Pejabat Pendaftar UPM - Terminologi/Singkatan:reg.upm.edu.my/reg/etc/ekit/PANDUAN MENGURUS STAF...

PANDUAN MENGURUS STAF TIDAK HADIR BERTUGAS TANPA CUTI ATAU TANPA TERLEBIH DAHULU MENDAPAT KEBENARAN ATAU TANPA SEBAB YANG MUNASABAH

1.0 Tindakan 1 – Pemerhatian Selama Tempoh Satu (1) Bulan di PTJ

PTJ

1.1 Jika didapati staf tidak hadir bertugas sekurang-kurangnya satu (1) hari bekerja atau lebih secara berturut-turut atau berselang-seli, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia hendaklah mendapatkan penjelasan dan sekiranya tidak hadir berturut-turut secara berterusan hendaklah berusaha mengesan staf dan memanggil balik staf untuk bertugas.

PTJ

1.2 Tindakan Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia seperti berikut:

(i) Mendapatkan penjelasan secara lisan/bertulis;

(ii) Menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh staf;

(iii) Menasihatkan staf memohon cuti rehat jika penjelasan diterima dengan asas yang kukuh dan disokong oleh keterangan berkaitan (contoh: sijil cuti sakit, surat kematian saudara terdekat, surat pengesahan, surat laporan polis atau lain-lain bukti yang munasabah);

ATAU

(iv) Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas, jika penjelasan staf ditolak.

PTJ

1.3 Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan kehadiran staf ke tempat kerja secara berterusan. Memberi teguran secara lisan (kali pertama) tentang kesalahan ketidakhadiran supaya tidak diulangi. Rekodkan atau catatkan tindakan memberi teguran secara lisan (kali pertama) pada borang Laporan Siasatan Ketidakhadiran Staf [UPM/PEND/LS(1)].

2.0 Tindakan 2 – Pemerhatian Selama Tempoh Dua (2) Bulan di PTJ

PTJ 2.1 Pantau dan awasi perkembangan staf samada sikapnya telah berubah

(tatakelakuan) atau masih mengulangi kesalahan yang sama (tidak berubah).

PTJ 2.2 Jika staf masih mengulangi kesalahan yang sama, Ketua Jabatan/Pegawai

Penyelia membuat siasatan untuk mengesan staf (dapatan maklumbalas siasatan direkodkan).

PTJ

2.3 Tindakan Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia seperti berikut:

(i) Mendapatkan penjelasan secara lisan/bertulis;

(ii) Menimbang penjelasan yang dikemukakan oleh staf;

(iii) Menasihatkan staf memohon cuti rehat jika penjelasan diterima dengan asas yang kukuh dan disokong oleh keterangan berkaitan (contoh: sijil cuti sakit, surat kematian saudara terdekat, surat pengesahan, surat laporan polis atau lain-lain bukti yang munasabah);

ATAU

(iv) Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas, jika penjelasan staf ditolak.

PTJ

2.4 Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan kehadiran staf ke tempat kerja secara berterusan. Memberi teguran secara lisan (kali kedua) tentang kesalahan ketidakhadiran supaya tidak diulangi. Rekodkan atau catatkan tindakan memberi teguran secara lisan (kali kedua) pada borang Laporan Siasatan Ketidakhadiran Staf [UPM/PEND/LS(2)].

3.0 Tindakan 3 – Pemerhatian Selama Tempoh Enam (6) Bulan di PTJ/Pejabat Pendaftar

PTJ 3.1 Pantau dan awasi perkembangan staf samada sikapnya telah berubah

(tatakelakuan) atau masih mengulangi kesalahan yang sama (tidak berubah).

PTJ

3.2 Jika staf masih mengulangi kesalahan yang sama, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia memberi amaran dan tunjuk sebab secara bertulis kepada staf [Rujuk format surat amaran kali pertama]. Salinkan surat amaran dan tunjuk sebab kepada staf tersebut untuk perhatian;

(i) Pendaftar

(ii) Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

(iii) Ketua Bahagian Perundang-undangan

(iv) Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar(mohon kendalikan sesi kaunseling dengan staf yang dirujuk).

