PELAN AUDIT PEMANTAUAN - reg.upm.edu.myreg.upm.edu.my/spk_upm/Pelan Audit Pemantauan UPM Oleh...

SQAS/MSC/FOR/05-01 of … Issue 1 Rev. 2

PELAN AUDIT PEMANTAUAN 1. PELANGGAN : UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA (UPM)

SERDANG SELANGOR DE 2. LOKASI AUDIT: Kampus Serdang 3. OBJEKTIF AUDIT

(a) Untuk memastikan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) organisasi masih mematuhi standard ISO 9001

(b) Untuk menilai pindaan kepada SPK organisasi (c) Untuk menentusah keberkesanan pelaksanaan tindakan pembetulan kepada

penemuan audit terdahulu

4. SKOP AUDIT/PENSIJILAN

i. Perkhidmatan pendidikan untuk pra-siswazah, siswazah, penyelidikan dan pembangunan

ii. Penyelidikan dan pembangunan

iii. Perkhidmatan sokongan (seperti perpustakaan, ko-kurikulum, jaringan industri masyarakat dan perkhidmatan korporat)

Nota: UPM akan mencadangkan penyataan skop yang akan dibincang semasa

audit 5. DOKUMEN RUJUKAN

ISO 9001:2008 – Requirements; Manual Kualiti and Prosedur-Prosedur UPM: Keperluan pelanggan dan undang-undang yang berkaitan

6. TARIKH AUDIT : 20hb – 29hb September 2011 7. PASUKAN AUDIT (a) Ketua Pasukan Audit : Haliza Ibrahim (b) Auditor : seperti dinyatakan dibawah


Pasukan Audit Tarikh/Sept

HALIZA IBRAHIM 20, 26 & 29

HANIDA GHAZALI 20-21 & 29

MOHAMMAD HAMIDI YUSOP 20-23 & 28-29

MANI MAARAN 20-29

PARIMALA DEVI 20-29

TIONG AH LEY 20-29

HAWA MA’AROF 22- 23

(Sekiranya terdapat bantahan kepada mana-mana auditor yang dilantik, pihak UPM hendaklah memaklumkan secara bertulis kepada Ketua Pasukan Audit / Ketua Seksyen Servis secara bertulis)

8. TATACARA AUDIT

Menyaksikan operasi, penilaian berdasarkan dokumen dan rekod dan temubual dengan anggota kerja termasuk pengurusan yang bertanggungjawab untuk proses yang diaudit.

9. KEMUDAHAN DAN BANTUAN YANG DIPERLUKAN OLEH PASUKAN AUDIT

i) Bilik mesyuarat ii) Kemudahan untuk photostate iii) Alat Keselamatan diri / Personal protective equipment (jika berkaitan) iv) Wakil UPM untuk membantu auditor dari segi logistic dan sebagai saksi

10. KEPERLUAN KERAHSIAAN (CONFIDENTIALITY REQUIREMENTS)

Ahli pasukan audit dari SIRIM QAS International telah menandatangani perjanjian untuk tidak mendedahkan makluman atau dokumen yang diperolehi semasa audit termasuk laporan akhir, kepada pihak ketiga tanpa kelulusan pihak UPM.

11. BAHASA Bahasa Inggeris & Bahasa Malaysia 12. LAPORAN

(i) Bahasa : Inggeris / Bahasa Malaysia (ii) Format : Lisan dan bertulis (iii) Jangkaan tarikh

dikeluarkan : Selepas mesyuarat penutup


JADUAL AUDIT PEMANTAUAN

Hari 1 20hb September 2011 (Selasa)

Waktu Program Auditor/Wakil

09:00 – 10:00

Mesyuarat Pembukaan (di Dewan Auditorium Jurutera, Fakulti Kejuruteraan) - Penerangan oleh UPM mengenai perubahan keatas Sistem

Pengurusan UPM (sejak audit yang terdahulu) - Penerangan oleh Ketua Pasukan Audit

Pasukan Audit dan wakil-wakil UPM

1000 – 1600

Tanggungjawab Pengurusan Pengukuran, analisa & penambahbaikan termasuk Tindakan Pembetulan, Tindakan Pencegahan dan Pengendalian Aduan

