NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN...
Transcript of NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN...
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA
DISEDIAKAN TANDATANGAN
Nama : Anny Lee Chiao Chen
Jawatan : Pegawal Dokumen
Tarikh : 05.04.2012
DISEMAK TANDATANGAN
Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali
Jawatan : Wakil Pengurusan
Tarikh : 06.04.2012
DILULUSKAN TANDATANGAN
Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin
Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak
Tarikh : 09.04.2012
NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-01
NAMA DOKUMEN :Pengurusan Kawalan Dokumen
SALINANTERKAWAL
1
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan tindakan yang diambil bagi mengawalpewujudan, pengedaran, pindaan dan pelupusan dokumen kualiti dilaksanakandengan teratur dan berkesan.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai di Pejabat SUP Sarawak bagi menguruskanpengawalan ke atas semua dokumen Sistem Pengurusan Kualiti SUPS.
3. RUJUKAN
MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti : MK-SUPS – 01(Klausa 4.2.3 : Kawalan Dokumen)
4. KETERANGAN
4.1 Dokumen Kualiti
Dokumen yang membentuk sistem kualiti terdiri dari :
a) Manual Kualitib) Prosedur Kualiti (Proses)c) Prosedur Kualiti (Sokongan)d) Arahan Kerjae) Dokumen Sokongan
Dokumen dikeluarkan dalam bentuk hard copy, soft copy dan boleh diaksesmelalui intranet Pejabat Setiausaha Persekutuan Sarawak.
4.2 Pegawal Dokumen
Pegawai yang dilantik oleh Wakil Pengurusan untuk bertanggungjawabdalam mengurus dan mengawal dokumen-dokumen yang digunakan dalamSIstem Pengurusan Kualiti SUPS.
2
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
4.3 Senarai Induk Dokumen
Senarai dokumen dalaman dan luaran yang digunapakai bagi melaksanakanSistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 SUPS. Senarai ini diselaraskan dandikemaskini oleh Pegawal Dokumen.
4.4 Dokumen Dalaman
Dokumen yang diwujudkan bagi tujuan pelaksanaan Sistem PengurusanKualiti SUPS. Dokumen ialah Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja,Borang dan Panduan.
4.5 Dokumen Luaran
Dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh agensi kerajaan yang digunapakaisebagai rujukan atau panduan pelaksanaan Sistem Pengurusan KualitiSUPS. Dokumen luaran terdiri dari Akta, Ordinan atau Pekeliling-Pekeliling.Dokumen luaran juga boleh diakses melalui portal rasmi agensi kerajaan.
5. SINGKATAN
5.1 Pentadbiran
AK : Arahan Kerja
5.2 Singkatan Jawatan
SUPS : Setiausaha Persekutuan SarawakWP : Wakil PengurusanTWP : Timbalan Wakil PengurusanPD : Pegawal Dokumen
3
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
6. PROSES KERJA DAN TANGGUNGJAWAB
Tanggungjawab Tindakan Rujukan /Lampiran
TWP
WP
WP/TWP/PD
Pegawai yangbertanggungjawab
WP/TWP/PD
1. Kenalpasti personel yangBerkelayakan untuk dilantik sebagaiPegawal Dokumen (PD)
2. Kemukakan surat perlantikan PD
3. Tandatangan persetujuan perlantikan
4. Keluarkan surat perlantikan kepadaPD
Kelulusan dan Pengeluaran DokumenBaru
5. Kenalpasti dokumen kualiti yangPerlu disediakan dan tetapkanpengawai yang bertanggungjawabbagi menyediakan dokumenberkenaan.
6. Minta pegawai yang bertanggungjawabuntuk menyediakan dokumen berkaitan.
7. Sediakan dokumen yang berkenaan dankemukakan kepada WP/TWP untuksemakan.
8. Semak dokumen kualiti bagi memastikankandungan jelas dan mematuhi keperluan.
9. Jika dokumen tidak teratur dan tidakmemenuhi keperluan, minta pegawaibertanggungjawab membuat pindaan.
4
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
WP/PD
TWP/PD
10. Seragamkan format dan juga pengenalandokumen seperti berikut:
a) Manual Kualiti MK SUPSb) Prosedur Kualiti (Proses) – PK (P) –
SUPS….c) Prosedur Kualiti (Sokongan) – PK (S)
– SUPS ….d) Arahan Kerja - AK –SUPS- ….
11. Dapatkan kelulusan dokumen sepertiberikut:
a) Manual Kualiti – SUPSb) Prosedur Kualiti – SUPS/WP/TWP/
Ketua Unitc) Arahan Kerja – Ketua Bahagian/Unit
yang berkaitan dengan AK
Kawalan Pengedaran Dokumen
12. Kenalpasti penerimaan dokumen dansediakan Senarai Kawalan EdaranDokumen.
13. Tandakan SALINAN TERKAWAL disetiap muka depan dokumen kualiti –Hard copy dan edarkan dokumen kualitikepada penerima- penerima dokumenberdasarkan senarai edaran.
14. Dapatkan tandatangan pengesahanpenerimaan.
15. Simpan dokumen asal sebagai dokumeninduk.
16. Serahkan salinan dokumen Soft Copykepada Unit ICT untuk dimasukkan kedalam intranet Pejabat SetiausahaPersekutuan Sarawak.
Lampiran 1PK(S)-SUPS-
01/01Senarai Edaran
Dokumen
5
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
WP
PD
WP/TWP
PD
Pindaan Dokumen
17. Terima cadangan meminda dokumenkualiti dalam Borang Cadangan Pindaan.Antara ciri pindaan seperti berikut:
a) Cadangan pindaan/ tambahan ke atasprosedur atau arahan kerja;
b) Pindaan yang diterima atas pindaanluaran;
c) Pindaan pada gelaran jawatan atauspesifikasi kerja.
Nota : Pembetulan ke atas ejaan ataupenomboran tidak dianggap sebagai pindaan
18. Semak cadangan pindaan denganprosedur yang berkaitan bagimemastikan kesahihan dan kesesuaiancadangan.
19. Teliti dan pertimbangan cadanganpindaan.
20. Jika bersetuju dengan pindaan, minta PDdan penyedia dokumen membuatpindaan ke atas dokumen.
21. Pinda dokumen yang berkaitan –dalamHard copy dan Soft copy (intranet)
22. Rekodkan butir-butir pindaan dalamRekod Pindaan.
23. Dapatkan kelulusan WP.
24. Ambil tindakan di para 8,9 dan 10.
Lampiran 2PK(S)-SUPS-
01/02Borang
CadanganPindaan
Lampiran 3PK(S)-SUPS-
01/03Rekod Pindaan
6
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
PD
PD
25. Gantikan dokumen lama dengan baruyang telah dipinda, dan lupuskandokumen lama serta maklumkan kepadapegawai unit ICT untuk kemaskinimaklumat dalam intranet.
26. Jika keseluruhan dokumen tersebutdiganti, simpan satu salinan dokumenyang lama dan tandakan BATAL di atasdokumen untuk tujuan rujukan jikadiperlukan.
Senarai Induk
27. Sediakan Senarai Induk bagi menyenaraidan menentukan kawalan ke atasdokumen kualiti.
28. Kemaskini status dokumen dalamsenarai induk.
Senarai dokumen dalaman dan luaran
29. Senaraikan dokumen-dokumen sepertiberikut:
a) dokumen dalaman yang digunakansecara langsung seperti di langkah10(a) hingga (d);
b) dokumen luaran yang digunakansecara tidak langsung sebagai rujukan,dan yang tidak boleh diakses melaluilaman web;
c) dokumen luaran hendaklah disimpandan dikemaskini oleh PegawaiDokumen dan pegawai yang berkaitanjika tidak dapat akses melalui lamanweb agensi;
Lampiran 4PK(S)-SUPS-
01/04Senarai Induk
7
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
PD
d) sebarang pindaan ke atas dokumenluaran hendaklah dimaklumkan kepadapegawai yang berkaitan/perlu aksesmelalui laman web; dan
e)Dokumen luaran juga boleh diaksesmelalui laman web agensi berkenaan.
Pelupusan dan Pembatalan Dokumen
30.Kenalpasti dokumen yang perludilupuskan dan dibatalkan.
31. Jika dokumen berkenaan perlu disimpanuntuk tujuan rujukan semula, tandakanBATAL di dokumen tersebut.
32. Jika sahih dokumen berkenaan tidakdiperlukan lagi, lupuskan dokumendengan kaedah merincih atau dipalanguntuk tujuan kitar semula
8
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
7. CARTA ALIRAN KERJA
Tanggungjawab Tindakan Penerangan
Kelulusan & Pengeluaran Dokumen Baru
Kenalpasti dokumen kualiti baru & pegawai untukmenyediakannya
Sediakan dokumen & Kemukakan kepada WP/TWP untuksemakan
Semakan dokumen
Semak dokumen-dokumen tersebut untuk memastikan ianyamemenuhi dan mematuhi kehendak-kehendak yang berkaitan
Ada Pindaan?
