Mengendalikan mesyuarat

Disediakan Oleh

Afidah Binti Abdullah

( DL 1419224 )

EDC 1701

The Organization of School Co-curriculum

Makna Mesyuarat

Organisasi Mesyuarat

Jenis Mesyuarat

Cara MengendalikanMesyuarat

MESYUARAT• Mesyuarat merupakan satu aktiviti yang berdasarkan

komunikasi dua hala antara individu dalam situasiformal.

• Ia diadakan bertujuan untuk bertukar-tukar fikiran danpendapat, menyelesaikan masalah berbangkit, membuatkeputusan, memberikan maklumat dan mendapatkanmaklumat daripada pelbagai pihak.

• Mesyuarat yang baik dikendalikan dalam suasana yang baik, bersopan dan beradab

• Kejayaan sesuatu mesyuarat banyak bergantung padapersediaan dan penglibatan ahli-ahli yang hadir samadapengerusi, setiausaha, bendahari, ahli biasa atau ahliyang diundang

ORGANISASI MESYUARATSEBELUM MESYUARAT

PENGERUSI

SETIAUSAHA

BENDAHARI

AHLI JAWATANKUASA

SEBELUM MESYUARAT

TARIKH

Tarikh yang sesuai ditetapkan dan dimaklumkan kepada semua ahli yang terlibat

terlebih dahulu supaya mereka sempat membuat persediaan

MASA

Masa hendaklah bersesuaian supaya hal-hal yang akan dibincangkan dapat

dijalankan dengan sempurna

TEMPAT

Tempat yang selesa diperlukan untuk aktiviti mesyuarat.

KEHADIRAN

Bilangan orang yang akan menghadiri mesyuarat telah ditetapkan terlebih

dahulu.

AGENDA

Agenda adalah senarai perkara yang dikemukakan untuk perbincangan

dalam mesyuarat.

PENGERUSI

Perlu memiliki sifat peribadi yang tenang dan peramah, boleh berfikir secara objektif, berpengetahuan cukuptentang tatacara mesyuarat, mesra dan berkeupayaanmengawal diriBeberapa peraturan asas dalam mempengerusikanmesyuarat iaitu:-i. Kuasa pengerusi mengatasi semua yang hadir dalam mesyuaratii. Keputusannya tentang tatacara mesyuarat adalah muktamadiii. Mempunyai undi pemutus apabila keputusan undi antara penyokong

dan pembangkang adalah seri atau sama.iv. Perlu berdiri apabila bercakap dalam mesyuarat KECUALI dalam

mesyuarat jawatankuasav. Perlu menegaskan setiap soalan,komen atau pandangan yang

dikemukakan oleh hadirin atau jawatankuasa mestilah bertujukankepada pengerusi.

vi. Pastikan mesyuarat dimulakan tepat pada waktunya danditangguhkan secara rasmi supaya setiap ahli yang hadir tahubahawa mesyuarat tersebut telah tamat

Perkara-perkara yang dilakukan dan dielakkan olehpengerusi adalah :-

i. Bercakap atau berucap degan ringkas

ii. Belajarlah untuk menghadapi sesuatu keadaan dengan tenangwalaupun boleh menyakitkan hati.

iii. Tonjolkan dengan air muka yang manis dan berhati-hati supayatidak tertidur semasa mendengar ucapan yang membosankan

iv. Berpakaian sopan dan kemas

v. Jangan tunjukkan kegelisahan diri kerana sikap ini akanmengganggu ketekuanan para hadirin

vi. Jangan bersandar di meja. Keadaan ini juga akam memberikesan kepada suara seseorang pengerusi

vii. Ketika menggunakan mikrofon, bercakaplah dengan jelas dansedikit perlahan seperti perbualan biasa

PENGERUSI

SETIAUSAHAPenyelanggara yang baik, berdisiplin dankemas kerjanya, jalas dan tenangpemikirannya serta peramah dan baik

Tugas penting beliau ialah :-Menguruskan sesuatu mesyuarat

Membuat agenda bersama dengan pengerusi

Mencatat minit-minit mesyuarat

Menulis laporan tahunan

Melaksanakan semua arahan jawatankuasanya

SETIAUSAHASebelum mesyuarat diadakan, setiausaha perlu

Mengirim / menghantar notis pemberitahuan

Berbincang dengan pengerusi tentang tarikh mesyuarat

Menyediakan agenda mesyuarat jawatankuasa bersama-samapengerusi

Setiausaha perlu mencatat minit ( rekod yang tepatdan ringkas tentang perkara yang dibincangkan dalammesyuarat dalam setiap mesyuarat

Beberapa cara untuk mencatat minit

Membuat catatan semasa mesyuarat sedang dijalankan

Minit harus ringkas dan padat

Setiap patah perkataan tentang ketetapan dan pindaan

Rangka minit mesyuarat yang lazim disediakan sepertiberikut:-

Bentuk mesyuarat, tempat, waktu dan tarikh

Ahli yang hadir

Alasan ketidakhadiran

Minit mesyuarat terakhir

Perkara-perkara yang berbangkit

Laporan

Hal-hal lain

Rangka minit mesyuarat yang disiapkan ditunjukkan kepadapengerusi untuk disahkan.

