PANDUAN PENGGUNA - eghrmis.gov.my · PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL...

PANDUAN PENGGUNA

SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

(HUMAN RESOURCE MANGEMENT INFORMATION SYSTEM)

MODUL PENGURUSAN SARAAN, FAEDAH DAN GANJARAN

SUBMODUL PENGURUSAN CUTI

-PEMILIK KOMPETENSI-

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL PENGURUSAN CUTI 22/11/2015

2

ISI KANDUNGAN

1.0 Pengenalan Modul ……………………………………………………………………………………………………..……4

1.1 Penerangan Ringkas Mengenai Submodul Pengurusan Cuti ……………………………………4

2.0 Cara Penggunanaan ………………………………………………………………………………………….………………5

2.1 Menu Pengurusan Cuti ……………………………………………………………………………………………5

2.2 Penyemakan Cuti ……………………………………………………………………………………………………6

2.2.1 Penyemakan Cuti Oleh Pemohon Cuti ……………………………………………….7

2.2.1.1 Papar Kelayakan Cuti ……………………………………………………………8

2.2.1.2 Papar Status Cuti ………………………………………………………………….9

2.2.1.3 Papar Sejarah Permohonan Cuti ………………………………………..11

2.2.1.4 Papar Maklumat Gantian Cuti Rehat (GCR) ………………………..12

2.2.1.5 Papar Profil Perkhidmatan …………………………………………………13

2.2.2 Penyemakan Cuti Oleh Penyokong dan Pelulus Cuti ………………………..14

2.2.3 Semak Status Cuti-(BU) dan Sejarah Cuti-(BU) …………………………………16

2.3 Permohonan Cuti ………………………………………………………………………………………………….18

2.3.1 Permohonan Cuti …………………………………………………………………………….19

2.3.1.1 Permohonan Cuti Rehat …………………………………………………….20

2.3.1.2 Permohonan Cuti Sakit (Awam)/ Cuti Sakit (Swasta) ………….23

2.3.2 Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan …………………………………………27

2.4 Menyokong Cuti ……………………………………………………………………………………………………30

2.5 Kelulusan Cuti ……………………………………………………………………………………………………….34

2.5.1 Meluluskan Permohonan Cuti ………………………………………………………….35

2.5.2 Meluluskan Baki Cuti ……………………………………………………………………….38

2.6 Pindaan/Pembatalan Cuti …………………………………………………………………………………….41

2.6.1 Kemaskini Permohonan Cuti ……………………………………………………………43

2.6.2 Hapus Permohonan Cuti ………………………………………………………………….46

2.7 Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa ……………………………………………….48

2.7.1 Selenggara Waktu Kerja Lebih Masa - CO …………………………………………49

2.7.2 Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih ……………………………………..54

2.7.3 Pengesahan Maklumat Waktu Kerja Lebih ……………………………………….57


3

ISI KANDUNGAN

2.8 Permohonan Keluar Pejabat …………………………………………………………………………………60

2.8.1 Permohonan Keluar Pejabat …………………………………………………………….61

2.8.2 Status Permohonan Keluar Pejabat …………………………………..…………….66

2.8.3 Meluluskan Permohonan Keluar Pejabat …………………………………………71


4

1.0 PENGENALAN MODUL

Fungsi ini membolehkan pengguna/Pemilik Kompetensi menguruskan semua jenis kemudahan cuti yang layak diterima dalam perkhidmatan. Terdapat lebih kurang 43 jenis cuti dan dikategorikan kepada 5 jenis iaitu Cuti Kerana Perkhidmatan, Cuti Kerana Perubatan, Cuti Tidak Berekod, Cuti-Cuti Lain dan Kebenaran Tidak Hadir Bekerja Atas Sebab Kecemasan Am. Fungsi ini juga membolehkan pengguna/Pemilik Kompetensi menyelenggara waktu kerja lebih masa serta melaksanakan permohononan kebenaran keluar pejabat.

Pengguna:

Pemohon Cuti

Penyokong Cuti

Pelulus Cuti

Pelulus Cuti Kedua

Pemohon Kerja Lebih Masa

Penyokong Kerja Lebih Masa

Pelulus Kerja Lebih Masa

Pemohon Kebenaran Keluar Pejabat

Pengesah Permohonan Keluar Pejabat

Pelulus Permohonan Keluar Pejabat

1.1 PENERANGAN RINGKAS MENGENAI SUBMODUL PENGURUSAN CUTI

Submodul ini mengandungi proses di mana Pemilik Kompetensi boleh melaksanakan:

Penyemakan cuti

Permohonan cuti

Menyokong cuti

Meluluskan permohonan cuti

Pindaan/pembatalan cuti

Selenggara waktu kerja lebih masa

Penyemakan maklumat waktu kerja lebih masa

Permohonan keluar pejabat

Semakan status permohonan keluar pejabat

Meluluskan permohonan keluar pejabat


5

2.0 CARA PENGGUNAAN

2.1 MENU PENGURUSAN CUTI

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, klik Pengurusan Cuti (lihat Rajah 2.1-1).

Rajah 2.1-1: Menu Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran

Langkah 2: Pengguna akan melihat Menu Pengurusan Cuti seperti di Rajah 2.1-2.

Rajah 2.1-2: Menu Pengurusan Cuti


6

2.2 PENYEMAKAN CUTI

Fungsi ini membolehkan pengguna melakukan semakan kelayakan cuti dan status cuti yang dipohon.

Pengguna:

Pemohon Cuti/Pemilik Kompetensi

Penyokong Cuti

Pelulus Cuti

Pelulus Kedua Cuti

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Penyemakan Cuti (lihat Rajah 2.2-1).


Langkah 2: Pengguna akan melihat Menu Penyemakan Cuti seperti di Rajah 2.2-2.

Rajah 2.2-2: Menu Penyemakan Cuti

Langkah 3: Dari menu ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:

Penyemakan cuti oleh Pemohon Cuti

Penyemakan cuti oleh Penyokong Cuti dan Pelulus Cuti

Semak Status Cuti-(BU) oleh Penyokong Cuti dan Pelulus Cuti

Semak Sejarah Cuti-(BU) oleh Penyokong Cuti dan Pelulus Cuti


7

2.2.1 Penyemakan Cuti Oleh Pemohon Cuti

Fungsi ini membolehkan pengguna melihat atau melakukan semakan rekod kelayakan cuti rehat dan cuti-cuti lain untuk tahun semasa dan juga tahun-tahun sebelumnya berdasarkan julat tarikh yang diisi. Pengguna juga boleh melihat maklumat terperinci status cuti, sejarah cuti, maklumat Gantian Cuti Rehat (GCR) dan profil perkhidmatan.

