PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YAYASAN …eyayasan2.yp.org.my/bsmyp/document/... ·...
Transcript of PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YAYASAN …eyayasan2.yp.org.my/bsmyp/document/... ·...
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YAYASAN PAHANG SECARA ATAS TALIAN BIASISWA SEKOLAH MENENGAH (BSM)
BIASISWA SEKOLAH RENDAH (BSR)
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
ISI KANDUNGAN
Muka Surat
PENGENALAN Bab 1
1.1 Sejarah Penubuhan Yayasan Pahang 2 1.2 Unit Biasiswa Sekolah Menengah Yayasan Pahang 2 1.3 Objektif BSM / BSR 2 1.4 Kriteria kelayakan pemohon Biasiswa Sekolah YP 3-4 1.5 Dokumen wajib yang perlu dilampirkan 5 1.6 Kadar Biasiswa Sekolah YP 5-6 1.7 Jawatankuasa Biasiswa Sekolah YP 6-7
PERMOHONAN BIASISWA SEKOLAH YP Bab 2
2.1 Tatacara permohonan 9-11
PROSES KERJA DAN CARTA ALIR Bab 3
3.1 Proses kerja permohonan Biasiswa Sekolah YP 13 3.2 Carta alir proses permohonan Biasiswa Sekolah YP 14-15 3.3 Proses kerja semakan permohonan Biasiswa Sekolah YP 16 3.4 Carta alir proses semakan permohonan Biasiswa Sekolah YP 17 3.5 Tatacara bayaran Biasiswa Sekolah YP 18 3.5 Proses kerja semakan bayaran Biasiswa Sekolah YP 19-20 3.7 Carta alir proses kerja pembayaran Biasiswa Sekolah YP 20-21 3.8 Penggunaan wang Biasiswa Sekolah YP 22 3.9 Proses kerja pertukaran murid ke sekolah dalam negeri Pahang 23
3.10 Carta alir proses pertukaran murid ke sekolah dalam negeri 23 Pahang
3.11 Penarikan semula Biasiswa Sekolah YP 24 3.12 Proses kerja penarikan semula Biasiswa Sekolah YP 2 5 3.13 Carta alir proses penarikan Biasiswa Sekolah YP 25
PEREKODAN DAN PEMFAILAN Bab 4
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
PEMANTAUAN
Muka Surat
Bab 5
5.1 Tatacara pemantauan Biasiswa Sekolah YP
29
5.2 Proses kerja pemantauan oleh SEKOLAH/PPD/JPN Pahang/JAIP/YP 29
5.3 Carta alir pemantauan pengurusan Biasiswa Sekolah YP 30
PERTUKARAN GURU BIASISWA Bab 6
6.1 Tatacara serah tugas
32
6.2 Proses kerja pertukaran guru biasiswa 32
6.3 Carta alir pertukaran guru biasiswa 33
LAMPIRAN
A Permohonan mengeluarkan wang biasiswa 34
B Penggantian kad ATM 35
C Instrumen pemantauan Biasiswa Sekolah YP 36-38
D Nota serah tugas 39-42
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
2
1.1 SEJARAH PENUBUHAN YAYASAN PAHANG
Perasmian Yayasan Pahang (YP) telah disempurnakan pada 29 September 1983
oleh KDYMM Sultan Haji Ahmad Shah Ibni Almarhum Sultan Abu Bakar
Riayatuddin Al-Muadzam Shah, Yang DiPertuan Agong pada ketika itu. Misi utama
penubuhan YP adalah untuk meningkatkan kemajuan pendidikan, sukan,
kebudayaan dan memperluaskan peluang mendapatkan pendidikan dalam
kalangan anak negeri Pahang dan warganegara Malaysia yang menetap di negeri
ini.
Sebagai pemangkin penjanaan modal insan bertaraf dunia, YP kini memberi fokus
kepada kualiti dan kuantiti murid yang menerima bantuan. Selaku organisasi yang
bertanggungjawab terhadap pembangunan pendidikan anak-anak Pahang, YP
menyediakan pakej pendidikan lengkap kepada anak-anak negerinya meliputi
murid sekolah rendah, menengah, institut pengajian tinggi, masyarakat bekerja
dan masyarakat minoriti orang asli.
1.2 BIASISWA SEKOLAH YAYASAN PAHANG
Biasiswa Sekolah Menengah (BSM) telah ditubuhkan pada tahun 1983 manakala
Biasiswa Sekolah Rendah (BSR) ditubuhkan pada tahun 2002 untuk
menguruskan bantuan biasiswa kepada murid-murid dalam negeri Pahang untuk
kegunaan persekolahan seterusnya mengelakkan anak Pahang tercicir dalam
menerima pendidikan.
1.3 OBJEKTIF BSM / BSR
Memastikan pengendalian biasiswa menepati keperluan YP dilaksanakan secara
efisien dan efektif seterusnya memenuhi kehendak pelanggan dan Kerajaan
Negeri Pahang.
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
3
1.4 KRITERIA KELAYAKAN PEMOHON BIASISWA SEKOLAH YP
1.4.1 Kriteria kelayakan BSM adalah seperti berikut:
i. Warganegara Malaysia.
ii. Ibu atau bapa warganegara Malaysia.
iii. Pemohon/ibu/bapa lahir di negeri Pahang.
iv. Jika pemohon/ibu/bapa lahir di luar negeri Pahang, mestilah bermastautin di Pahang lebih dari 10 tahun.
v. Mempunyai ramai adik-beradik yang masih bersekolah di bawah tanggungan ibu bapa tanpa menerima sebarang bantuan kewangan lain.
vi. Keutamaan diberikan kepada Pemohon yang terdiri daripada anak yatim atau berasal daripada keluarga kurang berkemampuan yang mendapat bantuan kebajikan masyarakat atau ibu bapa atau penjaga uzur, cacat, Orang Kelainan Upaya (OKU) atau ibu tunggal atau Peserta Program Pembangunan Rakyat Termiskin (PPRT) diberi keutamaan.
vii. Murid yang cemerlang akademik dan kokurikulum.
viii. Pemohon mestilah sedang belajar di Sekolah Menengah Kebangsaan/Sekolah Berasrama Penuh/Kolej Vokasional/Sekolah Teknik/Sekolah Menengah Agama/Sekolah Menengah Agama Negeri/Sekolah Menengah Agama Rakyat/Sekolah Agama Bantuan Kerajaan dalam Negeri Pahang sahaja.
ix. Pendapatan kasar isi rumah (gaji pokok dan elaun tetap) tertakluk kepada pemilihan semasa tahun tersebut.
x. Murid yang pernah digantung/dibuang boleh dipertimbangkan permohonan semula pada tingkatan 4 jika berkelakuan baik.
