OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 1/9 No...
9
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK024/AKN Halaman: 1/9 No. Semakan: 00 No. Isu: 02 ARAHAN KERJA PENYEDIAAN JERNAL Tarikh: 03/01/2011 Tujuan : Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara Penyediaan Jernal yang meliputi :- I. Penyediaan Multiple Journal - melibatkan pelarasan antara projek kod amanah, penyelidikan dan pembangunan serta bagi transaksi yang bercampur dengan akaun bukan projek. II. Penyediaan General Journal – melibatkan pelarasan antara transaksi dalam kumpulanwang yang sama bagi kumpulanwang 01 (kumpulanwang mengurus), 02 (kumpulanwang kolej), 09 (kumpulanwang pinjaman) dan 10 (kumpulanwang pelajar). I. PENYEDIAAN MULTIPLE JOURNAL 1. Masuk Century Financials 6.4. Skrin seperti di skrin 1 akan terpapar. Pilih Financials. Skrin 1 2. Skrin 2 akan terpapar. Pilih General Ledger. Skrin 2
Transcript of OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN Halaman: 1/9 No...
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK024/AKN
Halaman: 1/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN JERNAL Tarikh: 03/01/2011
Tujuan : Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara Penyediaan Jernal yang meliputi :-
I. Penyediaan Multiple Journal - melibatkan pelarasan antara projek kod amanah, penyelidikan dan pembangunan serta bagi transaksi yang bercampur dengan akaun bukan projek.
II. Penyediaan General Journal – melibatkan pelarasan antara transaksi dalam kumpulanwang yang sama bagi kumpulanwang 01 (kumpulanwang mengurus), 02 (kumpulanwang kolej), 09 (kumpulanwang pinjaman) dan 10 (kumpulanwang pelajar).
I. PENYEDIAAN MULTIPLE JOURNAL 1. Masuk Century Financials 6.4. Skrin seperti di skrin 1 akan terpapar. Pilih Financials.
Skrin 1
2. Skrin 2 akan terpapar. Pilih General Ledger.
Skrin 2
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK024/AKN
Halaman: 2/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN JERNAL Tarikh: 03/01/2011
3. Skrin 3 akan terpapar. Pilih Process dan kemudian pilih Multiple Journal. Rujuk skrin 4.
Skrin 3
Skrin 4
4. Skrin seperti di skrin 5 akan terpapar. Klik pada Add dan kemudian tekan F1.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK024/AKN
Halaman: 3/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN JERNAL Tarikh: 03/01/2011
Skrin 5
5. Rujuk skrin 6. Isikan ruangan seperti berikut :- a) Desc : masukkan tujuan jernal tersebut. Selepas itu tekan enter. b) Jnl Date : masukkan tarikh yang dikehendaki. Tekan F1 sebanyak 2 kali. c) Ruangan L : taip P bagi akaun yang melibatkan kod projek atau taip G bagi
akaun mengurus. Tekan enter. d) Account/Desc : taipkan kod GL yang berkenaan, tekan tab
6. Isikan amaun di ruangan debit dan kredit. Pastikan jumlah adalah seimbang bagi column debit dan kredit.
Skrin 6
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK024/AKN
Halaman: 4/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN JERNAL Tarikh: 03/01/2011
7. Kemudian tekan F1 sehingga transaksi tersebut berstatus ready. Rujuk skrin 7.
Skrin 7
8. Sekiranya terdapat kesalahan pada jernal, edit jernal sebelum dikemaskini. Klik pada Update dan betulkan
kesalahan pada jernal tersebut. Kemudian tekan F1. Rujuk skrin 8.
Skrin 8
9. Untuk mencetak transaksi jernal, terus ke langkah 7 hingga 10 bahagian II. Seterusnya rujuk Garis Panduan
Transaksi Pelarasan (Jernal) (OPR/BEN/GP020/AKN). II. PENYEDIAAN GENERAL JOURNAL 10. Ikut langkah 1 hingga langkah 2. Skrin seperti di skrin 9 akan terpapar. Klik pada Process.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK024/AKN
Halaman: 5/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN JERNAL Tarikh: 03/01/2011
Skrin 9
11. Pilih General Journals. Rujuk skrin 10.
Skrin 10
12. Skrin Journal Operations akan terpapar seperti di Skrin 11. Kemudian klik Add untuk penyediaan jernal.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK024/AKN
Halaman: 6/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN JERNAL Tarikh: 03/01/2011
Skrin 11
13. Input maklumat yang dikehendaki di ruangan seperti berikut : -
a) Date : tarikh semasa akan terpapar, tekan Tab, b) Desc : taipkan keterangan pelarasan, tekan Tab, c) Period : taipkan bulan semasa , tekan Tab, d) Account : input kod GL mengikut stuktur berikut, tekan Tab 2 kali,
k/w ptj dasar kod akaun S-01 XXXXX DA A35200
e) DR/CR : Taip DR untuk debit atau CR untuk kredit, tekan Tab, f) Debit : Taip amaun yang dikehendaki g) Credit : Taip amaun yangdikehendaki h) Pastikan amaun debit & credit adalah sama. i) Tekan F1 sekali dan kemudian tekan F4. Jernal akan berstatus READY.
14. Rujuk Skrin 12. Sekiranya terdapat kesalahan pada jernal, ikut langkah 8.
Skrin 12
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK024/AKN
Halaman: 7/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN JERNAL Tarikh: 03/01/2011
15. Untuk mencetak transaksi jernal klik Report. Rujuk skrin 13.
Skrin 13
16. Pilih Current seperti di Skrin 14.
Skrin 14
17. Klik pada butang Printer dan tekan F1. Pilih pencetak yang sesuai. Rujuk skrin 15.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK024/AKN
Halaman: 8/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN JERNAL Tarikh: 03/01/2011
Skrin 15
18. Dapatkan pengesahan dan kelulusan pegawai yang diberikuasa. Rujuk Garis Panduan Transaksi Pelarasan
(Jernal) (OPR/BEN/GP020/AKN). 19. Untuk mengemaskini multiple journal, ikuti langkah 20.a) hingga 20.b) manakala bagi general journal, ikuti
langkah 20.a) hingga 20.e).
a) Pilih other . Rujuk skrin 16.
Skrin 16
b) Klik Current Post. c) Bagi general journal skrin seperti di skrin 17 akan terpapar.Taip password pada ruangan Enter
Password:
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen: UPM/OPR/BEN/AK024/AKN
Halaman: 9/9
No. Semakan: 00
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENYEDIAAN JERNAL Tarikh: 03/01/2011
Skrin 17
d) Tekan F1 dan kemudian isi ruangan pada verified dan approval. Verified adalah nama pegawai yang
mengesahkan transaksi jernal berkenaan dan Approval adalah nama pegawai yang meluluskan transaksi jernal berkenaan. Rujuk skrin 18.
Skrin 18
e) Tekan F1.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
