Microsoft excel 2003

TD 1103 TD 1103 Lembaran Kerja Bhg 1 Lembaran Kerja Bhg 1

Objektif:

• Menerangkan kepentingan lembaran kerja

• Membincangkan operasi yang terdapat dalamnya untuk menyelesaikan masalah berkaitan dengan pengiraan.

• Mengaplikasikan perisian Microsoft Excel.

• Java Charts 2D and 3D Charting, Area Java Chart, Bar Java Charts, Line Java Charting, Net Java Chart, Ring Java Charts, Pie Java Chart.htm

Pengenalan

Lembaran Kerja juga dikenali dengan sebagai Hamparan Kerja.Dikenali sebagai aturcara perancangan kewangan.Sangat berguna kepada sesiapa yang melakukan pengiraan

yang melibatkan angka-angka yang disusun dalam baris dan lajur.

Aplikasi Lembaran Kerja yang digunakan ialah Microsoft Excel – merupakan salah satu perisian daripada pakej Microsoft Office.

Kelebihan menggunakan Lembaran Kerja Elektronik :Data-data dapat dimasukkan dengan cepat dan tepat.Pengiraan semula dapat dilakukan dengan mudah dan pantas.

Pengenalan

Dapat melakukan carta-carta dengan mudah.Dapat berkongsi maklumat dengan pengguna yang lain.Dapat menghasilkan lembaran kerja yang baru dengan

mudah.Dapat menguruskan maklumat-maklumat penting dengan

lebih teratur.Dapat melaksanakan analisa “apa-jika” (“what if” analysis) Dapat menukar corak persembahan daripada bentuk data

statik kepada bentuk grafik – lebih mudah untuk difahami.

1

2

3

4

5

6 78

9

10

11

1213 14

Rajah 1.0: Elemen Microsoft Excel

1. Sel : Kotak pertembungan antara ruang dan baris. Setiap sel diberikan nama menurut posisi huruf abjad ruang dan nombor baris (titik koordinat 2 dimensi). Contoh B2, C5

2. Baris (Row) : Kotak melintang yang ditanda dengan nombor 1, 2, 3 dsbnya.

3. Lajur (Column) : Kotak menegak yang ditanda dengan huruf abjad A, B, C dsbnya.

4. Bar Tajuk (Title bar) : terdapat pada atas skrin yang menyiarkan tajuk/nama lembaran kerja.

Elemen Microsoft Excel

5. Bar Menu (Menu Bar) : mengandungi menu-menu yang akan menyenaraikan satu senarai arahan.

6. Standard Toolbar : mengandungi butang-butang yang sebenarnya merupakan pintasan untuk arahan.

7. Formatting Toolbar : membolehkan pengguna untuk menggunakan pelbagai butang atas toolbar.

8. Kotak Nama : menyiarkan posisi penunjuk tetikus pada sesuatu sel.

9. Bar Formula : menyiarkan kandungan sel (semasa anda menaip).


9. Tab Sheets : menyiarkan lembaran kerja yang sedang digunakan –boleh mempunyai lebih dari satu lembaran kerja. (secara lalai (default) terdapat tiga kawasan kerja (worksheet) bagi sesuatu dokumen lembaran kerja.

10. Tab Previous : menyiarkan lembaran kerja yang sebelumnya.

11. Tab Next : menyiarkan lembaran kerja yang seterusnya.12. Tab First : menyiarkan lembaran kerja yang pertama

dalam buku kerja.13. Tab Last : menyiarkan lembaran kerja yang terakhir

dalam buku kerja.


TID1103/Lembaran Kerja

8

Membina Lembaran Kerja Baru

Membina dokumen atau buku kerja baru

Tekan New pada Menu File Klik Butang Ctrl + N


9

Klik butang Save pada toolbar ataupun klik pada Menu File dan pilih Save As.

Pilih nama Fail dan letakkan Fail dalam Direktori yang dikehendaki. Cth. My Document/Floppy A

Menyimpan atau Storan (Save)

Butang Save pada standard toolbar

Save As pada File Menu


10

Membuka File Sedia Ada & Keluar (Exit)

Klik pada menu File dan pilih Open. Paparkan Direktori dimana File disimpan.

