MESYUARAT_BERKESAN_-_Copy[1]

8/20/2019 MESYUARAT_BERKESAN_-_Copy[1]

1/18

ESYUARATESYUARAT

BERKESAN

ERKESAN

AB. RAHIM BIN MD. YASIN AB. RAHIM BIN MD. YASIN

Jabatan Pengajian MelayuJabatan Pengajian MelayuKampus PendidikanTeknikKampus PendidikanTeknik

Kuala Lumpur Kuala Lumpur

11


2/18

APA ITU ESYUARAT ?

PA ITU ESYUARAT ?

Mesyuarat ialah perbincangan formalMesyuarat ialah perbincangan formal

antara dua pihak atau lebih untuk mencapaiantara dua pihak atau lebih untuk mencapai

objektif bersama melalui proses komunikasi.objektif bersama melalui proses komunikasi.

Mesyuarat adalah berbeza antara satu denganMesyuarat adalah berbeza antara satu dengan

yang lain mengikut keahlian organisasi danyang lain mengikut keahlian organisasi dan

objektifnya.objektifnya.

!!


3/18

Sila catatkan 5 perkara yangila catatkan 5 perkara yang

telah menimblkan ma!alah

elah menimblkan ma!alah

kepa"a an"a !ema!a

epa"a an"a !ema!a

mengan#rkan me!yarat "i

engan#rkan me!yarat "i

!ek$lah an"a%

ek$lah an"a%

.. .. .. ..

..

""


4/18

&ENIS'&ENIS

ENIS'&ENIS

ESYUARATESYUARAT

Mesyuarat #gungMesyuarat #gung Mesyuarat Tergempar Mesyuarat Tergempar Mesyuarat Ja$atankuasaMesyuarat Ja$atankuasa Mesyuarat % % %Mesyuarat % % %

&&


5/18

Tata!!ila

ata!!ila

ESYUARATESYUARAT

'atu proses untuk meningkatkan tahap'atu proses untuk meningkatkan tahap

keberkesanan mesyuarat menggalakkankeberkesanan mesyuarat menggalakkan

ahli(ahli memberi sumbangan secara berkesan danahli(ahli memberi sumbangan secara berkesan dan

menjimatkan masa dan tenaga.menjimatkan masa dan tenaga.

))


6/18

Tata!!ila

ata!!ila

ESYUARATESYUARAT

Jangan tiba le$atJangan tiba le$at *lakkan gangguan telefon+handset+silent mode*lakkan gangguan telefon+handset+silent mode

Tidak meninggalkan bilik mesyuaratTidak meninggalkan bilik mesyuarat *lakkan duduk yang menunjukkan kurang minat*lakkan duduk yang menunjukkan kurang minat Mendengar secara aktif dan berminat terhadap sumbanga(Mendengar secara aktif dan berminat terhadap sumbanga(

sumbangan ahli(ahlisumbangan ahli(ahli Memberi fokus se$ajarnya supaya objektif mesyuaratMemberi fokus se$ajarnya supaya objektif mesyuarat

dicapaidicapai Mencar( perkara(perkara yang positif dan mengelakkanMencar( perkara(perkara yang positif dan mengelakkan

daripada perkara(perkara yang negatif.daripada perkara(perkara yang negatif. Mencuba sedaya upaya menjadi seorang ahli yang aktifMencuba sedaya upaya menjadi seorang ahli yang aktif

seperti ekspektasi anda terhadap ahli(ahli yang lain.seperti ekspektasi anda terhadap ahli(ahli yang lain.

T I N DA KA N

,,


7/18

E BENTUK(

E BENTUK(

ENYUSUN

ENYUSUN

A)EN*A

)EN*A

1.1. Tajuk MesyuaratTajuk Mesyuarat

!.!. Tarikh masa tempatTarikh masa tempat

".". KehadiranKehadiran&.&. -capan Pengerusi-capan Pengerusi

).). Pengesahan Minit Mesyuarat ang LepasPengesahan Minit Mesyuarat ang Lepas

,.,. Perkara /erbangkitPerkara /erbangkit

0.0. #*23# /#4#5- #*23# /#4#5-

0.1 66666666..0.1 66666666..

0.! 66666666.0.! 66666666.

0." 66666666.0." 66666666.

