3/3/2015

1

P E N G A N T A R

BENCHMARKING & PERFORMANCE MEASUREMENT

Ahmad Mughni

Jurusan Teknik IndustriUniversitas Trunojoyo Madura

Semester genap 2015

Tujuang Perkuliahan

Setelah mengikuti perkuliahan ini diharapkan mahasiswa mampu :

Pengantar Benchmarking• Menjelaskan berbagai macam definisi benchmarking beserta konteksnya• Menjelaskan asal mula istilah benchmarking• Menjelaskan mengapa perusahaan melakukan benchmarking• Menjelaskan manfaat-manfaat melakukan benchmarking• Menjelaskan hal-hal apa saja yang dapat dibenchmark-kan• Menjelaskan hubungan antara benchmarking dan six sigma serta upaya peningkatan kinerja

Pengantar Performance Measurement• Menjelaskan berbagai istilah seputar performance measurement• Menjelaskan konsep dasar performance measurement• Menjelaskan alasan mengadopsi performance measurement• Menjelaskan antara benchmarking dan performance measurement• Menjelaskan konsep dan level ukuran performansi (performance measures)

3/3/2015

2

Outline

• Pengantar Benchmarking– Definisi benchmarking beserta konteksnya– Asal mula istilah benchmarking– Alasan mengapa perusahaan melakukan benchmarking– Manfaat-manfaat melakukan benchmarking– Hal-hal apa saja yang dapat dibenchmark-kan– Hubungan antara benchmarking dan six sigma serta upaya peningkatan kinerja

• Pengantar Performance Measurement– Seputar performance measurement– Konsep dasar performance measurement– Alasan adopsi performance measurement– Antara benchmarking dan performance measurement– Konsep dan level ukuran performansi (performance measures)

• BM & PM bagi Teknik Industri– HPT Model

PENGANTAR

B E N C H M A R K I N G

Definisi benchmarking beserta konteksnyaAsal mula istilah benchmarking

Alasan mengapa perusahaan melakukan benchmarkingManfaat-manfaat melakukan benchmarking

Hal-hal apa saja yang dapat dibenchmark-kanHubungan antara benchmarking dan six sigma serta upaya peningkatan kinerja

3/3/2015

3

Pengertian Benchmarking

“Tidaklah mudah untuk membuat sebuahdefinisi tunggal yang dapat mencakup seluruhfungsi/tujuan dan perspektif yang ada tentang

benchmarking”

(Stapenhurst, 2009)

Pengertian BenchmarkingDefinisi/Ungkapan ttg BM Perspektif /tujuan Asal

Setiap kali kita membandingkan data, kitamelakukan benchmarking

Dari perusahaan yang memiliki posisi sebagaimarket / technology leader

Benchmarking focal point

Proses berkelanjutan untuk mengukur produk-produk, layanan-layanan dan praktek-praktekdibandingkan pesaing paling kuat atau mereka yang disebut sebagai pemimpin pasar/industri

Menekankan bahwa BM dapat dilakukan untukberbagai tujuan

David T KearnsCEO (mantan) Xerox Corp

Dengan benchmarking kami mencoba untukmencari tahu apa yang kami bagus & jelek dari kami

BM sebagai sarana menge-nal diri/self evaluation

Didengar dari sebuah best practice forum

Benchmarking adalah mencari tahu apa yang dapatberhasil dan kemudian melakukannya

BM juga meliputi upayapeningkatan kinerja diri

Didengar dari sebuah best practice forum

Mencari tahu jika ada seseorang yang memiliki ma-salah yang sama dan bagaimana memecahkannya

BM sebagai bagian dariupaya problem solving

Didengar dari sebuah best practice forum

Jika kami melihat “seseorang” melakukan sesuatuyang lebih baik daripada yang kami lakukan, makakami akan mengimplementasikan ide tersebut jikakami bisa. Benchmarking study hanya sebuah carauntuk mengetahui siapa ‘seseorang’ itu.

BM sebagai perjalananabadi dalam menujukesempurnaan (a quest for excelent).

Didengar dari sebuah best practice forum

Mencuri yang tidak memalukan BM jelas bukan mencuri Roger Miliken (CEO Miliken)

3/3/2015

4

Pengertian Benchmarking

"Benchmarking is a tool to help you improve your business processes. Any business process can be benchmarked.“

"Benchmarking is the process of identifying, understanding, and adapting outstanding practices from organizations anywhere in the world to help

your organization improve its performance."

