NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN...

181
PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012 PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA DISEDIAKAN TANDATANGAN Nama : Anny Lee Chiao Chen Jawatan : Pegawal Dokumen Tarikh : 05.04.2012 DISEMAK TANDATANGAN Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali Jawatan : Wakil Pengurusan Tarikh : 06.04.2012 DILULUSKAN TANDATANGAN Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak Tarikh : 09.04.2012 NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-01 NAMA DOKUMEN : Pengurusan Kawalan Dokumen SALINAN TERKAWAL 1

Transcript of NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN...

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

    NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA

    DISEDIAKAN TANDATANGAN

    Nama : Anny Lee Chiao Chen

    Jawatan : Pegawal Dokumen

    Tarikh : 05.04.2012

    DISEMAK TANDATANGAN

    Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali

    Jawatan : Wakil Pengurusan

    Tarikh : 06.04.2012

    DILULUSKAN TANDATANGAN

    Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin

    Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak

    Tarikh : 09.04.2012

    NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-01

    NAMA DOKUMEN :Pengurusan Kawalan Dokumen

    SALINANTERKAWAL

    1

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

    1. OBJEKTIF

    Prosedur ini bertujuan untuk memastikan tindakan yang diambil bagi mengawalpewujudan, pengedaran, pindaan dan pelupusan dokumen kualiti dilaksanakandengan teratur dan berkesan.

    2. SKOP

    Prosedur ini digunapakai di Pejabat SUP Sarawak bagi menguruskanpengawalan ke atas semua dokumen Sistem Pengurusan Kualiti SUPS.

    3. RUJUKAN

    MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti : MK-SUPS – 01(Klausa 4.2.3 : Kawalan Dokumen)

    4. KETERANGAN

    4.1 Dokumen Kualiti

    Dokumen yang membentuk sistem kualiti terdiri dari :

    a) Manual Kualitib) Prosedur Kualiti (Proses)c) Prosedur Kualiti (Sokongan)d) Arahan Kerjae) Dokumen Sokongan

    Dokumen dikeluarkan dalam bentuk hard copy, soft copy dan boleh diaksesmelalui intranet Pejabat Setiausaha Persekutuan Sarawak.

    4.2 Pegawal Dokumen

    Pegawai yang dilantik oleh Wakil Pengurusan untuk bertanggungjawabdalam mengurus dan mengawal dokumen-dokumen yang digunakan dalamSIstem Pengurusan Kualiti SUPS.

    2

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

    4.3 Senarai Induk Dokumen

    Senarai dokumen dalaman dan luaran yang digunapakai bagi melaksanakanSistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001 SUPS. Senarai ini diselaraskan dandikemaskini oleh Pegawal Dokumen.

    4.4 Dokumen Dalaman

    Dokumen yang diwujudkan bagi tujuan pelaksanaan Sistem PengurusanKualiti SUPS. Dokumen ialah Manual Kualiti, Prosedur Kualiti, Arahan Kerja,Borang dan Panduan.

    4.5 Dokumen Luaran

    Dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh agensi kerajaan yang digunapakaisebagai rujukan atau panduan pelaksanaan Sistem Pengurusan KualitiSUPS. Dokumen luaran terdiri dari Akta, Ordinan atau Pekeliling-Pekeliling.Dokumen luaran juga boleh diakses melalui portal rasmi agensi kerajaan.

    5. SINGKATAN

    5.1 Pentadbiran

    AK : Arahan Kerja

    5.2 Singkatan Jawatan

    SUPS : Setiausaha Persekutuan SarawakWP : Wakil PengurusanTWP : Timbalan Wakil PengurusanPD : Pegawal Dokumen

    3

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

    6. PROSES KERJA DAN TANGGUNGJAWAB

    Tanggungjawab Tindakan Rujukan /Lampiran

    TWP

    WP

    WP/TWP/PD

    Pegawai yangbertanggungjawab

    WP/TWP/PD

    1. Kenalpasti personel yangBerkelayakan untuk dilantik sebagaiPegawal Dokumen (PD)

    2. Kemukakan surat perlantikan PD

    3. Tandatangan persetujuan perlantikan

    4. Keluarkan surat perlantikan kepadaPD

    Kelulusan dan Pengeluaran DokumenBaru

    5. Kenalpasti dokumen kualiti yangPerlu disediakan dan tetapkanpengawai yang bertanggungjawabbagi menyediakan dokumenberkenaan.

    6. Minta pegawai yang bertanggungjawabuntuk menyediakan dokumen berkaitan.

    7. Sediakan dokumen yang berkenaan dankemukakan kepada WP/TWP untuksemakan.

    8. Semak dokumen kualiti bagi memastikankandungan jelas dan mematuhi keperluan.

    9. Jika dokumen tidak teratur dan tidakmemenuhi keperluan, minta pegawaibertanggungjawab membuat pindaan.

    4

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

    WP/PD

    TWP/PD

    10. Seragamkan format dan juga pengenalandokumen seperti berikut:

    a) Manual Kualiti MK SUPSb) Prosedur Kualiti (Proses) – PK (P) –

    SUPS….c) Prosedur Kualiti (Sokongan) – PK (S)

    – SUPS ….d) Arahan Kerja - AK –SUPS- ….

    11. Dapatkan kelulusan dokumen sepertiberikut:

    a) Manual Kualiti – SUPSb) Prosedur Kualiti – SUPS/WP/TWP/

    Ketua Unitc) Arahan Kerja – Ketua Bahagian/Unit

    yang berkaitan dengan AK

    Kawalan Pengedaran Dokumen

    12. Kenalpasti penerimaan dokumen dansediakan Senarai Kawalan EdaranDokumen.

    13. Tandakan SALINAN TERKAWAL disetiap muka depan dokumen kualiti –Hard copy dan edarkan dokumen kualitikepada penerima- penerima dokumenberdasarkan senarai edaran.

    14. Dapatkan tandatangan pengesahanpenerimaan.

    15. Simpan dokumen asal sebagai dokumeninduk.

    16. Serahkan salinan dokumen Soft Copykepada Unit ICT untuk dimasukkan kedalam intranet Pejabat SetiausahaPersekutuan Sarawak.

    Lampiran 1PK(S)-SUPS-

    01/01Senarai Edaran

    Dokumen

    5

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

    WP

    PD

    WP/TWP

    PD

    Pindaan Dokumen

    17. Terima cadangan meminda dokumenkualiti dalam Borang Cadangan Pindaan.Antara ciri pindaan seperti berikut:

    a) Cadangan pindaan/ tambahan ke atasprosedur atau arahan kerja;

    b) Pindaan yang diterima atas pindaanluaran;

    c) Pindaan pada gelaran jawatan atauspesifikasi kerja.

    Nota : Pembetulan ke atas ejaan ataupenomboran tidak dianggap sebagai pindaan

    18. Semak cadangan pindaan denganprosedur yang berkaitan bagimemastikan kesahihan dan kesesuaiancadangan.

    19. Teliti dan pertimbangan cadanganpindaan.

    20. Jika bersetuju dengan pindaan, minta PDdan penyedia dokumen membuatpindaan ke atas dokumen.

    21. Pinda dokumen yang berkaitan –dalamHard copy dan Soft copy (intranet)

    22. Rekodkan butir-butir pindaan dalamRekod Pindaan.

    23. Dapatkan kelulusan WP.

    24. Ambil tindakan di para 8,9 dan 10.

    Lampiran 2PK(S)-SUPS-

    01/02Borang

    CadanganPindaan

    Lampiran 3PK(S)-SUPS-

    01/03Rekod Pindaan

    6

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

    PD

    PD

    25. Gantikan dokumen lama dengan baruyang telah dipinda, dan lupuskandokumen lama serta maklumkan kepadapegawai unit ICT untuk kemaskinimaklumat dalam intranet.

    26. Jika keseluruhan dokumen tersebutdiganti, simpan satu salinan dokumenyang lama dan tandakan BATAL di atasdokumen untuk tujuan rujukan jikadiperlukan.

    Senarai Induk

    27. Sediakan Senarai Induk bagi menyenaraidan menentukan kawalan ke atasdokumen kualiti.

    28. Kemaskini status dokumen dalamsenarai induk.

    Senarai dokumen dalaman dan luaran

    29. Senaraikan dokumen-dokumen sepertiberikut:

    a) dokumen dalaman yang digunakansecara langsung seperti di langkah10(a) hingga (d);

    b) dokumen luaran yang digunakansecara tidak langsung sebagai rujukan,dan yang tidak boleh diakses melaluilaman web;

    c) dokumen luaran hendaklah disimpandan dikemaskini oleh PegawaiDokumen dan pegawai yang berkaitanjika tidak dapat akses melalui lamanweb agensi;

    Lampiran 4PK(S)-SUPS-

    01/04Senarai Induk

    7

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

    PD

    d) sebarang pindaan ke atas dokumenluaran hendaklah dimaklumkan kepadapegawai yang berkaitan/perlu aksesmelalui laman web; dan

    e)Dokumen luaran juga boleh diaksesmelalui laman web agensi berkenaan.

    Pelupusan dan Pembatalan Dokumen

    30.Kenalpasti dokumen yang perludilupuskan dan dibatalkan.

    31. Jika dokumen berkenaan perlu disimpanuntuk tujuan rujukan semula, tandakanBATAL di dokumen tersebut.

    32. Jika sahih dokumen berkenaan tidakdiperlukan lagi, lupuskan dokumendengan kaedah merincih atau dipalanguntuk tujuan kitar semula

    8

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

    7. CARTA ALIRAN KERJA

    Tanggungjawab Tindakan Penerangan

    Kelulusan & Pengeluaran Dokumen Baru

    Kenalpasti dokumen kualiti baru & pegawai untukmenyediakannya

    Sediakan dokumen & Kemukakan kepada WP/TWP untuksemakan

    Semakan dokumen

    Semak dokumen-dokumen tersebut untuk memastikan ianyamemenuhi dan mematuhi kehendak-kehendak yang berkaitan

    Ada Pindaan?

