MODUL_EXCEL_2003

Kursus Jangka Pendek …Microsoft Office Excel 2003…

1.0 Apa itu Excel?

Pada asasnya, Microsoft Office Excel adalah satu perisian aplikasi lembaran kerja

yang telah dibangunkan oleh Microsoft Corporation. Terdapat pelbagai versi

Microsoft Office Excel yang telah dibangunkan. Walau bagaimanapun, Modul ini

akan memfokus kepada Microsoft Office Excel 2003.

Secara umumnya, Microsoft Office Excel digunakan untuk melaksanakan tugasan

pengiraan dan manipulasi data yang melibatkan nombor. Ia juga menyediakan

pelbagai fungsi sedia ada (build-in function) seperti fungsi Matematik iaitu

menjumlah (SUM), mengira purata (AVERAGE), mencari nilai maksima (MAX)

dan minima (MIN) dan mengira (COUNT).

Selain itu, Microsoft Office Excel merupakan satu perisian aplikasi yang popular di

dalam bidang perniagaan atau kewangan. Ia memudahkan penyediaan dokumen-

dokumen perniagaan seperti invois, akaun pembayaran dan penerimaan, lejer

umum, Akaun Untung Rugi, Imbngan Duga dan pelbagai lagi.

Microsoft Office Excel juga membantu pengguna dalam menganalisa data seperti

membuat isihan secara menaik atau menurun dan mengira bilangan cell sama ada

yang mempunyai nilai atau tidak.

MBM©/Julai 2007 1/86


2.0 Persekitaran Microsoft Office Excel 2003

2.1 Membuka Lembaran Microsoft Office Excel 2003

Microsoft Office Excel merupakan satu perisian yang dimasukkan ke dalam

computer. Terdapat dua (2) cara untuk membuka hamparan Microsoft Office

Excel di dalam komputer anda. Turuti langkah-langkah di bawah untuk

membuka hamparan Microsoft Office Excel.

CARA 1: Klik… <Start> <All Program> <Microsoft Office> <Excel 2003>

Rajah 2.1


<Start>

<All Program>

<Microsoft Office>

2

1

3

<Excel 2003>4


CARA 2 :

Klik 2 Kali

Rajah 2.2


Klik kiri tetikus anda sebanyak dua (2) kali pada ikon Microsoft Office Excel yang terdapat di Desktop komputer anda.


2.2 Memulakan Lembaran Baru Microsoft Office Excel 2003

Setelah anda membuka Microsoft Office Excel 2003 yang baru, secara

automatik satu lembaran baru yang bertajuk Book1 seperti Rajah 2.3 di bawah

akan diperolehi.

Rajah 2.3


Bar Tajuk

Bar Menu

Bar Perkakas (Toolbars) AsasBar Format Bar Formula

Minimize, Restore & Close

Task PaneBar Status

Tetingkap Lembaran Kerja


2.2.1 Bar Tajuk (The Title Bar)

Seperti namanya, Bar Tajuk akan memaparkan Tajuk atau Nama bagi

Lembaran kerja (workbook) yang sedang dibuka atau digunakan.

Seandainya lembaran kerja (workbook) itu masih belum disimpan (not

saved), ia akan memaparkan nama default iaitu Book1 seperti Rajah

2.4(a) di bawah.

Rajah 2.4 (a)

Namun, seandainya anda telah menyimpan (had saved) satu lembaran

kerja dengan nama Pekerja1.xls, maka nama tersebut akan dipaparkan

di Bar Tajuk seperti di Rajah 2.4(b) di bawah.

Rajah 2.4 (b)

Selain itu, terdapat juga tiga (3) butang pada sebelah kanan Bar Tajuk

yang boleh digunakan sebagai jalan pintas untuk mengecilkan

(minimize), membesarkan (maximize) dan menutup (Close) sesuatu

lembaran kerja (Rujuk Rajah 2.5(a)). Arahan ini juga boleh diperolehi

seandainya anda mengklik kanan tetikus pada Bar Tajuk. Menu jalan

pintas seperti Rajah 2.5(b) akan dipaparkan.

Rajah 2.5 (a) Rajah 2.5 (b)


Minimize Maximize

Close


2.2.2 Bar Menu (The Menu Bar)

Bar Menu terletak di bawah Bar Tajuk. Menu yang terdapat pada bar

ini adalah File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Data, Windows dan

Help seperti Rajah 2.6 di bawah.

Rajah 2.6

Bar Menu meyimpan arahan-arahan yang digunakan di dalam

Microsoft Office Excel 2003. Untuk memaparkan arahan-arahan yang

terdapat pada setiap Bar Menu, anda hanya perlu mengklik pada Menu

yang dikehendaki. Sebagai contoh, dengan mengklik Menu Edit,

paparan seperti Rajah 2.7 akan dipaparkan. Rajah 2.8(a) hingga Rajah

2.8(i) memaparkan arahan-arahan yang terdapat pada setiap Menu.

Rajah 2.7


Klik Menu Edit


Rajah 2.8(a) Rajah 2.8(b) Rajah 2.8(c)

Rajah 2.8(d) Rajah 2.8(e) Rajah 2.8(f)

Rajah 2.8(g) Rajah 2.8(h) Rajah 2.8(i)



2.2.3 Bar Perkakasan (The Toolbars)

Bar Perkakasan adalah tempat di mana ikon-ikon yang memberikan

jalan pintas kepada pengguna untuk melaksanakan arahan-arahan

penting selain menggunakan Bar Menu. Rajah 2.9 adalah merupakan

contoh Bar Perkakasan yang biasa digunakan.

Rajah 2.9

Untuk melihat fungsi bagi setiap ikon, letakkan tetikus anda pada ikon

tersebut dan namanya akan dipaparkan (Rujuk Rajah 2.10). Nama ini

dinamakan tooltip.

Rajah 2.10

Untuk memaparkan Bar Perkakasan di dalam tetingkap lembaran

kerja, anda perlu mengklik kanan ke atas mana-mana icon pada mana-

mana perkakasan. Senarai perkakasan seperti Rajah 2.11 di bawah

akan dipaparkan.


Tooltip


Rajah 2.11

Perhatikan bahawa Bar Perkakasan yang telah terpapar di tetingkap

akan ditandakan .

Perkakasan Piawai (The Standard Toolbar)


13. Sum1. New 7. Cut


Rajah 2.12

Ikon-ikon yang digelapkan labelnya diterangkan tugasnya di dalam

jadual di bawah manakala ikon-ikon lain adalah sama seperti

aplikasi Microsoft Office yang lain (Rujuk Modul Microsoft Office

Word).

Untuk memulakan formula

pengiraan.

Seandainya anak panah di

klik, senarai jenis pengiraan seperti Rajah 2.13 di

bawah.

Rajah 2.13 Untuk mengisih data secara

menaik (Ascending).

Untuk mengisih data secara

menurun (Descending).

Untuk membina carta dan

graf.

MBM©/Julai 2007 10/86

2. Open3. Save

4. Print5. Print Preview6. Spelling & Grammar

8. Copy9. Paste

10. Format Painter

11. Undo

12. Redo

14. Sort Ascending

15. Sort Descending

18. Zoom

16. Chart Wizard17. Drawing


Perkakasan Format (The Formatting Toolbar)

Untuk menjadikan sekumpulan cell kepada satu cell.

Excel akan meletakkan kandungan merged cell ditengah-tengah.

Akan menukar format data kepada bentuk mata wang Dollar dengan seperti di bawah.

100 $100.00Data Asal Data selepas

ikon ini di klik

Akan mendarab data dengan 100% dan meletakan simbol peratus dihujungnya seperti di bawah.

373 37300%Data Asal Data selepas

ikon ini di klik

Akan menukar format data kepada bentuk berkoma dan 2 titik perpuluhan.

21061978 21,061,978.00Data Asal Data selepas

ikon ini di klik

Akan menambah bilangan kosong selepas titik.

