PEJABAT BENDAHARI No. Semakan: 01 PROSEDUR ...reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-KEW-web/SOK-KEW...

13
SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006 Halaman: 1/13 No. Semakan: 01 No. Isu: 02 PROSEDUR TENDER Tarikh: 22/08/2011 1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara dan prosedur terperinci serta bidang tugas dan tanggungjawab bagi proses perolehan melalui tender. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua jenis perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai melebihi RM500,000 bagi setiap pembelian. Prosedur ini menerangkan cara/proses lantikan pembekal dibuat, cara-cara penyediaan permohonan pembelian belian, penyediaan pesanan belian, kaedah merekod terimaan bekalan/kerja/perkhidmatan dan penilaian prestasi ke atas perolehan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300) Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my Surat Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my Pekeliling Kontrak Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM AUKU 1971, P.U. (A) 105 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, P.U. (A) 105, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia. Seksyen VII Peraturan Perakaunan dan Kewangan UPM Bil. 3 Tahun 2009 Pekeliling Bendahari, Peraturan dan Tatacara Pengurusan Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja 27 Februari 2004 Manual FAMS Minit 4/1(1998) Pembentukan Jawatankuasa-jawatankuasa Di bawah Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia. UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian. UPM/SOK/KEW/AK002/BUY Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pembekal UPM/SOK/KEW/AK003/BUY Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing SOK/KEW/GP003/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Tender OPR/BEN/GP002/BUY Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender dan Sebut Harga. OPR/BEN/GP003/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Tender OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan). OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penentuan Dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi

Transcript of PEJABAT BENDAHARI No. Semakan: 01 PROSEDUR ...reg.upm.edu.my/spk_upm/SOK-KEW-web/SOK-KEW...

  • SOKONGAN KEWANGAN

    PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

    Halaman: 1/13

    No. Semakan: 01

    No. Isu: 02

    PROSEDUR TENDER Tarikh: 22/08/2011

    1.0 TUJUAN Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan tatacara dan prosedur terperinci serta bidang tugas dan tanggungjawab bagi proses perolehan melalui tender.

    2.0 SKOP

    Prosedur ini merangkumi semua jenis perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai melebihi RM500,000 bagi setiap pembelian. Prosedur ini menerangkan cara/proses lantikan pembekal dibuat, cara-cara penyediaan permohonan pembelian belian, penyediaan pesanan belian, kaedah merekod terimaan bekalan/kerja/perkhidmatan dan penilaian prestasi ke atas perolehan.

    3.0 DOKUMEN RUJUKAN

    Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

    AP (166-206 dan 229-300) Arahan Perbendaharaan AP (166-206 dan 229-300)

    Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my

    Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa

    Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my

    Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa

    Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my

    Surat Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa

    Rujuk laman sesawang http://www.treasury.gov.my

    Pekeliling Kontrak Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa

    Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPM

    AUKU 1971, P.U. (A) 105 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, P.U. (A) 105, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia.

    Seksyen VII Peraturan Perakaunan dan Kewangan UPM

    Bil. 3 Tahun 2009 Pekeliling Bendahari, Peraturan dan Tatacara Pengurusan Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

    27 Februari 2004 Manual FAMS

    Minit 4/1(1998) Pembentukan Jawatankuasa-jawatankuasa Di bawah Lembaga Pengarah Universiti Putra Malaysia.

    UPM/OPR/BEN/AK005/BUY Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian.

    UPM/SOK/KEW/AK002/BUY Arahan Kerja Penilaian Prestasi Pembekal

    UPM/SOK/KEW/AK003/BUY Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing

    SOK/KEW/GP003/BUY Garis Panduan Penyediaan Dokumen Tender

    OPR/BEN/GP002/BUY Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender dan Sebut Harga.

    OPR/BEN/GP003/BUY Garis Panduan Penyediaan Iklan Tender

    OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga bagi Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan).