    Seragamkan format

    Perakukan dan luluskan dokumen tersebut untuk digunapakai

    Kawalan Pengedaran Dokumen

    Kenalpasti penerimaan dokumen & sedia senarai kawalanedaran dokumen

    Dapatkan tandatangan penerima

    Simpan salinan dokumen asal sebagai dokumen induk

    Serah soft copy kepada unit ICT untuk portal pekerja

    Tidak

    Ya

    T

    M

    M

    Tidak

    Ya

    T

    M

    M

    WP/TWP/PD

    Pegawai yangbertanggungjawab

    WP/TWP/PD

    WP/TWP/PD

    WP/TWP/PD

    WP/TWP/PD

    WP/TWP/PD

    Buat pindaan

    WP/TWP/PD

    T

    9

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

    7. CARTA ALIRAN

    Tanggungjawab Tindakan

    Tidak Ya

    PeneranganPindaan & Pelupusan Dokumen

    Terima cadangan pindaan

    Semak cadangan pindaan bagi memastikankesahihan dan kesesuaian cadangan

    Pertimbangan cadangan pindaan

    Jika setuju, buat pindaan dokumen (hard copy&softcopy)

    Rekod pindaan

    Dapat kelulusan WP

    Ganti dokumen lama dengan baru & kemaskini rekod

    Kenalpasti dokumen yang perlu dibatal/lupuskantanda BATAL bagi dokumen yang perlu disimpan danlupuskan dokumen yang tidak diperlukan

    Mula

    Tamat

    WP

    PD

    PD

    WP/TWP

    10

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

    8. REKOD

    Bil Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan

    1. Senarai Edaran Dokumen Pejabat WP 5 tahun2. Borang Cadangan Pindaan

    3. Rekod Pindaan

    4. Senarai Induk Dokumen Dalamandan Luara

    9. LAMPIRAN

    Lampiran 1 : PK(S)-SUPS-01/01 Senarai Edaran DokumenLampiran 2 : PK(S)-SUPS-01/02 Borang Cadangan PindaanLampiran 3 : PK(S)-SUPS-01/03 Rekod PindaanLampiran 4 : PK(S)-SUPS-01/04 Senarai Induk Dokumen Dalaman dan Luaran

    11

  • Lampiran 1:PK(S)-SUPS-01/01

    Senarai Edaran Dokumen

    Tajuk NomborDokumen

    Nombor SalinanTerkawal

    Penerima &Jawatan

    Tandatangan Tarikh

    12

  • Lampiran 2:PK(S)-SUPS-01/02Borang Cadangan Pindaan Dokumen

    (a) Maklumat Pegawai yang mencadangkan pindaan:

    a) Nama dan Jawatan:_____________________________________________

    b) Bahagian/Unit: _____________________________________________

    c) Tandatangan: _____________________________________________

    d) Tarikh Cadangan: _____________________________________________

    (b) Butir-butir pindaan yang dicadangkan

    (i) No. dokumen: ________________________________________________

    (ii) Nama dokumen: ______________________________________________

    (iii)Langkah/para di dokumen berkaitan: ______________________________

    (iv)Cadangan pindaan :

    (v) Justifikasi cadangan pindaan:

    (c) Keputusan Wakil Pengurusan

    Lulus/ perlu kajisemula/ tidak lulus

    Tandantangan Wakil Pengurusan Tarikh:………………………………………

    (d) Tindakan pindaan oleh Pegawai Dokumen

    Pindaan telah dibuat

    Tandatangan Pegawai Dokumen Tarikh:

    ………………………………………

    13

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

    Lampiran 3: PK(S) – SUPS – 01/03

    Rekod Pindaan

    Maklumat Ringkas Pindaan Pegawai YangMelulukan Pindaan

    TarikhKuatkuasaPindaan

    14

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

    Lampiran 4:PK(S) –SUPS – 01/04

    Senarai Induk Dokumen Dalaman

    JenisDokumen

    Nama Dokumen/ No. Dokumen Pengawai PenerimaDokumen/Lokasi

    Manual Kualiti

    ProsedurKualiti

    DokumenDalaman

    15

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-01 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN

    Senarai Induk Dokumen Luaran

    Jenis Dokumen Nama Dokumen/ No. Dokumen Pengawai PenerimaDokumen/Lokasi

    Hansard

    PKPA

    ArahanPerbendaharaan

    16

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-02 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN REKOD

    NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA

    DISEDIAKAN TANDATANGAN

    Nama : Anny Lee Chiao Chen

    Jawatan : Pegawal Dokumen

    Tarikh : 05.04.2012

    DISEMAK TANDATANGAN

    Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali

    Jawatan : Wakil Pengurusan

    Tarikh : 06.04.2012

    DILULUSKAN TANDATANGAN

    Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin

    Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak

    Tarikh : 09.04.2012

    NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-02

    NAMA DOKUMEN :Pengurusan Kawalan Rekod

    SALINANTERKAWAL

    17

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-02 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN REKOD

    1. OBJEKTIF

    Prosedur ini menerangkan langkah-langkah bagi memastikan kawalan keatas pewujudan, pengedaran, pengendalian, penyimpanan dan pelupusanrekod dilaksanakan mematuhi peraturan yang ditetapkan.

    2. SKOP

    Prosedur ini digunapakai bagi pengurusan rekod di Pejabat SetiausahaPersekutuan Sarawak untuk mewujud, mengedar, mengendali,menyimpan dan melupuskan rekod.

    3. RUJUKAN

    MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti : MK-SUPS – 01Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997-Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod KerajaanPekeliling Perkhidmatan yang berkaitan

    4. KETERANGAN

    Rekod Kualiti - Sebarang dokumen/borang/surat/cetakan/fail yangdihasilkan melalui pelaksanaan aktiviti SistemPengurusan Kualiti SUPS. Rekod Kualiti menjadibukti kepada pelaksanaan.

    5. SINGKATAN

    SUPS : Setiausaha Persekutuan SarawakTSUP : Timbalan Setiausaha Persekutuan SarawakKPSU : Ketua Penolong Setiausaha Persekutuan SarawakPSUP(P) : Penolong Setiausaha Persekutuan SarawakPA SUPS : Setiausaha Pejabat Setiausaha Persekutuan SarawakPA TSUPS : Setiausaha Pejabat Timbalan Setiausaha Persekutuan

    SarawakPPT(P) : Penolong Pegawai Tadbir

    PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)PAP : Pembantu Am Pejabat

    18

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-02 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN REKOD

    6. PROSES KERJA DAN TANGGUNGJAWABTanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran

    PSUP(P)/PPT(P)/PT(P/O)/PASUP/TSUP/KPSUP/ PAP

    A. Pengurusan rekod umum

    1. Mengenalpasti rekod-rekod yang wujud dalamsistem pengurusan kualiti di unit masing-masing.

    2. Mengurus rekod-rekod mengikut aktiviti, jenisrekod dan kesesuaian cara melalui :i) Kenalpasti jenis rekod.

    - Rekod boleh dikenalpasti melalui klasifikasifail, No rujukan fail, tajuk fail dan warna fail.

    ii) Daftarkan/kodkan/indekskan/catitkanNombor fail/kandungkan di mana berkaitan.- No fail adalah berdasarkan senarai no

    rujukan fail- Kandungan surat dicatatkan di atas kertas

    minit fail.iii)Mengurus sistem fail dan kemaskinikan

    rekod-rekod.- Pergerakan fail dicatatkan di kulit fail.- Penjilidan dibuat mengikut ketebalan (4 cm)

    atau bilangan kandungan (100), yang manaterdahulu)

    iv)Menyimpan rekod-rekod di tempat yangsesuai berdasarkan kepada aktiviti, jenisrekod dan tempoh simpanan yang telahditetapkan.- Rekod-rekod disimpan ditempat yang

    dikhaskan, selamat dan boleh diperolehisemula

    - Rekod elektronik akan dibuat backup- Rekod terperingkat disimpan di kabinet

    berpalang dan berkunci.- Tempoh penyimpanan fail dinyatakan di

    bahagian rekod bagi setiap prosedur.v) Mengurus pelupusan rekod berdasarkan

    Pekeliling Perkhidmatan yang berkaitan danperaturan Akta Arkib Negara 2003.

    (Rujuk C)

    19

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-02 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN REKOD

    Tanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran

    PA(TSUP)

    PA(TSUP)

    SUPS/TSUP

    PAP

    PA(TSUP)

    Pegawaibertanggungjawab

    PA(TSUP)

    PSUP(P)/PPT(P)

    B. Pengurusan surat-menyurat danfail

    i) Menerima, membuka dan mendaftarkan suratmasuk.

    ii) Mengedar surat kepada Ketua Jabatan untuktindakan.

    iii) Meminitkan kepada Pegawai berkaitan.

    iv) Mengedar surat kepada Pegawai yangberkaitan dan keluarkan fail yang berkaitan jikaperlu.

    v) Membuka fail baru jika perlu.

    vi) Mengambil tindakan dan menjawab surat.

    vii) Mengemaskini dan menyimpan fail.

    C. PELUPUSAN REKOD

    i) Kenalpasti rekod-rekod yang telah tamattempoh

    ii) Senaraikan fail-fail tutup dan tidak aktif.iii)Dapatkan kelulusan daripada arkibiv)Lupuskan fail yang diluluskan melalui merincih,

    bakar dan tanam.

    20

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-02 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN REKOD

    7. CARTA ALIRAN KERJA

    Tanggungjawab Tindakan Penerangan

    Pengurusan Rekod Umum

    1. Kenalpasti rekod yang wujud dalam sistem

    2. Mengurus rekod ikut jenis rekod & kesesuaian

    i. Kenalpasti jenis rekod

    ii.Daftar/kod/indeks/catit nombor fail/kandungan

    iii. Kemaskini rekod

    iv. Menyimpan rekod

    v. Mengurus pelupusan rekod ikut peraturan

    Pengurusan surat-menyurat dan fail

    i.Terima, buka & daftar surat masuk

    ii. Edar surat kepada ketua untuk tindakan

    iii. Minit kepada pegawai berkaitan

    iv. Edar surat & keluarkan fail jika perlu

    v. Buka fail baru jika perlu

    vi. Ambil tindakan & jawab surat

    vi. Kemaskini & simpan fail

    Pelupusan Rekod

    i. Kenalpasti rekod yang perlu dilupuskan

    ii. Hantar senarai kepada Akrib

    iii. Dapat kelulusan

    iv. Mengurus pelupusan ikut arahan Akrib

    MulaMULA

    1

    2

    2.iv

    2.v

    2.iii

    2.ii

    2.i

    4

    4.i

    3.vii

    3.v

    3.vi

    3

    3.iv

    3.iii

    3.ii

    3.i

    4.ii

    4.iii

    4.iv

    PSUP(P)/ PPT(P)/PT(P/O)/PASUP/TSUP/KPSUP/ PAP

    PA(TSUP)

    PA(TSUP)

    SUPS/TSUP

    PA(TSUP)

    PAP

    PA(TSUP)

    Pegawaibertanggungjawab

    PSUP(P)/PPT(P)

    21

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-02 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN KAWALAN REKOD

    8. REKOD

    Bil. Jenis Rekod Lokasi TempohPenyimpanan

    1. Rekod Surat Yang Diterima Bilik SU. PEJ SUPS 1 Tahun

    2. Rekod Buku Penghantaran Surat Bilik Fail 5 Tahun

    3. Rekod Pentadbiran dan Kewangan Bilik Fail Unit Pentadbirandan Kewanga

    7 Tahun

    9. LAMPIRAN

    Tiada

    22

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR AUDIT DALAM

    NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA

    DISEDIAKAN TANDATANGAN

    Nama : Anny Lee Chiao Chen

    Jawatan : Pegawal Dokumen

    Tarikh : 05.04.2012

    DISEMAK TANDATANGAN

    Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali

    Jawatan : Wakil Pengurusan

    Tarikh : 06.04.2012

    DILULUSKAN TANDATANGAN

    Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin

    Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak

    Tarikh : 09.04.2012

    NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-03

    NAMA DOKUMEN :Prosedur Audit Dalam

    SALINANTERKAWAL

    23

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR AUDIT DALAM

    1. OBJEKTIF

    Prosedur ini bertujuan untuk menggariskan langkah-langkah pengendalian AuditDalam Pejabat SUPS bagi memastikan penilaian dan pemantauan ke ataskeberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat SUPS dilaksanakan dengansistematik dan berkesan memenuhi keperluan MS ISO 9001:2008

    2. SKOP

    Prosedur ini digunapakai bagi melaksanakan Audit Dalam di Pejabat SetiausahaPersekutuan Sarawak.

    3. RUJUKAN

    MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti : MK SUPS -01MS ISO 19011: 2002 – Garis panduan audit sistem pengurusan kualiti

    dan alam sekitar

    4. KETERANGAN

    4.1 Audit DalamAktiviti penilaian yang dijalankan secara berkala sekali (1) dalam 12bulan oleh personel yang dilantik oleh pengurusan untuk memastikankeberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat SUPS.