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Penyemakan Cuti, klik Pemohon Cuti (lihat Rajah 2.2.1-1).

Rajah 2.2.1-1: Menu Penyemakan Cuti oleh Pemohon Cuti

Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Pemohon Cuti dan Menu Maklumat Pemilik Kompetensi yang mengandungi skrin Kelayakan Cuti Rehat dan skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain yang diperolehi secara default (lihat Rajah 2.2.1-2).

Rajah 2.2.1-2: Skrin Pemohon Cuti

Langkah 3: Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut:

Papar Kelayakan Cuti

Papar Status Cuti

Papar Sejarah Permohonan Cuti

Papar Maklumat Gantian Cuti Rehat (GCR)

Papar Profil Perkhidmatan


8

2.2.1.1 Papar Kelayakan Cuti Operasi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci baki dan kelayakan cuti rehat serta cuti-cuti lain; bagi tahun semasa dan data sejarah pegawai.

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Maklumat Pemilik Kompetensi, pengguna boleh klik Kelayakan untuk melihat Kelayakan Cuti Tahun Semasa (lihat Rajah 2.2.1.1-1).

Rajah 2.2.1-1: Paparan Kelayakan Cuti Tahun Semasa


9

2.2.1.2 Papar Status Cuti

Operasi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci status permohonan cuti.

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Maklumat Pemilik Kompetensi, klik Status Cuti (lihat Rajah 2.2.1.2-1).

Rajah 2.2.1.2-1: Skrin Senarai Status Permohonan Cuti

Langkah 2: Pilih Cuti pada jenis cuti untuk melihat skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi yang mengandungi skrin Maklumat Sokongan dan skrin Maklumat Kelulusan (lihat Rajah 2.1.1.2-2).

Rajah 2.2.1.2-2: Skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi


10

Langkah 3: Pilih Jenis Cuti yang dikehendaki untuk melihat paparan cetakan Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi (lihat Rajah 2.2.1.2-3).

Rajah 2.2.1.2-3: Skrin Paparan Cetakan Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi

Langkah 4: Klik butang PREVIU CETAK untuk melihat Laporan Status Cuti Pemohon dalam bentuk paparan cetakan (lihat Rajah 2.2.1.2-4).

Rajah 2.2.1.2-4: Skrin Paparan Cetakan Laporan Status Cuti Pemohon Langkah 5: Klik KELUAR untuk keluar dari skrin.


11

2.2.1.3 Papar Sejarah Permohonan Cuti

Operasi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci sejarah cuti pemilik kompetensi.

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Maklumat Pemilik Kompetensi, klik Sejarah Permohonan Cuti melihat skrin Senarai Sejarah Permohonan Cuti (lihat Rajah 2.2.1.3-1).

Rajah 2.2.1.3-1: Menu Maklumat Sejarah Permohonan Cuti

Langkah 2: Pilih Jenis Cuti yang dikehendaki. Pengguna akan melihat skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi yang mengandungi skrin Maklumat Sokongan dan skrin Maklumat Kelulusan (sama seperti Rajah 2.2.1.2-2).

Langkah 3: Klik PREVIU CETAK untuk melihat Penyata Cuti Tahunan (lihat Rajah 2.2.1.3-2)

Rajah 2.2.1.3-2: Penyata Cuti Tahunan Pemilik Kompetensi

Langkah 4: Klik KELUAR untuk keluar dari skrin.


12

2.2.1.4 Papar Maklumat Gantian Cuti Rehat (GCR)

Operasi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci Gantian Cuti Rehat (GCR) dan baki cuti rehat.

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Maklumat Pemilik Kompetensi, klik Maklumat GCR. Pengguna akan melihat skrin Maklumat GCR. (lihat Rajah 2.2.1.4-1)

Rajah 2.2.1.4-1: Skrin Maklumat GCR



13

2.2.1.5 Papar Profil Perkhidmatan

Operasi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci profil perkhidmatan.

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Maklumat Pemilik Kompetensi, klik Profil Perkhidmatan. Pengguna akan melihat skrin Maklumat GCR. (lihat Rajah 2.2.1.5-1)

Rajah 2.2.1.5-1: Skrin Papar Profil Perkhidmatan

Langkah 2: Klik TERUSKAN untuk melihat skrin Papar Profil Perkhidmatan (lihat Rajah 2.2.1.5-2).

Rajah 2.2.1.5-2: Skrin Papar Profil Perkhidmatan

Langkah 3: Klik Perkara-Perkara dalam Profil Perkhidmatan yang dikehendaki melihat maklumat terperinci untuk setiap perkara.



14

2.2.2 Penyemakan Cuti Oleh Penyokong dan Pelulus Cuti

Fungsi ini membolehkan penyokong dan pelulus cuti melihat atau melakukan semakan rekod kelayakan cuti rehat dan cuti-cuti lain untuk tahun semasa dan juga tahun-tahun sebelumnya serta maklumat terperinci status cuti, sejarah cuti, maklumat Gantian Cuti Rehat (GCR) dan profil perkhidmatan bagi pemohon cuti di bawah seliaan mereka.

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Penyemakan Cuti, klik Penyokong Cuti/Pelulus Cuti (lihat Rajah 2.2.2-1).

Rajah 2.2.2-1: Menu Penyemakan Cuti oleh Penyokong Cuti/Pelulus Cuti

Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Carian bagi membolehkan penyokong/pelulus cuti membuat carian pemohon cuti di bawah seliaan mereka (lihat Rajah 2.2.2-2).

Rajah 2.2.2-2: Skrin Penyokong/Pelulus Cuti

Langkah 3: Pengguna boleh memasukkan maklumat pemohon cuti yang ingin disemak dan klik butang TERUSKAN. Maklumat pemohon cuti yang dicari akan terpapar di bagian bawah ruang carian (lihat Rajah 2.2.2-3).


15

Rajah 2.2.2-3: Skrin Carian dan Paparan Maklumat Pemohon Cuti

Langkah 4: Pengguna perlu memilih pemohon yang terpapar dengan klik pada radio button (lihat Rajah 2.2.2-3) dan maklumat pemohon cuti akan terpapar (lihat Rajah 2.2.2-4).

