Panduan SIM DIKLAT

untuk Panitia Kelas

Tim Pengembang SIM DIKLAT PPPPTK TK DAN PLB

2018

-1-

Daftar Isi

Daftar isi ................................................................................ 1 1. Penjelasan Umum......................................................... 2

2. Pengguna SIM DIKLAT .................................................. 2 3. Tugas Panitia Kelas ....................................................... 3 4. Cara Login ...................................................................... 4

5. Unggah Tanda Tangan Digital ..................................... 6 6. Registrasi ........................................................................ 9

a. Unduh Akun Peserta ............................................ 9 b. Meregistrasi Peserta ............................................ 12

c. Mengunduh dan Mengedit Berita Acara .......... 13 7. Biodata Peserta ………… . 14

a. Mengunduh dan Mencetak Verifikasi Biodata. 14

b. Memperbaiki Biodata Peserta ............................ 15 8. Menunjuk Ketua Kelas pada Sistem........................... 17 9. Presensi .......................................................................... 19

a. Menerbitkan, Unduh dan Cetak Presensi ......... 19

b. Buka dan Tutup Kelas........................................... 22 c. Verifikasi Rekap Presensi Peserta ...................... 24 d. Memastikan Peserta telah Mengunggah

Tandatangan.......................................................... 26

10. Jurnal Mengajar ............................................................ 28 a. Mengunduh Jurnal Mengajar ............................. 28 b. Verifikasi Jurnal Mengajar ................................... 29

11. Melihat dan Mengunduh Hasil Evaluasi .................... 31 a. Penyelenggaraan Diklat ....................................... 32

b. Fasilitator ............................................................... 34

-2-

1. Penjelasan Umum Secara umum SIM DIKLAT TK dan PLB ini dibuat untuk

memenuhi kebutuhan otomatisasi kegiatan diklat di

lingkungan PPPPTK TK dan PLB. Diharapkan dengan

dibuatnya SIM DIKLAT ini, akan mempermudah pihak yang

terlibat dalam pengelolaan diklat dari awal sampai akhir

kegiatan untuk dikemas menjadi sebuah informasi secara

utuh dan sistematis.

2. Pengguna SIM DIKLAT

SIM DIKLAT

Seksi

Penyelenggaraan

Seksi Program

Seksi Data

dan Informasi

Seksi Evaluasi

Sub bagian TU/RT

Panitia

Fasilitator

Peserta

-3-

3. Tugas Panitia Kelas a. Login

b. Unggah tanda tangan digital

c. Registrasi

1) Unduh akun peserta

2) Meregistrasi peserta

3) Mengunduh dan mengedit berita acara

d. Biodata Peserta

1) Memastikan peserta mengisi biodata

2) Mengunduh dan mencetak Verifikasi Biodata

3) Memperbaiki biodata peserta

e. Menunjuk ketua kelas pada sistem

f. Presensi

1) Terbitkan presensi

2) Unduh dan cetak blanko presensi

3) Buka tutup kelas

4) Verifikasi Rekap Presensi

5) Memastikan peserta sudah upload tanda

tangan

g. Jurnal

1) Mengunduh dan mencetak blanko jurnal

-4-

2) Mengunduh jurnal pengajar dan memastikan

sudah diisi dan ditandangani oleh pengajar

h. Mengunduh dan mencetak hasil evaluasi:

1) Penyelenggaraan diklat

2) Fasilitator

4. Cara Login a. Masuk ke laman web:

http://fasningkomtkplb.id/panitiakelas

b. Masukkan NIK dan password kemudian klik

tombol Login

c. NIK bisa didapatkan melalui admin

d. Password default: panitia

Disarankan password diubah setelah melakukan

login.