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
4
1.4.2 Kriteria kelayakan BSR adalah seperti berikut:
i. Warganegara Malaysia.
ii. Ibu atau bapa warganegara Malaysia.
iii. Anak Negeri Pahang Darul Makmur yang ditakrifkan sebagai: Pemohon
atau ibu atau bapa mesti dilahirkan di Negeri Pahang Darul Makmur.
iv. Mempunyai ramai adik-beradik yang masih bersekolah bawah
tanggungan ibu bapa tanpa menerima sebarang bantuan kewangan
lain.
v. Keutamaan diberikan kepada Pemohon yang terdiri daripada anak
yatim atau berasal daripada keluarga kurang berkemampuan yang
mendapat bantuan kebajikan masyarakat atau ibu bapa atau penjaga
uzur, cacat, Orang Kelainan Upaya (OKU) atau ibu tunggal atau
Peserta Program Pembangunan Rakyat Termiskin (PPRT) diberi
keutamaan.
vi. Murid yang berpotensi dalam akademik atau kokurikulum.
vii. Pemohon sedang belajar di Tahun 3 bagi tahun semasa di Sekolah
Kebangsaan / Sekolah Jenis Kebangsaan (Cina) / Sekolah Jenis
Kebangsaan (Tamil) dan Sekolah Agama Bantuan Kerajaan (SABK)
dalam Negeri Pahang Darul Makmur.
viii. Pendapatan kasar isi rumah (gaji pokok dan elaun tetap) tertakluk
kepada pemilihan semasa tahun tersebut.
ix. Murid yang pernah digantung/dibuang sekolah tidak layak memohon.
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
5
1.5 DOKUMEN WAJIB YANG PERLU DILAMPIRKAN BERSAMA BORANG
PERMOHONAN
Pemohon wajib melampirkan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan
benar semasa membuat permohonan.
i. Salinan kad pengenalan/MyKid pemohon.
ii. Salinan sijil lahir pemohon.
iii. Salinan kad pengenalan ibu dan bapa/penjaga.
iv. Salinan sijil kematian ibu/bapa bagi anak-anak yatim (jika berkaitan).
v. Salinan sijil pengesahan bercerai bagi ibu bapa yang berpisah (jika berkaitan).
vi. Salinan kad OKU/JKM/PPRT ibu bapa/penjaga (jika berkaitan).
vii. Jika pemohon, ibu dan bapa TIDAK DILAHIRKAN di Pahang, surat pengesahan bermastautin wajib dilampirkan.
viii. Salinan slip gaji/penyata pendapatan terkini ibu dan bapa atau penjaga yang disahkan oleh majikan. Surat pengesahan pendapatan daripada Penghulu/Ketua Kampung wajib dilampirkan bagi ibu bapa/penjaga yang tidak mempunyai slip gaji.
ix. Salinan keputusan peperiksaan UPSR/PT3/SMA/SPM bagi permohonan BSM.
1.6 KADAR BIASISWA SEKOLAH YP
1.6.1 Kadar BSM bagi murid baharu Tingkatan 1 dan Tingkatan 4 pada tahun
semasa adalah sebanyak RM600 setahun. Murid akan dibayar penuh pada
tahun pertama permohonan. Manakala pada tahun berikutnya,
pembayaran akan dibuat dua kali setahun.
Jadual 1 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 1 BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN
i. Tingkatan 1 (baharu) RM600 RM600 ii. Tingkatan 2 (sedia ada) RM300 RM300 RM600 iii. Tingkatan 3 (sedia ada) RM300 RM300 RM600 iv. Tingkatan 4 (sedia ada) RM300 RM300 RM600 v. Tingkatan 5 (sedia ada) RM300 RM300 RM600
Jadual 2 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 4
BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN
i. Tingkatan 4 (baharu) RM600 RM600 ii. Tingkatan 5 (sedia ada) RM300 RM300 RM600
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
6
1.6.2 Kadar BSM bagi murid baharu Tingkatan 6 Rendah pada tahun semasa
adalah sebanyak RM300. Manakala pada tahun berikutnya, pembayaran
akan dibuat dua kali setahun.
Jadual 3 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 6 Rendah
BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN
i. Tingkatan 6 Rendah (baharu) RM300 RM300 ii. Tingkatan 6 Atas (sedia ada) RM300 RM300 RM600
1.6.3 Kadar BSR bagi murid Tahun 4, 5 dan 6 pada tahun semasa adalah sebanyak RM300 setahun.
1.7 JAWATANKUASA BIASISWA SEKOLAH YP
Sebarang keputusan berkaitan pengurusan BSM / BSR perlu diputuskan
dalam mesyuarat jawatankuasa di setiap peringkat bagi memastikan keputusan
yang dibuat lebih telus. Minit mesyuarat jawatankuasa berkenaan perlu difailkan
untuk tujuan rekod, pemantauan dan pengauditan. Jawatankuasa yang terlibat di
setiap peringkat dan peranannya adalah seperti berikut:
1.7.1 Jawatankuasa Biasiswa Sekolah Yayasan Pahang
Pengerusi : Ketua Pegawai Eksekutif Timbalan Pengerusi : Ketua Pegawai Operasi Setiausaha 1 : Pengurus Capaian Pendidikan Setiausaha 2 : Penolong Pengurus Capaian Pendidikan Ahli Jawatankuasa : Pengurus Teknologi Maklumat
Juruaudit Pembantu Tadbir Capaian Pendidikan Pembantu Tadbir Unit Kewangan dan Akaun
Peranan Jawatankuasa Biasiswa Sekolah Yayasan Pahang:
i) Mencadangkan jumlah murid layak menerima tawaran baharu
mengikut peruntukan kewangan pada tahun semasa. ii) Membuat bayaran pada tempoh yang ditetapkan. iii) Mendapatkan data murid layak memohon daripada JPN Pahang/JAIP. iv) Menyelia sistem atas talian BSM / BSR.
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
7
1.7.2 Jawatankuasa Biasiswa Sekolah YP Peringkat Jabatan Pendidikan Negeri
Pahang (JPN Pahang) Pengerusi : Timbalan Pengarah Pendidikan
Sektor Pembangunan Murid Timbalan Pengerusi : Ketua Penolong Pengarah Kanan
Hal Ehwal Murid Setiausaha : Penolong Pengarah Hal Ehwal Murid Ahli Jawatankuasa : Penolong Pegawai Pendidikan
Hal Ehwal Murid PPD
Peranan Jawatankuasa Biasiswa Sekolah YP Peringkat JPN Pahang:
i. Memberi data murid yang diperlukan oleh YP pada tahun semasa. ii. Pemantauan pengurusan BSM / BSR di peringkat sekolah.