"Benchmarking is a highly respected practice in the business world. It is an activity that looks outward to find best practice and high

performance and then measures actual business operations against those goals."

Pengertian Benchmarking

Ingat !! Fungsi benchmarking bisa berbeda-beda bagi masing-masing perusahaankarena tergantung pada beberapa hal yang antara lain:

- Jenis industrinya

- Posisinya di pasar / industri

- Situasi persaingan

- Peraturan yang berlaku

3/3/2015

5

Pengertian Benchmarking

Benchmarking (H. James Harrington):

Cara yang sistematik untuk mengidentifikasi, mengerti dan mengevolusikan secara kreatif : produk-produk, servis, desain, alat-alat, proses, dan praktek-praktek terbaik untukmemperbaiki kinerja perusahaan yang sebenarnya.

Pengertian Benchmarking

Secara umum terdapat dua fase benchmarking yakni : (2) upaya studi tentang siapa & apa yang terbaik + pengukuran gap dan (3) peningkatan kinerja berdasarkan adaptasi, adopsi dan peningkatan praktek terbaik yang ditemukan selama benchmarking.

Fase (1) adalah tahap persiapan

3/3/2015

6

Pengertian Benchmarking

Bukan Tapi . . .

Sekedar kunjungan/wisata pabrik tanpa tujuanperbandingan/analisis

Riset terencana yang memiliki ROI tinggi

Alat untuk penilaian kinerja karyawan Alat yang berguna untuk mengetahui dimanadan bagaimana meningkatkan proses

Sekedar aktivitas copy – paste praktek yang baik

Sumber ide, informasi, metode, praktek danlain-lain yang sangat potensial

Even/kegiatan sekali selesai Bagian dari budaya untuk selalu berusahamenjadi yang terbaik

Beberapa orang mengatakan bahwa benchmarking adalah perbuatan buang-buang waktu. Kadangkala hal ini dikatakan karena gap antara mereka dan perusahaan terbaik terlalulebar sehingga mereka merasa lebih baik tidak perlu mengetahuinya.

(Sebuah konsultan benchmarking)

Sejarah Singkat BM

Beberapa tonggak sejarah

• Reverse engineering benchmarking terselubung dianggapilegal oleh banyak negara, mendapatkan informasi dari RE sering dilarang oleh hukum patent, (kasus B-29Tupolev Tu-4) 1944 – 1947

• Kunjungan industri Jepang ke AS pasca PD II – Peran Dr. Edward Deming dalam peningkatan kualitas produk Jepang

• BM oleh Xerox asal mula penggunaan BM sebagai praktekmanajemen pada tahun 1970-an (baca studi kasus XEROX)

• Tahun 1989 : Buku pertama tentang benchmarking “Benchmarking: The Search for Industry Best Practices that Lead to Superior Performance” ditulis oleh Robert C. Camp.

3/3/2015

7

Sejarah singkat BM (Lanjutan)

• Tahun 1989 : BP dan 9 perusahaan eksplorasi minyak lain melakukan studibenchmarking tentang pengeboran di laut utara studi ini masihberlangsung hingga 2009 dengan peserta sebanyak 200-an perusahaan.

• Tahun 1990-an aktifitas benchmarking meningkat tajam :

– Survey tentang Benchmarking di UK menunjukkan bahwa 78% dari 1000 perusahaan top versi The Times melakukan benchmarking

– Pada tahun 1992, American Productivity and Quality Centre (APQC) mendirikan Benchmarking Clearinghouse (IBC)

– Antara tahun 1990-2000 muncul berbagai model lembaga studi benchmarking seperti Baldridge Award dan European Foundation for Quality Management (EFQM) Excellence Award

Beberapa pertanyaan :

• Coba sebutkan beberapa award yang kamu ketahui

• Bagaimana dengan perkembangan benchmarking di Indonesia

Perkembangan Benchmarking

• Aplikasi benchmarking juga tumbuh seiring perusahaan-perusahaanyang semakin familiar dengan teknik benchmarking danmenemukan berbagai penggunaan antara lain benchmarking pada :

– Produk dan layanan– Kinerja finansial (biasa dalam analisis pra investasi)– Funsi-fungsi (spt. Maintenance, IT atau SDM)– Fasilitas.– Proses-proses (spt. Purchasing, rekrutmen, litbang)– Strategi mungkin merupakan perkembangan terbaru– Permasalahan– Proyek– dll