    OPR/BEN/GP005/BUY Garis Panduan Penentuan Dan Penilaian Teknikal/Spesifikasi

  • SOKONGAN KEWANGAN

    PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

    Halaman: 2/13

    No. Semakan: 01

    No. Isu: 02

    PROSEDUR TENDER Tarikh: 22/08/2011

    OPR/BEN/GP006/BUY Garis Panduan Penyediaan Laporan, Agenda Dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan

    SOK/KEW/GP007/BUY Garis Panduan Penyediaan Surat Setujuterima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak

    SOK/KEW/GP009/BUY Garis PanduanTerimaan Dan Pengesahan Terimaan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

    SOK/KEW/GP011/BUY Garis Panduan Perkhidmatan Diserah Urus (Outsourcing) Kepada Pihak Luar

    Terkini Surat perwakilan tugas/kuasa bagi pegawai yang diberi kuasa

    SOK/ICT/GP03/PerolehanICT Garis Panduan Kelulusan Perolehan ICT

    4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN:

    FAMS - Fixed Asset Management System Manual FAMS - Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) JKPH - Jawatankuasa Penilaian Harga JKPT - Jawatankuasa Pembukaan Tender JKT - Jawatankuasa Teknikal LP - Lembaga Perolehan LPIPM - Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia

    (CIDB) (Construction Industry Development Board) PA - Penolong Akauntan

    PK - Pegawai Kewangan yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM

    PKK - Pusat Khidmat Kontraktor PO held - dokumen untuk kelulusan pembelian oleh PTJ. PO - Purchase Order (Pesanan Belian) PTJ - Pusat Tanggungjawab PTK - Pembantu Tadbir Kewangan RO - Requisition Order (Permohonan Pembelian)

    SAGA - Standard Accounting for Government Agencies SSM - Sistem Saraan Malaysia

    TNC - Timbalan Naib Canselor Urusetia LP - Semua staf Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari

    Syarikat - Syarikat/individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja kepada Universiti

    5.0 TANGGUNGJAWAB

    Setiap pegawai dan staf yang terlibat bertanggungjawab mematuhi prosedur dan tatacara mengikut bidang tugas, kuasa dan tanggungjawab yang telah ditetapkan di dalam melaksanakan perolehan secara tender serta memastikan peruntukan mencukupi dalam melaksanakan perolehan tersebut.

  • SOKONGAN KEWANGAN

    PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

    Halaman: 3/13

    No. Semakan: 01

    No. Isu: 02

    PROSEDUR TENDER Tarikh: 22/08/2011

    6.0 CARTA ALIR

    Permohonan

    Pembelian

    Permohonan

    Pendaftaran

    Tender

    Proses

    Pendaftaran

    Tender

    Penyediaan

    Dokumen

    Tender

    Penyediaan

    Iklan

    Jualan

    Dokumen

    Tender

    Penutupan dan

    Pembukaan

    Tender

    Penyediaan

    Laporan

    Penilaian Tender

    Penyediaan

    Laporan dan

    Mesyuarat Tender

    Mesyuarat

    Lantikan

    Pembekal

    Penyediaan

    Surat Tawaran

    Penyediaan

    Kontrak

    Penyediaan

    Permohonan

    Pesanan Belian

    Penyediaan

    Pesanan Belian

    Serah Pesanan

    Belian kepada

    Pembekal

    Terima Bekalan/

    Perkhidmatan/

    Kerja

    Rekod Terimaan

    Penilaian

    Prestasi

    Pembekal

    Tamat

    Mula 7.1

    7.2

    7.3

    7.4

    7.5

    7.6

    7.7

    7.8

    7.9

    7.10

    7.11

    7.12

    7.13

    7.14

    7.1

    5

    7.16

    7.17

    7.18

    7.19

    7.20

    Tindakan

    Pembetulan

    7.7.2

  • SOKONGAN KEWANGAN

    PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

    Halaman: 4/13

    No. Semakan: 01

    No. Isu: 02

    PROSEDUR TENDER Tarikh: 22/08/2011

    7.0 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan

    Tanggungjawab

    7.1 Mula

    7.2 Permohonan Pembelian

    7.2.1

    Lengkapkan Borang Permohonan Pembelian (R.O) (SOK/KEW/BR002/BUY).

    Pemohon

    7.3 Sedia Permohonan Pendaftaran

    7.3.1 Lengkapkan Borang Pendaftaran Tender/Sebut Harga (SOK/KEW/BR003/BUY).

    Pemohon

    7.3.2 Serahkan Borang Permohonan Pembelian (R.O), Borang Pendaftaran Tender yang telah lengkap bersama senarai spesifikasi ke Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari.