2178.00 2178.000Data Asal Data selepas

ikon ini di klik

Akan mengurangkan bilangan kosong selepas titik.

2178.00 2178.0

MBM©/Julai 2007 11/86

1. Font

2. Font Size3. Bold

4. Italic5. Underline

6. Align Left7. Center

8. Align Right

9. Merge & Center

14. Decrease Decimal13. Increase Decimal12. Comma Style11. Percent Style10. Currency Style

15. Increase Indent16. Decrease Indent 17. Borders

18. Fill Color19. Font Color


Data Asal Data selepas ikon ini di klik

3.0 Asas kepada Lembaran Kerja (Worksheet)

Fail Excel dinamakan Buku Kerja (Workbook) dan di

simpan dengan extension “.xls”.

Sekurang-kurangnya tiga lembaran kerja (worksheet)

akan dibuka di dalam satu buku kerja.

Setiap lembaran kerja mengandungi Baris dan Lajur untuk

pengguna memasukkan data.

Data di dalam lembaran kerja akan dirujuk sebagai nombor

atau teks atau kombinasi kedua-duanya.

Persilangan antara baris dan lajur dipanggil sel (cell).

Semua data atau maklumat akan ditaip di dalam sel-sel ini.

3.1 Skrin Utama

Rajah 3.1 adalah merupakan skrin utama Microsoft Office

Excel 2003 setelah anda membuka aplikasinya.

Perhatikan bahawa nama bagi buku kerja ini adalah Book1.

MBM©/Julai 2007 12/86

Sel yang sedang dipilih


Rajah 3.1

3.2 Menetapkan Format Awal Lembaran Kerja

Setiap kali memulakan lembaran kerja yang baru, anda

perlu menetapkan format awal lembaran kerja seperti saiz jidar

(margin) dan orientasi hamparan.

Ini bagi memastikan hasil cetakan yang diperolehi kelak

akan menepati kehendak anda.

Berikut adalah langkah-langkah untuk anda menetapkan

format awal lembaran kerja:

1. Klik Menu File > Page Setup pada buku kerja anda yang sedang

aktif. Kotak dialog tab Page seperti Rajah 3.2 akan dipaparkan.

p

Rajah 3.2

MBM©/Julai 2007 13/86

Tab Page


2. Pada kotak dialog ini, anda boleh menetapkan orientasi hamparan

sama ada menegak (Potrait) atau melintang (Landscape). Anda

boleh membuat pilihan dengan mengaktifkan butang pilihan yang

disediakan seperti Rajah 3.3 di bawah.

Rajah 3.3

3. Menerusi kotak dialog Rajah 3.2 juga, anda boleh menetapkan saiz

kertas yang digunakan dengan cara mengklik pada anak panah ke

bawah pada ruangan Paper Size seperti yang digambarkan pada

Rajah 3.4.

Rajah 3.4

4. Seterusnya, klik pada tab Margins untuk mengubah saiz jidar

(margins). Kotak dialog seperti Rajah 3.6 akan dipaparkan.

5. Jidar terdiri daripada empat (4) ruang kosong (atas (top), bawah

(bottom), kiri (left) dan kanan (right)) antara hujung kertas ke

ruangan lembaran kerja seperti gambaran Rajah 3.5.

MBM©/Julai 2007 14/86

Butang Pilihan

Klik di sini untuk memilih saiz kertas


Rajah 3.5

6. Anda boleh menetapkan saiz jidar dengan mengklik pada anak

panah ke atas atau bawah (Saiz asal dalam unit inci).

Rajah 3.6

MBM©/Julai 2007 15/86

Tab Margins

Klik di sini untuk mengubah saiz jidar.

Jidar Atas

Jidar Kiri Jidar Kanan

Jidar Bawah


3.3 Mengenali Baris (Rows) dan Lajur (Columns)

Baris dilabelkan dengan nombor (cth: 1, 2, 3, dll.).

Lajur dilabelkan dengan abjad (cth: A, B, C, dll.).

Rajah 3.7 menunjukkan kedudukan Kotak Nama, Fungsi

Kemasukan dan Bar Formula yang terletak di bahagian atas lembaran

kerja.

Rajah 3.7

Kotak Nama

Memaparkan kombinasi aksara sel yang sedang dipilih.

Berdasarkan Rajah 3.7 di atas, Kotak Nama memaparkan A1 kerana sel itu yang sedang dipilih.

Fungsi Kemasukan Akan menyenaraikan

senarai fungsi yang ingin digunakan bagi sel tersebut.

Bar Formula

Memaparkan kandungan yang telah ditaip di dalam sel.

Berdasarkan Rajah 3.7, perkataan Name dipaparkan kerana Name telah ditaip di dalam sel A1.

Perhatikan bahawa ruangan yang memaparkan abjad A dan

nombor 1 telah digelapkan (highlighted) untuk menunjukkan sel

tersebut sedang dipilih (current selected).

MBM©/Julai 2007 16/86

Kotak Nama

Fungsi Kemasukan

Bar Formula

Sel yang sedang dipilihc

Digelapkan


Untuk memilih keseluruhan lajur, tujukkan penunjuk

(cursor) kepada abjad lajur yang berkenaan sehingga penunjuk

bertukar menjadi anak panah ke bawah dan klik di lajur berkenaan

seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 3.8(a) di mana lajur C telah di

pilih.

Rajah 3.8(a)

Manakala untuk memilih keseluruhan baris, tujukkan

penunjuk kepada nombor baris yang berkenaan sehingga penunjuk

bertukar menjadi anak panah ke kanan dan klik di lajur berkenaan

seperti yang ditunjukkan dalam Rajah 3.8(b) di mana baris 3 telah di

pilih.

Rajah 3.8(b)

MBM©/Julai 2007 17/86

Penunjuk anak panah ke bawah.

Lajur C yang telah dipilih

Baris 3 yang telah dipilih

Penunjuk anak panah ke kanan.


3.4 Tab Helaian (The Sheet Tabs)

Memaparkan lembaran kerja yang sedang aktif.

Ia terletak di bahagian bawah kotak dialog aplikasi.

Secara amnya, jika anda sedang bekerja di satu lembaran

baru, helaian yang aktif ialah Sheet1 seperti Rajah 3.9 di bawah.

Rajah 3.9

Berikut adalah fungsi bagi butang yang dilabelkan:

SIMBOL NAMA FUNGSI

First Button

Memaparkan lembaran kerja yang pertama di dalam buku kerja.

Previous Button

Memaparkan lembaran kerja sebelum yang sedang aktif di dalam buku kerja.

Next ButtonMemaparkan lembaran kerja selepas yang sedang aktif di dalam buku kerja.

Last ButtonMemaparkan lembaran kerja yang terakhir di dalam buku kerja.

MBM©/Julai 2007 18/86

Lembaran kerja yang sedang aktif

Butang 1 (First)

Butang 2 (Last)

Butang 3 (Next)

Butang 2 (Previous)


Terdapat beberapa fungsi lain yang boleh dilakukan

terhadap lembaran kerja sekiranya anda mengklik kanan pada tab

helaian seperti Rajah 3.10 di bawah.

Rajah 3.10

Berikut adalah fungsi bagi setiap menu hasil daripada klik

kanan tersebut yang dilabelkan:

LABEL MENU FUNGSI

Menambah lembaran kerja baru.

Menghapuskan lembaran kerja.

Menukar nama lembaran kerja.

Mengalih atau menyalin lembaran kerja kepada buku kerja yang lain.

Memilih semua lembaran kerja.

Menukar warna bagi tab.

MBM©/Julai 2007 19/86


Membuka kotak dialog untuk membuat skrip (Untuk pengguna pakar/mahir).

Kedudukan lembaran kerja turut boleh diubah

kedudukannya di dalam buku kerja yang sama.

Berikut adalah langkah-langkah untuk mengubah

kedudukan :

1. Andaikan kita mempunyai tiga (3) lembaran kerja bernama

Kewangan, Belanjawan dan Akaun seperti Rajah 3.11.