3/3/2015

8

Top 10 Benchmark Area

Business ProcessBusiness Process RangkingRangking

• INFORMATION SYSTEMS TECHNOLOGY 1

• BENCHMARKING 2

• HUMAN RESOURCES 3

• EMPLOYEE DEVELOPMENT TRAINING 4

• CALL CENTERS HELP DESKS 5

• CUSTOMER SERVICE SATISFACTION 6

• DOCUMENT CONTROL RECORDS 7

• MANAGEMENT PROCESS 8

• IMPROVEMENT MANAGEMENT 9

• ACCOUNTING 10

• INTERNAL EXTERNAL COMMUNICATIONS 11

Alasan Benchmarking

• Sebagai bagian dari budaya improvement– Seberapa kompetitifkah perusahaan kita ?– Di mana kita harus fokuskan aktifitas pengembangan kita ?

• Jalan pintas proses peningkatan kinerja• Penetapan target / budget• Sebagai penggerak improvement• Untuk memecahkan masalah• Kebutuhan akan model bisnis yang ekselen• Membangun jaringan kerja dari orang-orang setipe• Justifikasi proposal• Untuk mengetahui titik lemah dari kompetitor

3/3/2015

9

Efektifitas Benchmarking

Benchmarking & Six Sigma

• Six sigma adalah sebuah metodologi untukmeningkatkan proses

• Terkenal dengan siklus DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve dan Control)

• Lalu dimana peranan benchmarking di dalamsix sigma ?

• Atau apa hubungan antara bechmarking dansix sigma ?

3/3/2015

10

Bench Marking & Six Sigma

Level of Benchmark10 Terbaik dari yang terbaik

9 Kelas Dunia

8 Kelas Nasional

7 Kelas Dunia di Industri

6 Kelas Nasional di Industri

5 Very Good – hasil lebih baik dari kinerja lama

4 Survivor – hasil sama dengan kinerja lama

3 Fair – bertahan, tidak ada keuntungan (profit)

2 Poor – memiliki masalah dan kehilangan banyak uang

1 Loser – banyak masalah besar, sedang atau mendekati kebangkrutan

3/3/2015

11

What is best of the best

HanyaHanya bolehboleh adaada satusatu perusahaanperusahaan““terbaikterbaik daridari yang yang terbaikterbaik” ” untukuntuk setiapsetiap

benchmark item. benchmark item. SebagianSebagian besarbesar perusahaanperusahaandapatdapat menganggapmenganggap dirinyadirinya sendirisendiri suatusuatu

kesuksesankesuksesan apabilaapabila merekamereka berhasilberhasil meraihmeraihtanggatangga 6 6 atauatau 7. 7. hanyahanya beberapabeberapa perusahaanperusahaanterbaikterbaik sajasaja yang yang akanakan meraihmeraih tanggatangga 8 8 atauatau 99

PENGANTAR

Performance Measurement

1. Penjernihan istilah

3/3/2015

12

Penjernihan Istilah

Ada beberapa istilah terkait dengan performance (kinerja) yang mungkin bisa membingungkan yaitu :

Performance Management

Performance Appraisal

Performance Measurement

Secara bahasa :

Appraisal = Penilaian / penaksiranMeasurement = PengukuranManagement = Pengelolaan / pengaturan

Apakah mereka merujuk padahal yang sama ?Ataukah berbeda ?Lalu adakah hubungannya ?

BPM CPM EPM

Performance Evaluation

Penjernihan Istilah: Beberapa definisi

• Performance management is a systematic process for improving organizational performance by developing the performance of individuals and teams. It is a means of getting better results by understanding and managing performance within an agreed framework of planned goals, standards and competence requirements. (Amstrong, M., 2009: pp. 9) .

• Performance management is the system through which organizations set work goals, determine performance standards, assign and evaluate work, provide performance feedback, determine training and development needs and distribute rewards (Briscoe and Claus as cited in Amstrong, M., 2009: pp. 10).

• The performance management cycle includes performance planning, assessment, coaching, development, recognition, and compensation (Wade & Decado, 2001: pp. 54).

• Performance management is a subordinate system of the corporate scorecard (Wade & Decado, 2001)

Apakah anda bisa mengenali area dari definisi-2 di atas ?

3/3/2015

13

Penjernihan Istilah: Beberapa definisi• The performance management process is seen as a closed loop control

system which deploys policy and strategy, and obtains feedback from various levels in order to manage the performance of the business. The performance measurement system is the information system which is at the heart of the performance management process and it is of critical importance to the effective and efficient functioning of the performance management system (Bititci, 1997:pp. 46).