Atau klik pada ikon pada Tool Bar

Menutup FileKlik menu File dan pilih Close untuk tutup buku

kerja semasa atau Exit untuk keluar dari ExcelAtau klik butang


11

Memasukkan Data

Jenis data-dataTeksNomborTarikhMasaRumus

(Formula)Fungsi

Currency

Percent

Comma Decimal

Auto Sum


12

Tajuk Lajur

Tajuk Baris

AutoSum


13

Komen pada selMemberikan maklumat tambahan mengenai sesuatu sel.

Cth. A8Maklumat tidak dicetak di dalam selMenyerupai nota tambahanPilih sel yang hendak diletakkan komenPilih Insert. Klik pada CommentJika batalkan Comment. Highlight SelKlik Edit & Klik Clear: All, Formats, Contents, Comments Prosedur ini boleh digunakan bagi ke semua transaksi

Memasukkan Data Tambahan


14


15

Tetingkap Excel

Bergerak dari satu lembaran kerja ke lembaran kerja lainTekan pada Tab tajuk lembaran kerja. Cth. A, B, C Tekan kekunci CTRL + PgDn untuk ke lembaran

kerja seterusnya atau CTRL+PgUp untuk ke lembaran kerja sebelumnya

Bergerak di dalam lembaran kerjaGunakan Mouse atau Keyboard.Cth: Arrow Up, Down, Left & Right


16

Paparan Tab B


17

Memaparkan Zoom Dokumen (Display)

Saiz paparan Lembaran Kerja boleh diubah mengikut peratusan saiz paparan

Saiz Peratusan Paparan


18

Menyembunyikan Lembaran Kerja, baris atau lajurBaris, lajur atau lembaran kerja boleh

disembunyikan daripada diedit, dicetak atau diubahsuai (data adalah bersifat rahsia).

Utk menyembunyikan baris atau lajur, pilih pada tajuk baris atau lajur. Klik kanan pada Mouse dan pilih Hide

Untuk menyembunyikan Lembaran Kerja (Worksheet), pilih menu Format. Kemudian pilih Sheet. Kemudian pilih Hide

Memaparkan Pelbagai Fungsi Lembaran Kerja


19

Lajur B dan C tidak kelihatan


20

Hide & UnHide Worksheet

1) Hide: Klik Tab & Klik Format & Klik Hide

2) UnHide: Klik Tab & Klik Format & Klik UnHide


21

Menyunting Lembaran Kerja

Data yang telah dimasukkan ke dalam sel boleh diperbaiki/diperbetulkan sekira ada kesilapan.Klik pada sel yang hendak diperbetulkan,

kemudian klik pada Formula Bar. Gunakan BackSpace untuk Memadam dan tekan Enter


22

Mencari dan menukar dataMencari dan menukar data dgn cara mudah. Tidak

perlu cari data secara manualPilih menu Edit. Klik pada Replace. Atau Ctrl + F.

Kotak dialog dibawah akan dipaparkan.(Find & Replace)



23

Menyunting lembaran kerja


24


Menyemak ejaanSemak ejaan. Tekan pada ikon Kotak Dialog berikut akan terpapar


25

Menukar Gaya Teks & Nombor

Butang utk memformat nomborData Numerik perlu ada format- utk tujuan pengiraan. Contoh Format Numeric . Currency (matawang),

Percent (Peratus), Decimal (titik perpuluhan)Klik pada sel yang hendak diformatkan data.


26

Cara lainPilih Menu Format. Klik pada Cell



27

AlignmentSusun data supaya lebih kemas. Center, Left, Right

@

Center indentation

Right indentation

Left indentation



28

Font (tulisan), Border, Patterns & Protection

@

Jenis tulisan

Saiz tulisan

Hitamkan tulisan

Condongkan tulisan

Gariskan tulisan



29

Menambah bingkai dan bayang

Bingkai dan bayangExcel memaparkan garisan grid pada skrin tetapi

tidak dicetak.Tambah garisan di sekitar dokumen.Pilih Menu Format. Klik pada Cell. Pilih pada Tab

Border


30

Menu Format

Ikon pada Tool bar


31

Had/Julat/Selang

Sekumpulan Sel yang dihubungkan antara satu dengan lain di dalam satu kotak

(B6:B11)