Rajah 3.11

2. Untuk mengubah kedudukan helaian Akaun menjadi helaian

pertama, anda perlu klik dan heret tab helaian Akaun dan

lepaskan sebelum tab helaian Kewangan seperti Rajah 3.12.

Rajah 3.12

3. Sejurus selepas anda melepaskan butang tetikus, tab helaian

Akaun akan menjadi helaian pertama seperti Rajah 3.13.

MBM©/Julai 2007 20/86

Nama Helaian

Ikon penunjuk semasa proses klik dan heret dilaksanakan.


Rajah 3.13

4. Lakukan langkah yang sama untuk mengalih kedudukan

helaian Belanjawan.

3.5 Memilih Kawasan Sel

3.5.1 Kawasan Sel Bersebelahan

Di dalam Excel, terdapat beberapa cara untuk memilih

kawasan sel bersebelahan.

Walau bagaimanupun, modul ini akan menunjukkan 3 cara

yang sering digunakan untuk memilih kawasan sel

bersebelahan .

CARA 1 : Menggunakan Tetikus

1. Andaikan anda mempunyai data di dalam linkungan sel

B2 hingga E7 seperti Rajah 3.14.

2. Untuk memilih data dalam lingkungan ini, klik pada sel

paling atas sebelah kiri (cth: Sel B2) seperti Rajah 3.14.

Rajah 3.14

3. Seterusnya, klik dan heret penunjuk meliputi sel B2 ke

E7 dan kelihatan seperti Rajah 3.15.

MBM©/Julai 2007 21/86

Kedudukan helaian Akaun telah berubah

Klik sel paling atas sebelah kiri

Lingkungan sel yang telah dipilih


Rajah 3.15

CARA 2 : Menggunakan Kekunci Anak Panah

1. Andaikan anda telah memilih sel pertama B2 seperti Rajah

3.14 di atas.

2. Tekan dan jangan lepaskan (press and hold) kekunci

SHIFT pada papan kekunci anda.

3. Tekan kekunci anak panah ke kanan beberapa kali

meliputi sel B2 hingga E2 dipilih seperti Rajah 3.16.

Rajah 3.16

4. Setelah itu, dalam keadaan masih menekan kekunci

SHIFT, tekan kekunci anak panah ke bawah

beberapa kali sehingga lingkungan sel dari B2 hingga E7

dipilih seperti Rajah 3.17 di bawah.

MBM©/Julai 2007 22/86

Lingkungan sel yang telah dipiliha


Rajah 3.17

CARA 3 : Menggunakan Tetikus dan Kekunci Shift

1. Anda juga boleh menggunakan kombinasi kekunci SHIFT

dengan tetikus. Ia adalah lebih mudah dan pantas.

2. Untuk melaksanakannya, dalam keadaan menekan kekunci

SHIFT, klik penunjuk tetikus anda pada sel B2 dan

seterusnya sel E7.

3. Anda akan dapati lingkungan sel seperti Rajah 3.17 di atas

akan di pilih.

3.5.2 Kawasan Sel Berjarak

Berikut adalah langkah-langkah untuk memilih sel-sel yang

berjarak (sel yang tidak bersebelahan) dalam masa yang serentak :

1. Andaikan anda ingin memilih sel-sel B3, B5, C2, C6, D4, D7,

E2 dan E5 seperti Rajah 3.18 di bawah.

Rajah 3.18

MBM©/Julai 2007 23/86

Lingkungan sel yang telah dipiliha


2. Tekan dan jangan lepaskan kekunci CTRL.

3. Seterusnya, klik sel-sel yang dikehendaki.

4. Lepaskan kembali kekunci CTRL.

5. Perhatikan sel E5 adalah sel terakhir di klik (warnanya tidak

berubah).

3.5.3 Semua Kawasan Sel

Andaikan anda ingin memilih semua sel di dalam satu

lembaran kerja untuk tujuan menukar saiz dan jenis tulisan.

Selain dari menggunakan teknik-teknik yang telah

dinyatakan di atas, anda juga boleh menekan butang Pilih

Semua (Select All) yang terletak di sudut atas kiri (di sebelah

kiri abjad A dan di atas nombor 1) seperti Rajah 3.19 di bawah.

Rajah 3.19

Selepas butang Pilih Semua, keseluruhan sel pada lembaran

kerja akan dipilih seperti Rajah 3.20 di bawah.

MBM©/Julai 2007 24/86

Butang Pilih Semua


Rajah 3.20

3.6 Mengubah Kedudukan Beberapa Data Secara Serentak

Berikut adalah langkah-langkah yang perlu diikuti untuk

mengalihkan kedudukan data di dalam lembaran kerja yang sama.

1. Andaikan anda ingin mengubah kedudukan data dalam lingkungan

B2 hingga E7 seperti Rajah 3.21 di bawah kepada kedudukan D10

hingga G15.

Rajah 3.21

2. Untuk melaksanakannya, anda perlu memilih lingkungan data

tersebut terlebih dahulu seperti Rajah 3.21 di atas (mengikut mana-

mana cara yang telah disebut di para 3.4.1).

MBM©/Julai 2007 25/86


3. Seterusnya, letakkan penunjuk tetikus anda di sudut atas sebelah

kiri sempada data yang telah dipilih seperti Rajah 3.22 di bawah.

4. Perhatikan ikon penunjuk anda berubah menjadi seperti yang

digambarkan.

Rajah 3.22

5. Setelah ikon penunjuk berubah, klik dan heret ia kepada

kedudukan yang baru seperti yang digambarkan pada Rajah 3.23.

Rajah 3.23

6. Sebaik anda melepaskan butang tetikus, data-data akan berada di

kedudukan yang baru seperti Rajah 3.24.

MBM©/Julai 2007 26/86

Ikon penunjuk

D10:G15


Rajah 3.24

3.7 Menyimpan Fail

Terdapat 2 cara untuk menyimpan fail buku kerja yang

baru.

CARA 1 : Menggunakan Menu File

1. Klik <File> pada Bar Menu.

2. Klik <Save> dan Rajah 3.25 akan dipaparkan.

3. Pada tab <Save In> Pilih folder untuk meyimpan fail.

4. Pada tab <File Name> Taipkan nama fail bagi buku kerja anda.

5. Klik butang <Save>.

MBM©/Julai 2007 27/86

Klik di sini untuk menukar folder.


Rajah 3.25

CARA 2 : Menggunakan Ikon pada Bar Piawai

1. Klik ikon Save pada Bar Parkakasan Piawai.

2. Kotak dialog seperti Rajah 3.25 akan dipaparkan.

3. Lakukan Langkah 3 – 5 dalam Cara 1 di atas.

4.0 Membina Hamparan Kerja yang Ringkas

Di dalam unit ini, anda akan didedahkan dengan cara kemasukan data pelbagai

format atau bentuk dalam sesuatu sel hingga terbina satu buku kerja yang ringkas.

Pastikan perisian Microsoft Office Excel 2003 masih

terbuka di skrin komputer.

Taipkan perkataan “Warong Pak Mat” pada sel A1 seperti

Rajah 4.1.

Rajah 4.1

MBM©/Julai 2007 28/86

Klik di sini untuk mencipta folder baru.

Taip Nama Fail di sini.

Butang Save.


Tekan kekunci Enter selepas menaip. Anda akan perolehi

paparan seperti Rajah 4.2.

Rajah 4.2

Teks yang ditaip akan berada di dalam sel A1 sahaja.

Namun, disebabkan teks yang agak panjang, maka ia soalah-olah memenuhi

sel B1.

Aktifkan sel B1 dan taipkan teks “Jualan Bulan September”

dan tekan Enter seperti Rajah 4.3. Kelihatan teks di dalam sel A1 telah ditutup

oleh teks B1.

Rajah 4.3

Untuk mengatasi masalah ini, anda perlu menguabah saiz

lajur dengan cara membawa penunjuk ke garis pemisah antara lajur A dan B.

