1

DASAR PELUPUSAN SUMBER PERPUSTAKAAN

1. PENDAHULUAN

Perpustakaan Tuanku Bainun ingin mewujudkan satu koleksi yang

mantap. Bagi mencapai objektif tersebut, bahan-bahan bacaan perlu

dinilai sekuarang-kurangnya dua tahun sekali untuk proses pelupusan bagi

bahan-bahan yang tidak releven, rosak dan sebagainya.

Perpustakaan Tuanku Bainun telah mewarisi koleksi IPSI yang

berjumlah kira-kira 30,000 naskah. Bahan-bahan ini perlu dipilihbuang

sebelum diserapkan ke dalam koleksi yang sedia ada kerana sebahagian

daripada koleksi tersebut tidak begitu sesuai dengan kurikulum dan

program universiti. Malahan sebahagian bahan sudah ketinggalan zaman

serta tidak sempurna keadaannya.

2. TUJUAN PELUPUSAN BAHAN

2.1 Pelupusan bahan perlu dijalankan di atas sebab-sebab berikut :-

2.1.1 Untuk menyediakan bahan bacaan berkualiti bagi memenuhi

kehendak kurikulum dan program pengajian.

2.1.2 Untuk memastikan koleksi terkini.

2.1.3 Untuk memastikan koleksi yang dibina memberi maklumat

yang tepat kepada pengguna.

2.1.4 Penggunaan ruang yang berkesan bagi menampung

pertambahan koleksi terbaru.

2.1.5 Untuk menyediakan koleksi yang menarik dan berada dalam

keadaan sempurna untuk menggalakkan penggunaan.

2.1.6 Untuk membolehkan bahan bacaan yang diperlukan mudah

dilihat dan dikesan.

2.1.7 Dapat mengukur kekuatan dan kelemahan koleksi.

2

2.2 Dasar

Dasar pelupusan yang dijalankan di Perpustakaan Tuanku

Bainun adalah untuk memastikan proses pelupusan dijalankan

secara terancang dan sistematik supaya koleksi Perpustakaan

Tuanku Bainun sentiasa terkini, mantap, sempurna dan releven

untuk tujuan rujukan, pembelajaran dan penyelidikan.

Dasar pelupusan sumber perpustakaan ini adalah bagi

memenuhi salah satu fungsi Perpustakaan Tuanku Bainun untuk

mengesan, mengumpul, menyimpan, mengurus, menyelenggara

dan menyebar sumber-sumber maklumat yang releven, berkualiti

dan terkini di dalam pelbagai bidang utama yang berkaitan dengan

program anjuran universiti supaya dapat membantu memperkaya

dan menyokong proses pengajaran, pembelajaran dan

penyelidikan.

3. SKOP Dasar ini digunapakai sebagai garis panduan untuk

pengurusan pelupusan koleksi Perpustakaan Tuanku Bainun kecuali

koleksi anak kandung, koleksi arkib Universiti, koleksi khas dan koleksi

antiquarium dan naskah yang disimpan bagi maksud pemuliharaan

dengan mengambil kira perkara-perkara berikut :-

3.1 Dasar-dasar lain jabatan yang berkaitan.

3.2 Prosedur pelupusan bahan bercetak mengikut garis Panduan

Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor Bab XIV

Pelupusan Barang-Barang perenggan 230.

3

4. DEFINISI

Koleksi

Koleksi adalah sebagai :-

.sumber-sumber perpustakaan yang dikumpulkan dan

diselenggarakan di dalam perpustakaan.1

Sumber-sumber perpustakaan adalah bermaksud:-

Apa-apa bentuk perkara bertulis, bercetak atau grafik yang di atas

atau di dalamnya maklumat ditulis, direkod, disimpan, dipamer

atau dikeluar ulang, termasuk menuskrip, naskhah taip, buku,

akhbar, majalah berkala, risalah, peta, mikrofom, kertas muzik,

fotograf, filem sinemotografi, piring hitam, rakaman video dan

audio dan lain-lain rakaman pada kertas, filem dan audio dan lain-

lain rakaman pada kertas, filem atau lain-lain bahan dan

pengeluaran ulangnya;2

Koleksi sirkulasi

Koleksi perpustakaan yang tertakluk di dalam pinjaman. Bahan-

bahan yang termasuk di dalam koleksi ini ialah koleksi rak terbuka,

koleksi bahan sumber media yang terpilih dan koleksi tinta merah

(red spot).3

1 Akta Perpustakaan Negara (Pindaan) 1987 (Akta A667).Bahagian 1 Seksyen 2 (2) 2 Prytherch, Raymond John, Harrod's librarians' glossary and reference book : a directory of over 10,200 terms, organizations, projects and acronyms in the areas of information management, library science, publishing and archive management, compiled by Ray Prytherch, Gower Pulshing:England,2005, 550. 3 Ibid., 137.

