BBG 33103 – PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN SEKOLAH

NAMA PELAJAR : GHAZALI B JAAFARCB 100009

BADRUL HISHAM BIN MD.KELING CB 100018

MHD & MOHD DARWAZI BIN ABD

WAHID CB 100024

PROGRAM : PROGRAM KHAS PENSISWAZAHAN GURU BESAR (PKPGB)

IJAZAH SARJANA MUDA PENDIDIKAN(PENGURUSAN PENDIDIKAN)

PENSYARAH : PUAN HJH SAREBAH BINTI WARMAN

Pengurusan Sistem Maklumat Dalam PendidikanPKPGB UTHM

UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA

PANJAR WANG RUNCIT(PWR)

PANJAR WANG RUNCIT

Pengenalan

Panjar wang runcit diwujudkan untuk memudahkan pihak sekolah melakukan

pembelian-pembelian runcit dengan segera. Seseorang Pengetua/Guru Besar haruslah

memahami pengendaliannya untuk mengelakkan daripada pembaziran dan

penyalahgunaan wang tunai.

Objektif

Selepas mengikuti topik ini diharapkan peserta akan dapat:

Memahami pengendalian panjar wang runcit

Mengenalpasti had perbelanjaan dan kawalan terhadap panjar wang runcit

Mengetahui proses mewujudkan panjar wang runcit

Menambahbaikan tatacara penyelenggaraan panjar wang runcit

Definisi

Adalah sejumlah wang diberi kepada pegawai perakaunan untuk

membolehkannya membuat pembayaran kecil yang segera dan

perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu kepada

satu vot/mana-mana jenis kumpulan wang yang diselenggarakan.

PANJAR

i. Panjar Gaji - AP 3(a) sekolah-sekolah

ii. Panjar 1 / 12 / 3 / 12 - AP 3(b)

iii. Panjar Unit - AP 3( c)

iv. Panjar Wang Runcit - AP 3(d) dan TPKPS Bab 8

Pengurusan Sistem Maklumat Dalam PendidikanPKPGB UTHM

Pengurusan Sistem Maklumat Dalam PendidikanPKPGB UTHM

PENJELASAN

Panjar Wang Runcit sekolah merupakan sejumlah wang pendahuluan yang

pada permulaannya dikeluarkan daripada Kumpulan Wang SUWA di

bawah butiran yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan tertentu seperti

kantin atau pelbagai. Bagi sekolah-sekolah yang tidak menyelenggarakan

Kumpulan Wang SUWA maka wang pendahuluan Panjar Wang Runcit

bolehlah dikeluarkan daripada Kumpulan Wang Kerajaan butiran

LPBT/LPK.

Panjar Wang Runcit seboleh-bolehnya digunakan untuk pembelian runcit

yang kurang daripada RM50.00 secara tunai. Namun demikian bagi

pembelian yang melebihi RM50.00 boleh juga dilakukan secara tunai jika

praktik dan berfaedah.

Panjar Wang Runcit boleh dibelanjakan untuk semua jenis Kumpulan

Wang yang diselenggarakan oleh sekolah.

Dengan seberapa yang boleh semua pembayaran bil yang tidak melebihi

RM50.00 hendaklah dibuat daripada panjar wang runcit sekolah yang

melakukan perbelanjaan itu.

PROSES MEWUJUDKAN PWR

Kebenaran untuk mewujudkan PWR di sekolah hendaklah diperolehi

daripada PTJ masing-masing seperti yang berikut:

JENIS SEKOLAH PUSAT TANGGUNGJAWAB

Sekolah Berasrama Penuh Bahagian Sekolah

Kementerian Pendidikan Malaysia

Sekolah Menengah Teknik Bahagian Teknik & Vokasional

Sekolah Rendah/ Menengah Jabatan Pendidikan Negeri

Sekolah Harian PTJ Sendiri Jabatan Akauntan Negara,

Negeri masing-masing

Permohonan panjar wang runcit hendaklah dibuat dengan menggunakan

boring seperti di lampiran PWR 1

Pengurusan Sistem Maklumat Dalam PendidikanPKPGB UTHM

Selepas kelulusan diperolehi, sekolah perlu menyediakan satu baucar

bayaran untuk mengeluarkan wang daripada kumpulan wang yang telah

diluluskan. Amaun ini, hendaklah ditunjukkan sebagai pendahuluan dari

kumpulan wang SUWA/Kerajaan dan dicatatkan sebagai aset dalam

Lembaran Imbangan bagi akaun yang berkenaan.

Paras Panjar wang runcit boleh ditambah apabila perlu tertakluk kepada

kelulusan pusat tanggungjawab masing-masing. Setiap permohonan

tambahan hendaklah disertakan rekupmen PWR tiga (3) bulan berturutan

dengan menggunakan boring seperti di Lampiran PWR 2.

