OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD...
Transcript of OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD...
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD
Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006
Halaman: 1/9
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMPROSESAN
BAHAN TERBITAN BERSIRI Tarikh: 22/08/2011
1.0 TUJUAN
Menyediakan prosedur kerja pemprosesan bahan terbitan bersiri yang
dibekalkan.
2.0 SKOP
Meliputi bahan terbitan bersiri bercetak yang dilanggan bagi keluaran terkini, yang
berjilid dan sedia berjilid.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
- Virtua Online Documentation
OPR/PSAS/GP01/ILB Garis Panduan Identifikasi dan Melabel
Bahan
OPR/PSAS/AK09 Arahan Kerja ‘Check In’ Bahan Terbitan
Bersiri
OPR/PSAS/AK10 Arahan Kerja Membina Rekod Item
Bahan Terbitan Bersiri
OPR/PSAS/GP02/CLM Garis Panduan Tuntutan (Claims) Bahan
Terbitan Bersiri
UPM/OPR/PSAS/P004 Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi
Bahan
UPM/OPR/PSAS/P001 Prosedur Pengurusan Penjilidan Bahan
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD
Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006
Halaman: 2/9
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMPROSESAN
BAHAN TERBITAN BERSIRI Tarikh: 22/08/2011
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
5.0 TANGGUNGJAWAB
KB bertanggungjawab memastikan langkah-langkah dalam prosedur ini dipatuhi.
BKK
BS
BLKS
BTB
PPSK
PPV
KB
KK
PAP
PP
PPP
PSAS
UPM
: Bahagian Koleksi Khas
: Bahagian Sirkulasi
: Bahagian Latihan dan Khidmat Sokongan
: Bahagian Terbitan Bersiri
: Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan
: Perpustakaan Perubatan Veterinar
: Ketua Bahagian Terbitan Bersiri / Ketua Perpustakaan Cawangan
: Koleksi Kebelakangan
: Pembantu Am Pejabat
: Pembantu Perpustakaan
: Penolong Pegawai Perpustakaan
: Perpustakaan Sultan Abdul Samad
: Universiti Putra Malaysia
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD
Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006
Halaman: 3/9
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMPROSESAN
BAHAN TERBITAN BERSIRI Tarikh: 22/08/2011
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD
Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006
Halaman: 4/9
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMPROSESAN
BAHAN TERBITAN BERSIRI Tarikh: 22/08/2011
7.0 PROSEDUR TERPERINCI
Tindakan
Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Terima Bahan.
7.2.1 Bagi jurnal ‘loose issues’ dan sedia berjilid, ikut langkah
7.3.
7.2.2 Bagi jurnal yang telah lengkap keluaran setahun dari BS,
BKK dan PPSK, ikut langkah 7.12.
7.2.3 Bagi jurnal berjilid yang diterima dari Unit Penjilidan, BLKS,
ikut langkah 7.15.
PP/PAP
7.3 Semak Butiran Bahan dengan Slip Penerimaan Bahan:
a) alamat penerima
b) judul
c) keluaran (jilid, bilangan, bulan, tahun)
7.3.1 Jika butiran betul, ikut langkah 7.4.
7.3.2 Jika butiran salah, maklumkan kepada pembekal untuk
digantikan dengan bahan baru (jika perlu), kembali ke
langkah 7.2.
PP
7.4 Semak Keadaan Bahan dengan Menggunakan Borang
Pemeriksaan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/PTB).
7.4.1 Jika keadaan baik, ikut langkah 7.5.
7.4.2 Jika keadaan tidak baik/rosak, maklumkan kepada
Pembekal untuk digantikan dengan bahan baru, kembali
ke langkah 7.2.
PP
7.5 Catat Butiran Bahan dengan Menggunakan Borang Statistik
Memproses Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/STA).
PP
7.6 Failkan Slip Penerimaan Bahan Mengikut Pembekal.
PP
7.7 Semak Sistem Virtua Menggunakan ISSN / Judul / Nama
Pengarang untuk Mengetahui Jenis Bahan.
PP
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD
Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006
Halaman: 5/9
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMPROSESAN
BAHAN TERBITAN BERSIRI Tarikh: 22/08/2011
Tindakan
Tanggungjawab
7.7.1 Jika judul baru, serahkan kepada Pustakawan dan ikut
langkah 7.8.
