PENGURUSAN ORGANISASI Pengertian Pengurusan Pengurusan merupakan usaha yang dilakukan oleh pengurus untuk mencapai matlamat organisasi. Secara amnya terdapat empat fungsi pengurusan iaitu: Merancang (Planning) menjelaskan matlamat organisasi, mengenalkan strategi dan menyediakan perancangan untuk mengkoordinasikan semua aktiviti Menyusun (Organizing) menentukan tugasan yang akan dilaksanakan, siapa yang bertanggungjawab, bagaimana tugasan ini dikumpulkan dan siapakah pelapornya, kepada siapa dilaporkan dan tempat membuat keputusan Memimpin (Leading) memotivasi subordinates, memberi arahan, memilih saluran komunikasi yang lebih berkesan Mengawal (Controling) memantau aktiviti bagi memastikan tercapai seperti yang dirancang dan membetulkan kesalahan/kesilapan yang signifikan Penubuhan Persatuan Penubuhan Persatuan yang Tiada Badan Induk Kebanyakkan persatuan/kelab di institusi pendidikan tiada badan induk yang menyelaras dan mentadbir aktiviti secara rasmi. Bidang sukan dan permainan mempunyai persatuanpersatuan induk seperti MSSD, MSSN tetapi persatuan sukan dan permainan di institusi pendidikan tidak diwajibkan mendaftar secara rasmi kepada persatuan. Namun begitu persatuan ini digalakkan terlibat dengan aktiviti MSSD dan MSSN. Penubuhannya memadai dengan perundingan di antara guru penasihat atau jurulatih. Seterusnya maklumkan penubuhan ini kepada persatuan induk yang terdekat. Guru penasihat akan mencari ahli, mendaftar, membentuk perlembagaan persatuan, melantik jawatankuasa kerja dan melaksana aktiviti yang dipersetujui oleh ahli jawatankuasa. Penubuhan Persatuan yang mempunyai Badan Induk Semua pasukan beruniform di institusi pendidikan mempunyai badan induk peringkat daerah, negeri atau pusat. Badan induk menyelaras aktiviti, pendaftaran, pentadbiran dan lain-lain keperluan. Institusi pendidikan yang ingin menubuhkan pasukan beruniform perlu berunding dengan badan induk. Sesetengah pasukan beruniform prosuder penubuhan lebih teliti, biasanya pasukan beruniform ini dikendalikan oleh Kementerian seperti Kadet Polis oleh Kementerian Pertahanan, Kadet Tentera oleh Kementerian Pertahanan dan Kadet Bomba oleh Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan. Kebanyakkan pasukan beruniform layak ditubuhkan setelah mengadakan perundingan dan pendaftaran dengan badan induk. Prosedur berikut boleh dijadikan panduan untuk menubuhkan persatuan yang mempunyai badan induk : a. Pengarah/Ketua Program/Pensyarah Modul berbincang untuk menubuhkan persatuan dengan badan induk-mengetahui syarat-syarat penubuhan persatuan. b. Isi borang permohonan badan induk. Menyediakan maklumat-maklumat yang dikehendaki seperti memohon tauliah pemimpin pasukan c. Hantar borang permohonan kepada Setiausaha/Pesuruhjaya/Pegawai Daerah, Negeri badan induk untuk diproses d. Menawarkan kepada pelajar untuk menjadi ahli sementara mendapat kelulusan pilih mengikut kriteria keperluan persatuan e. Apabila dapat kelulusan rasmi, mulai mendaftar ahli

f. Laksana aktiviti persatuan Contoh prosedur penubuhan Pasukan Pengakap Kelana

Bakal pemimpin kumpulan berbincang dengan Pesuruhjaya Daerah Mengisi borang permohonan PPM 8 tiga salinan dan borang PPM 9(a) untuk mendapat tauliah pemimpin Setelah ditandatangani oleh Pengarah, Jawatankuasa Kumpulan dan pemimpin akan menghantar borang kepada Setiausaha Persekutuan Pengakap Daerah untuk tindakan selanjutnya Sementara mendapat kelulusan Ibu Pejabat Persekutuan Pengakap Malaysia, pemimpin unit mencari dan mendaftar ahli-ahli Jika mendapat kelulusan, Ibu Pejabat Persekutuan Pengakap Malaysia akan mengeluarkan Sijil Pendaftaran, ia perlu disimpan sebagai bukti sah undangundang negara kumpulan aktif

