MEREKOD STOK
6
MEREKOD STOK Prosedur ini bertujuan untuk memastikan pengurusan stok dibuat secara cekap, berkesan dan mematuhi peraturan-peraturan kewangan yang ditetapkan dan sedang berkuatkuasa. Setiap guru penasihat persatuan perlu mengetahui cara merekod stok. Untuk tujuan rekod perbendaharaan, Buku stok merupakan buku yang merekod dan mencatatkan semua stok atau benda atau harta yang dipunyai oleh sesebuah persatuan. Buku ini penting-diperlukan bagi mengawal dan mengenalpasti sama ada sesuatu benda atau harta itu masih terdapat dalam simpanan persatuan atau sebaliknya. Juga menjadi rujukan bagi sebarang pertambahan atau pengurangan stok. Cth; stok kertas pendua persatuan pada bulan Mac ialah 6 rim, maka persatuan masih lagi mempunyai 4 rim kertas pendua. Buku rekod ini perlu dikemaskini terutama akhir tahun Setiap persatuan harus mempunyai beberapa buku stok seperti buku daftar inventori, stok bekalan pejabat, dan daftar pergerakan harta dan inventori. Kebanyakan sekolah menyimpan buku stok ini di pejabat sekolah. Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod dan di maktab boleh dikategorikan kepada 2; Harta atau barang luak (termasuk alat tulis) / yang habis digunakan.cth; dakwat, stensil, pen, kertas, carta, kompang dll Harta tak luak atau Harta kekal seperti khemah, periuk, bola, carta, kompang dan sebagainya. Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991, inventori ialah barang-barang tak luak bernilai kurang daripada RM 500 setiap satu pada masa perolehan. Daftar inventori merekodkan perolehan dan penempatan inventori. Daftar ini diadakan dalam bentuk kad untuk memudahkan penyusunan dan membuat rujukan. Kad-kad disusun mengikut jenis inventori dan abjad.
description
penerangan ringkas tentang merekod stok
Transcript of MEREKOD STOK
MEREKOD STOK
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan pengurusan stok dibuat secara cekap, berkesan dan mematuhi peraturan-peraturan kewangan yang ditetapkan dan sedang berkuatkuasa. Setiap guru penasihat persatuan perlu mengetahui cara merekod stok. Untuk tujuan rekod perbendaharaan, Buku stok merupakan buku yang merekod dan mencatatkan semua stok atau benda atau harta yang dipunyai oleh sesebuah persatuan. Buku ini penting-diperlukan bagi mengawal dan mengenalpasti sama ada sesuatu benda atau harta itu masih terdapat dalam simpanan persatuan atau sebaliknya. Juga menjadi rujukan bagi sebarang pertambahan atau pengurangan stok. Cth; stok kertas pendua persatuan pada bulan Mac ialah 6 rim, maka persatuan masih lagi mempunyai 4 rim kertas pendua. Buku rekod ini perlu dikemaskini terutama akhir tahun
Setiap persatuan harus mempunyai beberapa buku stok seperti buku daftar inventori, stok bekalan pejabat, dan daftar pergerakan harta dan inventori. Kebanyakan sekolah menyimpan buku stok ini di pejabat sekolah. Satu daftar hendaklah disimpan untuk merekod dan di maktab boleh dikategorikan kepada 2;
Harta atau barang luak (termasuk alat tulis) / yang habis digunakan.cth; dakwat, stensil, pen, kertas, carta, kompang dll
Harta tak luak atau Harta kekal seperti khemah, periuk, bola, carta, kompang dan sebagainya.
Mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991, inventori ialah barang-barang tak luak bernilai kurang daripada RM 500 setiap satu pada masa perolehan. Daftar inventori merekodkan perolehan dan penempatan inventori. Daftar ini diadakan dalam bentuk kad untuk memudahkan penyusunan dan membuat rujukan. Kad-kad disusun mengikut jenis inventori dan abjad.
Manakala Kad Harta Modal bagi barang-barang tak luak yang bernilai RM500.00 ke atas dan Kad inventori pula khusus merekod untuk barang-barang tak luak yang bernilai kurang RM500.00. Tajuk harta persatuan dalam buku stok disusun mengikut abjad. Semua maklumat harta direkodkan seperti nombor pesanan, pembekal, tarikh, jumlah penerimaan. Apabila harta atau barangan dikeluarkan/ digunakan maklumat seperti tarikh, jumlah dikeluarkan, nama dan tandatangan penerima. Baki harta atau barang boleh dicatat diruangan baki. Pergerakan harta kekal perlu dicatat dalam sebuah buku stok lain atau khusus. Beberapa maklumat perlu dicatat dalam buku berkenaan seperti jenis, jenama dan model, nombor siri pembuat dn pendaftaran serta pegawai yang mengeluarkan. Selain itu, dicatatkan nama peminjam, tarikh dikeluarkan dan maklumat-maklumat lain.