Kemudian klik tetikus tanpa lepas pada garis pemisah itu

dan heret tetikus ke kanan hingga perkataan “Warong Pak Mat” kelihatan

sepenuhnya seperti Rajah 4.4 di bawah.

Perhatikan label bewarna kuning yang menunjukkan saiz

lebar lajur A iaitu Width: 16.14 (118 pixels).

Rajah 4.4

MBM©/Julai 2007 29/86

Ikon untuk menukar saiz lajur


Untuk memadamkan sebarang teks di dalam sesuatu sel,

aktifkan sel tersebut dan tekan kekuncu Delete pada papan kekunci. Sekarang,

cuba padamkan teks “Jualan Bulan September” di dalam sel B1.

Untuk mengubahsuai teks yang telah ditaip pula, klik pada

sel A1 dan bawa penunjuk ke teks tersebut di ruangan bar formula seperti

Rajah 4.5.

Klik sahaja pada teks tersebut dan ubahsuai mengikut

keperlun anda. Setelah selesai, tekan kekunci Enter.

Rajah 4.5

Seterusnya taipkan butiran yang perlu supaya lembaran

kerja anda sama seperti maklumat di Rajah 4.6 di bawah.

Rajah 4.6

Setelah siap, simpan (Save) buku kerja anda dengan nama

Warong.xls di dalam folder Kursus. (Anda perlu membina folder ini di dalam

MyDocument)

Tutup fail buku kerja anda dengan menggunakan arahan

File > Close.

5.0 Pengurusan Data

5.1 Membuka semula Buku Kerja

MBM©/Julai 2007 30/86

Formula Bar


Untuk tugas ini, anda perlu menggunakan semula buku

kerja Warong.xls yang telah dibina sebelum ini dengan menggunakan

langkah-langkah di bawah:

1. Klik menu File > Open atau mengklik ikon pada Bar Peralatan

Piawai dan tetingkap seperti Rajah 5.1 akan dipaparkan.

Rajah 5.1

2. Klik Folder My Document yang terletak pada tab sebelah kiri tetingkap.

3. Kemudia klik pada folder Kursus yang telah anda bina.

4. Fail Warong.xls yang telah disimpan sebelumnya ada di dalam folder ini

seperti Rajah 5.2 di bawah. Klik fail tersebut dan tekan butang Open.

Rajah 5.2

5.2 Menambah dan Menetapkan Format Data

5.2.1 Menambah Siri Nombor Berturutan

MBM©/Julai 2007 31/86

Klik disini untuk membuka My Document

Klik Folder Kursus

Fail Warong.xls

Butang Open


Data baru akan di tambah ke dalam buku kerja Warong.xls.

Oleh itu, pastikan fail ini masih aktif di skrin komputer anda.

Anda akan menambahkan data di dalam lajur Bil. Secara

umumnya, lajur Bil akan mengandungi nombor berturutan dari

1, 2, 3 dan seterusnya untuk mewakili bilangan pembekal

Warong Pak Mat.

Anda boleh menambah nombor bilangan tersebut dengan

pantas menerusi arahan Edit>Fill>Series di bar Menu tanpa

perlu menaip satu persatu (! kalau 10 data mungkin boleh di

taip, tetapi bagaimana kalau 100 data??).

Langkah-langkah melaksanakannya adalah seperti di

bawah:

1. Taipkan nombor 1 pada sel A4.

2. Aktifkan sel A4 dan sel-sel lain di bawahnya. Dalam

contoh ini, kita aktifkan sehingga A15 (Rujuk Rajah 5.3)

dan sel-sel yang aktif ini akan dipenuhi dengan nombor

yang berturutan.

Rajah 5.3

3. Seterusnya, gunakan arahan Edit>Fill>Series di bar menu

untuk memaparkan tetingkap Series seperti Rajah 5.4 di

sebelah.

MBM©/Julai 2007 32/86


Rajah 5.4

4. Seterusnya, pastikan pilihan Columns di ruangan Series in

dan pilihan Linear di ruangan Type.

5. Disebabkan perbezaan antara untuk nombor Bilangan

adalah 1, maka taipkan 1 di ruangan Step Value.

6. Klik Butang OK.

7. Kelihatan sel A4 hingga A15 dipenuhi dengan nombor 1

hingga 12 seperti Rajah 5.5 di bawah.

Rajah 5.5

8. Simpan kembali fail ini dengan arahan File > Save atau

menggunakan ikon .

5.2.2 Menambah Data Dalam Bentuk Teks

MBM©/Julai 2007 33/86


Seterusnya, anda akan menambah data berbentuk teks di

dalam buku kerja yang sama iaitu Warong.xls.

Langkah-langkah perlaksanaannya adalah seperti di bawah:

1. Pastikan fail buku kerja Warong.xls aktif di skrin anda.

2. Taipkan nama pembekal Warong Pak Mat seperti Rajah 5.6

di bawah.

3. Padamkan nombor bilangan yang tidak digunakan.

Rajah 5.6

4. Simpan fail anda.

MBM©/Julai 2007 34/86


5.2.3 Menambah Data Dalam Bentuk Tarikh

Dalam keadaan Warong.xls masih aktif di skrin komputer,

tambahkan data pada lajur Tarikh Belian seperti Rajah 5.7.

Rajah 5.7

Perhatikan tarikh-tarikh yang melebihi nilai 12 disusun

kearah kiri sel manakala yang tidak melebihi dari nilai 12 di

susun kanan lajur.

Ini kerana perbezaan bentuk penulisan tarikh antara

Malaysia dengan Negara barat. Sebagai contoh :

Penulisan tarikh mengikut Negara barat : 11/29/2007(Bulan/Hari/Tahun)

Penulisan tarikh mengikut Malaysia : 29/11/2007(Hari/Bulan/Tahun)

Secara asasnya, Excel akan mengambil tarikh mengikut

format Negara Barat. Oleh itu, Excel menganggap nilai hari

yang menlebihi 12 adalah tidak sah dan ia disusun di sebelah

kiri lajur untuk memaklumkan kepada pengguna.

Untuk mengatasi masalah ini, anda perlu mengikut

langkah-langkah di bawah:

1. Ubahsuai penulisan tarikh kepada format barat iaitu

(Bulan/Hari/Tahun) seperti Rajah 5.8.

MBM©/Julai 2007 35/86


Rajah 5.8

2. Aktifkan sel C4 hingga C13 dan klik kanan tetikus

sehingga menu pilihan seperti Rajah 5.9 dipaparkan.

Rajah 5.9

3. Kemudian bawa penunjuk tetikus pada pilihan Format

Cells dan klik kiri dan tetingkat seperi Rajah 5.10 akan

terpapar.

MBM©/Julai 2007 36/86

TIP!!Arahan Format Cells juga boleh dicapai di Bar Menu menerusi arahan Format>Cells.


Rajah 5.10

4. Berdasarkan Rajah 5.10 di atas, format tarikh yang

terpapar di ruangan Type adalah mengikut penetapan lokasi

di ruangan Locale (location) iaitu English (United States).

5. Untuk mengubah lokasi pilihan anda, klik pada anak

panah ke bawah yang berada di sebelah kanannya dan

senarai pilihan akan dipaparkan seperti Rajah 11.

Rajah 5.11

MBM©/Julai 2007 37/86


6. Untuk mendapatkan pilihan Negara kita Malaysia, klik

pada anak panah ke bawah tanpa lepas sehingga pilihan

Malay (Malaysia) kelihatan seperti yang terpapar pada

Rajah 5.12 di bawah.

Rajah 5.12

7. Klik pada pilihan Malay (Malaysia) sekali dan format

penulisan tarikh akan terpapar di ruangan Type seperti

Rajah 5.13.

Rajah 5.13

MBM©/Julai 2007 38/86


8. Terdapat empat (4) format tarikh yang tersedia untuk

lokasi Malaysia. Klik format pilihan anda pada ruangan

Type dan klik butang OK apabila selesai. Sebagai contoh,

pilih format tarikh yang keempat seperti Rajah 5.14.