Menulis laporan tahunan

Membaca laporan tahunan secara berdiri dengan jelas dantenang supaya ahli dapat mendengarnya

SETIAUSAHA

SETIAUSAHABeberapa peraturan yang umum tentang tugas-tugas seseorangsetiausaha adalah:-

Tidak harus memberikan pandangan peribadi dalam mesyuaratKECUALI diminta oleh pengerusi

Kedudukan hak mengundinya bergantung pada cara pemilihannya

Tidak boleh mengambil tempat pengerusi atas ketidakhadirannyaKECUALI untuk melantik seorang penganti pengerusi atau dalamyang genting

Dalam keadaan keraguan, setiausaha boleh dan meminta pengerusimenjelaskan sesuatu perkara atau ketetapan sebelum beralihkepada butiran yang berikutnya supaya minit yang dicatat tepat

dalam sesetengah organisasi, dianggap sopan jika seorangsetiausaha menawarkan peletakkan jawatannya jika pengerusibersara. Hal ini untuk memberikan peluang kepada pengerusi baruuntuk memilih setiausaha yang baru

BENDAHARITanggungjawab bendahari adalah tentang hal-halkewangan bagi sesebuah persatuan. Antaranya ialah:-i. Mengutip yuran

ii. Menyimpan simpan kira

iii. Membayar bil-bil

iv. Menasihati ahli-ahli jawatankuasa tentang kedudukankewangan bagi sesebuah persatuan

v. Menyediakan penyata kira-kira untuk mesyuarat agungtahunan

Sentiasa menyediakan penyata kewangan terkini yang ringkas untuk kegunaan setiausaha.

Perlu memastikan bahawa setiap perbelanjaan yang besar sudah disahkan dan direkodkan dalam minit.

Satu kunci kira-kira disediakan pada setiap tiga @ enam bulan sekali

Ahli jawatankuasa perlu mengambilbahagian terhadap sebarang perkarayang dibincangkan dalam mesyuaratdengan memberikan pandangan sendiriatau menimbulkan pertanyaan

Jika melibatkan keputusan, ahlijawatankuasa yang menghadirimesyuarat berhak untuk mengundi

Ahli Jawatankuasa

JENIS-JENIS MESYUARAT

Mesyuarat Jawatankuasa

Mesyuarat Agung

Mesyuarat Agung LuarBiasa

Mesyuarat Khas

Mesyuarat Tergempar

MESYUARAT JAWATANKUASA

Mesyuarat ini perlu dikendalikan mengikut tatacara yang ditetapkan dan sebarang perubahan berlaku adalahbergantung pada budi bicara pengerusi

Surat pemberitahuan perlu dikirimkan kepada ahli selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat

Salinan agenda hendaklah dikirimkan kepada semua ahliselewat-lewatnya 24 jam sebelum mesyuarat diadakanbertujuan untuk memberi kesempatan kepada ahli-ahli untukmenelitinya.

Pengerusi perlu mengetahui tentang agenda dan tidak terlalubergantung kepada setiausaha

MESYUARAT JAWATANKUASA

Sesuatu usul rasmi perlu diluluskan dalam mesyuaratberkenaan. Ia bertujuan untuk menjelaskannya dalam satuayat yang padat dan mudah supaya tidak timbul salah faham.

Tatacara untuk mesyuarat adalah :-i. Perlu mematuhi perkara-perkara yang tercatat dalam agenda

ii. Tidak boleh dijalankan sekiranya tidak cukup ahli mesyuarat

iii. Menepati waktu digalakkan

iv. Pengerusi tidak perlu berdiri dalam mesyuarat jawatankuasa

v. Pengerusi atau setiausaha akan membaca nama ahli yang tidak hadirketika memulakan mesyuarat

vi. Pengerusi meminta setiausaha minit yang berkaitan dengan suarayang jelas dan sempurna

vii. Sekiranya berpuas hati tentang kesahihan minit, meraka akanmengangkat tangan untuk mencadangkan agar minit akan disahkandan disokong.