Seragamkan format
Perakukan dan luluskan dokumen tersebut untuk digunapakai
Kawalan Pengedaran Dokumen
Kenalpasti penerimaan dokumen & sedia senarai kawalanedaran dokumen
Dapatkan tandatangan penerima
Simpan salinan dokumen asal sebagai dokumen induk
Serah soft copy kepada unit ICT untuk portal pekerja
Tidak
Ya
T
M
M
Tidak
Ya
T
M
M
WP/TWP/PD
Pegawai yangbertanggungjawab
WP/TWP/PD
WP/TWP/PD
WP/TWP/PD
WP/TWP/PD
WP/TWP/PD
Buat pindaan
WP/TWP/PD
T
9
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
7. CARTA ALIRAN
Tanggungjawab Tindakan
Tidak Ya
PeneranganPindaan & Pelupusan Dokumen
Terima cadangan pindaan
Semak cadangan pindaan bagi memastikankesahihan dan kesesuaian cadangan
Pertimbangan cadangan pindaan
Jika setuju, buat pindaan dokumen (hard copy&softcopy)
Rekod pindaan
Dapat kelulusan WP
Ganti dokumen lama dengan baru & kemaskini rekod
Kenalpasti dokumen yang perlu dibatal/lupuskantanda BATAL bagi dokumen yang perlu disimpan danlupuskan dokumen yang tidak diperlukan
Mula
Tamat
WP
PD
PD
WP/TWP
10
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
8. REKOD
Bil Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
1. Senarai Edaran Dokumen Pejabat WP 5 tahun2. Borang Cadangan Pindaan
3. Rekod Pindaan
4. Senarai Induk Dokumen Dalamandan Luara
9. LAMPIRAN
Lampiran 1 : PK(S)-SUPS-01/01 Senarai Edaran DokumenLampiran 2 : PK(S)-SUPS-01/02 Borang Cadangan PindaanLampiran 3 : PK(S)-SUPS-01/03 Rekod PindaanLampiran 4 : PK(S)-SUPS-01/04 Senarai Induk Dokumen Dalaman dan Luaran
11
-
Lampiran 1:PK(S)-SUPS-01/01
Senarai Edaran Dokumen
Tajuk NomborDokumen
Nombor SalinanTerkawal
Penerima &Jawatan
Tandatangan Tarikh
12
-
Lampiran 2:PK(S)-SUPS-01/02Borang Cadangan Pindaan Dokumen
(a) Maklumat Pegawai yang mencadangkan pindaan:
a) Nama dan Jawatan:_____________________________________________
b) Bahagian/Unit: _____________________________________________
c) Tandatangan: _____________________________________________
d) Tarikh Cadangan: _____________________________________________
(b) Butir-butir pindaan yang dicadangkan
(i) No. dokumen: ________________________________________________
(ii) Nama dokumen: ______________________________________________
(iii)Langkah/para di dokumen berkaitan: ______________________________
(iv)Cadangan pindaan :
(v) Justifikasi cadangan pindaan:
(c) Keputusan Wakil Pengurusan
Lulus/ perlu kajisemula/ tidak lulus
Tandantangan Wakil Pengurusan Tarikh:………………………………………
(d) Tindakan pindaan oleh Pegawai Dokumen
Pindaan telah dibuat
Tandatangan Pegawai Dokumen Tarikh:
………………………………………
13
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
Lampiran 3: PK(S) – SUPS – 01/03
Rekod Pindaan
Maklumat Ringkas Pindaan Pegawai YangMelulukan Pindaan
TarikhKuatkuasaPindaan
14
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
Lampiran 4:PK(S) –SUPS – 01/04
Senarai Induk Dokumen Dalaman
JenisDokumen
Nama Dokumen/ No. Dokumen Pengawai PenerimaDokumen/Lokasi
Manual Kualiti
ProsedurKualiti
DokumenDalaman
15
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
Senarai Induk Dokumen Luaran
Jenis Dokumen Nama Dokumen/ No. Dokumen Pengawai PenerimaDokumen/Lokasi
Hansard
PKPA
ArahanPerbendaharaan
16
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-02 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN REKOD
NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA
DISEDIAKAN TANDATANGAN
Nama : Anny Lee Chiao Chen
Jawatan : Pegawal Dokumen
Tarikh : 05.04.2012
DISEMAK TANDATANGAN
Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali
Jawatan : Wakil Pengurusan
Tarikh : 06.04.2012
DILULUSKAN TANDATANGAN
Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin
Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak
Tarikh : 09.04.2012
NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-02
NAMA DOKUMEN :Pengurusan Kawalan Rekod
SALINANTERKAWAL
17
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-02 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN REKOD
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menerangkan langkah-langkah bagi memastikan kawalan keatas pewujudan, pengedaran, pengendalian, penyimpanan dan pelupusanrekod dilaksanakan mematuhi peraturan yang ditetapkan.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai bagi pengurusan rekod di Pejabat SetiausahaPersekutuan Sarawak untuk mewujud, mengedar, mengendali,menyimpan dan melupuskan rekod.
3. RUJUKAN
MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti : MK-SUPS – 01Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997-Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod KerajaanPekeliling Perkhidmatan yang berkaitan
4. KETERANGAN
Rekod Kualiti - Sebarang dokumen/borang/surat/cetakan/fail yangdihasilkan melalui pelaksanaan aktiviti SistemPengurusan Kualiti SUPS. Rekod Kualiti menjadibukti kepada pelaksanaan.
5. SINGKATAN
SUPS : Setiausaha Persekutuan SarawakTSUP : Timbalan Setiausaha Persekutuan SarawakKPSU : Ketua Penolong Setiausaha Persekutuan SarawakPSUP(P) : Penolong Setiausaha Persekutuan SarawakPA SUPS : Setiausaha Pejabat Setiausaha Persekutuan SarawakPA TSUPS : Setiausaha Pejabat Timbalan Setiausaha Persekutuan
SarawakPPT(P) : Penolong Pegawai Tadbir
PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)PAP : Pembantu Am Pejabat
18
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-02 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN REKOD
6. PROSES KERJA DAN TANGGUNGJAWABTanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran
PSUP(P)/PPT(P)/PT(P/O)/PASUP/TSUP/KPSUP/ PAP
A. Pengurusan rekod umum
1. Mengenalpasti rekod-rekod yang wujud dalamsistem pengurusan kualiti di unit masing-masing.
2. Mengurus rekod-rekod mengikut aktiviti, jenisrekod dan kesesuaian cara melalui :i) Kenalpasti jenis rekod.
- Rekod boleh dikenalpasti melalui klasifikasifail, No rujukan fail, tajuk fail dan warna fail.
ii) Daftarkan/kodkan/indekskan/catitkanNombor fail/kandungkan di mana berkaitan.- No fail adalah berdasarkan senarai no
rujukan fail- Kandungan surat dicatatkan di atas kertas
minit fail.iii)Mengurus sistem fail dan kemaskinikan
rekod-rekod.- Pergerakan fail dicatatkan di kulit fail.- Penjilidan dibuat mengikut ketebalan (4 cm)
atau bilangan kandungan (100), yang manaterdahulu)
iv)Menyimpan rekod-rekod di tempat yangsesuai berdasarkan kepada aktiviti, jenisrekod dan tempoh simpanan yang telahditetapkan.- Rekod-rekod disimpan ditempat yang
dikhaskan, selamat dan boleh diperolehisemula
- Rekod elektronik akan dibuat backup- Rekod terperingkat disimpan di kabinet
berpalang dan berkunci.- Tempoh penyimpanan fail dinyatakan di
bahagian rekod bagi setiap prosedur.v) Mengurus pelupusan rekod berdasarkan
Pekeliling Perkhidmatan yang berkaitan danperaturan Akta Arkib Negara 2003.
(Rujuk C)
19
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-02 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN REKOD
Tanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran
PA(TSUP)
PA(TSUP)
SUPS/TSUP
PAP
PA(TSUP)
Pegawaibertanggungjawab
PA(TSUP)
PSUP(P)/PPT(P)
B. Pengurusan surat-menyurat danfail
i) Menerima, membuka dan mendaftarkan suratmasuk.
ii) Mengedar surat kepada Ketua Jabatan untuktindakan.
iii) Meminitkan kepada Pegawai berkaitan.
iv) Mengedar surat kepada Pegawai yangberkaitan dan keluarkan fail yang berkaitan jikaperlu.
v) Membuka fail baru jika perlu.
vi) Mengambil tindakan dan menjawab surat.
vii) Mengemaskini dan menyimpan fail.
C. PELUPUSAN REKOD
i) Kenalpasti rekod-rekod yang telah tamattempoh
ii) Senaraikan fail-fail tutup dan tidak aktif.iii)Dapatkan kelulusan daripada arkibiv)Lupuskan fail yang diluluskan melalui merincih,
bakar dan tanam.
20
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-02 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN REKOD
7. CARTA ALIRAN KERJA
Tanggungjawab Tindakan Penerangan
Pengurusan Rekod Umum
1. Kenalpasti rekod yang wujud dalam sistem
2. Mengurus rekod ikut jenis rekod & kesesuaian
i. Kenalpasti jenis rekod
ii.Daftar/kod/indeks/catit nombor fail/kandungan
iii. Kemaskini rekod
iv. Menyimpan rekod
v. Mengurus pelupusan rekod ikut peraturan
Pengurusan surat-menyurat dan fail
i.Terima, buka & daftar surat masuk
ii. Edar surat kepada ketua untuk tindakan
iii. Minit kepada pegawai berkaitan
iv. Edar surat & keluarkan fail jika perlu
v. Buka fail baru jika perlu
vi. Ambil tindakan & jawab surat
vi. Kemaskini & simpan fail
Pelupusan Rekod
i. Kenalpasti rekod yang perlu dilupuskan
ii. Hantar senarai kepada Akrib
iii. Dapat kelulusan
iv. Mengurus pelupusan ikut arahan Akrib
MulaMULA
1
2
2.iv
2.v
2.iii
2.ii
2.i
4
4.i
3.vii
3.v
3.vi
3
3.iv
3.iii
3.ii
3.i
4.ii
4.iii
4.iv
PSUP(P)/ PPT(P)/PT(P/O)/PASUP/TSUP/KPSUP/ PAP
PA(TSUP)
PA(TSUP)
SUPS/TSUP
PA(TSUP)
PAP
PA(TSUP)
Pegawaibertanggungjawab
PSUP(P)/PPT(P)
21
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-02 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN KAWALAN REKOD
8. REKOD
Bil. Jenis Rekod Lokasi TempohPenyimpanan
1. Rekod Surat Yang Diterima Bilik SU. PEJ SUPS 1 Tahun
2. Rekod Buku Penghantaran Surat Bilik Fail 5 Tahun
3. Rekod Pentadbiran dan Kewangan Bilik Fail Unit Pentadbirandan Kewanga
7 Tahun
9. LAMPIRAN
Tiada
22
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR AUDIT DALAM
NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA
DISEDIAKAN TANDATANGAN
Nama : Anny Lee Chiao Chen
Jawatan : Pegawal Dokumen
Tarikh : 05.04.2012
DISEMAK TANDATANGAN
Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali
Jawatan : Wakil Pengurusan
Tarikh : 06.04.2012
DILULUSKAN TANDATANGAN
Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin
Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak
Tarikh : 09.04.2012
NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-03
NAMA DOKUMEN :Prosedur Audit Dalam
SALINANTERKAWAL
23
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR AUDIT DALAM
1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk menggariskan langkah-langkah pengendalian AuditDalam Pejabat SUPS bagi memastikan penilaian dan pemantauan ke ataskeberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat SUPS dilaksanakan dengansistematik dan berkesan memenuhi keperluan MS ISO 9001:2008
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai bagi melaksanakan Audit Dalam di Pejabat SetiausahaPersekutuan Sarawak.
3. RUJUKAN
MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti : MK SUPS -01MS ISO 19011: 2002 – Garis panduan audit sistem pengurusan kualiti
dan alam sekitar
4. KETERANGAN
4.1 Audit DalamAktiviti penilaian yang dijalankan secara berkala sekali (1) dalam 12bulan oleh personel yang dilantik oleh pengurusan untuk memastikankeberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat SUPS.