Berikut tampilan halaman login untuk panitia kelas:

-5-

Untuk login masukkan NIK panitia (4 digit angka), dan masukan password: panitia

Password bisa diganti pada menu setting

383

*******

-6-

5. Unggah Tanda Tangan Digital Untuk kebutuhan dokumen tanpa kertas (paperless)

pada dokumen penyelenggaraan online dibutuhkan

tanda tangan elektronik (e-signature). Tanda tangan tersebut dibuat hanya 1 kali pada aplikasi SIM DIKLAT.

Langkah untuk mengunggah tanda tangan elektronik ke dalam SIM DIKLAT dengan cara klik menu setting.

Pada halaman berikutnya di bagian bawah halaman

klik GUNAKAN APLIKASI TANDA TANGAN DIGITAL.

-7-

Selanjutnya lakukan pembuatan tanda tangan pada

area putih seperti gambar

di samping. Pembuatan

tanda tangan bisa

dihapus apabila belum

sesuai sampai

mendapatkan tanda

tangan yang sesuai.

Kemudian klik tombol

Unduh, hingga file terunduh.

Sebelum diunggah, file gambar tanda tangan diedit

terlebih dahulu dengan cara dipangkas (crop) hingga

bentuk gambar terlihat berbaring (landscape).

Selanjutnya masukan file hasil edit melalui form

Unduh

-8-

Upload Tanda Tangan dengan mengklik tombol

Choose File. Setelah file dipilih, klik unggah.

Setelah tanda tangan terunggah maka akan tampil

halaman seperti berikut ini :

1 2

-9-

6. Registrasi a. Unduh Akun Peserta

Untuk mengunduh akun peserta, silakan klik kelas

yang dikelola.

Setelah itu akan muncul tampilan seperti ini:

-10-

Untuk mencetak akun peserta, klik tombol

registrasi, maka akan muncul tampilan seperti ini:

Akun Peserta

User ID

-11-

Untuk mengunduh file akun peserta, silakan klik

tombol Unduh Akun Peserta. File yang telah

diunduh dalam bentuk file excel, dapat diedit sesuai

kebutuhan dan dicetak serta diinformasikan ke

peserta.

-12-

b. Meregistrasi Peserta

Pada halaman registrasi, klik tombol edit [Ξ], untuk melakukan registrasi peserta.

Selanjutnya centang pada kolom registrasi pada

peserta yang dipilih sebelumnya, seperti tampak

pada gambar berikut ini.

√ 2 1

-13-

Apabila akan memasukkan peserta pengganti, ketik

nama peserta pengganti di bawah nama peserta

yang akan diganti, kemudian pilih item Pengganti

pada kolom Pengganti, dan centanglah pada kolom

registrasi serta berikan catatan pada kolom

keterangan perihal ketidakhadiran peserta yang

digantikan.

c. Mengunduh dan Mengedit Berita Acara

Berita acara ini diperlukan sebagai rekam jejak

peserta yang tidak hadir atau pergantian peserta.

Unduhlah berita acara dengan cara mengklik pada

tombol Unduh Berita Acara.

Ketik nama Pengganti/unit kerja (jika unit kerjanya berbeda dengan unit kerja peserta yang diganti)

√

Alasan perihal penggantian

-14-

7. Biodata Peserta Sebelum mengunduh verifikasi biodata peserta,

pastikan semua peserta telah mengisi biodata online.

a. Mengunduh dan Mencetak Verifikasi Biodata

Sebelum melakukan verifikasi biodata oleh peserta,

panitia kelas perlu mengunduh dokumen verifikasi

biodata peserta yang ada di SIM DIKLAT, setelah

mengklik kelas yang dikelolanya.

-15-

b. Memperbaiki Biodata Peserta

Untuk memperbaiki kesalahan data hasil verifikasi

biodata peserta, klik pada tombol edit [Ξ] yang

terletak di depan nama peserta pada halaman data

peserta.

-16-

Kemudian perbaiki data yang salah pada formulir

biodata peserta berikut ini.