Perlembagaan Setiap persatuan yang ditubuhkan harus mempunyai perlembagaan atau undang-undang. Mengikut Akta Pendaftaran Pertubuhan, persatuan yang ditubuhkan di luar institusi pendidikan diwajibkan mendaftar secara rasmi dengan pendaftar pertubuhan seperti pertubuhan parti politik dan persatuan belia. Hanya beberapa persatuan yang ditubuhkan di bawah akta parlimen sperti Persekutuan Pengakap Malaysia, Persatuan Pandu Puteri Malysia, Bulan Sabit dan St. John Ambulans. Antara fungsi perlembagaan/undang-undang ialah sebagai panduan menggerakkan persatuan, melicinkan perjalanan persatuan kerana ia menetapkan bidang tugas dan hak jawatnkuasa dan ahli, menjadi rujukan apabila timbul masalah dalam menjalankan aktiviti persatuan. Pasukan beruniform telah mempunyai peraturan/undang-undang yang ditetapkan oleh badan induk. Secara am, perlembagaan/undang-undang persatuan mengandungi: Nama dan alamat persatuan Matlamat Keahlian Jawatankuasa persatuan (seperti bilangan dan tugas) Pembatalan dan pembubaran persatuan Pindaan perlembagaan dan undang-undang persatuan Mesyuarat persatuan

Perkara-perkara lain yang biasa ditambah ke dalam perlembagaan ialah: Lencana/logo persatuan Disiplin dan tatatertib persatuan Memindah milik harta, tanggungan Cogan kata/motto Tugas persatuan di peringkat institusi pendidikan, cawangan, daerah, negeri dan persatuan Pendaftaran persatuan Jawatankuasa kecil Melantik Jawatankuasa Di antara persatuan cara perlanmtikan jawatankuasa mungkin berbeza kerana terikat dengan perlembagaan. Terdapat dua perlantikan jawatankuasa bagi sesuatu persatuan: a) Mesyuarat Agung Semua ahli berhak membuat pencalonan, memmilih dan melantik sesiapa sahaja di kalangan ahli menjadi Jawatankuasa. Jawatan yang dipertandingkan antaranya ialah Pengerusi, Naib Pengerusi, Setiausaha, Bendahari dan Jawatankuasa Kerja.

Pemilihan dibuat secara mengangkat tangan menggunakan kertas. Kedudukan Jawatankuasa adalah seperti berikut

atau

undi

rahsia

dengan

Penasihat Pengerusi / Ketua Naib Pengerusi / Naib Ketua

Setiausaha

Bendahari

Jawatankuasa (boleh wakil setiap unit) Jawatankuasa-jawatankuasa Kecil / Biro b) Perlantikan oleh Penasihat Perlantikan dibuat melalui perbincangan dengan ahli atau ujian tertentu terutamanya pasuka beruniform, contohnya pasuka Kadet Polis dan Kadet Tentera, Ketua Platon dilantik daripada pelajar yang mencapai kebolehan yang tertinggi berbanding dengan ahli-ahli lain. Carta organisasi di antara sesebuah pasukan beruniform berbeza dan bergantung kepada keperluan pasukan. Contoh carta organisasi Kumpulan Pengakap Kelana.Penaung (Pengarah) Pemimpin Pengakap / Kapten (Ketua Pensyarah Penasihat) Penolong Pemimpin / Leftenan (Pensyarah-Pensyarah penasihat) Ketua Sekawan Kanan / Ketua Kumpulan Pen. Ketua Sekawan Kanan / Pen. Ketua Kumpulan

Setiausaha

Quarter Master Kumpulan

Bendahari

Ketua Sekawan / Ketua Patrol

Ketua Sekawan / Ketua Patrol

Quarter Master Patrol Ahli-ahli

Quarter Master Patrol Ahli-ahli

Bidang-Bidang Tugas Jawatankuasa Persatuan di institusi pendidikan mempunyai pensyarah/guru penasihat. Guru penasihat peranannya memberi panduan, nasihat, tunjuk ajar dan bimbingan untuk melaksana aktiviti dan mentadbir persatuan. Kadangkala beliau bertindak sebagai jurulatih. Bidang tugas jawatankuasa yang lain adalah seperti berikut: a) Pengerusi / Ketua Kumpulan Mengurus persatuan mengikut perlembagaan atau melaksanakan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja atau Mesyuarat Agung Mempengerusi Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Merancang, malaksana dan menyelia aktiviti persatuan Menjalankan tugas mengikut peruntukan perlembagaan persatuan