4.2 Ketua Audit Dalam (KAD)Seorang pegawai yang dilantik oleh Pengurusan Atasan Pejabat SUPSuntuk menyelaras dan memastikan keberkesanan pemeriksaan yangdijalankan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat SUPS sertamelaporkan kepada Wakil Pengurusan mengenai hasil auditan.
4.3 Pasukan Audit Dalam(PAD)Sekumpulan personel yang dilantik oleh pengurusan Pejabat SUPS
untuk menjalankan pemeriksaan ke atas keberkesanan SIstemPengurusan Kualiti Pejabat SUPS. Personel yang dilantik ini terdiri darimereka yang berkelayakan, terlatih dalam bidang audit dalam dan jugabebas dari unit/bahagian yang diaudit.
4.4 Ketakakuran(NCR)Tidak mematuhi keperluan klausa dalam Standard MS ISO 9001:2008
24
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR AUDIT DALAM
yang berkaitan atau prosedur yang ditetapkan.
5. SINGKATAN
5.1 Pentadbiran
MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
5.2 Jawatan
SUPS - Setiausaha Persekutuan SarawakTSUP - Timbalan Setiausaha Persekutuan SarawakWP - Wakil PengurusanKAD - Ketua Audit DalamPAD - Pasukan Audit DalamKPAD - Ketua Pasukan Audit DalamNCR - Non – Conformance Report
25
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR AUDIT DALAM
6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB
Tanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran
WP/TWP
SUPS/TSUP
WP
KAD
PERANCANGAN AUDIT
1. Kenalpasti personel yang berkelayakanuntuk pelantikan Ketua Audit Dalam danahli Pasukan Audit Dalam.
2. Kemukakan surat pelantikan PKAD danPAD kepada SUP/TSUP.
3. Tandatangan persetujuan pelantikan.
4. Keluarkan surat pelantikan kepada KPADdan PAD.
5. Rancang dan sediakan jadual pelaksanaanaudit bagi tahun semasa berdasarkanbilangan juruaudit dan juga complexitysistem.
6. Auditor yang dilantik tidak dibenarkanmelaksanakan ke atas kerja merekasendiri.
7. Uruskan latihan audit dalam bagi KPADdan PAD
PELAKSANAAN AUDIT
Sebelum Audit
8. Beri taklimat kepada juruaudit yang telahdilantik mengenai perkara berikut:
a) Sistem Pengurusan Kualiti;b) Skop audit
Lampiran 1PK(S)-SUPS-03/01
26
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR AUDIT DALAM
KAD/KPAD
c) Jadual pelaksanaan audit;d) Prosedur audit dalam;e) Prosedur-prosedur yang digunapakai;
f) Keperluan juruaudit; dang) Tanggungjawab pasukan audit
9. Memaklumkan kepada Ketua Program/Unityang hendak diaudit:
a) Maklumkan tarikh dan waktu audit;b) Juruaudit yang terlibat;c) Skop audit; dand) Keperluan untuk audit (logistik, pegawaipenyelaras unit, rekod-rekod yangberkaitan)
10. Buat persediaan berikut:
a) Sediakan senarai semak berpandukankepada Manual Kualiti; Prosedur Kualitidan keperluan standard yangberkaitan;
*jika perlu sahaja, terutama bagipengauditan yang pertama danmelibatkan juruaudit baru.
b) Sediakan keperluan auditi. Senarai Semak – di mana perluii. Borang Ketakakuran ( bilangan
yang mencukupi)iii. Alat tulis yang mencukupiiv. Rujukan yang berkaitan prosedur
c) Fahami prosedur yang berkaitandengan unit/bahagian yang hendakdiaudit.
d) Memahami keperluan seperti tercatatdalam Manual Kualiti.
27
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR AUDIT DALAM
KPAD
KPAD/PAD
Semasa Audit (Pada Hari Audit)
11. Adakan mesyuarat pembukaan(openingmeeting) yang ringkas dan beripenerangan ringkas kepada ketuaunit/bahagian yang diaudit mengenaiobjektif,skop audit dan bagaimanaketakakuran akan dilaporkan.
12. Laksanakan audit dan semak rekod/failbagi menentukan amalan mematuhiprosedur dan Standard MS ISO9001:2008 yang ditetapkan.
13. Jika terdapat perbezaan, minta penjelasandari pegawai yang diaudit.
14. catatkan penemuan audit samada buktikepatuhan atau bukti ketidakpatuhandalam senarai semak atau nota audit (jikaperlu)
15. mengadakan perbincangan ringkas diantara auditor bagi menyelaraskan semuapenemuan audit
16.semak catatan audit dan kenalpastiketidakpatuhan atau pemerhatian yangdicatatkan dalam senarai semak atau notaaudit
17. Keluarkan Laporan Ketakakuran/NCRatau Laporan Pemerhatian bagiketakakuran yang telah dikenalpasti
18. Adakan mesyuarat penutup bersama auditiuntuk membentangkan hasil penemuanaudit dan mengedarkan laporan audit
19. Dapatkan pengakuan dan tempohtindakan pembetulan dari pegawai yang
Lampiran 2:PK(S)-SUPS-03/02
Lampiran 3:PK(S)-SUPS-03/03
Lampiran 4PK(S)-SUPS-03/04
28
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR AUDIT DALAM
diaudit dan pegawai atasan yangbertanggungjawab untuk unit/bahagianyang diaudit.
20. Maklumkan mengenai tarikh audit susulankepada pegawai yang diaudit.
21. Bincang dengan pegawai yang diaudit /Pegawai atasan mengenai pemerhatianyang dikenalpasti untuk tujuanpenambahbaikan Sistem PengurusanKualiti.
22. Jika perlu, beri maklumbalas mengenaihasil audit dalam mesyuarat penutupdengan ketua unit/bahagian. Salinanfotostat laporan NCR dan pemerhatian
diberi kepada Ketua Unit/Bahagian.
Selepas Audit
23. Jalankan audit susulan ke atas tindakanpembetulan yang dikenalpasti semasa
audit berdasarkan tempoh masa yangdipersetujui.
24. Sekiranya tindakan pembetulan telahdiambil, catatkan pengesahan danpenilaian keberkesanan tindakan di ruangaudit susulan seperti di Laporan NCR.
25.Penilaian keberkesanan dibuatberdasarkan kepada criteria penilaianberikut:a.Tidak ketidakpatuhan yang sama
berulang semasa audit susulanb.Terdapat peningkatan hasil tindakan
pembetulan yang diambil.
26. Dapatkan penjelasan pegawai yang diauditsekira terdapat tindakan yang belum
29
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR AUDIT DALAM
KPAD
KPAD
KAD
WP/TWP
selesai atau tindakan tidak berkesan.
27. Tetapkan tempoh masa untuk pelaksanaanaudit susulan berikutnya.
28. Jika terdapat ketakakuran ataupemerhatian yang jelas memerlukantindakan oleh pihak pengurusan,nasihatkan pegawai yang diaudit supayamengemukakan cadangan pembetulankepada Wakil Pengurusan.
PERINGKAT PENYEDIAAN LAPORAN
29.Sediakan laporan audit dalam dalamLaporan Ringkasan Audit.
30. Serahkan laporan kepada PKAD untukpenyelarasan laporan audit.
31. Kumpulkan laporan audit dari setiappasukan dan sediakan LaporanKeseluruhan Audit untuk dikemukakankepada WP/TWP.
32. Semak laporan audit denganmengambilkira perkara berikut:a)Semua tindakan pembetulan telah
diambil;b)Adakah terdapat ketakakuran yang major
dan memerlukan tindakan pengurusanc)Perkara-perkara yang perlu dibawa ke
MKSP; dand) Adakah tindakan pembetulan yang
melibatkan perubahan kepada prosedur.33. Sekiranya terdapat ketakakuran yang
memerlukan tindakan pengurusan,arahkan PKAD untuk sediakan laporanTindakan Pembetulan untuk dibentangkandi Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.
Lampiran 5:PK(S)-SUPS-03/05
30
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR AUDIT DALAM
KAD 34. Sediakan Laporan untuk dibawa keMesyuarat Kajian Semula Pengurusanyang mengandungi perkara berikut:a) Laporan Perlaksanaan Audit Dalamb) Laporan Keseluruhan Audit Dalamc) Analisa hasil audit dalamd) Cadangkan tindakan pembetulan yang
dikemukakan oleh Ketua Bahagian/Unit
35. Kemaskini rekod audit dalam
31
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR AUDIT DALAM
7. CARTA ALIRAN KERJA
Tanggungjawab Tindakan Penerangan
PERANCANGAN AUDIT
1. Kenalpasti personel untuk dilantik sebagai ketuaaudit dalam & pasukan audit
2. Kemukakan surat lantikan & edarkan suratpelantikan
3. Rancang & sedia jadual audit
4. Uruskan latihan audit dalam bagi KPAD & PAD
SEBELUM AUDIT DALAMAN
5. Beri taklimat kepada juruaudit :a) Sistem Pengurusan Kualiti;b) Skop audit;c) Jadual Pelaksanaan auditd) Prosedur audit dalame) Prosedur-prosedur yang digunapakaif) Keperluan juruauditg) Tanggungjawab pasukan audit
6. Memaklumkan Ketua Program/Unit yang hendakdiaudit
7. Buat persediaan berikut:a) Sediakan senarai semakb) Sediakan keperluan auditc) memahami prosedurd) memahami keperluan dalam manual kualiti
SEMASA AUDIT DALAMAN
8. Jalankan audit dalaman yang merangkumi :a) Mesyuarat pembukaan Audit ;b) Jalankan audit & semak rekod/fail ;c) Minta penjelasan jika terdapat perbezaand) Kemukakan laporan NCR atau pemerhatian bagi
ketakakuran yang dikenalpasti;e) dapatkan pengakuan dan tempoh tindakan
pembetulanf) maklum tarikh audit susulang) bincang dengan pegawai atasan untuk
penambahbaikanh) adakan mesyuarat penutup & fotostat laporan
NCR kepada ketua unit/bahagian
7
5
6
8
1WP/TWP
KAD/KPAD
Mula
KAD
KAD
KPAD/PAD
2
3
4
Sambung
32
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR AUDIT DALAM
SELEPAS AUDIT DALAMAN
9. Jalankan audit susulan
10. Buat penilaian keberkesanan sekiranya tindakantelah diambil
11. Dapatkan penjelasan jika tindakan belum selesaiatau tindakan tidak berkesan
12. Jika terdapat ketakakuran yang perlu pemerhatianpihak pengurusan, nasihat kemukakan cadanganpembetulan kepada WP
PERINGKAT PENYEDIAAN LAPORAN
13. Sediakan laporan ringkasan audit
14. Serahkan laporan kepada PKAD
15. Sediakan laporan keseluruhan dan kemukakankepada WP/TWP
16. Semak laporan audit dengan mengambil kirakriteria yang ditetapkan
17 Sekiranya terdapat ketakakuran yang perlu tindakanpengurusan, arahkan PKAD sediakan tindakanpembetulan & bentang dalam MKSP
18. Sediakan laporan untuk dibentang dalam MKSP
19. Kemaskini rekod
WP/TWP
KAD
KPAD
KAD
KAD
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Tamat
33
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR AUDIT DALAM
8. REKOD
Bil. Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
1. Surat Perlantikan AuditorDalam Bilik Fail 3 tahun
2. Jadual Tahunan Audit
3. Surat Makluman Audit
4. Senarai Semak
5. Borang Ketakakuran / NCR
6. Borang Pemerhatian
7. Ringkasan Laporan Audit
8. Senarai Kehadiran Audit
9. LAMPIRAN
Lampiran 1:PK(S)-SUPS-03/01- Jadual Perancangan Audit TahunanLampiran 2:PK(S)-SUPS-03/02 - Senarai SemakLampiran 3:PK(S)-SUPS-03/03 -Borang Ketakakuran /NCRLampiran 4:PK(S)-SUPS-03/04 -Borang PemerhatianLampiran 5:PK(S)-SUPS-03/05 -Ringkasan Laporan Audit
34
-
Lampiran 1:PK(S) – SUPS – 03 /01
JADUAL PERANCANGAN AUDIT TAHUNANTahun_______________
TarikhAudit
Unit / Bahagiandiaudit
Nama & No Prosedur MasaAudit
Juruaudit
Diluluskan oleh
(Nama dan Jawatan Pegawai)Tarikh :
35
-
LAMPIRAN 2:PK(S) – SUPS – 03/02
No. Dokumen : Tajuk Dokumen :
Tarikh Audit : Unit / Bahagian diAudit :
Juru Audit : 1.2.
