MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) PEJABAT...
Transcript of MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MKSP) PEJABAT...
MESYUARAT KAJIANSEMULA PENGURUSAN
(MKSP)PEJABAT DAERAH DANTANAH KUANTANBIL. 1/2018
TARIKH : 17 OGOS 2018 (JUMAAT)MASA : 10.00 PAGITEMPAT : BILIK GERAKAN,
ARAS 1, PDT KUANTAN.
PEJABATPEJABAT DAERAHDAERAH DANDAN TANAHTANAHKUANTANKUANTAN
Bil. 1/2018
1. PENGENALAN
1.1. Fungsi Pejabat Daerah & Tanah Kuantan
Fungsi utama Pejabat Daerah & Tanah Kuantan adalah seperti berikut :
a) Merancang dan menyelaras perlaksanaan rancangan pembangunanfizikal dam masyarakat.
b) Mengenalpasti dan melaksanakan projek-projek pembangunan fizikaldaerah.
c) Mengurus dan menyelaras aktiviti-aktiviti mukim meliputi aspek sosio-ekonomi, keagamaan, pendidikan dan kebudayaan.
d) Mengurus hal ehwal pentadbiran, kewangan, sumber manusia,keselamatan, perlesenan, teknologi maklumat dan majlis keraian daerah.
1.2. Tempoh Laporan
Tempoh laporan untuk Kajian Semula Pengurusan (KSP) bermula dari1 Januari sehingga 30 Jun 2018.
2. LAPORAN PENCAPAIAN PIAGAM PELANGGAN SEHINGGA 1 JANUARI -30 JUN 2018
2.1. Pencapaian Piagam Pelanggan Pejabat Daerah dan Tanah Kuantan.
Bil. Unit Objektif Kualiti TempohPencapaian
(%)
1. PelupusanTanah
Pemberimilikan Tanah – Memprosespermohonan tanah dari tarikh permohonanyang lengkap diterima sehingga pemohonandiangkat ke JKPTD.
36 bulan 50 % daripadapermohonan
Lesen Pendudukan Sementara – Memprosespermohonan bermula daripada permohonanyang lengkap diterima sehingga diangkat keJKPTD.
12 bulan 60 % daripadapermohonan
Lanjutan Tempoh Pajakan - -Pelupusan Tanah KerajaanBagi Tujuan Perizaban Seksyen 62 KTN –Memproses permohonan yang lengkapditerima bermula dari tarikh permohonanditerima sehingga diangkat ke JKPTD.
9 bulan 60 % daripadapermohonan
Memproses permohonan baru permitpengalihan bahan batuan Sek. 69 KTN daritarikh permohonan diterima sehinggapermohonan diangkat ke PTG(Tanah Kerajaan).
5 bulan 80 % daripadapermohonan
Memproses permohonan membaharui LPSbercantum Permit Pengalihan bahan batuanSek. 69 KTN dari tarikh permohonan diterimasehingga permohonan diangkat ke PTG(Tanah Kerajaan)
3 bulan 80 % daripadapermohonan
2. Pendaftaran
Pendaftaran Urusniaga Tanah – Mendaftarurusniaga tanah dalam tempoh 3 bulan daritarikh permohonan diterima sehinggapermohonan didaftarkan.
3 bulan 80 % daripadapermohonan
Pendaftaran Bukan Urusniaga Tanah –Mendaftar bukan urusniaga tanah dalamtempoh 3 bulan dari tarikh permohonanditerima sehingga permohonan didaftarkan.
3 bulan 80 % daripadapermohonan
Pendaftaran Hakmilik Muktamad (FT) –Mendaftar Hakmilik Muktamad dalam tempoh4 bulan dari tarikh pelan B1Tiff diterima dariUnit Teknikal sehingga permohonandidaftarkan.
4 bulan 80 % daripadapermohonan
Pendaftaran Hakmilik Sementara – MendaftarHakmilik sementara dalam tempoh 4 bulandari tarikh terima fail permohonan yanglengkap dari Unit Pelupusan dan PembangunanTanah sehingga permohonan didaftarkan.
4 bulan 80 % daripadapermohonan
Perintah Jual – Menetapkan tarikh /menjalankan siasatan pertama dalam tempoh12 bulan dari tarikh permohonan yang lengkapditerima.
12 bulan 80 % daripadapermohonan
Pengurusan Harta Pelanggan – MenyimpanHakmilik dan Dokumen di dalam bilik kebaldalam tempoh 14 hari dari proses isihanselesai.
14 hari 80 % daripadapermohonan
3. PembangunanTanah
Tukar Syarat Nyata Kegunaan Tanah daripadasatu jenis tanaman (kurang 10 ekar) kepadatanaman yang lain. Memproses permohonanditerima sehingga keputusan PTDdimaklumkan kepada pemohon.
3 bulan 80 % daripadapermohonan
Permohonan Secara Serentak Pecah Sempadandan Tukar Syarat Kegunaan Tanah –Memproses permohonan lengkap diterimadaripada OSC sehingga keputusan daripadaPTG dimaklumkan kepada pemohon.
7 bulan 80 % daripadapermohonan
Permohonan Pecah Sempadan HakmilikPegangan Pejabat Tanah – Memprosespermohonan pecah sempadan dari tarikhpermohonan diterima sehingga tarikh suratkeputusan dimaklumkan kepada pemohon.
7 hari 80 % daripadapermohonan
Permohonan Pecah Bahagian dan cantumantanah bagi Hakmilik Pegangan PejabatTanah – Memproses permohonan dari tarikhpermohonan diterima sehingga tarikh suratkeputusan dimaklumkan kepada pemohon.
7 hari 80 % daripadapermohonan
Permohonan serah balik dan pemberimilikansemula tanah – Memproses permohonanlengkap diterima daripada OSC sehinggakeputusan daripada PTG dimaklumkan kepadapemohon.
7 bulan 80 % daripadapermohonan
4. Kuatkuasa
Mengeluarkan Notis Penguatkuasaan di bawahSek. 426A KTN dari tarikh siasatan awaldijalankan.
20 haribekerja
80 % daripadapermohonan
Memproses permohonan baru PermitPengalihan Bahan Batuan Sek. 73 KTN daritarikh permohonan diterima sehinggamendapat keputusan (Tanah Milik).