MESYUARAT JAWATANKUASA

Tatacara untuk mesyuarat adalah :-viii. Jika minit bertulis tangan, hanya muka surat akhir akan ditandatangi

dan jika ia ditaip maka setiap halaman perlu ditandatangani.

ix. Mengemukakan perkara yang berbangkit. Ia bertujuan untukmemberitahu ahli mesyuarat tentang segala perkembanganmutakhir tentang sesuatu perkara

x. Semua cadangan hendaklah dikemukakan hendaklah jelas dan tepatdan membincangkan samada diterima atau ditolak. Perkara yang baru boleh diketengahkan dan dibincangkan

xi. Hal-hal lain merupakan agenda terakhir dalam mesyuaratjawatankuasa dan ia bertujuan untuk memberikan peluang kepadaahli-ahli untuk mengemukakan hal-hal yang tidak begitu penting dandibincangkan secara sepintas lalu

xii. Setelah semua agenda selesai, pengerusi perlu menangguhkanmesyuarat secara rasmi.

MESYUARAT AGUNG

Diadakan sekali setahun dan ia bertujuan untukmembentangkan aktiviti tahun lalu, meluluskan penyata kira-kira, merancang kegiatan tahun hadapan, memilih ahli-ahlijawatankuasa kerja yang baru dan meluluskan cadangan yang dikemukakan

Notis mesyuarat hendaklah dihantar kepada ahli 2 minggusebelum mesyuarat diadakan

Agenda mesyuarat agung tahunan dikirim bersama suratjemputan untuk menghadiri mesyuarat

Sebarang usul perlu dihantar kepada setiausaha 7 hari sebelummesyuarat diadakan

Setiausaha dan penolong setiausaha akan melaporkan semualaporan sepanjang tahun

Bendahari menyediakan laporan kewangan untuk dibentangkan.

MESYUARAT AGUNGTatacara mesyuarat agung sama seperti mesyuarat jawatankuasadengan sedikit perbezaan seperti :-i. Yang dipertua akan mempengerusikan mesyuarat agung tahunan

ii. Pengumaman ketidakhadiran ahli-ahli dilakukan akan tetapi agenda iniselalunya diketepikan untuk menjimatkan masa

iii. Perbincangan tentang minit mesyuarat yang lalu dibuat secararingkas.Minit perlu diluluskan oleh mesyuarat secara rasmi danditangantangani oleh pengerusi dan dicatatkan tarikhnya

iv. Pengerusi menyampaikan ucapan berupa satu pandangan sepintas lalutentang aktiviti yang dijalankan pada tahun lepas

v. Setiausaha membacakan laporan diikuti oleh bendahari dan pengerusi-pengerusi jawatankuasa kecil

vi. Setelah laporan selesai dibentangkan, seorang ahli akan mengusul danseorang ahli menyokong penerimaan laporan tersebut. Undianterhadap usul penerimaan dilakukan

MESYUARAT AGUNG

Tatacara mesyuarat agung sama seperti mesyuarat jawatankuasa dengansedikit perbezaan seperti :-

vii. Yang dipertua yang sedang memegang jawatan dan ingin bertandinguntuk setahun lagi, beliau hendaklah meletak jawatan sebagaipengerusi dan seorang pengerusi sementara hendaklah dipilih

viii. Sebelum pemilihan yang dipertua dimulakan, yang dipertua akanmengucapkan terima kasih kepada pengerusi sementara

ix. Sebarang hal yang memerlukan pengesahan mesyuarat agung yang dikemukakan dalam bentuk ketetapan oleh jawatankuasa kerja.

x. Perbincangan hal-hal lain akan memberikan peluang kepada ahli-ahlimembangkitkan perkara-perkara yang tidak dimasukkan dalam agenda

xi. Jika perkara yang dibincangkan sukar dicapai keputusan,mesyuaratboleh menunda perbincangan tersebut ke satu mesyuarat agung luarbiasa yang patut diadakan kemudiannya. Tindakan ini memberikanpeluang kepada ahli-ahli membincangkannya dengan lebih mendalam

Mesyuarat agung luar biasa

Diadakan kerana keperluan yang mendesak daripada ahli-ahli yang mahukan pertukaran jawatan, perubahan perlembagaan persatuansecara mendadak,penyelesaian masalah kewangan atau kehilangankepercayaan semua ahli

Aturcara bagi mesyuarat ini seperti berikut :-I. Setiausaha perlu menyediakan notis pemberitahuan 14 hari sebelum

mesyuaratII. Minit mesyuarat agung yang lepas tidak perlu dibincangkan lagiIII. Bendahari perlu menyediakan laporan kewangan serta stok

persatuanIV. Kehadiran ahli adalah 2/3 daripada jumlah anggota mesyuaratV. Mesyuarat hendaklah melantik salah seorang daripada ahli

jawatankuasa untuk menjadi pencatat minit mesyuaratVI. Pembubaran ahli jawatankuasa lama boleh dilakukan jika mesyuarat