1.7.3 Jawatankuasa Biasiswa Sekolah YP Peringkat Sekolah
Pengerusi : Pengetua / Guru Besar (PGB) Timbalan Pengerusi : Penolong Kanan Hal Ehwal Murid
(PK HEM) Setiausaha : Guru Biasiswa Ahli Jawatankuasa : Penolong Kanan Pentadbiran
Penolong Kanan Kokurikulum Guru Bimbingan dan Kaunseling Guru Kelas Tahun 3 / Tingkatan 1, 4 & 6 Rendah YDP PIBG / Wakil (bukan guru)
Pengerusi JKKK / Wakil
Peranan Jawatankuasa Biasiswa Sekolah YP Peringkat Sekolah:
i. Kenalpasti dan menyenarai pendek murid yang layak dahulu sebelum merujuk kepada sistem atas talian untuk memohon BSM / BSR.
ii. Wajib menyerahkan Borang permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan ibubapa / penjaga) dan Senarai Murid Memohon Biasiswa kepada YP.
iii. Sekiranya jawatankuasa mendapati terdapat keraguan maklumat pada mana-mana bahagian yang diisytiharkan, pihak jawatankuasa berhak untuk menolak permohonan tersebut atau menarik semula biasiswa yang telah ditawarkan.
iv. Sekolah bertanggungjawab mengemas kini data murid di Aplikasi Pangkalan Data Murid (APDM) bagi penyediaan data permohonan baharu secara atas talian.
v. Mengemas kini status murid melalui sistem atas talian. (Murid bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar Pahang/kes disiplin/menerima tawaran biasiswa lain/ berhenti sekolah/ bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4.1 (viii) & 1.4.2 (vii) / meninggal dunia/ bertukar ke MRSM/MTD/IPT (bagi pemohon BSM )).
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
9
2.1 TATACARA PERMOHONAN
Biasiswa Sekolah YP ditawarkan kepada murid yang layak berdasarkan kriteria
yang telah ditetapkan. Bagi melancarkan proses permohonan Biasiswa Sekolah
YP, setiap peringkat perlu memainkan peranan tertentu seperti berikut:
2.1.1 Tanggungjawab Ibu bapa/Penjaga
i) Ibu bapa/penjaga hendaklah mengisi Borang Permohonan BSM
1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 dengan lengkap (Borang yang tidak
lengkap diisi akan dikembalikan kepada pemohon).
ii) Borang permohonan yang telah lengkap diisi hendaklah diserahkan
kepada pihak sekolah bersama dengan salinan dokumen-dokumen
yang telah disahkan benar.
iii) Menandatangani Borang Permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan
ibubapa / penjaga) dan hantar kepada sekolah.
2.1.2 Tanggungjawab Murid
Murid yang layak memohon perlu mengambil Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 di sekolah masing-masing. Borang yang lengkap diisi beserta salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan wajib diserahkan kepada Guru Biasiswa Sekolah sebelum tarikh tutup permohonan pada tahun semasa.
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
10
2.1.3 Tanggungjawab Sekolah
2.1.3.1 Biasiswa Sekolah Menengah (BSM)
i) Memastikan setiap murid yang memohon BSM menepati
kriteria yang telah ditetapkan.
ii) Memastikan Borang Permohonan BSM 4.0 (surat akuan
ibubapa / penjaga) beserta salinan dokumen-dokumen wajib
disemak sebelum dihantar ke YP.
iii) Mencetak dan menandatangani Senarai Murid Memohon
Biasiswa sebelum dihantar ke YP.
iv) Memastikan Surat Setuju Terima dihantar semula ke YP bagi
tujuan penawaran BSM.
v) Mengagihkan surat tawaran baharu BSM kepada murid
yang berjaya.
vi) Memastikan Senarai Penerimaan Bayaran disemak dan
ditandatangani oleh murid. Senarai yang telah lengkap
ditandatangani perlu dihantar ke YP bagi tujuan perekodan.
vii) Mengemas kini status murid melalui sistem atas talian.
(Murid bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar
Pahang/kes disiplin / menerima tawaran biasiswa lain
/MRSM/MTD/IPT/berhenti sekolah/bertukar sekolah selain
daripada perkara 1.4.1 (viii) / meninggal dunia).
viii) Pentadbir sistem atas talian BSM di bawah tanggungjawab PK
HEM.
ix) Permohonan rayuan BSM perlu dibuat terus kepada YP.
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
11
2.1.3.2 Biasiswa Sekolah Rendah (BSR)
i) Memastikan setiap murid yang memohon BSR menepati
kriteria yang telah ditetapkan.
ii) Memastikan Borang Permohonan BSR 4.0 (surat akuan
ibubapa / penjaga) beserta salinan dokumen-dokumen wajib
disemak sebelum dihantar ke YP.
iii) Mencetak dan menandatangani Senarai Murid Memohon
Biasiswa sebelum dihantar ke YP.
iv) Memastikan Surat Setuju Terima dihantar semula ke YP bagi
tujuan penawaran BSR.
v) Mengagihkan surat tawaran baharu BSR kepada murid yang
berjaya.
vi) Menyemak dan mengesahkan maklumat murid yang terdapat di
dalam salinan baucar pembayaran BSR.
vii) Pihak sekolah boleh membuat pemotongan segala
pembayaran persekolahan atau yuran yang perlu
dijelaskan oleh murid.
viii) Memastikan Senarai Penerimaan Bayaran disemak dan
ditandatangani oleh murid. Senarai yang telah lengkap perlu
dihantar ke YP bagi tujuan perekodan.
ix) Mengemas kini status murid melalui sistem atas talian. (Murid
bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar
Pahang/kes disiplin/menerima tawaran biasiswa lain/berhenti
sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4.1 (vii) /
meninggal dunia).
x) Pentadbir sistem atas talian BSR di bawah tanggungjawab PK
HEM.
xi) Permohonan rayuan BSR perlu dibuat terus kepada YP.
2.1.4 Tanggungjawab JPN Pahang/JAIP/PPD
i) JPN Pahang/JAIP/PPD perlu memastikan semua sekolah di bawah pentadbirannya membuat permohonan dalam tempoh yang telah ditetapkan.
ii) Pemantauan berkala ke sekolah-sekolah. iii) Jika berlaku sebarang ketidakakuran kepada Panduan Pengurusan
Biasiswa Sekolah YP, pihak JPN Pahang/JAIP/PPD boleh mengambil tindakan sewajarnya.
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
13
3.1 PROSES KERJA PERMOHONAN BIASISWA SEKOLAH YP
BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /
DIRUJUK
1 Menerima surat siaran permohonan baharu daripada YP.
PGB
2
Mengenal pasti dan menyenarai pendek murid yang layak dahulu sebelum merujuk kepada sistem atas talian untuk memohon BSM dan BSR.