14 haribekerja
80 % daripadapermohonan
Memproses permohonan memperbaharuiPermit Pengalihan Bahan Batuan Sek. 73 KTNdari tarikh permohonan diterima sehinggamendapat keputusan (Tanah Milik)
7 haribekerja
10 % daripadapermohonan
5. Hasil
Penerimaan Hasil Tanah.i. Jumlah bil. cukai tanah @ bil pelbagai yangditerima di kaunter dalam kuantiti1-20 keping.
ii. Jumlah bil cukai tanah yang diterima dikaunter dalam kuantiti 21 keping dan keatas.
iii. Bil cukai tanah yang diterima melalui posyang tidak bermasalah.
1 haribekerja
2 – 5 haribekerja
1 – 3 haribekerja
100 %
Laporan Kutipan Hasil Harian.i. Laporan kutipan hasil harian disediakan
pada hari yang sama kutipan diterimasekiranya tiada masalah.
1 hari 100 %
Laporan Kutipan Hasil Bulanan.i. Laporan kutipan hasil bulanan dihantar keAkauntan Negeri pada atau sebelum 10haribulan setiap bulan.
Pada atausebelum10 hb.setiapbulan
83 %daripada
permohonan
Perakaunan Deposit.i. Penyata Penyesuaian Deposit dihantar keAkauntan Negeri sebelum atau pada 14hbsetiap bulan.
Sebelumatau pada14 hb.setiapbulan
83 %daripada
permohonan
Pewartaan Deposit.i. Mewartakan akaun deposit yang tidakdituntut selama lebih 12 bulan.
12 bulan 0 %
Pengeluaran Notis 6A dan 8A.i. Notis 6A – dikeluarkan selepas 14 hari suratperingatan dihantar kepada pemiliksekiranya tiada bayaran dibuat dalamtempoh tersebut.
ii. Notis 8A – dikeluarkan selepas 3 bulan daritarikh Notis 6A disampaikan kepadapemilik.
14 hari
3 bulan
0 %
0 %
6. Pembangunan
Pengurusan Projeki. Sebutharga – Tempoh penyiapan projekberdasarkan kriteria;a) Projek yang ditawarkan mengikut waranperuntukan.
b) Peruntukan yang diterima.c) Tempoh masa yang ditawarkan.d) Keputusan Jawatankuasa Sebutharga.
1 – 12bulan
0%
Pengurusan Projekii. Kerja Undi – Tempoh penyiapan projek
dari 1 hingga 6 bulan dan mengikut skopprojek yang ditawarkan.
1 – 6 bulan0%
Pengurusan Projekiii. Pemberian terus (Bawah RM20 ribu) –
Tempoh penyiapan projek bergantungkepada status tapak, skop cadangan projekserta kesesuaian dan kehendak pemohonperuntukan.
1 – 12bulan
60 %daripada
permohonan
Pembangunan Masyarakat(Perlaksanaan SPKR – PPP, PLKK, PPMI,PKP) – Setiap projek yang diluluskanperuntukan diterima daripada PPPNP, KKLWatau lain-lain agensi.
1 – 8 bulan 100 %daripada
permohonan
7. KhidmatPengurusan
Aduan Pelanggan – Mengemukakanmaklumbalas kepada aduan pelanggan dalamtempoh 14 hari daripada aduan diterima.
14 hari 80 % daripadapermohonan
Pengurusan Permohonan Lesen Minuman yangmemabukkan – Memaklumkan keputusankepada pemohon dalam tempoh 14 hari daritarikh mesyuarat.
14 hari 80 % daripadapermohonan
Pengurusan Majlis dan Keraian –Menyediakan post mortem dalam tempoh 7hari selepas majlis dilaksanakan.
7 hari 80 % daripadapermohonan
2.2. Analisis Pengukuran Pencapaian Objektif Kualiti Pejabat Daerah danTanah Kuantan adalah seperti di Lampiran ’A’.
LAMPIRAN ’A’LAPORAN PENGUKURAN DAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI
(TEMPOH JANUARI HINGGA 30 JUN 2018)
Unit Prosedur Kualiti Objektif Kualiti JumlahPermohonan
Tempoh /Sasaran
SasaranPencapaian
PeratusPencapaian Catatan
PelupusanTanah
Prosedur inibertujuanmewujudkan satusistem PejabatDaerah dan TanahKuantan yang cekap,berkesan, berpotensi,mantap, adil danmemberikanperkhidmatan yangberkualiti agarmemberi keuntunganyang optima kepadaorang awam,syarikat-syarikat dankerajaan.
Pelupusan Ii) Pelupusan Tanah SecaraPemberimilikan TanahBawah 4 Hektar.
Pelupusan IIii) Permohonan Lesen
Pendudukan Sementara.
iii) Pelupusan TanahKerajaan bagi TujuanPerizaban.
iv) Lanjutan TempohPajakan.
v) Permohonan baru permitpengalihan bahan batuanSek.70 KTN dari tarikhpermohonan diterimasehingga diangkat kePTG. (Tanah Kerajaan).
36 bulan
12 bulan
9 bulan
-
5 bulan
50 %
60 %
60 %
-
80 %
Segalapermohonan tahun2018 masih belumdiproses.
Unit Prosedur Kualiti Objektif Kualiti JumlahPermohonan
Tempoh /Sasaran
SasaranPencapaian
PeratusPencapaian Catatan
...Samb. vi) Permohonanmemperbaharui LPSbercantum PermitPengalihan Bahan BatuanSek.69 KTN dari tarikhIOpermohonan diterimasehingga mendapatkeputusan (TanahKerajaan).
