Menggunakan Ms. Excel berbasis Macro Panduan Aplikasi Daftar Hadir... · Buku Panduan Aplikasi...

16
2012 Khamdi Rahmani www.hasnaproduction.webs.com www.khamdirahmani.blogspot.com [email protected] HP. 085328635677 Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai Untuk Maks 100 Pegawai Menggunakan Ms. Excel berbasis Macro

Transcript of Menggunakan Ms. Excel berbasis Macro Panduan Aplikasi Daftar Hadir... · Buku Panduan Aplikasi...

2012

Khamdi Rahmani

www.hasnaproduction.webs.com

www.khamdirahmani.blogspot.com

[email protected]

HP. 085328635677

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai

Untuk Maks 100 Pegawai

Menggunakan Ms. Excel berbasis Macro

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 2 www.hasnaproduction.webs.com

PETUNJUK UMUM

1. Aplikasi ini sebaiknya digunakan dengan Ms. Excel 2007. Pada Ms. Excel yang lebih rendah

mungkin berjalan kurang stabil dan tidak maksimal.

2. Aplikasi Daftar Hadir Pegawai ini menggunakan Macro sehingga pada Program Ms. Excel

Anda harus diaktifkan terlebih dahulu “Enable Macro”-nya. Untuk cara mengaktifkan

“Enable Macro” lihat di BAB I.

3. Aplikasi ini untuk 100 Pegawai.

4. Pada saat membuka aplikasi akan ada 2 file excel yang terbuka, 1 File Aplikasi dan 1 File

excel kosong/baru, dan file kosong ini muncul bukan karena ms. excel Anda error tapi

sengaja kami buat untuk menstabilkan aplikasi.

5. Pada saat dibuka aplikasi excel tidak dapat menampilkan menu dan ribbon Ms Excel dan

akan kembali seperti semula apabila aplikasi ini ditutup

6. Sebaiknya jangan menutup aplikasi melalui tanda silang (X) pada file Excel tapi keluarlah

melalui tombol keluar yang sudah disediakan, karena tombol keluar pada halaman cover

juga berfungsi untuk menyimpan file bila ada perubahan data.

7. Aplikasi Daftar Hadir dapat didownload di www.khamdi-rahmani.blogspot.com atau

www.hasnaproduction.webs.com

8. Mendownload aplikasi dengan browser Internet Explorer mungkin akan menghasilkan file

yang rusak. Gunakan Mozilla Firefox untuk download.

9. Lakukan pemeliharaan database secara berkala dengan meng-copy database ke file lain.

(Buat file backup database)

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 3 www.hasnaproduction.webs.com

BAB I

CARA MENGAKTIFKAN “ENABLE MACRO”

PADA MS EXCEL 2007

Aplikasi-aplikasi kami buat dengan format “Excel Enable Macro” karena kami mamasukan

beberapa bahasa pemrograman (Visual Basic) pada aplikasi ini. Oleh karenanya agar

program ini dapat berjalan dengan baik, Ms. Excel Saudara juga harus diaktifkan Enable

Macro-nya.

Langkahnya sebagai berikut :

a. Klik office option di sebelah kiri atas, pilih Excel Option.

b. Pada Tab Popular, Centang pilihan pada Show Developer tab in the Ribbon

c. Lalu Klik OK

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 4 www.hasnaproduction.webs.com

d. Pilih Developer Tab, pada sebelah kanan atas, lalu pilih Macro Security

e. Pilih Pilihan Enable all macro pada Macro Setting

f. Klik OK.

g. Tutup Ms Excel Anda, dan buka Aplikasi. Aplikasi siap dijalankan.

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 5 www.hasnaproduction.webs.com

BAB II

APLIKASI DAN PENJELASAN APLIKASI

Kami akan menjelaskan aplikasi ini dengan membagi pada 2 hal, yaitu penjelasan untuk

Pegawai yang hanya merekam daftar hadir dan penjelasan untuk pengelola / administrator

yang mengelola aplikasi hingga proses pencetakan daftar hadir.