Bil Rujukan/ KlausaPerkara yang perlu di
semak/Keterangan Auditee
Penemuan (Silanyatakan buktiobjektif yang
lengkap )
Y N Catitan /NCR
36
-
Lampiran 3:PK(S) – SUPS – 03/03
MAKLUMAT AUDIT (AUDITOR)Nama Auditor:Tarikh Audit:Bhg/Unit diaudit:
Bil Audit:No Rujukan:Status NCR:
PERINCIAN NCR (AUDITOR)Keperluan/Klausa:
Ketidakpatuhan:
Bukti Audit:
______________________ ___________________________Tandatangan Juruaudit: Tandatangan pegawai yang diauditTarikh: Tarikh:
PUNCA MASALAH (AUDITEE)
TINDAKAN PEMBETULAN (AUDITEE)
Pembetulan (Immediate Correction):
Tindakan Pembetulan(Corrective Action):
Tempoh Siap Tindakan:
______________________ ______________________________Tandatangan Auditee: Tandatangan AuditorTarikh: Tarikh:
AUDIT SUSULAN(AUDITOR)Pengesahan Tindakan Pembetulan:
Penilaian Keberkesanan:
Status Kes NCR :Selesai
Tidak Selesai
Tindakan Lain
Tandatangan Auditor:Tarikh:
37
-
Lampiran 4:PK(S) – SUPS – 03/04
Borang Pemerhatian
Bil Klausa ISO Pemerhatian Tindakan Susulan
Tandatangan Auditor:Tarikh:
Semakan Ketua Audit Dalam ____________________________( )
38
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR AUDIT DALAM
Lampiran 5:PK(S) – SUPS – 03/05
RINKASAN LAPORAN AUDIT
Nama dan No. Prosedur:
Tarikh Audit:
Skop Audit:
Bahagian/ Unit di Audit:
Juruaudit:
RINGKASAN AUDIT:
NCRBIl No.
NCRRingkasan NCR Status NCR
Bil Ringkasan Pemerhatian
Kesimpulan Keseluruhan Penemuan Audit di Bahagian/Unit:
_____________________________________________________________
Tandatangan Ketua Pasukan Auditor:Tarikh:
39
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA
DISEDIAKAN TANDATANGAN
Nama : Anny Lee Chiao Chen
Jawatan : Pegawal Dokumen
Tarikh : 05.04.2012
DISEMAK TANDATANGAN
Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali
Jawatan : Wakil Pengurusan
Tarikh : 06.04.2012
DILULUSKAN TANDATANGAN
Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin
Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak
Tarikh : 09.04.2012
NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-04
NAMA DOKUMEN :Prosedur Tindakan Pembetulan
SALINANTERKAWAL
40
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
1. OBJEKTIF
Menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil bagi mengenalpasti puncaketakakuran serta menhalang punca ketakakuran dari berulang dalam SistemPengurusan Kualiti Pejabat SUPS.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai semasa urusan pengendalian tindakan pembetulanbagi semua ketakakuran/kecacatan dalam sistem pengurusan kualiti yangdikenalpasti bagi membolehkan tindakan pembetulan diambil.
3. RUJUKAN
MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti : MK SUPS-01Prosedur Kualiti : PK(S)-SUPS-03 Audit Dalam
PK(S)-SUPS-04 Tindakan PencegahanPK(S)-SUPS-06 Kawalan KetakakuranPK(S)-SUPS-13 Pengurusan Aduan & Maklumbalas
Pelanggan
4. KETERANGAN
4.1 KetakakuranTidak mematuhi prosedur dan standard yang ditetapkan
4.2 Tindakan PembaikanTindakan jangka pendek / serta merta yang diambil bagi memperbaikiketakakuran.
4.3 Tindakan PembetulanTindakan yang diambil bagi mengenalpasti punca ketakakuran sertamengambil tindakan bagi mencegahnya dari berulang.
41
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
5. SINGKATAN
SUPS - Setiausaha Persekutuan Sarawak
TSUP - Timbalan Setiausaha Persekutuan Sarawak
KPSUP - Ketua Penolong Setiausaha Persekutuan Sarawak
KSUP (KP) - Ketua Penolong Setiausaha Persekutuan Sarawak (KhidmatPengurusan)
WP - Wakil Pengurusan
KU - Ketua Unit
PD - Pegawal Dokumen
MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
42
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
6. PROSES KERJA DAN TANGGUNGJAWAB
Tanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran
SUP/TSUP/KPSUP/ KSUP(KP)/KU
KU/PYB
Tindakan Pembetulan
1. Kaji maklumat ketakakakuran yangberlaku di Bahagian/Unit masing-masing berasaskan kepada sumber-sumber berikut :
a) Hasil audit dalam (melalui borangketakakuran) yang memerlukanpembetulan;
b) Aduan dan maklumbalas pelanggan;c) Hasil output yang memerlukan
pembetulan dan kajian semula;d) Hasil auditan pihak ketiga;e) Isi-isu yang dibangkitkan dalam
Mesyuarat Kajian SemulaPengurusan yang lalu; dan
f) Analisis Pencapaian objektif Kualitig) Analisis ketidakakuran
perkhidmatan tidak menepatispesifikasi
2. Rekodkan ketakakuran yang berlakudalam Borang Tindakan Pembetulan bagiperkara berikut:a. Tidak mencapai objektif kualiti dua kaliberturut-turutb. Setiap aduan pelanggan yang sahihc. Tidak mencapai sasaran kepuasanpelanggand. Analisis ketakakuran perkhidmatan yangmenunjukkan peningkatane. Keputusan mesyuarat pengurusan yangmemerlukan tindakan pembetulan
Lampiran 1PK(S)-SUPS-04/01
43
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
PYB
SUP/WP/KU
KU
WP
3. Kenalpasti punca ketakakuran dancadangan tindakan pembetulan yangbersesuaian mengikut kategori masalahserta tempoh siap tindakan yangdiperlukan
4. Kemukakan cadangan tindakanpembetulan yang direkodkan dalamBorang Tindakan Pembetulan kepadapengurusan SUPS untuk persetujuan danpengesahan
5. Melaksanakan tindakan pembetulanyang dipersetujui dalam tempoh masayang ditetapkan.
6. Menyimpan rekod-rekod pelaksanaantindakan pembetulan sebagai buktitindakan.
7. Memantau tindakan pembetulan dalamtempoh masa yang bersesuaian bagimengkaji keberkesanan atau berdasarkankriteria pemantauan berikut:a. Tiada ketakakuran yang sama berulangsemasa pemantauan dilakukanb. Terdapat peningkatan hasil pelaksanaantindakan pembetulan
8. Rekodkan hasil pemantauan danstatusnya dalam borang Tindakanpembetulan.
9. Kemukakan borang tindakanpembetulan yang lengkap kepada WPuntuk maklumandan menyediakan log tindakan pembetulan
10. Menyediakan laporan keseluruhan
Lampiran 2PK(S)-SUPS-04/02
44
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
tindakan pembetulan untuk dibentangkandalam MKSP.
45
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
7. CARTA ALIRAN
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PENERANGAN
1. Kajian maklumat ketakakuran.
2. Rekodkan dalam borang tindakan pembetulan
3. Kenalpasti punca dan cadangan tindakan pembetulan
4. Kemukakan cadangan tindakan untuk persetujuan danpengesahan
5. Laksanakan tindakan pembetulan dalam tempoh masayang ditetapkan
6. Menyimpan rekod pelaksanaan
7. memantau keberkesanan pelaksanaan
8. merekod hasil pemantauan
9. menyediakan log tindakan pembetulan
10. menyediakan laporan & bentang dalam MKSP
1
2
3
5
8
6
10
Tamat
Mula
7
9
SUP/TSUP/KPSUP/KSUP(KP)/KU
Tidak
Ya
WP
4
KU
SUP/WP/KU
PYB
KU/PYB
46
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN
8. REKOD
Bil. Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
1.
2.