3 bulan 80 %
Pendaftaran PDTK.PK (PT)-01
PDTK.PK (PT)-02
PDTK.PK (PT)-03
PDTK.PK (PT)-04
Pendaftaran Urusniaga
Pendaftaran BukanUrusniaga
Pendaftaran HakmilikMuktamad (FT)
Pendaftaran HakmilikSementara
6008
2924
1109
3625
3 bulan
3 bulan
4 bulan
4 bulan
80 %
80 %
80 %
80 %
94%
86%
39%
100%
Baki dalamtindakan untukdidaftarkan
Baki dalamtindakan untukdidaftarkan
Unit Prosedur Kualiti Objektif Kualiti JumlahPermohonan
Tempoh /Sasaran
SasaranPencapaian
PeratusPencapaian Catatan
....Samb. PDTK.PK (PT)-05
PDTK.PK (PT)-06
Perintah Jual
Pengurusan Harta Pelanggan
435
1278
12 bulan
14 hari
80 %
80 %
56%
63%
Siasatan masihditeruskansebanyak 3 kaliseminggu
Jumlah hakmilikyang telahdidaftarkan(urusniaga, bukanurusniaga, nota/nota betul)
PembangunanTanah
PDTK.PK(PT)-07 Tukar Syarat NyataKegunaan Tanah daripadasatu jenis tanaman (kurang10 ekar) kepada tanamanyang lain bagi keluasanhakmilik yang kurangdaripada 4.0 hektar.
7 3 bulan 80 % 42.8% 3 Permohonan-selesai4 Permohonan-dalam tindakanPen. PegawaiTanah
PDTK.PK(PT)-08 Permohonan Serentak PecahSempadan dan Tukar SyaratKegunaan Tanah.
7 bulan 80 %Tiadapermohonan yangditerima tahun2018
Unit Prosedur Kualiti Objektif Kualiti JumlahPermohonan
Tempoh /Sasaran
SasaranPencapaian
PeratusPencapaian Catatan
PDTK.PK(PT)-09 Permohonan PecahSempadan, PecahBahagian dan PenyatuanTanah Bagi HakmilikPegangan Pejabat Tanah.
7 hari 80 % 100% Permohonanselesai:LEANMANAGEMENT(1 WP)
PDTK.PK(PT)-10 Permohonan Serahbalikdan PemberimilikanSemula Tanah.
114 permohonan 7 hari 80 % 100% Permohonanselesai: 53permohonanLEANMANAGEMENT
Hasil i) PenerimaanHasil
Jumlah bil cukai tanah @bil pelbagai yang diterimadi kaunter dalam kuantiti1-20 keping.
48,990bil cukai
21,029bil pelbagai
1 haribekerja
100 % 100%
Unit Prosedur Kualiti Objektif Kualiti JumlahPermohonan
Tempoh /Sasaran
SasaranPencapaian
PeratusPencapaian Catatan
Jumlah bil cukai tanah yangditerima di kaunter dalamkuantiti 21 keping dan keatas.
Bil cukai tanah yang diterimamelalui pos yang tidakbermasalah.
29,352
727 bil
2 – 5 haribekerja
1 – 3 haribekerja
90 %
90 %
100%
100%
ii) Laporan kutipanHasil Harian
Laporan kutipan hasil hariandisediakan pada hari yangsama kutipan diterimasekiranya tiada masalah.
129 laporan 1 haribekerja
90 % 100%
iii) Laporan KutipanHasil Bulanan
Laporan kutipan hasilbulanan dihantar keAkauntan Negeri sebelumatau pada 10hb setiap bulan.
6 set Sebelum @pada 10hbsetiap bulan
100 % 83% Kelewatan LaporanKutipan HasilBulan Aprildisebabkankakitangan terlibatsebagai petugasPRU ke-14 dan cutiperistiwa 3 harisemasa dan selepasPRU ke-14
Unit Prosedur Kualiti Objektif Kualiti JumlahPermohonan
Tempoh /Sasaran
SasaranPencapaian
PeratusPencapaian Catatan
iv) PerakaunanDeposit
Penyata Penyesuaian Depositdihantar ke Akauntan Negerisebelum 14hb setiap bulan.
6 set Sebelumatau pada
14hb. Setiapbulan
90 % 83%Kelewatan PenyataPenyesuaian Jundisebabkan olehkesilapan teknikalsemasapenghantaranlaporan
v) PewartaanDeposit
Mewartakan akaun deposityang tidak dituntut selamalebih 12 bulan.
Tiada 6 bulan 90 % 0%
vi) PengeluaranNotis 6A & 8A
Notis 6A – Dikeluarkanselepas 14 hari suratperingatan dihantar kepadapemiliknya sekiranya tiadabayaran dibuat dalamtempoh tersebut.
Noti 8A – Dikeluarkanselepas 3 bulan dari tarikhNotis 6A disampaikankepada pemilik.
Tiada
Tiada
14 hari
3 bulan
80 %
50 %
0%
0%
Penangguhansementaradisebabkan PRUke-14
Penangguhansementaradisebabkan PRUke-14
Unit Prosedur Kualiti Objektif Kualiti JumlahPermohonan
Tempoh /Sasaran
SasaranPencapaian
PeratusPencapaian Catatan
Kuatkuasa Prosedur inibertujuan untukmengeluarkan NotisPenguatkuasaan dibawah Sek. 426AKTN dari tarikhsiasatan awal danmemprosespermohonan barupermit pengalihanbahan batuan Sek.70 KTN.
i) Permohonan baru PermitPengalihan bahan batuanSek.73 KTN dari tarikhpermohonan diterimasehingga mendapatkeputusan (Tanah Milik)
14 haribekerja
80 % 80%
ii) Mengeluarkan NotisPenguatkuasaan di bawahSek.426A KTN daripadatarikh siasatan awaldijalankan.
20 haribekerja
80 % 50%
Unit Prosedur Kualiti Objektif Kualiti JumlahPermohonan
Tempoh /Sasaran
SasaranPencapaian
PeratusPencapaian Catatan
...Samb. Prosedur inibertujuan untukmengeluarkan NotisPenguatkuasaan dibawah Sek. 426AKTN dari tarikhsiasatan awal danmemprosespermohonan barupermit pengalihanbahan batuan Sek. 70KTN.
iii) Memproses permohonanmembaharui PermitPengalihan BahanBatuan Sek. 73 KTNdari tarikh permohonanditerima sehinggamendapat keputusan(Tanah Milik)
7 haribekerja
80 % 10% Prosesmemperbaharuipermit pengalihanbahan batuanadalah hampir samadengan prosespermohonan baharu
KhidmatPengurusan
Prosedur inibertujuan untukmempertingkatkanpenyampaian dalamperkhidmatandisamping usaha-usahapenambahbaikanPejabat Daerah danTanah Kuantan.
i) Aduan dan MaklumbalasPelanggan
3 kesBagi tempoh
Januarihingga Jun
2018
Dijawabdalam
tempoh 14hari bekerja
80 % 100 % Bergantung kepadapenerimaan aduandan jumlah kesyang selesai.