    Pemohon

    7.4 Proses Pendaftaran

    7.4.1 Cop tarikh terima permohonan daripada PTJ ke atas borang pendaftaran.

    PA/PTK (Seksyen Perolehan)

    7.4.2 Buat semakan seperti berikut ke atas borang

    permohonan diterima:-

    PA

    (a) senarai spesifikasi tender dilampirkan bersama borang; dan

    (b) pastikan semua maklumat yang berkaitan telah dilengkapkan pada borang;

    7.4.3 Lulus permohonan dengan menandatangani borang pendaftaran, cop nama dan jawatan di atas borang bagi permohonan yang telah lengkap.

    PB

    7.4.4 Daftar tender dengan merekod maklumat permohonan berkaitan di dalam buku Daftar Tender (OPR/BEN/BD002/BUY).

    PA/PTK (Seksyen Perolehan)

    7.4.5 Rekod maklumat berikut pada borang pendaftaran tender:-

    PA/PTK (Seksyen Perolehan)

  • SOKONGAN KEWANGAN

    PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

    Halaman: 5/13

    No. Semakan: 01

    No. Isu: 02

    PROSEDUR TENDER Tarikh: 22/08/2011

    (a) Nombor rujukan tender;

    (b) Tarikh dan masa tutup iklan, nombor peti dan tarikh iklan;

    (c) Jumlah sampul surat dokumen yang perlu diserahkan.

    7.4.6 Buat satu (1) salinan borang pendaftaran kepada PTJ untuk makluman dan penyediaan dokumen tender.

    PA/PTK (Seksyen Perolehan)

    7.4.7 Failkan borang pendaftaran berserta senarai spesifikasi

    di dalam Fail Pendaftaran Tender (UPM/BEN/SP/03/F001).

    PA/PTK (Seksyen Perolehan)

    7.5 Penyediaan Dokumen Tender

    7.5.1 Sedia dokumen tender dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Dokumen Tender (SOK/KEW/GP003/BUY).

    Pemohon

    7.5.2

    Serah dokumen tender ke Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari.

    Pemohon

    7.6 Penyediaan Iklan

    7.6.1 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Iklan Tender (OPR/BEN/GP003/BUY) untuk menyemak tatacara penyediaan iklan tender.

    PA/PTK (Seksyen Perolehan)

    7.7 Jualan Dokumen Tender

    7.7.1 Semak maklumat yang tercatat pada sampul surat serta dokumen tender dan pastikan ianya sama dengan maklumat pada iklan sebelum jualan dibuat. Maklumat-maklumat yang perlu disemak adalah seperti berikut:-

    PA/PTK (Seksyen Perolehan)

    (a) Nombor rujukan tender; (b) Tajuk tender; (c) Tarikh tutup tender; dan (d) Nombor peti tender

    7.7.2

    Jika ada kesilapan dan perlukan pembetulan, hubungi atau kembalikan dokumen tender tersebut ke PTJ berkenaan untuk pembetulan.

    PA/PTK (Seksyen Perolehan)

  • SOKONGAN KEWANGAN

    PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

    Halaman: 6/13

    No. Semakan: 01

    No. Isu: 02

    PROSEDUR TENDER Tarikh: 22/08/2011

    7.7.3 Dokumen tender akan dijual mengikut harga dokumen yang telah ditetapkan di dalam iklan. Pastikan setiap petender yang hendak membeli dokumen menunjukkan sijil asal yang tempoh pendaftaran sijil masih berkuatkuasa mengikut kod bidang pendaftaran yang telah ditetapkan di dalam iklan.

    PA/PTK (Seksyen Perolehan)

    7.7.4 Rekod jualan dokumen tender di dalam Borang Jualan Dokumen Tender/Sebut Harga (OPR/BEN/BR006/BUY) dengan mencatat maklumat berikut:-

    PA/PTK (Seksyen Perolehan)

    (a) Bilangan dokumen; (b) Nama syarikat; (c) Nombor resit; (d) Alamat syarikat; (e) Nombor telefon dan faks.