b) Naib Pengerusi / Penolong Ketua Kumpulan Membantu Pengerusi atau Ketua Kumpulan mengurus dan mentadbir kumpulan Menjadi pengerusi mesyuarat atau menjalankan tugas pengerusi apabila tiada pengerusi Menjalankan tugas mengikut ketetapan dalam perlembagaan c) Setiausaha Menyimpan pendaftaran ahli Urusan surat-menyurat dengan pihak luar, pentadbir institusi pendidikan atau ahli persatuan. Menjemput dan mengedar surat panggilan mesyuarat seperti Mesyuarat Jawatankuasa Kerja, Mesyuarat Agung dan Mesyuarat Luar Biasa atau Tergempar Bekerjasama dengan Pengerusi untuk mentadbir dan mengurus persatuan Merekod kegiatan gerak kerja kokurikulum d) Penolong Setiausaha Membantu setiausaha mentadbir dan mengurus persatuan Menjalankan tugas setiausaha semasa ketiadaan setiausaha Menjalankan tugas mengikut ketetapan dalam perlembagaan persatuan e) Bendahari Menyimpan rekod dan stok harta persatuan Memungut dan menyimpan kenyataan pembayaran yuran ahli Mengurus dan mentadbir pembelian dan kewangan persatuan Menyimpan dan menyiapkan penyata kira-kira persatuan Menjalankan tugas mengikut ketetapan dalam perlembagaan persatuan f) Ketua Patrol atau Ketua Biro Mengetuai satu kumpulan kecil ahli bagi melaksanakan sesuatu tugas yang ditetapkan mengikut biro Menjalankan tugas mengikut ketetapan dalam perlembagaan Membantu pengerusi dan setiausaha melaksanakan tugas yang telah ditetapkan mengikut perlembagaan persatuan Sistem Fail

Sistem fail dan surat menyurat penting bagi melicinkan perjalanan persatuan. System fail berfungsi sebagai penyimpan rekod, dokumen, catatan dan keputusan yang dibuat. IAB mendefinisikan fail sebagai proses menyimpan segala rekod dan dokumen untuk simpanan selamat atau rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama. System fail memudahkan sesuatu rekod dicari, maklumat dan rekod tidak hilang, mudah disimpan dan disediakan.. Terdapat perbezaan nyata di antara system fail di antara agensi-sgensi. Secara umumnya terdapat empat sistem pengkelasan fail: Mengikut ABJAD Contoh A/Kaunseling/1999/(1) Mengikut PERKARA Contoh BAKTI 1/1999/(10) Mengikut ANGKA Contoh 764.36/MBB/rh Mengikut TEMPAT atau KAWASAN Contoh KP(BB)01/88/(1993)(1) fail Bahagian Biasiswa Kementerian Pendidikan KP(BPG)9330/7/1992/(38) fail Bahagian Pendidikan Guru Kementerian Pendidikan Malaysia Panduan Pengkelasan Sistem Faila. b. c. d. e.

Kelaskan mengikut nombor kod yang sesuai dan teratur. Fail boleh disusun mengikut tajuk-tajuk besar atau disebut sebagai tahap pertama dan boleh dipecahkan sehingga 99 tajuk utama. Setiap tajuk utama/tahap pertama boleh dipecahkan kepada subtajuk atau tahap kedua sehinga kepada 99 atau lebih subtajuk. Subtajuk boleh dipecahkan kepada perkara atau tahap ketiga sehingga kepada 99 atau lebih perkara. Penyusunan tajuk, subtajuk dan perkara disusun mengikut abjad supaya mudah mencari sesuatu fail.

Contoh penyusunan fail: Tahap pertama Audit 1 Hal Ehwal Pelajar 2 Kebajikan Staff 3 Keceriaan 4 Kokurikulum 5 Perhubungan Masyarakat 6 Perjawatan 7 Perkembangan kurikulum Tahap Kedua Kokurikulum (050) 05/01 Hari terbuka 05/02 Kelab Sukan dan Permainan 05/03 Koperasi 05/03 Lawatan 05/04 Pameran dan Pertandingan 05/06 Pasukan Beruniform 05/07 Penerbitan 05/08 Persatuan Berasaskan akademik 05/10 Sukan dan permainan

Tahap Ketiga Kelab Sukan dan Permainan (05/02) 05/02/001 Bola Baling 05/02/002 Bola Jaring 05/02/003 Bola Tampar 05/02/004 Kayak 05/02/005 Memanah f. Catat dalam kurungan ( ) bilangan surat mengikut urutan berpandukan tarikh surat ditulis. Contohnya 05/02/005/(06) bermaksud surat ini di bawah tajuk ; kokurikulum, subtajuk, kelab sukan dan permainan, perkara ; memanah dan bilangan surat ke 6 g. Persatuan/kelab boleh gunakan prosuder yang sama untuk menyediakan system fail persatuan. Contohnya Kelab Kembara Tahap Pertama 1 Ahli Jawatankuasa 2 Maklumat Ahli 3 Minit Mesyuarat 4 Pensyarah Penasihat 5 Peraturan Kelab 6 Surat Menyurat Tahap Kedua Contoh : Minit Mesyuarat(03) 04/01 Mesyuarat Agung 04/02 Mesyuarat aktiviti 04/03 Mesyuarat Bulanan Tahap Ketiga Contoh : Mesyuarat Aktiviti 04/02/001 Ekspedisi 04/02/002 Hari Terbuka 04/02/003 Lawatanh.

