.

Contoh :

1. Teks Proklamasi, Teks Pancasila, Teks Sumpah Pemuda.

2. Rekaman film perjuangan.

3. Monumen yang melambangkan peristiwa bersejarah.

3

1.3 Kegunaan dokumen

Dokumen memiliki berbagai macam kegunaan, antara lain :

1. Memberikan bantuan informasi tentang isi dokumen kepada yang

memerlukannya.

2. Menyiapkan alat bukti, data-data tentang suatu keterangan dokumen.

3. Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.

4. Melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.

5. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.

6. Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan

negara.

7. Dapat menjamin keutuhan informasi dan keotentikan informasi yang

termuat dalam dokumen.

4

BAB II

LAPORAN

2.1 Pengertian laporan

Laporan merupakan kegiatan komunikasi tertulis yang disampaikan dari

bawahan kepada atasa atau sebaliknya.

Komunikasi intern organisasi, baik lisan maupun tertulis dapat dilakukan

secara:

Komunikasi vertikal ialah penyampaian warta dari pihak atasan kepada

bawahan atau sebaliknya; dan

Komunikasi horizontal merupakan hubungan penyampaian warta dari

pejabat yang satu kepada pejabat yang lain dalam jenjang yang sama.

Hubungan antara laporan dengan komunikasi yakni komunikasi

merupakan bagian dari laporan. Karena tanpa adanya komunikasi yang baik

antara komunikator dengan komunikan, sebuah pesan/ informasi penting

tidak akan menjadi sebuah laporan yang informatif.

Untuk menyusun satu laporan tidak hanya dibutuhkan keterampilan,

tetapi juga dibutuhkan kompetensi dan kreativitas. Karena laporan dala

bentuk tertentu tidak hanya berisi hal-hal yang sifatnya informatif, tetapi juga

menentukan gagasan atau pemikiran panyusunan laporan.

2.2 Fungsi laporan

Laporan memiliki berbagai macam fungsi, adapun fungsi laporan adalah :

a. Sebagai sarana komunikasi vertikal, melalui laporan, dari pihak bawahan

dapat menginformasikan berbagai kegiatan dan masukan berupa ide atau

gagasan terhadap suatu permasalahan.

b. Sebagai alat pertanggungjawaban.

c. Sebagai alat untuk memberikan informasi penting.

d. Sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.

5

2.3 Macam-macam laporan

Terdapat berbagai jenis laporan yang semuanya tergantung pada jenis

klasifikasi yang digunakan.

1) Laporan Ditinjau dari Segi Waktu Penyajian

a. Laporan Rutin

Laporan ini sering pula disebut laporan berkala atau laporan

periodik. Laporan Rutin merupakan laporan yang dibuat secara rutin

menurut periode waktu tertentu, misalnya mingguan, bulanan, atau

triwulan. Contohnya : laporan penjualan produk, laporan pembelian,

laporan hasil pelaksanaan tugas rutin.

b. Laporan Insidental

Laporan ini merupakan laporan yang dibuat dan disampaikan dengan

waktu yang tidak terjadwal secara tepat. Laporan ini disusun bila ada

suatu hal yang dipandang sangat penting untuk disampaikan atau ada

kegiatan yang bersifat khusus dan mendadak. Contohnya : laporan

hasil penelitian, laporan kegiatan sosial, dan laporan pesaing baru.

2) Laporan Ditinjau dari Segi Penyampaian

a. Laporan Lisan

Laporan ini tidak memerlukan bentuk penulisan khusus, karena

pelaporan mengungkapkan isi laporannya secara lisan kepada

pemimpin, baik bertatap muka secara langsung maupun melalui

telepon. Tetapi penting diperhatikan bahwa penyampaian laporan

melalui telepon, menurut etiket perkantoran, dirasa kurang sopan.

