PEMBAYARAN BIL DAN TUNTUTAN - pmint.gov.my · PDF filePEMBAYARAN BIL & TUNTUTAN No. Isu ......

PEMBAYARAN BIL & TUNTUTAN

No. Isu : 03

No. Pindaan : 00

Tarikh Kuatkuasa: 15 JULAI 2012

1

1.0. OBJEKTIF

Menyediakan satu panduan dalam menjalankan proses pembayaran kepada bil-bil dan dokumen tuntutan pembekal dan kakitangan yang diserahkan kepada Bahagian Kewangan.

2.0. SKOP

Ianya meliputi aktiviti penyediaan, semakan, kelulusan dan penyerahan dokumen bayaran. 3.0 DEFINISI

Pengurus Bahagian - Pengurus-Pengurus Bahagian atau Pengurusan Tertinggi PMINT

Bahagian Kewangan - Bahagian Kewangan PMINT Prosedur Kewangan - Peraturan Perakaunan dan Kewangan PMINT Akauntan - Akauntan/Penolong Pengurus Kewangan PMINT Dokumen Bayaran - Kesemua dokumen kewangan termasuk baucer

bayaran, borang-borang bank, rekod-rekod kewangan dan cek bayaran.

SUK - Setiausaha Kerajaan Negeri Terengganu Pengerusi - Pengerusi Lembaga Pengarah PMINT

4.0 RUJUKAN

Manual Kualiti MS ISO 9001 : 2008 PMINT Peraturan Perakaunan dan Kewangan PMINT Pekeliling Kerajaan dan Arahan Perbendaharaan Perintah-Perintah Am (1999)

5.0 TANGGUNGJAWAB

Pengurus Kewangan akan memantau keseluruhan aktiviti Bahagian Kewangan. Beliau akan

dibantu oleh Akauntan. Penolong-Penolong Akauntan akan membantu Akauntan didalam menjalankan kerja-kerja penyemakan dan pematuhan terhadap prosedur kewangan. Pembantu Tadbir (Kewangan) pula akan menyediakan dokumen-dokumen yang berkaitan.


No. Isu : 03

No. Pindaan : 00


2

6.1 CARTA ALIRAN KERJA

Proses ini akan melibatkan pembayaran bil-bil dan dokumen tuntutan pembekal yang diterima melalui pelbagai bahagian lain. Maklumat-maklumat arahan bayaran akan disalurkan menerusi memo atau lain-lain dokumen yang disahkan oleh Pengurus-Pengurus dari Bahagian berkaitan. Tindakan akan diambil sehingga proses pembayaran selesai.

7.1 Penerimaan Arahan Bayaran

7.2 Semakan Arahan Bayaran

7.5 Perekodan Awal

7.7 Semakan Baucer Bayaran

7.4 Mohon Penjelasan (Maklumat tidak lengkap)

7.6 Penyediaan Baucer Bayaran

7.3 Memproses Bayaran

YA

TIDAK


No. Isu : 03

No. Pindaan : 00


3

7.0 KETERANGAN PROSEDUR 7.1 Penerimaan Arahan Bayaran

7.1.1 Maklumat-maklumat arahan bayaran dalam bentuk samada memo, inden, invois,

sijil kemajuan, borang tuntutan, notis dan dokumen tuntutan lain daripada semua Bahagian di PMINT akan diterima oleh Bahagian Kewangan.

7.2 Semakan Arahan Bayaran

7.2.1 Segala arahan bayaran tersebut kecuali Elaun Perjalanan dan Elaun Lebih masa

akan disemak oleh Pengurus Kewangan /Akauntan.

7.2.2. Pengurus Kewangan/Akauntan akan menyalurkan arahan bayaran tersebut ke unit-unit yang berkaitan.

7.3 Memproses

7.3.1 Segala dokumen tuntutan yang lengkap akan terus diproses untuk dibuat pembayaran.

7.10 Tandatangan Cek

7.13 Penyerahan dokumen Bayaran

7.9 Penyediaan Cek

7.8 Pengesahan Baucer Bayaran


No. Isu : 03

No. Pindaan : 00


4

7.3.2 Maksud dokumen yang lengkap dan perlu adalah sebagaimana jenis pembayaran :-

a) Bil-Bil Pembekal

i) Bil asal yang telah diluluskan oleh Pengurus Bahagian atau pegawai yang diberi kuasa.

ii) Bagi hal-hal yang berkaitan dengan kehilangan bil-bil asal, salinan bil

yang telah disahkan bolehlah diterima untuk pembayaran. b) Tuntutan Elaun Perjalanan/Lebih Masa

i) Borang tuntutan elaun perjalanan atau lebih masa yang lengkap diisi dan telah disahkan oleh Pengurus Bahagian.