    4.2 Ketua Audit Dalam (KAD)Seorang pegawai yang dilantik oleh Pengurusan Atasan Pejabat SUPSuntuk menyelaras dan memastikan keberkesanan pemeriksaan yangdijalankan ke atas Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat SUPS sertamelaporkan kepada Wakil Pengurusan mengenai hasil auditan.

    4.3 Pasukan Audit Dalam(PAD)Sekumpulan personel yang dilantik oleh pengurusan Pejabat SUPS

    untuk menjalankan pemeriksaan ke atas keberkesanan SIstemPengurusan Kualiti Pejabat SUPS. Personel yang dilantik ini terdiri darimereka yang berkelayakan, terlatih dalam bidang audit dalam dan jugabebas dari unit/bahagian yang diaudit.

    4.4 Ketakakuran(NCR)Tidak mematuhi keperluan klausa dalam Standard MS ISO 9001:2008

    24

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR AUDIT DALAM

    yang berkaitan atau prosedur yang ditetapkan.

    5. SINGKATAN

    5.1 Pentadbiran

    MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

    5.2 Jawatan

    SUPS - Setiausaha Persekutuan SarawakTSUP - Timbalan Setiausaha Persekutuan SarawakWP - Wakil PengurusanKAD - Ketua Audit DalamPAD - Pasukan Audit DalamKPAD - Ketua Pasukan Audit DalamNCR - Non – Conformance Report

    25

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR AUDIT DALAM

    6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

    Tanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran

    WP/TWP

    SUPS/TSUP

    WP

    KAD

    PERANCANGAN AUDIT

    1. Kenalpasti personel yang berkelayakanuntuk pelantikan Ketua Audit Dalam danahli Pasukan Audit Dalam.

    2. Kemukakan surat pelantikan PKAD danPAD kepada SUP/TSUP.

    3. Tandatangan persetujuan pelantikan.

    4. Keluarkan surat pelantikan kepada KPADdan PAD.

    5. Rancang dan sediakan jadual pelaksanaanaudit bagi tahun semasa berdasarkanbilangan juruaudit dan juga complexitysistem.

    6. Auditor yang dilantik tidak dibenarkanmelaksanakan ke atas kerja merekasendiri.

    7. Uruskan latihan audit dalam bagi KPADdan PAD

    PELAKSANAAN AUDIT

    Sebelum Audit

    8. Beri taklimat kepada juruaudit yang telahdilantik mengenai perkara berikut:

    a) Sistem Pengurusan Kualiti;b) Skop audit

    Lampiran 1PK(S)-SUPS-03/01

    26

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR AUDIT DALAM

    KAD/KPAD

    c) Jadual pelaksanaan audit;d) Prosedur audit dalam;e) Prosedur-prosedur yang digunapakai;

    f) Keperluan juruaudit; dang) Tanggungjawab pasukan audit

    9. Memaklumkan kepada Ketua Program/Unityang hendak diaudit:

    a) Maklumkan tarikh dan waktu audit;b) Juruaudit yang terlibat;c) Skop audit; dand) Keperluan untuk audit (logistik, pegawaipenyelaras unit, rekod-rekod yangberkaitan)

    10. Buat persediaan berikut:

    a) Sediakan senarai semak berpandukankepada Manual Kualiti; Prosedur Kualitidan keperluan standard yangberkaitan;

    *jika perlu sahaja, terutama bagipengauditan yang pertama danmelibatkan juruaudit baru.

    b) Sediakan keperluan auditi. Senarai Semak – di mana perluii. Borang Ketakakuran ( bilangan

    yang mencukupi)iii. Alat tulis yang mencukupiiv. Rujukan yang berkaitan prosedur

    c) Fahami prosedur yang berkaitandengan unit/bahagian yang hendakdiaudit.

    d) Memahami keperluan seperti tercatatdalam Manual Kualiti.

    27

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR AUDIT DALAM

    KPAD

    KPAD/PAD

    Semasa Audit (Pada Hari Audit)

    11. Adakan mesyuarat pembukaan(openingmeeting) yang ringkas dan beripenerangan ringkas kepada ketuaunit/bahagian yang diaudit mengenaiobjektif,skop audit dan bagaimanaketakakuran akan dilaporkan.

    12. Laksanakan audit dan semak rekod/failbagi menentukan amalan mematuhiprosedur dan Standard MS ISO9001:2008 yang ditetapkan.

    13. Jika terdapat perbezaan, minta penjelasandari pegawai yang diaudit.

    14. catatkan penemuan audit samada buktikepatuhan atau bukti ketidakpatuhandalam senarai semak atau nota audit (jikaperlu)

    15. mengadakan perbincangan ringkas diantara auditor bagi menyelaraskan semuapenemuan audit

    16.semak catatan audit dan kenalpastiketidakpatuhan atau pemerhatian yangdicatatkan dalam senarai semak atau notaaudit

    17. Keluarkan Laporan Ketakakuran/NCRatau Laporan Pemerhatian bagiketakakuran yang telah dikenalpasti

    18. Adakan mesyuarat penutup bersama auditiuntuk membentangkan hasil penemuanaudit dan mengedarkan laporan audit

    19. Dapatkan pengakuan dan tempohtindakan pembetulan dari pegawai yang

    Lampiran 2:PK(S)-SUPS-03/02

    Lampiran 3:PK(S)-SUPS-03/03

    Lampiran 4PK(S)-SUPS-03/04

    28

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR AUDIT DALAM

    diaudit dan pegawai atasan yangbertanggungjawab untuk unit/bahagianyang diaudit.

    20. Maklumkan mengenai tarikh audit susulankepada pegawai yang diaudit.

    21. Bincang dengan pegawai yang diaudit /Pegawai atasan mengenai pemerhatianyang dikenalpasti untuk tujuanpenambahbaikan Sistem PengurusanKualiti.

    22. Jika perlu, beri maklumbalas mengenaihasil audit dalam mesyuarat penutupdengan ketua unit/bahagian. Salinanfotostat laporan NCR dan pemerhatian

    diberi kepada Ketua Unit/Bahagian.

    Selepas Audit

    23. Jalankan audit susulan ke atas tindakanpembetulan yang dikenalpasti semasa

    audit berdasarkan tempoh masa yangdipersetujui.

    24. Sekiranya tindakan pembetulan telahdiambil, catatkan pengesahan danpenilaian keberkesanan tindakan di ruangaudit susulan seperti di Laporan NCR.

    25.Penilaian keberkesanan dibuatberdasarkan kepada criteria penilaianberikut:a.Tidak ketidakpatuhan yang sama

    berulang semasa audit susulanb.Terdapat peningkatan hasil tindakan

    pembetulan yang diambil.

    26. Dapatkan penjelasan pegawai yang diauditsekira terdapat tindakan yang belum

    29

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR AUDIT DALAM

    KPAD

    KPAD

    KAD

    WP/TWP

    selesai atau tindakan tidak berkesan.

    27. Tetapkan tempoh masa untuk pelaksanaanaudit susulan berikutnya.

    28. Jika terdapat ketakakuran ataupemerhatian yang jelas memerlukantindakan oleh pihak pengurusan,nasihatkan pegawai yang diaudit supayamengemukakan cadangan pembetulankepada Wakil Pengurusan.

    PERINGKAT PENYEDIAAN LAPORAN

    29.Sediakan laporan audit dalam dalamLaporan Ringkasan Audit.

    30. Serahkan laporan kepada PKAD untukpenyelarasan laporan audit.

    31. Kumpulkan laporan audit dari setiappasukan dan sediakan LaporanKeseluruhan Audit untuk dikemukakankepada WP/TWP.

    32. Semak laporan audit denganmengambilkira perkara berikut:a)Semua tindakan pembetulan telah

    diambil;b)Adakah terdapat ketakakuran yang major

    dan memerlukan tindakan pengurusanc)Perkara-perkara yang perlu dibawa ke

    MKSP; dand) Adakah tindakan pembetulan yang

    melibatkan perubahan kepada prosedur.33. Sekiranya terdapat ketakakuran yang

    memerlukan tindakan pengurusan,arahkan PKAD untuk sediakan laporanTindakan Pembetulan untuk dibentangkandi Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.

    Lampiran 5:PK(S)-SUPS-03/05

    30

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR AUDIT DALAM

    KAD 34. Sediakan Laporan untuk dibawa keMesyuarat Kajian Semula Pengurusanyang mengandungi perkara berikut:a) Laporan Perlaksanaan Audit Dalamb) Laporan Keseluruhan Audit Dalamc) Analisa hasil audit dalamd) Cadangkan tindakan pembetulan yang

    dikemukakan oleh Ketua Bahagian/Unit

    35. Kemaskini rekod audit dalam

    31

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR AUDIT DALAM

    7. CARTA ALIRAN KERJA

    Tanggungjawab Tindakan Penerangan

    PERANCANGAN AUDIT

    1. Kenalpasti personel untuk dilantik sebagai ketuaaudit dalam & pasukan audit

    2. Kemukakan surat lantikan & edarkan suratpelantikan

    3. Rancang & sedia jadual audit

    4. Uruskan latihan audit dalam bagi KPAD & PAD

    SEBELUM AUDIT DALAMAN

    5. Beri taklimat kepada juruaudit :a) Sistem Pengurusan Kualiti;b) Skop audit;c) Jadual Pelaksanaan auditd) Prosedur audit dalame) Prosedur-prosedur yang digunapakaif) Keperluan juruauditg) Tanggungjawab pasukan audit

    6. Memaklumkan Ketua Program/Unit yang hendakdiaudit

    7. Buat persediaan berikut:a) Sediakan senarai semakb) Sediakan keperluan auditc) memahami prosedurd) memahami keperluan dalam manual kualiti

    SEMASA AUDIT DALAMAN

    8. Jalankan audit dalaman yang merangkumi :a) Mesyuarat pembukaan Audit ;b) Jalankan audit & semak rekod/fail ;c) Minta penjelasan jika terdapat perbezaand) Kemukakan laporan NCR atau pemerhatian bagi

    ketakakuran yang dikenalpasti;e) dapatkan pengakuan dan tempoh tindakan

    pembetulanf) maklum tarikh audit susulang) bincang dengan pegawai atasan untuk

    penambahbaikanh) adakan mesyuarat penutup & fotostat laporan

    NCR kepada ketua unit/bahagian

    7

    5

    6

    8

    1WP/TWP

    KAD/KPAD

    Mula

    KAD

    KAD

    KPAD/PAD

    2

    3

    4

    Sambung

    32

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR AUDIT DALAM

    SELEPAS AUDIT DALAMAN

    9. Jalankan audit susulan

    10. Buat penilaian keberkesanan sekiranya tindakantelah diambil

    11. Dapatkan penjelasan jika tindakan belum selesaiatau tindakan tidak berkesan

    12. Jika terdapat ketakakuran yang perlu pemerhatianpihak pengurusan, nasihat kemukakan cadanganpembetulan kepada WP

    PERINGKAT PENYEDIAAN LAPORAN

    13. Sediakan laporan ringkasan audit

    14. Serahkan laporan kepada PKAD

    15. Sediakan laporan keseluruhan dan kemukakankepada WP/TWP

    16. Semak laporan audit dengan mengambil kirakriteria yang ditetapkan

    17 Sekiranya terdapat ketakakuran yang perlu tindakanpengurusan, arahkan PKAD sediakan tindakanpembetulan & bentang dalam MKSP