DAN;

PTJ 3.3 Mengemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen (SOK/BUM/BR01/B-

Cuti 18) ke Pejabat Pendaftar bagi hari-hari didapati staf tidak hadir bertugas.

SBKS

3.4 Tindakan Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar adalah seperti berikut:

(i) Menghubungi staf dan mengadakan sesi kaunseling;

(ii) Membuat pemantauan kaunseling untuk tempoh selama sekurang-kurangnya 6 (enam) bulan; dan

(iii) Memberi laporan kaunseling terakhir (setelah mengadakan sekurang-kurangnya tiga (3) atau lima (5) kali sesi kaunseling kepada perujuk (Ketua Jabatan/Penyelia).

SBKS

/PTJ

3.5 Semasa dalam tempoh sesi kaunseling ini (antara 1 hingga 6 bulan), jika didapati staf masih mengulangi kesalahan yang sama, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia hendaklah memberi amaran dan tunjuk sebab secara bertulis kepada staf [Rujuk format surat amaran kali kedua]. Salinkan surat amaran dan tunjuk sebab kepada staf tersebut untuk perhatian;

(i) Pendaftar

(ii) Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

(iii) Ketua Bahagian Perundang-undangan

(iv) Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar.

DAN;



4.0 Tindakan 4 – Pemerhatian Selama Tempoh Satu (1) Bulan di PTJ

PTJ

4.1 Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan ke atas staf dalam tempoh semasa dan selepas selesai melalui proses kaunseling samada staf menunjukkan perubahan yang positif atau pun masih mengulangi kesalahan yang sama.

PTJ

4.2 Jika staf tidak menunjukkan perubahan positif dan masih mengulangi kesalahan ketidakhadiran bertugas, Ketua Jabatan/Pegawai penyelia buat laporan secara bertulis terus kepada Pendaftar dan salinkan laporan kepada:

(i) Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia;

(ii) Ketua Bahagian Perundang-undangan;

(iii) Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf; dan

(iv) Staf yang dirujuk.

DAN;



5.0 Tindakan 5 – Proses di Pejabat Pendaftar dalam Tempoh Dua (2) Minggu

PP

5.1 Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia akan mengatur perjumpaan dengan staf untuk bersemuka dalam tempoh dua (2) minggu selepas laporan diterima. Keputusan yang diputuskan adalah tertakluk kepada hasil dari perjumpaan tersebut.

PP

5.2 Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia akan melaporkan kepada Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia hasil perbincangan dan keputusan yang telah dipersetujui setelah bersemuka dengan staf. Salinkan laporan kepada:

(i) Ketua Bahagian Perundang-undangan;

(ii) Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf; dan

(iii) Staf yang dirujuk.

6.0 Tindakan 6 – Pemerhatian Selama Tempoh Dua (2) bulan di PTJ

PTJ

6.1 Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia membuat pemantauan dan pengawasan ke atas staf samada staf telah menunjukkan perubahan tatakelakuan atau pun masih mengulangi kesalahan yang sama selepas sesi bersemuka dengan Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia. [tempoh 2 bulan memberi peluang terakhir kepada staf untuk mengubah tatakelakuan]

PTJ

6.2 Jika staf masih mengulangi kesalahan ketidakhadiran bertugas, Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia buat laporan rasmi kepada Pendaftar/ Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia untuk diambil tindakan perundang-undangan.DAN;



PP/B

PP

6.4 Pendaftar/Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia kemukakan laporan kepada Bahagian Perundang-undangan untuk memulakan proses tindakan tatatertib kepada staf. Salinkan surat kepada:

(i) Ketua Jabatan/Pegawai Penyelia yang merujuk kes;

(ii) Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf; dan

(iii) Staf yang dirujuk.