Menulis Kod Sistem Fail : Ditulis pada bahagian bawah garisan selepas alamt persatuan iaitu Ruj. Kami yang bermaksud kod fail pengirim atau persatuan dan Ruj. Tuan bermaksud kod fail pihak berkaitan dengan surat berkenaan. Sampul Kecil : Fail sementara dibuka apabila fail asal tidak ditemui. Mengandungi satu tajuk sahaja. Apabila fail ini tidak lagi aktif, hendaklah ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besar. Kertas Minit : Setiap fail harus ada kertas minit atau salinan surat yang dihantar dengan memberi nombor rujukan. Menutup fail : Fail ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau difikirkan terlalu tebal. Fail yang ditutup dicatat dengan perkataan Jilid I. Fail berikut yang dibuka menggunakan Jilid II. Contohnya 04/01/003/Jld.II/(1)

i.

j.

k.

Pengendalian Mesyuarat Mesyuarat bermaksud mengadakan satu perhimpunan yang bertujuan menyatukan buah fikiran untuk membuat keputusan. Bentuk dan proses mesyuarat boleh dijalankan secara formal atau informal. Perkataan muzakarah dan perbincangan mempunyai maksud yang hampir sama dengan mesyuarat Mesyuarat dalam konteks sekarang mempunyai agenda yang ditetapkan seperti dimulakan dengan ucapan pengerusi dan diikuti dengan

pengesahan minit mesyuarat yang lepas dan perkara berbangkit. Antara tujuan mesyuarat diadakan adalah seperti berikut: Mewujudkan perhubungan, perbincangan, kata sepakat dan kerjasama bagi melicinkan aktiviti yang dirancang Menyelesaikan tugas yang banyak/tertangguh dan masalah organisasi persatuan Menilai dan mengawal aktiviti dan kewangan organisasi. Contoh agenda mesyuarat khas laporan kewangan selepas tamat sesuatu aktiviti Menyelaras dan membincang tugas-tugas jawatankuasa dan pegawai untuk melaksana aktiviti yang telah dirancang Menyebar maklumat dan rancangan baru kepada ahli Untuk mengubah perlembagaan Mendapat idea-idea baru melaksana aktiviti organisasi

Jenis-Jenis Mesyuarat Di antara jenis-jenis mesyuarat ialah : Mesyauarat Agung Tahunan, Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar, Mesyuarat Jawatankuasa Kerja, Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/Biro, Mesyuarat Jawatankuasa Sementara (ad hock) Mesyuarat Agung Tahunan Perlu diadakan mengikut Akta Pendaftar Pertubuhan, mesti dihadiri oleh semua ahli, membincangkan hal persatuan secara menyeluruh, memilih ahli jawatankuasa kerja yang baru. Tempoh mesyuarat sama ada setahun atau dua tahun sekali. Ada yang mengadakan mesyaurat agung setahun sekali tetapi pemilihan Jawatankuasa Kerja dua tahun sekali. Agenda perlu bagi Mesyuarat Agung Tahunan antaranya : Ucapan Pengerusi Membentang dan mengesah minit mesyuarat agung yang lepas Membentang dan menerima penyata tahunan tahun lalu Memilih jawatankuasa kerja yang baru Membincang dan meluluskan usul Ucapan penangguhan

Notis mesyuarat ditandatangani oleh setiausaha dan diedar dalam tempoh 14 hari sebelum mesyuarat. Kebanyakkan persatuan menetapkan kehadiran atau 2/3 daipada jumlah ahli. Mesyuarat Tergempar Diadakan bagi membincangkan satu agenda sahaja, dihadiri oleh semua ahli persatuan. Dikenali juga sebagai Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Mesyuarat Khas. Mesyuarat ini perlu diadakan apabila: Pengerusi menganggapnya perlu Permintaan lebih daripada lapan orang jawatankuasa kerja secara bertulis Permintaan bertulis 1/3 atau 60 orang ahli atau mana yang kuarng Agenda mesyuarat tergempar ialah : Penerangan ketua atau setiausaha akan latarbelakang isu Membincangkan isu dan membuat keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja dan Jawatankuasa Kecil Merupakan mesyuarat biasa bagi menggerakkan persatuan, dihadiri oelh semua jawatankuasa kerja yang dilantik dalam Mesyuarat Agung. Agenda mesyuarat ditentukan oleh Pengerusi setelah berbincang dengan setiausaha dan beberapa ahli jawatankuasa. Agendanya berkaitan dengan aktiviti, perkembangan, pengurusan dan pentadbiran