Hal-hal yang dilaporkan dalam laporan lisan hanya bersifat

informatif dan singkat, tidak memerlukan perincian yang mendetail,

serta hal-hal yang dilaporkan tidak membawa akibat atau pengaruh

yang vatal.

b. Laporan Tertulis

Laporan yang disampaikan dalam bentuk tertulis, kiranya baik kalau

diketik dengan mesin tik atau mesin komputer. Tebal halaman yang

diperlukan tergantung dari materi yang ingin disampaikan. Laporan

ini bisa berbentuk laporan formal atau informal. Dalam laporan

6

tertulis ini bawahan dapat menggunakan pendapat atau saran dengan

leluasa karena tidak berhadapan langsung dengan atasannya.

c. Laporan Visual

Laporan ini merupakan laporan yang disajikan dalam bentuk

gambar, entah itu lukisan, foto, film, atau slide. Apabila

dibandingkan dengan laporan tertulis, maka laporan visual

memerlukan biaya relatif lebih besar.

3) Laporan Ditinjau dari Segi Bentuknya

a. Laporan berbentuk surat

Laporan ini dibuat dalam bentuk surat, sehingga bentuk laporan ini

mengikuti format pembuatan surat, baik dari bagian-bagian surat

maupun bahasa yang dipakai sesuai dengan bahasa surat. Dengan

demikian, bagian-bagian laporan ini akan terdiri dari kop surat,

nomor, perihal, tanggal, alamat tujuan, isi surat, salam penutup,

nama penanggung jawab, dan tanda tangan.

b. Laporan berbentuk formulir

Laporan ini disajikan dengan bentuk dan format yang tepat. Dengan

demikian, yang berubah hanya isi laporan, tetapi materi yang

dilaporkan tetap. Laporan berbentuk formulir digunakan untuk

laporan yang bersifat rutin, misalnya laporan penjualan, laporan

pembelian, laporan penilaian suatu hasil kerja, laporan produksi unit

kerja.

c. Laporan berbentuk memorandum

Yaitu laporan yang hanya memuat pokok-pokoknya saja, singkat,

dan beredar dikalangan intern.

d. Laporan berbentuk karangan

Laporan dibuat dalam bentuk karangan, karena informasi yang

disampaikan cukup banyak. Laporan ini biasanya untuk menulis

laporan formal, misalnya laporan hasil penelitian.

e. Laporan berbentuk naskah

Yaitu laporan panjang yang berwujud naskah diketik rapi.

7

f. Laporan berbentuk buku

Yaitu laporan panjang yang dibuat buku dan penyampaiannya perlu

dengan surat pengantar atau memo.

4) Laporan Ditinjau dari Segi Sifat Penyajiannya

a. Laporan Informal

Laporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk memo, surat atau

tulisan singkat dan dibuat dengan surat atau tulisan singkat. Pembuat

laporan dapat membuat bentuk sesuai dengan keinginannya sendiri

dan sering kali penyajiannya tanpa disertai dokumen-dokumen yang

mendukung materi laporan. Laporan informal dapat dibuat dengan

dua cara : secara induktif yaitu fakta-fakta atau data-data

dikemukakan terlebih dahulu baru kemudian dibuat suatu

kesimpulan; kedua, secara deduktif yaitu laporan-laporan dimulai

dengan suatu kesimpulan baru diikuti dengan fakta-fakta atau data-

data yang mendukung laporan tersebut. Laporan deduktif lebih

disukai pembaca laporan, karena mereka lebih beminat untuk

membaca kesimpulan terlebih dahulu.

b. Laporan Formal

Laporan ini sifatnya analitis yang dibuat dengan mengikuti dokumen

resmi. Salah satu yang paling penting diperhatikan adalah pembuat

laporan harus mampu menginterprestasikan data, agar tidak

berdampak pada kesalahan dalam pembuatan kesimpulan. Dalam

pembuatan kesimpulan, unsur subjektivitas pembuat laporan tidak

boleh dimasukkan agar laporan bersifat benar dan objektif.

5) Laporan Ditinjau dari Segi Maksudnya

a. Laporan Informatif

Laporan ini biasanya dibuat untuk menginformasikan suatu hal.