    18. Sediakan laporan untuk dibentang dalam MKSP

    19. Kemaskini rekod

    WP/TWP

    KAD

    KPAD

    KAD

    KAD

    9

    10

    11

    12

    13

    14

    15

    16

    17

    18

    19

    Tamat

    33

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR AUDIT DALAM

    8. REKOD

    Bil. Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan

    1. Surat Perlantikan AuditorDalam Bilik Fail 3 tahun

    2. Jadual Tahunan Audit

    3. Surat Makluman Audit

    4. Senarai Semak

    5. Borang Ketakakuran / NCR

    6. Borang Pemerhatian

    7. Ringkasan Laporan Audit

    8. Senarai Kehadiran Audit

    9. LAMPIRAN

    Lampiran 1:PK(S)-SUPS-03/01- Jadual Perancangan Audit TahunanLampiran 2:PK(S)-SUPS-03/02 - Senarai SemakLampiran 3:PK(S)-SUPS-03/03 -Borang Ketakakuran /NCRLampiran 4:PK(S)-SUPS-03/04 -Borang PemerhatianLampiran 5:PK(S)-SUPS-03/05 -Ringkasan Laporan Audit

    34

  • Lampiran 1:PK(S) – SUPS – 03 /01

    JADUAL PERANCANGAN AUDIT TAHUNANTahun_______________

    TarikhAudit

    Unit / Bahagiandiaudit

    Nama & No Prosedur MasaAudit

    Juruaudit

    Diluluskan oleh

    (Nama dan Jawatan Pegawai)Tarikh :

    35

  • LAMPIRAN 2:PK(S) – SUPS – 03/02

    No. Dokumen : Tajuk Dokumen :

    Tarikh Audit : Unit / Bahagian diAudit :

    Juru Audit : 1.2.

    Bil Rujukan/ KlausaPerkara yang perlu di

    semak/Keterangan Auditee

    Penemuan (Silanyatakan buktiobjektif yang

    lengkap )

    Y N Catitan /NCR

    36

  • Lampiran 3:PK(S) – SUPS – 03/03

    MAKLUMAT AUDIT (AUDITOR)Nama Auditor:Tarikh Audit:Bhg/Unit diaudit:

    Bil Audit:No Rujukan:Status NCR:

    PERINCIAN NCR (AUDITOR)Keperluan/Klausa:

    Ketidakpatuhan:

    Bukti Audit:

    ______________________ ___________________________Tandatangan Juruaudit: Tandatangan pegawai yang diauditTarikh: Tarikh:

    PUNCA MASALAH (AUDITEE)

    TINDAKAN PEMBETULAN (AUDITEE)

    Pembetulan (Immediate Correction):

    Tindakan Pembetulan(Corrective Action):

    Tempoh Siap Tindakan:

    ______________________ ______________________________Tandatangan Auditee: Tandatangan AuditorTarikh: Tarikh:

    AUDIT SUSULAN(AUDITOR)Pengesahan Tindakan Pembetulan:

    Penilaian Keberkesanan:

    Status Kes NCR :Selesai

    Tidak Selesai

    Tindakan Lain

    Tandatangan Auditor:Tarikh:

    37

  • Lampiran 4:PK(S) – SUPS – 03/04

    Borang Pemerhatian

    Bil Klausa ISO Pemerhatian Tindakan Susulan

    Tandatangan Auditor:Tarikh:

    Semakan Ketua Audit Dalam ____________________________( )

    38

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) – SUPS - 03 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR AUDIT DALAM

    Lampiran 5:PK(S) – SUPS – 03/05

    RINKASAN LAPORAN AUDIT

    Nama dan No. Prosedur:

    Tarikh Audit:

    Skop Audit:

    Bahagian/ Unit di Audit:

    Juruaudit:

    RINGKASAN AUDIT:

    NCRBIl No.

    NCRRingkasan NCR Status NCR

    Bil Ringkasan Pemerhatian

    Kesimpulan Keseluruhan Penemuan Audit di Bahagian/Unit:

    _____________________________________________________________

    Tandatangan Ketua Pasukan Auditor:Tarikh:

    39

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN

    NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA

    DISEDIAKAN TANDATANGAN

    Nama : Anny Lee Chiao Chen

    Jawatan : Pegawal Dokumen

    Tarikh : 05.04.2012

    DISEMAK TANDATANGAN

    Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali

    Jawatan : Wakil Pengurusan

    Tarikh : 06.04.2012

    DILULUSKAN TANDATANGAN

    Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin

    Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak

    Tarikh : 09.04.2012

    NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-04

    NAMA DOKUMEN :Prosedur Tindakan Pembetulan

    SALINANTERKAWAL

    40

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN

    1. OBJEKTIF

    Menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil bagi mengenalpasti puncaketakakuran serta menhalang punca ketakakuran dari berulang dalam SistemPengurusan Kualiti Pejabat SUPS.

    2. SKOP

    Prosedur ini digunapakai semasa urusan pengendalian tindakan pembetulanbagi semua ketakakuran/kecacatan dalam sistem pengurusan kualiti yangdikenalpasti bagi membolehkan tindakan pembetulan diambil.

    3. RUJUKAN

    MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti : MK SUPS-01Prosedur Kualiti : PK(S)-SUPS-03 Audit Dalam

    PK(S)-SUPS-04 Tindakan PencegahanPK(S)-SUPS-06 Kawalan KetakakuranPK(S)-SUPS-13 Pengurusan Aduan & Maklumbalas

    Pelanggan

    4. KETERANGAN

    4.1 KetakakuranTidak mematuhi prosedur dan standard yang ditetapkan

    4.2 Tindakan PembaikanTindakan jangka pendek / serta merta yang diambil bagi memperbaikiketakakuran.

    4.3 Tindakan PembetulanTindakan yang diambil bagi mengenalpasti punca ketakakuran sertamengambil tindakan bagi mencegahnya dari berulang.

    41

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN

    5. SINGKATAN

    SUPS - Setiausaha Persekutuan Sarawak

    TSUP - Timbalan Setiausaha Persekutuan Sarawak

    KPSUP - Ketua Penolong Setiausaha Persekutuan Sarawak

    KSUP (KP) - Ketua Penolong Setiausaha Persekutuan Sarawak (KhidmatPengurusan)

    WP - Wakil Pengurusan

    KU - Ketua Unit

    PD - Pegawal Dokumen

    MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

    42

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN

    6. PROSES KERJA DAN TANGGUNGJAWAB

    Tanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran

    SUP/TSUP/KPSUP/ KSUP(KP)/KU

    KU/PYB

    Tindakan Pembetulan

    1. Kaji maklumat ketakakakuran yangberlaku di Bahagian/Unit masing-masing berasaskan kepada sumber-sumber berikut :

    a) Hasil audit dalam (melalui borangketakakuran) yang memerlukanpembetulan;

    b) Aduan dan maklumbalas pelanggan;c) Hasil output yang memerlukan

    pembetulan dan kajian semula;d) Hasil auditan pihak ketiga;e) Isi-isu yang dibangkitkan dalam

    Mesyuarat Kajian SemulaPengurusan yang lalu; dan

    f) Analisis Pencapaian objektif Kualitig) Analisis ketidakakuran

    perkhidmatan tidak menepatispesifikasi

    2. Rekodkan ketakakuran yang berlakudalam Borang Tindakan Pembetulan bagiperkara berikut:a. Tidak mencapai objektif kualiti dua kaliberturut-turutb. Setiap aduan pelanggan yang sahihc. Tidak mencapai sasaran kepuasanpelanggand. Analisis ketakakuran perkhidmatan yangmenunjukkan peningkatane. Keputusan mesyuarat pengurusan yangmemerlukan tindakan pembetulan

    Lampiran 1PK(S)-SUPS-04/01

    43

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN

    PYB

    SUP/WP/KU

    KU

    WP

    3. Kenalpasti punca ketakakuran dancadangan tindakan pembetulan yangbersesuaian mengikut kategori masalahserta tempoh siap tindakan yangdiperlukan

    4. Kemukakan cadangan tindakanpembetulan yang direkodkan dalamBorang Tindakan Pembetulan kepadapengurusan SUPS untuk persetujuan danpengesahan

    5. Melaksanakan tindakan pembetulanyang dipersetujui dalam tempoh masayang ditetapkan.

    6. Menyimpan rekod-rekod pelaksanaantindakan pembetulan sebagai buktitindakan.

    7. Memantau tindakan pembetulan dalamtempoh masa yang bersesuaian bagimengkaji keberkesanan atau berdasarkankriteria pemantauan berikut:a. Tiada ketakakuran yang sama berulangsemasa pemantauan dilakukanb. Terdapat peningkatan hasil pelaksanaantindakan pembetulan

    8. Rekodkan hasil pemantauan danstatusnya dalam borang Tindakanpembetulan.

    9. Kemukakan borang tindakanpembetulan yang lengkap kepada WPuntuk maklumandan menyediakan log tindakan pembetulan

    10. Menyediakan laporan keseluruhan

    Lampiran 2PK(S)-SUPS-04/02

    44

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN

    tindakan pembetulan untuk dibentangkandalam MKSP.

    45

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN

    7. CARTA ALIRAN

    TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PENERANGAN

    1. Kajian maklumat ketakakuran.

    2. Rekodkan dalam borang tindakan pembetulan

    3. Kenalpasti punca dan cadangan tindakan pembetulan

    4. Kemukakan cadangan tindakan untuk persetujuan danpengesahan

    5. Laksanakan tindakan pembetulan dalam tempoh masayang ditetapkan

    6. Menyimpan rekod pelaksanaan

    7. memantau keberkesanan pelaksanaan

    8. merekod hasil pemantauan

    9. menyediakan log tindakan pembetulan

    10. menyediakan laporan & bentang dalam MKSP

    1

    2

    3

    5

    8

    6

    10

    Tamat

    Mula

    7

    9

    SUP/TSUP/KPSUP/KSUP(KP)/KU

    Tidak

    Ya

    WP

    4

    KU

    SUP/WP/KU

    PYB

    KU/PYB

    46

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) –SUPS- 04 No. Keluaran :02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR TINDAKAN PEMBETULAN

    8. REKOD

    Bil. Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan

    1.

    2.