persatuan. Mesyuarat boleh dijalankan beberapa kali setahun atau ditetapkan bilangannya. Notis mesyuarat dikeluarkan oleh setiausaha dalam tempoh yang ditetapkan oelh persatuan. Korum mesyuarat juga bergantung kepada ketetapan persatuan. Agenda mesyuarat Jawatankuasa Kerja adalah seperti berikut: Ucapan pengerusi Mengesahkan minit mesyuarat yang lalu Perkara-perkara berbangkit Agenda-agenda yang ingin dibincangkan atau laporan daripada Ketua Biro/Pengerusi Jawatankuasa Kecil Hal-hal lain Peranan Pengerusi dan Setiausaha Pengerusi Orang terpenting dalam mesyuarat. Seharusnya mempunyai sifat kepimpinan seperti adil, tidak terlalu emosional, berpakaian kemas, tenang, dipercayai, cukup pengetahuan mengenai agenda mesyuarat. Di antara tanggungjawab pengerusi ialah: Setelah cukup korum memulakan mesyuarat dengan: Semasa kata aluan, pengerusi memperkenalkan jemputan khas jika ada Menjelaskan tujuan mesyuarat dan menyatakan agenda-agendanya Jika merupakan mesyuarat pertama atau mesyuarat agung pastikan ahli yang bercakap memperkenalkan diri terlebih dahulu Tujukan semua pendapat kepada pengerusi Perbincangan mengikut urutan agenda Semasa menjalankan mesyuarat pengerusi hendaklah Menyatakan perkara-perkara yang ingin dibincangkan dengan jelas dan lengkap Bercakap dengan ringkas tetapi jelas dan difahami Menjadi orang yang paling aktif, tidak memonopoli tetapi sebagai fasilitator Dapat mengawal suasana mesyuarat Memahami akan idea-idea yang dikemukakan Seorang pendengar yang baik Dapat merumus agenda dengan tepat Tidak memperkecilkan pendapat ahli Pastikan dua atau lebih ahli tidak bercakap dalam satu masa Tidak boleh mengundi kecuali jika keputusan kontroversi atau 50-50 Segera menutup mesyuarat jika perbincangan telah tamat Setiausaha Jawatan yang sama penting dengan jawatan penerusi. Setiausaha harus boleh bekerjasama dengan pengerusi untuk mentadbir dan mengurus persatuan. Setiausaha yang cekap dapat mengaktifkan persatuan dengan berkesan. Sifat yang sesuai bagi setiausaha ialah dedikasi, cekap, berdisiplin, kemas, teratur, mengetahui fakta yang relevan. Di antara peranan setiausaha ialah : Sebelum mesyuarat Menyediakan agenda mesyuarat bersama pengerusi Menghantar surat jemputan mesyuarat Memastikan tempat mesyuarat Menyediakan peralatan seperti kertas, pen dan minuman Menyediakan minit mesyuarat yang terdahulu Semasa mesyuarat Datang lebih awal, patikan kelengkapan dan peralatan mesyuarat lengkap Mencatat butir perbincangan dengan ringkas, tepat dan padat Mengedar/mencatat kehadiran mesyuarat Selepas mesyuarat

Menyiapkan minit mesyuarat Mengedarkan minit mesyuarat seberapa segera untuk tindakan mereka yang berkenaan

Kaedah menulis minit mesyuarat Minit mesyuarat ialah perkara yang telah diputuskan dalam sesuatu mesyuarat. Minit perlu ditulis dengan lengkap sebagai rujukan untuk tindakan selanjutnya. Setiausaha perlu menguasai kaedah dan prosedur menulis minit mesyuarat. Perkara-perkara yang perlu ada dalam minit mesyuarat: Bilangan minit mesyuarat Senarai kehadiran: yang hadir, tidak hadir dan turut hadir. Turut hadir ialah mereka yang bukan ahli dan tiada hak untuk mengundi membuat keputusan. Mereka tidak boleh memberi cadangan tetapi boleh memberi pandangan mengenai sesuatu isu. Mereka dijemput hadir kerana jawatan atau ex-officio seperti penasihat persatuan, pengetua dan pegawai belia Tarikh Tempat Minit dicatat seberapa ringkas, lebih sesuai mengikut agenda Tandatangan pencatat atau setiausaha dan pengesahan pengerusi Penulisan surat rasmi Surat rasmi penting bagi menggerakkan persatuan. Contoh surat rasmi ialah surat panggilan mesyuarat, memohon lawatan dan memanggil penceramah. Setiap surat mempunyai format tersendiri. Walau bagaimanapun setiap surat rasmi mengandungi perkara-perkara asas yang sama iaitu: Logo, nama dan alamat persatuan Nama jawatankuasa tertinggi persatuan (jika perlu dicetak khusus) Nombor fail Tarikh Alamat penerima Pembuka surat Perkara (tujuan surat ditulis) Kandungan surat (ringkas tetapi lengkap) Ucapan penghargaan dan terima kasih Motto (jika perlu) Tanda tangan Nama dan jawatan Panduan menulis surat rasmi Hanya helaian pertama surat sahaja yang menggunakan kepala surat Tulis nombor rujukan fail pada Ruj. Kami, jika menjawab surat catat nombor rujukan surat pengirim (rujukan tuan) di bahagian atas rujukan kami. Tarikh : tulis terus seperti 28 Jun 1999. Ejaan Jun boleh juga JUN Alamat penerima a) Tidak perlu ditulis perkataan kepada b) Taipkan (u.p..........) untuk tindakan pegawai berkenaan c) Semua baris ditaip dari tepi Melalui a) Surat keluar dari organisasi kepada agensi luar mesti melalui pengetua] b) Melalui ditulis di sebelah bawah alamat penerima Pembukaan surat a) Gunakan perkataan penghormatan, contoh Tuan?puan, Dato, Yang Berhormat