Rajah 5.14

9. Bentuk paparan seperti Rajah 5.15 akan terpapar

selepas butang OK di klik.

Rajah 5.15

MBM©/Julai 2007 39/86


10. Tanda ### yang menunjukkan data dalam sel tersebut

melebihi panjang ruangan. Anda perlu membesarkan saiz

lajur sehingga memuatkan keseluruhan data seperti yang

terpapar pada Rajah 5.16.

Rajah 5.16

11. Anda boleh mencuba untuk menukar format tarikh

yang lain untuk tujuan memahirkan diri anda jika perlu.


MBM©/Julai 2007 40/86


5.2.4 Menambah Data Dalam Format Ringgit

Berikut adalah langkah-langkah yang perlu anda ikuti bagi

menambah data dalam format ringgit.

1. Pastikan fail Warong.xls aktif di skrin komputer anda.

2. Aktifkan sel D4 dan taipkan data yang berikut sehingga D14.

300.00234.30199.99125.05750.50230.35179.03145.65102.60189.70

3. Apa yang telah ditaip akan berubah dengan sendiri seperti yang

dipaparkan pada Rajah 5.17.

Rajah 5.17

4. Format penulisan data dalam ringgit juga boleh diubah suai

menerusi tetingkap Format Cells.

5. Sama seperti cara sebelumnya, aktifkan sel D4 hingga D13 dan

klik arahn Format>Cells di bar Menu atau klik kanan tetikus

pada sel yang aktif dan pilih arahn Format Cells. Tetingkap

Format Cells seperti Rajah 5.10 akan dipaparkan.

MBM©/Julai 2007 41/86

TIP!!Abaikan sebarang perubahan yng dilakukan secara automatik oleh Excel setelah anda menekan butang Enter.


6. Klik pada pilihan Currency di ruangan Category dan anda

akan dipaparkan dengan pelbagai pilihan bentuk penulisan

ringgit yang sesuai seperti Rajah 5.18 di bawah.

Rajah 5.18

7. Untuk membuat nilai ringgit dalam keadaan mempunyai titik

perpuluhan, anda boleh mengubahsuai nilai di ruangan

Decimal places dengan cara mengklik anak panah atau bawah.

8. Microsoft Office Excel tidak menyediakan simbol RM kerana

ia adalah Bahasa Melayu. Namun, anda boleh menetapkan

simbol RM sendiri dengan mengikut langkah-langkah berikut:

8.1 Aktifkan kembali sel D4 hingga D13 dan buka tetingkap

Format Cells.

8.2 Seterusnya klik pilihan Custom di ruangan Category dan

pelbagai pilihan bentuk penulisan data akan kelihatan di

tetingkap tersebut seperti Rajah 5.19 di sebelah.

MBM©/Julai 2007 42/86

Klik di sini ntuk menetapkan simbol ringgit.

Klik di sini ntuk mengubah nilai titik perpuluhan.


Rajah 5.19

8.3 Anda boleh mengklik anak panah atas atau bawah di

bawah ruangan Type untuk melihat pilihan-pilihan yang

disediakan. Untuk langkah kerja ini, pilih bentuk penulisan

ke lima seperi Rajah 5.20.

Rajah 5.20

8.4 Seterusnya, bawa tetikus ke ruangan Type dan klik sekali

pada ruangan tersebut sehingga kursor berkelip kelihatan.

8.5 Seterusnya, taip tanda “RM” di hadapan tanda #,##0.00

agar kelihatan seperti yang dipaparkan pada Rajah 5.21.

MBM©/Julai 2007 43/86

Pelbagai format penulisan data.

Klik di sini hingga kursor berkelip kelihatan.


Rajah 5.21

9. Setelah selesai, klik butang OK dan semua nilai ringgit akan

bertukar seperti yang terpapar pada Rajah 5.22.

Rajah 5.22

10. Sekarang, lakukan semula langkah-langkah dalam para 8 untuk

menambah data pada lajur E di bawah tajuk Pembayaran

supaya ia menjadi seperti Rajah 5.23 di bawah.

Rajah 5.23


MBM©/Julai 2007 44/86

TIP!!Tanda “” digunakan untuk memberitahu Excel bahawa RM merupakan satu simbol dan bukan data.


5.3 Mengubahsuai susun atur atau justifikasi (Data Aligning)

Dalam topik ini, anda akan mengubahsuai justifikasi data di

dalam sel agar ia kelihatan lebih menarik dan kemas.

Untuk latihan ini, anda perlu pastikan fail Warong.xls aktif

di skrin komputer.

Seterunya, ikut langkah-langkah di bawah untuk

melaksanakan proses ubahsuai justifikasi.

1. Sebelum pergi kepada data, perhatikan 3 ikon pilihan yang

disediakan pada Bar Format untuk tujuan justifikasi seperti Rajah

5.24 di bawah.

Rajah 5.24

2. Seterusnya, aktifkan sel A12 hingga A13 dan klik ikon pilihan

Align Left pada Bar Format. Data pada sel A4 hingga A13 akan

disusun ke arah kiri sel seperti Rajah 5.25.

Rajah 5.25

3. Sekarang anda boleh mencuba untuk klik ikon pilihan Center dan

seterusnya Align Right untuk melihat perubahan kedudukan data

di dalam sel.

MBM©/Julai 2007 45/86

CenterAlign Left Align Right


4. Mahirkan diri anda dengan mengubahsuai justifikasi data dalam sel

supaya ia kelihatan seperti Rajah 5.26 di bawah.

Rajah 5.26

5. Selain dari tiga jenis justifikasi di atas, terdapat sejenis lagi

justifikasi yang disediakan oleh Excel iaitu Merge and Center.

Pilihan ini akan menyebabkan sel-sel yang diaktifkan akan

bercantum dan data yang berada di sel tersebut akan berada di

tengah sel.

6. Cara untuk menggunakan justifikasi ini adalah seperti langkah-

langkah di bawah :

Aktifkan sel A1 hingga G1.

Klik ikon Merge and Center di Formatting Bar seperti

yang digambarkan di dalam Rajah 5.27.

Rajah 5.27

MBM©/Julai 2007 46/86


Hasil yang akan diperolehi setelah menlaksanakan arahan

Merge and Center adalah seperti Rajah 5.28.

Rajah 5.28

Walau bagaimanapun, justifikasi data di dalam sel ini

masih boleh diubah kepada kiri atau kanan.

7. Untuk meleraikan semula sel-sel yang telah digabungkan

menggunakan arahan Merge and Center, turuti langkah-langkah di

bawah:

Aktifkan sel A1 yang telah digabungkan.

Klik arahan Format>Cells untuk membuka tetingkap

Format Cells (Boleh juga meggunakan arahan klik kanan).

Klik pilihan tab Alignment dan tetingkap seperti Rajah 5.29

akan dipaparkan.

Rajah 5.29

MBM©/Julai 2007 47/86


Nyah-aktifkan arahan Merge Cells (Rajah 5.30) dan

seterusnya tukar jenis justifikasi Center kepada Left (Rajah

5.31).

Rajah 5.30 Rajah 5.31

8. Walau bagaimanapun, untuk langkah kerja seterusnya, pastikan

tetingkap anda kembali seperti Rajah 5.28.

5.4 Mengubahsuai Rupa Bentuk Data

1. Data di dalam sel adalah boleh diubahsuai berdasarkan kepada

beberapa jenis seperti yang ditunjukkan di dalam jadual di bawah :

Bil Proses UbahsuaiIkon/Tetingkap yang

digunakan

1.

Menebalkan Tulisan (Bold)

2. Mencondongkan tulisan (Italic)

MBM©/Julai 2007 48/86


3.

Menggaris tulisan (Underline)

4.

Menukar saiz tulisan (Font Size)

5.

Menukar jenis tulis (Font Type)

6.

Menukar warna tulisan (Font Color)

2. Untuk memahirkan diri, anda dikehendaki mencuba setiap

pengubahsuaian yang boleh dilakukan terhadap data-data di dalam sel

anda. Selamat Mencuba!