    7.8 Penutupan dan Pembukaan Tender

    7.8.1 Rujuk Garis Panduan Penutupan dan Pembukaan Tender dan Sebutharga (OPR/BEN/GP002/BUY) untuk tindakan terperinci.

    PK/PA/PTK (Seksyen Perolehan)

    7.9 Penyediaan Laporan Penilaian Tender

    7.9.1

    Laporan penilaian tender bekalan/perkhidmatan

    (a) Laporan penilaian spesifikasi akan disediakan oleh JKT dan laporan penilaian harga oleh JKPH.

    JKT/JKPH

    (b) Untuk penyediaan penilaian teknikal rujuk Garis Panduan Penyediaan Penyediaan Laporan, Agenda dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan (OPR/BEN/GP006/BUY).

    JKT

    (c) Untuk penyediaan laporan penilaian analisis harga rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan Penilaian Harga Tender dan Sebut Harga (Bekalan/Perkhidmatan) (OPR/BEN/GP005/BUY).

    JKPH

    7.9.2 Laporan Penilaian Tender Kerja JKT (a) Laporan penilaian tender kerja akan disediakan

    oleh JKT.

  • SOKONGAN KEWANGAN

    PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

    Halaman: 7/13

    No. Semakan: 01

    No. Isu: 02

    PROSEDUR TENDER Tarikh: 22/08/2011

    (b) Sedia laporan penilaian tender kerja. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Penyediaan Laporan, Agenda dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan (OPR/BEN/GP006/BUY).

    7.9.3 Serah laporan penilaian tender ke Seksyen Perolehan, Pejabat Bendahari.

    JKT/JKPH

    7.10 Penyediaan Laporan dan Mesyuarat

    7.10.1 Cop tarikh terima laporan penilaian tender pada setiap laporan.

    PA/PTK (Seksyen Perolehan)

    7.10.2 Semak laporan tender yang telah dikemukakan, jika

    tidak lengkap kembalikan/hubungi PTJ untuk tindakan pembetulan.

    Urusetia LP

    7.10.3 Sedia laporan mesyuarat. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan, Agenda dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan (OPR/BEN/GP006/BUY).

    Urusetia LP

    7.11 Mesyuarat dan Lantikan Petender

    7.11.1 Mesyuarat LP akan dijalankan oleh dua (2) Lembaga Perolehan (LP) Universiti iaitu:-

    (a)

    LP (A) yang mempunyai had nilai setuju terima lebih daripada RM20 juta sehingga RM100 juta;

    (b) LP (B) yang mempunyai had nilai setuju terima sehingga RM20 juta.

    7.11.2 Buat pertimbangan dan keputusan lantikan berdasarkan laporan yang telah disediakan. Rujuk Garis Panduan Penyediaan Laporan, Agenda dan Fail Mesyuarat Lembaga Perolehan (OPR/BEN/GP006/BUY).

    Ahli LP

    7.11.3 Jika tender pembelian melebihi RM100 juta kemukakan cadangan lantikan kepada Kementerian Kewangan untuk kelulusan.

    Setiausaha LP

    7.12 Penyediaan Surat Tawaran

  • SOKONGAN KEWANGAN

    PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

    Halaman: 8/13

    No. Semakan: 01

    No. Isu: 02

    PROSEDUR TENDER Tarikh: 22/08/2011

    7.12.1 Sediakan surat tawaran kepada petender yang dilantik dengan merujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY).

    PA/PTK (Seksyen Perolehan)

    7.12.2 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk penyediaan cagaran keselamatan.

    PA/PTK (Seksyen Perolehan)

    7.13 Penyediaan Kontrak

    7.13.1 Rujuk Garis Panduan Penyediaan Surat Setuju Terima Tawaran, Cagaran Keselamatan dan Kontrak (SOK/KEW/GP007/BUY) untuk penyediaan kontrak.

    PA/PTK (Seksyen Perolehan)

    7.14 Penyediaan Permohonan Pesanan Belian

    7.14.1 Input dan cetak permohonan pembelian dan cetak PO held melalui sistem SAGA. Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Permohonan Pesanan Belian Dan Daftar Serahan Melalui Modul Purchasing (UPM/SOK/KEW/AK003/BUY).

    Pemohon/PTK (Zon/Seksyen

    Kewangan)

    7.15 Penyediaan Pesanan Belian

    7.15.1 Semak maklumat dan dokumen sokongan untuk PO held. Jika tidak lengkap kembalikan untuk pembetulan. Lampirkan Memo Pembetulan Dokumen Kewangan (OPR/BEN/DF030/BUY), jika dokumen dikembalikan ke PTJ.