Perbaiki data peserta

berdasarkan has i l veri fikas i biodata peserta

1. Tombol SIMPAN untuk update data

-17-

8. Menunjuk Ketua Kelas pada Sistem

Masih di halaman Data Peserta, panitia kelas dapat

menentukan ketua kelas pada sistem sebagai

perwakilan peserta untuk menampilkan tanda

tangannya pada jurnal.

Untuk menentukan ketua kelas pada sistem dapat

dilakukan dengan cara mengklik nomor urut peserta

yang ditunjuk sebagai ketua kelas.

Kemudian akan muncul pertanyaan “Anda yakin

peserta ini akan dijadikan ketua kelas?”, bila iya klik

‘OK ’.

-18-

Setelah diklik OK maka dibawah nama peserta tersebut

akan muncul tulisan ‘ketua’ yang berwarna merah.

-19-

9. Presensi a. Menerbitkan, Unduh dan Cetak Presensi

Tugas panitia selanjutnya adalah menerbitkan

presensi. Hal ini berpengaruh ke presensi peserta.

Jika presensi belum/tidak diterbitkan maka peserta

tidak akan bisa mengisi presensi. Cara menerbitkan

presensi adalah sebagai berikut:

1. Setelah login, pilih kelas yang dikelola

-20-

2. Setelah itu klik menu presensi kemudian klik

tombol terbitkan presensi

Tanggal dapat dipilih pada fitur ini sesuai kebutuhan

-21-

3. Setelah tombol terbitkan presensi diklik maka

akan tampil tombol-tombol seperti di bawah ini:

Digunakan untuk mengunduh fi le presensi dalam bentuk fi le pdf. File ini tidak dapat diedit

Digunakan untuk mengunduh fi le

presensi dalam bentuk excel sehingga mudah untuk diedit

Digunakan untuk mengecek peserta mana yang sudah atau belum melakukan presensi secara online.

Digunakan untuk mengunduh fi le presensi peserta yang sudah ditandatangani dalam bentuk fi le pdf.

-22-

b. Buka dan Tutup Kelas

Kunci kelas dibuat sebagai upaya untuk membatasi

akses masuk peserta ke halaman presensi online.

Layaknya sebuah kode token, kode kunci kelas ini

bersifat random 6 digit angka saat panitia kelas

melakukan generate kode.

Cara membuka dan menutup kunci kelas dapat

diakses melalui menu Kunci kelas.

Kemudian klik gambar gembok hingga muncul kode

kunci 6 digit angka. Kode kunci kelas ini selanjutnya

diinformasikan kepada peserta sebagai akses masuk

ke halaman centang presensi di hari dan jam yang

ditentukan.

-23-

Peserta diberikan rentang waktu 15 s.d 30 menit

untuk melakukan presensi secara online, setelah itu

panitia menutup kembali kunci kelas.

Untuk proses penutupan kunci kelas klik kembali

gambar gembok yang berisi kode kelas hingga posisi

gambar gembok mengunci kembali.

Kode terdiri dari 6 digit angka diinformasikan

kepada peserta tiap hari berubah

-24-

c. Verifikasi Rekap Presensi Peserta

Verifikasi rekap presensi peserta ini dilakukan

setelah kunci kelas ditutup. Jika terdapat

ketidakcocokan hasil antara rekap presensi pada

sistem dengan kondisi kehadiran peserta di

lapangan, maka panitia kelas bisa mengubah status

kehadiran peserta dalam sistem, melalui menu

Presensi, kemudian klik Rekap Presensi

-25-

Selanjutnya klik tombol edit [Ξ] pada peserta yang akan

diubah status kehadirannya.

Kemudian hilangkan tanda centang pada kolom Hadir

dan isi kolom Keterangan, selanjutnya klik tombol

[centang] untuk menyimpan.

1. Dicentang/

hilangkan

centang

2. Isi keterangan

jika diperlukan

3. Klik tombol

centang

-26-

Hingga hasilnya seperti berikut.

d. Memastikan Peserta telah Mengunggah

Tandatangan Seperti halnya panitia, peserta juga diminta untuk

mengunggah tanda tangan digital. Untuk

memastikan peserta sudah mengunggah tanda

tangan digital atau belum, panitia kelas dapat

mengklik tombol Rekap Presensi pada halaman

presensi.