TATACARA PENYELENGGARAAN PANJAR WANG RUNCIT

Buku Tunai Panjar Wang Runcit

Segala urusniaga tunai hendaklah direkodkan ke dalam buku tunai PWR seperti di

Lampiran PWR 3.

Sebagai satu kawalan dalaman Pengetua/Guru Besar hendaklah

mengeluarkan satu surat penurunan kuasa secara rasmi bagi pegawai yang

mengendalikan PWR seperti di Lampiran PWR 4 (AP 69)

Merekodkan Penerimaan

Sebaik sahaja cek untuk panjar wang runcit dikeluarkan daripada

Kumpulan Wang berkenaan (Pendahuluan/Rekupmen) butir-butir berikut

hendaklah dicatatkan di bahagian penerimaan di buku Tunai PWR dengan

maklumat berikut:

i. Tarikh

ii. Perihal (Pendahuluan/Rekupmen)

iii. No. Baucer ( yang menyokong pengeluaran cek)

iv. No. Cek

v. Amaun

Pembayaran

Pengurusan Sistem Maklumat Dalam PendidikanPKPGB UTHM

Sebelum sesuatu pembayaran di buat daripada panjar wang runcit, buku

tunai sekolah perlu dirujuk untuk memastikan peruntukan bagi butiran-

butiran perbelanjaan berkenaan adalah mencukupi.

Setiap pembayaran daripada panjar wang runcit hendaklah disokong

dengan baucer kecil yang bernombor siri berturutan ( sila rujuk Lampiran

PPWR 5 ). Setiap baucer kecil hendaklah disahkan dan diluluskan oleh

Pengetua/Guru Besar.

Bil-bil tunai boleh diterima sebagai baucer kecil, tetapi bil-bil ini perlu

disahkan oleh Pengetua/Guru Besar dan diberikan nombor secara

berturutan mengikut siri baucer kecil.

Baucer asal rekupmen disimpan di dalam fail baucer kumpulan wang

berkaitan. Baucer salinan rekupmen berserta baucer kecil dan dokumen-

dokumen sokongan hendaklah disimpan dengan siri baucer yang sama

dalam fail PWR.

Merekod Pembayaran

Setiap pembayaran daripada panjar wang runcit hendaklah dicatatkan di

Bahagian Pembayaran Buku Tunai Panjar Wang Runcit seperti yang

berikut:

o Tarikh pembelian dibuat

o Perihal pembelian

o Nombor baucer kecil

o Jumlah pembayaran mengikut jenis-jenis peruntukan

o Jumlah Besar

o Jumlah pembayaran mengikut kumpulan wang (sila rujuk

Lampiran PWR 3).

Pengurusan Sistem Maklumat Dalam PendidikanPKPGB UTHM

Rekupmen Rekupmen ialah proses mendapatkan semula wang yang telah

dibelanjakan melalui panjar wang runcit. Tujuannya adalah untuk

mencukupkan semula paras panjar wang runcit dengan mengenakan

perbelanjaan kepada butiran-butiran dalam kumpulan wang berkaitan

Pihak sekolah perlu mengawasi baki panjar wang runcit. Apabila baki

wang tersebut hampir habis, buku tunai panjar wang runcit hendaklah

diimbangkan dan jumlah yang telah dibelanjakan hendaklah direkupkan.

Recupmen boleh dibuat lebih daripada sekali dalam sesuatu bulan.

Perbelanjaan yang direkup itu, hendaklah dikenakan kepada butiran

perbelanjaan dibawah kumpulan wang berkaitan. Jika perbelanjaan

melibatkan lebih daripada satu kumpulan wang, maka rekupmen perlulah

dibuat dengan menyediakan baucer bayaran bagi setiap kumpulan wang.

Apabila cek-cek rekupmen ditunaikan, catatan perlu dibuat di Bahagian

Penerimaan Buku Tunai Panjar Wang Runcit.

KAWALAN TERHADAP PANJAR WANG RUNCIT

Pastikan Panjar Wang Runcit hanya digunakan untuk tujuan pembelian

runcit seperti setem, minyak mesin rumput, fotostat, dan lain-lain

perbelanjaan yang wajar dan tidak melebihi RM50.00 serta disahkan oleh

Pengetua/Guru Besar.

Pastikan pemeriksaaan terhadap kedudukan PWR dilaksanakan oleh

Pengetua/Guru Besar sama ada sebulan sekali atau semasa proses

rekupmen.

Pemeriksaan ini bertujuan untuk mempastikan:

Baki wang dalam tangan bersamaan dengan baki yang dinyatakan di

dalam buku tunai PWR.

Pengurusan Sistem Maklumat Dalam PendidikanPKPGB UTHM

Jumlah wang dalam tangan dicampur dengan semua baucer kecil

yang belum direkup hendaklah sama dengan paras panjar yang

diluluskan.