    PK/PA/PTK (Zon/Seksyen

    Kewangan)

    7.15.2 Jika lengkap, sedia pesanan belian. Pesanan belian hanya boleh dikeluarkan melalui sistem SAGA dan rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY).

    PTK (Zon/Seksyen

    Kewangan)

    7.15.3 Jika lengkap, lulus pesanan belian dengan menandatangani pesanan tersebut. Cop nama dan jawatan pegawai.

    PK (Zon/Seksyen

    Kewangan)

  • SOKONGAN KEWANGAN

    PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

    Halaman: 9/13

    No. Semakan: 01

    No. Isu: 02

    PROSEDUR TENDER Tarikh: 22/08/2011

    7.15.4 Jika pesanan belian difaktorkan, sila rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 7.3) untuk tindakan selanjutnya.

    PA/PTK (Zon/Seksyen

    Kewangan)

    7.16 Serah Pesanan Belian Kepada Pembekal

    7.16.1 Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Pesanan Belian (UPM/OPR/BEN/AK005/BUY) (para 4)

    Pemohon/PTK (Zon/Seksyen

    Kewangan)

    7.17 Terima Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

    7.17.1 Terima bekalan/perkhidmatan/kerja yang telah dilaksana oleh pembekal. Rujuk Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY) untuk proses menyemak dan mengesah terimaan.

    Pemohon/Pegawai yang diberikuasa

    7.18 Rekod Terimaan

    7.18.1

    Rekod terimaan barang yang diterima. Rujuk Manual FAMS untuk menyemak cara-cara merekod Aset dan Inventori (jika berkaitan).

    Pemohon/Pegawai yang diberikuasa

    7.19 Penilaian Prestasi Pembekal

    7.19.1 Pastikan penilaian prestasi dibuat ke atas setiap syarikat/kontraktor yang telah melaksanakan bekalan/perkhidmatan/kerja. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).

    Pemohon/Pegawai yang diberikuasa

    7.19.2 Sekiranya bekalan/perkhidmatan/kerja yang diterima tidak sempurna, buat penilaian ke atas syarikat tersebut untuk tindakan sewajarnya.

    Pemohon/Pegawai yang diberikuasa

    7.19.3 Input maklumat ke dalam Modul Prestasi Pembekal. Rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).

    Pemohon/Pegawai yang diberikuasa

    7.19.4 Sedia laporan penilaian, rujuk Arahan Kerja Penilaian Prestasi Syarikat (UPM/SOK/KEW/AK002/BUY).

    PK/PKA Seksyen Perolehan

    7.20 Tamat

  • SOKONGAN KEWANGAN

    PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

    Halaman: 10/13

    No. Semakan: 01

    No. Isu: 02

    PROSEDUR TENDER Tarikh: 22/08/2011

    8.0 REKOD KUALITI

    Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

    Rekod

    Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

    Tanggungjawab Menyelenggara

    Tempat dan

    Tempoh Simpanan

    Kuasa Melupus

    1. UPM/BEN/SP/03/F001 – Fail Pendaftaran Tender (a) SOK/KEW/BR002/BUY -

    Borang Permohonan Pembelian (RO)

    (b) SOK/KEW/BR003/BUY - Borang Pendaftaran

    (c) SOK/KEW/DF014/BUY -

    Semakan Status Pembelian Melalui Tender/ Sebut Harga

    (d) Senarai Spesifikasi

    PTK

    PK PA PTK

    Kabinet Fail di Seksyen Perolehan

    3 Tahun

    PK

    2. UPM/BEN/SP/03/F017 – Fail Iklan Tender

    (a) OPR/BEN/DF004/BUY-Format dan Surat Iklan Tender

    PTK

    PK PA PTK

    Kabinet Fail di Seksyen Perolehan

    2 Tahun

    PK

    3. UPM/BEN/SP/03/F004 – Fail Pembukaan Tender (a) OPR/BEN/DF005/BUY -Borang

    Pembukaan Tender

    PTK

    PK PA PTK

    Kabinet Fail di Seksyen Perolehan

    3 Tahun

    PK

    4. Laporan:

    (a) SOK/KEW/LP002/BUY - Laporan Penilaian Spesifikasi bagi Tender Perkhidmatan

    (b) SOK/KEW/LP001/BUY- Laporan Penilaian Spesifikasi Tender Bekalan

    (c) OPR/BEN/LP001/BUY -

    Laporan Analisis Harga Bagi Tender/Sebut Harga (Bekalan/ Perkhidmatan)

