7.5 Kemahiran Membuat Keputusan.

Pengurus-pengurus perlu mahir dalam membuat dan menyelesaikan sesuatu keputusan. Ketepatan keputusan yang diambil bergantung kepada kemahiran seseorang pengurus atau ketua dalam menyelesaikan masalah.

Sesuatu keputusan yang diambil perlu dinilai terlebih dahulu kebaikan dan keburukannya. Contohnya :

Masalah Yang Dihadapi Kebaikan KeburukanPengambilan pekerja asing, Pembayaran gaji yang murah

yang mana boleh mengurangkan perbelanjaan operasi syarikat

Melibatkan banyak kos seperti kos penempatan, kos latihan dan masa untuk menyeseuaikan diri.

Dilema untuk membeli mesin-mesin baru yang canggih.

Dapat meningkatkan produktiviti syarikat.

Melibatkan perbelanjaan yang besar sedangkan syarikat tidak mempunyai sumber kewangan yang mencukupi.

Dalam kes-kes diatas , penilaian pelbagai aspek terutamanya modal perlu dikaji sebelum sesuatu keputusan dibuat. Keputusan yang diambil adalah yang terbaik daripada yang terbaik dan perlulah adil serta saksama.

Mari kita lihat persoalan-persoalan ini sebelum membuat keputusan :

- Apakah masalah-masalah yang dihadapi ?- Mengapa sesuatu keputusan perlu dibuat ? - Adakah jurang yang perlu dicapai adalah terlalu besar ?- Bagaimana hendak mengurangkan jurang perbezaan tersebut ?- Adakah keputusan yang dibuat akan membawa perubahan baru atau akan menambah masalah

baru

7.6 Teknik-Teknik Pembuatan Keputusan.

7.6.1 Sumbang Saran

Sumbang saran adalah pembincangan yang diadakan tanpa kritikan . Setiap ahli akan memberi idea masing-masing yang boleh dikongsi bersama-sama. Langkah-langkah kaedah ini adalah :

Jumlah ahli-ahli yang terlibat sekurang-kurangnya 6 – 12 orang

Ketua kumpulan akan meberitahu masalah yang dihadapi kepada ahli kumpulan yang lain.

Setiap ahli kumpulan disarankan untuk mengeluarkan idea-idea dalam menyelesaikan masalah tersebut.

Daripada semua alternatif dan idea yang disumbangkan, hanya yang terbaik akan diambil, manakala idea yang lain diabaikan.

Contoh : Kedai pakaian Z dikehendaki berjumpa 2 tahun sekali dalam sesi sumbang saran untuk membincangkan trend semasa pengguna dan idea-idea untuk meningkatkan jualan.

7.6.2 Teknik Kumpulan Nominal

Teknik ini menghadkan perbincangan semasa proses membuat keputusan. System ini mengamalkan konsep sama rata. Teknik ini bertujuan membenarkan kelompok bertemu secara formal tanpa mengehadkan pemikian yang bebas (open minded). Langkah-langkah kaedah ini :

Masalah diberitahu dan kemudiannya, wakil kumpulan dikehendaki mencatatkan idea-idea tentang masalah yang dibincangkan

Setiap ahli dalam kumpulan akan membentangkan idea-idea secara lisan dan idea-idea ini akan direkod oleh ahli-ahli lain terlebih dahulu sebelum perbincangan dijalankan.

Setiap ahli akan menilai idea-idea dan menentukan agreget tertinggi. Keputusan diambil berdasarkan agreget yang tertinggi.

7.6.3 Teknik Delphi

Teknik ini lebih kompleks dan mengambil masa diman ianya tidak membenarkan ahli kumpulan untuk bertemu secara bersemuka. Kaedah teknik ini lebih kurang dengan kaedah teknik kumpulan nominal. Langkah-langkahnya adalah :

1- Mengenal pasti masalah dan ahli diberi satu siri soal selidik berkenaan penyelesaian masalah tersebut.

2- Setiap ahli menyiapkan soal selidik tersebut secara sulit. Keputusan soal selidik pertama dikumpulkan dan disalinkan untuk diberi kepada setiap ahli yang terlibat.

3- Setelah meneliti keputusan, ahli ditugaskan memberi cadangan sekali lagi yang mungkin sama atau berbeza dengan cadangan yang asal.

4- Ulangi langkah (2) dan (3) apabila perlu sehingga keputusan majoriti dicapai.

7.6.4 Mesyuarat elektronik

Teknik ini merangkumi teknik kumpulan nominal dan penggunaan teknologi computer yang canggih. Tujuannya ialah untuk mewujudkan kerahsiaan tindak balas, jujur dan pantas. Langkah-langkah nya adalah :

Ahli-ahli akan bermesyuarat melalui rangkaian computer. Identiti akan dirahsiakan.

Isu akan dikemukakan dan peserta dikehendaki menaipkan tindak balas mereka dengan cepat.

Komen dan undian secara agreget akan dipamerkan di layar tayangan bilik mesyuarat.

7.7 Perinkat-Peringkat Membuat Keputusan

Peringkat Pembuatan Keputusan Pihak Atasan.

Peringkat Pembuatan Keputusan Pihak Pertengahan.

Peringkat Pembuatan Keputusan Pihak Bawahan.

7.7.1 Peringkat Pengurus Atasan

Beliau bertanggungjawab terhadap keseluruhan organisasi. Beliau akan menetapkan produk atau perkhidmatan yang akan dikeluarkan dan menentukan bentuk perubahan yang akan dibawa kedalam organisasi. Ini bermaksud, mereka mempunyai kuasa autoriti dalam syarikat dan keputusan-keputusan yang dibuat oleh mereka mempunyai skop yang luas.

Contoh : C.E.O, President, Pengarah Urusan dan Pengurus Besar

7.7.2 Peringkat Pengurus Pertengahan

Beliau akan cuba untuk merealisasikan bersama matlamat ,visi , misi serta perancangan yang dibuat oleh pengurus atasan. Beliau juga akan mengawal aktiviti di jabatan dan memberi arahan kepada

pengurus bawahan untuk bersama-sama mereliasasikan visi yang telah ditetapkan syarikat. Keputusan yang dibuat adalah untuk jangkamasa yang lebih pendek iaitu antara 1 hingga 5 tahun.

Contoh : Ketua Jabatan, Pengarah, Pengurus Cawangan dan ketua Bahagian

7.7.3 Peringkat Pengurus Bawahan

Beliau akan melaksanakan perancangan khusus yang telah dibuat oleh pengurus pertengahan. Beliau juga akan menyelia aktiviti dan operasi syarikat dan berhubung secara langsung dengan pekerja bukan pengurusan. Keputusan yang dibuat adalah untuk jangka masa yang pedek iaitu dari 1 hingga 12 bulan.

Contoh : Penyelia. Pegawai Projek, Penyelaras, Pegawai Tadbir dan Pegawai Eksekutif.