2 Hari Guru Biasiswa
3 Mencetak dan mengedarkan Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 kepada murid yang layak.
3 hari Guru Biasiswa
4
Mengisi dan melengkapkan Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 dan mendapatkan salinan dokumen yang telah disahkan.
7 hari Murid/Ibu Bapa
5
Memasukkan data dan mengemas kini maklumat murid berdasarkan Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 ke dalam sistem atas talian.
14 hari Guru Biasiswa
6
PGB/PK HEM membuat pengesahan ke
dalam sistem dengan menggunakan id
pengguna dan kata laluan PGB/PK HEM.
3 hari PGB/ PK HEM
7 Mencetak Borang Permohonan BSM / BSR
4.0 (surat akuan ibubapa / penjaga). 2 hari Guru Biasiswa
8
Mengedarkan Borang Permohonan BSM /
BSR 4.0 (surat akuan ibubapa / penjaga)
kepada ibubapa/penjaga untuk mendapatkan
tandatangan ibubapa / penjaga.
7 hari Guru Biasiswa
9
Mengumpul dan menyemak Borang
Permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan
ibubapa / penjaga) bersama dokumen yang
telah disahkan benar untuk dihantar ke YP.
3 hari Guru Biasiswa
10
Mencetak Senarai Murid Memohon BSM /
BSR dan ditandangani oleh Guru Biasiswa
serta disahkan oleh PGB / PK HEM
seterusnya dihantar ke YP bersama Borang
Permohonan BSM / BSR 4.0 .
1 hari Guru Biasiswa / PGB/PK HEM
11 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
14
Kembalikan Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 untuk pembetulan
A
Nota: Senarai Murid Memohon dan Borang Permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan ibubapa /
penjaga) yang telah lengkap beserta salinan dokumen yang telah disahkan benar perlu dihantar
ke YP tanpa menunggu keseluruhan borang permohonan.
3.2 CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN BIASISWA SEKOLAH YP
MULA
PGB
Guru Biasiswa
Guru Biasiswa
Murid / Ibu Bapa
Guru Biasiswa
PGB/ PK HEM
Guru Biasiswa
Guru Biasiswa
Menerima surat siaran permohonan baharu daripada YP. Mengenal pasti murid yang layak memohon. Mencetak dan mengedarkan Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 kepada murid yang layak. Mengisi dan melengkapkan Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 dan mendapatkan salinan dokumen yang telah disahkan. Jawatankuasa Biasiswa Sekolah YP menyemak Borang BSM 1.0/2.0 atau BSR YP 1.0/2.0. Memasukkan data dan mengemas kini maklumat murid berdasarkan Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0 ke dalam sistem atas talian. PGB/PK HEM membuat pengesahan ke dalam sistem dengan menggunakan id pengguna dan kata laluan PGB/PK HEM. Mencetak Borang Permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan ibubapa / penjaga). Mengedarkan Borang Permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan ibubapa / penjaga) kepada ibubapa/penjaga untuk mendapatkan tandatangan ibubapa / penjaga.
Lengkap Tidak
Lengkap
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
15
A
TAMAT
Guru Biasiswa
Guru Biasiswa / PGB/PK HEM
Guru Biasiswa
Mengumpul dan menyemak Borang Permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan ibubapa / penjaga) bersama dokumen yang telah disahkan benar untuk dihantar ke YP. Mencetak Senarai Murid Memohon BSM / BSR dan ditandangani oleh Guru Biasiswa serta disahkan oleh PGB / PK HEM seterusnya dihantar ke YP bersama Borang Permohonan BSM / BSR 4.0 (surat akuan ibubapa / penjaga). Rekod dan pemfailan.
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
16
3.3 PROSES KERJA SEMAKAN PERMOHONAN BIASISWA SEKOLAH YP
BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /
DIRUJUK
1 Menyemak status permohonan.
1 bulan selepas
tarikh tutup permohonan
Guru Biasiswa
2 Mencetak dan mengedar Surat Setuju Terima tawaran BSM / BSR.
7 hari Guru Biasiswa
3 Menghantar Surat Setuju Terima tawaran BSM / BSR kepada YP.
7 hari
Guru Biasiswa
4 Mengedar surat tawaran baharu BSM / BSR kepada murid yang setuju terima.
7 hari Guru Biasiswa
5 Mengaktif dan mengemas kini akaun di Bank Simpanan Nasional (BSN). (Bagi penerima BSM sahaja)
30 hari dari tarikh surat
tawaran
Murid
6 Rekod dan pemfailan.
Guru Biasiswa
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
17
MULA
TAMAT
3.4 CARTA ALIR PROSES SEMAKAN PERMOHONAN BIASISWA SEKOLAH YP
Guru Biasiswa Menyemak status permohonan
Guru Biasiswa
Guru Biasiswa
Mencetak dan mengedar Surat Setuju
Terima tawaran BSM / BSR.
Menghantar Surat Setuju Terima
tawaran BSM / BSR kepada YP.
Guru Biasiswa
Murid
Mengedar surat tawaran baharu BSM / BSR kepada murid yang setuju terima. Mengaktif dan mengemas kini akaun di Bank Simpanan Nasional (BSN). (Bagi penerima BSM sahaja)
Guru Biasiswa
Rekod dan pemfailan
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
18
3.5 TATACARA BAYARAN BIASISWA SEKOLAH YP
3.5.1 Biasiswa Sekolah Menengah (BSM)
i) Pembayaran BSM dikreditkan ke akaun murid melalui akaun Bank
Simpanan Nasional (BSN).
ii) Sekiranya terdapat ralat terhadap maklumat murid, nombor akaun murid
berkenaan tidak dapat dijana secara berkelompok, maka murid perlu
membuka akaun secara manual (tidak berkelompok) di BSN yang
berdekatan.
iii) Penerima yang telah dijana akaun secara berkelompok, mereka perlu ke
BSN untuk mengaktifkan akaun, mendapatkan kad akaun dan kad ATM
dengan membawa surat tawaran baharu BSM, kad pengenalan asal dan
salinan kad pengenalan.
iv) Bagi pembukaan akaun secara tidak berkelompok, murid perlu
membawa surat tawaran, kad pengenalan asal dan salinan kad
pengenalan untuk membuka akaun secara manual. Sekiranya murid
tidak membawa surat tawaran, BSN akan mengenakan bayaran RM50
(kadar biasa) untuk pembukaan akaun baharu.
v) Pihak sekolah membuat semakan senarai murid berjaya secara atas
talian dan mencetak senarai penerimaan bayaran serta mendapatkan
tandatangan murid sebagai tanda akuan terima.
vi) Pembayaran kepada murid tawaran baharu akan berterusan
sehingga tamat tempoh persekolahan di Tingkatan 5. Sekiranya murid
penerima BSM melanjutkan pelajaran ke Tingkatan 6 Rendah,
bayaran akan diteruskan selepas mendapat surat pemakluman
daripada pihak sekolah mengikut kadar yang telah ditetapkan.
vii) Pembayaran ini akan berkuat kuasa selagi penerima BSM tidak
melanggar syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam surat tawaran.