Karena hanya bersifat memberi informasi, maka pelapor tidak

memberi analisis.

b. Laporan Rekomendasi

Laporan rekomendasi adalah laporan yang selain menyampaikan

informasi juga menyertakan pendapat si pelapor berupa penilaian

8

atau tindak lanjut dari penilaian terhadap suatu hal atas dasar

pengamatan sekilas, bukan atas dasar penelitian yang mendalam.

6) Laporan Ditinjau dari Segi Studi Kelayakan

Laporan ini dibuat atas dasar permasalahan khusus terhadap suatu

program yang akan dijalankan dan diupayakan pemecahannya. Laporan

ini menganalisis permasalahan khusus tersebut secara mendalam guna

pengambilan keputusan atas dasar penilaian layak dan tidak layak. Dalam

laporan ini disajikan beberapa alternatif solusi pemecahan masalah, dan

kemudian dievaluasi guna menentukan pilihan yang terbaik dari berbagai

alternatif.

7) Laporan Ditinjau dari Segi Keamanan Isinya

a. Laporan Biasa

Yaitu laporan yang apabila isinya diketahui oleh pihak yang tidak

berhak, maka tidak akan menimbulkan akibat buruk.

b. Laporan Rahasia

Yaitu laporan yang apabila isinya diketahui oleh pihak yang tidak

berhak mengetahuinya, maka dapat merugikan nama baik seseorang

atau instansi atau juga dapat menimbulkan kegelisahan pada

segolongan masyarakat.

c. Laporan Sangat Rahasia

Yaitu laporan yang apabila sampai diketahuai oleh pihak yang tidak

berhak, maka dapat membahayakan keamanan negara atau

menimbulkan kegelisahan masyarakat luas.

8) Laporan Ditinjau dari Segi Kesempurnaan Isinya

a. Laporan sementara/ pendahuluan

Yaitu laporan yang masih bersifat sementara, dalam arti fakta dan

data yang termuat beum lengkap tetapi karena sesuatu alasan

terpaksa harus disampaikan dengan maksud hanya sebagai gambaran

terlebih dahulu atau untuk menguji kelengkapan laporan itu sendiri

dengan cara menyampaikannya kepada pihak yang kompeten.

9

b. Laporan akhir (paripurna)

Yaitu laporan yang sudah dianggap memuat fakta dan data yang

lengkap sehingga penilaiannya dapat lebih sempurna (sebagai

susulan dari laporan sementara).

Laporan akhir dapat juga berarti laporan yang berasal dari laporan

sementara tetapi diadakan penyempurnaan-penyempurnaan sesuai

dengan kritik-kritik, saran-saran dan tanggapan-tanggapan dari pihak

yang kompeten.

9) Laporan Ditinjau dari Segi Jangkauannya

a. Laporan Intern

Yaitu laporan yang terbatas untuk pejabat-pejabat dalam lingkungan

instansi sendiri.

b. Laporan Ekstern

Yaitu laporan yang disampaikan kepada pejabat atasan diluar

instansi sendiri.

10) Laporan Ditinjau dari Segi Jumlah Penerimaannya

a. Laporan terbatas

Yaitu laporan yang disampaikan kepada seseorang beberapa orang

tertentu.

b. Laporan tidak terbatas

Yaitu laporan yang disampaikan kepada banyak orang atau siapa saja

dapat membacanya.

11) Laporan Ditinjau dari Segi Luas Lingkupnya

a. Laporan Umum

Yaitu laporan yang memberikan gambaran secara menyeluruh

mengenai semua masalah yang perlu dilaporkan.

b. Laporan Khusus

Yaitu laporan yang memberi gambaran secara terperinci mengenai

hal yang khusus.

12) Laporan Ditinjau dari Segi Bidang Kegiatannya

a. Laporan bidang substansif

10

Yaitu laporan mengenai bidang tugas pokok atau tugas operasional

suatu instansi/ organisasi/ perusahaan.

b. Laporan bidang administratif

Yaitu laporan mengenai bidang tugas-tugas penunjang.

2.4 Syarat-syarat laporan

Adapun syarat-syarat laporan terdiri dari 4 hal, yaitu:

a. Objektif

Laporan haruslah objektif. Laporan tidak boleh mengandung

pendapat-pendapat pribadi dan tidak dipengaruhi oleh pemikiran penulis.

