PANDUAN / TATACARA MEMBUAT PELUPUSAN

1. Kenalpasti jenis aset/barangan yang hendak dilupuskan.

1.1 Sekiranya aset yang hendak dilupuskan adalah perkakasan komputer, peralatan elektronik, elektrikal, mekanikal dan teknikal. Gunakan borang-borang berikut:

i. KEW.PA.16 (Perakuan Pelupusan-PEP) Dibuat 7 salinan

ii. KEW.PA.17 (Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan) Dibuat 7 salinan

iii. Dapatkan kad daftar peralatan berkenaan (KEW.PA.2 atau KEW.312) Dibuat 2 salinan photostat dan disahkan.

iv. Satu salinan surat perlantikan pegawai aset/pegawai pemeriksa/Lembaga pemeriksa yang menandatangai dokumen tersebut (Pegawai yang dilantik oleh KSU, Kem. Pelajaran Malaysia). Sekiranya pihak sekolah tidak melantik pegawai-pegawai di atas, pada KEW.PA-16 hendaklah ditandatangani oleh Penyelaras ICT sekolah dan Penyelaras PKG. Bagi KEW.PA-17, sekiranya tiada Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset di sekolah, hendaklah ditandatangani oleh Lembaga Pemeriksa Pelupusan di PPD Kota Setar.

1.2. Sekiranya aset yang hendak dilupuskan adalah merupakan barangan perabot (contohnya kerusi murid, meja guru, almari, karpet, langsir, pinggan mangkuk dll). Gunakan borang-borang berikut:

i. KEW.PA.17 (Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan) Dibuat 7 salinan

ii. Dapatkan kad daftar peralatan berkenaan (KEW.PA.3 atau KEW.313) Dibuat 2 salinan photostat dan disahkan.

iii. KEW.PA.16 (Perakuan Pelupusan-PEP) tidak perlu diisi untuk pelupusan peralatan perabot.

iv. Satu salinan surat perlantikan pegawai aset/pegawai pemeriksa/Lembaga pemeriksa yang menandatangai dokumen tersebut (Pegawai yang dilantik oleh KSU, Kem. Pelajaran Malaysia).

2. Panduan penggunaan borang KEW.PA.17 (Rujuk contoh yang disertakan) :

i. Gunakan helaian BERASINGAN bagi setiap kaedah pelupusan yang disyorkan. (Contoh: Jualan secara tender, sebutharga atau lelong, Jualan sisa, tukar barang, tukar beli, tukar ganti, pindahan, hadiah, musnah secara ditanam, musnah secara dibakar, musnah secara dibuang, musnah secara ditenggelam).

ii. Bagi jenis barang yang hendak dilupuskan secara Jualan Sisa. Gunakan helaian BERASINGAN bagi setiap kategori barang. Contoh: Senaraikan barang diperbuat daripada besi dalam satu borang dan senaraikan barangan plastik, dan lain-lainl didalam borang yang berasingan. Ini untuk memudahkan proses jualan tender barangan tersebut.

3. Hantarkan semua borang yang lengkap ini kepada Unit Pembangunan Dan Bekalan, Pejabat Pelajaran Daerah Kota Setar (U.P: Pn Najihah Binti Zakaria, bahagian Aset ) untuk tindakan seterusnya.

TINDAKAN SELEPAS MENDAPAT KELULUSAN PELUPUSAN

1. Sebelum melaksanakan kaedah pelupusan, pastikan Kaedah yang diluluskan di dalam surat kelulusan samada dimusnah, jualan sisa ataupun kaedah lain.

2. Sekiranya kaedah yang diluluskan adalah secara musnah, langkah-langkah yang perlu diambil ialah;

Mendapat kelulusan PBT (untuk pelupusan di tempat pembuangan sampah), JAS (pembakaran terbuka), Jabatan Laut (kaedah tenggelam), dll.

Mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa berkenaan

Bahan-bahan yang boleh diguna sebagai alat ganti hendaklah ditanggal/ dikeluarkan terlebih dahulu.

Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek dan sebagainya

Mengambil gambar sebagai bukti pemusnahan dilakukan.

Sijil Penyaksian Pemusnahan (KEW.PA-18) dan Sijil Pelupusan Aset Alih (KEW.PA-19) hendaklah disediakan 5 salinan dan dihantar terus ke JPN (Unit Perolehan Dan Aset) serta satu salinan ke PPD Kota Setar (Unit Pembangunan Dan Bekalan,bahagian Aset).

3. Sekiranya kaedah yang diluluskan adalah secara jualan sisa, langkah-langkah yang perlu diambil ialah;

Tanda nama atau label sekolah dan Hak Kerajaan hendahlah ditanggalkan ataupun dipadamkan.

Hubungi kontraktor jualan sisa (dapatkan senarai drp PPD) dan dapatkan harga yang terbaik.

Resit jualan dan Sijil Pelupusan Aset Alih (KEW.PA-19) hendaklah disediakan 5 salinan dan dihantar terus ke JPN (Unit Pembangunan Dan Bekalan, bahagian Aset) serta satu salinan ke PPD Kota Setar (Bahagian Aset).

Semua bayaran yang diterima hendaklah dimasukkan ke dalam Akaun Wang Hasil sekolah, cek atas nama Pengetua atau Guru Besar.

Sekiranya sekolah tidak mempunyai akaun wang hasil, kaedah berikut perlu diikuti;

Masukkan wang hasil jualan ke dalam akaun SUWA sekolah.

Keluarkan Cek atas nama Pengarah Pelajaran Negeri Kedah.

Hantarkan cek tersebut berserta surat iringan ke Unit Perolehan dan Aset Jabatan Pelajaran Negeri Kedah dan satu salinan ke Unit Pembangunan dan Bekalan/ Aset PPD Kota Setar.

4. Sebarang masalah ataupun keraguan, bolehlah dirujuk kepada Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan atau hubungi Pn. Najihah binti Zakaria, Bahagian Aset, Pejabat Pelajaran Daerah Kota Setar melalui e-mel : aset.ppdks@gmail.com ataupun telefon (04-7403000).