PANDUAN PELAKSANAAN PROJEK INOVASI KELAB DAN PERSATUAN DI SEKOLAH
description
Transcript of PANDUAN PELAKSANAAN PROJEK INOVASI KELAB DAN PERSATUAN DI SEKOLAH
PANDUAN PELAKSANAAN PROJEK INOVASI
KELAB DAN PERSATUAN DI SEKOLAH
LANGKAH 1PENUBUHAN KUMPULAN
- Tubuh kumpulan dari Kelab dan Persatuan yang sama
- 6 hingga 10 orang ahli adalah ideal- Pilih ketua kumpulan, beri nama kumpulan,
carta organisasi kumpulan, logo, moto, objektif kumpulan mengikut jabatan
- Carta pembatuan projek dan laksanakanmesyuarat kumpulan
PROFIL KUMPULAN
• Tarikh Ditubuhkan:• Fasilitator:• Ketua Kumpulan:• Penolong Ketua
Kumpulan:• Setiausaha:• Ahli-ahli Kumpulan:
• GAMBAR KUMPULAN:
LOGO & MOTO KUMPULAN
• Kumpulan perlu menjelaskan Logo & juga moto kumpulan. Ia boleh dilaksanakan dengan memperincikan:
-Bentuk logo-Warna yang digunakan dalam logo-Moto yang digunakan oleh kumpulan
JADUAL MESYUARAT
• Kumpulan telah sebulat suara bersetuju untukmengadakan mesyuarat mengikut jadual sepertiberikut:• Hari: ____________________________• Masa: ____________________________• Tempat: __________________________
JADUAL MESYUARAT
REKOD KEHADIRAN MESYUARAT
CARTA PERBATUAN PELAKSANAAN PROJEK
PERLAKSANAAN PROJEK MENGIKUT KITARAN PDCA
PEMBAHAGIAN TUGASAN AHLI KUMPULAN
LANGKAH 2 PEMILIHAN MASALAH
• Masalah dipilih melalui proses percambahan fikiran dan boleh juga dari maklumat mesyuarat semakan pengurusan (sekiranya organisasi melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti)
• Masalah disenarai pendek untuk memilih masalah yang paling kritikal melalui proses data kaji selidik kekerapan masalah, Analisa SMART dan Analisa Faedah.
LANGKAH 2 (SAMB)
• Sumber masalah boleh didapati dari aduan pelanggan, penemuan audit, cadangan ahli, saranan pihak pengurusan
• Masalah yang dipilih haruslah sejajar dengan misi, visi dan objektif kualiti jabatan & organisasi.
KRITERIA PEMILIHAN MASALAH MELALUI ANALISA SMART
S-Specific • Masalah yang dikemukakan adalah masalah
yang terjadi di bahagian/ bidang kuasa kerja ahli kumpulan dan skop masalah meliputi proses kerja & penyampaian perkhidmatan
ELEMEN KRITERIA
M-Measurable • Ada metrik atau unsur pengukuran dan data
mengenai masalah boleh dicari.
ELEMEN KRITERIA
A-Achievable • Masalah yang dikemukakan dapat
diselesaikan & tidak perlu bergantung kepada pihak luaran
ELEMEN KRITERIA
R-Realistic • Masalah yang dicadangkan mempunyai
‘outcome’ yang logik & realistik
ELEMEN KRITERIA
T-Time Frame• Masalah yang dicadangkan dapat
diselesaikan dalam tempoh 4 -6 bulan
LANGKAH 3 MEMAHAMI MASALAH / SITUASI
• Gunakan Teknik 5W & 1H untuk memperjelaskan masalah
• Huraikan terminologi yang penting bagi memahami projek dan carta alir proses
• Data ditunjuk secara grafik (graf) dan gambar /video menggambarkan keparahan (severity) masalah
• Nyatakan kesan jika penambahbaikan tidak dibuat: Kesan pada pelanggan, kakitangan, organisasi
TEKNIK 5W & 1H
•What is the problem•Who is involved in
this Problem•When & Where does
this problem occur•Why is it a problem•How does this
problem affect co. / customer
•Apakah masalahnya•Siapa yang terlibat
dengan masalah•Bila & Di mana masalah
berlaku•Mengapa ia adalah satu
masalah•Bagaimana masalah
memberi impak kepada syarikat / pelanggan
SURAT PERMOHONAN MENJALANKAN PROJEK KEPADA PIHAK PENGURUSAN
• Kumpulan, melalui ketua kumpulan perlulah mengemukakan surat permohonan kepada pihak pengurusan atasan (Ketua Bahagian / Jabatan) bagi meminta kelulusan untuk menjalan projek & meminta persetujuan pihak atasan mengenai tajuk projek KIK yang dipilih.
