ORGANISATION SUPERVISORY

ORGANISATION ORGANISATION SUPERVISORYSUPERVISORY

TASK COVER :06.02 – UPHOLD DEPARTMENT POLICIES & S.O.P04.03 - PREPARE WORK SCHEDULES01.08 – CONDUCT PRE-INSTALLATION SITE INSPECTION06.01 – MONITOR STAFF PERFORMANCE04.06 – PARTICIPATE IN PERFORMANCE APPRAISALS

TASK COVER :06.02 – UPHOLD DEPARTMENT POLICIES & S.O.P04.03 - PREPARE WORK SCHEDULES01.08 – CONDUCT PRE-INSTALLATION SITE INSPECTION06.01 – MONITOR STAFF PERFORMANCE04.06 – PARTICIPATE IN PERFORMANCE APPRAISALS

TPO/ OBJEKJIF PENCAPAIAN :BOLEH MENGEKALKAN/ MENYEMAK S.O.P & POLISI SYARIKAT, MENYEDIAKAN JADUAL KERJA , MENGENDALIKAN PRE-INSTALLATION, MEMANTAU PRESTASI KAKITANGAN & MENGAMBIL BAHAGIAN DLM PENILAIAN PRESTASI K/TANGAN MENGGUNAKAN PERALATAN SEPERTI DOKUMEN JABATAN(POLISI,SOP, CARTA ORGANISASI, BORANG PENILAIAN DLL) SERTA PERISIAN YANG BERKENAAN.

TPO/ OBJEKJIF PENCAPAIAN :BOLEH MENGEKALKAN/ MENYEMAK S.O.P & POLISI SYARIKAT, MENYEDIAKAN JADUAL KERJA , MENGENDALIKAN PRE-INSTALLATION, MEMANTAU PRESTASI KAKITANGAN & MENGAMBIL BAHAGIAN DLM PENILAIAN PRESTASI K/TANGAN MENGGUNAKAN PERALATAN SEPERTI DOKUMEN JABATAN(POLISI,SOP, CARTA ORGANISASI, BORANG PENILAIAN DLL) SERTA PERISIAN YANG BERKENAAN.

06.02 UPHOLD DEPARTMENT POLICIES &06.02 UPHOLD DEPARTMENT POLICIES & SOP SOP

1. Memahami polisi dan S.O.P Jabatan.

POLISI ??????S.O.P ??????



POLISI :

Dr. Azahari, Pengarah IDEAL UPM- satu persetujuan yang dicapai dlm perundingan politik dan wujud consensus untuk bergerak ke arah kebaikan bersama.

Harold Lasswell & Abraham Kaplan- ahli sains politik & falsafah.- polisi sbg satu jangkaan program yang terdiri drpd matlamat, nilai dan amalan.



DEFINISI POLISI :

Garispanduan.Plan tindakan yang dilakukan atau perlu di ikuti oleh pengguna.Kontrak bertulis atau sijil.



KESIMPULAN POLISI :

Satu peraturan atau undang-undang yang diwujudkan untuk mencapai satu arah atau tujuan sesebuah organisasi / jabatan.



Knp polisi diwujudkan?? :

1. Untuk menjaga kepentingan pihak-pihak tertentu dlm sesebuah organisasi/jabatan.

2. Mengambil kira keperluan ramai3. Mengelakkan perkara-perkara buruk dari berlaku4. Untuk mendisiplinkan masyarakat dlm ssebuah

organisasi/jabatan5. Membimbing/ memandu masyarakat ssebuah

organisasi/jabatan mengikut peraturan yg telah ditetapkan untuk menjayakan matlamat organisasi/ jabatan.



Polisi Keselamatan Bagi Melindungi Maklumat Dalam Internet

Isu keselamatan menjadi topik hangat kepada penggunaan Internet bagi komunikasi.

Internet terdedah kepada curi dengar dan cubaan merosakkan kandungan komunikasi berbanding dengan rangkaian hak milik penuh (proprietary).

Keadaan ini terjadi kerana sifat semulajadi Internet dan kurangnya pentadbiran berpusat.

Masalah yang kita hadapi ialah keselamatan sepenuhnya tidak boleh dicapai.



KANDUNGAN YANG MESTI ADA DLM POLISI :

Penerangan operasi.Rangkuman polisi.Terma dan syarat.Maklumat.Hak cipta.Keselamatan.Kesan.



PENERANGAN OPERASI :

Penerangan tentang operasi syarikat/ organisasi samada dari segi latar belakang, bentuk operasi, perkhidmatan yang ditawarkan atau perkara2 penting yg difikirkan perlu diketahui oleh pengguna/ pelanggan mengenai syarikat/ organisasi.



PENERANGAN OPERASI (CONTOH):

IT Consumers Networking merupakan syarikat yang terlibat dengan penyediaan perkhidmatan dalam talian “online services” seperti perkhidmatan web hosting, perkhidmatan merekabentuk dan memasang LAN, dan penyediaan khidmat perundingan IT. Syarikat ini merupakan pemilikan bumiputera sepenuhnya dgn modal berbayar RM 1.8 billion.



RANGKUMAN POLISI :

Rangkuman perkara-perkara yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung dengan kepentingan dan keselamatan syarikat/ organisasi. Cth : pihak-pihak yang terlibat, dokumen2 yg berkaitan atau aktiviti2 yang berkaitan.



RANGKUMAN POLISI (CONTOH):

Polisi ini disediakan secara menyeluruh kepada semua pihak yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dengan Syarikat IT Consumers Networking yang melibatkan keseluruhan pihak pengurusan dan kakitangan syarikat, sub-sub organisasi atau anak syarikat, vendor2 yang terlibat dgn urusan perniagaan, kontraktor-kontraktor yang dilantik, pelanggan-pelanggan dan end-user berkaitan.