    Borang Tindakan Pembetulan

    Log Tindakan Pembetulan

    Pejabat WP 5 tahun

    9. LAMPIRAN

    1. Lampiran 1:PK(S)-SUPS-04/01- Borang TIndakan Pembetulan

    2. Lampiran 2:PK(S)-SUPS-04/02 - Log Tindakan Pembetulan

    47

  • Lampiran 1:PK(S)-SUPS-04/01Borang Tindakan Pembetulan

    Maklumat: Perkhidmatan yang dikaitkan denganketidakakuran:

    Sumber Maklumat:

    1. Ketidakpatuhan:

    2. Punca Masalah:

    3. Tindakan Pembetulan:

    Tempoh Siap Tindakan:

    4. Pemantauan Keberkesanan Tindakan Pembetulan:

    5. Ulasan Pemantauan:

    Status Kes: SelesaiTandatangan Penilai: __________________

    Tidak Selesai ( )

    Tindakan Lain Tarikh:

    Nama Pelapor:

    Bahagian/Unit:Tarikh:

    1.Audit Dalam2.NCP3.Keputusan Mesy4.Analisis Data5.Aduan Pelanggan6.Kepuasan Pelanggan

    48

  • Lampiran 2:PK(S)-SUPS-04/02

    Log Tindakan Pembetulan

    Noketakakuran

    Ketakakuran Punca TindakanPembetulan

    UlasanPemantauan

    status Catatan

    49

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-05 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

    NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA

    DISEDIAKAN TANDATANGAN

    Nama : Anny Lee Chiao Chen

    Jawatan : Pegawal Dokumen

    Tarikh : 05.04.2012

    DISEMAK TANDATANGAN

    Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali

    Jawatan : Wakil Pengurusan

    Tarikh : 06.04.2012

    DILULUSKAN TANDATANGAN

    Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin

    Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak

    Tarikh : 09.04.2012

    NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-05

    NAMA DOKUMEN :Prosedur Tindakan Pencegahan

    SALINANTERKAWAL

    50

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-05 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

    1. OBJEKTIF

    Menjelaskan langkah-langkah yang perlu diambil bagi memperbaiki danmencegah kepincangan yang berlaku dalam Sistem Pengurusan Kualiti PejabatSetiausaha Persekutuan Sarawak bagi memastikan supaya ia dilaksanakandengan sistematik dan memenuhi keperluan yang ditetapkan.

    2. SKOP

    Digunapakai oleh Pengurusan atasan Pejabat Setiausaha Persekutuan Sarawak,Wakil Pengurusan dan Penyelaras/Ketua Audit Dalam bagi mengenalpastiketakakuran berpotensi dalam sistem kualiti dan mengambil tindakan yangdiperlukan.

    3. RUJUKAN

    MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti MK SUPS 01Prosedur Kualiti: PK(S)-SUPS-03 Audit Dalam

    PK(S)-SUPS-04 Tindakan PembetulanPK(S)-SUPS-14 Pengurusan Aduan dan MaklumbalasPelangganPK(S)-SUPS-06 NCP

    4. KETERANGAN

    4.1 KetakakuranTidak mematuhi prosedur dan standard yang ditetapkan.

    4.2 Tindakan PembaikanTindakan jangka pendek/serta merta yang diambil bagi memperbaikiketakakuran.

    4.3 Tindakan PembetulanTindakan yang diambil bagi mengenalpasti punca ketakakuran sertamengambil tindakan bagi mencegahnya dari berulang.

    51

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-05 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

    4.4 Tindakan Pencegahan/PenambahbaikanTindakan yang diambil sama ada melalui pelaksanaan program/projek ataukaedah direct bagi menghapuskan punca potensi ketakakuran atau potensisituasi yang tidak diingini.

    5. SINGKATAN

    5.1 Singkatan Pentadbiran

    MKSP : Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

    5.2 Singkatan Jawatan

    SUPS - Setiausaha Persekutuan Sarawak

    TSUP - Timbalan Setiausaha Persekutuan Sarawak

    WP - Wakil Pengurusan

    TWP - Timbalan Wakil Pengurusan

    PKAD - Penyelaras / Ketua Audit Dalam

    PD - Pegawai Dokumen

    KU - Ketua Unit

    PYB - Pegawai Yang Berkenaan

    52

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-05 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

    6. PROSES KERJA DAN TANGGUNGJAWAB

    Tanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran

    SUPS/WP/PKAD/KU

    Tindakan Pencegahan

    1. Kenalpasti bidang-bidang yang sesuai danberpotensi untuk tujuanpencegahan/penambahbaikanberdasarkan sumber-sumber berikut :

    a) Aduan Pelangganb) Laporan Audit Dalam;c) Cadangan Pencegahan/

    Penambahbaikan yang diterima dariwarga SUPS(jika ada) ;

    d) Hasil auditan pihak ketiga; dane) Isi-isu yang dibangkitkan dalam MKSPf) Maklumbalas Pelanggang) Analisis Data Pencapaian Proses Kerjah) Analisis Ketakakuran Perkhidmatan

    2. Teliti maklumat-maklumat di atas denganmengambilkira potensi punca ketakakurandan faktor-faktor berikut:

    a) berlaku berulang-ulang;b) kemungkinan akan berulang lagi

    sekiranya tidak diambil tindakanpencegahan dengan segera;

    c) penyelesaiannya memerlukan jangkamasa yang panjang.

    3. Rekodkan ketakakuran berpotensi dalamBorang Tindakan Pencegahan bagi perkaraberikut:

    Lampiran 1PK(S)-SUPS-

    05/01

    53

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-05 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

    PYB

    SUPS/TSUP/WP/KU

    WP

    4. Kenalpasti punca ketakakuran berpotensidan cadangan tindakan pencegahan yangbersesuaian mengikut kategori masalah sertatempoh siap tindakan yang diperlukan

    5. Kemukakan cadangan tindakanpencegahan yang direkodkan dalam BorangTindakan Pencegahan kepada pengurusanSUPS untuk persetujuan dan pengesahan

    6. Melaksanakan tindakan pencegahan yangdipersetujui dalam tempoh masa yangditetapkan.

    7. Menyimpan rekod-rekod pelaksanaantindakan pencegahan sebagai bukti tindakan.

    8. Memantau tindakan pencegahan dalamtempoh masa yang bersesuaian bagimengkaji keberkesanan berdasarkan kriteriapemantauan berikut:a. Tiada ketakakuran berpotensi berlakub. Terdapat peningkatan hasil pelaksanaantindakan pencegahan

    9. Rekodkan hasil pemantauan dan statusnyadalam borang Tindakan pencegahan.

    10. Kemukakan borang tindakan pencegahanyang lengkap kepada WP untuk maklumandan menyediakan log tindakan pencegahan

    11. Menyediakan laporan keseluruhantindakan pencegahan untuk dibentangkandalam MKSP.

    Lampiran 2:PK(S)-SUPS-

    05/02

    54

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-05 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

    7. CARTA ALIRAN

    Tanggungjawab Tindakan Penerangan

    TidakYa

    1. Kenalpasti bidang-bidang sesuai untuk tujuanpencegahan/penambahbaikan

    2. Teliti maklumat dengan ambil kira potensi puncaketakakuran

    3. Rekodkan ketakakuran berpontensi

    4. Kenalpasti punca ketakakuran dan cadangkantindakan pencegahan

    5. Kemukakan cadangan pencegahan untukpersetujuan & pengesahan

    6. Laksanakan tindakan pencegahan dalamtempoh yang ditetapkan

    7. Menyimpan rekod pelaksanaan

    8. Pantau dan kaji keberkesanan

    9. Rekodkan hasil pemantauan

    10. Menyediakan log tindakan pencegahan

    11. Menyediakan laporan keseluruhan tindakanpencegahan & bentang dalam MKSP

    Tamat

    9

    Mula

    1

    2

    3

    4

    7

    8

    11

    10

    SUPS/TSUP/WP/KU

    SUPS/WP/PKAD/KU

    PYB

    WP

    5

    6

    55

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-05 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR TINDAKAN PENCEGAHAN

    8. REKOD

    Bil. Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan

    1.

    2.

    Borang Tindakan Pencegahan

    Log Tindakan Pencegahan

    Pejabat WP

    Pejabat WP

    5 tahun

    5 tahun

    9. LAMPIRAN

    1. Lampiran 1:PK(S)-SUPS-05/01- Borang Tindakan Pencegahan

    2. Lampiran 2:PK(S)-SUPS-05/01- Log Tindakan Pencegahan

    56

  • Lampiran 1:PK(S)-SUPS-05/01Borang Tindakan Pencegahan

    Maklumat: Perkhidmatan yang dikaitkan denganketidakakuran berpotensi:

    Sumber Maklumat:

    1. Ketidakpatuhan Berpotensi:

    2. Punca Masalah:

    3. Tindakan Pencegahan:

    Tempoh Siap Tindakan:

    4. Pemantauan Keberkesanan Tindakan Pencegahan:

    5. Ulasan Pemantauan:

    Status Kes: SelesaiTandatangan Penilai: __________________

    Tidak Selesai ( )

    Tindakan Lain Tarikh:

    Nama Pelapor:

    Bahagian/Unit:Tarikh:

    1.Audit Dalam2.NCP3.Keputusan Mesy4.Analisis Data5.Aduan Pelanggan6.Kepuasan Pelanggan

    57

  • Lampiran 2:PK(S) – SUPS – 05/02

    LOG TINDAKAN PENCEGAHAN(Maklumat dari Aduan Kepuasan Pelanggan/Audit Dalaman)

    Insiden/IsuKetidakpatuhanberpotensi

    (1)

    Kekerapan

    (2)

    Sebab-sebabKetidakpatuhanberpotensi(punca)

    (3)

    Tindakan Pencegahan

    (4)

    StatusImplementasi

    (5)

    TarikhPemantauan

    (7)

    Catatan

    (8)

    58

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN

    DISEDIAKAN TANDATANGAN

    Nama : Anny Lee Chiao Chen

    Jawatan : Pegawal Dokumen

    Tarikh : 05.04.2012

    DISEMAK TANDATANGAN

    Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali

    Jawatan : Wakil Pengurusan

    Tarikh : 06.04.2012

    DILULUSKAN TANDATANGAN

    Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin

    Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak

    Tarikh : 09.04.2012

    NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA

    NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-06

    NAMA DOKUMEN :Prosedur Kawalan Ketakakuran

    SALINANTERKAWAL

    59

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN

    1. OBJEKTIF

    Prosedur ini menggariskan langkah-langkah bagi mengesan aktiviti atauperkhidmatan yang tidak memenuhi spesifikasi serta mengambil tindakanmenghalang dari penggunaannya dalam Sistem Pengurusan Kualiti PejabatSUPS.

    2. SKOP

    Prosedur ini digunapakai oleh Setiausaha Persekutuan Sarawak, Ketua-KetuaUnit, Wakil Pengurusan/Timbalan Wakil Pengurusan dan Penyelaras/KetuaAudit Dalam apabila perlu mengawal penggunaan produk/perkhidmatan yangtidak memenuhi spesifikasi dalam Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat SUPS

    3. RUJUKAN

    MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti – MK-SUPS-01Prosedur Kualiti : PK(S) – SUPS – 03 : Audit Dalam

    PK(S) – SUPS – 05 : Tindakan PembetulanPK(S) – SUPS – 06 : Tindakan Pencegahan

    4. KETERANGAN

    Ketakakuran Perkhidmatan: Tidak memenuhi keperluan prosedur, standard,kriteria serta kehendak pelanggan yang ditetapkan.

