1

MINIT MESYUARAT KRITERIA PENARAFAN BINTANG PENGURUSAN PENTADBIRAN KALI KEEMPAT

TARIKH : 24 JULAI 2014

MASA : 9.00 PAGI

TEMPAT : BILIK PUTRA 1, PEJABAT PENDAFTAR

KEHADIRAN : LAMPIRAN A

MINIT AGENDA TINDAKAN/ MAKLUMAN

4.1

KATA ALU-ALUAN Pengerusi – 3.1.1 mengalu-alukan kehadiran ahli mesyuarat ke Mesyuarat

Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran kali keempat dan memaklumkan YBhg. Dato’ Pendaftar tidak dapat mempengerusikan mesyuarat.

3.1.2 memaklumkan kriteria yang telah dimurnikan akan dibentangkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti untuk diperakui bagi penarafan dan buat permulaan akan diguna pakai kepada entiti perkhidmatan dan dijadikan pengukuran yang komprehensif.

4.2

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT KRITERIA PENARAFAN BINTANG PENGURUSAN PENTADBIRAN KALI KEEMPAT Minit Mesyuarat Kriteria Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran Kali Keempat telah disahkan tanpa pindaan.

2

MINIT AGENDA TINDAKAN/ MAKLUMAN

4.3

PERKARA BERBANGKIT Mesyuarat bersetuju Status Tindakan pada Lampiran 1 dilihat bersama agenda empat iaitu Perbincangan Penambahbaikan.

4.4

PERBINCANGAN PENAMBAHBAIKAN Ahli mesyuarat mengambil perhatian terhadap perkara berikut; 4.4.1 Kriteria Kewangan

Mengambil maklum berkaitan laporan melalui e-mail yang telah dimajukan iaitu peneraju akan menggantikan kriteria yang sedia kepada perkara Kontrak Pembersihan Bangunan di Pusat Tanggungjawab dan Pengurusan Pembelian Terus di Pusat Tanggungjawab.

4.4.2 Kriteria Indeks Akauntabiliti Pengurusan Kewangan

Menagmbil maklum kriteria Indeks Akauntabiliti Pengurusan Kewangan telah diperakui pada meyuarat yang lepas.

4.4.3 Kriteria Pengurusan dan Perkhidmatan Sumber

Manusia

Pengurusan Sumber Manusia Mengambil maklum Kriteria Pengurusan Sumber Manusia bagi aspek pelantikan secara kontrak, hanya perkara berikut dikekalkan:

a. item 2 iaitu “Mengemukakan permohonan lantikan semula

Bukan Akademik mengikut tempoh yang ditetapkan”

b. item 4 iaitu “Permohonan peletakan jawatan memenuhi tempoh notis (kecuali permohonan pemendekan notis)” sahaja dikekalkan

Tindakan: Pejabat Bursar Makluman Tindakan : Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

3

MINIT AGENDA TINDAKAN/ MAKLUMAN

Perkhidmatan Sumber Manusia

Mengambil maklum kertas Lampiran 2 dan memohon agar mengambil tindakan bagi perkara berikut:

a. Kriteria Pengendalian Laporan Penilaian Prestasi Tahunan

diteliti semula penulisan bagi item 1 berkaitan pelaksanaan Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) dan melihat semula item 2 berkaitan “Minit Mesyuarat PPSM PTJ yang lengkap” dari segi logik.

b. Pada Kriteria Pengendalian Laporan Penilaian Prestasi Tahunan, item 1 pada skala 5, “PTJ mengemukan Keputusan mesyuarat PPSM lengkap dan mendapat pengesahan Ketua PTJ yang ditetapkan (kurang 5 hari)” dipinda kepada “PTJ mengemukan Keputusan mesyuarat PPSM lengkap dan mendapat pengesahan Ketua PTJ dalam tempoh 5 hari yang ditetapkan (kurang 5 hari)”

c. Kriteria Pengurusan Cuti Tahunan, item 1 iaitu “adakah penyata cuti tahunan dicetak dan disahkan selewat-lewatnya pada minggu pertama bulan Mac” hanya akan digunakan untuk tahun ini sahaja dan bagi tahun akan dating akan disemak semula.