7.7.2 Jika keluaran terkini, ikut langkah 7.9.
7.8 Katalog dan Klasifikasi Bahan dalam Rekod ‘MARC’ dan ‘Holding
MARC’.
Rujuk Prosedur Pengkatalogan dan Klasifikasi Bahan
(UPM/OPR/PSAS/P004).
Pustakawan
7.9 Buat Proses ‘Check In’ dan Cetak Surat Tuntutan Pertama, Jika
Ada. Catatkan Penerimaan Bahan dengan Menggunakan Borang
Penerimaan Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/TER).
Rujuk Arahan Kerja ‘Check In’ Bahan Terbitan Bersiri
(OPR/PSAS/AK09).
PP
7.10 Buat Proses Tuntutan (Claims).
Rujuk Garis Panduan Tuntutan (Claims) dan Batal Langganan
Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/GP02/CLM).
PP
7.11 Buat Proses Identifikasi Bahan, Cop Tarikh Pamer dan Hantar ke
Lokasi Berkenaan dengan Menggunakan Borang Penghantaran
Bahan Terbitan Bersiri (OPR/PSAS/BR02/HTR).
Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan
(OPR/PSAS/GP01/ILB).
PAP
7.12 Terima Bahan Telah Lengkap Keluaran Setahun dari BS, BKK dan
PPSK beserta Senarai atau Borang Log Proses Penjilidan Jurnal
(OPR/PSAS/BR02/JUR).
PP
7.13 Buat Persediaan untuk Proses Jilid.
Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Proses Penjilidan Jurnal
(OPR/PSAS/AK11).
PP
7.14 Hantar Bahan ke Unit Penjilidan, BLKS beserta Borang PP/PAP
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD
Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006
Halaman: 6/9
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMPROSESAN
BAHAN TERBITAN BERSIRI Tarikh: 22/08/2011
Tindakan
Tanggungjawab
Penjilidan Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) dan Borang Senarai
Jurnal Hantar Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD).
Rujuk Prosedur Pengurusan Penjilidan Bahan
(UPM/OPR/PSAS/P001).
7.15 Terima Kembali Bahan yang Telah Siap Dijilid dari Unit
Penjilidan, BLKS Beserta Salinan Borang Penjilidan Bahan
(OPR/PSAS/BR09/JIL) dan Semak Keadaan Penjilidan Bahan
Berpandukan Borang Senarai Jurnal Hantar Jilid
(OPR/PSAS/BR02/JLD).
7.15.1 Jika keadaan baik, keluarkan Salinan 3 Borang Penjilidan
Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL) ikut langkah 7.16.
7.15.2 Jika keadaan tidak baik, isi borang Kawalan Ketidak
Patuhan Produk (PGR/BR03/KKP) jika perlu dan ulang
langkah 7.14.
PP/PAP
7.16 Buat Proses Identifikasi Bahan dalam Masa 3 Hari Bekerja.
Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan
(OPR/PSAS/GP01/ILB).
PAP
7.17 Bina Rekod ‘Item’ dalam Sistem Virtua dalam Masa 3 Hari
Bekerja.
Rujuk Arahan Kerja Membina Rekod Item Bahan Terbitan Bersiri
(OPR/PSAS/AK10).
PP
7.18 Semak Bahan PPSK.
7.18.1 Jika ya, ikut langkah 7.21.
7.18.2 Jika tidak, ikut langkah 7.19.
PP/PAP
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD
Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006
Halaman: 7/9
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMPROSESAN
BAHAN TERBITAN BERSIRI Tarikh: 22/08/2011
Tindakan
Tanggungjawab
7.19 Taip dan Tampal Label Nombor Panggilan pada Bahan dalam
Masa 3 Hari Bekerja.
Rujuk Garis Panduan Identifikasi dan Melabel Bahan
(OPR/PSAS/GP01/ILB).
PP/PAP
7.20 Semak Setiap Bahan yang Telah Dilabel dan yang Telah Dibina
‘Item Id’.
7.20.1 Jika salah, isi Borang Pembetulan Rekod Katalog / Nombor
Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) dan ulang langkah 7.19.
7.20.2 Jika betul, tanda tangan di bawah nombor panggilan dan
ikut langkah 7.21.
PPP
7.21 Hantar Bahan Ke Lokasi yang Berkenaan Beserta Borang Log
Proses Penjilidan Jurnal (OPR/PSAS/BR02/JUR) untuk Proses
Menukar Status.