Unit Prosedur Kualiti Objektif Kualiti JumlahPermohonan
Tempoh /Sasaran
SasaranPencapaian
PeratusPencapaian Catatan
KhidmatPengurusan
Memaklumkankeputusan kepadapemohon dalamtempoh 7 hari daritarikh mesyuarat.
ii) Pengurusan PermohonanLesen Minuman yangmemabukkan.
114 Dimaklum-kan kepadapemohondalam
tempoh 14hari daritarikh
mesyuarat.
80 % 83%
Membuat ’postmortem’ dalamtempoh 7 hari selepasmajlis dilaksanakan
iii) Pengurusan Majlis danKeraian.
- Dijawabdalam
tempoh 7hari.
80 % - Prosedur kualitiadalahdimansuhkankerana tiadakeperluan untukmengadakan ’postmortem’ bagi majliskeraian di peringkatdaerah.(permohonan telahdikemukakankepada pihakSIRIM)
Unit Prosedur Kualiti Objektif Kualiti JumlahPermohonan
Tempoh /Sasaran
SasaranPencapaian
PeratusPencapaian Catatan
Pembangunan
(PembangunanFizikal)
Pengurusan Projek
1.LantikanKontraktor
2.Pengawasan danPemantauanProjek
3.PembayaranProjek
4. TanggunganKecacatan
5. Rekabentuk
Pengurusan Projek
1.Sebutharga – tempohpenyiapan projekberdasarkan kriteriaberikut:-
i. Projek yang ditawarkanmengikut waranperuntukan.
ii. Peruntukan yangditerima.
iii. Tempoh masa yangditawarkan.
iv. Keputusan jawatankuasasebutharga.
5 1 – 12 bulan 100 % 0% Peruntukanditangguhkanoleh Pejabat SDO
2. Kerja Undi – Tempohpenyiapan projek dari 1-6bulan dan mengikut skopprojek yang ditawarkan.
3. Pemberian terus (bawahRM20 ribu – tempohpenyiapan projekbergantung kepada statustapak, skop cadanganprojek serta kesesuaiandengan kehendakpemohon peruntukan.
0
Projek PIA: 46Projek PIAS:51JumlahKeseluruhan:97
1 – 6 bulan
1 – 12 bulan
100 %
100 %
0%
100%
Tiadapermohonan
Unit Prosedur Kualiti Objektif Kualiti JumlahPermohonan
Tempoh /Sasaran
SasaranPencapaian
PeratusPencapaian Catatan
Pembangunan
(PembangunanMasyarakat)
1)
2)
3)
4)
PermohonanPeruntukanSPKR
PerlaksanaanProgram SPKR
PendaftaranPeserta E-Kasih
PerlantikanPengerusi JKKKPDT Kuantan
Setiap projek yangdiluluskan peruntukan akandilaksanakan dan diuruskandalam masa 1 hingga 8bulan dari tarikh waranperuntukan diterimadaripada PPPNP, KKLWatau lain-lain agensi.
1 – 8 bulan 100 %
100 %
100 %
100 %
0%
0%
0%
0%
Tiada peruntukanyang diterimabagi tahun 2018
Tiada peruntukanyang diterimabagi Tahun 2018
Tiada pendaftaranE-Kasih pada tahun2018 disebabkanMesyuarat FocusGroupditangguhkan.
PelantikanPengerusi JKKKbagi tahun 2018adalahditangguhkan.
4. LAPORANMAKLUMBALAS PELANGGAN DAN ADUAN PELANGGAN.
Kajian kepuasan pelanggan di Pejabat Daerah dan Tanah Kuantan.Data diperolehi adalah melalui kaedah soal selidik / temubual / maklumbalas aktiviti anjuranPejabat Daerah dan Tanah Kuantan.
4.1 MAKLUMBALAS PELANGGAN
DEMOGRAFI PELANGGAN
DEMOGRAFI JUMLAH PERATUS(%)
Jantina LelakiPerempuanTiada Maklumat
1931-
3862-
Umur
25 Tahun ke bawah26-30 Tahun31-35 Tahun36-40 Tahun41-45 Tahun46-50 Tahun51 Tahun ke atas
98108744
181620161488
BangsaMelayuCinaIndiaLain-lain
33107-
662014-
Pekerjaan
Kakitangan KerajaanKakitangan SwastaBekerja Sendiri / SuriRumah / Pelajar / PesaraTiada Maklumat
271310--
542620--
JADUAL MAKLUMBALAS KEPUASAN PELANGGAN
BIL KENYATAAN PERATUS
1. Kakitangan mesra pelanggan dan memberi layanansebaiknya kepada semua pelanggan. 10 %
2. Ruang menunggu luas dan selesa. 15 %
3. Kakitangan mengutamakan pelanggan. 12 %
4. Kakitangan dapat menerima pandangan atau komendaripada pelanggan. 9 %
5. Kakitangan memberi penjelasan yang tepat mengenaisebarang soalan diajukan. 10 %
6. Kakitangan menyelesaikan urusan mengikut tempoh masayang dijanjikan. 8 %
7. Kakitangan mengamalkan ’Amalan Senyum’ sepanjangberurusan dengan pelanggan. 6 %
8. Angka Giliran disediakan dan mudah dilihat. 20 %
9. Kakitangan mudah menjawab sebarang pertanyaan yangdiajukan. 10 %
JUMLAH 100%
ANALISIS MAKLUMBALAS PELANGGAN BERDASARKAN BORANG KEPUASANPELANGGAN
Peratus
Maklumbalas Pelanggan
i. Hasil analisis mendapati bahawa pelanggan memberi maklumbalas pada tahap yangmemuaskan terhadap penyampaian perkhidmatan di Pejabat Daerah dan Tanah Kuantan. Inidapat dilihat apabila prestasi memuaskan merupakan jumlah tertinggi. Secara keseluruhannya,rajah tersebut menunjukkan bahawa, Nilai Positif masih berada pada tahap yang sederhanakerana jumlah tertinggi pada keseluruhannya adalah di tahap memuaskan. Ini juga menjelaskanbahawa tahap perkhidmatan di Jabatan ini berada pada tahap yang masih memerlukanpenambahbaikan dan pemantauan.
ii. Terdapat juga komen yang perlu diambil kira dan perlu diberi perhatian oleh pihak jabatan bagiproses penambahbaikan perkhidmatan di jabatan ini. Antara komen atau cadangan yangdiberikan adalah seperti kakitangan perlu mengutamakan pelanggan, perlu lebih mesrapelanggan dan mempercepatkan proses kerja di bahagian pengurusan tanah.
iii. Bagi meningkatkan lagi mutu perkhidmatan di Jabatan ini, pihak urusetia aduan telahmenyediakan borang maklumbalas pelanggan bagi mengenalpasti bentuk atau komen yangditerima daripada orang awam.