Rajah 2.2.2-4: Skrin Paparan Maklumat Pemohon Cuti

Langkah 5: Dari skrin ini, klik butang TERUSKAN dan pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut untuk pemohon cuti di bawah seliaan mereka sama seperti yang boleh dilakukan oleh pemohon cuti (lihat Rajah 2.2.2-5):

Papar Kelayakan Cuti

Papar Status Cuti

Papar Sejarah Permohonan Cuti

Papar Maklumat Gantian Cuti Rehat (GCR)

Papar Profil Perkhidmatan

Rajah 2.2.2-5: Skrin Semakan Maklumat Pemohon Cuti oleh Penyokong/Pelulus Cuti


16

2.2.3 Semak Status Cuti-(BU) dan Sejarah Cuti-(BU)

Fungsi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci status dan sejarah cuti pemohon cuti bagi sesuatu Business Unit (BU).

Pengguna:

Penyokong Cuti

Pelulus Cuti

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Penyemakan Cuti, klik Semak Status Cuti-(BU) (lihat Rajah 2.2.3-1).

Rajah 2.2.3-1: Menu Semak Status/Sejarah Cuti-(BU)

Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Semak Status Cuti-(BU) seperti di Rajah 2.2.3-2.

Rajah 2.2.3-2: Skrin Semak Status/Sejarah Cuti-(BU)

Langkah 3: Isikan maklumat-maklumat berikut dan klik butang TERUSKAN (lihat Rajah 2.2.3-3) dan maklumat pemohon cuti bagi BU tersebut akan terpapar (lihat Rajah 2.2.3-4):

Kategori Cuti: Pilih dari senarai drop-down

Jenis Cuti: Pilih dari senarai drop-down

Tarikh Mula: Gunakan fungsi Kalendar

Tarikh Akhir: Gunakan fungsi Kalendar


17

Rajah 2.2.3-3: Skrin Maklumat Yang Perlu Diisi

Rajah 2.2.3-4: Skrin Senarai Pemohon Cuti

Langkah 4: Klik radio button untuk memilih pemohon cuti yang ingin dilihat (lihat Rajah 2.2.3-4) dan maklumat terperinci pemohon cuti tersebut akan terpapar (lihat Rajah 2.2.3-5).

Rajah 2.2.3-5: Skrin Maklumat Cuti Pemohon Cuti Yang Dipilih



18

2.3 PERMOHONAN CUTI

Fungsi ini membolehkan pengguna memohon cuti dan menyelenggara dokumen sokongan serta memohon gantian cuti rehat (GCR) dan cuti untuk dibawa ke hadapan.

Pengguna:


Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Permohonan Cuti (lihat Rajah 2.3-1).

Rajah 2.3-1: Menu Permohonan Cuti


Permohon Cuti

Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan


19

2.3.1 Permohonan Cuti

Fungsi ini membolehkan pengguna membuat permohonan untuk kesemua 43 jenis cuti mengikut kelayakan pemohon.

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Permohonan Cuti dan seterusnya Pemohon Cuti (lihat Rajah 2.3.1-1).

Rajah 2.3.1-1: Menu Permohonan Cuti

Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Permohonan Cuti yang secara automatik memaparkan skrin untuk permohonan Cuti Rehat seperti di Rajah 2.3.1-2.

Rajah 2.3.1-2: Skrin Permohonan Cuti

Langkah 3: Dari skrin ini, pengguna membuat permohona semua jenis cuti yang layak berdasarkan Kategori Cuti dan Jenis Cuti. Manual ini akan menunjukkan langkah-langkah permohonan kategori dan jenis cuti yang berikut sahaja:

Cuti Kerana Perkhidmatan:

Permohonan Cuti Rehat

Cuti Kerana Perubatan:

Cuti Sakit (Awam) dan Cuti Sakit (Swasta)


20

2.3.1.1 Permohonan Cuti Rehat

Fungsi ini membolehkan pengguna membuat permohonan cuti rehat mengikut kelayakan pemohon.

Langkah-langkah:

Langkah 1: Di skrin Permohonan Cuti klik Teruskan (lihat Rajah 2.3.1.1-1) dan skrin Permohonan Cuti Rehat akan dipaparkan (lihat Rajah 2.3.1.1-2).

Rajah 2.3.1.1-1: Skrin Permohonan Cuti

Rajah 2.3.1.1-2: Skrin Permohonan Cuti Rehat

Langkah 2: Isikan maklumat-maklumat Cuti Rehat yang ingin dipohon seperti berikut dan klik butang HANTAR (lihat Rajah 2.3.1.1-3):

Tarikh Mula Cuti Dipohon: Gunakan fungsi Kalendar

Tarikh Akhir Cuti Dipohon: Gunakan fungsi Kalendar

Jenis Permohonan: Gunakan fungsi Drop-down

Alamat Semasa Bercuti

No. Telefon

Sebab Bercuti


21

Rajah 2.3.1.1-3: Skrin Maklumat Permohonan Cuti Rehat

Langkah 3: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan permohonan cuti rehat atau Cancel untuk membatalkan operasi (lihat Rajah 2.3.1.1-4).

Rajah 2.3.1.1-4: Mesej Pengesahan

Langkah 3: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan berjaya dihantar dan klik OK (lihat Rajah 2.3.1.1-5).

Rajah 2.3.1.2-5: Mesej Makluman

Langkah 4: Mesej aliran kerja akan dipaparkan untuk memaklumkan bahawa permohonan cuti sakit telah dihantar kepada penerima (lihat Rajah 2.3.1.1-6).


22

Rajah 2.3.1.1-6: Mesej Aliran Kerja



23

2.3.1.2 Permohonan Cuti Sakit (Awam)/ Cuti Sakit (Swasta)

Fungsi ini membolehkan pengguna membuat permohonan cuti rehat mengikut kelayakan pemohon.

Langkah-langkah:

Langkah 1: Di skrin Permohonan Cuti pilih Kategori Cuti sebagai Cuti Kerana Perubatan (lihat Rajah 2.3.1.2-1)

Rajah 2.3.1.2-1: Skrin Untuk Memilih Kategori Cuti

Langkah 2: Pilih Jenis Cuti sebagai Cuti Sakit (Awam) atau Cuti Sakit (Swasta) dan klik butang Teruskan (lihat Rajah 2.3.1.2-2) dan Skrin Permohonan Cuti Sakit akan dipaparkan (lihat Rajah 2.3.1.2-3)

Rajah 2.3.1.2-2: Skrin Untuk Memilih Jenis Cuti

Rajah 2.3.1.2-3: Skrin Permohonan Cuti Sakit (Awam)


24

Langkah 3: Isikan maklumat-maklumat Cuti Sakit yang ingin dipohon seperti berikut dan muat naik sijil cuti sakit sebagai dokumen sokongan dengan klik butang Tambah (lihat Rajah 2.3.1.1-4):



Alamat Semasa Bercuti

No. Telefon

Sebab Bercuti

Rajah 2.3.1.2-4: Skrin Maklumat Permohonan Cuti Sakit (Awam)

Langkah 4: Lengkapkan maklumat berkaitan dan pilih fail yang berkenaan di skrin muat naik fail. Tekan butang MUAT NAIK (lihat Rajah 2.3.1.2-5)

Rajah 2.3.1.2-5: Skrin Muat Naik Fail Dokumen Sokongan


25

Langkah 5: Setelah proses muat naik dokumen sokongan berjaya seperti Rajah 2.3.1.2-6, klik butang HANTAR untuk menghantar permohonan cuti sakit.