4.4.4 Kriteria Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan

Pekerjaan

Bersetuju agar Peneraju meneliti semula aspek entiti perkhidmatan dan akan membawa kriteria terbaharu pada mesyuarat akan datang.

Tindakan : Bahagian Perkhidmatan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar Tindakan : Pejabat Pengurusan Keselmatan dan Kesihatan Pekerjaan

4

MINIT AGENDA TINDAKAN/ MAKLUMAN

4.4.5 Kriteria Pembangunan Sumber Manusia

Bersetuju dengan kriteria yang dibentangkan iaitu seperti pada Lampiran 3 dengan mengambil perhatian terhadap perkara berikut:

a. meminda pengukuran kepada penggunaan skala bagi

menyeragamkan antara yang lain;

b. melihat semula peratusan dan skala bagi peratus staf PTJ Mengikuti 7 Hari Latihan;

c. meneliti semula skala bagi perkara bilangan latihan

kategori ‘Latihan’ dan/atau ‘Sesi Pembelajaran’ Anjuran PTJ

d. meneliti semula Penyediaan Takwim Latihan PTJ akan dilihat semula dari aspek skala

Secara dasar pindaan adalah seperti berikut:

BIL. PERKARA MARKAH

1.

Peratus Staf PTJ Mengikuti 7 Hari Latihan

Kurang 80% (15 Markah) - 1 80%-84.99% (18 Markah) - 2 85%-89.99% (20 Markah) - 3 90%-94.99% (22 Markah) - 4 95%-100% (25 Markah) - 5

2.

Bilangan latihan kategori ‘Latihan’ dan/atau ‘Sesi Pembelajaran’ Anjuran PTJ

Tiada (0 Markah) 1 Program (4 Markah) - 1 2 Program (8 Markah) - 2 3 Program (12 Markah) - 3 4 Program (16 markah) - 4 5 Program dan lebih (20 markah) -5

3.

Penyediaan Takwim Latihan PTJ

Ada (5 Markah) - 5 Tiada (0 Markah) - 0

Tindakan: Bahagian Pembangunan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar

5

MINIT AGENDA TINDAKAN/ MAKLUMAN

4.4.6 Kriteria Lawan Web PTJ

Bersetuju nama skop adalah Kandungan Laman Web PTJ dan mengambil maklum kriteria pada Lampiran 4 yang mana akan dimasukkan unsur-unsur bonus dan pemurnian masih peringkat semakan serta akan dibentangkan pada mesyuarat akan datang.

4.4.7 Pusat Tanggungjawab Yang Terlibat

Mesyuarat bersetuju agar memasukkan PTJ yang tidak terlibat dengan MYRA sebagai entiti turut dinilai.

Tindakan : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi Tindakan : Semua Peneraju Kriteria

4.5

HAL-HAL LAIN 4.5.1 Tarikh akhir menghantar kriteria penarafan bintang

Mesyuarat bersetuju tarikh akhir untuk mengemukakan pembetulan kriteria bagi peneraju adalah pada 13 Ogos 2014.

4.5.2 Kertas penarafan bintang pengurusan pentadbiran

kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti

Mesyuarat bersetuju kertas penarafan bintang pengurusan pentadbiran dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti setelah Mesyuarat Kelima dilaksanakan.

Makluman Tindakan : Sekretariat

4.6

PENANGGUHAN MESYUARAT Mesyuarat ditangguhkan jam 10.45 pagi dan Mesyuarat Kelima dijadualkan secara tentatif pada 15 Ogos 2014.

