OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 1/6...

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT & KOMUNIKASI

Kod Dokumen: UPM/OPR/iDEC/P002

Halaman: 1/6

No. Semakan: 06

No. Isu: 02

PROSEDUR PERKHIDMATAN ICT Tarikh: 13/01/2017

Dokumen yang dicetak adalah ‘DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan kaedah penyampaian perkhidmatan ICT di Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi untuk semua PTJ di UPM.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi semua perkhidmatan bagi baik pulih dan khidmat sokongan ICT yang melibatkan proses penerimaan permohonan, pengenalpastian jenis perkhidmatan, pelaksanaan, penilaian keberkesanan dan pelaporan perkhidmatan.

3.0 TANGGUNGJAWAB

Ketua PTJ bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini.

4.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

OPR/iDEC/GP02/BAIK PULIH Garis Panduan Baik Pulih ICT

OPR/iDEC/AK31/PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT

Arahan Kerja Perkhidmatan Sokongan ICT




Halaman: 2/6

No. Semakan: 06

No. Isu: 02



5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

Baik pulih ICT : Baik pulih yang dilaksanakan oleh PTJ merangkumi peralatan ICT,

sistem aplikasi dan pangkalan data

iDEC : Pusat Pembangunan Maklumat & Komunikasi

Khidmat Sokongan ICT

: Perkhidmatan yang ditawarkan oleh iDEC (Sila rujuk kategori Khidmat Sokongan dalam Sistem Perkhidmatan ICT versi terkini)

Pemohon : Pihak yang memohon perkhidmatan

PTJ : Pusat Tanggungjawab

Staf ICT : Pegawai Teknologi Maklumat/Jurutera/Penolong Pegawai Teknologi Maklumat/Penolong Jurutera/Juruteknik Komputer/Staf lain yang dilantik untuk mengurus ICT

UPM : Universiti Putra Malaysia




Halaman: 3/6

No. Semakan: 06

No. Isu: 02



6.0 PROSES TERPERINCI

SISTEM PERKHIDMATAN ICT (SPICT)

Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/

Dokumen Rujukan

Pemohon

6.1 Mula

6.3 Terima dan semak

permohonan

6.4 Tanggungjawab Zon/Seksyen?

6.7Hantar Zon/Seksyen lain

6.5 Tetapkan Petugas dan Terima Tugas

Ya

6.6 Dalam Skop

Kerja?

6.8Laksana Tindakan

6.9 Laporan Hasil

Tindakan

6.10Pengesahan

Perkhidmatan

6.2 Isi permohonan

Ya

Tidak

Tidak

A

6.2

Permohonan perkhidmatan melalui Sistem Perkhidmatan ICT (SPICT)

Sistem Perkhidmatan ICT

(SPICT)

Staf ICT (Zon/Seksyen)

6.3

(a) Terima permohonan melalui Sistem

Perkhidmatan ICT (SPICT) (b) Semak tanggungjawab

Sistem

Perkhidmatan ICT (SPICT)



6.4

Tanggungjawab Zon ICT/Seksyen ICT/ Seksyen iDEC? (a) Jika YA, ikut langkah 6.5 (b) Jika TIDAK, ikut langkah 6.7

6.5

Tetapkan Petugas dan Terima Tugas dengan : (a) Tetapkan petugas pada setiap

permohonan perkhidmatan (b) Sahkan penerimaan tugas dalam

tempoh 2 jam waktu bekerja selepas permohonan diterima

6.6 Adakah permohonan dalam skop kerja? (a) Jika YA, ikut langkah 6.8 (b) Jika TIDAK, ikut langkah 6.7

6.7 Hantar Zon/Seksyen lain jika permohonan yang diterima adalah tanggungjawab/tindakan Zon/Seksyen lain, permohonan boleh dipindahkan kepada Zon/Seksyen yang berkaitan

Staf ICT

(Zon/Seksyen)



6.8

Laksanakan tindakan mengikut kategori permohonan

(a) Baik Pulih ICT (OPR/IDEC/GP02/BAIK PULIH)

(b) Khidmat Sokongan ICT (OPR/IDEC/AK31/PERKHIDMATAN SOKONGAN ICT)

Sistem Perkhidmatan ICT

(SPICT)

6.9

Isi laporan tindakan selepas perkhidmatan telah selesai dilaksanakan di dalam Sistem Perkhidmatan ICT (SPICT)

6.10

Maklum kepada pemohon berkenaan status permohonan yang telah dilaksanakan




Halaman: 4/6

No. Semakan: 06

No. Isu: 02



Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/

Dokumen Rujukan

Pemohon

Staf ICT (Pusat)

6.13 Tamat

6.11Laksana Penilaian

6.12 Analisa Dan Lapor

A

6.11

Penilaian dilaksanakan dalam tempoh maksima 7 hari selepas perkhidmatan diberikan

Laporan Analisis Keberkesanan Baik Pulih ICT

(OPR/IDEC/LP05/Analisis

Keberkesanan Baik Pulih)

6.12 (a) Buat analisa penilaian perkhidmatan

pada akhir bulan Mac, Jun, September

dan Disember.

(b) Sediakan laporan analisis keberkesanan

baik pulih ICT dan analisa perkhidmatan

sokongan ICT serta bentangkan laporan

di mesyuarat berkaitan untuk tindakan

penambahbaikan.




Halaman: 5/6

No. Semakan: 06

No. Isu: 02



7.0 REKOD

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. Rujuk Sistem Perkhidmatan ICT (SPICT) Perkhidmatan ICT

Borang Permohonan Perkhidmatan ICT

Log Baik Pulih ICT

Laporan Penilaian Baik Pulih ICT

Log Perkhidmatan Sokongan ICT

Staf ICT Penyelia PTJ Pangkalan Data Sistem

SPICT

Ketua PTJ

UPM/iDEC/100-7/1/14 Laporan Perkhidmatan ICT

Laporan Analisis Perkhidmatan Sokongan ICT

Laporan Analisis Keberkesanan Baik Pulih ICT

Salinan minit mesyuarat yang berkaitan

Surat-surat berkaitan

Urusetia SPK

TWP PP Bilik Fail ISO

Minimum 5 Tahun

Ketua PTJ




Halaman: 6/6

No. Semakan: 06

No. Isu: 02



8.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan

Disemak

Dilulus/ diluluskan

semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk satu

persijilan Pengarah

iDEC WP 03/01/2011

02 01 34/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan

Kualiti (JKJK) Khas Bil2/2011 Pengarah

iDEC WP 04/04/2011

02 02 OPR(iDEC)-

57/2011

Mesyuarat Semakan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti

Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan

Bil 1/2011

Pengarah iDEC

WP 22/08/2011

02 03 OPR(iDEC)-

2/2012

Mesyuarat Semakan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti

Perkhidmatan Sokongan dan Operasi Perkhidmatan Sokongan

Bil 3/2012

Pengarah iDEC

WP 09/03/2012

02 04 OPR(iDEC)-

1/2013

Mesyuarat Pengurusan iDEC ke-61 (6/2013), 2 Oktober 2013. [Minit

61.06(b)]

Pengarah iDEC

WP 16/01/2014

02 05 OPR(iDEC)-

11/2015 Mesyuarat Pengurusan iDEC ke-78

(10/2015), 26 November 2015 Pengarah

iDEC WP 18/12/2015

02 06 OPR(iDEC)-

1/2017 Mesyuarat Pengurusan iDEC ke-90

(12/2016), 8 Disember 2015 TPKD PP TWP PP 13/01/2017

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 1/6...

Documents

Transcript of OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 1/6...