Haliza

Pusat Pembangunan Akademik (CADE) : - Latihan untuk pengajaran & pembelajaran - Perancangan dan pelaksanaan penilaian sistem pengajaran dan

pembelajaran - Pemantauan dan penyelenggaraan sistem aplikasi yg berkaitan

Hanida

Bahagian Akademik: - Kemasukan & pengambilan pelajar termasuk pelajar

antarabangsa - Proses mengemaskini maklumat berkaitan program pengajian,

calendar akademik, penjadualan dan pendaftaran,penilaian/peperiksaan, dll

-

Hamidi

TNC Penyelidikan & Innovasi: o Permohonan dan kelulusan projek penyelidikan o Pemantauan kemajuan projek o Projek penyelidikan (berdasarkan sampling)

M Maran

Fakulti Perubatan Veterinar - Proses semakan program pendidikan sediaada / rekabentuk &

pembangunan program baru - Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah - Pengurusan Makmal

Parimala

Fakulti Ekologi Manusia - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &

pembangunan program baru - Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah

Ailee

16:00 Semakan Penemuan Audit Pasukan Audit & Wakil UPM

Nota : 1. Waktu Rehat : mengikut waktu rehat organisasi 2. * tertakluk kepada standard ISO 9001: Kawalan Dokumen, Kawalan Rekod, Product Realization,

Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang berkaitan


Hari 2 21hb September 2011 (Rabu)


0830 - 0900

Pasukan Audit berkumpul di Bilik Lembaga, Tingkat 1, Bangunan Pentadbiran


0900-1600

Fakulti Pertanian: Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah - audit berdasarkan record semester semasa dan lawatan ke lokasi baru Fakulti* Pusat Asasi Sains Pertanian: Proses pengajaran dan pembelajaran

Hanida

Taman Pertanian Universiti - Proses pengajaran dan pembelajaran - Pengurusan Taman

Hamidi

Fakulti Sains Teknologi Makanan: - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &

pembangunan program baru - Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah - Pengurusan dan aktiviti penyelidikan

M Maran

Fakulti Perhutanan: - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &

pembangunan program baru - Proses pengajaran dan pembelajaran pra-siswazah - Pengurusan dan aktiviti penyelidikan

Parimala

Sekolah Pengajian Siswazah - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &

pembangunan program baru - Pengambilan dan pendaftaran pelajar - Proses pengajaran dan pembelajaran siswazah - Penyeliaan penyelidikan pelajar siswazah - Pengesahan pengurniaan ijazah

Ailee

16:00 Semakan Penemuan Audit Pasukan Audit & Wakil-wakil UPM

Nota :

1. Waktu Rehat : mengikut waktu rehat organisasi

2. Audit berdasarkan kepada kepada standard ISO 9001 seperti Kawalan Dokumen, Kawalan

Rekod, Product Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang

berkaitan


Hari 3 22hb September 2011 (Khamis)


0830 - 0900 Pasukan Audit berkumpul di Bilik Lembaga, Tingkat 1, Bangunan Pentadbiran


0900-1600

Pengurusan Peperiksaan Akhir Pra-Siswazah: - Penyediaan soalan dan skrip jawapan - Penyediaan tempat peperiksaan - Pendaftaran pelajar pada hari peperiksaan - Pengendalian kertas jawapan - Keputusan peperiksaan - Proses rayuan keputusan

Hamidi

Institut Biosains: - Pengurusan dan aktiviti penyelidikan - Pengajaran & pembelajaran siswazah

M Maran

Fakulti Ekonomi dan Pengurusan - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &


& siswazah -

Parimala

Institut Gerontologi: - Pengurusan dan aktiviti penyelidikan - Pengajaran & pembelajaran siswazah

Ailee

Kolej Kediaman – berdasarkan sampling pada hari audit Proses untuk perkhidmatan domestik dan aktiviti pelajar *

Hawa

16:00 Semakan Penemuan Audit Pasukan Audit & Wakil-wakil UPM

Nota:




berkaitan


Hari 4 23hb September 2011 (Jumaat)




0900-1600

Pengurusan Peperiksaan Akhir Siswazah: - Penyediaan soalan dan skrip jawapan - Penyediaan tempat peperiksaan - Pendaftaran pelajar pada hari peperiksaan - Pengendalian kertas jawapan - Keputusan peperiksaan - Proses rayuan keputusan

Hamidi

Institut Pertanian Tropika - Pengurusan dan aktiviti penyelidikan - Pengajaran & pembelajaran siswazah

M Maran

Fakulti Sains - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &


Parimala

Fakulti Rekabentuk dan Senibina: - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &


& siswazah

Ailee

Menyambung audit di Kolej Kediaman

Hawa

16:00 -

Semakan Penemuan Audit

Pasukan Audit dan Wakil-Wakil UPM

Nota :




berkaitan


Hari 5 26hb September 2011 (Isnin)




0900-1600

Pusat Pembangunan Maklumat & Komunikasi

Haliza

Akademi Sukan: - Pengurusan dan aktiviti penyelidikan

M Maran

TNC Hal Ehwal Pelajar & Alumni: Pengurusan hal-ehwal pelajar & Alumni merangkumi korikulum credited / non-credited, jaringan alumni dan aktiviti sukan kolej

Parimala

Jaringan Industri & Masyarakat – Pengurusan Latihan Industri Pusat Antarabangsa – Perkhidmatan bukan akademik untuk pelajar antarabangsa Pusat Kesihatan Universiti

Ailee

16:00


Pasukan Audit & Wakil-wakil UPM

Nota :

1. Waktu Rehat : mengikut waktu rehat organisas



berkaitan


Hari 6 27hb September 2011 (Selasa)




0900 -1600

Institut Teknologi Maju: - Pengurusan dan aktiviti penyelidikan - Pengajaran & pembelajaran siswazah

M Maran

Fakulti Kejuruteraan (Hari 6 & Hari 7) - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &


& siswazah - Pengurusan Makmal

Parimala (Ketua audit untuk Fakulti Kejuruteraan)

Perpustakaan Sultan Abdul Samad - Perolehan bahan bacaan/rujukan termasuk

cataloging, indexing, dll - Proses pinjaman bahan bacaan/rujukan - Penyediaan & penyelenggaran ruang membaca

Ailee

16:00



Nota :




berkaitan


Hari 7 28hb September 2011 (Rabu)




Sambungan audit di Fakulti Kejuruteraan - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &


& siswazah - Pengurusan Makmal

Parimala & Hamidi

Audit di Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan bersama Pn Ailee (Ketua audit untuk Fakulti ini) Kampus Bintulu merangkumi pemantauan program pendidikan – audit secara remote dari UPM Serdang

M Maran

Fakulti Perubatan dan Sains Kesihatan - Proses semakan program sediaada / rekabentuk &


Ailee

16:00



Nota :


2. * tertakluk kepada standard ISO 9001: Kawalan Dokumen, Kawalan Rekod, Product

Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang berkaitan


Hari 8 29hb September 2011 (Khamis)




0900-1300

Audit Kualiti Dalaman

Haliza

Bendahari: - Pengurusan bayaran yuran pelajar - Proses perolehan - Penilan pembekal

Hanida

- Pusat Islam – pengurusan masjid & pengurusan

jenazah - Pusat Kebudayaan & Kesenian (permohonan, fasiliti

dan post mortem)

Hamidi

Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset: - Pengurusan Projek - Penyelenggaraan fasiliti - Pengurusan Hartanah

M Maran

Bahagian Keselamatan Pengurusan Keselamatan UPM merangkumi jadual rondaan, pengendalian pintu masuk, pengendalian aduan keselamatan/siasatan dan tindakan susulan dan lain-lain yang berkaitan

Parimala

Pengurusan Sumber Manusia UPM - Sampling dari proses pengambilan anggota kerja

baru/kenaikan pangkat /perpindahan/bersara/meletak jawatan

- Pembangunan termasuk latihan anggota kerja bukan akademik

- Proses pengendalian cuti anggota kerja

Ailee

1400-1630

Penyediaan Laporan di Bilik Lembaga, Tingkat 1, Bangunan Pentadbiran

Pasukan Audit

1630

Mesyuarat Penutup - Penyampaian Laporan Audit - Tindakan susulan (jika ada)


Nota :


2. * tertakluk kepada standard ISO 9001: Kawalan Dokumen, Kawalan Rekod, Product

Realization, Kawalan Ketidakpatuhan Produk, dan lain-lain keperluan yang berkaitan

PELAN AUDIT PEMANTAUAN - reg.upm.edu.myreg.upm.edu.my/spk_upm/Pelan Audit Pemantauan UPM Oleh...

Documents

Transcript of PELAN AUDIT PEMANTAUAN - reg.upm.edu.myreg.upm.edu.my/spk_upm/Pelan Audit Pemantauan UPM Oleh...