A. Penjelasan bagi Pegawai Yang perlu diketahui bagi pegawai hanyalah tampilan awal / cover pegawai, karena

pegawai hanya melakukan absensi saja tanpa harus mengetahui pengelolaan aplikasi.

Menu pada Halaman Absensi

1. Menu ‘Absent Datang / Absent Pulang’ adalah menu untuk merubah setingan

absent datang ke absent pulang dan sebaliknya. Sekaligus untuk menunjukkan

posisi yang sedang aktif, absent datang atau absent pulang. Untuk merubah

setingan dengan cara klik pada menu tersebut.

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 6 www.hasnaproduction.webs.com

Catatan :

- Apabila seorang pegawai telah melakukan absent datang, maka apabila absent

lagi untuk yang kedua kalinya akan otomatis masuk dalam daftar / database

absent pulang meskipun posisi absent dalam posisi ‘absent datang’.

- Absent Pulang tidak bisa dilakukan oleh pegawai apabila yang bersangkutan

belum melakukan absent datang. Maka bila dalam hari tertentu pegawai

langsung absent pulang, sistem akan menolak dan mengarahkan untuk absent

datang.

- Apabila pegawai hanya melakukan absent datang dan tidak melakukan absent

pulang, maka yang bersangkutan tetap masuk dalam kehadiran, tetapi dalam

perhitungan jam kerja yang bersangkutan dianggap tidak bekerja atau 0 jam.

2. Tampilan pegawai yang absent terakhir

Tampilan untuk menampilkan foto, nama, NIP dan no urut kehadiran / kepulangan.

Pastikan bahwa foto, nama dan NIP muncul pada saat melakukan absensi.

3. Menu tanggal absensi

Menu tanggal untuk menentukan tanggal berapa yang ingin ditampilkan pada

daftar kehadiran / kepulangan. Isikan tanggal yang diinginkan. Untuk hari ini, klik

tombol hari ini.

Catatan :

Kolom tanggal adalah salah satu kolom yang aktif pada

halaman ini. Kolom lain yang aktif adalah kolom input kode

pegawai yang berfungsi untuk absent (pada tampilan cell ini

tidak nampak). Apabila pegawai ketika merekam absent

ternyata masuk pada kolom tanggal ini, maka proses absent

tidak dapat masuk ke database. Lakukan klik tombol ‘Hari Ini’

agar cell aktif adalah cell yang digunakan untuk input kode

pegawai / ketika scan barcode.

4. Daftar Hadir Pegawai

Daftar ini untuk menampilkan pegawai yang telah hadir (bila diaktifkan absent datang) dan

menampilkan pegawai yang telah pulang (bila diaktifkan absent pulang).

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 7 www.hasnaproduction.webs.com

Tampilan ini terdiri dari No. Urut kehadiran / kepulangan, Kode ID Pegawai (bila di

komputer terinstall font barcode akan muncul kode berupa barcode, tapi bila tidak akan

tampil berupa gambar-gambar), Nama, NIP, Jabatan, Jam Hadir / Jam Pulang dan

Keterangan. Untuk keterangan terdiri dari kata ‘Siip’ untuk hadir tepat waktu, ‘Terlambat’

bila hadir melebihi batas yang ditentukan oleh administrator dan ‘Pulang’ pada absent

pulang.

B. Penjelasan bagi Administrator / Pengelola Selain harus mengetahui ketentuan absent yang berlaku bagi para pegawai, administrator /

pengelola juga harus mengetahui menu-menu terkait pengelolaan aplikasi. Menu yang terkait

dengan administrator, yaitu :

1. Menu Login Admin Pengelolaan aplikasi oleh administrator dimulai dari tombol ‘Login Admin’. Setelah klik

pada tombol login admin akan diminta password admin. Password awal pada pertama kali

download aplikasi ini adalah “admin”. Setelah masuk ke halaman administrator, password

ini dapat diubah sesuai dengan setingan administrator.

Klik ‘lanjut’ untuk masuk ke pengaturan aplikasi.

2. Halaman Administrator / Referensi

Hamalan administrator ini terdiri dari beberapa isian dan menu untuk pengaturan.