Laporan semata-mata hanya merupakan deskripsi dari kenyataan dan

disusun berdasarkan fakta yang spesifik. Penulis hanya sebagai media

penyampaian fakta. Apabila tidak objektif, maka laporan akan menjadi

sesuatu yang meragukan.

b. Menarik

Laporan harus menarik, baik dari segi topik maupun tampilan.

Laporan yang menarik topiknya ditandai dengan pengangkatan topik yang

aktual, belum pernah dilakukan, dan dapat bermanfaat untuk masyarakat.

Dari segi tampilan, menarik berarti disajikan dengan baik sehingga

mempermudah pembaca memahami isi dari laporan.

c. Lengkap

Laporan harus lengkap isinya. Laporan dikatakan lengkap isinya

apabila semua bagian-bagian penting dalam laporan ada dan dijelaskan

secara gamblang. Sehingga pembaca akan mengetahui detil dari apa yang

dilaporkan.

d. Komunikatif

Laporan harus menggunakan bahasa yang komunikatif sehingga bisa

mengomunikasikan permasalahan dengan baik. Bahasa yang komunikatif

adalah bahasa yang baik, benar, serta mudah dimengerti. Dengan bahasa

yang komunikatif, pembaca tidak akan dibingungkan dengan laporan yang

sedang dibacanya sehingga tujuan dari penulisan laporan tercapai.

11

2.5 Bagian-bagian laporan

Secara umum laporan terdiri dari beberapa bagian, yaitu :

a. Pendahuluan

Pendahuluan memuat latar belakang dan rumusan masalahnya, tujuan

penulisan laporan (harus berkaitan dengan permasalahan), ruang lingkup,

dan sistematika laporan.

b. Isi laporan dan Pembahasan

Isi laporan sering pula disebut laporan, yaitu bagian yang memuat isi

utama, sisi laporan ini akan ditentukan oleh maksud dan tujuan laporan

isi laporan informatif akan berbeda sekali apabila dibandingkan dengan

laporan rekomendasi, laporan analitis, laporan pertanggung jawaban atau

pun laporan studi kelayakan. Apabila pada laporan informatif, isi laporan

berupa informasi tertentu yang mengacu pada permasalahan, sedangkan

laporan yang bersifat analitis atau laporan studi kelayakan tertentu selain

berisi informasi, juga harus didukung data yang valid dan terpercaya

guna mendukung rekomendasi yang diberikan.

Suatu laporan bisa mengandung analisis atau tidak. Pada laporan

informatif tidak perlu dilakukan analisis. Apabila dalam laporan terdapat

bagian analisis, maka ada bagian dan tahapan pemaknaan terhadap

informasi suatu data yang didiskripsikan. Dalam memberi penilaian harus

didasarkan dan didukung data yang akuratdan argumen yang kuat

sehingga rekomendasi yang diberikannya pun dapat dipercaya. Muara

dari proses analisis adalah kesimpulan.

c. Penutup/ kesimpulan

Bagian penutup menandai berakhirnya suatu laporan yang tidak

mengandung analisis. Tetapi jika sutu laporan mengandung analisis, pada

bagian akhir suatu laporan akan dibuat kesimpulan. Kesipulan ini berisi

penilaian positif atau negatif, baik atau buruk, berhasil atau kurang

berhasil, untung atau rugi atau pun gabungan dari kesemuanya itu.

Pelapor dapat menarik suat kesimpulan jika mereka melakukan analasis

atau sebaliknya tanpa analisis, pelapor tidak dapat merumuskan

kesimpulan, apabila pada bagian kesimpulan menyebutkan kekurangan,

12

pelapor harus memberi solusi pemecahan dan yang akan diberikan harus

jelas dan bersifat operasional serta diungkapkan beberapa

konsekuensinya.