b) Jarak antara lamat dengan pembukaan surat ialah empat jarak antara barisan

(spacing) Tajuk surat a) Jarak antara tajuk surat ialah dua spacing di bawah pembukaan surat b) Memadai garis di bawah tajuk atau perkara c) Tidak perlu ditaip huruf besar, huruf besar untuk huruf pertama setiap perkataan Pembukaan dan kandungan surat a) Jarak dua spacing antara pembukaan surat dengan tajuk b) Paragraf pertama tidak perlu ditulis nombor, mula ditulis dari tepi sebelah kiri surat c) Paragraf seterusnya ditulis nombor, mulai dengan nombor 2,3, dan seterusnya d) Jarak dua spacing antara paragraf e) Perenggan yang mempunyai dua atau lebih peringkat pecahan gunakan nombor untuk menunjukkan pecahan seperti 2.1, 2.2 dan 2.3 f) Pecahan perenggan tidak boleh melebihi dua peringkat pecahan g) Ayat tidak panjang, berbunga-bunga dan meleret

Cogan kata a) Gunakan huruf besar untuk setiap huruf b) Diikuti dengan Saya yang menurut perintah atau lain-lain yang sesuai c) Gunakan jarak dua spacing Tandatangan, nama dan gelaran jawatan a) Jaraknya empat spacing di bawah Saya yang menurut perintah b) Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dan dalam kurungan ( ) c) Gelaran jawatan memadai huruf besar di permulaan ejaan. d) Nama dan gelaran tidak perlu indensi Surat-surat salinan a) Ditaipkan perkataan s.k untuk surat-surat salinan b) Tidak perlu tulis turutan nombor jika salianan surat lebih daripada satu. c) Tidak perlu indensi. Kependekan (initial) penulis dan jurutaip a) Gunakan huruf ringkas nama penulis dengan huruf besar dan jurutaip surat dengan huruf kecil b) Di bahagian bawah sebelah kiri surat.

Panduan Mengadakan Aktivit Gerak Kerja Kokurikulum Banyak aktiviti boleh dilaksanakan sebagai kegiatan kokurikulum. Kebanyakan aktiviti lebih sesuai dilaksanakan di luar bilik darjah seperti lawatan, projek, sosiodrama dan temubual Prosedur mengadakan aktiviti Jawatankausa Kerja bermesyuarat antaranya untuk menentukan jenis aktiviti, tempoh, aturcara, tujuan, lokasi. Penasihat memberi bimbingan dan panduan Membuat kertas kerja dan berbincang dengan pentadbir Mendapat kelulusan daripada pengetua Mengurus tempat, surat menyurat kepada pihak penerbit Tentukan langkah-langkah keselamatan dan pemeriksaan doktor jika perlu Mengurus hal-hal penting seperti pengangkutan, peralatan, kebenaran ibu bapa, insurans dan permit, makanan dan minuman Taklimat kepada peserta mengenai tugasan Maklum balas dan perbincangan mengenai tugas selepas aktiviti dilaksanakan

Langkah keselamatan Kemalangan boleh berlaku di mana-mana. Walaupun begitu persatuan perlu mengambil langkah untuk mengurang atau menghindari daripada berlaku kemalangan. Antara langkah keselamatan yang boleh diambil ialah Sediakan alat kecemasan seperti peti pertolongan cemas Jangkakan penyebab kemalangan dan atur langkah untuk mengatasinya Adakan penyeliaan rapi setiap aktiviti yang dijalankan seperti pasukan penyelamat untuk aktiviti renang Gunakan alat yang sesuai dan teknik menggunakan alat dengan betul Peserta mengetahui dan memahami aktiviti yang dilaksanakan, mengetahui langkah keselamatan yang perlu Kemudahan persediaan menghadapi kecemasan seperti kenderaan membawa pesakit Tahap kesihatan yang tinggi (mental dan fizikal) semasa menjalankan aktiviti Berpakaian yang selesa dan sesuai Mendapatkan kebenaran daripada ibubapa penjaga dan kebenaran lain seperti pengetua, polis dan perhilitan Memahami kod-kod keselamatan seperti peraturan perkhemahan, peraturan keselamatan jalanraya, kebersihan, peraturan papan tanda Persiapan sebelum, semasa dan selepas aktiviti Persiapan sebelum aktiviti Menentukan tempat dan mendapat kebenaran pemilik Mengiklan aktiviti dan dapatkan kebenaran daripada ibubapa Surat menyurat Pemeriksaan doktor (jika perlu) Dapatkan permit seperti daripada Jabatan Pendidikan Negeri, Polis dan Jabatan Pengangkutan Jalan Raya Urusan insurans Borang rasmi Kewangan Bantuan/sponsor Atur cara Taklimat akhir Persiapan semasa aktiviti Taklimat akhir kepada ahli mengandungi tugasan, berhati-hati, mengikut aktiviti kumpulan bukan individu, berdisiplin Mengawal dan mengurus ahli supaya mengikut arahan penganjur Mengurus keselamatan dan kebajikan ahli Selepas aktiviti Adakan pembentangan hasil lawatan dan tugasan Dapatkan maklum balas mengenai keseluruhan lawatan seperti penginapan, keberkesanan, pengangkutan, pengurusan dan pengelolaan Buat laporan bertulis rumusan maklumat tersebut Aktiviti susulan jika perlu