4

Koleksi bukan sirkulasi

Koleksi ini merupakan koleksi yang boleh diakses tetapi

penggunaannya terhad di dalam perpustakaan sahaja. Ini

termasuk koleksi rujukan, koleksi tesis, koleksi-koleksi khas, koleksi

keratan akhbar, koleksi bahan-bahan bersiri dan majalah berjilid.4

Pelupusan

Aktiviti mengeluarkan dari koleksi perpustakaan sesuatu sumber

yang tidak lagi diperlukan mengikut prosedur yang ditetapkan.

Aktiviti pelupusan termasuk proses pilihbuang dan hapus kira

bahan.5

Pilihbuang

Proses memilih dan mengeluarkan dari penggunaan awam sesuatu

sumber perpustakaan yang jarang digunakan untuk disimpan di

dalam stek untuk beberapa tahun sebelum dihapuskira bila perlu

bergantung kepada keadaan.6

Hapuskira

Menghapuskan sesuatu yang dianggap tidak diperlukan lagi. Ianya

melibatkan proses memilih dan mengeluarkan dari penggunaan

awam sesuatu sumber perpustakaan yang didapati rosak untuk

dihapuskira secara lelong, sumbangan kepada institusi yang

memerlukan atau dimusnahkan mengikut Panduan Perbendaharaan

Tatacara Pengurusan Stor Bab XIV Pelupusan Barang-barang

perenggan 230.7

4 Ibid., 137. 5 Kamus lengkap emas Bahasa Malaysia. Kuala Lumpur: Golden Books Centre, 1995, 968. 6 Kamus Bahasa Malaysia. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa & Pustaka, 1985, 1207. 7 Ibid., 513.

5

5. OBJEKTIF

Mewujudkan satu bentuk sistem pengurusan pelupusan koleksi perpustakaan

bagi memastikan perpustakaan mempunyai koleksi yang terkini, lengkap, mantap

dan sempurna yang dijalankan secara berterusan.

Mengenal pasti kekukuhan koleksi perpustakaan dalam bidang-bidang subjek

yang relevan untuk menyokong keperluan rujukan, penyelidikan dan

pembelajaran.

Menjamin koleksi perpustakaan berada di dalam keadaan yang baik dan

berfungsi.

Memastikan perolehan semula judul yang mempunyai nilai penyelidikan dan

sejarah yang didapati rosak, hilang atau tidak dapat dikesan di dalam koleksi.

6. STRATEGI

Mengemaskini koleksi perpustakaan melalui aktiviti pengambilan stok dan

pilihbuang secara berjadual.

Melaksanakan aktiviti pelupusan berdasarkan garis panduan dan kriteria yang

telah ditetapkan.

Menjamin penggunaan optimum ruang di semua bahagian perkhidmatan di

perpustakaan.

7. KRITERIA UMUM

6

Kriteria umum pelupusan tertakluk kepada dasar universiti berkaitan

dengan sumber perpustakaan dan berdasarkan kepada perkara-perkara

berikut:-

Keadaan fizikal

7.1.1 Bahan rosak yang masih boleh digunakan tetapi kos

pembaikan adalah lebih tinggi dari kos gantian.

7.1.2 Kebanyakan muka surat bahan yang telah hilang atau rosak

yang tidak boleh diperbaiki lagi dan kesinambungan

kandungan bahan tidak boleh dijadikan bahan rujukan.

7.1.3 Kriteria rosak seperti basah.

7.2 Kekerapan penggunaan

Sumber perpustakaan yang jarang sekali dipinjam atau dirujuk.

7.3 Naskah lebihan

Bahan yang telah mencukupi bilangannya dalam koleksi

perpustakaan yang mana naskhah lebihan boleh disumbangkan

kepada institusi lain yang memerlukan.