TINDAKAN SUSULAN
a) Mempertingkatkan Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan
Rekod Maklum Balas digunakan untuk menilai pengalaman dan pemerhatian para pelangganketika berurusan dengan sesebuah agensi. Berdasarkan peratus pencapaian yang diperolehi,didapati bahawa penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan di pejabat ini perlupenambahbaikan untuk mengubah persepsi dan pengalaman positif pelanggan.
b) Usaha-usaha Penambahbaikan
Program-program perlu memberi fokus kepada usaha memperbaiki persepsi dan pengalamanpelanggan dengan mengukuhkan penyampaian perkhidmatan. Proses dan prosedur kerja juga perludiberi penekanan agar penyampaian perkhidmatan yang berkesan dapat dipertingkatkan.Penambahbaikan yang boleh dilaksanakan bagi mempertingkatkan imej di mata pelangganmisalnya Program Hari Bertemu Pelanggan, memperbaiki layanan telefon dan perkhidmatankaunter, berpegang kepada piagam pelanggan perlu diberi perhatian.
c) Penambahbaikan
Usaha-usaha yang telah dilaksanakan untuk penambahbaikan adalah :-
i) Melaksanakan Business Process Reenginering (BPR) bagi mempercepat danmempermudahkan proses kerja.
ii) Melaksanakan amalan EKSA.
iii) Meningkatkan kompetensi kakitangan melalui latihan pembangunan modal insansecara berterusan.
iv) Menubuhkan satu Jawatankuasa Aduan dan Maklumbalas Pelanggan dan ahlidipilih dari setiap unit sebagai wakil bagi tujuan memantau serta mengambiltindakan terhadap aduan yang diterima disamping memperkukuhkan lagipenyampaian perkhidmatan.
4.2 ADUAN PELANGGAN
SENARAI ADUAN YANG DITERIMA DARI PELBAGAI AGENSI(BAGI TEMPOH 1 JANUARI 2018 HINGGA 30 JULAI 2018)
BIL PENGADU TAJUK ADUAN TARIKHTERIMA
UNITBERKAITAN
TARIKHM/BALAS
TINDAKAN /MAKLUMBALAS
1. Pejabat PenghuluMukim Sungai Karang
Aduan berkaitan tiada sistem saliranyang sistematik di Jalan Tengah,Kampung Sungai Karang Darat
21.02.2018 PembangunanDaerah
26.02.2018 Lawatan tapak PDT Kuantanbersama pihak JPS Daerah telahdiadakan pada 28 Mac 2018 dandidapati bahawa permohonanpengadu bagi membina sistem salirandi kawasan tersebut berada di dalamkawasan tanah hak milik pengadutersebut.
Walau bagaimanapun, pihak JPSDaerah telah mengambil maklummengenai perkara ini dan angkatpermohonan bagi membina sistemsaliran yang sistematik di KampungSungai Karang Darat di bawahperuntukan JPS Negeri.
2. Biro PengaduanAwam
PCB.236643: Longkang DipenuhiSampah Sarap dan MendapanTumbuhan di Kampung Batu 5,
Kuantan
26.06.2018 PembangunanDaerah
20.07.2018 Pihak MPK telah memulakan kerjapembersihan longkang di lokasibermula 16 Julai 2018 hingga 20Julai 2018.
Pihak JKKK Gudang Rasau akanmembuat permohonan untuk kerja-kerja menaiktaraf longkang tersebutuntuk jangka masa panjang kpdpihak PLB, MPK dan wakil rakyatdan ianya bergantung kepadakelulusan peruntukan.
3. SPRM Teluk Intan Memohon Carian MaklumatPemilikan Tanah
bagi penama-penama berikut:
Mohd Zulhilmi bin SasiNurhidayah binti Mohd Nazir
01.03.2018 Unit Pelupusan Maklumat yang diperlukan telahdikemukakan kepada pihak SPRMTeluk Intan.
4. Biro PengaduanAwam
PCB.235850: TanahBertindih
12.04.2018 Unit Pelupusan Maklumat yang diperlukan telahdikemukakan kepada BiroPengaduan Awam Negeri Pahang.
5. Felda Sungai PanchingUtara
Aduan Pencerobohan Tanah DiDalam Sempadan Seksyen 4 di Felda
Sungai Panching Utara
16.08.2018 PembangunanTanah/KuatKuasa
Mengemukakan memo kepada unityang berkenaan.
5. LAPORAN AKTIVITI PENGURUSAN MAJLIS DAN KERAIAN
Program / aktiviti pengurusan majlis dan keraian ditunjukkan dalam jadual seperti di Lampiran.Program yang telah dijalankan adalah dari bulan Januari 2018 hingga Jun 2018.
6. LAPORAN KEPERLUAN DAN KEBERKESANAN PEMBANGUNANKOMPETENSI SUMBER MANUSIA
6.1.
6.2.
Laporan berhubung Latihan yang telah dihadiri oleh setiap pegawai diJabatan bagi tempoh 1 Januari 2018 hingga Jun 2018 dijelaskan melaluijadual / carta pai yang menunjukkan peratus pencapaian kehadiranberkursus.
Turut dilampirkan bilangan hari berkursus pegawai mengikut kumpulanperkhidmatan bagi bulan 1 Januari 2018 hingga 30 Jun 2018.
6.3. Senarai kursus dalaman yang telah diadakan bagi tempoh 1 Januari 2018hingga 30 Jun 2018 adalah seperti di Lampiran.
7. LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL
7.1.
7.2.