Borang Tindakan Pembetulan
Log Tindakan Pembetulan
Pejabat WP 5 tahun
9. LAMPIRAN
1. Lampiran 1:PK(S)-SUPS-04/01- Borang TIndakan Pembetulan
2. Lampiran 2:PK(S)-SUPS-04/02 - Log Tindakan Pembetulan
47
-
Lampiran 1:PK(S)-SUPS-04/01Borang Tindakan Pembetulan
Maklumat: Perkhidmatan yang dikaitkan denganketidakakuran:
Sumber Maklumat:
1. Ketidakpatuhan:
2. Punca Masalah:
3. Tindakan Pembetulan:
Tempoh Siap Tindakan:
4. Pemantauan Keberkesanan Tindakan Pembetulan:
5. Ulasan Pemantauan:
Status Kes: SelesaiTandatangan Penilai: __________________
Tidak Selesai ( )
Tindakan Lain Tarikh:
Nama Pelapor:
Bahagian/Unit:Tarikh:
1.Audit Dalam2.NCP3.Keputusan Mesy4.Analisis Data5.Aduan Pelanggan6.Kepuasan Pelanggan
48
-
Lampiran 2:PK(S)-SUPS-04/02
Log Tindakan Pembetulan
Noketakakuran
Ketakakuran Punca TindakanPembetulan
UlasanPemantauan
status Catatan
49
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-05 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN
NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA
DISEDIAKAN TANDATANGAN
Nama : Anny Lee Chiao Chen
Jawatan : Pegawal Dokumen
Tarikh : 05.04.2012
DISEMAK TANDATANGAN
Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali
Jawatan : Wakil Pengurusan
Tarikh : 06.04.2012
DILULUSKAN TANDATANGAN
Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin
Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak
Tarikh : 09.04.2012
NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-05
NAMA DOKUMEN :Prosedur Tindakan Pencegahan
SALINANTERKAWAL
50
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-05 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN
1. OBJEKTIF
Menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil bagi memperbaiki danmencegah kepincangan yang berlaku dalam Sistem Pengurusan Kualiti PejabatSetiausaha Persekutuan Sarawak bagi memastikan supaya ia dilaksanakandengan sistematik dan memenuhi keperluan yang ditetapkan.
2. SKOP
Digunapakai oleh Pengurusan atasan Pejabat Setiausaha Persekutuan Sarawak,Wakil Pengurusan dan Penyelaras/Ketua Audit Dalam bagi mengenalpastiketakakuran berpotensi dalam sistem kualiti dan mengambil tindakan yangdiperlukan.
3. RUJUKAN
MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti MK SUPS 01Prosedur Kualiti: PK(S)-SUPS-03 Audit Dalam
PK(S)-SUPS-04 Tindakan PembetulanPK(S)-SUPS-14 Pengurusan Aduan dan MaklumbalasPelangganPK(S)-SUPS-06 NCP
4. KETERANGAN
4.1 KetakakuranTidak mematuhi prosedur dan standard yang ditetapkan.
4.2 Tindakan PembaikanTindakan jangka pendek/serta merta yang diambil bagi memperbaikiketakakuran.
4.3 Tindakan PembetulanTindakan yang diambil bagi mengenalpasti punca ketakakuran sertamengambil tindakan bagi mencegahnya dari berulang.
51
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-05 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN
4.4 Tindakan Pencegahan/PenambahbaikanTindakan yang diambil sama ada melalui pelaksanaan program/projek ataukaedah direct bagi menghapuskan punca potensi ketakakuran atau potensisituasi yang tidak diingini.
5. SINGKATAN
5.1 Singkatan Pentadbiran
MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
5.2 Singkatan Jawatan
SUPS - Setiausaha Persekutuan Sarawak
TSUP - Timbalan Setiausaha Persekutuan Sarawak
WP - Wakil Pengurusan
TWP - Timbalan Wakil Pengurusan
PKAD - Penyelaras / Ketua Audit Dalam
PD - Pegawai Dokumen
KU - Ketua Unit
PYB - Pegawai Yang Berkenaan
52
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-05 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN
6. PROSES KERJA DAN TANGGUNGJAWAB
Tanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran
SUPS/WP/PKAD/KU
Tindakan Pencegahan
1. Kenalpasti bidang-bidang yang sesuai danberpotensi untuk tujuanpencegahan/penambahbaikanberdasarkan sumber-sumber berikut :
a) Aduan Pelangganb) Laporan Audit Dalam;c) Cadangan Pencegahan/
Penambahbaikan yang diterima dariwarga SUPS(jika ada) ;
d) Hasil auditan pihak ketiga; dane) Isi-isu yang dibangkitkan dalam MKSPf) Maklumbalas Pelanggang) Analisis Data Pencapaian Proses Kerjah) Analisis Ketakakuran Perkhidmatan
2. Teliti maklumat-maklumat di atas denganmengambilkira potensi punca ketakakurandan faktor-faktor berikut:
a) berlaku berulang-ulang;b) kemungkinan akan berulang lagi
sekiranya tidak diambil tindakanpencegahan dengan segera;
c) penyelesaiannya memerlukan jangkamasa yang panjang.
3. Rekodkan ketakakuran berpotensi dalamBorang Tindakan Pencegahan bagi perkaraberikut:
Lampiran 1PK(S)-SUPS-
05/01
53
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-05 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN
PYB
SUPS/TSUP/WP/KU
WP
4. Kenalpasti punca ketakakuran berpotensidan cadangan tindakan pencegahan yangbersesuaian mengikut kategori masalah sertatempoh siap tindakan yang diperlukan
5. Kemukakan cadangan tindakanpencegahan yang direkodkan dalam BorangTindakan Pencegahan kepada pengurusanSUPS untuk persetujuan dan pengesahan
6. Melaksanakan tindakan pencegahan yangdipersetujui dalam tempoh masa yangditetapkan.
7. Menyimpan rekod-rekod pelaksanaantindakan pencegahan sebagai bukti tindakan.
8. Memantau tindakan pencegahan dalamtempoh masa yang bersesuaian bagimengkaji keberkesanan berdasarkan kriteriapemantauan berikut:a. Tiada ketakakuran berpotensi berlakub. Terdapat peningkatan hasil pelaksanaantindakan pencegahan
9. Rekodkan hasil pemantauan dan statusnyadalam borang Tindakan pencegahan.
10. Kemukakan borang tindakan pencegahanyang lengkap kepada WP untuk maklumandan menyediakan log tindakan pencegahan
11. Menyediakan laporan keseluruhantindakan pencegahan untuk dibentangkandalam MKSP.
Lampiran 2:PK(S)-SUPS-
05/02
54
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-05 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN
7. CARTA ALIRAN
Tanggungjawab Tindakan Penerangan
TidakYa
1. Kenalpasti bidang-bidang sesuai untuk tujuanpencegahan/penambahbaikan
2. Teliti maklumat dengan ambil kira potensi puncaketakakuran
3. Rekodkan ketakakuran berpontensi
4. Kenalpasti punca ketakakuran dan cadangkantindakan pencegahan
5. Kemukakan cadangan pencegahan untukpersetujuan & pengesahan
6. Laksanakan tindakan pencegahan dalamtempoh yang ditetapkan
7. Menyimpan rekod pelaksanaan
8. Pantau dan kaji keberkesanan
9. Rekodkan hasil pemantauan
10. Menyediakan log tindakan pencegahan
11. Menyediakan laporan keseluruhan tindakanpencegahan & bentang dalam MKSP
Tamat
9
Mula
1
2
3
4
7
8
11
10
SUPS/TSUP/WP/KU
SUPS/WP/PKAD/KU
PYB
WP
5
6
55
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-05 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN
8. REKOD
Bil. Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
1.
2.
Borang Tindakan Pencegahan
Log Tindakan Pencegahan
Pejabat WP
Pejabat WP
5 tahun
5 tahun
9. LAMPIRAN
1. Lampiran 1:PK(S)-SUPS-05/01- Borang Tindakan Pencegahan
2. Lampiran 2:PK(S)-SUPS-05/01- Log Tindakan Pencegahan
56
-
Lampiran 1:PK(S)-SUPS-05/01Borang Tindakan Pencegahan
Maklumat: Perkhidmatan yang dikaitkan denganketidakakuran berpotensi:
Sumber Maklumat:
1. Ketidakpatuhan Berpotensi:
2. Punca Masalah:
3. Tindakan Pencegahan:
Tempoh Siap Tindakan:
4. Pemantauan Keberkesanan Tindakan Pencegahan:
5. Ulasan Pemantauan:
Status Kes: SelesaiTandatangan Penilai: __________________
Tidak Selesai ( )
Tindakan Lain Tarikh:
Nama Pelapor:
Bahagian/Unit:Tarikh:
1.Audit Dalam2.NCP3.Keputusan Mesy4.Analisis Data5.Aduan Pelanggan6.Kepuasan Pelanggan
57
-
Lampiran 2:PK(S) – SUPS – 05/02
LOG TINDAKAN PENCEGAHAN(Maklumat dari Aduan Kepuasan Pelanggan/Audit Dalaman)
Insiden/IsuKetidakpatuhanberpotensi
(1)
Kekerapan
(2)
Sebab-sebabKetidakpatuhanberpotensi(punca)
(3)
Tindakan Pencegahan
(4)
StatusImplementasi
(5)
TarikhPemantauan
(7)
Catatan
(8)
58
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN
DISEDIAKAN TANDATANGAN
Nama : Anny Lee Chiao Chen
Jawatan : Pegawal Dokumen
Tarikh : 05.04.2012
DISEMAK TANDATANGAN
Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali
Jawatan : Wakil Pengurusan
Tarikh : 06.04.2012
DILULUSKAN TANDATANGAN
Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin
Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak
Tarikh : 09.04.2012
NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA
NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-06
NAMA DOKUMEN :Prosedur Kawalan Ketakakuran
SALINANTERKAWAL
59
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menggariskan langkah-langkah bagi mengesan aktiviti atauperkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi serta mengambil tindakanmenghalang dari penggunaannya dalam Sistem Pengurusan Kualiti PejabatSUPS.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Setiausaha Persekutuan Sarawak, Ketua-KetuaUnit, Wakil Pengurusan/Timbalan Wakil Pengurusan dan Penyelaras/KetuaAudit Dalam apabila perlu mengawal penggunaan produk/perkhidmatan yangtidak memenuhi spesifikasi dalam Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat SUPS
3. RUJUKAN
MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti – MK-SUPS-01Prosedur Kualiti : PK(S) – SUPS – 03 : Audit Dalam
PK(S) – SUPS – 05 : Tindakan PembetulanPK(S) – SUPS – 06 : Tindakan Pencegahan
4. KETERANGAN
Ketakakuran Perkhidmatan: Tidak memenuhi keperluan prosedur, standard,kriteria serta kehendak pelanggan yang ditetapkan.