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 8 www.hasnaproduction.webs.com

a. Setting Pejabat Penandatangan / Kepala. Isikan nama, NIP dan jabatan Kepala /

Penandatangan Cetak Absensi.

b. Password Administrator. Digunakan untuk setting ‘password’ login administrator.

c. Judul Kops Cetak Daftar Hadir. Terdiri dari 3 baris. Baris ke-1 untuk judul ‘Daftar

Hadir....’. Baris ke-2 untuk Nama Lembaga / Instansi (Baris ke-2 harus sama dengan

yang didaftarkan pada saat registrasi dan sama dengan nama Lembaga pada menu

Lisensi). Baris Ke-3 bisa diisikan ‘Tahun....’

d. Set Jam Hadir. Isikan setingan jam terkait dengan kehadiran dan kepulangan yang

terdiri dari (a) Jam awal / pertama kali diijinkan melakukan absent datang (b) Jam

Terlambat untuk menentukan jam berapa pegawai dianggap terlambat yang akan

mempengaruhi warna merah dan keteranagn ‘Terlambat’ pada Daftar Kehadiran

Pegawai. (c) Jam Akhir boleh melakukan absent datang. Bila setelah setingan ini

pegawai melakukan absent, maka sistem akan menolak absent pegawai tersebut. (d)

Jam Akhir pulang, untuk mensting jam berapa pegawai paling akhir boleh absnet

pulang. Catatan : Format jam untuk setingan ini adalah “hh:mm” (contoh : 12:00).

e. Set Tahun. Penggunaan tahun adalah tahun takwim, untuk Model Tahun Pelajaran bisa

ditempatkan pada judul kops. Tahun di sini hanya untuk penentuan bulan + tahun pada

cetak Daftar Hadir.

f. Set Hari Libur. Isikan hari libur nasional sehingga pegawai tidak bisa absent pada

tanggal-tanggal tersebut.

g. Set Absent. Untuk diijinkan tidaknya absent pada hari Sabtu dan Ahad / Minggu. Beri

tanda centang untuk mengijinkan absent dan hilangkan centang untuk tidak

membolehkan absent. Untuk hari selain Sabtu dan Ahad/Minggu otomatis

diperbolehkan oleh sistem.

h. Menu Pegawai. Untuk input data pegawai. Terdiri dari data Kode ID Pegawai, Nama,

NIP, Jabatan dan Foto Pegawai.

Untuk Kode ID dibuat sembarang asal tidak

ada ID yang sama satu pegawai dengan

pegawai lainnya. Kami sarankan gunakan 4

digit (terkait dengan penggunaan barcode).

Foto. Sebenarnya tidak wajib / tidak

berpengaruh pada rekap daftar hadir. Foto

hanya berfungsi sebagai monitoring ketika

pegawai melakukan absensi, foto pegawai

sudah benar-benar muncul dalam tampilan

untuk meyakinkan bahwa absensinya sudah

masuk database. Ukuran foto harap diperkecil

hingga ukuran file foto <= 10 kb dengan cara

me-resize mengunakan ACDSee atau Image

resizer bila ingin sekaligus meresize banyak

foto (program bisa cari di google dengan kata

kunci ‘resize foto sekaligus’)

Tempatkan foto pada kolom yang sesuai, tidak

melebar ke kolom pegawai lain.

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 9 www.hasnaproduction.webs.com

i. Menu Logo. Untuk menempatkan logo lembaga / instansi. Terdapat 2 logo, sebelah kiri

untuk logo yang tampil di halaman depan aplikasi, yang sebelah Kanan logo untuk pada

kops cetak daftar hadir. Ambil logo berkukuran kecil dan masukkan ke dalam kotak

masing2, tidak melewati batas warna.

j. Menu Data. Terdiri dari Data Datang : berisi database hasil absent datang para

pegawai. Data Pulang : berisi database hasil absent pulang para pegawai. Backup

Database : menu untuk melakukan copy database hasil absent datang dan pulang para

pegawai untuk dipaste ke file lain. Hasil Backup akan disimpan di drive C:\ dengan

nama file ‘Backup-dhp...+tanggal backup’. Hapus Data : untuk menghapus seluruh

database baik pada database datang maupun database pulang serta Posting Data :

untuk melakukan proses posting, memasukkan database ke sistem untuk dikalkuklasi

sebelum masuk ke Halaman Cetak.