LANGKAH 4ANALISA ‘ROOT CAUSE’
• Melalui Rajah Sebab Akibat• Verifikasi punca masalah melalui proses:
meneliti sumber dan membuat kesimpulan (terima / tidak)
• Kaedah verifikasi ialah pemerhatian (walk the process), data & rekod, laporan, memo, hasil penemuan audit, kajian borang soal selidik, layout, motion time study
LANGKAH 4
• Pareto gambarkan taburan dan kekerapan punca masalah
• Sasaran penambahbaikan proses penentuan melalui penggunaan prinsip pareto, proses benchmarking, merujuk standard (cth: makmal) atau arahan pihak pengurusan.
RAJAH SEBAB AKIBAT (RAJAH ISHIKAWA)
Tujuan:Menggambarkan hubungkait antara akibat sebagai masalah dan sebab-sebab yang mempengaruhinya.
Kegunaan:Untuk menyusun sebab- sebab masalah dengansistematik.
Dapat menganalisa keadaan sebenar sesuatumasalah.
LANGKAH 5PELAN PENYELESAIAN / INOVASI
• Gunakan teknik percambahan fikiran untukmendapatkan pelbagai alternatif penyelesaian• Gunakan Rajah Pokok (Tree Diagram) sertaanalisa Pro & Kontra untuk menilai segala alternatif penyelesaian• Kumpulan perlu mempersembahkan hasilkajian projek kepada pihak pengurusan• Pelan Tindakan perlu disediakan
GAMBARAJAH POKOK
CONTOH ANALISA PRO KONTRA
PELAN TINDAKAN
LANGKAH 6LAKSANAKAN PENYELESAIAN / INOVASI AM
• Perlu gambarkan perubahan dari proses lama ke baru• Perbandingan sasaran dan pencapaian sebenar projek
(sebelum dan selepas projek) perlu dilakukan melalui graf / Pareto
• Jika beberapa uji cuba perlu dilaksanakan, setiap hasil perlaksanaan uji cuba perlu dibandingkan
• Data perlu dilampirkan dan diverifikasi oleh pihak pengurusan mengenai pencapaian projek
• Lampirkan surat taklimat kepada organisasi tentang aktiviti penambahbaikan dan juga surat kebenaran uji cuba dari pengurusan
SURAT KEBENARAN UJI CUBA DARI PIHAK PENGURUSAN
• Surat kebenaran Uji Cuba perlu dilampirkan kerana ini akan membuktikan bahawa pihak pengurusan atasan bersetuju dengan pelan tindakan yang akan diambil oleh kumpulan
LANGKAH 7PENGAWASAN TERHADAP HASIL
• Laksanakan Analisa Kos-Faedah (Cost Benefit Analysis)• Pamirkan pencapaian projek dari segi:a) Kos operasib) Kualitic) Masa, Produktivitid) Kepuasan Hati Pelanggane) Faedah Tidak Ketara• Impak projek kepada Jabatan / Organisasi / Negeri /
Negara
LANGKAH 8TINDAKAN PENYERAGAMAN
Nyatakan:• Peringkat penyeragaman yang dilaksanakan
(Jabatan/ Organisasi / Daerah / Negeri / Negara)• Sokongan pihak pengurusan terhadap inovasi dan
penyelesaian• Pengiktirafan yang telah kumpulan & inovasi kecapi• Pengubahsuaian Fail Meja, Prosedur, SOP• Latihan dan taklimat bagi pengguna sistem/ proses
baru tersebut
LANGKAH 9PRESTASI KUMPULAN
• Nyatakan masalah yang dihadapi kumpulan semasa perlaksanaan projek & cara kumpulan mengatasinya.
• Pembelajaran yang diperolehi• Penilaian Prestasi ahli kumpulan dinilai melalui borang kaji
selidik – kerjasama, tanggungjawab, penggunaan QC tools, penyelesaian masalah secara sistematik, pemahaman konsep ICC, komunikasi, disiplin, pengurusan masa.
• Gunakan Carta Radar untuk memperjelaskan prestasi kemajuan ahli
• Nyatakan projek akan datang
CONTOH PENILAIAN PRESTASI KUMPULAN
LANGKAH 10PENYEDIAAN LAPORAN DAN
PERSEMBAHAN UNTUK KONVENSYEN• Laporan- Cetakan berwarna-Aturan slides perlu sama dengan persembahannanti- Nomborkan turutan slides- Jelas, kemas dan terang
LANGKAH 10PENYEDIAAN LAPORAN DAN
PERSEMBAHAN UNTUK KONVENSYENPersembahan
• Syarat: 5 minit masa persediaan, 20 minit persembahan, 5 minit soal jawab
• Added Advantage:- Pembentangan lancar, bersemangat- Demonstrasi inovasi- Gimmick persembahan, lagu intro