    5. SINGKATAN

    5.1 Pentadbiran

    MKSP: Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

    5.2 Jawatan

    SUPS : Setiausaha Persekutuan Sarawak

    WP : Wakil Pengurusan

    60

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN

    TWP : Timbalan Wakil Pengurusan

    KU: : Ketua Unit

    PKAD : Ketua Audit Dalam

    PSUP : Penolong Setiausaha Persekutuan Sarawak

    PYB : Pegawai Yang Berkenaan

    61

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN

    6. PROSES KERJA DAN TANGGUNGJAWAB

    Tanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran

    SUPS/WP/TWP/PKAD/

    KU

    PYB

    1. Kenalpasti aktiviti/produk/perkhidmatan yang tidakmemenuhi spesifikasi dalam perkhidmatan.

    2. Ketakakuran dalam perkhidmatan dibahagikankepada tiga(3) peringkat bagi skop perkhidmatansistem pengurusan kualiti iaitu:

    a. penerimaan input untuk diproses;b. semasa memproses input kepada output;c. sebelum perkhidmatan dikeluarkan kepada

    pelanggan

    3. Menentukan tanggungjawab untuk melaksanakantindakan ke atas produk/perkhidmatan yang tidakmenepati speksifikasi

    4. Sekiranya terdapat aktiviti/perkhidmatan/produkyang tidak memenuhi spesifikasi atau syarat-syaratyang ditetapkan, ambil tindakan yang sesuai samaada;

    (i) dikembalikan untuk dipinda/diganti; atau(ii) disesuaikan untuk penggunaan seterusnya dalam

    sistem dengan kebenaran; atau(iii) dikeluarkan / ditolak terus dari penggunaan dalam

    Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat SUPS.(iv) Mengkaji kesan atau kesan yang berkemungkinanterhadap produk/perkhidmatan sekiranyaproduk/perkhidmatan yang telah disampaikan ataudigunakan oleh pelanggan.

    5.Pelaksanaan kawalan terhadap produk/perkhidmatanyang tidak menepati speksifikasi dan tindakan yangdiambil adalah berdasarkan kepada Pelan KawalanKetidakpatuhan

    6. Merekodkan ketakakuran produk/perkhidmatan sertatindakan yang diambil dalam format yang bersesuaianatau Borang Laporan Ketakakuran

    Lampiran 1PK(P)-SUPS-06/01PelanKawalanKetakakuran

    62

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN

    KU/ PSUP

    7. Sekiranya terdapat sebarang keperluan untukpengesahan dan kelulusan oleh pihak atau mesyuarattertentu, pastikan aktiviti/produk/ perkhidmatanberkenaan tidak digunapakai sebelum memperolehikelulusan/pengesahan tertentu. Menyerahkan produk/memberi perkhidmatan yang disahkan memenuhispesifikasi sahaja kepada pelanggan.

    8. Setelah tindakan pembetulan segera dilakukan,penilaian akan dilakukan untuk mengenalpasti punca-punca ketakakuran bagi mencegah ketakakuranberulang.

    9 Kemaskini rekod yang berkaitan.

    10.Sediakan Laporan Tindakan Kawalan PerkhidmatanYang Tidak Memenuhi Spesifikasi, untuk dibentangdalam MKSP oleh WP/TWP.

    11. Bentang laporan dalam mesyuarat.

    Lampiran 2PK(P)-SUPS-06/02BorangLaporanKetakakuran

    63

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN

    Proses Kerja

    Ya Ya Ya

    Penerangan

    1. kenalpasti ketakakuran

    2. menentukan tanggungjawab & lakukantindakan

    3. Ambil Tindakan:i. dikembalikan untuk pindaanii.disesuaikan untuk kegunaaniii. ditolakiv. kaji kesan penggunaan

    4. Laksanakan kawalan

    5. Rekod dalam borang laporan ketakakuran

    6. Dapatkan kelulusan/pengesahan jika perlu

    7. Buat penilaian & kenalpasti punca danpencegahan ketakakuran berulang

    8. Kemaskinian rekod

    9. Sediakan laporan

    10. Bentang dalam mesyuarat

    7. CARTA ALIRAN KERJA

    MulaMULA

    1

    4

    5

    Tamat

    Tanggungjawab

    SUPS/ WP/TWP/KU/

    PKAD

    PYB

    KU/PSUP

    3

    7

    8

    9

    10

    Ya

    2

    6

    64

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN

    8. REKOD

    Bil. Rekod Lokasi TempohPenyimpanan

    1. Borang Laporan Ketakakuran Pejabat WP/PKAD 5 Tahun

    9. LAMPIRAN

    1. Lampiran 1:PK(S)-SUPS-06/01- Pelan Kawalan Ketakakuran

    2. Lampiran 2:PK(S)-SUPS-06/02- Borang Laporan Ketakakuran

    65

  • Lampiran 1:PK(S)-SUPS-06/01PELAN KAWALAN KETAKAKURAN

    PROSEDUR SOKONGAN

    Jenis ketakakuran Tindakan Tanggung-jawab

    Pengesahan Tindakan RekodTindakan

    Borang PenilaianKeberkesananKursus

    -Kenalpasti JenisLatihan yangdilaksanakan-Maklum dan arah(memo) untukkembalikan semulaborang tersebut kepadapihak yang berkenaan

    PPT (PSM) -Terima borangPenilaian Kursus

    -Buat semakan borang(lengkap/ tidaklengkap)

    -compilesemua borang

    - Buat LaporanAnalisis BorangPenilaianKeberkesananKursus

    Pindaan Tarikh KursusDalaman

    - Surat Makluman awalkepada Pegawai &Kakitangan tentangprogram tersebut

    - Menetapkan semulatarikh baru program

    PPT(PSM) -Ketua Unit PSM - Suratmakluman

    Tidak Hadir kursus - Mengeluarkan memountuk memberipenjelasan

    - Memaklumkan kepadaketua unit berkaitan

    PPT(PSM) -Ketua Unit PSM - SuratPenjelasan

    - Suratmakluman

    Penerimaanbil/invois/dokumen yang tidaklengkap daripada pelanggan

    - Semakbil/invois/dokumenyang diterimadaripada pelanggan

    - Rekod maklumatpenerimaan ke dalamsenarai semakan- Kembalikan bil/invois

    dan dokumen kepadapelanggan untukdilengkapkan

    Pegawaiyangmemprosespembayaran

    -Terima semulabil/invois/dokumenyang telahdikembalikan

    -Buat pemeriksaanbil/inbois/dokumendan memastikan ianyalengkap

    -Cop penerimaan tarikhpadabil/invois/dokumen

    - Bil/invois/dokumen

    - Buku logpenyerahanbil/invois/dokumen

    Borang tempahan tidaklengkap

    - Maklumkan kepadapemohon supayamengisi butiran yangtidak lengkap

    - Membuat semakansemula borangtempahan

    PT(P) -Terima semula borangtempahan danpemohon

    -Menandatangani borangkelulusanpermohonan olehpegawai pelulus

    - Bukutempahan

    - Papantempahan

    Kelewatan memprosespermohonan

    - Borang permohonanyang diterima mestidiambil tindakansegera

    PT(P) -Merekod yangdiluluskan/ diambiltindakan dalam rekod

    - Bukutempahan

    Penerimaan barangan yang - Periksa bahan yang PT(P) -Terima semula barang - Borang

    66

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN

    rosak daripada pembekal diterima daripadapembekal

    - Rekod maklumatpenerimaan

    - Asing bahan yangtidak menepatispesifikasi

    - Maklum danpulangkan bahankepada pembekal

    yang dibekalkan-Buat pemeriksaan

    mengikut speksifikasibarangan

    -Tandatangan DO jikabahan menepatispesifikasi

    penerimaanbahan

    - DO- Rekod

    pembekal

    Borang aduan kerosakanyang tidak lengkap

    - Memastikan borangaduan diisi denganlengkap

    - Maklum danpulangkan borangyang tidak lengkapkepada pengadu

    Unit ICT -Terima semula borangaduan yang lengkapdaripada pengadu

    -Merekod penerimaanboring lengkap kedalam buku logpenyelenggaraan

    -Tandatangan pegawaipenerimaan aduan

    - Borangaduan

    - Buku logpenyelenggaraan

    67

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN

    PELAN KAWALAN KETAKAKURAN

    PROSEDUR UTAMA

    PERHUBUNGAN

    Jenisketidakpatuhan

    Tindakan Tanggung-jawab

    PengesahanTindakan

    RekodTindakan

    - Borang cadanganPencalonan AnugerahBintang-bintang dihantarselepas tarikh tutuppermohonan

    - Surat peringatan kepadasemua Jabatan/Agensi mengenai tarikhtutup permohonan

    Unit PSM - Surat Peringatandisahkan olehKetua Unit.

    - SuratPeringatan

    - Lewat Hantar Borangpengesahan kehadiran keMajlis Rasmi

    - Membuat pengesahanKehadiran melaluitelefon/Faks

    PA (SUPS) - Makluman kepadaKetua Jabatan(verbal)

    - Minit padaruangpengesahanjemputan

    - Ketidakhadiran ke MajlisRasmi

    - Mengemukakan surattunjuk sebab

    UnitPentadbiran

    - Ketua UnitPentadbiran akanmengesahkan surattunjuk sebabtersebut

    - SuratTunjuksebab

    PEMBANGUNAN

    PK (P-)SUPS – 10 Prosedur Pengurusan Penyewaan Ruang-Ruang Komersial di BGS

    Jenis ketidakpatuhan Tindakan Tanggungjawab

    PengesahanTindakan

    RekodTindakan

    Kelewatan penyediaankontrak perjanjian

    Memaklumkan kepadasyarikat berkenaan kontrakakan ditandatanganiselepas kontrak siap

    PSU /PTK Menyemak semuladokumen kontrak

    Memastikanperjanjian kontrakdisemak olehPenasihat Undang-undang ( PUU )

    Dokumenkontrak

    68

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN

    PK (P-)SUPS – 09 Pengagihan Ruang Pejabat di Bangunan Gunasama Persekutuan

    Jenis ketidakpatuhan Tindakan Tanggungjawab

    Pengesahantindakan

    Rekod tindakan

    Penerimaan permohonanyang tidak lengkap

    Terima permohonandengan syarat permohonandilengkapkan

    Rekod permohonanmengikut criteria yang telahditetapkan

    Jika tidak lengkapkembalikan kepadapemohon

    PSU/PPT Terima semulapermohonan yangtelah lengkap

    Rekod semula

    Bawa kemesyuarat

    Keluarkan surattawaran

    Minit mesyuarat

    Surat tawaran

    PK (P-)SUPS – 08 Pengurusan Projek Pembinaan Kuarters & BGS

    Jenis ketidakpatuhan Tindakan Tanggungjawab

    PengesahanTindakan

    RekodTindakan

    Pemilihan tapak yang tidaksesuai

    Mengadakan lawatan ketapak yang telahdicadangkan

    Sekiranya tapak tersebuttidak sesuai

    Lawatan semula kebeberapa lokasi perludiadakan

    Mendapatkan maklumbalasbagi tapak yang telah dipilih

    Memohon peruntukan bagipengambilalih tapak tanah

    PSU ( B ) Mengisi danmenghantarborang sittingapplication

    Memastikanpembayaranpengambilalihantapak tanah

    Rekodpengambilalihantapak tanah

    69

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN

    PK (P-)SUPS – 05 Penyelarasan Projek Pembangunan Persekutuan di Negeri Sarawak

    Jenisketidakpatuhan

    Tindakan TanggungJawab

    PengesahanTindakan

    RekodTindakan

    Pengerusi asal tidak dapatmempengerusikanmesyuarat

    Tetapkan tarikh

    Keluarkan surat jemputanbersama minit mesyuarat

    Sekiranya pengerusi tidakdapat mempengerusikanmesyuarat, tarikh baru perluditetapkan semula

    PPT (B )PT(B)