0.& 666666660.& 6666666677 4al(hal Lain4al(hal Lain

88 -capan Penangguhan-capan Penangguhan

00


8/18

SURAT PAN))I+AN ESYUARAT

URAT PAN))I+AN ESYUARAT

5ujukan fail5ujukan fail

TarikhTarikh

666666666666666666..

666666666666666666..

666666666666666666..Tuan+PuanTuan+Puan

Mesyuarat Staf Akademik SK Tropika Kali Ke-2/2008Mesyuarat Staf Akademik SK Tropika Kali Ke-2/2008

3engan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara yang tersebut di atas3engan segala hormatnya saya merujuk kepada perkara yang tersebut di atas

77


9/18

,ARTA A+IR EN)EN*A+IKAN

ARTA A+IR EN)EN*A+IKAN

ESYUARAT

ESYUARAT

'ebelum

mesyuarat

P

Tetapkan tujuan+9bjektif mesyuarat

PTetapkan tarikh+masa+tempat+ahli

dan agenda mesyuarat

'- 'ediakan+hantar notis agenda mesyuaratdan kertas kerja sekiranya ada

'- 'ediakan tempat dan peralatan

Pengerusikan Mesyuarat

( /uka mesyuarat ( Menga$al perbincangan

( Merumus mesyuarat

P

'emasa

Mesyuarat

'- :;atatkan kehadiran ahli:;atatkan butir(butir

perbincangan:/erikan penjelasan yang

perlu

'elepas

Mesyuarat

'-

P

'-

'ediakan draf minit mesyuarat

Luluskan draf mesyuarat

*darkan minit mesyuaratMenyediakan


10/18

PERANAN PEN)ERUSI

ERANAN PEN)ERUSI

"alam me!yarat

alam me!yarat

Perancangan>Perancangan>

Kenapa perlu ada mesyuarat %Kenapa perlu ada mesyuarat %

/incang masalah+isu+agenda mesyuarat/incang masalah+isu+agenda mesyuarat

'iapa yang perlu hadir 'iapa yang perlu hadir

#pakah objektif mesyuarat #pakah objektif mesyuarat

Pilih masa tempat yang sesuaiPilih masa tempat yang sesuai

Tentukan cara mana mesyuarat dijalankan danTentukan cara mana mesyuarat dijalankan danbagaimana keputusan(keputusan mesyuarat akanbagaimana keputusan(keputusan mesyuarat akan

dibuatdibuat

1?1?


11/18

PERANAN PEN)ERUSI

ERANAN PEN)ERUSI

"alam me!yarat

alam me!yarat

'emasa Mesyuarat>'emasa Mesyuarat>Pada a$al mesyuaratPada a$al mesyuarat 3atang a$al3atang a$al

Mulakan mesyuarat tepat pada $aktu yang ditetapkanMulakan mesyuarat tepat pada $aktu yang ditetapkan

@ujudkan suasana yang sesuai untuk mesyuarat dengan@ujudkan suasana yang sesuai untuk mesyuarat denganucapan alu(aluan dan memperkenalkan ahli(ahli sekiranyaucapan alu(aluan dan memperkenalkan ahli(ahli sekiranya

perluperlu

Memaklumkan tujuan objektif dan tempoh mesyuaratMemaklumkan tujuan objektif dan tempoh mesyuarat

Memaklumkan prosedur mesyuaratMemaklumkan prosedur mesyuarat Meluluskan minit mesyuaratMeluluskan minit mesyuarat

Menjelaskan segala perkara pentadbiran atau pengurusanMenjelaskan segala perkara pentadbiran atau pengurusan

pada a$al mesyuaratpada a$al mesyuarat

1111


12/18

PERANAN PEN)ERUSI

ERANAN PEN)ERUSI

"alam me!yarat

alam me!yarat

'emasa Mesyuarat>'emasa Mesyuarat>

PerbincanganPerbincangan Mulakan perbincanganMulakan perbincangan

/eri peluang kepada ahli sama rama rata untuk/eri peluang kepada ahli sama rama rata untukbercakapbercakap

alakkan penyertaan semua ahlialakkan penyertaan semua ahli 3apatkan penjelasan mengenai perkara! yang tidak3apatkan penjelasan mengenai perkara! yang tidak

jelas jelas Menga$al suasana mesyuarat A terkeluar agendaMenga$al suasana mesyuarat A terkeluar agenda Kekalkan suasana yang harmonisKekalkan suasana yang harmonis /eri kesimpulan kepada perkara yang dibincangkan/eri kesimpulan kepada perkara yang dibincangkan

1!1!