Terminologi/Singkatan:

PP : Pejabat PendaftarPTJ : Pusat TanggungjawabSBKS : Seksyen Bimbingan dan Kerjaya StafBPP : Bahagian Perundang-undangan

» Ketidakhadiran Pegawai tanpa Cuti/Tanpa Kebenaran/Tanpa Sebab Yang Munasabah Pada Waktu Pegawai Dikehendaki Bertugas Tidak Boleh Ditolak Dari Cuti Rehat Pegawai.

7.0 CARTA ALIR

LAPORAN SIASATAN KETIDAKHADIRAN STAF

TEGURAN KALI PERTAMA

A. Maklumat Staf

1. Nama Staf :……………………………………………………………………………………………………………….

2. Jawatan :……………………………………………………………………………………………………………….

3. Jabatan :……………………………………………………………………………………………………………….

4. PTJ :……………………………………………………………………………………………………………….

5. Tarikh Tidak Hadir Bertugas Tanpa Cuti/Tanpa Kebenaran/ Tanpa Sebab Munasabah

TARIKH TEMPOH MASA TIDAK HADIR BERTUGAS(HARI/JAM/MASA)

i …………………………………………… …………………………………………………..ii …………………………………………… …………………………………………………..

iii …………………………………………… …………………………………………………..iv …………………………………………… …………………………………………………..

v …………………………………………… …………………………………………………..vi …………………………………………… …………………………………………………..

vii …………………………………………… …………………………………………………..

viii …………………………………………… …………………………………………………..

B. Laporan Ketua Jabatan / Pegawai Penyelia1. Tarikh Siasatan :

……………………………………………….

2. Tarikh Teguran Kepada Staf :……………………………………………….

3. Alasan/Maklumbalas/ Punca Penyebab Yang Dilaporkan Oleh Staf

:……………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

(sila rekodkan maklumat lain (Jika ada)

……………………………………………………………………………………………………………….

CETAKAN KERTAS WARNA HIJAU

[UPM/PEND/LS (1)]

……………………………………………………………………………………………………………….

C. Perakuan Ketua Jabatan / Pegawai Penyelia

Saya dengan ini telah menimbangkan penjelasan yang dilaporkan oleh staf dan;

Bersetuju hari-hari / tempoh masa ketidakhadiran staf bertugas hendaklah;

(a) Ditolak daripada Cuti Rehat/ Cuti Gantian ;

ATAU(b) Memperaku dan menerima Sijil Cuti Sakit yang dikemukakan;

Tidak bersetuju dengan alasan dan keterangan yang diberikan oleh staf dan bagi hari-hari / tempoh ketidakhadiran staf bertugas hendaklah dilucut hak emolumen.

(Sila kemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen [SOK/BUM/BK 01/B-Cuti 18] ke Pejabat Pendaftar)

………………………………………………………………………………….Tandatangan & Cap Ketua Jabatan /

Pengawai Penyelia

………………………………………………….Tarikh

[UPM/PEND/LS (1)]

LAPORAN SIASATAN KETIDAKHADIRAN STAF

TEGURAN KALI KEDUA

A. Maklumat Staf

1. Nama Staf :……………………………………………………………………………………………………………….

2. Jawatan :……………………………………………………………………………………………………………….

3. Jabatan :……………………………………………………………………………………………………………….

4. PTJ :……………………………………………………………………………………………………………….

5. Tarikh Tidak Hadir Bertugas Tanpa Cuti/Tanpa Kebenaran/ Tanpa Sebab Munasabah

TARIKH TEMPOH MASA TIDAK HADIR BERTUGAS(HARI/JAM/MASA)

i …………………………………………… …………………………………………………..ii …………………………………………… …………………………………………………..

iii …………………………………………… …………………………………………………..iv …………………………………………… …………………………………………………..

v …………………………………………… …………………………………………………..vi …………………………………………… …………………………………………………..

vii …………………………………………… …………………………………………………..

viii …………………………………………… …………………………………………………..