5. SINGKATAN
5.1 Pentadbiran
MKSP: Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan
5.2 Jawatan
SUPS : Setiausaha Persekutuan Sarawak
WP : Wakil Pengurusan
60
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN
TWP : Timbalan Wakil Pengurusan
KU: : Ketua Unit
PKAD : Ketua Audit Dalam
PSUP : Penolong Setiausaha Persekutuan Sarawak
PYB : Pegawai Yang Berkenaan
61
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN
6. PROSES KERJA DAN TANGGUNGJAWAB
Tanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran
SUPS/WP/TWP/PKAD/
KU
PYB
1. Kenalpasti aktiviti/produk/perkhidmatan yang tidakmemenuhi spesifikasi dalam perkhidmatan.
2. Ketakakuran dalam perkhidmatan dibahagikankepada tiga(3) peringkat bagi skop perkhidmatansistem pengurusan kualiti iaitu:
a. penerimaan input untuk diproses;b. semasa memproses input kepada output;c. sebelum perkhidmatan dikeluarkan kepada
pelanggan
3. Menentukan tanggungjawab untuk melaksanakantindakan ke atas produk/perkhidmatan yang tidakmenepati speksifikasi
4. Sekiranya terdapat aktiviti/perkhidmatan/produkyang tidak memenuhi spesifikasi atau syarat-syaratyang ditetapkan, ambil tindakan yang sesuai samaada;
(i) dikembalikan untuk dipinda/diganti; atau(ii) disesuaikan untuk penggunaan seterusnya dalam
sistem dengan kebenaran; atau(iii) dikeluarkan / ditolak terus dari penggunaan dalam
Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat SUPS.(iv) Mengkaji kesan atau kesan yang berkemungkinanterhadap produk/perkhidmatan sekiranyaproduk/perkhidmatan yang telah disampaikan ataudigunakan oleh pelanggan.
5.Pelaksanaan kawalan terhadap produk/perkhidmatanyang tidak menepati speksifikasi dan tindakan yangdiambil adalah berdasarkan kepada Pelan KawalanKetidakpatuhan
6. Merekodkan ketakakuran produk/perkhidmatan sertatindakan yang diambil dalam format yang bersesuaianatau Borang Laporan Ketakakuran
Lampiran 1PK(P)-SUPS-06/01PelanKawalanKetakakuran
62
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN
KU/ PSUP
7. Sekiranya terdapat sebarang keperluan untukpengesahan dan kelulusan oleh pihak atau mesyuarattertentu, pastikan aktiviti/produk/ perkhidmatanberkenaan tidak digunapakai sebelum memperolehikelulusan/pengesahan tertentu. Menyerahkan produk/memberi perkhidmatan yang disahkan memenuhispesifikasi sahaja kepada pelanggan.
8. Setelah tindakan pembetulan segera dilakukan,penilaian akan dilakukan untuk mengenalpasti punca-punca ketakakuran bagi mencegah ketakakuranberulang.
9 Kemaskini rekod yang berkaitan.
10.Sediakan Laporan Tindakan Kawalan PerkhidmatanYang Tidak Memenuhi Spesifikasi, untuk dibentangdalam MKSP oleh WP/TWP.
11. Bentang laporan dalam mesyuarat.
Lampiran 2PK(P)-SUPS-06/02BorangLaporanKetakakuran
63
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN
Proses Kerja
Ya Ya Ya
Penerangan
1. kenalpasti ketakakuran
2. menentukan tanggungjawab & lakukantindakan
3. Ambil Tindakan:i. dikembalikan untuk pindaanii.disesuaikan untuk kegunaaniii. ditolakiv. kaji kesan penggunaan
4. Laksanakan kawalan
5. Rekod dalam borang laporan ketakakuran
6. Dapatkan kelulusan/pengesahan jika perlu
7. Buat penilaian & kenalpasti punca danpencegahan ketakakuran berulang
8. Kemaskinian rekod
9. Sediakan laporan
10. Bentang dalam mesyuarat
7. CARTA ALIRAN KERJA
MulaMULA
1
4
5
Tamat
Tanggungjawab
SUPS/ WP/TWP/KU/
PKAD
PYB
KU/PSUP
3
7
8
9
10
Ya
2
6
64
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN
8. REKOD
Bil. Rekod Lokasi TempohPenyimpanan
1. Borang Laporan Ketakakuran Pejabat WP/PKAD 5 Tahun
9. LAMPIRAN
1. Lampiran 1:PK(S)-SUPS-06/01- Pelan Kawalan Ketakakuran
2. Lampiran 2:PK(S)-SUPS-06/02- Borang Laporan Ketakakuran
65
-
Lampiran 1:PK(S)-SUPS-06/01PELAN KAWALAN KETAKAKURAN
PROSEDUR SOKONGAN
Jenis ketakakuran Tindakan Tanggung-jawab
Pengesahan Tindakan RekodTindakan
Borang PenilaianKeberkesananKursus
-Kenalpasti JenisLatihan yangdilaksanakan-Maklum dan arah(memo) untukkembalikan semulaborang tersebut kepadapihak yang berkenaan
PPT (PSM) -Terima borangPenilaian Kursus
-Buat semakan borang(lengkap/ tidaklengkap)
-compilesemua borang
- Buat LaporanAnalisis BorangPenilaianKeberkesananKursus
Pindaan Tarikh KursusDalaman
- Surat Makluman awalkepada Pegawai &Kakitangan tentangprogram tersebut
- Menetapkan semulatarikh baru program
PPT(PSM) -Ketua Unit PSM - Suratmakluman
Tidak Hadir kursus - Mengeluarkan memountuk memberipenjelasan
- Memaklumkan kepadaketua unit berkaitan
PPT(PSM) -Ketua Unit PSM - SuratPenjelasan
- Suratmakluman
Penerimaanbil/invois/dokumen yang tidaklengkap daripada pelanggan
- Semakbil/invois/dokumenyang diterimadaripada pelanggan
- Rekod maklumatpenerimaan ke dalamsenarai semakan- Kembalikan bil/invois
dan dokumen kepadapelanggan untukdilengkapkan
Pegawaiyangmemprosespembayaran
-Terima semulabil/invois/dokumenyang telahdikembalikan
-Buat pemeriksaanbil/inbois/dokumendan memastikan ianyalengkap
-Cop penerimaan tarikhpadabil/invois/dokumen
- Bil/invois/dokumen
- Buku logpenyerahanbil/invois/dokumen
Borang tempahan tidaklengkap
- Maklumkan kepadapemohon supayamengisi butiran yangtidak lengkap
- Membuat semakansemula borangtempahan
PT(P) -Terima semula borangtempahan danpemohon
-Menandatangani borangkelulusanpermohonan olehpegawai pelulus
- Bukutempahan
- Papantempahan
Kelewatan memprosespermohonan
- Borang permohonanyang diterima mestidiambil tindakansegera
PT(P) -Merekod yangdiluluskan/ diambiltindakan dalam rekod
- Bukutempahan
Penerimaan barangan yang - Periksa bahan yang PT(P) -Terima semula barang - Borang
66
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN
rosak daripada pembekal diterima daripadapembekal
- Rekod maklumatpenerimaan
- Asing bahan yangtidak menepatispesifikasi
- Maklum danpulangkan bahankepada pembekal
yang dibekalkan-Buat pemeriksaan
mengikut speksifikasibarangan
-Tandatangan DO jikabahan menepatispesifikasi
penerimaanbahan
- DO- Rekod
pembekal
Borang aduan kerosakanyang tidak lengkap
- Memastikan borangaduan diisi denganlengkap
- Maklum danpulangkan borangyang tidak lengkapkepada pengadu
Unit ICT -Terima semula borangaduan yang lengkapdaripada pengadu
-Merekod penerimaanboring lengkap kedalam buku logpenyelenggaraan
-Tandatangan pegawaipenerimaan aduan
- Borangaduan
- Buku logpenyelenggaraan
67
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN
PELAN KAWALAN KETAKAKURAN
PROSEDUR UTAMA
PERHUBUNGAN
Jenisketidakpatuhan
Tindakan Tanggung-jawab
PengesahanTindakan
RekodTindakan
- Borang cadanganPencalonan AnugerahBintang-bintang dihantarselepas tarikh tutuppermohonan
- Surat peringatan kepadasemua Jabatan/Agensi mengenai tarikhtutup permohonan
Unit PSM - Surat Peringatandisahkan olehKetua Unit.
- SuratPeringatan
- Lewat Hantar Borangpengesahan kehadiran keMajlis Rasmi
- Membuat pengesahanKehadiran melaluitelefon/Faks
PA (SUPS) - Makluman kepadaKetua Jabatan(verbal)
- Minit padaruangpengesahanjemputan
- Ketidakhadiran ke MajlisRasmi
- Mengemukakan surattunjuk sebab
UnitPentadbiran
- Ketua UnitPentadbiran akanmengesahkan surattunjuk sebabtersebut
- SuratTunjuksebab
PEMBANGUNAN
PK (P-)SUPS – 10 Prosedur Pengurusan Penyewaan Ruang-Ruang Komersial di BGS
Jenis ketidakpatuhan Tindakan Tanggungjawab
PengesahanTindakan
RekodTindakan
Kelewatan penyediaankontrak perjanjian
Memaklumkan kepadasyarikat berkenaan kontrakakan ditandatanganiselepas kontrak siap
PSU /PTK Menyemak semuladokumen kontrak
Memastikanperjanjian kontrakdisemak olehPenasihat Undang-undang ( PUU )
Dokumenkontrak
68
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN
PK (P-)SUPS – 09 Pengagihan Ruang Pejabat di Bangunan Gunasama Persekutuan
Jenis ketidakpatuhan Tindakan Tanggungjawab
Pengesahantindakan
Rekod tindakan
Penerimaan permohonanyang tidak lengkap
Terima permohonandengan syarat permohonandilengkapkan
Rekod permohonanmengikut criteria yang telahditetapkan
Jika tidak lengkapkembalikan kepadapemohon
PSU/PPT Terima semulapermohonan yangtelah lengkap
Rekod semula
Bawa kemesyuarat
Keluarkan surattawaran
Minit mesyuarat
Surat tawaran
PK (P-)SUPS – 08 Pengurusan Projek Pembinaan Kuarters & BGS
Jenis ketidakpatuhan Tindakan Tanggungjawab
PengesahanTindakan
RekodTindakan
Pemilihan tapak yang tidaksesuai
Mengadakan lawatan ketapak yang telahdicadangkan
Sekiranya tapak tersebuttidak sesuai
Lawatan semula kebeberapa lokasi perludiadakan
Mendapatkan maklumbalasbagi tapak yang telah dipilih
Memohon peruntukan bagipengambilalih tapak tanah
PSU ( B ) Mengisi danmenghantarborang sittingapplication
Memastikanpembayaranpengambilalihantapak tanah
Rekodpengambilalihantapak tanah
69
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN
PK (P-)SUPS – 05 Penyelarasan Projek Pembangunan Persekutuan di Negeri Sarawak
Jenisketidakpatuhan
Tindakan TanggungJawab
PengesahanTindakan
RekodTindakan
Pengerusi asal tidak dapatmempengerusikanmesyuarat
Tetapkan tarikh
Keluarkan surat jemputanbersama minit mesyuarat
Sekiranya pengerusi tidakdapat mempengerusikanmesyuarat, tarikh baru perluditetapkan semula
PPT (B )PT(B)
Mendapatkankelulusan daripadapengerusi untukmelantik pengerusiganti
Suratpanggilanmesyuarat
Minitmesyuarat
PK (P-)SUPS – 11 Prosedur Kelulusan Penyewaan Ruang Pejabat
Jenis ketidakpatuhan Tindakan Tanggung-jawab
PengesahanTindakan
RekodTindakan
Permohonan kelulusanpenyewaan yang tidaklengkap
Menerima permohonandaripada KJP
Merekod Permohonandalam Lampiran E
Mengasingkan permohonanyang tidak lengkap
Mengembalikanpermohonan yang tidaklengkap kepada KJP
PSU / PPT Terima semulapermohonan
Merekod semulapermohonan
Kemukakanpermohonan keMesyuarat JRP
Keluarkan suratkelulusan
Borangsemakandokumen JRP(Lampiran E)
MinitMesyuarat
Suratkelulusankepada KJP
70
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN
Lampiran 2:PK(S)-SUPS-06/02BORANG LAPORAN KETAKAKURAN
Bahagian: Perkhidmatan yang dikaitkan dengan ketidakakuran: Tarikh:
Keterangan kepada ketidakakuran:
Tindakan yang diambil:
Tandatangan:_____________________________ Tarikh:______________( )
Penilaian Tindakan:
Tandatangan:_____________________________ Tarikh:_________________( )
Tindakan telah dijalankan dengan berkesan____________________________( )
Tarikh:_____________
71
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF
NO. SALINANKAWALAN
DIKELUARKAN KEPADA
DISEDIAKAN TANDATANGAN
Nama : Anny Lee Chiao Chen
Jawatan : Pegawal Dokumen
Tarikh : 05.04.2012
DISEMAK TANDATANGAN
Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali
Jawatan : Wakil Pengurusan
Tarikh : 06.04.2012
DILULUSKAN TANDATANGAN
Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin
Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak
Tarikh : 09.04.2012
NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-07
NAMA DOKUMEN :Pengurusan Latihan Dan Pembangunan Staf
SALINANTERKAWAL
72
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menerangkan langkah-langkah bagi memastikan pengurusan latihanuntuk pegawai dan staf dikendalikan dengan cekap, teratur dan berkesan.
