PANDUAN UNTUK NOTARIS & DINAS

PANDUAN UNTUK NOTARIS & DINAS

Sistem Administrasi Badan Hukum Koperasi (SISMINBHKOP)Kementerian Koperasi dan UKM Republik Indonesia

1 PENDAHULUANSISMINBHKOP merupakan layanan online berbasis web yang

disediakan oleh Kementerian Koperasi dan UKM. Sistem ini

bertujuan untuk memberikan layanan terpadu kepada para

penggiat Koperasi di Indonesia.

SISMINBHKOP diharapkan dapat memberikan kemudahan untuk

pengguna (Notaris) dalam melakukan pengajuan SK badan

hukum koperasi dan melakukan proses perubahan anggaran

dasar koperasi. Dengan sistem ini juga diharapkan proses

pengajuan yang berhubungan dengan badan hukum koperasi

dapat diproses lebih cepat, mudah, murah, dan aman.

SISMINBHKOP dapat diakses secara online oleh notaris1 dengan

menggunakan sembarang internet browser modern. Alamat

utama situs SISMINBHKOP adalah http://sisminbhkop.id.

Alamat cadangan dari sistem adalah

http://sisminbhkop.depkop.go.id. Bagi dinas koperasi, fokus

dari dokumen ini adalah pada bagian 5 PERANAN DINAS.

2 REGISTRASI & LOGINSebelum menggunakan sistem, maka diperlukan proses

pendaftaran atau registrasi. Saat ini hanya Notaris NPAK (atau

wakilnya) yang dapat menggunakan sistem ini. Jika Notaris

belum memiliki SK NPAK, silakan ajukan secara online melalui

http://npak.depkop.go.id

1. Gunakan web browser untuk menuju ke URL http://sisminbhkop.id2. Registrasi dilakukan dengan mengklik tombol Register pada seksi

Notaris.

1 Untuk saat ini Dinas belum memiliki akses langsung ke sistem. Namun sistem pengembangan sistem ke depan akan memberi kemudahan monitoring perkembangan koperasi bagi Dinas.

Halaman 2 / 14

Hak Cipta (c) 2017 Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia

Gambar 1 Halaman Utama Akses Sistem

3. Lengkapi form yang ada di dalamnya: a. Emailb. SK AHUc. SK Pengangkatan NPAKd. Tanggal Terdaftar NPAKe. Nama Lengkapf. Password pilihan sendiri (Anda perlu dua kali memasukkan

password pilihan yang persis sama)g. Wilayah Kerjah. Tempat Kedudukani. Tempat Diklat Koperasi

4. Sistem akan mengirim email untuk verifikasi. Klik link aktivasi di emailtersebut. Catatan: Ada peluang email masuk ke dalam folder Spam.Buka dan klik link aktivasi tersebut.

5. Setelah menglik link aktivasi, maka akan ada form untuk mengunggahdokumen pendukung. Unggah dokumen-dokumen pendukung notaris:

a. Scan SK AHUb. Scan SK Pengangkatan NPAKc. Scan KTP

6. Pada langkah ini, staf Kementerian akan memeriksa dan memverifikasiakun Anda berdasarkan data dan dokumen yang diunggah pada tahap4. Tunggulah email konfirmasi dari sistem. Anda tidak dapatmengakses maupun memohon Badan Hukum Koperasi sebelum prosesverifikasi ini.

Halaman 3 / 14


7. Jika akun Anda telah diverifikasi, Anda dapat login denganmenggunakan browser untuk menuju ke URL http://sisminbhkop.iddan mengklik tombol Login pada seksi Notaris. Masukkan email danpassword yang sudah Anda pilih pada langkah 3 di atas.