    PTK

    PK PA PTK

    Pejabat Bendahari

    3 Tahun

    PK

  • SOKONGAN KEWANGAN

    PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

    Halaman: 11/13

    No. Semakan: 01

    No. Isu: 02

    PROSEDUR TENDER Tarikh: 22/08/2011

    Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

    Rekod

    Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

    Tanggungjawab Menyelenggara

    Tempat dan

    Tempoh Simpanan

    Kuasa Melupus

    5. UPM/BEN/SP/03/F008 – Fail Keputusan Lembaga Perolehan (a) OPR/BEN/DF012/BUY –

    Keputusan Mesyuarat Lembaga Perolehan (LP)

    PA PTK

    PK PA PTK

    Kabinet Fail di Seksyen Perolehan

    7 Tahun

    PK

    6. UPM/BEN/SP/03/F010 – Fail Minit Mesyuarat Tender (a) OPR/BEN/DM002/BUY - Minit Mesyuarat

    PA PTK

    PK PA PTK

    Kabinet Fail di Seksyen Perolehan

    7 Tahun

    PK

    7.

    OPR/BEN/DF016/BUY - Surat Setuju Terima Tawaran (Pejabat Bendahari)

    PTK

    PK PA PTK

    Kabinet Fail di Seksyen Perolehan

    3 Tahun

    PK

    8. Dokumen Kontrak (Pejabat Bendahari)

    PTK

    PK PA PTK

    Pejabat

    Bendahari

    7 tahun

    PK

    Salinan dokumen kontrak PTJ PTJ PTJ

    1 tahun

    Ketua PTJ

    9. Salinan Pesanan Belian (Nama Zon/ Seksyen Kewangan)

    PTK (Zon/Seksyen

    Kewangan)

    PTK (Zon/Seksyen

    Kewangan)

    Pejabat Bendahari

    3 Tahun

    PK

    Salinan Pesanan Belian (Kod PTJ) PTJ PTJ PTJ

    1 Tahun

    Ketua PTJ

  • SOKONGAN KEWANGAN

    PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

    Halaman: 12/13

    No. Semakan: 01

    No. Isu: 02

    PROSEDUR TENDER Tarikh: 22/08/2011

    Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai

    Rekod

    Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

    Tanggungjawab Menyelenggara

    Tempat dan

    Tempoh Simpanan

    Kuasa Melupus

    10.

    OPR/BEN/BD002/BUY – Daftar Tender

    PA PTK

    PK PA PTK

    Kabinet Fail di Seksyen Perolehan

    3 Tahun

    PK

    11. OPR/BEN/BD003/BUY - Daftar

    Kontrak Tender

    PA PTK

    PK PA PTK

    Kabinet Fail di Seksyen Perolehan

    3 Tahun

    PK

    12.

    OPR/BEN/BD005/BUY - Daftar Penerimaan, Penjualan dan Pelupusan Dokumen Tender

    PA PTK

    PK PA PTK

    Kabinet Fail di Seksyen Perolehan

    3 Tahun

    PK

    13. SOK/KEW/DF035/BUY – Nota Pulangan Barang (NPB)

    PTJ PTJ PTJ

    1 Tahun

    Ketua PTJ

    14. SOK/KEW/DF036/BUY – Nota Aduan Perkhidmatan/Kerja

    PTJ PTJ PTJ

    1 Tahun

    Ketua PTJ

  • SOKONGAN KEWANGAN

    PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BUY/P006

    Halaman: 13/13

    No. Semakan: 01

    No. Isu: 02

    PROSEDUR TENDER Tarikh: 22/08/2011

    9.0 SEJARAH SEMAKAN

    No. Isu No.

    Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

    Disemak Oleh

    Disahkan Oleh

    Tarikh Kuatkuasa

    02 00 - Keluaran Pertama untuk

    satu persijilan Bendahari WP 03/01/2011

    02 01 SOK:Kew 04/2011

    Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011

    Bendahari WP 22/08/2011