Bagi bahan untuk dihantar ke PPSK/PPV, failkan senarai bahan ke
dalam Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid PPSK/PPV
(OPR/PSAS/BL02/EDR).
PAP
7.22 Failkan Borang Log Proses Penjilidan Jurnal
(OPR/PSAS/BR02/JUR) di Log Proses Penjilidan Jurnal
(OPR/PSAS/BL02/PRO) dan Borang Pembetulan Rekod
Katalog/Nombor Panggilan (OPR/PSAS/BR01/PRK) di Log
Pembetulan Rekod Katalog/Nombor Panggilan
(OPR/PSAS/BL02/BTL), Jika Ada.
PPP/PP
7.23 Tamat.
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD
Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006
Halaman: 8/9
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMPROSESAN
BAHAN TERBITAN BERSIRI Tarikh: 22/08/2011
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab
Mengumpul
dan Memfail
Tanggungjawab
Menyelenggara
Tempat dan
Tempoh
Simpanan
Kuasa
Melupus
1. Sitem Virtua
Rekod Katalog
KBSTM KBSTM
Server Virtua
Kekal
KBSTM
2. UPM/PSAS/BTB/8.2.251-300
Penerimaan Bahan
PP PP BTB
2 Tahun
KB
3. (OPR/PSAS/BL02/BTL).
Log Pembetulan Rekod
Katalog/Nombor Panggilan
-Borang Pembetulan Rekod
Katalog/Nombor Panggilan
(OPR/PSAS/BR01/PRK)
KBTB/PPP KBTB/PPP BTB
2 Bulan
KB
4. OPR/PSAS/BL02/RPB
Log Rekod Memproses Bahan
Terbitan Bersiri
-Borang Statistik Memproses Bahan
Terbitan Bersiri
(OPR/PSAS/BR02/STA)
PP PP BTB
1 Tahun
KB
5. OPR/PSAS/BL02/TRM
Log Rekod Penerimaan Bahan
Terbitan Bersiri
- Borang Penerimaan Bahan
Terbitan Bersiri
(OPR/PSAS/BR02/TER)
PP PP BTB
2 Tahun
KB
6. OPR/PSAS/BL02/PKS
Log Rekod Pemeriksaan Bahan
Terbitan Bersiri
-Borang Pemeriksaan Bahan
Terbitan Bersiri
(OPR/PSAS/BR02/PTB)
PP PP BTB
1 Tahun
KB
DOKUMEN TIDAK TERKAW
AL
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN
PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD
Kod Dokumen: UPM/OPR/PSAS/P006
Halaman: 9/9
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PEMPROSESAN
BAHAN TERBITAN BERSIRI Tarikh: 22/08/2011
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai
Rekod
Tanggungjawab
Mengumpul
dan Memfail
Tanggungjawab
Menyelenggara
Tempat dan
Tempoh
Simpanan
Kuasa
Melupus
7. (OPR/PSAS/BL02/EDR).
Log Rekod Edaran Jurnal Berjilid
PPSK/PPV
PAP PAP BTB
2 Tahun
KBTB
8. OPR/PSAS/BL02/RHB
Log Rekod Penghantaran Bahan
-Borang Penghantaran Bahan
Terbitan Bersiri
(OPR/PSAS/BR02/HTR)
PP PP BTB
2 Tahun
KB
9. OPR/PSAS/BL02/PRO
Log Proses Penjilidan Jurnal
- Borang Permohonan Penjilidan
Bahan (OPR/PSAS/BR09/JIL)
- Borang Log Proses Penjilidan
Jurnal(OPR/PSAS/BR02/JUR)
- Borang Senarai Jurnal Hantar
Jilid (OPR/PSAS/BR02/JLD)
PP PP BTB
3 Tahun
KB
10. OPR/PSAS/BL02/CLM
Log Penghantaran Tuntutan
(Claims) Bahan Terbitan Bersiri
Pustakawan /
PP
Pustakawan / PP BTB
2 Tahun (bagi
bahan/nota
kredit yang
belum terima)
KB
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No.
Isu
No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan
Disemak
Dilulus/
Diluluskan
Semula
Tarikh
Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk satu
persijilan
Ketua
Pustakawan WP 03/01/2011
02 01 OPR(PSAS)-
2/2011
Mesyuarat Semakan
Keberkesanan Proses
Ketua
Pustakawan WP 22/08/2011