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
19
3.5.2 Biasiswa Sekolah Rendah (BSR)
i) Pembayaran BSR akan dikreditkan ke akaun sekolah. Pihak sekolah
mesti membuat pembayaran dalam bulan Januari.
ii) Tatacara pengeluaran wang tunai daripada bank oleh pihak sekolah
mestilah selamat dan mematuhi peraturan kewangan semasa.
iii) Pihak sekolah membuat semakan senarai murid berjaya secara atas
talian dan mencetak senarai penerimaan bayaran serta mendapatkan
tandatangan murid sebagai tanda akuan terima.
iv) Pihak sekolah hendaklah memotong segala pembayaran persekolahan
atau yuran yang perlu dijelaskan oleh murid dan seterusnya
memaklumkan kepada ibu bapa/penjaga murid berkenaan. Baki
pembayaran hendaklah diserahkan kepada ibubapa/penjaga.
v) Pembayaran kepada murid tawaran baharu akan berterusan sehingga
tamat persekolahan tahun 6.
vi) Pembayaran ini akan berkuat kuasa selagi penerima BSR tidak
melanggar syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam surat tawaran.
3.6 PROSES KERJA SEMAKAN BAYARAN BIASISWA SEKOLAH YP
3.6.1 Biasiswa Sekolah Menengah (BSM)
BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /
DIRUJUK
1
Menerima surat makluman daripada YP.
Guru Biasiswa
2
Mencetak Senarai Penerimaan Bayaran dan menyemak bayaran di BSN serta mendapatkan tandatangan murid sebagai akuan penerimaan.
7 hari Guru Biasiswa
3
Menghantar Senarai Penerimaan Bayaran yang lengkap ditandatangani oleh murid ke YP. (satu salinan untuk simpanan sekolah)
7 hari Guru Biasiswa
4 Rekod dan pemfailan.
Guru Biasiswa
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
20
TAMAT
3.6.2 Biasiswa Sekolah Rendah (BSR)
BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI
YANG MELULUSKAN
/ DIRUJUK 1
Menerima surat makluman daripada YP.
Guru Biasiswa
2
Mencetak Senarai Penerimaan Bayaran dan membuat semakan senarai murid berjaya secara atas talian.
7 hari Guru Biasiswa
3 Membuat pembayaran kepada murid dan mendapatkan tandatangan penerimaan.
7 hari Guru Biasiswa
4
Menghantar Senarai Penerimaan Bayaran yang lengkap ditandatangani oleh murid ke YP. (satu salinan untuk simpanan sekolah)
14 hari Guru Biasiswa
5 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa
3.7 CARTA ALIR PROSES KERJA BAYARAN BIASISWA SEKOLAH YP
3.7.1 Biasiswa Sekolah Menengah (BSM)
Guru Biasiswa
Guru Biasiswa
Guru Biasiswa
Guru Biasiswa
Menerima surat makluman daripada YP.
Mencetak Senarai Penerimaan Bayaran dan menyemak bayaran di BSN serta mendapatkan tandatangan murid sebagai akuan penerimaan.
Menghantar Senarai Penerimaan Bayaran yang lengkap ditandatangani oleh murid ke YP. (satu salinan untuk simpanan sekolah)
Rekod dan pemfailan.
MULA
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
21
TAMAT
3.7.1 Biasiswa Sekolah Rendah (BSR)
Guru Biasiswa
Guru Biasiswa
Menerima surat makluman daripada YP
Mencetak Senarai Penerimaan Bayaran dan membuat semakan senarai murid berjaya secara atas talian.
Guru Biasiswa
Membuat pembayaran kepada murid dan mendapatkan tandatangan penerimaan.
Guru Biasiswa
Menghantar Senarai Penerimaan Bayaran yang lengkap ditandatangani oleh murid ke YP. (satu salinan untuk simpanan sekolah)
Guru Biasiswa Rekod dan pemfailan
MULA
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
22
3.8 PENGGUNAAN WANG BIASISWA SEKOLAH YP
3.8.1 Biasiswa Sekolah Menengah (BSM)
i) Sekolah perlu memastikan penerima BSM menggunakan wang biasiswa untuk tujuan pembelajaran dan perkara yang berkaitan dengan aktiviti persekolahan sahaja.
ii) Sekiranya didapati murid menggunakan wang yang diberikan untuk tujuan lain dan mengabaikan keperluan persekolahan secara berterusan, surat amaran perlu dikeluarkan oleh pihak sekolah dan tindakan penarikan semula BSM boleh dibuat.
iii) Pengeluaran wang biasiswa dihadkan kepada RM150 dalam tempoh 2 bulan dengan menggunakan kad ATM yang dibekalkan.
iv) Sekiranya murid perlu mengeluarkan wang melebihi had yang dibenarkan, murid perlu mengisi Borang Permohonan Pengeluaran Wang. (Lampiran A)
v) Jika murid kehilangan kad ATM, murid perlu mengisi Borang Pengesahan Kehilangan Kad ATM (Lampiran B) dan dibawa ke BSN untuk tujuan penggantian kad baharu.
3.8.2 Biasiswa Sekolah Rendah (BSR)
i) Sekolah perlu memastikan penerima BSR menggunakan wang biasiswa untuk tujuan pembelajaran dan perkara yang berkaitan dengan aktiviti persekolahan sahaja.
ii) Sekiranya didapati murid menggunakan wang yang diberikan untuk tujuan lain dan mengabaikan keperluan persekolahan secara berterusan, surat amaran perlu dikeluarkan oleh pihak sekolah dan tindakan penarikan semula BSR boleh diambil.
iii) Pihak sekolah hendaklah memotong segala pembayaran persekolahan atau yuran yang perlu dijelaskan oleh murid dan seterusnya memaklumkan kepada ibu bapa/penjaga murid berkenaan. Baki pembayaran hendaklah diserahkan kepada ibu bapa/penjaga.
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
23
TAMAT
3.9 PROSES KERJA PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERI
PAHANG
BIL PROSES KERJA TEMPOH
PEGAWAI YANG MELULUSKAN /
DIRUJUK
1 Menerima surat pertukaran murid.
PK HEM
2 Menyerahkan surat pertukaran
murid kepada Guru Biasiswa.
3 hari PK HEM
3
Menerima surat pertukaran murid
dan mengemas kini status murid
dalam sistem atas talian BSM/BSR.
