1 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

PANDUAN DIGITALISASI KARYA ILMIAH

UPT. Perpustakaan

2 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

Table of Contents A. Pendahuluan ......................................................................................................................................... 3

B. Prosedur Pelaksanaan Digitalisasi ......................................................................................................... 3

C. Langkah Mengkonversi File ke PDF ....................................................................................................... 4

D. Memberikan Footer .............................................................................................................................. 5

E. Memberikan Watermark ...................................................................................................................... 6

F. Standar Penamaan File ......................................................................................................................... 8

a) Laporan KP ........................................................................................................................................ 8

b) Laporan Skripsi .................................................................................................................................. 9

c) Laporan Tesis .................................................................................................................................. 10

G. Format CD Karya Ilmiah ...................................................................................................................... 10

a) Format Isi CD ................................................................................................................................... 10

H. Mencetak Label CD ............................................................................................................................. 12

3 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

A. Pendahuluan Digitalisasi merupakan pengalihan format dari bentuk cetak ke dalam bentuk file PDF.

Digitalisasi diperlukan sebagai upaya untuk memperluas jangkauan akses koleksi perpustakaan

khususnya untuk Laporan Skripsi, Laporan Tesis, dan Laporan Kerja Praktek. Karya ilmiah

tugas akhir dalam bentuk digital ini kemudian disimpan dalam CD (Compact Disc) untuk

selanjutnya diserahkan ke perpustakaan untuk dipublikasikan.

Panduan ini menjelaskan langkah-langkah yang harus diikuti untuk dapat menghasilkan

laporan dalam bentuk digital

B. Prosedur Pelaksanaan Digitalisasi Setiap karya ilmiah mahasiswa (Laporan KP, Skripsi, Thesis) harus dialihkan formatnya

menjadi bentuk digital dengan format pdf. Untuk itu ada beberapa langkah yang harus dilakukan

untuk mengubah format file ke bentuk pdf. Gambar berikut menjelaskan langkah-langkah

tersebut.

Gambar 1. Diagram Alur Digitalisasi Karya Ilmiah

Langkah digitalisasi karya ilmiah adalah sebagai berikut:

1. Dokumen laporan dalam bentuk softcopy seperti laporan per-bab, daftar isi, abstrak,

sampul dan sebagainya dikonversikan menjadi format PDF menggunakan software

Acrobat PDF.

4 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

2. Dokumen laporan dalam bentuk hardcopy seperti lembar pengesahan, lembar

pernyataan, kuesioner dan sebagainya terlebih dulu dilakukan scanning dalam

bentuk format jpg atau pdf kemudian baru diberi format yang telah ditentukan dan di

burn ke CD/DVD.

3. File word yang telah di konversi ke PDF diberikan watermark (file watermark bisa

diunduh di website UIB). http://library.uib.ac.id/

4. Setelah proses watermark selesai kemudian diberikan footer sesuai dengan format

yang sudah ditentukan.

5. Berikutnya file PDF disimpan dan diberi nama sesuai dengan format penamaan file

yang sudah ditentukan.

C. Langkah Mengkonversi File ke PDF Untuk mengkonversi file menjadi format PDF dapat diikuti langkahnya sebagai berikut:

1. Jalankan aplikasi Adobe Acrobat Pro XI

2. Pilih File → Create PDF → From File, kemudian pilih file yang akan dikonversi,

selanjutnya klik Open dan tunggu hingga proses konversi selesai.

5 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

3. Setelah proses konversi telah selesai kemudian pilih File→Save, dan beri nama file

sesuai format yang ditentukan, kemudian klik Save

D. Memberikan Footer Untuk memberikan footer pada dokumen yang telah dikonversi ke PDF, dapat diikuti

langkahlangkah berikut:

1. Jalankan aplikasi Adobe Acrobat Pro XI

2. Pilih File→Open, kemudian pilih file PDF yang akan diberikan footer, Klik OK

3. Pilih menu Tools→Pages→Edit Page Design→Header & Footer→Add Header &

Footer, sehingga akan muncul tampilan berikut:

6 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

4. Ketikkan pada bagian Left Footer Text dengan format : Nama Penulis, Judul dan

Copyright. Contoh :

5. Footer harus sejajar dengan teks paling kiri yang ada di laporan KP, Skripsi dan

Tesis.