tempat

Senarai semak Senarai semak dapat membantu sesuatu perancangan aktiviti dapat dilaksanakan dengan sempurna Pengurusan Harta Persatuan

Persatuan mempunyai hartanya yang tersendiri. Secara umumnya harta persatuan dalam bentuk kewangan dan barangan. Bagi memastikan harta ini terus dimiliki oleh persatuan ia perlu diurus dengan rapi, teratur dan sistematik Mengurus kewangan Mengurus kewangan bermaksud menyediakan penyata kewangan dengan rapi, teratur dan sistematik. Tugas ini lebih dipertanggungjawabkan kepada Bendahari. Penyata kewangan dibentang dalam setiap mesyuarat Jawatankuasa Kerja. Antara kandungan dalam penyata kewangan ialah Kenyataan yuran ahli Kenyataan wang keluar masuk Resit-resit perbelanjaan Kenyataan simpanan di bank atau lain-lain tempat Buku resit terima wang Mengurus barangan Mengurus barangan persatuan bermaksud menyediakan buku stok barangan dengan rapi, teratur dan sistematik. Tugas ini juga dipertanggungjawabkan kepada Bendahari dan dibentang bersama-sama penyata kewangan dalam mesyuarat Jawatankuasa Kerja. Antara yang perlu ada dalam buku stok ialah: Buku Stok (daftar nama harta kepunyaan persatuan) Alat tulis dan lain-lain Alat permainan dan gerak kerja Buku rujukan dan majalah Konsep perakaunan R.J Bull (1988) menyatakan bahawa perakaunan adalah berkaitan dengan kuantifikasi peristiwa ekonomi dalam bentuk wang yang bertujuan untuk mengutip, merekod, menilai dan menghubungkan keputusan peristiwa lepas dan untuk menolong membuat keputusan Secara amnya perakaunan persatuan atau organisasi adalah sistem merekod, mengelas dan mengumpul data berkaitan dengan perjalanan wang persatuan. Tujuan sistem perakaunan ialah mengawal amanah wang organisasi yang ditetapkan dalam perlembagaan. Sistem perakaunan memastikan semua perbelanjaan dan penggunaan sumber mematuhi perlembagaan dan rekod aliran keluar masuk wang mendedahkan maklumat yang benar. Akaun dan penyata kewangan utama yang disediakan oleh persatuan ialah: Membuka akaun bank Penyata wang masuk dan wang keluar Penyata pendapatan dan perbelanjaan Kunci kira-kira Membuka akaun bank Persatuan perlu menyimpan wang dalam bank Pemilihan bank bergantung kepada Bendahari dan Pengerusi atau ditentukan dalam mesyuarat Jawatankuasa Kerja Set borang membuka akaun didapati dari bank. Lengkapkan maklumat dan ditandatangani oleh pemegang amanah iaitu Pengerusi, Bendahari dan Setiausaha. Apabila mengeluarkan wang daripada bank melalui cek atau tunai dua pemegang amanah perlu tandatangan cek atau borang mengeluarkan wang. Ada persatuan yang menetapkan pemegang amanah tertentu untuk menandatangani Jika bertukar sama ada Pengerusi, Setiausaha atau Bendahari, contoh tandatangan yang lama perlu ditukar. Permohonan tukar tandatangan serta minit

Mesyuarat Agung atau Mesyuarat Jawatankuasa baru. Minit mesyuarat hendaklah disahkan oleh penaung seperti Pengetua. No.akaun tidak perlu ditukar Penyata wang masuk dan wang keluar

Simpan rekod-rekod wang masuk dan wang keluar sama ada melalui cek atau

tunai Perlembagaan menetapkan jumlah awng tunai yang boleh disimpan oleh bendahari pada satu masa Wang yang diterima direkod dengan lengkap. Gunakan buku resit sebagai asas merekod wang yang diterima. Buku resit mempunyai nombor siri bahagian atas diberi kepada pembayar dan bahagian karbon sebagai rekod Baucer pembayaran adalah rekod aliran keluar wang tunai atau cek. Dalam baucer mengandungi antaranya nama dan alamat penerima, tarikh, tujuan pembayaran, jumlah pembayaran, tandatangan penerima, cop kelulusan pihak persatuan. Setiap baucer mengandungi dua salinan, salinan asal untuk bendahari dan salinan karbon untuk penerima