7.4 Kandungan / Teks Bahan

7.4.1 Bahan yang kandungannya tidak sesuai dengan objektif

serta dasar perolehan perpustakaan.

7.4.2 Maklumat dan fakta yang tidak tepat, tidak terkini atau tiada

nilai karya.

7.5 Edisi

7

Edisi lama yang telah digantikan dengan edisi baru dalam format

cetak atau bukan cetak kecuali bahan yang disimpan bagi maksud

pemuliharaan.

7.6 Bahasa

Sumber perpustakaan dalam bahasa asing selain bahasa rumpun

Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris yang diperolehi melalui

program sumbangan rasmi tertakluk kepada persefahaman.

7.7 Tahun Penerbitan

Sumber perpustakaan yang melebihi 20 tahun dari tarikh

penerbitan kecuali bahan-bahan berikut:-

7.7.1 Sumber perpustakaan yang berunsur klasik atau karya

agung best sellers dan novel tersohor.

7.7.2 Karya yang memenangi anugerah kesusasteraan dunia

seperti Pullitzer Prize dan hadiah kesusasteraan lain.

7.7.3 Koleksi pinjaman yang sirkulasinya yang masih aktif.

7.7.4 Sumber rujukan yang kandungannya masih diperlukan.

7.7.5 Terbitan bersiri luar negara yang tidak dapat dalam bentuk

atau format yang lain.

7.8 Bahan Hilang

Sumber perpustakaan yang dipastikan telah hilang dan tidak

relevan lagi dan tiada koleksi dalam bentuk asal- salinan.

8. KRITERIA TAMBAHAN

8

Tambahan kepada kriteria umum berasaskan jenis koleksi seperti berikut

perlu diambilkira dalam pengurusan sumber perpustakaan:-

8.1 Koleksi Surat khabar

Surat khabar akan disimpan dalam bentuk asal selama 2 tahun

sebelum dilupuskan.

8.2 Koleksi Sumber Media

Bahan yang telah berkulat dan tidak boleh dirawat.

8.3 Koleksi Khas

Sekiranya perlu dilupuskan, kriteria umum akan digunapakai.

9. PROSEDUR PELUPUSAN BAHAN

Berikut adalah prosedur untuk pelupusan bahan bercetak berdasarkan

kepada garis panduan pelupusan bahan oleh Kementerian Kewangan:-

Pustakawan akan menyemak bahan bacaan yang terdapat di rak terbuka

setiap 2 tahun.

Bahan yang dikenalpasti akan dikeluarkan dari rak terbuka.

Senarai bahan tersebut akan dikemukakan kepada fakulti untuk mendapatkan

persetujuan dan cadangan.

Fakulti perlu memberi maklum balas/ cadangan dalam tempoh 3 minggu

kepada perpustakaan.

Melengkapkan borang Kew.300-V untuk hapuskira dan dilengkapkan

bersama-sama dengan cadangan cara-cara pelupusan.

Melantik Lembaga Pemeriksa yang terdiri daripada sekurang-kurangnya 3

orang. Lantikan akan dibuat oleh Pegawai Pengawal (Naib Canselor).

9

Lembaga Pemeriksa memperakui pelupusan bahan.

Sijil pelupusan barang-barang (Kew.300-X) hendaklah dilengkapkan dalam 3

salinan:-

Salinan asal dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia.

Salinan kedua dikemukakan kepada Jabatan Audit Negara.

Salinan ketiga untuk simpanan jabatan.

Senarai bahan yang dihapuskira dihantar ke bahagian katalog dan bahagian

perkhidmatan pelanggan untuk kemaskini rekod.

10. PENGEMASKINIAN REKOD

Entri katalog bagi sumber perpustakaan yang dipilihbuang untuk

simpanan stek dan/ atau dilupuskan akan dikemaskini untuk memudahkan

pengesanan.

10. TARIKH KUATKUASA

Dasar Pelupusan Sumber Perpustakaan ini diluluskan dan berkuatkuasa

pada 01 hb. Januari 2001.

Diluluskan oleh:

..

(ZAHARIAH MOHAMED SHAHAROON)

Ketua Pustakawan

Unit Pendidikan Sultan Idris

10