B. Laporan Ketua Jabatan / Pegawai Penyelia1. Tarikh Siasatan :

……………………………………………….

2. Tarikh Teguran Kepada Staf :……………………………………………….

3. Alasan/Maklumbalas/ Punca Penyebab Yang Dilaporkan Oleh Staf

:……………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

……………………………………………………………………………………………………………….

(sila rekodkan maklumat lain (Jika ada)

……………………………………………………………………………………………………………….

CETAKAN KERTAS WARNA KUNING

[UPM/PEND/LS(2)]

……………………………………………………………………………………………………………….

C. Perakuan Ketua Jabatan / Pegawai Penyelia

Saya dengan ini telah menimbangkan penjelasan yang dilaporkan oleh staf dan;

Bersetuju hari-hari / tempoh masa ketidakhadiran staf bertugas hendaklah;

(a) Ditolak daripada Cuti Rehat/ Cuti Gantian ;

ATAU(b) Memperaku dan menerima Sijil Cuti Sakit yang dikemukakan;

Tidak bersetuju dengan alasan dan keterangan yang diberikan oleh staf dan bagi hari-hari / tempoh ketidakhadiran staf bertugas hendaklah dilucut hak emolumen.

(Sila kemukakan borang Arahan Melucut Hak Emolumen [SOK/BUM/BK 01/B-Cuti 18] ke Pejabat Pendaftar)

………………………………………………………………………………….Tandatangan & Cap Ketua Jabatan /

Pengawai Penyelia

………………………………………………….Tarikh

[UPM/PEND/LS(2)]

Ruj. Kami : (No. Fail Staf PTJ)Tarikh :

(NAMA DAN ALAMAT STAF)

Tuan/Puan,

ARAHAN HADIR BERTUGAS DENGAN SERTA MERTA

Saya merujuk tuan/puan kepada perkara di atas.

2. Berdasarkan rekod perakam waktu (E-Punch), Encik/Puan/Cik (nama staf /no. staf dan kad pengenalan) didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada tarikh-tarikh berikut:

BULAN TARIKH BILANGAN HARI

JUMLAH BILANGAN HARI TIDAK HADIR BERTUGAS

3. Suka saya mengingatkan tuan/puan bahawa pihak pejabat ini telah memberi teguran sebanyak (bilangan teguran) kali pada (tarikh teguran diberi) . Walau pun nasihat dan teguran telah diberi kepada tuan/puan, namun pihak pentadbiran pejabat ini mendapati kesalahan ketidakhadiran bertugas tanpa kebenaran masih diulang dan tidak dipandang serius oleh tuan/puan.

4. Ketidakhadiran tuan/puan pada tarikh di atas boleh dikenakan tindakan tatatertib, boleh dilucuthak emolumen bagi hari staf tidak hadir bertugas di bawah Peraturan 26 Jadual Kedua Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 dan boleh dikenakan tindakan tatatertib dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat. Dengan ini tuan/puan dikehendaki hadir bertugas serta merta dan memberi surat tunjuk sebab kenapa tindakan tidak boleh diambil terhadap tuan/puan.

AMARAN KALI PERTAMA

Sekian.

“BERILMU BERBAKTI”

Yang menjalankan tugas,

(NAMA KETUA JABATAN/PEGAWAI PENYELIA)JawatanJabatan

s.k : Pendaftar: Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar: Ketua Bahagian Perundang-undangan, Pejabat Pendaftar: Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar

*Surat ini disediakan hanya sebagai contoh sahaja dan pihak PTJ boleh mengubahsuai format ini mengikut kesesuaian.

Ruj. Kami : (No. Fail Staf PTJ)Tarikh :

(NAMA DAN ALAMAT STAF)

Tuan/Puan,

ARAHAN HADIR BERTUGAS DENGAN SERTA MERTA

Saya merujuk tuan/puan kepada perkara di atas.