Catatan : Sebelum melakukan proses Posting Data, data kehadiran / kepulangan belum

masuk ke dalam cetak daftar hadir maupun perhitungan jam kerja. Proses

Posting Data ini memerlukan waktu beberapa menit untuk melakukan

kalkulasi.

k. Menu Cetak. Terdiri dari Pemilihan Bulan : digunakan untuk memilih bulan yang akan

dicetak daftar hadirnya serta 3 menu jenis Cetak Daftar Hadir. Cetak Daftar Hadir :

untuk mencetak daftar hadir dalam bentuk ‘centang’ kehadiran setiap harinya serta

jumlah hadir dalam satu bulan (tanpa mempertimbangan yang bersangkutan absent

datang dan pulang atau tidak. Jadi asal absent datang, maka pegawai tersebut akan

tercentang pada Daftar Hadir Jenis ini. Cetak Daftar Hadir (Jam) : hampir sama

dengan ‘Cetak Daftar Hadir’ hanya saja berupa jam datang, bukan berupa centang.

Cetak Rekap Jam Hadir : untuk mencetak daftar hadir berupa rekapitulasi jam kerja

selama 1 bulan / 1 minggu dengan menghitung selisih jam pulang dan jam datang

dalam 1 bulan.

Catatan : Pemilihan / Penggantian Bulan serta ketika masuk ke dalam cetak daftar

hadir memerlukan proses beberapa saat. Tunggu hingga proses selesai..

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 10 www.hasnaproduction.webs.com

Tiga Tipe Hasil Cetakan :

a. Tanda Centang pada saat hadir dan jumlah hadir per bulan

b. Jam Hadir pada saat hadir dan jumlah hadir per bulan

c. Jam Pulang – Jam Hadir – Jam Kerja perhari – Jumlah Jam Kerja per bulan dan Jam Kerja

Per Minggu

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 11 www.hasnaproduction.webs.com

BAB III

CARA MELAKUKAN ABSENSI PEGAWAI

Ada 2 alternatif cara melakukan absensi pegawai :

1. Menggunakan Keyboard

Dengan cara input kode ID Pegawai (kami sarankan 4 digit) sesuai kode ID yang

diberikan oleh administrator, dengan mengetik kode tersebut menggunakan keyboard

kemudian tekan enter. Misal kode ID Pegawai w56d maka ketik w56d lalu tekan enter.

Setelah menekan enter, cell aktif akan langsung menuju ke cell input kode ID Pegawai

ingat ada 2 cell yang bisa diklik pada halaman absensi, yaitu cell input ID dan cell

tanggal), jadi apabila pegawai lain akan absent juga tinggal melakukan hal sama tanpa

perlu klik tombol apapun.

Catatan : Jika karena ada seseorang yang coba-coba dengan aplikasi kemudian cell aktif

terakhir pada cell tanggal, kemudian pegawai menginput kode ID pada cell tanggal,

maka aplikasi tidak bisa memproses absent tersebut. Lakukan enter atau tekan tombol

hari ini agar cell aktif menuju ke cell input ID Pegawai.

Cara ini tidak memerlukan Barcode scanner ataupun kartu Absensi Pegawai,

karena proses absensi langsung menggunakan keyboard.

2. Menggunakan Kartu Absensi Pegawai

Alternatif kedua dengan menggunakan kartu absensi pegawai yang terdapat

barcodenya. Cara ini memerlukan alat Barcode Scanner untuk menscan kode ID

yang berupa barcode. Absensi tidak perlu menuliskan pada keyboard. Pegawai

tinggal melakukan scan ke alat Barcode Scanner. Proses scan ini berlaku baik

untuk absent datang maupun absent pulang.