32

Menamakan julatJulat Sel boleh diberikan namaPilih Julat Sel yang ingin dinamakan (Highlight)Contoh : B4:B6 dinamakan sebagai Total January

B4:B6

Had/Julat/Selang


33

Dari menu insert pilih Name, kemudian DefineTaipkan nama Total Januari di dalam kotak

nama.Nama bermula dengan huruf atau under score

( _ )Kotak Nama

Taipkan Total_January dan Klik Enter

Had/Julat/Selang


34

Menambah Column & Row

Cara menambah baris dan lajurPilih Column atau Row. Cth: Row baru antara Row

4 dan 5.Pilih Insert. Klik pada Rows. Baris baru akan

ditambah

Baris 5 yang dipilih Baris baru telah diselitkan


35

Klik kanan pada Mouse dan Klik Delete; atauKlik Edit & Klik Delete – Row atau Column

Membuang Sel, Row & Column


36

Membuang sel tertentuPilih Sel yang ingin dibuangCth: A9, A10, B9, B10, C9, C10

Membuang Sel


37

Klik Kanan Mouse & Klik DeleteKotak Menu berikut akan dipaparkan

Membuang Sel


38

Maklumat (Sabun & Syampu) akan dipadam dan maklumat dibawah akan naik menggantikan maklumat yg dipadam

Sel yang naik menggantikan tempat

Sel yang terpadam

Membuang Sel


39

Setkan ketinggian baris dan kelebaran lajurColumn : saiz ditentukan dalam kelebaran (width)Row : Saiz dinyatakan dalam ketinggian (height)Pilih Column atau Row yg ingin di set kan

Saiz Row & Column


40

Menambah/Mengurang Saiz Row & Column

Klik Menu Format

Pilih Column utk lajur dan Row utk barisCth: Set saiz lajur. Klik pada ColumnMasukkan saiz yg dikehendaki


41

Setkan saiz lajur dan baris supaya bersesuaian dengan data

Format & Column: Klik Autofit SelectionFormat & Row: Klik Autofit

Auto Fit Row & Column


42

Operasi Lembaran Kerja

Terdapat 3 helaian Lembaran Kerja (Worksheet) secara default dalam Excel.

Kebaikan : Data boleh disusun dengan baik di dalam satu lembaran kerja. (Sheet1, Sheet2 & Sheet3)

Tambahan Sheet : Insert & Klik WorksheetWorksheet 4: Boleh diaturkan susunan dgn Drag

MouseWorksheet4: Boleh dibuang dgn; Klik Worksheet4 &

Klik Edit & Delete SheetWorksheet4 boleh dinamakan dgn: Klik Format &

Klik Sheet & Klik Rename Atau Highlight Worksheet4 dan tuliskan.


43

4 Worksheet/ Lembaran Kerja

Klik Kanan Mouse pada Lembaran Kerja yg ingin dipadam. Pilih Delete


44

Lembaran kerja boleh dipindahkan diantara satu buku kerja atau diantara buku kerja

Pilih Menu Edit. Klik pada Move or Copy SheetBuku buku kerja yg dipilih untuk dipindahkan.Cth. Pindah Text dr Worksheet1 ke Worksheet4Jika ingin memindahkan lembaran kerja ke buku

kerja baru, Excel akan membina satu buku kerja baru

Pindah/Salin Lembaran Kerja


45

Nama buku kerja yg. Akan diletakkan lembaran kerja

Kedudukan lembaran kerja baru yg disalin


46

Print Preview Lembaran Kerja

Memaparkan lembaran kerjaMemaparkan bentuk lembaran kerja sebelum dicetak.Boleh mengubahsuai paparan lembaran kerja jika

tidak sesuai.Klik File & Klik Print PreviewLakukan modifikasi & alignment menggunakan

Margin, Header & FooterSila gunakan Next & Previous utk lihat dokumen

mana yg hanya perlu dicetakGunakan Zoom utk perbesarkan paparanKlik Close utk keluar dari Print Preview


47


48


49

Ikon-Ikon Utama Pengiraan

Rumus (formula) dalam Excel

^ Kuasa =A1^3 Nilai dalam sel A1 kuasa 3

+ Tambah =A1+A2 Jumlah A1 dan A2

- Tolak =A1-A2 Nilai dalam sel A1 tolak A2

* Darab =A1*3 Nilai dalam A1 darab dengan 3


50

/ Bahagi =A1/50 Nilai dalam sel A1 bahagi 50

Gabungan =(A1+A2+A3)/3

Purata jumlah nilai dalam sel A1, A2 dan A3.