2. SKOP
Prosedur ini diguna pakai dalam urusan perancangan, pelaksanaan dan penilaianprogram-program latihan untuk pegawai dan kakitangan di PejabatSetiausaha Persekutuan Sarawak.
3. RUJUKAN
MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti : MK-SUPS-01.Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 – Dasar Latihan SumberManusia Sektor Awam.
4. KETERANGAN
4.1.1 Pengurusan Latihan Dan Pembangunan Staf merupakan programlatihan yang disediakan untuk meningkatkan kemahiran, kebolehan,kerjaya dan menambahkan ilmu pengetahuan dan staf.
4.1.2 Penilaian keberkesanan latihan dilaksanakan keatas mana-manalatihan yang memberi kesan terhadap kompetensi kepada kakitangan.Tidak semua latihan dijalankan oleh SUPS dibuat penilaiankebekesanan. Hanya latihan yang dilaksanakan melebihi 6 jam sahajadibuat penilaian keberkesanan serta mempunyai impak kepadapeningkatan kompetensi kakitangan.
73
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF
5. SINGKATAN
SUPS - Setiausaha Persekutuan Sarawak
TSUP - Timbalan Setiausaha Persekutuan Sarawak
PSUP(KP) - Penolong Setiausaha Persekutuan Sarawak (KhidmatPengurusan)
PPT (PSM) - Penolong Pegawai Tadbir (Pembangunan Sumber Manusia)
PT (PSM) - Pembantu Tadbir (Pembangunan Sumber Manusia)
74
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF
6. PROSES KERJA DAN TANGGUNGJAWAB
Tanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran
PSUP(KP)/PPTPSM
PPT(PSM)
PPT (PSM)
PSUP(KP)
PPT(PSM)
1. Mengenal pasti keperluan latihan personelberdasarkan maklumat seperti :-1.1 Permohonan oleh personel;1.2 Cadangan/arahan oleh pihak pengurusan;1.3 Analisis Keperluan Latihan [Training Needs
Analysis] ; dan1.4 Tawaran daripada Agensi/Kementerian
/Jabatan.
2. Menyediakan Cadangan Perancangan LatihanTahunan/Pelan Operasi Latihan Staf denganmengambilkira perkara- perkara berikut :-
2.1 Keperluan latihan;2.2 Peruntukan; dan2.3 Kaedah pengendalian latihan (Latihan
Dalaman dan Luaran).
3. Mengemukakan Cadangan Perancangan LatihanTahunan kepada PSUPS (KP) untuk semakan.Buat pindaan jika perlu.
4. Menyemak Cadangan Perancangan LatihanTahunan dan kemukakan cadangan kepadapengurusan atasan Pejabat SUPS untukmakluman.
5. Mengedarkan Perancangan Latihan kepadaPegawai dan Staf.
75
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF
PSUP(KP)/PPT (PSM)
PSUP(KP)
PSUP(KP)/PPT (PSM)
PPT(PSM)
PPT(PSM)
PT(PSM)
PPT (PSM)
PENGENDALIAN KURSUS DALAMAN
6. Mengenal pasti latihan yang berkaitan denganprogram Pejabat SUPS.
7. Membincang dengan PSUPS(KP)/ PPT (PSM)untuk merancang persediaan latihan.
8. Semak dengan Bahagian Kewangan mengenaiperuntukan.
9. Membuat persiapan kursus yang dirancangdan memastikan program latihan merangkumimaklumat-maklumat berikut :-
9.1 Nama dan jenis latihan;9.2 Objektif dan faedah kursus;9.3 Tarikh dan tempat kursus; dan9.4 Anggaran kos.
10. Melaksanakan Program Latihan /Kursusmengikut aturcara program.
11. Mengeluarkan Sijil Kehadiran Kursus kepadapeserta kursus dan menyimpan sesalinandalam fail.
12. Memastikan penilaian kursus berdasarkanBorang Penilaian Keberkesanan Kursus/Maklumbalas dibuat.
13. Merekodkan kehadiran kursus ke dalam BukuPerkhidmatan dan Buku Log Latihan.
KURSUS LUARAN
14. Menerima tawaran/brosur dari Jabatan atauAgensi atau Kementerian dan menguruskanpencalonan.
76
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF
PT(PSM)
PPT (PSM)
Pegawai/Staf
PT(PSM)
Pegawai /staf
Ketua Unit
PT (PSM)
15. Melengkapkan Borang Pencalonan dan BorangPengesahan Kehadiran kursus dan dapatkankelulusan pihak pengurusan.
16. Memaklum dan minta pegawai atau stafberkenaan menghadiri kursus.
17. Mengemukakan salinan Sijil Kehadiran Kursuskepada Unit Pembangunan Sumber Manusia,jika ada.
18. Merekod kehadiran kursus ke dalam BukuPerkhidmatan dan Buku Log Latihan.
PENILAIAN KEBERKESANAN LATIHAN
19.Melengkapkan Borang Laporan Penilaian Kursusdan kemukakan kepada Ketua Unit dalamtempoh 14 hari selepas tamat kursus.
20.Menilai keberkesanan kursus/Latihan yang telahdihadiri oleh pegawai/staf dan panjangkanBorang Penilaian Keberkesanan kursuskepada Unit Pembangunan Sumber Manusiadalam tempoh tiga (3) bulan selepas berkusus.
21.Membuat analisis keberkesanan latihanberdasarkan maklum balas yang diterimadaripada ketua unit / bahagian.
22.Menyediakan laporan keberkesanan latihanyang dihadiri oleh kakitangan untukdibentangkan dalam mesyuarat pembangunansumber manusia
Lampiran 1PK(S)-SUPS-
07/01
77
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF
7. CARTA ALIRAN KERHA
Tanggungjawab Proses Kerja Penerangan
1. Kenal pasti keperluan latihan personel berdasarkanmaklumat seperti Analisa Keperluan Latihan(TNA)
2. Sediakan Cadangan Perancangan LatihanTahunan Pegawai/Staf.
3. Kemukakan Cadangan Perancangan Latihan TahunanKepada PSUPS (KP)
4. Semak Cadangan Perancangan Latihan Tahunan danmengemukakan cadangan kepada pihak atasan untukmakluman.
- Ada pindaan?
5. Edar Perancangan Latihan kepada Pegawai/staf.
6. Kenal pasti latihan yang berkaitan dengan Program Pej.SUPS dan arahan daripada pihak atasan.
Tidak
Buat pindaan.
1
2
3
4
5
Ya
6
A
PSUP (KP)/PPT(PSM)
PPT (PSM)
PPT (PSM)
PSUP (KP)
PPT(PSM)
PSUP (KP)/PPT (PSM)
Mula
78
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF
7. Bincang dengan PSUPS(KP)/PPT(PSM) untuk merancangPersediaan.
8. Semak dengan Bahagian Kewangan mengenai peruntukan.
9. Membuat persiapan kursus yang dirancang dan memastikanprogram latihan personal merangkumi maklumat ditetapkan.
10. Kendalikan Program Latihan/Kursus mengikut aturcara.
11. Keluarkan sijil Kehadiran kursus kepada peserta kursus dansimpan sesalinan dalam fail.
12. Pastikan penilaian kursus berdasarkan borang PenilaianKeberkesanan Kursus/Maklumbalas dibuat.
13. Merekod kehadiran kursus dalam Buku Perkhidmatandan Buku Log Kursus
KURSUS LUARAN14. Terima tawaran / brosur dari Jabatan / Agensi / Kementerian
dan menguruskan pencalonan
15. Lengkapkan Borang Pencalonan dan Borang PengesahanKehadiran kursus untuk kelulusan pihak pengurusan.
16. Maklum dan minta pegawai menghadiri kursus
17. Kemukakan salinan sijil kepada Unit Pembangunan Manusia.
18. Rekodkan kehadiran kursus ke dalam Buku Perkhidmatandan Buku Log Latihan.
PENILAIAN KURSUS
19. Mengisi dan mengemukakan Laporan Penilaiankeberkesanan Kursus kepada Ketua Unit dalam tempoh
14 hari selepas tamat kursus.
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Tamat
18
A
PSUP (KP)/PPT(PSM)
PSUP(KP)/PPT (PSM)/
PSUP(KP)/PPT(PSM)/
PT (PSM)
PT(PSM)
PPT PSM)
Pegawai/Staf
PPT (PSM)
PT (PSM)
Pegawai/Staf
Pegawai/Staf
PSUP (KP)
PPT (PSM)
PT (PSM)
PT (PSM)
19
B
79
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF
20. Ketua Unit menilaian keberkesanan kursus yang telahdihadiri oleh pegawai/staf dan panjangkan laporan tersebutkepada Unit Pembangunan Manusia dalam tempoh tiga (3)bulan selepas berkusus.