TERMA DAN SYARAT:

Peraturan & syarat yang dinyatakan lebih jelas kepada pihak2 yg terlibat dengan syarikat/ organisasi



TERMA DAN SYARAT (CONTOH):

PENGURUSAN & KAKITANGAN ICT CONSUMERS NETWORKINGSemua pekerja-pekerja harus memahami undang-undang yang berkenaankepada diri mereka dalam prestasi pekerjaan mereka dan memastikanpenglibatan mereka dengan operasi Syarikat dilaksanakan dengan mematuhiundang-undang tersebut. Pelanggaran undang-undang ini boleh memburukkanreputasi Syarikat, menakluk Syarikat kepada liabiliti dan juga menakluk pekerjasecara individu kepada liabiliti peribadi. Pihak pengurusan mesti memberisokongan sepenuhnya kepada setiap pekerja dalam tanggungjawab ini danmembekalkan sumber yang perlu untuk kepatuhan, dan Syarikat mestimenimbulkan suatu suasana kepercayaan yang menegaskan kepentingankepatuhan.



MAKLUMAT :

Menyatakan bagaimana maklumat yang berkaitan pihak-pihak yang terlibat dengan syarikat/ organisasi dikumpulkan, dikenalpasti, direkodkan dan keselamatan maklumat-maklumat tersebut.



MAKLUMAT (CONTOH):

MAKLUMAT VENDOR.1. Semua vendor yang berurusan dengan Syarikat IT Consumers

Networking dikehendaki berdaftar dengan Kementerian Kewangan atau Lembaga Pembangunan Industri atau Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)

2. Maklumat-maklumat yang diperolehi dan direkodkan adalah dijamin keselamatan dan kerahsiaannya dengan langkah-langkah pengawalan yg maksima.



HAK CIPTA :

Apa saja yang berkaitan dengan hak milik syarikat/organisasi samada dokumen yang diterbitkan, artikel yang dipaparkan di akhbar, isikandungan di internet, panduan, ringkasan, carta, rajah dan apa2 saja yang boleh menjadi hak milik syarikat



HAK CIPTA (CONTOH):

1. Segala isi kandung yang terdapat dalam dokumen polisi ini adalah menjadi hak milik sepenuhnya Syarikat IT Consumers Networking. Sebarang penyiaran, duplikasi atau cubaan meniru tanpa persetujuan dari pihak syarikat adalah dilarang sama sekali



KESELAMATAN:

Keselamatan yang dinyatakan secara umum untuk meyakinkan pihak-pihak yg terlibat bahawa mereka dapat berurusan dengan syarikat/ organisasi dlm keadaan terkawal dan selamat.



KESELAMATAN (CONTOH):

PENGURUSAN & KAKITANGAN1. Melalui polisi ini, para pekerja Syarikat IT Consumers

Networking adalah dijamin keselamatan dan hak mereka sebagai pekerja dengan prosedur-prosedur keselamatan yang teratur, telus dan menyeluruh merangkumi semua peringkat pekerja di setiap peringkat.

2. Adalah menjadi dasar dan polisi syarikat bahawa setiap pekerja adalah dilindungi dgn skim Insuran Takaful selagi mereka adalah pekerja yang sah di sisi undang-undang.



KESAN:

Tindakan/ akibat dari kegagalan mematuhi sebahagian/ keseluruhan polisi yang disebutkan.



KESAN (CONTOH):

VENDOR YANG INGKAR DENGAN PEMATUHAN POLISI 1. Vendor yang gagal mematuhi perkara-perkara yang

disebutkan dalam polisi akan disenaraihitamkan dan boleh menyebabkan mereka hilang peluang perniagaan dgn Syarikat IT Consumers Networking.

2. Vendor yang telah disenaraihitamkan dibenarkan untuk terus menyertai peluang perniagaan dengan syarikat dengan syarat mengemukakan laporan prestasi syarikat untuk tempoh 2 tahun sebelumnya.



SOP – Standard Operating Procedure

1. Dokument yg menyatakan langkah-langkah yang perlu diikuti dalam melaksanakan sesuatu tugas mengikut operasi yg diberi atau masa yang diberi.

2. Satu prosedur/peraturan yg spesifik



Kenapa SOP penting??

1. Penyeragaman sesuatu proses / tindakan2. Sebagai panduan kepada mereka yg terlibat dlm

melaksanakan proses / tindakan3. Satu peraturan yg dapat mendisiplinkan4. Satu alat (tools) dalam pengurusan (management)



2. Execute The Standard Operating Procedures & Department Policies

Membangunkan / menyemak SOP dan Polisi syarikat/ jabatan.Membangunkan / menyemak SOP dan Polisi syarikat/ jabatan.


Membangunkan / menyemak SOP dan Polisi syarikat/ jabatan.

Perkara yang perlu ada dalam membangunkan SOP.

A number of important SOP types


Jenis- jenis SOP’s :•SOPs for safety precautions•SOPs for operating instruments, apparatus..•SOPs for analytical methods•SOPs for receiving and registration of samples•SOPs for Quality Assurance•SOPs for archiving and how to deal with complaints.


PERKARA-PERKARA YANG PERLU ADA DLM MEMBANGUNKAN SOP

•Tajuk SOP (Jelas dan mudah difahami)•Tujuan (Purpose) – kenapa diwujudkan SOP•Skop SOP – merujuk kepada jenis SOP•Panduan prosedur – Langkah2 yang perlu dituruti•Rujukan – sumber2 atau dokumen yg mungkin perlu dirujuk

ORGANISATION SUPERVISORY

Documents

Transcript of ORGANISATION SUPERVISORY