Rajah 2.3.1.2-6: Skrin Muat Naik Dokumen Sokongan Telah Berjaya

Langkah 6: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan permohonan cuti sakit atau Cancel untuk membatalkan operasi (lihat Rajah 2.3.1.2-6).

Rajah 2.3.1.2-6: Mesej Pengesahan

Langkah 7: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan Berjaya dihantar dan klik OK (lihat Rajah 2.3.1.2-7).

Rajah 2.3.1.2-7: Mesej Makluman

Langkah 8: Mesej aliran kerja akan dipaparkan untuk memaklumkan bahawa permohonan cuti sakit telah dihantar kepada penerima (lihat Rajah 2.3.1.2-8).


26

Rajah 2.3.1.2-8: Mesej Aliran Kerja



27

2.3.2 Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan

Fungsi ini membolehkan pengguna menghantar maklumat baki cuti kepada Pentadbir Cuti, sama ada cuti tersebut dibawa ke tahun hadapan atau dimasukkan ke dalam pengiraan gantian cuti rehat (GCR).

Pengguna:


Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Permohonan Cuti, klik Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan (lihat Rajah 2.3.2-1).

Rajah 2.3.2-1: Menu Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan

Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan dan klik TERUSKAN untuk meneruskan permohonan (lihat Rajah 2.3.2-2).

Rajah 2.3.2-2: Skrin Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan

Langkah 3: Pengguna akan melihat skrin Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan dan klik TAMBAH (lihat Rajah 2.3.2-3).


28

Rajah 2.3.2-3: Skrin Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan

Langkah 4: Pengguna akan melihat skrin untuk menambah maklumat Jumlah Cuti Untuk GCR dan Baki Cuti Untuk Dibawa Ke Hadapan serta Catatan (jika perlu). Klik HANTAR untuk menghantar permohonan (lihat Rajah 2.3.2-4).

Rajah 2.3.2-4: Skrin Untuk Menghantar Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan

Langkah 5: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan atau Cancel untuk membatalkan permohonan (lihat Rajah 2.3.2-5).

Rajah 2.3.2-5: Mesej Pengesahan

Langkah 6: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan berjaya dihantar dan klik OK (lihat Rajah 2.3.2-6).


29

Rajah 2.3.2-6: Mesej Makluman Langkah 8: Mesej aliran kerja akan dipaparkan untuk memaklumkan bahawa permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan telah dihantar kepada penerima (lihat Rajah 2.3.2-7).

Rajah 2.3.2-7: Mesej Aliran Kerja



30

2.4 MENYOKONG CUTI

Fungsi ini membolehkan pengguna menyokong permohonan cuti yang telah dibuat oleh pemohon bagi membolehkan permohonan tersebut dihantar kepada pelulus cuti. Notis pemberitahuan akan dihantar kepada pemohon cuti untuk makluman status permohonan cuti yang telah dibuat.

Pengguna:

Penyokong Cuti

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Menyokong Cuti (lihat Rajah 2.4-1).


Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Menyokong Cuti seperti di Rajah 2.4-2.

Rajah 2.4-2: Skrin Menyokong Cuti

Langkah 3: Klik Subjek yang dikehendaki.

Contoh: LV:PENGHANTARAN PERMOHONAN CUTI UNTUK SOKONGAN

Langkah 4: Pengguna akan melihat skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi dan skrin Maklumat Sokongan seperti di Rajah 2.4-3.


31

Rajah 2.4-3: Skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi


Papar Unit Organisasi

Papar Maklumat Dokumen Sokongan

Papar Maklumat Profil Perkhidmatan

Langkah 6: Isikan maklumat-maklumat di bawah. Lihat Rajah 2.4-4 yang menunjukkan contoh maklumat yang telah diisi dan klik HANTAR.

Status Cuti: Pilih dari senarai drop-down

Catatan



32

Langkah 7: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan Menyokong Cuti atau Cancel untuk membatalkan permohonan (lihat Rajah 2.4-5).

Rajah 2.4-5: Mesej Pengesahan

Langkah 8: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan berjaya dihantar dan klik OK (lihat Rajah 2.4-6).

Rajah 2.4-6: Mesej Makluman Langkah 8: Mesej aliran kerja akan dipaparkan untuk memaklumkan bahawa proses Menyokong Cuti telah dihantar kepada penerima (lihat Rajah 2.4-7).

Rajah 2.4-7: Mesej Aliran Kerja


33

Langkah 9: Klik KELUAR dan pengguna akan kembali ke skrin Menyokong Cuti seperti di Rajah 2.4-8 dimana rekod yang disokong telah dikeluarkan dari senarai.




34

2.5 KELULUSAN CUTI

Fungsi ini membolehkan pengguna meluluskan permohonan cuti yang telah disokong, meluluskan baki cuti dan melaksanakan proses khas kelulusan cuti.

Pengguna:

Pelulus Cuti

Pelulus Cuti Kedua

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, mouse over Kelulusan Cuti seperti di Rajah 2.5-1.



Meluluskan Permohonan Cuti

Meluluskan Baki Cuti


35

2.5.1 Meluluskan Permohonan Cuti

Fungsi ini membolehkan pengguna meluluskan permohonan cuti seseorang pemohon setelah mendapat sokongan. Notis pemberitahuan akan dihantar kepada pemohon untuk makluman status permohonan cuti tersebut. Sesetegah cuti memerlukan kelulusan kuasa tertentu (Pelulus Kedua) berdasarkan jenis dan bilangan hari cuti-cuti tertentu seperti mana yang terdapat dalam Perintah Am Bab C.

Pengguna:

Pelulus Cuti

Pelulus Cuti Kedua

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Kelulusan Cuti, klik Meluluskan Permohonan Cuti. Pengguna akan melihat skrin Meluluskan Permohonan Cuti seperti di Rajah 2.5.1-1.