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 12 www.hasnaproduction.webs.com

BAB IV

CARA MELAKUKAN SETTING STARTUP APLIKASI

Cara setting agar aplikasi daftar hadir bisa terbuka secara otomatis ketika komputer

dinyalakan perlu kami sampaikan juga di sini. Meskipun bukan hal wajib, tetapi demi

efektifikas dan efisiensi, kami sarankan agar di komputer yang digunakan untuk absensi

disetting agar aplikasi daftar hadir bisa berjalan / terbuka otomatis saat komputer

dinyalakan.

Langkah-langkah setting startup aplikasi adalah sebagai berikut :

1. Taruh Aplikasi Daftar Hadir Pegawai pada drive yang ditentukan.

2. Klik Start pada windows – All Program – Startup. (Untuk windows 7 menyesuaikan,

contoh gambar untuk windows XP)

3. Klik Kanan pada Startup – Pilih Open.

4. Klik kanan pada kolom kanan – Pilih New – Pilih Shortcut

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 13 www.hasnaproduction.webs.com

5. Pilih Browes – Cari File Aplikasi Daftar Hadir Pegawai berada dan pilih

BAB III

PENUTUP

6. Lalu tekan OK – Next - Finish

7. Startup Aplikasi siap. Apabila komputer dimatikan dan dinyalakan lagi, Aplikasi Daftar

hadir akan terbuka secara otomatis.

Untuk menjadikan otomatis shut down / mati dengan mensetting jam shut

down silahkan mencari program dan petunjuknya di internet dengan kata

kunci “auto shut down “

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 14 www.hasnaproduction.webs.com

BAB V

CARA REGISTRASI APLIKASI

Pada Aplikasi ini terdapat serial number yang harus dimasukkan agar aplikasi bisa aktif

tanpa dibatasi jumlah record. Sebelum registrasi aplikasi sudah bisa digunakan untuk

mencoba tapi terbatas untuk 30 record absent datang dan 30 record absent pulang.

Aplikasi daftar hadir pegawai ini bisa didownload di www.hasnaproduction.webs.com

Untuk mendapatkan Serial Number / Lisensi silahkan mengirimkan donasi ke

No. Rek BRI Cabang Gombong

a.n KHAMDI RAHMANI

No. 0134-01-025248-50-1

Dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Paket Alat Scan Barcode + Serial Number Aplikasi sebesar Rp. 2 jt (termasuk ongkos

kirim). Gratis Kartu Absensi sederhana dengan cetak pada kertas foto + laminating

(Maks 100). Pemilihan paket ini harus mengirimkan daftar nama, NIP, Jabatan dan Foto Pegawai ke

email kami.

Contoh kartu absensi product kami :

2. Hanya Serial Number Aplikasi sebesar Rp. 500 rb.

Setalah melakukan transfer segera mengirimkan format :

Nama Instansi / Lembaga*) # Jumlah Transfer # Tanggal Transfer

Kirim ke HP. 085328635677 atau email : [email protected] *) Nama Instansi / Lembaga nantinya digunakan untuk kops cetak daftar hadir, dan

tidak boleh diubah karena akan berpengaruh pada lisensi.

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 15 www.hasnaproduction.webs.com

Setelah mendapatkan Serial Number / Lisensi masukkan Nama Lembaga dan Lisensi

pada halaman administrator

Lembaga : harus sama dengan yang didaftarkan pada saat registrasi.

Serial Number : Isi dengan SN yang diberikan oleh kami saat registrasi.

Judul Kops Cetak Daftar Hadir baris ke-2 harus sama dengan nama lembaga yang

didaftarkan.

Buku Panduan Aplikasi Daftar Hadir Pegawai 16 www.hasnaproduction.webs.com

BAB VI

Demikianlah Buku Panduan ini kami buat untuk mempermudah penggunaan Aplikasi

Daftar Hadir Pegawai . Semoga Bermanfaat. Dan kami menerima saran dan kritiknya untuk

mengembangkan Aplikasi ini ataupun aplikasi-aplikasi yang lain.

Contact : email : [email protected]

HP. 085328635677

*****