3 hari Guru Biasiswa
4 Rekod dan pemfailan.
Guru Biasiswa
3.10 CARTA ALIR PROSES PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERI
PAHANG
PK HEM
PK HEM
Guru Biasiswa
Menerima surat pertukaran murid Menyerahkan surat pertukaran murid kepada Guru Biasiswa Menerima surat pertukaran murid dan mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM / BSR
Guru Biasiswa Rekod dan pemfailan
MULA
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
24
3.11 PENARIKAN SEMULA BIASISWA SEKOLAH YP
Pemberian Biasiswa Sekolah YP berterusan sehingga murid berkenaan tamat persekolahan. Walau bagaimanapun, tindakan penarikan semula boleh dilaksanakan sekiranya berlaku perkara-perkara berikut:
i) Murid yang digantung / dibuang sekolah / berhenti sekolah / meninggal
dunia.
ii) Menerima biasiswa atau bantuan kewangan lain daripada agensi kerajaan atau bukan kerajaan.
iii) Penipuan dalam pengisytiharan pendapatan ibu bapa / penjaga semasa permohonan Biasiswa Sekolah YP.
iv) Murid bertukar sekolah luar Pahang / berhenti sekolah / bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4.1 (viii) & 1.4.2 (vii) / bertukar ke MRSM/MTD/IPT (bagi penerima BSM).
v) Murid yang menyertai mana-mana kumpulan, persatuan (melainkan persatuan akademik dan kokurikulum), kongsi gelap, parti politik, aktiviti tidak bermoral dan menyalahi undang-undang sama ada di dalam atau di luar sekolah.
*Nota 1 :
Kaedah dan peraturan pemberian Biasiswa Sekolah YP akan dikaji dari semasa ke semasa oleh pihak YP. YP berhak atas budi bicaranya yang mutlak untuk menarik semula pemberian Biasiswa Sekolah YP ini dengan serta-merta jika difikirkan perlu tanpa memberikan apa-apa alasan. *Nota 2 bagi penerima BSR:
Jika ada penarikan semula berdasarkan perkara 3.11 bayaran hendaklah dikembalikan kepada YP (Bahagian Operasi) dalam masa 14 hari dengan cek atas nama TABUNG PENDIDIKAN & KEBAJIKAN YAYASAN PAHANG.
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
25
TAMAT
3.12 PROSES KERJA PENARIKAN SEMULA BIASISWA SEKOLAH YP
BIL
PROSES KERJA
TEMPOH
PEGAWAI YANG MELULUSKAN /
DIRUJUK
1
Menerima surat gantung/buang
sekolah/berhenti sekolah/bertukar
sekolah/meninggal dunia.
PK HEM
2 Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM / BSR.
7 hari PK HEM/ Guru Biasiswa
3 Mengembalikan bayaran penarikan semula kepada YP.
(Bagi penerima BSR sahaja)
14 hari PK HEM/
Guru Biasiswa
4 Menyimpan dokumen berkaitan
penarikan semula.
Guru Biasiswa
5 Rekod dan pemfailan.
Guru Biasiswa
3.13 CARTA ALIR PROSES PENARIKAN SEMULA BIASISWA SEKOLAH YP
PK HEM
PK HEM / Guru Biasiswa
Guru Biasiswa
PK HEM / Guru Biasiswa
Menerima surat gantung / buang sekolah / berhenti sekolah / bertukar sekolah / meninggal dunia. Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM / BSR.
Mengembalikan bayaran penarikan semula kepada YP
(Bagi penerima BSR sahaja)
Menyimpan dokumen berkaitan
penarikan semula
Guru Biasiswa Rekod dan pemfailan
MULA
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
27
4.1 Sekolah wajib menyediakan sistem perekodan dan pemfailan dalam
memastikan pengurusan BSM / BSR diurus dengan baik dan teratur. Setiap dokumen mestilah disimpan dan dikemas kini dari semasa ke semasa.
4.2 Senarai fail yang wajib disediakan:
4.2.1 Fail pengurusan:
i) Carta organisasi. ii) Minit mesyuarat. iii) Surat lantikan guru biasiswa BSM / BSR. iv) Nota Serah Tugas. v) Surat siaran daripada YP.
4.2.2 Fail permohonan:
i) Borang Permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0.
4.2.3 Fail keluar/masuk murid:
i) Surat pertukaran murid. ii) Surat gantung / buang sekolah. iii) Surat berhenti sekolah / sijil kematian.
4.2.4 Fail bayaran:
i) Salinan Senarai Penerimaan Bayaran BSM / BSR.
* Senarai asal wajib dikembalikan kepada YP (Bahagian Operasi).
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
29
5.1 TATACARA PEMANTAUAN BIASISWA SEKOLAH YP
Pemantauan pengurusan BSM / BSR perlu dilaksanakan bagi memastikan semua prosedur pengurusan BSM / BSR dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi semua peraturan kewangan yang sedang berkuat kuasa.
Perancangan untuk melaksanakan pemantauan perlu dibuat dengan teliti bagi memastikan pemantauan yang akan dijalankan berjalan lancar serta mencapai matlamat yang disasarkan. Takwim dan jadual pemantauan perlu disediakan lebih awal bagi mengelakkan pertindihan tugas. Instrumen pemantauan seperti di (Lampiran C).
Dapatan pemantauan perlu direkod dan dilaporkan agar pihak yang berkenaan dapat mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan. Kaedah pemantauan seperti berikut :
i) Penyemakan fail-fail pengurusan BSM atau BSR seperti di perkara 4.2.
ii) Perbincangan dengan PK HEM dan Guru Biasiswa.
iii)Temu bual murid penerima BSM atau BSR.
Laporan pemantauan perlu dikemukakan kepada pengurusan YP / JPN Pahang
/JAIP / PPD / Pentadbiran sekolah dalam tempoh tujuh hari bekerja selepas
pemantauan dijalankan.
5.2 PROSES KERJA PEMANTAUAN OLEH SEKOLAH / PPD / JPN PAHANG / JAIP / YP
BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN /
DIRUJUK
1 Menyediakan perancangan dan takwim bagi
melaksanakan program pemantauan.
Sekolah / PPD / JPN Pahang / JAIP / YP
2 Penetapan objektif pemantauan, Kriteria,
Justifikasi dan Pemilihan Lokasi.
3 Menerima arahan bertugas rasmi sebelum pemantauan
dilaksanakan.