Rajah 2.5.1-1: Skrin Kelulusan Cuti

Langkah 2: Klik Subjek yang dikehendaki.

Contoh: LV:PENGHANTARAN PERMOHONAN CUTI UNTUK KELULUSAN: Cuti Rehat

Langkah 3: Pengguna akan melihat skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi yang mengandungi skrin Maklumat Sokongan dan skrin Maklumat Kelulusan (lihat Rajah 2.5.1-2 dan Rajah 2.5.1-3).

Rajah 2.5.1-2: Skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi


36

Rajah 2.5.1-3: Sambungan Skrin Maklumat Permohonan Cuti Pemilik Kompetensi


Papar Unit Organisasi

Papar Maklumat Dokumen Sokongan

Papar Maklumat Profil Perkhidmatan

Langkah 5: Isikan maklumat-maklumat berikut:

Status Cuti: Pilih dari senarai drop-down

Catatan

Langkah 6: Klik HANTAR.

Langkah 7: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan Meluluskan Cuti atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.5.1-4).



37

Langkah 8: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan Berjaya dihantar dan klik OK (lihat Rajah 2.5.1-5).

Rajah 2.5.1-5: Mesej Makluman

Langkah 9: Mesej aliran kerja akan dipaparkan untuk memaklumkan bahawa proses Meluluskan Cuti telah dihantar kepada penerima (lihat Rajah 2.5.1-6).


Langkah 10: Klik KELUAR dan pengguna akan kembali ke skrin Meluluskan Permohonan Cuti seperti di Rajah 2.5.1-7 dimana rekod yang disokong telah dikeluarkan dari senarai.

Rajah 2.5.1-7: Skrin Meluluskan Permohonan Cuti Setelah Operasi Hantar



38

2.5.2 Meluluskan Baki Cuti

Fungsi ini membolehkan pengguna meluluskan permohonan GCR dan baki cuti yang di bawa ke tahun hadapan seseorang pemohon. Notis pemberitahuan akan dihantar kepada pemohon untuk makluman status permohonan baki cuti tersebut.

Pengguna:

Pelulus Cuti

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Kelulusan Cuti, klik Meluluskan Baki Cuti. Pengguna akan melihat skrin Meluluskan Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan seperti di Rajah 2.5.2-1.

Rajah 2.5.2-1: Skrin Meluluskan Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan

Langkah 2: Klik pada nama pemohon dan skrin meluluskan permohonan cuti seper Rajah 2.5.2-2 akan terpapar.

Rajah 2.5.2-2: Skrin Meluluskan Baki Cuti

Langkah 3: Pilih Status Cuti melalui drop-down menu untuk meluluskan atau tidak meluluskan permohonan baki cuti tersebut. Langkah 4: Klik HANTAR.

Langkah 5: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan Meluluskan Baki Cuti atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.5.2-3).


39


Langkah 6: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan Berjaya dihantar dan klik OK (lihat Rajah 2.5.2-4).


Langkah 7: Mesej aliran kerja akan dipaparkan untuk memaklumkan bahawa proses Meluluskan Cuti telah dihantar kepada penerima (lihat Rajah 2.5.2-5).



40

Langkah 10: Klik KELUAR dan pengguna akan kembali ke skrin Meluluskan Permohonan GCR dan Bawa Ke Hadapan seperti di Rajah 2.5.2-6 dimana rekod yang diluluskan telah dikeluarkan dari senarai.

Rajah 2.5.2-6 Skrin Meluluskan Permohonan GCR dan Bawa Ke hadapan Setelah Operasi Hantar



41

2.6 PINDAAN/PEMBATALAN CUTI

Fungsi ini membolehkan pengguna membatalkan cuti sama ada yang belum diluluskan atau yang telah diluluskan dan meminda tarikh cuti yang telah diluluskan. Pengguna juga boleh mengemaskini permohonan cuti melalui fungsi ini.

Pengguna:


Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Pindaan/Pembatalan Cuti dan Pemohon Cuti (lihat Rajah 2.6-1).

Rajah 2.6-1: Menu Pindaan/Pembatalan Cuti

Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Pemohon Cuti seperti di Rajah 2.6-2.

Rajah 2.6-2: Skrin Pindaan/Pembatalan Cuti bagi Pemohon Cuti

Langkah 3: Klik TERUSKAN dan pengguna akan melihat skrin Senarai Permohonan Cuti seperti di Rajah 2.6-3.


42

Rajah 2.6-3: Skrin Senarai Permohonan Cuti


Kemaskini Permohonan Cuti

Hapus Permohonan Cuti


43

2.6.1 Kemaskini Permohonan Cuti

Operasi ini membolehkan pengguna mengemaskini maklumat permohonan cuti yang telah dipohon.

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari skrin Senarai Permohonan Cuti, klik Jenis Cuti yang dikehendaki (lihat Rajah 2.6.1-1).

Rajah 2.6.1-1: Skrin Senarai Permohonan Cuti

Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Permohonan Cuti seperti di Rajah 2.6.1-2 dan Rajah 2.6.1-3.

Rajah 2.6.1-2: Skrin Kemaskini Permohonan Cuti


Tambah Dokumen Sokongan

Hapus Dokumen Sokongan


44

Langkah 4: Kemaskini maklumat-maklumat berikut, jika perlu:



Alamat semasa bercuti

Negara: Pilih dari senarai drop-down

Bandar: Pilih dari senarai drop-down

Negeri: Pilih dari senarai drop-down

Poskod

No. Telefon

Sebab Bercuti

Langkah 5: Klik HANTAR.

Langkah 6: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan Kemaskini Permohonan Cuti atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.6.1-3).


Langkah 7: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan cuti Berjaya dikemaskini dan klik OK (lihat Rajah 2.6.1-4).


Langkah 8: Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Permohonan Cuti yang menunjukkan operasi Kemaskini telah selesai dilakukan (lihat Rajah 2.6.1-5).


45

Rajah 2.6.1-5: Skrin Senarai Permohonan Cuti Setelah Operasi Kemaskini

Langkah 9: Klik BATAL untuk keluar dari skrin.


46

2.6.2 Hapus Permohonan Cuti

Operasi ini membolehkan pengguna menghapus atau membatalkan permohonan cuti yang telah dihantar.

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari skrin Senarai Permohonan Cuti, klik pada check box Jenis Cuti yang hendak dihapus dan klik Hapus (lihat Rajah 2.6.2-1).

Rajah 2.6.2-1: Skrin Senarai Permohonan Cuti

Langkah 2: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan Hapus Permohonan Cuti atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.6.2-2).