21. Membuat analisis
22. Menyediakan laporan dandibentangkan dalam mesyuarat pembangunan sumber manusia
8. REKOD
20
21
Ketua Unit
PT (PSM)
B
21Ketua (Unit PSM)
Tamat
80
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF
Bil. Jenis Rekod LokasiTempoh
Penyimpanan
1.
2.
3.
4.
Jadual Perancangan LatihanTahunan
Salinan Sijil Kursus
Buku Perkhidmatan
Borang Keberkesanan Latihan
UPSM
Bilik Fail
Bilik Fail
Bilik Fail
5 tahun
5 tahun
Kekal
5 tahun
9. LAMPIRAN
Lampiran 1:PK(S)-SUPS-07/01-Borang Laporan Penilaian Keberkesanan KursusPegawai dan Staf
81
-
Lampiran 1:PK(S)-SUPS-07/01
BORANG PENILAIAN KEBERKESANAN KURSUS PEGAWAI DAN STAFPEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
BAHAGIAN A : MAKLUMAT KURSUS / LATIHAN (diisi oleh pegawai yang dinilai)1. Nama kursus yang dihadiri :2. Tarikh dan tempat kursus :3. Objektif kursus :a) ………………………………………………………………………………b) ………………………………………………………………………………c) ………………………………………………………………………………d) ………………………………………………………………………………e) ………………………………………………………………………………BAHAGIAN B : PENILAIAN PEGAWAI MENGENAI KURSUS YANG DIHADIRI(diisi oleh pegawai yang dinilai)Sila nyatakan sejauh manakah kursus ini memberi berfaedah kepada anda ?Amat BerfaedahBerfaedahSederhanaTidak BerfaedahAmat Tidak Berfeadah5. Adakah kursus ini dapat meningkatkan prestasi kerja anda ?Amat BerfaedahBerfaedahSederhanaTidak BerfaedahAmat Tidak Berfaedah6. Penilaian anda terhadap kursus ini ?……………………………………………………………………………………………………………………….
82
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF
………………………………………………………………………………………………………………………...………………………………………………………………………………………………………………………...7. Sila nyatakan sama ada kursus ini adalah sesuai untuk dihadiri oleh pegawai-pegawai yang lain.YA TIDAKTandatangan :Nama :Jawatan :Tarikh :**Nota : Sila kemukakan kepada Ketua Unit untuk membuat ulasan.BAHAGIAN C : PENILAIAN KEBERKESANAN KURSUS / LATIHAN
(diisi oleh Ketua Unit)8. Sila nyatakan sejauh manakah kursus ini dapat mempertingkatkan keberkesananpegawai yang dinilai ?Amat BerfaedahBerfaedahSederhanaTidak BerfaedahAmat Tidak Berfaedah
83
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF
9. Pegawai dapat menggunakan kemahiran / pengetahuan dalamtugasan harian (Kursus Khusus )Kemahiran / pegetahuan yang diperolehi dapat meningkatkanprestasi secara umum. (Jika Kursus Umum)10. Ulasan Pegawai Penilai………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………Tandatangan :Nama :Jawatan :Tarikh :** Nota : Sila kemukakan kepada UPSM (Unit Pembangunan Sumber Manusia) dalam tempoh
1 BULAN dari tarikh akhir kursus.
84
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF
BORANG PENILAIAN KEBERKESANAN KURSUS(Diisi oleh penyelia selepas satu bulan pegawai di bawah seliaan menghadiri kursus)A. MAKLUMAT PEGAWAI
Nama pegawai :
Jawatan dan gred :
B. BUTIR-BUTIR KURSUS
Nama Kursus :
Tarikh Kursus :
Tempat Kursus :
Penganjur :
C. PENILAIAN PENYELIA
Bil Kriteria penilaian 5 4 3 2 1
1 Pengetahuan2 Kemahiran3 Disiplin4 Kebolehan menyelesaikan masalah5 Prestasi kerja
Jumlah Penilaian : ___________Ulasan :_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
T.T pegawai penilai :
85
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012
PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF
Markah :
*nota : 70 -100 - Sangat berkesan50 - 69 - Sederhana< 50 - Tidak berkesan
86
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-08 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR PENGURUSAN PUSAT SUMBER
DISEDIAKAN TANDATANGAN
Nama : Anny Lee Chiao Chen
Jawatan : Pegawal Dokumen
Tarikh : 05.04.2012
DISEMAK TANDATANGAN
Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali
Jawatan : Wakil Pengurusan
Tarikh : 06.04.2012
DILULUSKAN TANDATANGAN
Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin
Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak
Tarikh : 09.04.2012
NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA
NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-08
NAMA DOKUMEN :Prosedur Pengurusan Pusat Sumber
SALINANTERKAWAL
87
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-08 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR PENGURUSAN PUSAT SUMBER
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menerangkan langkah-langkah bagi memastikan pengurusan pusatsumber Pejabat Setiausaha Persekutuan Sarawak dapat dikendalikan dengancekap dan teratur.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai bagi menguruskan Pusat Sumber dalam prosesperolehan, pembelian bahan, penerimaan, proses pengkelasan, pengkatalogan dansistem sirkulasi.
3. RUJUKAN
MSISO 9001:2008 - Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti MK SUPS-01Arahan PerbendaharaanPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam
4. KETERANGAN
Pengurusan pusat sumber melibatkan proses perolehan bahan rujukan,pendaftaran, pengkatalogan, penyusunan, penyimpanan dan pinjaman olehpegawai-pegawai SUPS
5. SINGKATAN
i. SUPS - Setiausaha Persekutuan Sarawakii. PSUP (P) - Penolong Setiausaha Persekutuan Sarawak (Pentadbiran)
iii. PSUP (K) - Penolong Setiausaha Persekutuan Sarawak (Kewangan)iv. PT (P/O) - Pembantu Tadbir (Pekeranian / Operasi)
6. PROSES KERJA DAN TANGGUNGJAWAB
88
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-08 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR PENGURUSAN PUSAT SUMBER
Tanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran
SUPS / PSUP (P)
PSUP (P)
PSUP (P)
PT (P/O)
1) Mendapatkan cadangan judul buku yang diperlukandaripada semua pegawai dan menyediakan senaraibahan
2) Mendapatkan sebutharga (LPO) daripada pembekal
3) Mendapatkan kelulusan pengurusan pembeliandaripada Unit Kewangan
4) Menguruskan pembelian bahan mengikut peruntukankewangan yang telah ditetapkan
5) Memeriksa penerimaan bahan sebelum membuatakuan penerimaan
6) Memeriksa keadaan fizikal bahan dan membuat akuanpenerimaan dengan menandatangani NotaPenghantaran
7) Menguruskan pengkatalogan mengikut spesifikasipusat sumber
8) Menyusun bahan yang telah siap diproses dirakmengikut tajuk dan nombor rujukan yang telah
diberikan
9) Menguruskan proses sirkulasi (Peminjaman danpemulangan)
10) Penerimaan bahan – menyemak keadaan fizikal bahanyang telah dipulangkan
11) Menyusun bahan di rak semula
12) Mengemaskini rekod dan index bahan pusat sumber
Lampiran 1PK(S)-SUPS 08/01
Lampiran 2PK(S)-SUPS 08/02
Lampiran 3PK(S)-SUPS 08/03
7. PROSES ALIRAN KERJA
89
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-08 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR PENGURUSAN PUSAT SUMBER
8. REKODBil. Tempoh
Tanggungjawab
1. PSUP (P)
2. PSUP (P)
3. Pemohon(3 – 3.2)
4. Pemohon
5. Pemohon(5 – 5.2)
6. Pemohon
7. Pemohon
8. Pemohon
9. Pemohon(9 – 9.2.1)
10.Pemohon
11.Pemohon
12.Pemohon
Proses Kerja
7
3.1
4
5.1
3
5.2
5
1
2
3.2
tamat
Mula
6
8
9
9.1 9.2
9.2.1
10
11
12
Penerangan
1. Dapat senarai judul bahan
2. Dapat sebut harga bahan
3. Dapat kelulusan dari unit kewangan
3.1 Setuju untuk membeli bahan
3.2 Tidak setuju membeli bahan
4. Menguruskan pembelian bahan
5. Pemeriksaan bahan
5.1 Setuju dengan bahan yang diterima /dihantar
5.2 Tidak setuju dengan bahan yang diterima/ dihantar
6. Penerimaan bahan
7. Proses pengkatalogan
8. Menyusun bahan mengikut nombor dantajuk
9. Proses Sirkulasi (peminjaman danpemulangan)
9.1 Pemeriksaan fizikal bahan samada dalamkeadaan baik atau tidak
9.2 Sekiranya bahan rosak, pembaikan ringandilakukan
9.2.1 Pembaikan ringan bahan
10. Penerimaan bahan dari proses sirkulasi
11. Menyusun bahan di rak
12. Mengemaskini rekod dan index bahanpusat sumber
90
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-08 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR PENGURUSAN PUSAT SUMBER
Jenis Rekod Lokasi Penyimpanan
1.
2.
3.
Rekod penerimaan bahanmengikut bulanan dan jenisbahan
Senarai koleksi bahanmengikut jenis (spesifikasi)
Rekod sirkulasi bahan(peminjaman dan pemulanganbahan)
Bilik pusat sumber
Bilik pusat sumber
Bilik pusat sumber
5 tahun
5 tahun
5 tahun
9. LAMPIRAN
91
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-08 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR PENGURUSAN PUSAT SUMBER
1. Lampiran 1: PK(S)- SUPS 08/01 Cataloguing Data Input Sheet2. Lampiran 2: PK(S)- SUPS 08/02 Rekod Semakan Pinjaman dan
Pemulangan Bahan (Tahunan)3.Lampiran 3: PK(S)- SUPS 08/03 Borang SemakanKoleksi Pusat Sumber
Lampiran 1 PK(S)- SUPS 08/01
CATALOGUING DATA INPUT SHEET
92
-
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK
No. Prosedur : PK(S)-SUPS-08 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012
PROSEDUR PENGURUSAN PUSAT SUMBER
BIB-ID:
CATALOGUER(F13): CAT DATE: INPUT BY: INPUT DATE:
AN
ALY
ZED
EDIT
TYPE
BIB
LVL
GO
VT
PUB
LAN
G
SOUR
CE
LLLU
G
REPR
ENC
LV
L
CO
NF
PUB
F12 F14 *F31 *32 *F33 *