4 Melaksanakan pemantauan menggunakan instrumen.
(Lampiran C)
5 Menyediakan laporan pemantauan program dan aktiviti.
6 Mengambil tindakan susulan.
7 Rekod dan pemfailan.
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
30
TAMAT
5.3 CARTA ALIR PEMANTAUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
Menyediakan perancangan dan takwim bagi melaksanakan program pemantauan
Sekolah / PPD / JPN
Pahang / JAIP / YP
Penetapan objektif pemantauan, Kriteria, Justifikasi dan Pemilihan Lokasi
Sekolah / PPD / JPN
Pahang / JAIP / YP
Menerima arahan bertugas rasmi sebelum pemantauan dilaksanakan
Sekolah / PPD / JPN
Pahang / JAIP / YP
Melaksanakan pemantauan
menggunakan instrumen. (Lampiran C)
Sekolah / PPD / JPN
Pahang / JAIP / YP
Sekolah / PPD / JPN
Pahang / JAIP / YP Menyediakan laporan pemantauan program dan aktiviti
Mengambil tindakan susulan Sekolah / PPD / JPN
Pahang / JAIP / YP
Rekod dan pemfailan Sekolah / PPD / JPN
Pahang / JAIP / YP
MULA
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
32
6.1 TATACARA SERAH TUGAS
6.1.1 Nota Serah Tugas wajib disediakan bagi memastikan pelaksanaan pengurusan biasiswa di sekolah dapat berjalan dengan baik.
6.1.2 Nota Serah Tugas perlu disediakan dalam empat salinan untuk:
i) Pengetua/Guru Besar.
ii) Fail Pejabat.
iii) Guru Biasiswa yang bertukar.
iv) Guru Biasiswa baharu yang mengambil alih tugas. (Disimpan dalam Fail Pengurusan BSM / BSR)
6.1.3 Sebagai panduan untuk menyediakan Nota Serah Tugas, sila rujuk (Lampiran D).
6.2 PROSES KERJA PERTUKARAN GURU BIASISWA
BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /
DIRUJUK
1 Mendapat surat arahan bertukar/ surat lantikan PGB
Guru Biasiswa
2 Menyediakan Nota Serah Tugas.
3 hari Guru Biasiswa
3 Menerima dan menyemak Nota SerahTugas.
1 hari PK HEM
4
Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada Guru Biasiswa yang baharu.
1 hari PK HEM
5 Mengemas kini maklumat guru biasiswa baharu dalam sistem atas talian BSM / BSR.
Serta merta PK HEM
6 Mengambil tindakan berdasarkan Nota Serah Tugas yang diterima.
Serta merta Guru Biasiswa
7 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
33
TAMAT
6.3 CARTA ALIR PERTUKARAN GURU BIASISWA
Guru Biasiswa Mendapat surat arahan bertukar/ surat lantikan PGB
Guru Biasiswa
PK HEM
PK HEM
PK HEM
Menyediakan Nota Serah Tugas Menerima dan menyemak Nota Serah Tugas
Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada Guru Biasiswa yang baharu
Mengemas kini maklumat guru biasiswa baharu dalam sistem atas talian BSM / BSR
Guru Biasiswa
Mengambil tindakan berdasarkan Nota Serah Tugas yang diterima
Guru Biasiswa
Rekod dan pemfailan
MULA
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
34
Pengetua
Tarikh : ............................. PERMOHONAN MENGELUARKAN WANG BIASISWA
1. Nama :
2. Tingkatan :
3. No. Kad Pengenalan :
4. No. Biasiswa :
5. No. Akaun :
6. Jumlah yang diperlukan :
RM:
RINGGIT MALAYSIA :
7. Tujuan wang dikeluarkan :-
JUMLAH :
...................................... ........................................................ Tandatangan Murid Tandatangan Ibu/Bapa/Penjaga
Permohonan diluluskan/tidak diluluskan.
.................................................. ........................................
(Tandatangan Guru Biasiswa) Tarikh
.................................................... .......................................... (Pengesahan Bank dan Cap Rasmi) Tarikh *Sila gunakan pen berdakwat biru sahaja
7.1 :
RM :
7.2 :
RM :
7.3 :
RM :
LAMPIRAN A
(Untuk kegunaan penerima BSM sahaja)
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
35
Pengurus Bank Simpanan Nasional Cawangan .....................................................
PENGGANTIAN KAD ATM
Dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas. Murid ini merupakan penerima BSM dan memohon penggantian Kad ATM;
1.1 Nama :
1.2 No.Kad Pengenalan :
1.3 Tingkatan :
1.4 No. Biasiswa :
1.5 No.Akaun :
1.6 No.Telefon Sekolah :
................................................... ........................................
(Tandatangan Guru Biasiswa) Tarikh
LAMPIRAN B
(Untuk kegunaan penerima BSM sahaja)
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
36
INSTRUMEN PEMANTAUAN BIASISWA SEKOLAH YP
SEKOLAH :
PEGAWAI PEMANTAU :
TARIKH : HARI :
SKALA DISKRIPSI
0 Tiada 1 Ada tetapi tidak memuaskan 2 Ada tetapi tidak lengkap 3 Ada, berkeadaan baik dan lengkap 4 Ada, berkeadaan baik dan boleh dijadikan contoh
PERKARA ITEM
SKALA PEMANTAUAN
SEKOLAH
PEGAWAI
PEMANTAU
1. FAIL PENGURUSAN
1.1 Carta Organisasi
1.2 Minit Mesyuarat Pengurusan Biasiswa.
1.3 Surat lantikan guru biasiswa
1.4 Nota Serah Tugas
1.5 Panduan Pengurusan Biasiswa Sekolah YP
1.6 Surat siaran dari YP
2. FAIL PERMOHONAN
2.1 Borang permohonan BSM 1.0/2.0 atau BSR 1.0/2.0
LAMPIRAN C
(Untuk kegunaan YP/ JPNP / JAIP/PPD/Sekolah sahaja)
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
37
PERKARA ITEM
SKALA PEMANTAUAN
SEKOLAH PEGAWAI
PEMANTAU
3. FAIL KELUAR/ MASUK MURID
3.1 Surat pertukaran murid
3.2 Surat gantung/buang sekolah
3.3 Surat berhenti sekolah/sijil kematian
4. FAIL PEMBAYARAN
4.1 Salinan Senarai Penerimaan Bayaran (Murid baharu dan sediada)
JUMLAH MARKAH
Rumusan:
Tandatangan Tandatangan Pihak Sekolah Pegawai Pemantau …………………………....... …………………………….................. Nama : Nama : Jawatan : Jawatan : Tarikh : Tarikh :
SKALA % DISKRIPSI
A 80 - 100 Cemerlang boleh dijadikan contoh
B 60 - 79 Baik dan lengkap
C 40 - 59 Sederhana perlu penambahbaikan
D 0 - 39 Lemah perlu dipantau semula
GRED SEKOLAH
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
38
FORMAT NOTA SERAH TUGAS
(NAMA SEKOLAH)
NOTA SERAH
TUGAS
OLEH PEGAWAI YANG MENYERAHKAN :
(NAMA PEGAWAI YANG MENYERAHKAN TUGAS)
(NO. KAD PENGENALAN)
(JAWATAN)
(GRED)
KEPADA YANG MENERIMA:
PENGETUA/GURU BESAR
(NAMA SEKOLAH)
LAMPIRAN C
(Untuk kegunaan sekolah sahaja)
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
39
A. SENARAI DOKUMEN BIASISWA SEKOLAH YP
Kuantiti
1. Panduan Pengurusan Biasiswa Sekolah YP 1
2. Senarai fail
i. Fail pengurusan ii. Fail permohonan iii. Fail keluar/masuk murid iv. Fail bayaran
B. KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI
TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI
KEDUDUKAN SEKARANG
TINDAKAN SUSULAN YANG
DIPERLUKAN
C. KEWANGAN
*Nyatakan jika berkenaan
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
40
SURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMA
NOTA SERAH TUGAS
Bahagian A Adalah saya (NAMA GURU YANG MENYERAH TUGAS), No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX yang
memegang jawatan (JAWATAN DAN GRED), di (NAMA DAN ALAMAT SEKOLAH) dari tarikh
(TARIKH BERMULA HINGGA TARIKH TAMAT MEMEGANG JAWATAN GURU BIASISWA)
bersama-sama ini menyerahkan Nota Serah Tugas Biasiswa Sekolah YP.