Penilaian prestasi pembekal ditunjukkan dalam bentuk jadual / graf untukmenunjukkan tahap prestasi setiap pembekal bagi tempoh 1 Januari 2018hingga 30 Jun 2018. Tempoh penilaian adalah dalam dua kali setahun.Oleh itu, laporan penilaian prestasi bagi tempoh Julai hingga Oktober2018 iaitu setengah tahun kedua tidak dapat disertakan.
Analisis terhadap penilaian prestasi pembekal turut dilaporkan mengikuttahap pencapaian yang dikategorikan cemerlang atau sebaliknya melaluipemantauan yang berterusan. Peratus pencapaian tersebut diukur daripelbagai aspek dan lebih mengutamakan produk serta perkhidmatan yangdiberikan kepada jabatan.
8. CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
8.1. CADANGAN MENINGKATKAN KEBERKESANAN SISTEMPENGURUSAN KUALITI DAN PROSES-PROSESNYA.
8.1.1. Meneruskan amalan EKSA agar pentadbiran akan lebih cekapdengan persekitaran kerja yang selesa, ceria dan terurus.
8.1.2. Mengadakan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) bagimeningkatkan mutu kerja.
8.1.3. Melaksanakan Program Latihan secara berkala bagimeningkatkan kefahaman berkaitan prosedur yang digunapakai.
8.1.4. Melaksanakan Perekayasaan Proses Kerja (Business ProcessReenginering) di semua peringkat dan unit di jabatan.
8.1.5. Tindakan pembetulan yang diambil terhadap Aduan yangditerima dari pelanggan perlu ditentukan punca masalah sebenardengan menggunakan pendekatan 5 WHY bagi memastikanmasalah tidak berulang lagi.
8.1.6. Sentiasa memantau sistem pengurusan bagi peningkatan kualitimelalui:-
i. Mesyuarat Pengurusan
ii. Maklumbalas daripada unit-unit terhadap aduan pelanggan
iii.
iv.
v.
Perhimpunan Pagi
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)
Mesyuarat JKPAK/JKPA
8.2. CADANGAN MENINGKATKAN KUALITI PRODUK ATAUPERKHIDMATAN SELARAS DENGAN KEPERLUANPELANGGAN.
8.2.1. Meningkatkan integriti pekerja melalui Tazkirah Jumaat padasetiap minggu.
8.2.2. Mengadakan Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK).
8.2.3. Melaksanakan Amalan EKSA.
8.2.4. Program Mentor/Mentee dan Program AKRAB
9. MAKLUMAT PERUBAHAN YANG BOLEH MEMBERI KESANKEPADA SISTEM PENGURUSAN KUALITI DAN PROSESPROSESNYA.
BAHAGIAN PENGURUSAN TANAH :-
i) Sistem Kaunter Ekspres – Unit Pendaftaran
Kaunter Ekspres telah diwujudkan bagi membolehkan golongan yangtertentu melakukan urusan Urusniaga dan Bukan Urusniaga dalamtempoh masa yang singkat. Antara golongan yang tersenarai dan bolehmenggunakan perkhidmatan ini adalah warga emas, golongan orangkurang upaya, orang persendirian yang melaksanakan sendiri urusanurusniaga / bukan urusniaga tanpa melalui peguam dan urusan-urusanmelibatkan Perbendaharaan Malaysia. Melalui sistem ini, perserahanyang lengkap akan diproses dalam tempoh satu hari.
ii) Sistem ”One Way Flow” bagi pendaftaran Urusniaga / BukanUrusniaga – Unit Pendaftaran.Sistem yang diterapkan bermula dan dipraktikkan di Pejabat Tanah &Galian Terengganu di mana berdasarkan kajian yang dijalankan olehMPC mampu mempercepatkan proses kerja pendaftaran urusan terbabit.Ini kerana sesuatu perserahan itu akan diproses secara berterusan tanpabanyak “masa menunggu”.
iii) Penyelarasan Tapak Permohonan Tapak PPRT – Unit Pelupusan denganpenyelarasan yang dilakukan bersama Penghulu Mukim terlibatmenyebabkan sesuatu permohonan tapak PPRT akan lebih terurus, tidakberlaku pertindihan dan dapat dirancang dengan baik.
BAHAGIAN HASIL :-
i)
ii)
Memudahkan pelanggan membuat pembayaran Hasil Cukai Tanahdengan mewujudkan beberapa mesin Kiosk.
Menyediakan kaunter pembayaran hasil cukai tanah di UTC Pahang.
10. TINDAKAN SUSULAN KE ATAS MESYUARAT KAJIAN SEMULAPENGURUSAN (MKSP) YANG LEPAS.
10.1. Laporan Penilaian Prestasi Pembekal telah disediakan denganmenganalisis tahap pencapaian setiap pembekal.
10.2. Profail Latihan Individu telah disediakan bagi memantau kecukupanlatihan setiap warga kerja dengan mematuhi keperluan berkursussekurang-kurangnya 7 hari latihan dalam setahun.
10.3. Pelan Operasi Latihan Tahunan telah diwujudkan bagi merancangkeperluan latihan kepada setiap anggota.
10.4. Taqwim Latihan Tahunan bagi latihan dalam jabatan telah disediakandan Program Latihan Dalaman lebih kerap diadakan bagi memenuhikecukupan latihan setiap pegawai dan kakitangan jabatan.
10.5.
10.6.
10.7
Penganjuran kursus/latihan tambahan seperti Perhimpunan Pagi, ProgramPemantapan Modal Insan dan Ceramah Agama diadakan bagi memberipeluang kepada kakitangan untuk menimba ilmu dan menambah bilangankursus.
Buku log latihan individu telah disediakan bagi tujuan memantau jumlahkehadiran latihan setiap pegawai dan kakitangan jabatan.
Setiap kursus dalaman anjuran jabatan dan semua jenis kursus yang telahdihadiri oleh setiap anggota telah dikemaskini dalam Sistem E-Latihanbagi memudahkan urusetia bahagian latihan membuat pantauanberhubung keperluan kursus pegawai di jabatan.
10.8. Laporan Pengukuran Pencapaian telah disediakan mengikut ProsedurKualiti dan bukti ditunjukkan bagi setiap pengukuran pencapaian.
10.9. Perakaunan deposit telah dikemaskini dan setiap unit yang berkenaantelah mengemukakan laporan ke Unit Hasil bagi sebarang perubahan.