3 PERMOHONAN BADAN HUKUM KOPERASI BARU

1. Pastikan Anda telah login dalam sistem ( jika belum, lihat Gambar 1) dan melihat dashboard utama berikut ini (Gambar 2)

2. Selanjutnya, tekan menu Permohonan Badan Hukum Koperasi (Klik menu a pada Gambar 2).

3. Anda memasuki Langkah 1 Pendataran Permohonan Badan Hukum Koperasi (Gambar 3). Pada langkah ini, masukkanlah Kedudukan Koperasi, Nama Koperasi, Jenis, Wilayah Keanggotaan dan Bentuk Koperasi. Klik tombol Daftarkan untuk menuju ke Langkah 2. Jika proses pendaftaran berhasil, sistem akan memberikan contoh/template dokumen Anggaran Dasar yang dapat diunduh yang sesuai dengan jenis koperasi yang dimasukkan pada Langkah 1 (lihatGambar 4).

4. Pada Langkah 2, terdapat field-field yang lebih rinci yang harus diisi. Masukkan data berikut:

a. Nomor Akta Pendirianb. Tanggal Akta Pendirianc. Unggah Dokumen ADd. Unggah Scan Surat Pengantar Dinase. Alamat

Halaman 4 / 14


CATATAN: Nama Koperasi paling sedikit terdiri atas 3 (tiga) kata, dantidak diperkenankan mengandung kata KOPERASI maupun jenisnya(JASA, SIMPAN PINJAM, PRODUSEN, KONSUMEN, PEMASARAN), karenaakan otomatis ditambahkan oleh sistem berdasarkan Jenis Koperasi.Sistem akan melakukan pengecekan secara nasional dan menolak jikatelah terdapat nama koperasi yang sama.

Langkah 1 dan Langkah 2 tidak harus dilakukan pada satu kesempatanatau hari yang sama. Langkah 2 bisa dilakukan beberapa hari setelahLangkah 1. Hal ini memungkinkan koperasi untuk melakukanpengecekan nama di awal proses. Jika langkah 1 sudah dilewati, namakoperasi akan tercatat dan ter-reserve di sistem dan terblokir untukdigunakan oleh notaris lain.

f. Tanggal Rapatg. Alamat Rapath. Jumlah Peserta Rapati. Unggah Scan Berita Acara Rapatj. Unggah Scan Daftar Hadir Rapatk. Unggah Scan KTP Peserta Rapatl. Modal Sendirim. Nilai Simpanan Pokokn. Nilai Simpanan Wajibo. Jumlah Anggotap. Usaha Utamaq. Usaha Pendukung (opsional)r. Usaha Tambahan (opsional)s. Periode Kepengurusant. Susunan Pengawas & Pengurus. Susunan Pengawas & Pengurus

dapat ditambahkan sesuai kebutuhan. Jabatan Pengawas & Pengurus dapat disunting dan disesuaikan.

5. Centang checkbox konfirmasi dan klik tombol Konfirmasi untuk mengajukan permohonan. Selamat! Anda telah mengajukan permohonan Badan Hukum Koperasi Baru. Staf Kementerian Koperasi dan UKM akan meninjau dan memberikan konfirmasi approval/persetujuan maupun penolakan melalui email.

CATATAN : a. Anda juga dapat menekan tombol SIMPAN (di ujung bawah

layar scroll paling bawah) sewaktu-waktu selama Langkah 2 sedang dilengkapi. Maka data permohonan akan tersimpan dan dapat diakses melalui Dashboard Notaris kapan pun meskipun komputer dimatikan atau log out.

b. Jika permohonan telah diajukan dan telah direview oleh Kementerian, Anda dapat melihat komentar persetujuan maupun perbaikan dengan mengklik tombol suryakanta.

Halaman 5 / 14


Gambar 2 Dashboard Notaris

Halaman 6 / 14


Gambar 3 Langkah 1 Permohonan Badan Hukum Koperasi

Halaman 7 / 14


Gambar 4 Langkah 1 – Selesai. Template Anggaran Dasar dan AnggaranRumah Tangga berdasarkan Jenis Koperasi yang dipilih siap diunduh dan

disesuaikan.