Langkah 3: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa proses hapus atau batal cuti telah Berjaya dan klik OK (lihat Rajah 2.6.2-3).


47


Langkah 4: Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Permohonan Cuti yang menunjukkan operasi hapus atau batal telah berjaya dimana cuti yang dihapus/batal telah tiada dalam senarai permohonan cuti (lihat Rajah 2.6.2-4).

Rajah 2.6.2-4: Skrin Senarai Permohonan Cuti Selepas Proses Hapus/Batal



48

2.7 MAKLUMAT PENGUMPULAN WATU KERJA LEBIH MASA

Fungsi ini membolehkan pengguna menyelenggara waktu kerja lebih masa bagi membolehkan pengguna merekod dan mengumpul serta menyemak waktu kerja masa bagi tujuan permohonan cuti gantian atau bayaran lebih masa. Fungsi ini juga membolehkan pihak pengesah untuk mengesahkan maklumat waktu kerja lebih masa yang telah diselanggara oleh pemohon.

Pengguna:

Pemohon/Pemilik Kompetensi

Pengesah Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa (lihat Rajah 2.7-1).

Rajah 2.7-1: Menu Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa


Selenggara Waktu Kerja Lebih Masa – CO

Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa

Pengesahan Waktu Kerja Lebih Masa


49

2.7.1 Selenggara Waktu Kerja Lebih Masa - CO

Operasi ini membolehkan pengguna menyelenggara waktu kerja lebih masa bagi membolehkan pengguna merekod dan mengumpul waktu kerja masa bagi tujuan permohonan cuti gantian atau bayaran lebih masa.

Langkah-langkah:

Langkah 1: Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa dan Selenggara waktu Kerja Lebih Masa - CO (lihat Rajah 2.7.1-1).

Rajah 2.7.1-1: Menu Selenggara Waktu Kerja Lebih Masa - CO Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Selenggara Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa yang mengandungi maklumat Cuti Gantian dan Tuntutan Kerja Lebih Masa seperti di Rajah

2.7.1-2.

Rajah 2.7.1-2: Skrin Selenggara Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa

Langkah 3: Pengguna akan melihat skrin Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa dan klik TAMBAH untuk meneruskan operasi (lihat Rajah 2.7.1-3).


50

Rajah 2.7.1-3: Skrin Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa

Langkah 4: Klik TAMBAH dan Pengguna akan melihat skrin Tambah Waktu Kerja Lebih Masa seperti di Rajah 2.7.1-4.

Rajah 2.7.1-4 Skrin Tambah Maklumat Kerja Lebih Masa

Langkah 5: Kemaskini maklumat-maklumat berikut:

Bulan: Pilih dari senarai drop-down

Tahun: Pilih dari senarai drop-down

Jenis Kerja Lebih Masa: Pilih dari senarai drop-down

Tarikh Mula Kerja Lebih Masa: Pilih dari senarai drop-down

Waktu Mula: Pilih dari senarai drop-down

Tarikh Tamat Kerja Lebih Masa: Pilih dari senarai drop-down

Waktu Tamat: Pilih dari senarai drop-down

Keterangan Tugas


51

Langkah 6: Klik SIMPAN.

Langkah 7: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan proses Tambah Waktu Kerja Lebih Masa atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.7.1-5).

Rajah 2.7.1-5 Mesej Pengesahan

Langkah 8: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa proses tambah waktu kerja lebih masa telah Berjaya dan klik OK (lihat Rajah 2.7.1-6).

Rajah 2.7.1-6 Mesej Makluman Langkah 9: Pengguna akan kembali ke skrin Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa yang menunjukkan operasi tambah waktu kerja lebih masa telah berjaya dimana maklumat yang ditambah akan dipaparkan (lihat Rajah 2.7.1-8).

Rajah 2.7.1-8: Skrin Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa Yang Telah Ditambah

Langkah 10: Klik butang MUAT NAIK untuk muat naik Dokumen Sokongan (lihat Rajah 2.7.1-9).


52

Rajah 2.7.1-9: Skrin Muat Naik Dokumen Sokongan Langkah 11: Klik butang Choose File dan pilih dokumen yang ingin dimuat naik, isikan Nama Dokumen Sokongan dantuk klik butang SIMPAN (lihat Rajah 2.7.1-10).

Rajah 2.7.1-10: Skrin Muat Naik Dokumen Sokongan Selepas Pilih Dokumen Langkah 12: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan proses muat naik dokumen sokongan atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.7.1-11).

Rajah 2.7.1-11 Mesej Pengesahan

Langkah 13: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa proses muat naik dokumen sokongan telah Berjaya dan klik OK (lihat Rajah 2.7.1-12).


53

Rajah 2.7.1-12 Mesej Makluman

Langkah 14: Pengguna akan kembali ke skrin Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa yang menunjukkan operasi muat naik dokumen sokongan telah berjaya (lihat Rajah 2.7.1-13).

Rajah 2.7.1-13: Skrin Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa Yang Telah Ditambah


54

2.7.2 Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih

Operasi ini membolehkan pengguna menyemak maklumat pengumpulan waktu kerja lebih masa yang telah direkodkan oleh pemilik kompetensi.

Pengguna:

Penyemak Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa

Langkah-langkah:


Rajah 2.7.2-1: Menu Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa seperti di Rajah 2.7.2-2.

Rajah 2.7.2-2: Skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa Langkah 3: Klik Subjek bagi pengumpulan waktu kerja lebih masa yang ingin disemak. Langkah 4: Pengguna akan melihat skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa bagi pemilik kompetensi yang dipilih seperti di Rajah 2.7.2-3.


55

Rajah 2.7.2-3: Skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa Bagi Pemilik Kompetensi Yang Telah Dipilih Langkah 4: Klik Bulan Mula bagi maklumat pengumpulan waktu kerja lebih masa yang ingin disemak. Langkah 5: Skrin Senarai Maklumat Pengumpulan Kerja Lebih Masa akan terpapar seperti di Rajah 2.7.2-4.

Rajah 2.7.2-4: Skrin Senarai Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa

Langkah 6: Pilih Disemak/Untuk Pembetulan di Status Pengumpulan Maklumat seperti di Rajah 2.7.2-4. Langkah 7: Klik butang HANTAR. Langkah 8: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan proses hantar rekod atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.7.2-5).



56

Langkah 9: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa proses hantar rekod telah Berjaya dan klik OK (lihat Rajah 2.7.2-6).

Rajah 2.7.2-6: Mesej Makluman Langkah 10: Mesej aliran kerja akan terpapar untuk memaklumkan bahawa maklumat akan dihantar kepada pemilik kompetensi dan pengesah untuk pengumpulan maklumat waktu kerja lebih masa (lihat Rajah 2.7.2-7).