Susunan Keutamaan1. Kuasa atau persamaan di dalam kurungan

^ dan ( )2. Darab dan bahagi

* dan /3. Tambah dan tolak

+ dan -


51

Taip Rumus (formula) di sini


52

Menggunakan FormulaTerdapat 2 cara mudah:

Menaip FormulaMemilih Sel Rujukan

Menaip Formula

Pilih Sel yg hendak diletakkan formulaTaip tanda = atau Kilik Ikon

Taipkan Formula. Formula akan muncul pada Formula Bar

Tekan Enter pada Keyboard atau Klikikon pengiraan


53

Klik di tempat Sel Formula hendak diletakkan Taip tanda = atau tekan ikon

Klik pada sel yang ingin digunakan pertama digunakan formula

Masukkan operator Matematik yang ingin digunakan

Klik pada sel yang seterusnyaTekan Enter atau klik butang Enter

Menggunakan Sel Rujukan


54

Mengira hasil tanpa memasukkan FormulaGuna AutoCalculateKlik kanan pada Status Bar

Auto Calculate


55

Formula sebenar tidak dipaparkan di dalam selHanya papar hasil dari pengiraan formula Ada 2 cara mudah:

Klik pada Sel, formula akan dipaparkan pada formula bar

Pilih Tool. Klik pada Option. Klik pada ViewPilih Window Option. Klik pada kotak Formulas

Memaparkan Rumus (Formula)


56Tandakan di sini


57

Formula dipaparkan


58

Apa itu fungsi?Set rumus-rumus (formula-formula) yang sudah

sedia ada untuk melaksanakan satu siri operasi matematik

3 Elemen FungsiTanda =Nama fungsi. Cth: SUM. Senarai nama sel yang diletakkan dalam

kurungan. Cth: (A1:H1)

Melaksanakan Pengiraan Menggunakan Fungsi


59

Pengiraan Menggunakan Fungsi

AVERAGE=AVERAGE(B4:B9)

Mengira purata sekumpulan nombor

COUNT=COUNT(A3:A7)

Mengira nilai bernombor dalam selang yg diberi


60

IFIF(A3>=100,A3*2,A2*2)

Memberikan syarat pada formula. Cth: Jika A3 lebih besar atau sama dengan 100, A3*2 digunakan.jika tidak A2*2 digunakan

MAXMAX(B4:B10)

Memberikan nilai maksimum pada selang Sel yg dikehendaki



61

MINMIN(B4:B10)

Memulangkan nilai minimum pada selang Sel yang diberikan

SUMSUM(A1:A10)

Mengira jumlah nilai dalam selang Sel yang diberikan



62

Creating Formulas

Click the cell in which you want to enter the formula. Type = (an equal sign).

Click the Function Button Select the formula you want and step through the on-

screen instructions


63

Penggunaan Formula: fx Average & Max


64

Errors in formula

• ### indicates the column is too narrow to display the result of the calculation.

• DIV/0 indicates the formula divides a number by zero (0). Excel considers a blank cell to contain a value zero.

• NAME? indicates the formula contains function name or cell reference. Excel does not recognize.

• REF! indicates formulas refer to a cell that not valid. For example, a cell used in the formula may have been deleted.

• #VALUE indicates the formula contains a cell reference for a cell that cannot use in calculation. For example, the formula that refers to a cell containing text.

• #N/A indicates the formula refers to a value that is not available.

• #NULL indicates the formula refers to an intersection of cells that do not intersect. This may occur when there is a space between two cell references instead of a comma (,) or a colon(:)


65

Cara Menggunakan Fungsi

Cara menulis Fungsi

Mulakan dengan tanda (=)

Tanda = pada Sel


66

SUM-fungsi yg paling kerap digunakanKlik pada sel dimana nilai SUM hendak diletakkanKlik butang/ikon AUTOSUMKlik dan tarik pada Sel (Cth: B10) yang hendak di

kira

Menggunakan AutoSum


67

Menggunakan Function WizardKlik pada butang drop-down pada kotak nama dan

satu senarai Fungsi akan terpapar.