3. Setelah diubahsuai, simpan fail anda.

MBM©/Julai 2007 49/86


5.5 Mengisih Data (Sorting Data)

Isihan data adalah proses menyusun data-data di dalam sel mengikut

turutan menaik atau menurun mengikut lajur yang ditentukan oleh anda.

Proses melaksanakan arahan adalah seperti langkah-langkah di bawah.

1. Pastikan fail Warong.xls masih terbuka di skrin anda.

2. Aktifkan sel B4 hingga G13.

3. Klik arahan Data>Sort di Bar Menu dan Rajah 5.32 akan di paparkan.

Rajah 5.32

4. Di ruangan Sort By, pastikan Nama Pembekal dipilih (Rajah 5.33).

MBM©/Julai 2007 50/86


Rajah 5.335. Biarkan isihan jenis Ascending di sebelah kanannya aktif (Rajah 5.34).

Rajah 5.34

6. Excel membenarkan proses isihan sebanyak tiga lapisan.

7. Untuk ruangan Then By yang pertama, pilih Jumlah Belian dengan

jenis isihan Ascending (Rajah 5.35).

MBM©/Julai 2007 51/86

TIP!!Arahan Ascending adalah untuk turutan menaik (A,B,C,…).Arahan Descending untuk turutan menurun (Z,Y,X,…).


Rajah 5.35

8. Manakala untuk ruangan Then By yang kedua, pilih Pembayaran

dengan jedis isihan Descending (Rajah 5.36).

Rajah 5.36

9. Setelah selesai, klik butang OK dan hasil seperti Rajah 5.37 akan

dipaparkan.

MBM©/Julai 2007 52/86


Rajah 5.37

10. Anda boleh mencuba pelbagai jenis isihan untuk memahirkan diri.

11. Setelah mahir, pastikan skrin anda kembali seperti Rajah 5.37 dan

simpan fail anda.

6.0 Memformatkan dan Mengubahsuai Jadual

6.1 Mengubahsuai saiz baris

Berikut adalah langkah-langkah untuk mengubahsuai saiz baris.

1. Pastikan fail Warong.xls di buka.

2. Aktifkan baris 3 hingga 13 dengan cara klik tanpa lepas pada kepala

baris 3 dan heret tetikus ke bawah sehingga kawasan pilihan (diwakili

oleh warna biru muda) meliputi baris 12 seperti Rajah 6.1.

MBM©/Julai 2007 53/86


Rajah 6.1

3. Kemudian, dalam kedudukan tetikus pada kawasan yang aktif, klik

kanan tetikus anda dan pilih arahan Row Height… seperti Rajah 6.2.

Rajah 6.24. Tetingkap seperti Rajah 6.3 akan terpapar setelah Row Height…

dipilih. (Tetingkap ini turut boleh diperolehi dengan arahan

Format>Row>Height).

Rajah 6.3

5. Klik sekali pada ruangan Row Height dan taipkan nilai 20.00 (Rajah

6.4) dan klik butang OK.

Rajah 6.4

6. Hasil seperti Rajah 6.5 akan dipaparkan.

MBM©/Julai 2007 54/86


Rajah 6.5

7. Untuk kembali kepada saiz asal, klik arahan Format>Row>Autofit.

8. Anda boleh mencuba untuk mengubah pelbagi saiz baris. Tetapi,

kekalkan saiz baris 20.00 setelah mencuba dan simpan fail anda.

6.2 Mengubahsuai saiz lajur

Berikut adalah langkah-langkah untuk mengubah saiz lajur.

1. Dalam keadaan fail Warong.xls masih dibuka di skrin, aktifkan lajur D

dan E dengan cara mengklik tanpa lepas kepada kepala lajur D dan

heret ia ke kepala lajur E seperti Rajah 6.6.

MBM©/Julai 2007 55/86


Rajah 6.6

2. Untuk proses ubahsuai gunakan arahan yang sama iaitu, klik kanan

tetikus anda dan pilih arahan Column Width… seperti Rajah 6.7.

Rajah 6.73. Tetingkap seperti Rajah 6.8 akan terpapar setelah Column Width…

dipilih. (Tetingkap ini turut boleh diperolehi dengan arahan

Format>Column>Width).

MBM©/Julai 2007 56/86


Rajah 6.8

4. Klik sekali pada ruangan Column Width dan taipkan nilai 15.00

(Rajah 6.9) dan klik butang OK.

Rajah 6.9

5. Hasil seperti Rajah 6.10 akan dipaparkan.

Rajah 6.10

6. Klik arahan Format>Column>Standard Width untuk kembali asal.

7. Anda boleh mencuba untuk mengubah pelbagi saiz lajur. Tetapi,

kekalkan saiz lajur 15.00 setelah mencuba dan simpan fail anda setelah

selesai.

6.3 Menyembunyikan baris dan lajur

Baris dan lajur boleh disembunyikan sekiranya perlu.

MBM©/Julai 2007 57/86


Berikut adalah langkah-langkah untuk menyembunyikan

baris:

1. Aktifkan baris yang hendak disembunyikan. Dalam contoh ini,

aktifkan baris 5 dan 6 seperti Rajah 6.11.

Rajah 6.11

2. Gunakan arahan menyembunyikan baris, Format>Row>Hide.

3. Rajah 6.12 menunjukkan baris 5 dan 6 yang telah

disembunyikan.

Rajah 6.12

Untuk memaparkan semula baris yang disembunyikan;

aktifkan baris sebelum dan selepas baris yang tersembunyi, gunakan

arahan Format>Row>Unhide.

MBM©/Julai 2007 58/86


Berikut pula adalah langkah-langkah untuk

menyembunyikan lajur:

1. Aktifkan lajur yang hendak disembunyikan. Dalam contoh ini,

aktifkan lajur C dan D seperti Rajah 6.13.

Rajah 6.13

2. Gunakan arahan menyembunyikan lajur, Format>Column>Hide

3. Rajah 6.14 menunjukkan lajur C dan D yang telah disembunyikan.

Rajah 6.14

MBM©/Julai 2007 59/86


Untuk memaparkan semula baris yang disembunyikan;

aktifkan baris sebelum dan selepas baris yang tersembunyi, gunakan

arahan Format>Column>Unhide.

6.4 Menambah bingkai sesuatu jadual

Sel-sel yang di bina di dalam Excel sebenarnya tidak

mempunyai bingkai walaupun ia kelihatan di kelilingi oleh garisan.

Anda boleh melihatnya melalui arahan Print Preview

dengan mengklik ikon Print Preview yang terletak di Bar Piawai.

Rajah 6.15 akan dipaparkan apabila anda menekan ikon

tersebut.

Rajah 6.15

Anda boleh klik butang Zoom untuk melihat jadual anda

lebih jelas seperti Rajah 6.16.

MBM©/Julai 2007 60/86


Rajah 6.16 Untuk menutup paparan Print Preview, klik butang Close

dan ia akan kembali kepada paparan asal Warong.xls.

Jika anda perhatikan, selepas melihat Print Preview, wujud

garisan putus-putus antara lajur F dan G.

Ini adalah disebabkan kita tidak menetapkan orientasi

kertas untuk jadual kita. Secara automatinya, setiap lembaran kerja

akan berorientasi menegak (Potrait) dan orientasi sebegini tidak

memuatkan kesemua lajur jadual anda.

Garis putus-putus menunjukkan bahawa lajur G berada di

muka surat yang lain sekiranya anda mencetak jadual ini (Rajah 6.17).

MBM©/Julai 2007 61/86

Garisan putus-putus


Rajah 6.17

Untuk mengubahsuai oreintasi ini kepada melintang

(Landscape), gunakan arahan File>Page Setup dan aktifkan arahan

Landscape seperti yang digambarkan pada Rajah 6.18. Setelah

selesai, tekan butang OK.

Rajah 6.18

Kini, anda akan membina pula bingkai bagi jadual tersebut.