Secara lebih terperinci dalam laporan informal, seperti laporan hasil

penelitian atau studi kelayakan. Bagian-bagian laporan antara lain terdiri dari:

a. Halaman judul

Halaman ini merupakan bagian dari suatu laporan yang memuat judul

laporan, nama pembuat pribadi/kelompok, nama organisasi, dan tahun

pembuatan laporan. Judul laporan hendaknya dibuat menarik agar

pembaaca laporan terkesan dan ingin segera mengetahui isi laporan

tersebut.

b. Daftar isi

Daftar isi merupakan daftar perincian laporan yang terrdiri dari perincian

bab-bab dan sub bab yang ada. Fungsi daftar isiadaah untuk

memudahkan pembaca mengetahui bagian mana yang ingin dibaca

langsung dengan melihat pada halaman yang ditulis di daftar isi. Hal ini

juga memudahkan bagi pimpinan yang mmpunyai sedikit waktu luana

untuk mecari bagian mana yang langsung dikehendaki untuk dibaca.

c. Pengantar

Pengantar ditulis untuk menntun dan mengantarkan pembaca untuk

memahami isi laporan. Pengantar bisa berisi ucapan terima kasih kepada

pihak-pihak yang telah mendukung penulis dalam pembuat laporan.

d. Abstraks

Abstraks merupakan ringkasan laporan secara keseluruhan dari

informasi, data atau fakta dibahas sampai pada suatu kesimpulan dan

rekomendasi. Fungi abstraks adalah untuk memudahkan pembaca

mengetahui intisari laporan.

e. Pendahuluan

Pendahuluan merupakan bab darisuatu laporan yang memuat latar

belakang masalah, kemudian diformulasikan permaslahannya agar

menjadi jelas apa yag sebenarnya akan dibahas dalam laporan, tujuan

penulisan laporan, metode pengumpulan data, dan pendekatan yang

13

dipakai untuk membahas data atau fakta dalam laporan secara sistematika

laporan.

f. Isi laporan dan pembahasan

Bagian ini memuat data dan fakta selengkapnya, disusun secara

sistemtematis dari bab ke babserta ibahas mendetail. Argumen perlu

dikemukakan untuk menunjang pembahasan dalam laporan.

g. Penutup/ kesimpulan

Kesimpuan merupakan catatan dari hasil pembahasan data atau jawaban

dari permasalahan yang telah dibahas pada isi laporan.

h. Rekomendasi/saran

Dari kesimpulan yang diberikan, sering diajukan saran atau rekomendasi

yang berguna untuk penyempurnaan, peningkatan atau perbaikan atas

pelaksaan tugas atau program yang telah dijalankan.

i. Daftar pustaka

Daftar pustaka merupakan sumber data sekunder khususnya dari buku-

buku baikyang bersifat teoritis maupun praktis.

j. Lampiran

Bagian lampiran dapat berisi data primer yang diolah, pedoman

wawancara, kuisioner, data sekunder, dan dokumen-dokumen atau surat-

surat khusus yang mendukung validasi data dan proses penelitian.

2.6 Sistematika penulisan laporan

Pedoman Pembuatan Laporan

Dalam pembuatan sebuah laporan diperlukan pedoman pembuatan

laporan, adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan sebuah

laporan, antara lain :

a. Menggunakan bahasa yang jelas artinya bahasa yang tidak membuka

peluang untuk ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca laporan.

b. Menggunakan bahasa yang lugas, bahasa yang sederhana dan tidak

berbelit-belit.

c. Laporan harus lengkap guna mendukung proses pengambilan keputusan

yang tepat dan untuk mempermudah pemahaman data kuantitatif, kiranya

14

dapat pula disajikan dalam bentuk yang lebih visual, misalnya tabel atau

grafik.

d. Laporan harus selesai tepat waktu.

Berikut ini merupakan beberapa contoh format atau sistematika laporan

apabila disajikan dalam bentuk naskah, yaitu:

1. Laporan Infomatif

I. Pengantar

II. Isi laporan

III. Penutup

2. Laporan Rekomendasi

I. Pengantar

II. Isi laporan

III. Rekomendasi

IV. Penutup

3. Laporan Pertanggungjawaban

I. Pengantar

II. Isi laporan

III. Evaluasi

IV. Kesimpulan

4. Laporan Kelayakan

I. Pengantar

II. Rumusan Masalah

III. Alternatif pemecahan masalah dan analisis masing-masing alternatif

IV. Evaluasi

V. Rekomendasi

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, dalam proses

penyusunan laporan selain harus memperhatikan prinsip dan syarat dalam

penyusunan laporan, juga harus memperhatikan tata caranya. Pada intinya

tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang mencakup

menentukan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan dan proses

15

pengumpulan data, kemudian membuat kerangka laporan, dan diakhiri

dengan tahap penulisan itu sendiri.