ii) Tuntutan perjalanan adalah merangkumi penginapan, elaun makan dan

harian dan berkaitan. Tuntutan tersebut hendaklah dibuat dalam tempoh tidak melebihi tiga bulan selepas bulan perjalanan.

c) Bayaran Kemajuan Dokumen yang diperlukan adalah seperti sijil perakuan bayaran kemajuan

yang telah disahkan oleh Pengurusan Tertinggi/Pengurus Bahagian Perkhidmatan Teknik atau Jurutera Perunding dan diluluskan oleh Pengurus Besar.

d) Bayaran Inden

Dokumen yang diperlukan adalah seperti Surat Inden yang telah disahkan oleh Jurutera atau pegawai yang diberi kuasa dan diluluskan oleh Pengurus Besar.

e) Bayaran Balik Deposit

Dokumen yang diperlukan adalah seperti berikut :

i) Dokumen sokongan seperti resit asal hendaklah disertakan bersama memo yang telah disahkan oleh Pengurus Bahagian.

ii) Semua tuntutan bayaran balik deposit juga boleh dibuat tanpa resit

asal tetapi dokumen sokongan hendaklah disahkan oleh Pengurus Bahagian


No. Isu : 03

No. Pindaan : 00


5

7.4 Memohon Penjelasan

7.4.1 Jika dokumen tidak lengkap ianya akan dikembalikan kepada Pegawai/Bahagian berkaitan untuk dibuat pembetulan.

7.4.2 Segala kesilapan akan dimaklum samada secara lisan atau bertulis.

7.5 Perekodan Awal

7.5.1 Pembantu Tadbir (Kewangan) merekod maklumat arahan bayaran ke dalam Buku Daftar/Lejar Akaun Belum Bayar.

7.6. Penyediaan Baucer Bayaran

7.6.1 Pembantu Tadbir (Kewangan) akan menyediakan satu set baucer bayaran yang

mengandungi nama dan alamat penerima, keterangan bayaran, tarikh, jumlah bayaran dan kod akaun berkaitan.

7.7. Semakan Baucer Bayaran

7.7.1 Akauntan/Penolong Akauntan/Pembantu Tadbir W22 (Ketua Unit) akan membuat

semakan dari segi ketepatan butiran di dalam baucer bayaran.

7.8 Pengesahan Baucer Bayaran

7.8.1 Pengurus Kewangan/Akauntan akan memeriksa baucer tersebut samada telah disedia dan disemak dengan sempurna serta memastikan semua butiran adalah lengkap dan memuaskan, seterusnya mengesahkannya.

7.9 Penyediaan Cek

7.9.1 Pembantu Tadbir (Kewangan) akan menyediakan cek berdasarkan baucer bayaran.

7.9.2. Cek tersebut mesti mengandungi nama penerima, jumlah bayaran dan tarikh

bayaran.

7.10 Tandatangan Cek

7.10.1 Setelah berpuas hati dengan kesempurnaan penyediaan cek dan baucer bayaran, Pengurus Kewangan/Akauntan akan menandatangani cek tersebut sebagai penandatangan pertama.


No. Isu : 03

No. Pindaan : 00


6

7.10.2 Pengurus Besar/Timbalan Pengurus Besar (Hal Ehwal Korporat)/Pengurus Kanan Korporat akan menandatangani sebagai penandatangan kedua cek tersebut jika cek RM400,000.00 atau kurang setelah berpuas hati dengan pematuhan prosedur kewangan.

7.10.3 Sekiranya jumlah cek tersebut melebihi RM400,000.00 maka Pengerusi atau

Timbalan Pengerusi PMINT (Setiausaha Kerajaan Terengganu) akan menandatangani sebagai penandatangan ketiga cek tersebut setelah berpuas hati dengan pematuhan prosedur kewangan PMINT.

7.11 Penyerahan Dokumen Bayaran Kepada Penerima

7.11.1 Cek yang telah sempurna ditandatangani beserta dengan dokumen bayaran lain

akan dihantar kepada pembekal/penerima melalui serahan tangan atau diposkan atau pungutan sendiri oleh Bahagian berkaitan.

8.0 REKOD

Jenis Rekod Disimpan Oleh Tempoh

Disimpan Memo Bahagian Baucer Bayaran Penunggul Cek Buku Daftar Serahan

Penolong Akauntan Penolong Akauntan Pembantu Tadbir (Kew) Pembantu Tadbir (Kew)

2 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

2 Tahun

9.0 LAMPIRAN Lampiran I : Borang Tuntutan

Lampiran II : Memo Dari Bahagian Lampiran III : Baucer Bayaran

PEMBAYARAN BIL DAN TUNTUTAN - pmint.gov.my · PDF filePEMBAYARAN BIL & TUNTUTAN No. Isu ......

Documents

Transcript of PEMBAYARAN BIL DAN TUNTUTAN - pmint.gov.my · PDF filePEMBAYARAN BIL & TUNTUTAN No. Isu ......