Langkah-langkah untuk membina bingkai adalah seperti di bawah:

MBM©/Julai 2007 62/86

Berada dalam satu muka surat yang sama.Berada di

muka surat yang lain.


1. Aktifkan sel A3 hingga G13 seperti Rajah 6.19 di bawah.

Rajah 6.19

2. Klik anak panah ke bawah pada ikon Borders pada

Formatting bar dan pelbagai bingkai akan terpapar seperti Rajah

6.20 di sebelah.

Rajah 6.20

3. Anda boleh mencuba setiap pilihan bingkai yang tertera satu

persatu supaya ia kelihatan seperti Rajah 6.21 di bawah.

MBM©/Julai 2007 63/86


Rajah 6.21

Sekarang, simpan fail anda.

Ciri-ciri bingkai boleh diubah dengan menekan butang

Draw Borders di bahagian bawah sekali ikon Borders anda (Rajah

6.22).

Rajah 6.22

Tetingkap seperti Rajah 6.23 akan terpapar sejurus selepas

anda menklik ikon Draw Borders.

Rajah 6.23

Berikut adalah penerangan tugas bagi setiap ikon pada

tetingkap tersebut.

MBM©/Julai 2007 64/86


>>Untuk memilih jenis bingkai yang ingin dilukis<<

>>Ikon Erase Border untuk memadam bingkai yang telah dilukis<<

>>Pilihan jenis garisan<<

>>Pilihan warna garisan<<

6.5 Mewarnakan sel-sel

Sel-sel di dalam jadual boleh diwarnakan untuk

menceriakan lagi jadual anda.

Berikut adalah langkah-langkah untuk mewarnakan sel

anda:

1. Pastikan fail Warong.xls masih aktif di skrin.

2. Aktifkan sel A3 hingga G3 seperti Rajah 6.24 di bawah.

MBM©/Julai 2007 65/86


Rajah 6.24

3. Klik anak panah ke bawah pada ikon Fill Color pada

Formatting Bar dan pilihan warna seperti Rajah 6.25 akan

terpapar.

Rajah 6.25

4. Pilih warna yang sesuai untuk mewarnakan kepala jadual anda.

5. Anda boleh mencuba untuk mewarnakan lain-lain sel untuk

menceriakan jadual anda.

6. Setelah berpuas hati, simpan fail anda. Selamat Mencuba!

7.0 Membina Formula

7.1 Operasi Penambahan

Terdapat dua jenis pengiraan dalam Excel iaitu;

i. Pengiraan menggunakan formula

Pengiraan yang menggunakan formula sedia ada.

MBM©/Julai 2007 66/86


Contohnya Formula bagi mendapatkan jumlah belian 4 orang

pembekal ialah :

ii. Pengiraan menggunakan fungsi

Pengiraan yang di buat berdasarkan fungsi yang terdapat di

dalam Excel.

Berdasarkan contoh di atas, jumlah belian akan di tulis secara

fungsi seperti di bawah :

Formula dan fungsi hanya boleh di ubah dengan

menggunakan Bar Formula seperti Rajah 7.1 di bawah.

Rajah 7.1

Berikut adalah langkah kerja untuk melaksanakan operasi

penambahan data bagi julat sel yang tertentu.

1. Pastikan fail Warong.xls telah di buka di skrin anda.

2. Taipkan perkataan JUMLAH : di sel C15 bagi mewakili

jumlah untuk lajur Jumlah Belian dan Pembayaran seperti Rajah

7.2.

MBM©/Julai 2007 67/86

Jumlah = Pembekal1 + Pembekal2 + Pembekal3 + Pembekal4

Jumlah = Pembekal1 : Pembekal4


Rajah 7.2

3. Seterusnya, aktifkan sel D15 dan klik ikon AutoSum

pada bar piawai (Rajah 7.3).

Rajah 7.3

4. Anda diingatkan untuk mengklik pada ikon AutoSum dan

bukannya tanda anak panah kerana anak panah itu akan

memaparkan pilihan fungsi yang lain seperti yang digambarkan

pada Rajah 7.4.

Rajah 7.4

MBM©/Julai 2007 68/86


5. Kotak garis purtus-putus yang bergerak mengelilingi sel D4

hingga D15 akan kelihatan seperti pada Rajah 7.5.

Rajah 7.5

6. Kotak garis putus ini bermaksud bahawa sel D15 akan

memaparkan jumlah hasil tambah data bagi sel D4 hingga D14.

7. Berikut adalah penerangan bagi maksud nilai ungkapan yang

tertera pada sel D15.

8. Tekan ENTER setelah julat adalah betul.

9. Hasilnya akan tertera seperti Rajah 7.6 di sebelah.

MBM©/Julai 2007 69/86

=SUM(D4:D14)Format asas formula Operasi jumlah

merangkumi data bagi sel D4 sehingga D14. Tanda ‘:’ mewakili perkataan ‘sehingga’.


Rajah 7.6

Untuk melaksanakan pengiraan dengan menggunakan

formula, berikut adalah langkah kerja yang perlu dituruti:

1. Aktifkan sel D17.

2. Taip menggunakan papan kekunci anda formula di bawah :

3. Pastikan tanda ‘=’ berada di hadapan formula.

4. Perhatikan formula tersebut turut tertera di Bar Formula.

5. Tekan ENTER setelah formula siap ditaip.

6. Jumlah yang sama dengan sel D15 akan diperolehi.

7. Ini menunjukkan anda boleh menggunakan mana-mana cara yang

mudah untuk mencari hasil tambah.

8. Sekarang, lakukan penambahan untuk lajur Pembayaran mengikut

mana-mana kaedah yang anda suka.

9. Setelah selesai, simpan fail anda!

MBM©/Julai 2007 70/86


7.2 Operasi Penolakan

Operasi penolakan juga boleh dilaksanakan dengan cara

yang sama.

Berikut adalah langkah kerja untuk operasi penolakan.

1. Pastikan fail Warong.xls masih dibuka.

2. Aktifkan sel F4.

3. Taipkan fungsi Matematik berikut di ruangan Bar Formula seperti

Rajah 7.7 dan tekan ENTER apabila selesai.

Rajah 7.7

4. Fungsi ini akan mendapatkan hasil menolakan data dalam sel D4

dengan sel E4 seperti Rajah 7.8.

Rajah 7.8

5. Bagi pengiraan baki untuk sel F5 hingga F13, anda tidak perlu

menaip lagi formula tetapi hanya dengan menggunakan

kemudahan Fill handle.

6. Letakkan kursur anda di sudut kanan bawah sel F5 sehingga ia

menjadi bentuk tambah seperti Rajah 7.9.

Rajah 7.9

MBM©/Julai 2007 71/86


7. Klik kiri tetikusa anda tanpa lepas dan heret hingga ke sudut kanan

bawah sel F13 seperti yang digambarkan pada Rajah 7.10.

Rajah 7.10

8. Apabila tetikus di lepaskan, baki bagi sel-sel tersebut akan tertera

seperti yang digambarkan pada Rajah 7.11.

Rajah 7.11

Sekarang, jumlahkan Baki anda seperti Jumlah Belian dan

Pembayaran.

Simpan fail anda!

MBM©/Julai 2007 72/86


7.3 Pengiraan Purata

Untuk mendapatkan nilai purata, anda perlu menggunakan

fungsi AVERAGE.

Berikut adalah langkah kerja melaksanakannya:

1. Pastikan fail Warong.xls masih aktif di skrin.

2. Taipkan perkataan “PURATA :” pada sel C17 seperti Rajah 7.12.

Rajah 7.12

MBM©/Julai 2007 73/86


3. Aktifkan sel D17 dan klik arahan Insert>Function untuk

memaparkan tetingkap seperti Rajah 7.13.

Rajah 7.13

4. Klik pada fungsi AVERAGE dan klik butang OK.

5. Tetingkap Function Arguments seperti Rajah 7.14 dipaparkan

sejurus selepas butang OK ditekan.