Halaman 8 / 14


Gambar 5 Langkah 2 Permohonan Badan Hukum Koperasi

4 UNDUH DAN CETAK SK BADAN HUKUM Persetujuan atau penolakan permohonan Badan Hukum akan

diinformasikan via email, atau dapat dimonitor melalui

Dashboard Notaris. Persetujuan permohonan Badan Hukum akan

ditandai ikon hijau. Penolakan permohonan akan ditandai ikon

merah. Jika telah disetujui, klik tombol dengan ikon suryakanta

(Gambar 6) untuk melihat rincian dan atau mengunduh SK Badan

Hukum untuk dicetak. Jika permohonan ditolak, Notaris dapat

melakukan perbaikan kembali, untuk kemudian diajukan dan

melalui proses review lagi.

Halaman 9 / 14


Gambar 6 Dashboard Notaris dengan Status Permohonan

5 PERANAN DINASDalam tata cara baru ini, Dinas tetap memegang peranan

penting untuk memberikan penyuluhan awal perkoperasian dan

melakukan verifikasi kesiapan pendirian koperasi yang

ditunjukkan oleh dikeluarkannya Dokumen Surat Pengantar

Dinas. Scan Dokumen ini wajib diunggah oleh notaris dalam

langkah permohonan Badan Hukum koperasi baru di Langkah 2.

Contoh template dari dokumen ini dapat dilihat pada gambar

berikut (Error: Reference source not found).

Dinas juga akan menerima tembusan dari SK yang telah

didownload oleh Notaris. SK yang dihasilkan memiliki QR code

unik untuk validasi keabsahan SK secara online. Siapa saja

(termasuk dinas) dapat melakukan proses validasi ini dengan

mudah. Cara validasi ini diterangkan dalam Bab berikut.

Halaman 10 / 14


Gambar 7 Contoh Surat Pengantar Dinas yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan Dinas

Halaman 11 / 14


6 RESET PASSWORD DAN UPDATE PROFIL NOTARISApabila notaris melupakan password atau menghendaki

penggantian password, dipersilakan untuk mengklik tombol Lupa

Password pada layar login.

Gambar 8 Tombol untuk Reset Password

Apabila terdapat perubahan atau perbaikan pada rincian data

notaris (misal gelar berubah atau nama perlu dikoreksi atau

update dokumen verifikasi yang perlu diunggah), maka dari

Dashboard Notaris tekan menu Profil Notaris dan tekan tombol

Update.

Halaman 12 / 14


Gambar 9 Klik menu Profil Notaris untuk melakukan Update

Gambar 10 Klik Update untuk start mengedit data Notaris

Halaman 13 / 14


7 VALIDASI SK ONLINESurat Keputusan Badan Hukum dapat dicek keabsahannya /

divalidasi oleh siapapun dengan cukup mudah. Cara yang paling

mudah adalah dengan mengunduh sembarang Aplikasi QR Code

Reader di Google Play Store (Android) atau Apple Store (IOS).

Beberapa contoh aplikasi tersebut: QR Code Reader , QR

Scanner: Free Code Reader dari Kaspersky Lab.

Prosedur Validasi:

1. Jalankan App QR Code Reader yang telah diinstall dari Store.Arahkan kamera ke QR Code SK (lihat Gambar 11)

2. Aplikasi akan mengarahkan pada laman di website sisminbhkop.id dimana keterangan tentang SK tersebut akan tertera pada laman tersebut.

3. Catatan PENTING: Website haruslah merujuk ke alamat URL sisminbhkop.id atau sisminbhkop.depkop.go.id, jika tidak maka pada tahap ini bisa dinyatakan SK tersebut TIDAK VALID.

4. Jika data yang tertera pada laman tersebut SAMA dengan yang tercetak, maka SK tersebut VALID. Jika tidak maka SK tersebut TIDAK VALID.

Gambar 11 QR Code pada SK

Halaman 14 / 14


PANDUAN UNTUK NOTARIS & DINAS

Documents

Transcript of PANDUAN UNTUK NOTARIS & DINAS