1) Tahap Persiapan

Pada tahap awal ini harus terjawab beberapa pertanyaan penting seperti :

- Hal apa yang akan dilaporkan?

- Mengapa hal itu dilaporkan?

- Kapan laporan akan disampaikan?

- Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data

pendukung?

Dengan terjawabnya beberapa pertanyaan ini, maka dapat dirumuskan

secara jelas mengenai :

- latar belakang dan masalah laporan,

- tujuan laporan,

- target waktu laporan,

- data yang relevan untuk disajikan, dan

- sumber-sumbernya.

2) Pengumpulan dan Penyajian Data

Merencanakan pengumpulan dan penyajian data. Dalam proses

pengumpulan data harus selalu mengacu pada permasalahan dan tujuan

yang telah ditetapkan. Data dapat diperoleh dari berbagai sumber, baik

sumber primer maupun sumber sekunder.

Sumber-sumber primer antara lain: hasil wawancara, hasil diskusi, hasil

pengisian daftar pertanyaan, dan hasil observasi langsung. Sedangkan

sumber-sumber sekunder antara lain: data hasil perjalanan dinas

pemimpin dan akomodasi dari hotel, tempat pertemuan, acara, dan

transportasi, data yang ada dalam orgaisasi tergantung dari materi yang

akan dibahas, misalnya data penting kepegawaian, data keuangan, atau

perlengkapan kantor, grafik atau data statistik, program kerja.

Setelah dikumpulkan, kemudian data dikelompokkan, data mana yang

menjadi bahan utama dan pendukung atau penunjang.

16

3) Sistematika Laporan

Tahap berikutnya adalah menentukan bagian-bagian utama laporan atau

lazim disebut sistematika laporan, kemudian sub-sub bagian laporan yang

nantinya akan dijabarkan lebih lanjut dalam kalimat-kalimat.

4) Penulisan Laporan

Pada tahap penulisan laporan, harus mengacu pada sistematika yang telah

ditetapkan sehingga laporan tersebut tersaji secara runtut, mudah

dipahami, dan enak dibaca.

17

DAFTAR PUSTAKA

Anynomous. 2013. Syarat-syarat Laporan, (Online), (http://so-

aja.blogspot.com/2013/06/syarat-syarat-laporan.html), diakses 21 April

2014, pukul 22.02 WIB.

Wati. 2012. Administrasi Perkantoran-Kegunaan Dokumen, (Online),

(http://wati12.blogspot.com/2012/02/kegunaan-dokumen.html), diakses 06

April 2014, 19.34 WIB.

Ratmini. 2011. Modul Melakukan Prosedur Administrasi. Surakarta: Penerbit

Hayati Tumbuh Subur.

Ristia, Yurike. 2012. Pengertian Dokumen dan Dokumentasi, (Online),

(http://yurikeriestia.blogspot.com/2012/06/prngertian-dokumen-dan-

dokumentasi.html), diakses 06 April 2014, pukul 19.40 WIB.

Sutrisno dan Liyah Tjarlijasih. ----. Modul Mengatur Perjalanan Dinas Pemimpin.

Jakarta: PT Yudhistira Ghalia Indonesia.

18

Lampiran 1a : Contoh Dokumen Korporal : Teks Proklamasi

19

Lampiran 1b : Contoh Dokumen dari Segi Pemakaiannya : Dokumen Niaga - Faktur

20

Lampiran 1c : Contoh Laporan Rutin : Laporan Penjualan Zahir Manufacture

21

Lampiran 1d : Contoh Laporan Rutin : Laporan Keuangan PT Indofood

22