6. Tetingkap ini meminta anda memasukkan julat sel bagi nombor-

nombor yang hendak dikira puratanya.

7. Taipkan D4:D13 pada ruangan Number1.

Rajah 7.14

8. Perhatikan pada Bar Formula anda tertulis seperti di bawah.

MBM©/Julai 2007 74/86


9. Sekarang, kirakan purata untuk lajur Pembayaran dan Baki

supaya ia menjadi seperti Rajah 7.15 di bawah.

Rajah 7.15

8.0 Membina Carta/Graf

MBM©/Julai 2007 75/86


Setiap data yang diperolehi selalunya di tunjuk dalam

bentuk carta/graf.

Untuk latihan ini, anda perlu menyediakan satu fail baru

yang bertajuk Prestasi.xls dengan data-data seperti Rajah 8.1 di bawah:

Rajah 8.1

Berikut adalah langkah kerja untuk membina carta/graf

menggunakan Excel :

1. Klik ikon Chart Wizard yang terdapat pada bar perkakas piawai dan

satu kotak dialog seperti Rajah 8.2 akan di paparkan.

Rajah 8.2

2. Pelbagai pilihan graf akan dipaparkan. Untuk contoh kita pilih jenis seperti

berikut :

a) Jenis Carta : Column

MBM©/Julai 2007 76/86

Jenis Sub CartaJenis Carta


b) Jenis Sub Carta : Clustered Column

3. Klik Next dan kotak dialog Rajah 8.3 akan di paparkan.

Rajah 8.3

4. Kotak dialog 8.3 berfungsi untuk menyatakan julat data yang hendak di

pamerkan sebagai sebuah carta. Klik butang yang bertanda X dan anda

akan diminta untuk memilih julat data yang telah dibuat pada lembaran

kerja.

5. Pilih data dari sel B3 hingga F13 seperti Rajah 8.4 dan klik kembali butang

bertanda X.

Rajah 8.4

MBM©/Julai 2007 77/86

X

X


6. Kotak dialog seperti Rajah 8.3 akan mempamerkan data seperti Rajah 8.5.

Klik butang Next.

Rajah 8.5

7. Kotak dialog seterusnya akan dipaparkan seperti Rajah 8.6.

Rajah 8.6

MBM©/Julai 2007 78/86


8. Isikan ruang-ruang kosong seperti maklumat di bawah :

a. Chart Title : Pencapaian Prestasi Peserta Kadet Bomba Sekolah

b. Category (X) axis : Nama

c. Category (X) axis : Markah

9. Klik butang Next. Kotak dialog seperti Rajah 8.7 akan dipaparkan.

Rajah 8.7

10. Kotak dialog ini meminta anda memilih dimanakah carta itu hendak

diletakkan. Terdapat dua pilihan iaitu As new sheet (Carta di letakkan di

helaian baru) dan As object in (Carta di letakkan di helaian kerja yang

sama dengan di mana data itu dipilih).

11. Untuk latihan ini, klik pilihan kedua dan klik butang FINISH.

12. Hasil yang akan diperolehi adalah seperti Rajah 8.8.

Rajah 8.8

MBM©/Julai 2007 79/86


9.0 Mencetak Lembaran Kerja (Worksheet)

Untuk mencetak lembaran kerja, anda perlu menggunakan

arahan File>Print.

Namun, sebelum mencetak anda perlu pastikan pencetak

telah disambung kepada komputer anda dengan betul .

Sebelum mencetak, anda juga perlu melaksanakan arahan

Print Preview sebelum mencetak bagi memastikan dokumen berada di dalam

kedudukan yang betul semasa mencetak.

Berikut adalah beberapa tindakan yang perlu di ambil

sebelum mencetak:

1. Pastikan fail Warong.xls aktif di skrin computer anda.

2. Klik butang Print Preview dan tetingkap seperti Rajah 9.1 di paparkan.

Rajah 9.1

3. Seperti arahan dalam bab sebelum ini, anda boleh menggunakan butang

Zoom untuk mengubah saiz pandangan terhadap lembaran kerja

anda.

MBM©/Julai 2007 80/86


4. Seterusnya, klik butang Setup pada alat perkakasan Preview dan

tetingkap Page Setup seperti Rajah 9.2 akan terpapar.

Rajah 9.2

5. Seterusnya, klik pada tab Page untuk menentukan orientasi kertas sama ada

menegak atau melintang. Pemilihan orientasi kertas ini adalah bersesuaian

dengan jadual yang telah di bina.

6. Untuk dokumen Warong.xls, pilih orientasi Landscape.

7. Manakala pada bahagian Paper Size, pilih A4.

8. Setelah selesai klik butang OK.

9. Seterusnya, klik pada butang Margin pada alat perkakasan

Preview. Ini akan memapar garis-garis melintang dan menegak di

sekeliling kertas anda seperti Rajah 9.3.

MBM©/Julai 2007 81/86

Saiz kertas = A4

Orientasi = Landscape

Klik setelah selesai


Rajah 9.310. Anda boleh mengubah kedudukan garis-garis ini untuk menetapkan saiz

jidar dan bagi memastikan keseluruhan jadual berada di dalam muka surat

yang sama sekiranya boleh.

11. Bagi menetapkan margin mengikut ukuran yang lebih tepat, sekali lagi klik

butang Setup pada alat perkakasan Preview untuk memaparkan tetingkap

Page Setup (Rajah 9.2). Pastikan tab Margins dipilih.

12. Margin asal akan dipapaparkan seperti Rajah 9.4.

MBM©/Julai 2007 82/86


Rajah 9.4

13. Anda juga boleh mengubah saiz margin di bahagian ini sama ada untuk

bahagian Atas (Top), Kiri (Left), Kanan (Right) dan Bawah (Bottom).

14. Bagi memastikan dokumen anda berada di tengah-tengah kertas, klik

Horizontally dan Vertically pada bahagian Center on Page.

15. Klik butang OK setelah selesai.

16. Setelah anda berpuas hati dengan kedudukan dokumen, boleh teruskan

untuk mencetak.

MBM©/Julai 2007 83/86

Klik untuk kedudukan

Klik setelah selesai


Berikut adalah langkah kerja untuk mencetak:

1. Klik arahan File>Print dan tetingkap seperti Rajah 9.5 akan terpapar.

Rajah 9.5

2. Sekiranya computer anda di sambung dengan lebih dari satu pencetak, pilih

pencetak yang sedang aktif di ruang Name (Rajah 9.6).

Rajah 9.6

3. Untuk mencetak keseluruhan fail, pastikan arahan All dipilih.

MBM©/Julai 2007 84/86


4. Untuk mencetak muka surat tertentu, pastikan arahan Page diaktifkan dan

taipkan nombor muka surat yang ingin di cetak.

5. Excel juga membenarkan anda mencetak fail Excel mengikut sel-sel yang

sedang aktif menerusi pilihan Selection.

6. Untuk mencetak lebih dari satu salinan, tetapkan bilangan salinan di

bahagian Numbers of copies.

7. Setelah selesai semua, klik butang OK.

8. Kini anda akan perolehi salinan keras (Hardcopy) bagi jadual Warong.xls.

9. Sebagai latihan, cuba anda cetak pula lembaran kerja dari fail Prestasi.xls.

Selamat Mencuba!

MBM©/Julai 2007 85/86


BIBLIOGRAFI

Frye, C. (2001). Microsoft Excel Version 2002, Step by Step. Washington: Microsoft Press.

Jamalludin Harun & Zaidatun Tasir. (2002). Menguasai Perisian Hamparan Elektronik : Microsoft Excel XP. Kuala Lumpur: Venton Publishing.

Microsoft Press. (2001). Microsoft Office XP, Step by Step. Washington: Microsoft Corporation.

Palani Murugappan. (2004). Microsoft Excel 2003, A Step-by-Step Approach. Selangor: Venton Publishing.

MBM©/Julai 2007 86/86

MODUL_EXCEL_2003

Documents

Transcript of MODUL_EXCEL_2003