10.10 Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) Jabatan telah ditubuhkan dan telahmenyertai pertandingan kreativiti dan inovasi di peringkat Daerah danNegeri.
lAPORAN KEPERlUAN DANKEBERKESANAN PEMBANGUNANKOMPETENSi SUMBER MANUSiA
LATIHAN YANG TELAH DIHADIRI OLEH PEGAWAI DAN KAKITANGAN MENGIKUT KUMPULANPERKHIDMATAN
BAGI TEMPOH JANUARI HINGGA JUN 2018
HARIPENGURUSAN
&PROFESIONAL
SOKONGAN1
SOKONGAN2
JUMLAHKAKITANGAN
(%) PENCAPAIAN
0 HARI - - - - -
1 HARI 3 14 10 27 16.6 %
2 HARI 1 13 17 31 19.1 %
3 HARI 2 22 11 35 21.6 %
4 HARI 1 9 8 19 11.7 %
5 HARI - 11 8 19 11.7 %
6 HARI 2 9 8 19 11.7 %
7 HARI& LEBIH - 7 5 12 7.4 %
JUMLAH 9 85 67 162 100 %
SENARAI KURSUS DALAMAN YANG TELAH DIADAKAN BAGI TEMPOH JANUARI HINGGAJUN 2018
Bil. Kursus / Bengkel / Seminar / Taklimat / Program Tarikh
1. MESYUARAT PETUGAS PILIHANRAYA UMUM NEGARAKE-14 P.084 PAYA BESAR 08.02.2018
2. LAWATAN PUSAT PENAMAAN CALON & PUSATJUMLAH UNDI RASMI PRU-14 P.084 PAYA BESAR 03.04.2018
3. PROGRAM PEMBANGUNAN MODAL INSAN “KULIAHDHUHA & TAKLIMAT SKIM DANA WAKAF PAHANG” 16.03.2018
4. SIMULASI HARI PENAMAAN CALON BAGI PERLIMENP.084 PAYA BESAR 27.04.2018
5. BENGKEL ASAS PENGGUNAAN E-MEL PAHANG 25.07.2018 -26.07.2014
6. KURSUS PENGURUSAN REKOD 07.08.2018
PENilAiAN PRESTASiPEMBEKAl
LAPORAN PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL BAGI
PEJABAT DAERAH DAN TANAH KUANTAN
1. TUJUAN
Tujuan laporan ini disediakan adalah untuk diangkat kepada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan, PejabatDaerah Dan Tanah Kuantan berkaitan :
i) Penemuan hasil kajian Penilaian Prestasi Pembekal yang berurusan dengan Pejabat Daerah DanTanah Kuantan.
ii) Prestasi dinilai berdasarkan perkhidmatan, barangan / bekalan yang dibekalkan berbanding yangdiperlukan oleh jabatan.
2. LATAR BELAKANG
2.1 Laporan diperlukan berdasarkan keperluan MS ISO 9001:2008 PDT Kuantan dimana ia bertujuan untukmemastikan segala aspek Prosedur Kualiti Pengurusan Sokongan telah dipatuhi selaras dengankehendak MS ISO 9001:2008.
2.2 Penilaian yang telah dijalankan adalah berdasarkan kepada senarai pembekal yang berurusan denganjabatan dari Bulan Januari hingga Jun tahun 2018 dan penilaian adalah dijalankan oleh pegawai yangterlibat secara langsung dengan pembekal yang berkenaan.
2.3 Pembekal – pembekal yang berurusan dengan PDT Kuantan adalah dikelaskan seperti berikut :
i) Alat Tulisii) Toneriii) Perkhidmatan Makanan Dan Minumaniv) Penyelenggaraan Kenderaanv) Kontrak Pusatvi) Perkhidmatan Mesin Fotostat / Penyelenggaraanvii) Perkhidmatan / Penyelenggaraan / Bekalan / Lain – Lainviii) Bekalan Cenderamataix) Bekalan Copx) Perkhidmatan Keselamatanxi) Bekalan Utiliti
2.4 Analisa yang dijalankan adalah dengan menggunakan Borang Penilaian Prestasi Pembekal sepertidilampirkan.
3. ASAS – ASAS PERTIMBANGAN
3.1 Di bawah AP 169.1 : Kajian Pasaran Dalam Perolehan.
1. Kualiti Barangan/Perkhidmatan2. Harga yang ditawarkan3. Kegunaan Barangan/Perkhidmatan4. Ketepatan Masa Penghantaran
Faktor-Faktor Lain Yang Berkaitan(diubahsuai dari Eight Dimensions OfProduct Quality oleh David Garvin)
5. ’Performance’ (kelajuan, keselesaan, senang, digunakan, dll)6. Ciri-ciri – boleh diubahsuai untuk pelbagai kegunaan
7. Keboleharapan – boleh digunakan sebagaimana yang diharapkan dalamtempoh masa yang diberikan.
8. Conformance – memenuhi keperluan standard pengguna
9. Jangka Hayat/Ketahanan Penggunaan10. Perkhidmatan Selepas Jualan11. Nilai Estetik – rupa bentuk, sound, smell, feel, aor taste (aestetic) judgement)12. Percieved Value – berasakan imej yang dibentuk menerusi iklan dan
reputasi
Di bawah AP 169.2 & SPP 7/2002 : Keutamaan Kepada BaranganBuatan Tempatan
13. Adakah barangan/perkhidmatan buatan/pembekal tempatan?14. Kekerapan Aduan atas barangan/perkhidmatan
4. PEMILIHAN PEMBEKAL
4.1 Pemilihan terhadap syarikat /pembekal yang berjaya untuk meneruskan perkhidmatan dengan jabatanadalah berdasarkan kepada pencapaian markah yang dikira melalui Borang Penilaian PrestasiPembekal Pejabat Daerah Dan Tanah Kuantan sepertimana di Lampiran 2 PK (S) – 12 -2.
4.2 Pembekal yang mencapai tujuh puluh peratus (70%) dan ke atas akan diberi keutamaan untukmeneruskan perkhidmatan di jabatan ini.
4.3 Berikut disenaraikan nama – nama pembekal yang berurusan dengan Pejabat Daerah Dan TanahKuantan bagi Bulan Januari hingga Jun Tahun 2018.