    Mendapatkankelulusan daripadapengerusi untukmelantik pengerusiganti

    Suratpanggilanmesyuarat

    Minitmesyuarat

    PK (P-)SUPS – 11 Prosedur Kelulusan Penyewaan Ruang Pejabat

    Jenis ketidakpatuhan Tindakan Tanggung-jawab

    PengesahanTindakan

    RekodTindakan

    Permohonan kelulusanpenyewaan yang tidaklengkap

    Menerima permohonandaripada KJP

    Merekod Permohonandalam Lampiran E

    Mengasingkan permohonanyang tidak lengkap

    Mengembalikanpermohonan yang tidaklengkap kepada KJP

    PSU / PPT Terima semulapermohonan

    Merekod semulapermohonan

    Kemukakanpermohonan keMesyuarat JRP

    Keluarkan suratkelulusan

    Borangsemakandokumen JRP(Lampiran E)

    MinitMesyuarat

    Suratkelulusankepada KJP

    70

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur :PK(S)-SUPS-06 No. Keluaran : 01 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR KAWALAN KETAKAKURAN

    Lampiran 2:PK(S)-SUPS-06/02BORANG LAPORAN KETAKAKURAN

    Bahagian: Perkhidmatan yang dikaitkan dengan ketidakakuran: Tarikh:

    Keterangan kepada ketidakakuran:

    Tindakan yang diambil:

    Tandatangan:_____________________________ Tarikh:______________( )

    Penilaian Tindakan:

    Tandatangan:_____________________________ Tarikh:_________________( )

    Tindakan telah dijalankan dengan berkesan____________________________( )

    Tarikh:_____________

    71

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF

    NO. SALINANKAWALAN

    DIKELUARKAN KEPADA

    DISEDIAKAN TANDATANGAN

    Nama : Anny Lee Chiao Chen

    Jawatan : Pegawal Dokumen

    Tarikh : 05.04.2012

    DISEMAK TANDATANGAN

    Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali

    Jawatan : Wakil Pengurusan

    Tarikh : 06.04.2012

    DILULUSKAN TANDATANGAN

    Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin

    Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak

    Tarikh : 09.04.2012

    NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-07

    NAMA DOKUMEN :Pengurusan Latihan Dan Pembangunan Staf

    SALINANTERKAWAL

    72

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF

    1. OBJEKTIF

    Prosedur ini menerangkan langkah-langkah bagi memastikan pengurusan latihanuntuk pegawai dan staf dikendalikan dengan cekap, teratur dan berkesan.

    2. SKOP

    Prosedur ini diguna pakai dalam urusan perancangan, pelaksanaan dan penilaianprogram-program latihan untuk pegawai dan kakitangan di PejabatSetiausaha Persekutuan Sarawak.

    3. RUJUKAN

    MS ISO 9001:2008 – Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti : MK-SUPS-01.Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun 2005 – Dasar Latihan SumberManusia Sektor Awam.

    4. KETERANGAN

    4.1.1 Pengurusan Latihan Dan Pembangunan Staf merupakan programlatihan yang disediakan untuk meningkatkan kemahiran, kebolehan,kerjaya dan menambahkan ilmu pengetahuan dan staf.

    4.1.2 Penilaian keberkesanan latihan dilaksanakan keatas mana-manalatihan yang memberi kesan terhadap kompetensi kepada kakitangan.Tidak semua latihan dijalankan oleh SUPS dibuat penilaiankebekesanan. Hanya latihan yang dilaksanakan melebihi 6 jam sahajadibuat penilaian keberkesanan serta mempunyai impak kepadapeningkatan kompetensi kakitangan.

    73

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF

    5. SINGKATAN

    SUPS - Setiausaha Persekutuan Sarawak

    TSUP - Timbalan Setiausaha Persekutuan Sarawak

    PSUP(KP) - Penolong Setiausaha Persekutuan Sarawak (KhidmatPengurusan)

    PPT (PSM) - Penolong Pegawai Tadbir (Pembangunan Sumber Manusia)

    PT (PSM) - Pembantu Tadbir (Pembangunan Sumber Manusia)

    74

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF

    6. PROSES KERJA DAN TANGGUNGJAWAB

    Tanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran

    PSUP(KP)/PPTPSM

    PPT(PSM)

    PPT (PSM)

    PSUP(KP)

    PPT(PSM)

    1. Mengenal pasti keperluan latihan personelberdasarkan maklumat seperti :-1.1 Permohonan oleh personel;1.2 Cadangan/arahan oleh pihak pengurusan;1.3 Analisis Keperluan Latihan [Training Needs

    Analysis] ; dan1.4 Tawaran daripada Agensi/Kementerian

    /Jabatan.

    2. Menyediakan Cadangan Perancangan LatihanTahunan/Pelan Operasi Latihan Staf denganmengambilkira perkara- perkara berikut :-

    2.1 Keperluan latihan;2.2 Peruntukan; dan2.3 Kaedah pengendalian latihan (Latihan

    Dalaman dan Luaran).

    3. Mengemukakan Cadangan Perancangan LatihanTahunan kepada PSUPS (KP) untuk semakan.Buat pindaan jika perlu.

    4. Menyemak Cadangan Perancangan LatihanTahunan dan kemukakan cadangan kepadapengurusan atasan Pejabat SUPS untukmakluman.

    5. Mengedarkan Perancangan Latihan kepadaPegawai dan Staf.

    75

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF

    PSUP(KP)/PPT (PSM)

    PSUP(KP)

    PSUP(KP)/PPT (PSM)

    PPT(PSM)

    PPT(PSM)

    PT(PSM)

    PPT (PSM)

    PENGENDALIAN KURSUS DALAMAN

    6. Mengenal pasti latihan yang berkaitan denganprogram Pejabat SUPS.

    7. Membincang dengan PSUPS(KP)/ PPT (PSM)untuk merancang persediaan latihan.

    8. Semak dengan Bahagian Kewangan mengenaiperuntukan.

    9. Membuat persiapan kursus yang dirancangdan memastikan program latihan merangkumimaklumat-maklumat berikut :-

    9.1 Nama dan jenis latihan;9.2 Objektif dan faedah kursus;9.3 Tarikh dan tempat kursus; dan9.4 Anggaran kos.

    10. Melaksanakan Program Latihan /Kursusmengikut aturcara program.

    11. Mengeluarkan Sijil Kehadiran Kursus kepadapeserta kursus dan menyimpan sesalinandalam fail.

    12. Memastikan penilaian kursus berdasarkanBorang Penilaian Keberkesanan Kursus/Maklumbalas dibuat.

    13. Merekodkan kehadiran kursus ke dalam BukuPerkhidmatan dan Buku Log Latihan.

    KURSUS LUARAN

    14. Menerima tawaran/brosur dari Jabatan atauAgensi atau Kementerian dan menguruskanpencalonan.

    76

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF

    PT(PSM)

    PPT (PSM)

    Pegawai/Staf

    PT(PSM)

    Pegawai /staf

    Ketua Unit

    PT (PSM)

    15. Melengkapkan Borang Pencalonan dan BorangPengesahan Kehadiran kursus dan dapatkankelulusan pihak pengurusan.

    16. Memaklum dan minta pegawai atau stafberkenaan menghadiri kursus.

    17. Mengemukakan salinan Sijil Kehadiran Kursuskepada Unit Pembangunan Sumber Manusia,jika ada.

    18. Merekod kehadiran kursus ke dalam BukuPerkhidmatan dan Buku Log Latihan.

    PENILAIAN KEBERKESANAN LATIHAN

    19.Melengkapkan Borang Laporan Penilaian Kursusdan kemukakan kepada Ketua Unit dalamtempoh 14 hari selepas tamat kursus.

    20.Menilai keberkesanan kursus/Latihan yang telahdihadiri oleh pegawai/staf dan panjangkanBorang Penilaian Keberkesanan kursuskepada Unit Pembangunan Sumber Manusiadalam tempoh tiga (3) bulan selepas berkusus.

    21.Membuat analisis keberkesanan latihanberdasarkan maklum balas yang diterimadaripada ketua unit / bahagian.

    22.Menyediakan laporan keberkesanan latihanyang dihadiri oleh kakitangan untukdibentangkan dalam mesyuarat pembangunansumber manusia

    Lampiran 1PK(S)-SUPS-

    07/01

    77

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF

    7. CARTA ALIRAN KERHA

    Tanggungjawab Proses Kerja Penerangan

    1. Kenal pasti keperluan latihan personel berdasarkanmaklumat seperti Analisa Keperluan Latihan(TNA)

    2. Sediakan Cadangan Perancangan LatihanTahunan Pegawai/Staf.

    3. Kemukakan Cadangan Perancangan Latihan TahunanKepada PSUPS (KP)

    4. Semak Cadangan Perancangan Latihan Tahunan danmengemukakan cadangan kepada pihak atasan untukmakluman.

    - Ada pindaan?

    5. Edar Perancangan Latihan kepada Pegawai/staf.

    6. Kenal pasti latihan yang berkaitan dengan Program Pej.SUPS dan arahan daripada pihak atasan.

    Tidak

    Buat pindaan.

    1

    2

    3

    4

    5

    Ya

    6

    A

    PSUP (KP)/PPT(PSM)

    PPT (PSM)

    PPT (PSM)

    PSUP (KP)

    PPT(PSM)

    PSUP (KP)/PPT (PSM)

    Mula

    78

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF

    7. Bincang dengan PSUPS(KP)/PPT(PSM) untuk merancangPersediaan.

    8. Semak dengan Bahagian Kewangan mengenai peruntukan.

    9. Membuat persiapan kursus yang dirancang dan memastikanprogram latihan personal merangkumi maklumat ditetapkan.

    10. Kendalikan Program Latihan/Kursus mengikut aturcara.

    11. Keluarkan sijil Kehadiran kursus kepada peserta kursus dansimpan sesalinan dalam fail.

    12. Pastikan penilaian kursus berdasarkan borang PenilaianKeberkesanan Kursus/Maklumbalas dibuat.

    13. Merekod kehadiran kursus dalam Buku Perkhidmatandan Buku Log Kursus

    KURSUS LUARAN14. Terima tawaran / brosur dari Jabatan / Agensi / Kementerian

    dan menguruskan pencalonan

    15. Lengkapkan Borang Pencalonan dan Borang PengesahanKehadiran kursus untuk kelulusan pihak pengurusan.

    16. Maklum dan minta pegawai menghadiri kursus

    17. Kemukakan salinan sijil kepada Unit Pembangunan Manusia.

    18. Rekodkan kehadiran kursus ke dalam Buku Perkhidmatandan Buku Log Latihan.

    PENILAIAN KURSUS

    19. Mengisi dan mengemukakan Laporan Penilaiankeberkesanan Kursus kepada Ketua Unit dalam tempoh

    14 hari selepas tamat kursus.

    7

    8

    9

    10

    11

    12

    13

    14

    15

    16

    17

    Tamat

    18

    A

    PSUP (KP)/PPT(PSM)

    PSUP(KP)/PPT (PSM)/

    PSUP(KP)/PPT(PSM)/

    PT (PSM)

    PT(PSM)

    PPT PSM)

    Pegawai/Staf

    PPT (PSM)

    PT (PSM)

    Pegawai/Staf

    Pegawai/Staf

    PSUP (KP)

    PPT (PSM)

    PT (PSM)

    PT (PSM)

    19

    B

    79

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF

    20. Ketua Unit menilaian keberkesanan kursus yang telahdihadiri oleh pegawai/staf dan panjangkan laporan tersebutkepada Unit Pembangunan Manusia dalam tempoh tiga (3)bulan selepas berkusus.

    21. Membuat analisis

    22. Menyediakan laporan dandibentangkan dalam mesyuarat pembangunan sumber manusia

    8. REKOD

    20

    21

    Ketua Unit

    PT (PSM)

    B

    21Ketua (Unit PSM)

    Tamat

    80

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF

    Bil. Jenis Rekod LokasiTempoh

    Penyimpanan

    1.