• BPM, CPM or EPM are the same acronym and can be mentioned to its short version which is performance management (Cokins, 2009)

• Historically, performance management referred to individual employees and was used by the personnel and human resources function. Today, it is widely accepted as enterprise-wide performance management of an organization as a whole. Clearly the performance of employees is an important element in improving an organization’s performance, but in the broad framework of performance management, human capital management is just one component (Cokins, 2009: pp. 7).

Seharusnya sampai di sini sudah jelas

Antara Performance Measurement dan Performance Management

Posisi PMS dalam sebuah proses PM(Bititci et al., 1997: pp. 47)

Posisi PM dalam sebuah strategy map(Amstrong, M., 2009: pp. 222)

3/3/2015

14

Konsep dasar CPM

Semua perusahaan dengan kinerja terbaik menggunakan konsep-konsepberikut ini sebagai inti sari dari PM :

1. Manajer puncak menetapkan strategi bisnis yang terdefinisikan danterkomunikasikan dengan sangat baik.

2. Manajer puncak menutup gap antara arsitektur organisasi, teknologi, dan proses. Menyelaraskan secara dekat tiap-tiap elemen di dalammasing-masing arsitektur, akan meningkatkan kinerja perusahaan secarahebat.

3. Manajer puncak menyelaraskan semua aktifitas dari puncak hingga dasarorganisasi. Jika sebuah aktifias tidak memberi nilai tambah, manajermelakukan outsource atau menghapusnya.

4. Manajer puncak menggunakan serangkaian (lebih dari 10, kurang dari30) key performance measures yang mencakup semua kategori kinerjayang berbeda (misal:, kepuasan karyawan, kepuasan pelanggan, produktifitas, pertumbuhan dan inovasi, hasil finansial).’

Alasan mengapa performance measurement penting

• Failure by executives to execute their well-formulated strategy. Chief executive officer (CEO) firings are at record levels due to this frustration.

• Lack of trust among managers to achieve results is an increasing concern. Consequently, there is an escalation in accountability of managers and employee teams for results with consequences.

• Change is constant. Increasingly rapid decisions by employees (without time for higher management input), leveraging trade-offs and predictive analytics, and their need to understand the executive team’s strategy.

• Mistrust of the managerial accounting system and its flawed, inaccurate, and/or incomplete product, channel, and customer profitability reporting.

• Poor customer value management. Surveys report customer retention as the CEO’s number-one concern.1

• Contentious budgeting. The annual budget process is typically performed by accountants and is disconnected from the executives’ strategy and driver-based volumes.

• Dysfunctional supply chain management. There is lack of trust within the traditional adversarial relationships between buyers and sellers along the chain. Ideally they should be collaborating.

• Balancing risk appetite with risk exposure to optimize financial results with anticipatory risk mitigation actions.

• Unfulfilled return on investment promises from large transactional systems (e.g., enterprise resource planning).

(Cokins, 2009: pp. 42).

3/3/2015

15

Tiga tingkatan ukuran kinerja

(Watson, 2007: pp. 3)

BM, PM dan TI

Menurut anda apa hubungan antara

BM, PM dan TI ?

3/3/2015

16

Perbandingan antara PM & BM

(Watson, 2007: pp. 6)

HUMAN PERFORMANCE TECHNOLOGY(HPT) MODEL

(Tiem et al, 2004)

3/3/2015

17

Daftar Pustaka

Amstrong, M. (2009). Amstrong handbook of performance management: An evidence-based guide to delivering high performance, 4th ed., London, U.K.: Kogan Page.

Bititci et al. (1997). Integrated performance measurement systems: an audit and development guide, The TQM Magazine, 9 (1), 46-53.

Cokins, G. (2009). Performance management: Integrating strategy, execution, methodologies, risk and analytic, New Jersey, USA: John Wiley & Sons Inc.

Franceschini, F., Galetto, M. & Maisano, D. (2007). Management by measurement : Designing key indicators and performance measurement system, Berlin, Germany: Springer.

Tiem, D.M., Moseley, J. L, Dessinger, C. (2004). Fundamentals of Performance Technology: A Guide to Improving People, Process, and Performance, Second Edition, Silver Spring, USA: International Society for Performance Improvement

Wade, D. & Decardo, R. (2001). Corporate performance management: How to build a better organization through measurement-driven strategic alignment, Woburn, USA: Butterworth Heinemann.

Watson, G. (2007). Strategic benchmarking reloaded with six sigma: Improving your company’s performance using global best practices, New Jersey, USA: John Wiley & Sons Inc.