ALAT TULIS
1) Maju Jaya Stationeries Sdn Bhd2) NTH Marketing3) Peralatan Pejabat Syabas Sdn bhd4) Info Prima Sdn Bhd
TONER5) Rimbunan Timur
PERKHIDMATAN MAKANAN DAN MINUMAN6) Aleena Catering7) WNI Pearl Enterprise8) Mohd Ikmal Hafis Bin Mohd Nazri9) SJ Twins Enterprise10) AR Kerjaya Enterprise11) Khumaira Enterprise12) ED Caterers Sdn Bhd13) Norhariyah Enterprise14) Norhuda binti Ali15) Café Garden16) Latifah bt Md Salleh17) Mohd Sarip Bin Harun18) Ab Halim B. Husin19) M.M Catering20) Illah Catering21) Era Gemilang Supplies & Service
PENYELENGGARAAN KENDERAAN22) AB Workshop23) Hock Wan Car Air Cond Services24) Tan Chong Expres Auto Servis Sdn Bhd25) Pusat Servis YNS26) Kemuji Auto Service Sdn Bhd27) Yamotor Tyre Service Sdn Bhd28) Pesat Auto Service Centre Sdn Bhd29) Shin Auto Air Cond Service30) Tyre Master Sdn Bhd31) UMW Toyotya Motor Sdn Bhd32) Kuantan Far East Industrial Equipment Sdn Bhd33) Fokus Timur Sdn Bhd
KONTRAK PUSAT34) Percetakan Nasional Malaysia Sdn Bhd35) Purnama Bersatu Sdn Bhd
PERKHIDMATAN MESIN FOTOSTAT / PENYELENGGARAAN36) Konica Minolta Business Solutions (M) Sdn Bhd
37) Rimbunan Timur Sdn Bhd38) Jintra Enterprise Sdn Bhd39) MCS Infotech (M) Sdn Bhd40) Putaran Semasa Sdn Bhd
PERKHIDMATAN / PENYELENGGARAAN/BEKALAN/LAIN – LAIN
41) AGBI Teguh Enterprise42) Rentokil Initial (M) Sdn Bhd43) Bengkel Seri Sembilan44) Distinction Technology (M) Sdn Bhd45) Gabungan Baiduri Sdn Bhd46) Majlis Perbandaran Kuantan47) Rani-MS Engineering Sdn Bhd48) Norizan bt Abdullah @ Abdul Rahman49) NKS Systems Sdn Bhd50) Pahang Skills Development Centre51) Perniagaan Mooi Lan52) Printerwork Enterprise53) Sentoria Themeparks And Resorts Sdn Bhd54) Sundata Sdn Bhd55) An-Najjah Enterprise56) Top Ten Jeans House57) Zerox Sign Trading58) Syarikat RImbamas59) KOSPEK60) Sendayan Timur Communication61) MKMY Gold Enterprise62) True Apex Sdn Bhd63) CLA Empire Sdn Bhd64) Citicom Office Supply
BEKALAN CENDERAMATA65) Sri Esah Centre66) Hajjah Zakiah Sdn Bhd67) Jalaemas Jaya Enterprise
BEKALAN COP68) Unique Engraving Trading
PERKHIDMATAN KESELAMATAN69) Securiforce Sdn Bhd70) Symphony Guardforce Sdn Bhd
BEKALAN UTILITI
5. PENEMUAN PENILAIAN
5.1 Analisa yang dijalankan adalah dengan menggunakan Borang Penilaian Prestasi Pembekal PDTKuantan dan ia berasaskan kepada kriteria yang digariskan dalam asas – asas pertimbangan.Penemuan yang diperoleh hasil daripada penilaian yang telah dilakukan bagi tempoh enam (6) bulanpertama iaitu dari 1 Januari hingga berakhir 30 Jun 2018, daripada sejumlah 74 pembekal perkhidmatandan barangan yang telah berurusan dengan Pejabat Daerah dan Tanah Kuantan.
71) Pengurusan Air Pahang Berhad72) Pos Malaysia Berhad, Operasi Posmel73) Shell Malaysia Trading Sdn Bhd74) Pos Malaysia Berhad
Analisis Graf Penilaian Prestasi Pembekal
Gred skala bagi jumlah Markah Penilaian Prestasi adalah seperti berikut :
Bil. Skala Prestasi Bilangan Pembekal1. 80% - 100% Cemerlang 452. 70% - 79% Baik 293. 50% - 69% Sederhana 04. 30% - 49% Lemah 05. 10% - 29% Sangat Lemah 0
JUMLAH 74
1. Penilaian prestasi ini dinilai melalui barangan atau perkhidmatan yang diberikan kepad jabatan adalahmengikut spesifikasi Pesanan Kerajaan yang telah dikeluarkan kepada pembekal.
2. Pencapaian Cemerlang (80% - 100%)Adalah pembekal:(a) Alat Tulis(b) Perkhidmatan Makanan Dan Minuman(c) Penyelenggaraan Kenderaan(d) Kontrak Pusat(e) Perkhidmatan Mesin Fotostat / penyelenggaraan(f) Perkhidmatan / Penyelenggaraan / Bekalan / Lain-lain(g) Bekalan Cenderamata(h) Perkhidmatan Keselamatan(i) Bekalan Utiliti
3. Pencapaian Baik (70% - 79%)Adalah pembekal :(a) Perkhidmatan Makanan Dan Minuman(b) Penyelenggaraan Kenderaan(c) Perkhidmatan / Penyelenggaraan / Bekalan / Lain-lain(d) Bekalan Cenderamata(e) Bekalan Utiliti(f) Toner(g) Bekalan Cop
4. Pencapaian Sederhana (50% - 69%)TIADA
5. Pencapaian Lemah (30% - 49%)TIADA
Ini menunjukkan bahawa prestasi barangan atau perkhidmatan yang diberikan oleh pembekal telah meningkatnamun pemantauan masih diperlukan keatas semua barangan atau perkhidmatan agar memperolehi pencapaianyang lebih baik.
lAPORAN AKTiViTiMAJliS DAN KERAiAN
lAPORAN KEPERlUAN DANKEBERKESANAN PEMBANGUNANKOMPETENSi SUMBER MANUSiA