Rajah 2.7.2-7: Mesej Aliran Kerja Langkah 10: Pengguna akan kembali kepada skrin Penyemakan Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa dengan status adalah Disemak (lihat Rajah 2.7.2-8).

Rajah 2.7.2-8: Skrin Penyemakan Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa Selepas Semakan



57

2.7.2 Pengesahan Maklumat Waktu Kerja Lebih

Operasi ini membolehkan pengguna mengesahkan maklumat pengumpulan waktu kerja lebih masa yang telah direkodkan oleh pemilik kompetensi.

Pengguna:

Pengesah Maklumat Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa

Langkah-langkah:


Rajah 2.7.2-1: Menu Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa Langkah 2: Pengguna akan melihat skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa seperti di Rajah 2.7.2-2.

Rajah 2.7.2-2: Skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa Langkah 3: Klik Subjek bagi pengumpulan waktu kerja lebih masa yang ingin disemak. Langkah 4: Pengguna akan melihat skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa bagi pemilik kompetensi yang dipilih seperti di Rajah 2.7.2-3.


58

Rajah 2.7.2-3: Skrin Penyemakan Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa Bagi Pemilik Kompetensi Yang Telah Dipilih Langkah 4: Klik Bulan Mula bagi maklumat pengumpulan waktu kerja lebih masa yang ingin disemak. Langkah 5: Skrin Senarai Maklumat Pengumpulan Kerja Lebih Masa akan terpapar seperti di Rajah 2.7.2-4.

Rajah 2.7.2-4: Skrin Senarai Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa Langkah 6: Pilih Disemak/Untuk Pembetulan di Status Pengumpulan Maklumat seperti di Rajah 2.7.2-4. Langkah 7: Klik butang HANTAR. Langkah 8: Mesej pengesahan akan terpapar dan klik OK untuk meneruskan proses hantar rekod atau Cancel untuk membatalkan proses (lihat Rajah 2.7.2-5).

Rajah 2.7.2-5: Mesej Pengesahan Langkah 9: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa proses hantar rekod telah Berjaya dan klik OK (lihat Rajah 2.7.2-6).


59

Rajah 2.7.2-6: Mesej Makluman Langkah 10: Mesej aliran kerja akan terpapar untuk memaklumkan bahawa maklumat akan dihantar kepada pemilik kompetensi dan pengesah untuk pengumpulan maklumat waktu kerja lebih masa (lihat Rajah 2.7.2-7).

Rajah 2.7.2-7: Mesej Aliran Kerja Langkah 10: Pengguna akan kembali kepada skrin Penyemakan Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa dengan status adalah Disemak (lihat Rajah 2.7.2-8).

Rajah 2.7.2-8: Skrin Penyemakan Pengumpulan Waktu Kerja Lebih Masa Selepas Semakan



60

2.8 PERMOHONAN KELUAR PEJABAT Fungsi ini membolehkan pengguna membuat permohonan kebenaran untuk meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja seperti yang diperuntukkan di bawah Perintah Am 5 Bab G. Perintah am tersebut menjelaskan bahawa jika seseorang pegawai hendak meninggalkan pejabatnya di dalam waktu bekerja, kebenaran Pegawai Penyelia hendaklah diperolehi terlebih dahulu sebelum berbuat demikian. Tempoh maksimum yang dibenarkan untuk tujuan meninggalkan pejabat dalam waktu bekerja hendaklah tidak melebihi 4 jam sehari atau separuh daripada waktu bekerja sehari (tidak termasuk waktu rehat), mana yang lebih rendah. Jika tempoh meninggalkan pejabat melebihi daripada tempoh maksimum yang ditetapkan pada hari tersebut, pegawai dikehendaki mengambil Cuti Rehat atau cuti lain yang berkelayakan.

Pengguna:


Pelulus Maklumat Waktu Kerja Lebih Masa/Pegawai Penyelia

Langkah-langkah: Langkah 1: Dari menu Pengurusan Cuti, pilih fungsi Kebenaran Keluar Pejabat (lihat Rajah 2.8-1).

Rajah 2.8-1: Menu Kebenaran Keluar Pejabat


Permohonan Keluar Pejabat

Status Permohonan Keluar Pejabat

Meluluskan Permohonan Keluar Pejabat


61

2.8.1 Permohonan Keluar Pejabat Fungsi ini membolehkan pemohon untuk membuat permohonan keluar pejabat atas urusan peribadi untuk dihantar kepada pelulus. Pengguna:


Langkah-langkah: Langkah 1: Dari menu Kebenaran Keluar Pejabat, pilih Permohonan Keluar Pejabat (lihat Rajah

2.8.1-1).

Rajah 2.8.1-1: Menu Permohonan Keluar Pejabat

Langkah 2: Skrin Kebenaran Keluar Pejabat akan dipaparkan (lihat Rajah 2.8.1-2).

Rajah 2.8.1-2: Skrin Permohonan Keluar Pejabat

Langkah 3: Isikan maklumat seperti tujuan, tempoh keluar pejabat serta muatnaik dokumen sokongan bagi melengkapkan permohonan seperti skrin di Rajah 2.8.1-3.


62

Rajah 2.8.1-3: Skrin Permohonan Keluar Pejabat Yang Telah Dilengkapkan

Langkah 4: Klik butang MUAT NAIK dan mesej pengesahan untuk muat naik dokumen akan dipaparkan seperti Rajah 2.8.1-4.

Rajah 2.8.1-4: Skrin Mesej Pegesahan

Langkah 5: Klik OK untuk meneruskan permohonan atau Cancel untuk membatalkan operasi. Langkah 6: Sekiranya klik OK, mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa

dokumen berjaya disimpan (lihat Rajah 2.8.1-5).


63

Rajah 2.8.1-5: Skrin Mesej Makluman

Langkah 7: Klik OK pada mesej makluman.

Langkah 8: Pilih Nama Penyelia untuk kelulusan menggunakan kaedah “user selection” seperti

berikut (lihat Rajah 2.8.1-6):

a. Klik Nama Penyelia, skrin Carian Jawatan Sebenar akan dipaparkan.

b. Carian pada Unit Organisasi dan pilih Nama Penyelia.

Rajah 2.8.1-6: Skrin Carian Jawatan Sebenar

Langkah 9: Setelah Nama Penyelia dipilih, nama dan jawatan penyelia akan terpapar seperti skrin di Rajah 2.8.1-7.