2. Berdasarkan rekod perakam waktu (E-Punch), Encik/Puan/Cik (nama staf /no. staf dan kad pengenalan) didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada tarikh-tarikh berikut:



3. Suka saya mengingatkan tuan/puan bahawa pihak pejabat ini telah memberi teguran sebanyak (bilangan teguran) kali pada (tarikh teguran diberi) dan surat amaran kali pertama pada (tarikh surat amaran kali pertama). Tuan/Puan juga telah dirujuk kepada Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar untuk diberi sesi kaunseling dan penasihatan. Walau pun nasihat,teguran, surat amaran serta proses kaunseling telah diberi kepada tuan/puan, namun pihak pentadbiran pejabat ini mendapati kesalahan ketidakhadiran bertugas tanpa kebenaran masih berulang dan tidak dipandang serius oleh tuan/puan.

4. Ketidakhadiran tuan/puan pada tarikh di atas boleh dikenakan tindakan tatatertib, boleh dilucuthak emolumen bagi hari staf tidak hadir bertugas di bawah Peraturan 26 Jadual Kedua Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 dan boleh dikenakan tindakan tatatertib dengan tujuan buang kerja atau turun pangkat.

AMARAN KALI KEDUA

Dengan ini tuan/puan dikehendaki hadir bertugas serta merta dan memberi surat tunjuk sebab kenapa tindakan tidak boleh diambil terhadap tuan/puan.

Sekian.




s.k : Pendaftar: Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar: Ketua Bahagian Perundang-undangan: Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar


Ruj. Kami : (No. Fail PTJ)Tarikh :

PendaftarUniversiti Putra Malaysia43400, SerdangSelangor

Y.Bhg. Dato’,

LAPORAN MENGENAI KETIDAKHADIRAN BERTUGASNAMA STAF : (no. staf)JAWATAN :JABATAN :

Saya dengan segala hormatnya menarik perhatian Y.Bhg. Dato’ mengenai perkara di atas.

2. Dimaklumkan bahawa staf yang dinyatakan di atas ini didapati tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu atau tanpa sebab yang munasabah pada (nyatakan tarikh mulai…..hingga……) atau:



*Jika staf tidak hadir berselang seli

3. Staf berkenaan telah diberi nasihat dan teguran oleh pihak di PTJ pada (nyatakan tarikh). Surat amaran kali pertama dan kedua juga telah diberi kepada beliau pada (nyatakan tarikh). Usaha juga telah dilakukan dengan merujuk staf kepada Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar dan diberi ruang masa untuk mengubah tatakelakuan untuk tempoh selama enam (6) bulan (nyatakan tempoh masa). Melalui permerhatian pihak kami di PTJ,

CONTOH: LAPORAN KES TIDAK HADIR BERTUGAS

mendapati staf masih tidak berupaya untuk mengubah sikap dan perangainya hingga menjejaskan tugas hakiki yang sepatutnya beliau lakukan.

4. Bersama-sama ini dilampirkan (lampirkan bukti-butki menunjukkan pegawai tidak hadir bertugas seperti kad perakam waktu dan dokumen lain yang menyokong tindakan secara pentadbiran telah diambil) sebagai bukti pihak PTJ telah membuat pemantauan serta menangani masalah ketidakhadiran staf ini. Dikemukakan laporan ini untuk tindakan di pihak Y.Bhg. Dato’ selanjutnya.

Sekian, terima kasih.




s.k : Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar: Ketua Bahagian Perundang-undangan, Pejabat Pendaftar: Ketua Seksyen Bimbingan dan Kerjaya Staf, Pejabat Pendaftar: (Nama dan alamat Staf yang dirujuk)


Pejabat Pendaftar UPM - Terminologi/Singkatan:reg.upm.edu.my/reg/etc/ekit/PANDUAN MENGURUS STAF...

Documents

Transcript of Pejabat Pendaftar UPM - Terminologi/Singkatan:reg.upm.edu.my/reg/etc/ekit/PANDUAN MENGURUS STAF...