Pengiraan Menggunakan Fungsi (Excel 2000)


68

Pengiraan Menggunakan Fungsi SUM (Excel XP)

1) Letakkan Cursor pada Sel E5;2) Highlight (hitamkan) dari Sel B5:D5 dan3) Klik SUM


69

Evaluate Formula (Tools-Formula Auditing-Eva. Formula)


70

Cara menulis Fungsi Pilih satu fungsi. (cth :Average) Klik pada Average. Satu kotak menu akan terpapar.

Pengiraan Menggunakan Fungsi: Average (E2000)


71


72

Klik OK. Jawapan akan terpapar dalam Sel C1

Pengiraan Menggunakan Fungsi: Average (E2000)


73

Pengiraan Menggunakan Fungsi: Average (Excel XP)


74

Kawasan Gred & Markah

Julat Gred Markah Bagi

UUM


75

1. Lengkapkan satu table: nama, markah, total2. Pembahagian Gred: A (85-100), A- (80-85) dsb3. Highlight Kawasan Gred & Markah4. Klik Insert & Klik Name5. Klik Define (Namakan Kaw Gred & Markah, Cth:

Gred)6. Klik pd Sel (Cth: J5) utk pengiraan permulaan7. Klik Insert Function (Ikon Formula)8. Pilih All & Klik VLOOKUP & Klik OK

Langkah2 Pengiraan Markah: Peperiksaan & Gred


76

9. Masukkan nilai lookup_value (Cth: total markah: I5) dan tekan Butang F4

10. Masukkan nilai table_array (Cth: Highlight kawasan Gred & Markah. Nama Gred akan muncul)

11. Masukkan nilai col_index_num (Cth: 2, kerana ruangan kaw & markah ada 2 columns)

12. Klik OK

13. Copy formula dari Sel J5 hingga Sel J21

Langkah2 Pengiraan Markah: Peperiksaan & Gred


77

Pengiraan Markah: Peperiksaan & Gred


78

Langkah2 Pengiraan Bilangan: Pelajar Mendapat Gred

Klik Sel ini untuk mengisi Gred pelajar & ikut langkah2 seterusnya next slide


79

1. Isikan dalam Sel untuk Gred & Bilangan pelajar2. Klik pada Ikon Insert Function3. Tetingkap Insert Function akan muncul4. Klik Category: All5. Klik Ikon COUNTIF & Klik OK6. Tetingkap Function Arguments akan muncul7. Isikan nilai Range: Cth Sel J3: J19 (Kawasan

Gred di highlightkan)8. Isikan nilai =COUNTIF($J$3:$J$19, “A”) dan klik F4

dan letak koma seterusnya Gred “A” sebagai permulaan.



80


9. Kemudian telah masukkan nilai criteria “A”

10. Klik OK

11. Highlight kawasan Sel: Cth Sel Q4:Q15

12. Klik pada Formula (Insert Function) dimana COUNTIF di tunjukkan.

13. Cth:


81

14. Klik pada huruf “A” dan gantikan ianya dengan huruf “A-” bagi Gred Markah seterusnya. Cth: di Sel Q5

15. Klik pada Q6 dan tukarkan Gred “A” dengan Gred “B+”.

16. Proses seterusnya sama dilakukan kepada gred markah lain.

17. Masukkan SUM pada Sel terakhir bagi mengetahui jumlah pelajar.



82

Pengiraan Bilangan: Pelajar Mendapat Gred

Pengiraan Bilangan Pelajar yang mendapat

Gred


83

Kaedah Menghasilkan CartaKaedah Menghasilkan Carta

Excel membenarkan sesuatu data mentah dipersembahkan dalam bentuk carta. Persembahan melalui carta ini kelihatan lebih menarik dan mudah untuk ditafsirkan. Pilih data tertentu untuk menghasilkan sebuah carta.


84

Klik pada ikon Chart Wizard pada Toolbar Standard atau pilih menu Insert, kemudian pilih Chart.