13/18

PERANAN PEN)ERUSI

ERANAN PEN)ERUSI

"alam me!yarat

alam me!yarat

#khir Mesyuarat> #khir Mesyuarat>

-las kembali perkara utama yang telah dibincangkan-las kembali perkara utama yang telah dibincangkan Maklumkan keputusan! yang telah diambil sama adaMaklumkan keputusan! yang telah diambil sama ada

ditolak diterima diberi perhatian atau ditunda.ditolak diterima diberi perhatian atau ditunda.

Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambilMaklumkan tindakan susulan yang perlu diambil

Tetapkan tarikh masa tempat mesyuarat akan datangTetapkan tarikh masa tempat mesyuarat akan datangsekiranya perlu.sekiranya perlu.

TamatkanTamatkan mesyuarat tepat pada masa yang telahmesyuarat tepat pada masa yang telah

dirancangkan.dirancangkan.

1"1"


14/18

PERANAN

ERANAN

SETIAUSA-AETIAUSA-A

'ebelum'ebelum

'emasa'emasa

'elepas'elepas

1&1&


15/18

PERANAN

ERANAN

SETIAUSA-A

ETIAUSA-A

'ebelum Mesyuarat'ebelum Mesyuarat

/erbincang dengan Pengerusi tentang agenda/erbincang dengan Pengerusi tentang agenda

mesyuaratmesyuarat

Menghantar notis mesyuarat + dokumen sekiranya perluMenghantar notis mesyuarat + dokumen sekiranya perlu

Menentukan persiapan bilik + alat(alat mesyuarat A yangMenentukan persiapan bilik + alat(alat mesyuarat A yang

kondusif kondusif

'iapkan check(list'iapkan check(list

3atang a$al3atang a$al

1)1)


16/18

PERANAN

ERANAN

SETIAUSA-A

ETIAUSA-A

'emasa Mesyuarat'emasa Mesyuarat

Mencatat kehadiran ahliMencatat kehadiran ahli

Mengedarkan fail mesyuarat+bahan+minit msyrtMengedarkan fail mesyuarat+bahan+minit msyrt

jika perlu jika perlu

Membantu pengerusi semasa mesyuaratMembantu pengerusi semasa mesyuarat

Memberi penjelasan yang diperlukan kepadaMemberi penjelasan yang diperlukan kepadamesyuaratmesyuarat

Mencatat minit mesyuaratMencatat minit mesyuarat

1,1,


17/18

PERANAN

ERANAN

SETIAUSA-A

ETIAUSA-A

'elepas Mesyuarat'elepas Mesyuarat

'ediakan draf minit mesyuarat'ediakan draf minit mesyuarat

/erbincang dengan pengerusi + tentang draf /erbincang dengan pengerusi + tentang draf

Menyediakan minit mesyuaratMenyediakan minit mesyuarat

*dar minit kepada ahli*dar minit kepada ahli

Menyimpan rekod dan dokumen(dokumenMenyimpan rekod dan dokumen(dokumen

mesyuaratmesyuarat

1010


18/18

Kepemimpinan

epemimpinan

*alam e!yaratalam e!yarat

;iri(ciri yang diperlukan;iri(ciri yang diperlukan Personaliti yang baik+dihormatiPersonaliti yang baik+dihormati

/erpengetahuan A mempunyai kebijaksanaan membuat/erpengetahuan A mempunyai kebijaksanaan membuatkeputusan yang tepat.keputusan yang tepat.

/erdisiplin ( terhadap masa dan peraturan/erdisiplin ( terhadap masa dan peraturan Mesra A dapat menjalin hubungan interpersonal denganMesra A dapat menjalin hubungan interpersonal dengan

ahliahli

Pendengar yang baik + good listener Pendengar yang baik + good listener #dil dan saksama #dil dan saksama

1717

MESYUARAT_BERKESAN_-_Copy[1]

Documents

Transcript of MESYUARAT_BERKESAN_-_Copy[1]