6

LAMPIRAN A

SENARAI KEHADIRAN KRITERIA PENARAFAN BINTANG PENGURUSAN PENTADBIRAN KALI KEEMPAT

HADIR

1. Puan Noorizai Haji Mohd Noor - Pengerusi

2. Tuan Haji Rosdi Wah

3. Puan Siti Rozana Supian

4. Encik Ramli bin Sulong

5. Puan Zainora Abdul Talib

6. Encik Muhazam Mansor

7. Encik Mohd Nazri Yassin

8. Encik Mohd Naim Mohd Ishak

9. Encik Ludinata Misnun

10. Puan Noraihan Noordin - Setiausaha

TURUT HADIR

1. Encik Shafri Ahmad (Wakil Encik Rosmi Othman)

2. Encik Norman Azlan bin Osman

3. Encik Mat Razi Abdullah

4. Puan Rozi Tamin

TIDAK HADIR DENGAN KENYATAAN

1. YBhg. Dato’ Wan Azman Wan Omar

2. Puan Rohani Abdul Latif

3. Encik Rosmi Othman

4. Encik Abdullah Arshad

LAMPIRAN 1

- 1 - | 2

vvvvvvvvvv

STATUS TINDAKAN BERDASARKAN MINIT MESYUARAT KRITERIA PENARAFAN BINTANG PENGURUSAN PENTADBIRAN KALI KETIGA PADA 23 JUN 2014

MINIT PERKARA/TINDAKAN STATUS

3.3.1 (b)

Peneraju kriteria pengurusan kewangan meneliti semula kriteria kerana pengukuran yang dipaparkan adalah lebih merujuk kepada aktiviti di peringkat Pejabat Bursar dan sukar diukur di peringkat Pusat Tanggungjawab. Tindakan : Peneraju Skop Kewangan

Akan dibentangkan semasa mesyuarat

3.3.4 (b)

Peneraju meneliti semula kriteria penarafan berkaitan pelantikan secara kontrak yang mana tidak melibatkan pegawai akademik kerana penarafan bintang hanya terpakai untuk enititi perkhidmatan buat permulaan. Tindakan : Peneraju Skop Pengurusan Sumber Manusia

Akan dibentangkan semasa mesyuarat

3.3.4 (c)

Aspek pengurusan cuti dilihat semula proses kriteria kerana terdapat proses yang tidak sama seperti pelaksanaan. Tindakan : Peneraju Skop Perkhidmatan Sumber Manusia

Lampiran 1

3.3.5 (b)

Kriteria yang dibentangkan dan pihak peneraju kriteria perlu meneliti semula kriteria yang hanya diguna pakai untuk entiti perkhidmatan sahaja. Tindakan : Peraju Skop Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan

Akan dibentangkan semasa mesyuarat

3.3.6 (b)

Peneraju kriteria meneliti semula kriteria kerana terdapat

pengukuranbukan di bawah kawalan Pusat Tanggungjawab

kontrak; pengukuran kumpulan akademik hendaklah

dimansuhkan); dan

Tindakan : Peneraju Skop Latihan Bukan Akademik

Lampiran 2

LAMPIRAN 1

- 2 - | 2

MINIT PERKARA/TINDAKAN STATUS

3.3.7 (c)

Melihat semula kriteria dan tajuk yang sesuai bagi koordinasi semula input kriteria serta nama kriteria. Tindakan : Peneraju Pengurusan ICT

Akan dibentangkan semasa mesyuarat

3.6 (b)

Kriteria yang tidak dinilai berdasarkan setiap PTJ, tetapi berdasarkan PTJ yang besar, secara automatik markah akan di sama ratakan. Tindakan : Setiap penilai

Lampiran 3

3.7.2

Kertas penarafan bintang pengurusan pentadbiran dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan Universiti setelah Mesyuarat Keempat dilaksanakan. Tindakan : Sekretariat

Cadangan adalah pada 13 Ogos 2014

LAMPIRAN 2

LAMPIRAN 1

Kriteria Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran Perkhidmatan Sumber Manusia

BIL KRITERIA

SKOR

1 2 3 4 5

Tidak Memuaskan

Kurang Memuaskan

Memuaskan Baik Cemerlang

1

Keputusan Mesyuarat Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) PTJ untuk pencalonan Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) yang telah disahkan oleh Ketua PTJ diterima dalam tempoh yang ditetapkan

PTJ tidak mengemukan keputusan Mesyuarat PPSM

PTJ mengemukan Keputusan mesyuarat PPSM tetapi tidak membuat pengesahan oleh Ketua PTJ melebihi tempoh yang ditetapkan

PTJ mengemukan keputusan mesyuarat PPSM dan mendapat pengesahan Ketua PTJ tetapi melebihi tempoh yang ditetapkan

PTJ mengemukan Keputusan mesyuarat PPSM lengkap dan mendapat pengesahan Ketua PTJ dalam tempoh yang ditetapkan