Penyata pendapatan dan perbelanjaan Merupakan satu penyata kewangan, menyenaraikan pendapatan yang diterima dan dibelanjakan oleh persatuan dalam sesuatu tempoh biasanya dalam satu tahun contohnya PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 1993 Pendapatan adalah seperti wang tunai, cek, barangan yang diperolehi oleh persatuan

Kunci kira-kira Berbeza daripada penyata pendapatan dan perbelanjaan Merupakan penyata kewangan sebenar kewangan persatuan Menyatakan semua harta dan hutang persatuan dalam jangka mas atertentu Juga menyatakan hutang tertanggung yang masih ada (liabiliti jangka panjang atau liabiliti jangka masa pendek). Contoh liabiliti jangka masa panjang ialah pinjaman jangka masa panjang biasanya lebih setahun. Contoh libiliti jangka masa pendek dan tidak tetap ialah overdraf bank dan pemiutang Membeli barang secara kredit, upah, sagu hati dan elaun yang belum dijelaskan juga adalah hutang Set harta / aset ialah semua barang persatuan seperti wang tunai, perabot, tanah, bangunan dan saham Aset tetap seperti bangunan, perabot dan kenderaan. Aset semasa seperti stok, penghutang dan tunai. Stok ialah semua harta yang akan dijual atau disimpan. Penghutang ialah jumlah yang dihutang oleh pelanggan Harta/aset dinilai dalam bentuk wang Kunci kira-kira disedia dan dibentang dalam bentuk akaun pada 1 January setiap tahun Tujuan kunci kira-kira ialah untuk menunjukkan: a) Jumlah modal pemilik (persatuan) b) Jumlah nilai harta/aset persatuan c) Jumlah nilai tanggungan (liabiliti) Dua bahagian utama dalam kunci kira-kira iaitu harta dan tanggungan (liabiliti). Dibentang mengikut susunan

TANGGUNGAN (LIABILITI) Ekuiti Pemilik Modal (+) Untung bersih

HARTA (ASET) Harta Tetap Bangunan Kenderaan

(-)Ambilan Liabiliti Semasa Overdraf bank Pemiutang

Perabot Peralatan Harta Semasa Tunai di tangan Tunai di bank Stok Penghutang

Peraturan pembelian Pembelian mestilah mengikut perlembagaan. Contoh pembelian kuarang daripada RM 2000 diberi kepada Bendahari dan Pengerusi menguruskannya. Pembelian lebih RM 200 perlu dapat kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Pembelian yang tidak terkawal akan merugikan persatuan

Panduan pembelian a) b)c)

d) e) f) g) h)

Tentukan keperluan pembelian, melalui permintaan bertulis jawatankuasa atau ahli atau keputusan mesyuarat Jawatankuasa Kerja Tentukan peruntukan mencukupi Tentukan tempoh penggunaan barang yang diperlukan seperti seminggu, setahun satu sesi kursus Tentuakan tempat simpan barang sesuai dan selamat Tentukan kekerapan penggunaan barang Tentukan baki stok Pembelian berdasarkan perlembagaan Elak membeli barang berlebihan, membazir modal dan membazir ruang stor Biasanya pembelian melalui pesanan tempatan kecuali pembelian runcit dapat mengesan barang yang dibekal tidak mengikut spesifikasi borang pesanan boleh digunakan untuk tujuan pengauditan akaun Tulis borang pesanan 3 salinan, borang asal dan satu salinan untuk pembekal. Semasa menghantar bekalan pembekal mengembalikan salinan sal bersama bil atau invois kepada persatua. Salinan ketiga disimpan di pejabat Dan persatuan yang mencatat pesanan pembelian dalam buku daftar pembelian harian dinamakan buku sipiutang. Apabila barang diterima, maklumat barang dimasukkan ke dalam buku stok

Buku rekod dan stok Contoh buku-buku stok : daftar inventori, stok bekalan pejabat dan daftar pergerakan harta dan inventori Buku stok merupakan buku yang merekod semua stok atau harta persatuan Susun tajuk harta dalam buku stok mengikut abjad Merekod buku stok ialah mencatat semua maklumat barang/harta seperti nombor pesanan, pembekal, tarikh dan jumlah penerimaan Catat maklumat keluar barang seperti kepada, tarikh, jumlah keluaran, nama dan tandatangan penerima. Baki barang/harta dicatat di ruang baki Pergerakan harta luak.habis gunakan kaedah stok di atas Pergerakan harta kekal dicatat dalam buku stok khusus-catatkan jenis, jenama, model, no siri pembut, pegawai yang mengeluarkan, nama peminjam, tarikh dikeluarkan dan lain-lain maklumat yang perlu Ada juga persatuan yang menggunakan borang permohonan untuk menggunakan peralatan Penjaga stok adalah bendahari atau quarter master