Status kehadiran peserta tersebut telah berubah

-27-

Selanjutnya klik tombol Download Presensi

File yang telah diunduh berupa file PDF. Dari file ini

bisa terlihat siapa saja yang sudah atau belum

mengunggah tanda tangan. Jika pada kolom tanda

tangan bertuliskan Hadir berarti peserta belum

mengunggah tanda tangannya. Bila demikian

panitia segera menginformasikan kepada peserta

yang bersangkutan untuk segera mengunggah

tanda tangan ke sistem.

Jika keterangannya “-“ berarti peserta belum

melakukan presensi online.

-28-

10. Jurnal Mengajar

Mengisi Jurnal mengajar ini merupakan salah satu

tugas fasilitator. Panitia hanya membantu untuk

mengunduh form jurnal kosong yang diisi secara

manual atau mengunduh form jurnal yang sudah diisi

oleh fasilitator secara online. Tapi pada menu Jurnal ini

panitia diberi akses untuk mengedit atau membantu

fasilitator dalam mengisi jurnal mengajar. Adapun

caranya adalah sebagai berikut:

a. Mengunduh Jurnal Mengajar

Setelah masuk kelas, klik menu Jurnal

Selanjutnya unduh jurnal mengajar yang

diperlukan.

-29-

b. Verifikasi Jurnal Mengajar

Setelah login dan masuk kelas klik menu Jurnal.

Kemudian isi pada form jurnal (Jam Ke, Mata

Tataran, Topik Bahasan serta ceklis pada kolom

Paraf) selanjutnya tekan tombol [+].

Untuk mengunduh jurnal kosong

Untuk mengunduh jurnal yang sudah diisi fasilitator

Tanggal Dapat disesuaikan

-30-

Gunakan tombol [Ξ], untuk mengedit isi jurnal.

Jika sudah diedit klik tombol [√], untuk proses

penyimpanan isi jurnal.

Hasil pengisian jurnal akan tampak seperti gambar

berikut ini:

-31-

11. Melihat dan Mengunduh Hasil Evaluasi

Dalam setiap kegiatan diklat yang diselenggarakan

PPPPTK TK dan PLB, selalu dilakukan evaluasi. Ada 3

macam evaluasi yang dilakukan yaitu evaluasi

penyelenggaraan, evaluasi fasilitator dan evaluasi

peserta. Evaluasi peserta biasanya dilakukan oleh

fasilitator selama kegiatan diklat berlangsung.

Sedangkan evaluasi penyelenggaraan dan evaluasi

-32-

fasilitator dilakukan oleh peserta sebelum kegiatan

berakhir. Guna mempermudah pengolahan datanya

maka kedua evaluasi ini dilakukan secara online pada

SIM DIKLAT, sehingga Panitia dapat mengunduh grafik

dan hasil pengolahan data sebagai bahan untuk

pembuatan laporan. Adapun cara mengunduhnya

dijelaskan sebagai berikut.

a. Penyelenggaraan Diklat

Langkah untuk mengunduh grafik dan hasil

pengolahan evaluasi penyelenggaraan dilakukan

dengan cara:

Login dan masuk kelas yang dikelola, selanjutnya

klik menu penilaian, kemudian pilih sub menu

Penyelenggaraan.

Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini:

-33-

Link Unduh data untuk mengundul fi le da lam

format .xlsx.

-34-

b. Fasilitator

Langkah untuk mengunduh grafik dan hasil

pengolahan evaluasi fasilitator dilakukan dengan

cara:

Login dan masuk kelas yang dikelola, selanjutnya

klik menu penilaian, kemudian pilih sub menu

Fasilitator.

Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini:

-35-

Link Unduh data untuk mengundul fi le da lam

format .xlsx.