Pastikan tandatangan Pengetua/Guru Besar terdapat dalam Buku Tunai

PWR sebagai bukti semakan ini telah dijalankan.

Apabila PWR dikendalikan sendiri oleh Pengetua/Guru Besar,

pemeriksaan ini hendaklah dijalankan oleh pegawai yang dilantik di

sekolah berkenaan

PENUTUPAN BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT

Pastikan buku Tunai PWR ditutup dan diimbangkan.

Pastikan rekupmen dibuat sebelum/pada 31 Disember supaya baki PWR

adalah bersamaan dengan pendahuluan PWR yang diluluskan.

Baki wang dalam tangan akan ditunjukkan sebagai asset/harta di

Lembaran Imbangan

bagi penyata kewangan kumpulan wang yang berkenaan.

Pengurusan Sistem Maklumat Dalam PendidikanPKPGB UTHM

PENYATA KEDUDUKAN PANJAR WANG RUNCIT AKHIR TAHUN

Sediakan satu penyata/Sijil PWR seperti di bawah, disediakan sebelum

atau pada

31 Disember setiap tahun kewangan:

a. Baki wang dalam tangan RM XXX

b. Perbelanjaan Panjar Runcit yang belum

direkupkan mengikut jenis-jenis kumpulan wang

Kumpulan Wang Kerajaan RM XXX

Kumpulan Wang SUWA RM XXX

Kumpulan Wang Asrama RM XXX

RM XXX

Jumlah Panjar wang runcit seperti pendahuluan panjar RM XXX

dikeluarkan Yang dilulus oleh Pusat Tanggungjawab

TATACARA MEMPERAKUKAN PANJAR WANG RUNCIT YANG TIDAK

DIREKUPKAN PADA PADA 31 DISEMBER

Sekiranya wang pendahuluan panjar dikeluarkan daripada Kumpulan

Wang SUWA dan keseluruhan amaun yang belum direkup ialah

perbelanjaaan wang SUWA maka tindakan seperti yang berikut hendaklah

dilakukan.

o Baki wang dalam tangan hendaklah ditunjukkan sebagai aset di

Lembaran Imbangan Kumpulan Wang SUWA.

o Amaun yang belum direkup hendaklah diambilkira dalam penyata

pendapatan dan perbelanjaan sebagai perbelanjaan dalam tahun

semasa.

Sekiranya wang pendahuluan panjar dikeluarkan daripada Wang SUWA

dan amaun yang belum direkupkan merupakan perbelanjaan yang

melibatkan lebih daripada satu kumpulan, maka tindakan berikut perlulah

diambil:

Pengurusan Sistem Maklumat Dalam PendidikanPKPGB UTHM

o Baki wang dalam tangan hendaklah ditunjukkan sebagai aset/harta

diLembaran Imbangan di kumpulan Wang SUWA.

o *Amaun yang belum direkupkan daripada kumpulan Wang

Kerajaan/Asrama (mengikut perbelanjaan yang telah dibuat)

o Jumlah perbelanjaan seperti di butiran atas (*) hendaklah

ditunjukkan sebagai ‘Akaun Belum Terima” dalam Lembaran

Imbangan di bawah aset/harta di kumpulan Wang SUWA daripada

Kumpulan Wang Kerajaan/Asrama.

o Jumlah ini perlu ditunjukkan sebagai ;akaun Belum Bayar”di

Lembaran Imbangan Kumpulan Kerajaan/Asrama di bawah

liabiliti/tanggungjawab kepada PWR di Kumpulan Wang SUWA

(sila rujuk Lampiran PWR 6)

MENYIMPAN SELAMAT WANG RUNCIT

Pengetua/Guru Besar/Pegawai yang diberi kuasa hendaklah menyimpan

wang tunai dengan selamat dalam peti besi/cabinet berkunci.

KESIMPULAN

Pengendalian panjar wang runcit memudahkan pihak sekolah

melakukankan pembelian-pembelian runcit yang segera dan kurang

daripada RM50.00 secara tunai.

Pengetua/Guru Besar hendaklah mengendalikan urusan panjar wang runcit

ini dengan teratur dan sempurna supaya mengelakkan daripada

penyalahgunaan supaya mengelakkan dariapada penyalahgunaan,

pembaziran, dan kehilangan wang tunai. Kegagalan mengendalikan akaun

panjar wang runcit dengan baik akan mengakibatkan dan memberi kesan

kepada penyediaan penyata kewangan tahunan sekolah. Untuk tujuan ini,

panjar wang runcit perlulah diimbangkan dan didapatkan semula

sepenuhnya sebelum atau pada 31 Disember.

Pengurusan Sistem Maklumat Dalam PendidikanPKPGB UTHM

LAMPIRAN

Pengurusan Sistem Maklumat Dalam PendidikanPKPGB UTHM