PTJ mengemukan Keputusan mesyuarat PPSM lengkap dan mendapat pengesahan Ketua PTJ dalam tempoh yang ditetapkan (kurang 5 hari)

2 Memenuhi Kuota 8% daripada bilangan staf aktif dicalonkan sebagai penerima APC dapat dipenuhi.

20% kuota dipenuhi

40% kuota dipenuhi

60% kuota dipenuhi

80% kuota dipenuhi

100% kuota dipenuhi

LAMPIRAN 2

LAMPIRAN 1

Kriteria Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran Perkhidmatan Sumber Manusia

PENGURUSAN CUTI DALAM PERKHIDMATAN

Bil. Kriteria 1

Tidak memuaskan

2 Kurang

memuaskan

3 Memuaskan

4 Baik

5 Cemerlang

1

Penyata cuti tahunan dicetak, disemak dan direkod selewat-lewatnya pada bulan April

20% Penyata cuti tahunan dicetak, dan direkod mengikut tempoh

40% Penyata cuti tahunan dicetak, dan direkod mengikut tempoh

60% Penyata cuti tahunan dicetak, dan direkod mengikut tempoh

80% Penyata cuti tahunan dicetak, dan direkod mengikut tempoh

100% Penyata cuti tahunan dicetak, dan direkod mengikut tempoh

2 Staf membuat permohonan bawa baki cuti rehat/pengumpulan faedah Gantian Cuti Rehat sebelum bulan April

20% Staf membuat permohonan bawa baki cuti rehat/ pengumpulan faedah GCR mengikut tempoh

40% Staf membuat permohonan bawa baki cuti rehat/ pengumpulan faedah GCR mengikut tempoh

60% Staf membuat permohonan bawa baki cuti rehat/ pengumpulan faedah GCR mengikut tempoh

80% Staf membuat permohonan bawa baki cuti rehat/ pengumpulan faedah GCR mengikut tempoh

100% Staf membuat permohonan bawa baki cuti rehat/ pengumpulan faedah GCR mengikut tempoh

3. Pegawai Yang Melaksana (PYM) merekod pengambilan cuti sakit ke dalam sistem dalam tempoh 3 hari bekerja selepas diluluskan oleh Ketua Jabatan

20 % PYM merekodkan pengambilan cuti sakit ke dalam sistem mengikut tempoh setelah diluluskan oleh Ketua Jabatan dan difailkan dengan teratur

40 % PYM merekodkan pengambilan cuti sakit ke dalam sistem mengikut tempoh setelah diluluskan oleh Ketua Jabatan dan difailkan dengan teratur

60 % PYM merekodkan pengambilan cuti sakit ke dalam sistem mengikut tempoh setelah diluluskan oleh Ketua Jabatan dan difailkan dengan teratur

80 % PYM merekodkan pengambilan cuti sakit ke dalam sistem mengikut tempoh setelah diluluskan oleh Ketua Jabatan dan difailkan dengan teratur

100 % PYM merekodkan pengambilan cuti sakit ke dalam sistem mengikut tempoh setelah diluluskan oleh Ketua Jabatan dan difailkan dengan teratur

Kriteria Penarafan Bintang Pengurusan Pentadbiran

Skop Pembangunan Sumber Manusia

LAMPIRAN 3

Pembangunan Sumber Manusia mengambil kira kriteria seperti berikut:

BIL. PERKARA MARKAH

1.

Peratus Staf PTJ Mengikuti 7 Hari Latihan

Kurang 80% (15 Markah) 80%-84.99% (18 Markah) 85%-89.99% (20 Markah) 90%-94.99% (22 Markah) 95%-100% (25 Markah)

2.

Bilangan latihan kategori ‘Latihan’ dan/atau ‘Sesi Pembelajaran’ Anjuran PTJ

Tiada (0 Markah) 1 Program (4 Markah) 2 Program (8 Markah) 3 Program (12 Markah) 4 Program (16 markah) 5 Program dan lebih (20 markah)

3.

Penyediaan Takwim Latihan PTJ

Ada (5 Markah) Tiada (0 Markah)

LAMPIRAN 4

LAMPIRAN 4

LAMPIRAN 4

LAMPIRAN 4