    2.

    3.

    4.

    Jadual Perancangan LatihanTahunan

    Salinan Sijil Kursus

    Buku Perkhidmatan

    Borang Keberkesanan Latihan

    UPSM

    Bilik Fail

    Bilik Fail

    Bilik Fail

    5 tahun

    5 tahun

    Kekal

    5 tahun

    9. LAMPIRAN

    Lampiran 1:PK(S)-SUPS-07/01-Borang Laporan Penilaian Keberkesanan KursusPegawai dan Staf

    81

  • Lampiran 1:PK(S)-SUPS-07/01

    BORANG PENILAIAN KEBERKESANAN KURSUS PEGAWAI DAN STAFPEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    BAHAGIAN A : MAKLUMAT KURSUS / LATIHAN (diisi oleh pegawai yang dinilai)1. Nama kursus yang dihadiri :2. Tarikh dan tempat kursus :3. Objektif kursus :a) ………………………………………………………………………………b) ………………………………………………………………………………c) ………………………………………………………………………………d) ………………………………………………………………………………e) ………………………………………………………………………………BAHAGIAN B : PENILAIAN PEGAWAI MENGENAI KURSUS YANG DIHADIRI(diisi oleh pegawai yang dinilai)Sila nyatakan sejauh manakah kursus ini memberi berfaedah kepada anda ?Amat BerfaedahBerfaedahSederhanaTidak BerfaedahAmat Tidak Berfeadah5. Adakah kursus ini dapat meningkatkan prestasi kerja anda ?Amat BerfaedahBerfaedahSederhanaTidak BerfaedahAmat Tidak Berfaedah6. Penilaian anda terhadap kursus ini ?……………………………………………………………………………………………………………………….

    82

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF

    ………………………………………………………………………………………………………………………...………………………………………………………………………………………………………………………...7. Sila nyatakan sama ada kursus ini adalah sesuai untuk dihadiri oleh pegawai-pegawai yang lain.YA TIDAKTandatangan :Nama :Jawatan :Tarikh :**Nota : Sila kemukakan kepada Ketua Unit untuk membuat ulasan.BAHAGIAN C : PENILAIAN KEBERKESANAN KURSUS / LATIHAN

    (diisi oleh Ketua Unit)8. Sila nyatakan sejauh manakah kursus ini dapat mempertingkatkan keberkesananpegawai yang dinilai ?Amat BerfaedahBerfaedahSederhanaTidak BerfaedahAmat Tidak Berfaedah

    83

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF

    9. Pegawai dapat menggunakan kemahiran / pengetahuan dalamtugasan harian (Kursus Khusus )Kemahiran / pegetahuan yang diperolehi dapat meningkatkanprestasi secara umum. (Jika Kursus Umum)10. Ulasan Pegawai Penilai………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………………Tandatangan :Nama :Jawatan :Tarikh :** Nota : Sila kemukakan kepada UPSM (Unit Pembangunan Sumber Manusia) dalam tempoh

    1 BULAN dari tarikh akhir kursus.

    84

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF

    BORANG PENILAIAN KEBERKESANAN KURSUS(Diisi oleh penyelia selepas satu bulan pegawai di bawah seliaan menghadiri kursus)A. MAKLUMAT PEGAWAI

    Nama pegawai :

    Jawatan dan gred :

    B. BUTIR-BUTIR KURSUS

    Nama Kursus :

    Tarikh Kursus :

    Tempat Kursus :

    Penganjur :

    C. PENILAIAN PENYELIA

    Bil Kriteria penilaian 5 4 3 2 1

    1 Pengetahuan2 Kemahiran3 Disiplin4 Kebolehan menyelesaikan masalah5 Prestasi kerja

    Jumlah Penilaian : ___________Ulasan :_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

    T.T pegawai penilai :

    85

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S) - SUPS - 07 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat kuasa: 9 April 2012

    PENGURUSAN LATIHAN DAN PEMBANGUNAN STAF

    Markah :

    *nota : 70 -100 - Sangat berkesan50 - 69 - Sederhana< 50 - Tidak berkesan

    86

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-08 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR PENGURUSAN PUSAT SUMBER

    DISEDIAKAN TANDATANGAN

    Nama : Anny Lee Chiao Chen

    Jawatan : Pegawal Dokumen

    Tarikh : 05.04.2012

    DISEMAK TANDATANGAN

    Nama : Encik Mohamed Zahari Bin Razali

    Jawatan : Wakil Pengurusan

    Tarikh : 06.04.2012

    DILULUSKAN TANDATANGAN

    Nama : Datuk Haji Md Yahaya Bin Basimin

    Jawatan : Setiausaha Persekutuan Sarawak

    Tarikh : 09.04.2012

    NO. SALINAN KAWALAN DIKELUARKAN KEPADA

    NO.DOKUMEN : PK(S)-SUPS-08

    NAMA DOKUMEN :Prosedur Pengurusan Pusat Sumber

    SALINANTERKAWAL

    87

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-08 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR PENGURUSAN PUSAT SUMBER

    1. OBJEKTIF

    Prosedur ini menerangkan langkah-langkah bagi memastikan pengurusan pusatsumber Pejabat Setiausaha Persekutuan Sarawak dapat dikendalikan dengancekap dan teratur.

    2. SKOP

    Prosedur ini digunapakai bagi menguruskan Pusat Sumber dalam prosesperolehan, pembelian bahan, penerimaan, proses pengkelasan, pengkatalogan dansistem sirkulasi.

    3. RUJUKAN

    MSISO 9001:2008 - Keperluan Sistem Pengurusan KualitiManual Kualiti MK SUPS-01Arahan PerbendaharaanPekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

    4. KETERANGAN

    Pengurusan pusat sumber melibatkan proses perolehan bahan rujukan,pendaftaran, pengkatalogan, penyusunan, penyimpanan dan pinjaman olehpegawai-pegawai SUPS

    5. SINGKATAN

    i. SUPS - Setiausaha Persekutuan Sarawakii. PSUP (P) - Penolong Setiausaha Persekutuan Sarawak (Pentadbiran)

    iii. PSUP (K) - Penolong Setiausaha Persekutuan Sarawak (Kewangan)iv. PT (P/O) - Pembantu Tadbir (Pekeranian / Operasi)

    6. PROSES KERJA DAN TANGGUNGJAWAB

    88

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-08 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR PENGURUSAN PUSAT SUMBER

    Tanggungjawab Tindakan Rujukan/Lampiran

    SUPS / PSUP (P)

    PSUP (P)

    PSUP (P)

    PT (P/O)

    1) Mendapatkan cadangan judul buku yang diperlukandaripada semua pegawai dan menyediakan senaraibahan

    2) Mendapatkan sebutharga (LPO) daripada pembekal

    3) Mendapatkan kelulusan pengurusan pembeliandaripada Unit Kewangan

    4) Menguruskan pembelian bahan mengikut peruntukankewangan yang telah ditetapkan

    5) Memeriksa penerimaan bahan sebelum membuatakuan penerimaan

    6) Memeriksa keadaan fizikal bahan dan membuat akuanpenerimaan dengan menandatangani NotaPenghantaran

    7) Menguruskan pengkatalogan mengikut spesifikasipusat sumber

    8) Menyusun bahan yang telah siap diproses dirakmengikut tajuk dan nombor rujukan yang telah

    diberikan

    9) Menguruskan proses sirkulasi (Peminjaman danpemulangan)

    10) Penerimaan bahan – menyemak keadaan fizikal bahanyang telah dipulangkan

    11) Menyusun bahan di rak semula

    12) Mengemaskini rekod dan index bahan pusat sumber

    Lampiran 1PK(S)-SUPS 08/01

    Lampiran 2PK(S)-SUPS 08/02

    Lampiran 3PK(S)-SUPS 08/03

    7. PROSES ALIRAN KERJA

    89

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-08 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR PENGURUSAN PUSAT SUMBER

    8. REKODBil. Tempoh

    Tanggungjawab

    1. PSUP (P)

    2. PSUP (P)

    3. Pemohon(3 – 3.2)

    4. Pemohon

    5. Pemohon(5 – 5.2)

    6. Pemohon

    7. Pemohon

    8. Pemohon

    9. Pemohon(9 – 9.2.1)

    10.Pemohon

    11.Pemohon

    12.Pemohon

    Proses Kerja

    7

    3.1

    4

    5.1

    3

    5.2

    5

    1

    2

    3.2

    tamat

    Mula

    6

    8

    9

    9.1 9.2

    9.2.1

    10

    11

    12

    Penerangan

    1. Dapat senarai judul bahan

    2. Dapat sebut harga bahan

    3. Dapat kelulusan dari unit kewangan

    3.1 Setuju untuk membeli bahan

    3.2 Tidak setuju membeli bahan

    4. Menguruskan pembelian bahan

    5. Pemeriksaan bahan

    5.1 Setuju dengan bahan yang diterima /dihantar

    5.2 Tidak setuju dengan bahan yang diterima/ dihantar

    6. Penerimaan bahan

    7. Proses pengkatalogan

    8. Menyusun bahan mengikut nombor dantajuk

    9. Proses Sirkulasi (peminjaman danpemulangan)

    9.1 Pemeriksaan fizikal bahan samada dalamkeadaan baik atau tidak

    9.2 Sekiranya bahan rosak, pembaikan ringandilakukan

    9.2.1 Pembaikan ringan bahan

    10. Penerimaan bahan dari proses sirkulasi

    11. Menyusun bahan di rak

    12. Mengemaskini rekod dan index bahanpusat sumber

    90

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-08 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR PENGURUSAN PUSAT SUMBER

    Jenis Rekod Lokasi Penyimpanan

    1.

    2.

    3.

    Rekod penerimaan bahanmengikut bulanan dan jenisbahan

    Senarai koleksi bahanmengikut jenis (spesifikasi)

    Rekod sirkulasi bahan(peminjaman dan pemulanganbahan)

    Bilik pusat sumber

    Bilik pusat sumber

    Bilik pusat sumber

    5 tahun

    5 tahun

    5 tahun

    9. LAMPIRAN

    91

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-08 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR PENGURUSAN PUSAT SUMBER

    1. Lampiran 1: PK(S)- SUPS 08/01 Cataloguing Data Input Sheet2. Lampiran 2: PK(S)- SUPS 08/02 Rekod Semakan Pinjaman dan

    Pemulangan Bahan (Tahunan)3.Lampiran 3: PK(S)- SUPS 08/03 Borang SemakanKoleksi Pusat Sumber

    Lampiran 1 PK(S)- SUPS 08/01

    CATALOGUING DATA INPUT SHEET

    92

  • PEJABAT SETIAUSAHA PERSEKUTUAN SARAWAK

    No. Prosedur : PK(S)-SUPS-08 No. Keluaran : 02 Tarikh Kuat Kuasa: 9 April 2012

    PROSEDUR PENGURUSAN PUSAT SUMBER

    BIB-ID:

    CATALOGUER(F13): CAT DATE: INPUT BY: INPUT DATE:

    AN

    ALY

    ZED

    EDIT

    TYPE

    BIB

    LVL

    GO

    VT

    PUB

    LAN

    G

    SOUR

    CE

    LLLU

    G

    REPR

    ENC

    LV

    L

    CO

    NF

    PUB

    F12 F14 *F31 *32 *F33 *