ini mahukan pemilihan ahli-ahli jawatankuasa yang baru

MESYUARAT KHAS

Diadakan untuk membincangkan sesuatu isu penting yang

dibangkitkan semasa mesyuarat jawatankuasa diadakan

Tatacara untuk mengadakan mesyuarat ialah :-

i. Diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukan

ii. Dipengerusikan oleh yang dipertua dan boleh dipengerusikan oleh

ahli lain jika yang dipertua tiada

iii. Setiausaha mencatat minit mesyuarat yang dijalankan

iv. Semua ahli jawatankuasa diperlukan mengambil bahagian dalam

perbincangan

v. Setiausaha menyediakan minit mesyuarat dan mengedarkannya

kepada ahli

vi. Ahli jawatankuasa perlu bertindak segera mengemukakan minit

mesyuarat kepada pihak berkenaan dengan tujuan menyegerakan

perlaksanaan sesuatu projek

MESYUARAT TERGEMPAR

Diadakan untuk membincangkan sesuatu isu danmemerlukan kata putus segera daripada ahli-ahlijawatankuasaAturcara mesyuarat adalah seperti berikut :-i. Diadakan pada tarikh dan masa yang amat diperlukanii. Dipengerusikan oleh yang dipertua dan boleh dipengerusikan

oleh ahli jawatankuasa lain sekiranya pengerusi tiadaiii. Setiausaha mencatatkan minit mesyuarat yang dijalankaniv. Ahli jawatankuasa perlu mengambil bahagian dalam

perbincanganv. Setiausaha menyediakan minit mesyuarat dan

mengedarkannya kepada semua ahli jawatankuasavi. Ahli jawatankuasa perlu mengambil tindakan segera tentang

isu yang diputuskan dalam mesyuarat tersebut

CARA MENGENDALIKAN MESYUARAT

MINIT MESYUARAT

Tugas setiausaha adalah mencatat segala perkara yang dibincangkan dankeputusan yang diambil dalam mesyuarat

Hasil minit mesyuarat yang sempurna, setiausaha perlulah :-

i. Menghadiri mesyuarat sepanjang masa

ii. Mengemaskinikan dua dokumen utama iaitu senarai kehadiran danbuku catatan minit

iii. Mencatat selengkapnya semua hal yang dibincangkan dalammesyuarat dan keputusan yang diambil

iv. Bersama-sama pengerusi menyemak isi catatan mesyuarat samadatepat @ tidak

Minit mesyuarat disediakan melalui 2 peringkat iaitu :-

i. Mencatat minit mesyuarat

ii. Menulis minit mesyuarat

Setiausaha mempunyai buku catatan minit untuk mencatat

Tanggungjawab menulis minit mesyuarat penting dilakukan kerana minitmesyuarat akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan

Penyediaan minit mesyuarat perlu mengambil kira hal-hal seperti berikut :-

i. Butiran tentang mesyuarat NAMA MESYUARAT

BILANGAN KALI DIADAKAN

TARIKH

MASA

TEMPAT

ii. Senarai kehadiran SENARAI LENGKAP AHLI YANG HADIR SANGAT PERLU UNTUK PENGESAHAN MINIT PADA

MASA YANG AKAN DATANG DAN MEMERLUKAN PANDANGAN MEREKA SAMADA SAH ATAU TIDAK

iii. Isi minit mesyuarat KEHADIRAN DITULIS MENGIKUT SUSUNAN

KATA ALU-ALUAN DARIPADA PENGERUSI MESYUARAT

PEMBENTANGAN DAN PENGESAHAN MINIT MESYUARAT YANG LALU

PERKARA-PERKARA YANG BERBANGKIT

AGENDA-AGENDA YANG DITETAPKAN

HAL-HAL LAIN

UCAPAN PENUTUP OLEH PENGERUSI

PENULISAN MINIT MESYUARAT

Ciri-ciri minit mesyuarat yang baik Penulisan hendaklah tepat, ringkas dan padat

Semasa menulis minit mesyuarat, ayat-ayat yang digunakan perlumenggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan keputusan ahli-ahli mesyuarat

Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orangyang dipertanggungjawabkan perlu dicatat

Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minitmesyuarat

Bahagian akhir / penutup mesyuarat, hendaklah dicatat nama danjawatan penyedia minit mesyuarat dan orang yang mengesahkan minitmesyuarat iaitu pengerusi dan setiausaha.

PENULISAN MINIT MESYUARAT

CONTOH PENULISAN MINIT MESYUARAT

CONTOH PENULISAN MINIT MESYUARAT

RUJUKAN

http://kokurikulum.wikispaces.com/file/view/PANDUAN_PENGENDALIAN _MESYUARAT.pdf

Panduan Pengendalian Mesyuarat

Oleh Zanariah Abdol ( Guru Cemerlang Munsyi Dewan )