Ikon Chart pada toolbar standard

@

Kaedah Menghasilkan Carta


85

Kotak menu disebelah akan dipaparkan.

Membolehkan penguna membuat pilihan jenis carta yang bersesuaian.

Antara pilihan yang ada : Standard Type Custom Type

Klik Next.



86

Satu kotak menu lain akan dipaparkan.

Pengguna perlu menentukan julat data yang terlibat.

Excel telah menyediakan satu contoh carta yang mungkin terhasil.



87

Klik pada Series – dlm kotak menu yang sama.

Untuk melihat sama ada data bagi setiap bar telah dipilih dengan betul.

Telah di siapkan oleh Excel. Pengguna hanya perlu semak sahaja.

Klik Next.



88

Satu kotak menu lain akan dipaparkan.

Pengguna perlu memasukan butiran-butiran tertentu untuk menghasilkan carta yang lengkap.

Butiran yang perlu dimasukkan adalah seperti : Tajuk Carta (Titles) Paksi (Axes) Gridlines (Garisan Grid) Penunjuk (Legend) Label Data (Data Label) Jadual Data (Data Table)



89



90



91



92



93



94



95

Klik Next. Kotak menu di bawah akan terpapar. Anda akan diberi pilihan berikut :

As a new sheet : memaparkan carta di lembaran baru As object in : memaparkan carta di lembaran yang

sama Klik Finish – carta anda yang telah siap akan dipaparkan.



96

Pilihan : As a new sheet, carta akan terpapar di lembaran baru seperti berikut dan Carta 1 akan

diletakkan dalam kawasan WorkSheet.



97

Pilihan : As object in, carta akan terpapar di lembaran kerja sedia ada seperti berikut.



98

Kaedah mengedit carta

Klik dan tarik carta tersebut ke ruangan kosong supaya kelihatan lebih kemas


99

Klik pada kotak hitam kecil di tepi salah satu penjuru tersebut.

Tanda anak panah akan muncul apabila tetikus menyentuh kotak hitam kecil di penjuru.

Tarik di salah satu kotak hitam kecil di

tepi penjuru



100

Mengedit jenis font, saiz dan bentuk teks/ tajuk Bawa tetikus kepada tulisan tajuk berkenaan dan klik pada sebelah kanan tetikus. Klik Format Chart Title.



101

Tukar saiz, jenis, style, warna, alignment tulisan bagi tajuk carta



102



103

Warna Kawasan Plot

Klik pada kawasan kosong berhampiran Graf dan Tetingkap Plot Area akan muncul.

Klik 2 kali untuk Tetingkap Format Plot Area muncul


104



105

Pandangan 3 Dimensi (3D)

Klik kawasan kosong berhampiran Graf.

Satu tetingkap muncul dan Klik Sub Menu 3D


106

Kaedah mengubahsuai jenis carta

Menukar jenis carta. Bawa penunjuk tetikus di dalam kawasan carta, klik kanan tetikus. Kotak menu di bawah akan terpapar. Pilih Chart Type.


107

Kotak menu akan dipaparkan Pilih jenis carta dan klik ok. (contoh : carta pie)



108

Excel akan menukarkan carta bar kepada carta pie.



109

Kaedah menambah data

Menambah data baru Lihat contoh :


110

Data baru yang hendak ditambah adalah seperti berikut:

Data baru



111

Klik pada kawasan carta sedia ada. Garisan berwarna biru akan muncul mengelilingi data sedia ada – lihat contoh.



112

Terdapat dua cara untuk melakukannya. Pertama : Klik pada penjuru tepi garisan biru pada data

asal ke data baru yang ingin dimasukkan dalam carta.



113

Carta akan berubah. Data baru akan tersenarai di dalam carta.



114

Pilihan KeduaPilihan Kedua:: Klik pada Graf yang telah dibinaKlik pada Menu ChartDan pilih Add Data. Satu kotak menu akan terpapar yang meminta anda memasukkan julat data. Pilih (highlight) julat data baru yang ingin anda .



115



116

Klik Ok. Carta baru akan terhasil.


Microsoft excel 2003

Documents

Transcript of Microsoft excel 2003