Diserahkan oleh : Disemak oleh :
……………………..…. ……………………..….
Tandatangan Tandatangan Nama Guru Biasiswa: Nama Pengetua/Guru Besar :
*(GURU YANG BERTUKAR)
Bahagian B
Adalah saya (NAMA GURU YANG MENERIMA TUGAS) No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX bersetuju
mengambil alih tugas Guru Biasiwa Sekolah YP bermula tarikh …………………….. dan
telah menerima satu salinan Nota Serah Tugas.
Diterima oleh : Disemak oleh :
……………….………… ……………….…………
Tandatangan Tandatangan
Nama Guru Biasiswa: Nama Pengetua/Guru Besar: *(GURU YANG MENGAMBIL ALIH)
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
41
JAWATANKUASA KERJA PEMBINAAN PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
PENGERUSI : ENCIK AB RAZAK BIN ABU MUSA SAARI
BERSAMA KETUA PEGAWAI OPERASI YP
ENCIK MOHAMMAD ROSLI BIN ABDUL RAHMAN
TIMBALAN PENGARAH PENDIDIKAN
SEKTOR PEMBANGUNAN MURID JPN PAHANG
NAIB PENGERUSI : TUAN HAJI MUHAMAD IDRUS BIN RUDDIN
PENGURUS CAPAIAN PENDIDIKAN
BAHAGIAN OPERASI YP
SETIAUSAHA : PUAN NOR AZEAN BINTI OTHMAN
PENGURUS UNIT BIASISWA & PROGRAM
CAPAIAN PENDIDIKAN
BAHAGIAN OPERASI YP
ENCIK ABD RAOF BIN HAJI RAMLI
PENOLONG PENGARAH
HAL EHWAL MURID JPN PAHANG
ENCIK HAIRUDIN BIN KADIR
PENOLONG PENGARAH
UNIT KOKURIKULUM & HAL EHWAL PELAJAR JAIP
AHLI : CIK NORMA ISNA HERNANNY BINTI MUSA PENOLONG PENGURUS
CAPAIAN PENDIDIKAN BAHAGIAN OPERASI YP
ENCIK MOHD ZULHAFNI BIN AHMAD
PENOLONG PEGAWAI TADBIR (UNIT BIASISWA & PROGRAM)
CAPAIAN PENDIDIKAN
BAHAGIAN OPERASI YP
PUAN ZUNAIDAH BINTI AHMAD
KETUA PEMBANTU TADBIR (UNIT BIASISWA & PROGRAM)
CAPAIAN PENDIDIKAN
BAHAGIAN OPERASI YP
ENCIK MOHD AZRUL BIN JAAFAR
KETUA PEMBANTU TADBIR (UNIT BIASISWA & PROGRAM)
CAPAIAN PENDIDIKAN
BAHAGIAN OPERASI YP
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
42
PUAN SHAZWANI AIMA BT OTHMAN
KETUA PEMBANTU TADBIR (UNIT BIASISWA & PROGRAM)
CAPAIAN PENDIDIKAN
BAHAGIAN OPERASI YP ENCIK MOHD HASRAF BIN ABDUL RAFAR
PEMBANTU TADBIR (UNIT BIASISWA & PROGRAM)
CAPAIAN PENDIDIKAN
BAHAGIAN OPERASI YP ENCIK MOHD HAFIZAN BIN MOHD NOR
PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN
HAL EHWAL MURID DAERAH BENTONG
ENCIK KU YUSRI BIN KU BUDIN
PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN
HAL EHWAL MURID DAERAH BERA
CIK NOOR AFIDA BINTI MOHAMED PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN
HAL EHWAL MURID DAERAH CAMERON HIGHLANDS
ENCIK AHMAD RAHIMI BIN BAHAUDIN PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN
HAL EHWAL MURID DAERAH JERANTUT
PUAN SURYA BINTI RAHMAT PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN
HAL EHWAL MURID DAERAH KUANTAN
ENCIK MOHAMAD AZRI BIN NAZAR
PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN
HAL EHWAL MURID DAERAH LIPIS
ENCIK AZLI BIN HAMID PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN
HAL EHWAL MURID DAERAH MARAN
ENCIK MOHD HAFIZ BIN AB RAHMAN
PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN
HAL EHWAL MURID DAERAH PEKAN
PUAN MAHERAN BINTI MANSOR
PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN
HAL EHWAL MURID DAERAH RAUB
ENCIK MOHD FAUZI BIN ABDUL RAHMAN PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN HAL EHWAL MURID DAERAH ROMPIN
PANDUAN PENGURUSAN BIASISWA SEKOLAH YP
43
ENCIK ZAMBRIE BIN MOHAMMED PENOLONG PEGAWAI PENDIDIKAN HAL EHWAL MURID DAERAH TEMERLOH ENCIK FOUZI BIN SINGON
PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID
SMK SUNGAI SOI
ENCIK RAHMIN BIN MAHASAN
PENOLONG KANAN HAL EHWAL MURID
SMK TOK SIRA
ENCIK AZMI BIN MOHAMAD
GURU BESAR BUKIT SEKILAU
PUAN ZAHARIDAH BINI MANSOR
PENGETUA SMK SERI MAHKOTA
PEMBANGUN SISTEM : ENCIK FADILAH BIN ISMAIL
PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT
UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT
BAHAGIAN PERHIDMATAN YP