64

Rajah 2.8.1-7: Skrin Permohonan Keluar Pejabat Yang Lengkap

Langkah 10: Klik butang HANTAR untuk menghantar permohonan. Mesej pengesahan untuk penghantaran rekod akan dipaparkan (lihat Rajah 2.8.1-8). Langkah 11: Klik OK untuk meneruskan permohonan atau Cancel untuk membatalkan operasi (lihat Rajah 2.8.1-8).

Rajah 2.8.1-8: Skrin Mesej Pengesahan

Langkah 12: Mesej makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa permohonan berjaya dihantar dan klik OK (lihat Rajah 2.8.1-9).


65

Rajah 2.8.1-9: Skrin Mesej Makluman

Langkah 13: Mesej aliran kerja akan dipaparkan dimana permohonan telah dihantar kepada pegawai penyelia (lihat Rajah 2.8.1-10).

Rajah 2.8.1-10: Skrin Mesej Aliran Kerja

Langkah 11: Klik Keluar untuk keluar dari skrin.


66

2.8.2 Status Permohonan Keluar Pejabat Fungsi ini membolehkan:

a. Pemohon dan pelulus memaparkan status permohonan keluar pejabat.

b. Pelulus membuat carian permohonan yang telah dihantar oleh pemohon di bawah seliaan

mereka.

Pengguna:



Langkah-langkah: Langkah 1: Dari menu Kebenaran Keluar Pejabat, pilih Status Permohonan Keluar Pejabat (lihat

Rajah 2.8.2-1)

Rajah 2.8.2-1: Menu Status Permohonan Keluar Pejabat

Langkah 2: Pelulus/Pegawai Penyelia untuk menyemak status permohonan keluar pejabat melalui

Carian Unit Organisasi, klik butang CARI pada Unit Organisasi dan pilih Unit Organisasi seperti

skrin di Rajah 2.8.2-2.


67

Rajah 2.8.2-2: Skrin Carian Unit Organisasi

Langkah 3: Skrin yang memaparkan senarai permohonan keluar pejabat bagi Unit Organisasi yang telah dipilih akan terpapar seperti Rajah 2.8.1-3.

Rajah 2.8.2-3: Skrin Senarai Permohonan Keluar Pejabat Bagi Unit Organisasi Yang Telah Dipilih

Langkah 4: Klik pada radio button di bahagian hujung kiri nama pemohon/pemilik kompetensi dan skrin status dan maklumat permohonan akan dipaparkan seperti Rajah 2.8.2-4.


68

Rajah 2.8.2-4: Skrin Status dan Maklumat Permohonan

Langkah 5: Pelulus/Pegawai Penyelia untuk menyemak status permohonan keluar pejabat melalui carian Nama Pegawai, klik CARI pada Nama Pegawai dan skrin carian akan terpapar seperti di Rajah 2.8.2-5.

Rajah 2.8.2-5: Skrin Carian Nama Pegawai


69

Langkah 6: Klik pada radio button pada nama pegawai yang dipilih dan skrin senarai permohonan

akan terpapar seperti di Rajah 2.8.2-6.

Langkah 7: Klik TERUSKAN dan rekod status permohonan dipaparkan seperti di Rajah 2.8.2-6.

Rajah 2.8.2-6: Skrin Senarai Permohonan Keluar Pejabat Bagi Pegawai Yang Telah Dipilih

Langkah 8: Klik pada radio button di bahagian hujung kiri nama pemohon/pemilik kompetensi dan skrin status dan maklumat permohonan akan dipaparkan seperti Rajah 2.8.2-7.

Rajah 2.8.2-7: Skrin Senarai Permohonan Keluar Pejabat Bagi Pegawai Yang Telah Dipilih

Langkah 9: Klik pada Nama Pemilik Kompetensi untuk papar permohonan dalam format Borang Kebenaran Untuk Meninggalkan Pejabat seperti di Rajah 2.8.2-8.


70

Rajah 2.8.2-8: Skrin Borang Kebenaran Untuk Meninggalkan Pejabat

Langkah 10: Klik butang PREVIEW CETAK pada skrin Rajah 2.8.2-6 dan Laporan Status Permohonan Keluar Pejabat akan dipaparkan seperti di Rajah 2.8.2-9.

Rajah 2.8.2-9: Skrin Laporan Status Permohonan Keluar Pejabat



71

2.8.3 Meluluskan Permohonan Keluar Pejabat Fungsi ini membolehkan pelulus/pegawai penyelia meluluskan permohonan keluar pejabat yang telah dihantar oleh pemohon di bawah seliaan mereka.

Pengguna:


Langkah-langkah: Langkah 1: Dari menu Kebenaran Keluar Pejabat, pilih Meluluskan Permohonan Keluar Pejabat (lihat Rajah 2.8.3-1).

Rajah 2.8.3-1: Menu Kelulusan Permohonan Keluar Pejabat

Langkah 2: Skrin Meluluskan Permohonan Keluar Pejabat akan dipaparkan seperti di Rajah 2.8.3-2 dan klik pada Subjek bagi permohonan yang ingin diberi kelulusan.

Rajah 2.8.3-2: Skrin Senarai Permohonan Keluar Pejabat Untuk Diluluskan


72

Langkah 3: Skrin Maklumat Kelulusan akan dipaparkan di mana pengguna boleh melihat

maklumat permohonan seperti di Rajah 2.8.3-3. Pilih Status Permohonan untuk meluluskan atau

tidak permohonan tersebut.

Langkah 4: Klik butang HANTAR untuk menghantar status permohonan yang telah dipilh (lihat

Rajah 2.8.3-3).

Rajah 2.8.3-3: Skrin Untuk Memilih Status Permohonan

Langkah 5: Mesej pengesahan untuk penghantaran rekod akan dipaparkan seperti Rajah 2.8.3-4 dan klik OK untuk meneruskan penghantaran rekod atau Cancel untuk membatalkan operasi.


Langkah 6: Mesej Makluman akan terpapar untuk memaklumkan bahawa status permohonan

telah berjaya dihantar dan klik OK.


Langkah 7: Mesej aliran kerja bagi pemberitahuan kelulusan permohonan keluar pejabat akan

dipaparkan seperti Rajah 2.8.3-6.


73


Langkah 8: Klik butang KELUAR untuk keluar dari skrin.

-TAMAT-

PANDUAN PENGGUNA - eghrmis.gov.my · PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL...

Documents

Transcript of PANDUAN PENGGUNA - eghrmis.gov.my · PANDUAN PENGGUNA HRMIS 2.0: TARIKH PENGEMASKINIAN: SUBMODUL...