6. Klik OK

7. Selesai

E. Memberikan Watermark Untuk memberikan watermark pada dokumen yang telah dikonversi ke PDF, dapat

diikuti langkah-langkah berikut:

8. Jalankan aplikasi Adobe Acrobat Pro XI

9. Pilih File → Open, kemudian pilih file PDF yang akan diberikan watermark,Klik OK

10. Pilih menu Tools → Pages →Edit Page Design → watermark. Add watermark,

sehingga akan muncul tampilan berikut:

Feggy Alfa Syahfitri. Pengaruh Organizational Commitment Terhadap Pengambilan Keputusan

yang Mempengaruhi Tingkat Keberhasilan Karyawan pada Perusahaan BUMN di Kota Batam.

UIB Repository©2017

7 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

1. Klik File → Browse → file watermark yang telah diunduh di website UIB.

http://library.uib.ac.id/

2. Hilangkan centang pada Scale relative to target page dan pilih Absolute Scale

untuk memperbesar ukuran watermark (200%).

3. Kecilkan Presentasi Opacity menjadi 10%.

4. Pada Location pilih Appear on top of page.

5. Klik OK. Selesai.

8 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

Catatan: Semua dokumen bertanda-tangan tidak perlu diberikan watermark

F. Standar Penamaan File Setiap judul laporan akan terdiri dari minimal 13 buah file yang terdiri dari bagian-bagian

yang ada dalam laporan. Setiap file memiliki standar penamaan tersendiri. Adapun nama

bagian dan penamaan file mengikuti format berikut:

a) Laporan KP

No Bagian/Bab Penamaan Keterangan

1 Judul Bahasa Indonesia

k-NPM-cover-id Wajib

2 Judul Bahasa Inggris k-NPM-cover-en Wajib

3 Lembar Pengesahan k-NPM-approval-sheet Wajib Scan

4 Lembar Pernyataan KP (Client)

k-NPM-statements Wajib Scan

5 Lembar Pernyataan Anti Plagiat

k-NPM-plagiarism-sheet Wajib Scan

6 Kata Pengantar k-NPM-preface Wajib

7 Daftar Isi k-NPM-table-of-contents Wajib

8 Daftar Tabel k-NPM-tables Wajib

9 Daftar Gambar k-NPM-figures Wajib

10 Abstrak Indonesia k-NPM-abstract-id Wajib

11 Abstrak Inggris k-NPM-abstract-en Wajib

12 Bab 1 k-NPM-chapter1 Wajib

13 Bab 2 k-NPM-chapter2 Wajib

14 Bab 3 k-NPM-chapter3 Wajib

15 Bab 4 k-NPM-chapter4 Wajib

9 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

No Bagian/Bab Penamaan Keterangan

16 Bab 5 k-NPM-chapter5 Wajib

17 Bab 6 k-NPM-chapter6 Wajib

18 Bab 7 k-NPM-chapter7 Wajib

19 Lampiran k-NPM-enclosure Wajib

20 Kartu Bimbingan k-NPM-logbook Wajib

22 Biodata k-NPM-biography Wajib

22 Daftar Pustaka k-NPM-bibliography Wajib

23 Daftar Lampiran k-NPM- enclosure-list Wajib

24 Presentasi k-NPM-presentation Wajib (untuk yang ada sidang)

25 PDF Hasil Cek Originalitas

CPTAHUN-k-NPM-Nama-Judul Wajib

26 Bukti Cek Turnitin dari Perpustakaan (stempel)

CPTahun-k-NPM Wajib Scan

b) Laporan Skripsi

No Bagian/Bab Penamaan Keterangan

1 Judul Bahasa Indonesia

s-NPM-cover-id Wajib

2 Judul Bahasa Inggris s-NPM-cover-en Wajib

3 Lembar Pengesahan s-NPM-approval-sheet Wajib Scan

4 Lembar Pernyataan Plagiat

s-NPM-plagiarism-sheet Wajib Scan

5 Kata Pengantar s-NPM-preface Wajib

6 Daftar Isi s-NPM-table-of-contents Wajib

7 Daftar Tabel s-NPM-tables Wajib

8 Daftar Gambar s-NPM-figures Wajib

9 Abstrak Indonesia s-NPM-abstract-id Wajib

10 Abstrak Inggris s-NPM-abstract-en Wajib

11 Bab 1 s-NPM-chapter1 Wajib

12 Bab 2 s-NPM-chapter2 Wajib

13 Bab 3 s-NPM-chapter3 Wajib

14 Bab 4 s-NPM-chapter4 Wajib

15 Bab 5 s-NPM-chapter5 Wajib

16 Lampiran s-NPM-enclosure Wajib

17 Kartu Bimbingan s-NPM-logbook Wajib

18 Biodata s-NPM-biography Wajib

19 Daftar Pustaka s-NPM-bibliography Wajib

20 Daftar Lampiran s-NPM-enclosure-list Wajib

21 Ucapan Terimakasih s-NPM-acknowlagement Wajib

22 Presentasi s-NPM-presentation Wajib

23 Paper/Jurnal/Artikel s-NPM-paper Wajib

24 PDF Hasil Cek Originalitas

CPPDFTahun-s-NPM-Nama Wajib

25 Bukti Cek Turnitin dari Perpustakaan (stempel)

CPTahun-s-NPM Wajib Scan

10 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

c) Laporan Tesis

No Bagian/Bab Penamaan Keterangan

1 Judul Bahasa Indonesia

t-NPM-cover-id Wajib

2 Judul Bahasa Inggris t-NPM-cover-en Wajib

3 Lembar Pengesahan t-NPM-approval-sheet Wajib Scan

4 Lembar Pernyataan Plagiat

t-NPM-plagiarism-sheet Wajib Scan

5 Kata Pengantar t-NPM-preface Wajib

6 Daftar Isi t-NPM-table-of-contents Wajib

7 Daftar Tabel t-NPM-tables Wajib

8 Daftar Gambar t-NPM-figures Wajib

9 Abstrak Indonesia t-NPM-abstract-id Wajib

10 Abstrak Inggris t-NPM-abstract-en Wajib

11 Bab 1 t-NPM-chapter1 Wajib

12 Bab 2 t-NPM-chapter2 Wajib

13 Bab 3 t-NPM-chapter3 Wajib

14 Bab 4 t-NPM-chapter4 Wajib

15 Bab 5 t-NPM-chapter5 Wajib

16 Lampiran t-NPM-enclosure Wajib

17 Kartu Bimbingan t-NPM-logbook Wajib

18 Biodata t-NPM-biography Wajib

19 Daftar Pustaka t-NPM-bibliography Wajib

20 Daftar Lampiran t-NPM-enclosure-list Wajib

21 Presentasi t-NPM-presentation Wajib

22 Paper/Jurnal/Artikel t-NPM-paper Wajib

23 PDF Hasil Cek Originalitas

CPPDFTahun-T-NPM-Nama-Judul Wajib

24 Bukti Turnitin dari Perpustakaan (stempel)

CPTahun-T-NPM Wajib Scan

G. Format CD Karya Ilmiah a) Format Isi CD

Setiap mahasiswa yang telah selesai mengerjakan tugas akhir wajib menyerahkan

softcopy karya ilmiahnya dalam sebuah CD/DVD. Adapun format isi yang harus ada dalam

CD/DVD karya ilmiah tersebut antara lain: 1) File softcopy dari semua bab laporan dalam

format .doc atau .docx yang telah diberi nama sesuai standar yang ditentukan. 2) File

softcopy dari semua bab laporan dalam format .pdf yang telah diberi nama, watermark, dan

footer sesuai dengan standar yang telah ditentukan 3) File pendukung seperti file hasil

simulasi SPSS, MATLAB, MYOB, Video, rekaman suara, gambar, foto, dan lainnya sebagai

lampiran. Semua file diatas disimpan dalam satu keping CD dengan hirarki seperti yang

ditunjukkan pada gambar berikut:

11 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

12 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

H. Mencetak Label CD

CD/DVD karya ilmiah mahasiswa harus diberikan label format seperti gambar dibawah

ini.

Gambar 6. Format Label CD

Label CD/DVD dapat dicetak menggunakan printer biasa dengan langkah-langkah

berikut:

1. Unduh file Label-CD-Skripsi-Thesis-UIB.pdf pada website UIB

2. Buka file tersebut dengan PDF Reader sehingga tampak form seperti berikut

3. Hapus data pada setiap kolom yang tersedia, kemudian isi data karya ilmiah sesuai

format pada Gambar 4 diatas.

4. Untuk mencetaknya, pilih File Print pada menu utama PDF Reader.

5. Pada kolom Page Handling Berikan centang pada Auto-Rotate and Center,

kemudian pilih Shrink to Printable Area, selanjutnya pilih printer yang digunakan

pada kolom Printer Name, kemudian klik Properties.

13 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

6. Pada form yang muncul pilih Paper option Size

14 | P a n d u a n D i g i t a l i s a s i K a r y a I l m i a h

7. Set ukuran kertas menjadi 13cmx13cm dengan mengisikan data berikut:

a. Unit dipilih 0.01cm

b. Paper Width = 1300, Paper Height = 1300

Setelah selesai klik OK.

8. Masukkan kertas Label CD, kemudian mulailah mencetak dengan mengklik OK pada form Print.