Jadual di bawah menunjukkan tanggungjawab dan tindakan untuk perbendaharaan mengikut spesifikasi atau prosedur yang telah ditetapkan oleh kementerian kewangan
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
Pengetua/ guru besar
JK Kewangan
Penolong Kanan / Penyelia Petang / Ketua Panitia
Penolong Kanan / Penyelia Petang / Ketua Panitia Mata Pelajaran
Penolong Kanan / Penyelia Petang / Ketua Panitia Mata Pelajaran
Penolong Kanan / Penyelia Petang / Ketua Panitia Mata Pelajaran
A. PEMBELIAN TERUS
1. Mengadakan mesyuarat dengan Jawatankuasa Kewangan pada awal tahun persekolahan bagi menetapkan dasar-dasar pembelian dan pembayaran mengikut pekeliling kewangan.
2. Merancang pembelian berdasarkan keperluan, kedudukan stok dan peruntukan yang diberi.
3. Mengemukakan Nota Minta kepada P/GB untuk mendapatkan kelulusan
4. Mengisi Pesanan Sekolah setelah diluluskan oleh P/GB bagi bekalan yang bernilai kurang daripada RM10,000.00 (Pesanan Sekolah mesti ditandatangan oleh P/GB )
5. Menerima Bekalan dan memastikan prosedur yang berikut dipatuhi:
a) Salinan Asal Pesanan Sekolah dikembalikan dan telah diperakukan oleh pembekal.
b) Menandatangani perakuan penerimaan pesanan sekolah dan perakuan masuk stok.
c) Bil/Invois Asal disertakan dan dicop: akuan tarikh penerimaan akuan pengesahan P/GB d) Menyerahkan bekalan kepada guru yang
membuat pesanan.
B. PENGURUSAN STOK
6. Merekod dan melabel bekalan yang diterima.
7. Menyediakan Buku Log untuk agihan bekalan tidak luak kepada guru-guru.
8. Menyemak dan mengemaskini stok pada akhir tahun
C. PEMBAYARAN
Penolong Kanan / Penyelia Petang / Ketua Panitia Mata Pelajaran Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir
Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu Tadbir
Pengetua/ guru besar/ Ketua Pembantu Tadbir / Pembantu TadbirPengetua/ guru besar/ Ketua Pembantu Tadbir
Pembantu Tadbir
Guru
Pengetua/ guru besar/ Ketua Pembantu Tadbir
Ketua Pembantu Tadbir/ Pembantu Tadbir
Ketua Pembantu Tadbir/ Pembantu TadbirKetua Pembantu Tadbir/ Pembantu Tadbir
9. Memastikan dokumen-dokumen berikut disediakan dan lengkap:
o pesanan sekolah o invois o baucar bayaran
10.Menyediakan cek, melengkapkan dan mengemaskinikan:
o buku tunai o daftar bil o subsidari
11.Memastikan Pembayaran selaras dengan peruntukan yang ditetapkan.
12.Setiap pembayaran menggunakan baucar bayaran yang disediakan oleh PT, diperakukan dan diluluskan oleh pegawai yang telah diberi kuasa.
13.Mengeluarkan cek setelah baucar bayaran diluluskan dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa.
D. PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN SECARA PANJAR WANG RUNCIT
14.Membuat pembelian tunai dan menyerahkan ke pejabat bil tunai dan mengisi baucer kecil bayaran.
15.Mengesahkan dan membuat pembayaran kepada guru berdasarkan bil tunai dan baucar kecil bayaran
16.Merekup Panjar Wang Runcit berdasarkan perbelanjaan yang telah dibuat.
17.Merekod bekalan dari pembelian tunai
18.Mendaftar pembekal dan membuat penilaian prestasi pembekal setelah semua bekalan disempurnakan
REKOD KUALITI
Jadual di bawah menunjukkan jenis rekod dan tempoh simpanan dan lokasi simpanan rekod-rekod atau dokumen berkaitan secara umumnya.
Bil JENIS REKOD TEMPOH SIMPANAN
LOKASI
1 Invois 7 tahun Pejabat Sekolah 2 Baucar Bayaran 7 tahun Pejabat Sekolah 3 Borang Pesanan
Sekolah 7 tahun Pejabat Sekolah
4 Kew. 313, 314 dan 315
7 tahun Pejabat Sekolah
5. Kew 312 Selagi harta modal digunakan
Pejabat Sekolah
5 Butir Penyenggara Harta Modal
7 tahun Pejabat Sekolah
6 Daftar Inventori 7 tahun Pejabat Sekolah 7. Buku Tunai 7 tahun Pejabat Sekolah 8. Akaun Subsidari 7 tahun Pejabat Sekolah 9. Baucar Kecil
Bayaran 7 tahun Pejabat Sekolah
10. Anggaran Perbelanjaan
1 tahun Fail Panitia
11. Nota Minta 1 tahun Pejabat Sekolah 12. Buku Log 1 tahun Fail Panita 13 Analisis Prestasi
Pembekal 7 tahun Pejabat Sekolah
14 Pendaftaran Pembekal
7 tahun Pejabat Sekolah
