Pemusnahan Rm

1

TINJAUAN ALUR PROSEDUR PEMUSNAHAN

DOKUMEN REKAM MEDIS IN AKTIF

DI RSU PANDAN ARANG BOYOLALI

PERIODE 2007

Siti Rufiatun

1, Antik Pujihastuti

2, Rohmadi

2

Mahasiswa APIKES Mitra Husada Karanganyar1, Dosen APIKES Mitra Husada Karanganyar

2

ABSTRAK Pemusnahan adalah suatu kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir masa fungsi

dan tidak memiliki nilai guna, rusak/ tidak terbaca dan tidak dapat dikenali baik isi maupun

bentuknya. Pada kegiatan pemusnahan khususnya berita acara pemusnahan, daftar pertelaan tidak

dibuat terpisah, ketentuan alat/sarana yang digunakan dalam pemusnahan dan tim penilaian nilai guna.

Tujuan dari penelitian ini adalah mengetahui alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in

aktif di RSU Pandan Arang Boyolali Periode 2007.

Jenis penelitian yang digunakan deskriptif dengan pendekatan studi dokumenter. Metode penelitian

adalah observasi dan wawancara. Variabel dari penelitian ini adalah prosedur tetap tentang

pemusnahan dokumen rekam medis, alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis, dokumen

rekam medis yang diabadikan, dokumen rekam medis yang dimusnahkan. Analisis data penelitian

secara deskriptif dengan subyek penelitian adalah tim pemusnah, kepala Unit Rekam Medis serta

petugas filing dan obyek penelitian adalah alur prosedur pemusnahan dokumen rekam medis in aktif

pada periode 2007.

Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam medis sudah

sesuai dengan protap yang ditetapkan namun belum memuat tentang penyimpanan berita acara

pemusnahan yang asli sebagai arsip rumah sakit sehingga bukti dari pelaksanaan pemusnahan menjadi

tidak lengkap. pembuatan daftar pertelaan mengakibatkan rumah sakit tidak mengetahui jumlah

dokumen rekam medis yang akan dimusnahkan secara terperinci. Selain itu ketentuan alat/sarana yang

digunakan dalam proses pemusnahan dokumen rekam medis tidak diketahui alat pemusnahan

dokumen rekam medis tersebut dan tidak adanya tim penilaian nilai guna yang mengakibatkan tidak

diketahuinya petugas yang bertanggungjawab dalam pelaksanaan penilaian nilai guna.

Oleh karena itu dapat disarankan bahwa prosedur tetap tentang pemusnahan dilengkapi dengan item

data tentang penyimpanan berita acara pemusnahan yang asli sebagai arsip rumah sakit, daftar

pertelaan harus dibuat secara terpisah, menjelaskan alat/sarana yang digunakan secara terperinci

dalam pemusnahan dan dicantumkan pula tentang tim penilaian nilai guna. Hal tersebut disahkan

berdasarkan surat keputusan direktur dengan persetujuan komite medissehingga bukti

pertanggungjawaban pelaksanaan pemusnahan lebih lengkap.

Kata Kunci : Alur prosedur, pemusnahan, dokumen rekam medis.

Kepustakaan : 10 (1987-2009)

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Salah satu bagian rumah sakit yang

menunjang pelayanan adalah ruang

penyimpanan (filing) yang bertanggung jawab

dalam proses pengelolaan dokumen rekam

medis. Dengan salah satu kegiatannya adalah

melakukan pemusnahan dokumen rekam

medis yang tidak memiliki nilai guna rekam

medis dengan kategori tertentu dan nantinya

dilakukan pemusnahan khususnya dokumen

rekam medis yang tidak disimpan secara

abadi.

68 Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-9551, VOL. III, NO.1, MARET 2009, Hal 68-83

Pemusnahan adalah suatu kegiatan

penghancuran secara fisik dokumen yang

sudah berakhir masa fungsi dan tidak

memiliki nilai guna, rusak/ tidak terbaca dan

tidak dapat dikenali baik isi maupun

bentuknya.

Dokumen rekam medis yang akan

dimusnahkan dengan kategori adanya

kerusakan dokumen rekam medis selain itu

dokumen rekam medis yang memiliki masa

simpan lebih dari 5 tahun atau 2 tahun sesuai

standar Jadwal Retensi Arsip (JRA) pada

masing-masing rumah sakit dan berdasarkan

Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis No.

HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang

Jadwal Retensi Arsip, sehingga dokumen

tersebut perlu dimusnahkan. Dengan jadwal

pelaksanaan pemusnahan pada setiap rumah

sakit yang berbeda-beda sesuai dengan

ketentuan kebijakan rumah sakit. Maka

pemusnahan dokumen rekam medis yang telah

dilaksanakan oleh RSU Pandan Arang

Boyolali pada periode 2007 maka dokumen

yang menjadi bukti dari pelaksanaan

pemusnahan diantaranya sudah terdapat daftar

pertelaan, berita acara pemusnahan, tim

pemusnah serta surat edaran tentang retensi

pemusnahan dokumen rekam medis in aktif.

Berdasarkan latar belakang tersebut diatas

penulis tertarik untuk mengevaluasi kembali “

Alur Prosedur Pemusnahan Berkas Rekam

Medis In Aktif di RSU Pandan Arang

Boyolali Periode 2007 “.

Tujuan Penelitian adalahmengetahui Alur

Prosedur Pemusnahan Dokumen Rekam

Medis In Aktif di RSU Pandan Arang

Boyolali Periode 2007, mengetahui prosedur

tetap rumah sakit tentang pemusnahan

dokumen rekam medis, mengetahui alur

prosedur pemusnahan dokumen rekam medis

yang telah dilaksanakan, mengetahui dokumen

rekam medis yang diabadikan, mengetahui

dokumen rekam medis yang dimusnahkan.

TINJAUAN PUSTAKA

A. Pengertian Rekam Medis

Menurut menurut Huffman EK (1992),

rekam medis yaitu rekaman atau catatan

mengenai siapa, apa, mengapa, bilamana dan

bagaimana pelayanan yang diberikan kepada

pasien selama masa perawatan yang memuat

pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan

yang diperolehnya serta memuat informasi

yang cukup untuk menemukenali

(mengidentifikasi pasien), membenarkan

diagnosis dan pengobatan serta merekam

hasilnya. (Shofari, B. 2002) Rekam Medis

menurut PerMenKes RI No.

269/MENKES/PER/III tahun 2008, rekam

medis adalah berkas yang berisikan catatan

dan dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan

pelayanan lain yang telah diberikan kepada

pasien (PerMenKes, RI. 2008).

Sedangkan definisi rekam medis menurut

Direktorat Jenderal Pelayanan Medik dalam

keputusannya No. 78 tahun 1991 tentang

penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit

menyebutkan bahwa rekam medis adalah

berkas yang berisikan catatan dan dokumen

tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan,

diagnosis pengobatan, tindakan dan pelayanan

lain yang diberikan kepada seorang pasien

selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan

Tinjauan Alur Prosedur Pemusnahan... (Siti Rufiatun,dkk) 69

di Unit Rawat Jalan termasuk Unit Gawat

Darurat dan Unit Rawat Inap (Dirjen YanMed,

RI. 1991).

B. Unit Penyimpanan (Filing)

Unit filing adalah sebagai salah satu

bagian dalam Unit Rekam Medis yang

bertugas dalam penyimpanan dokumen rekam

medis dan menjaga kerahasiaan isi dokumen

rekam medis.

1. Tugas Pokok di Unit Filing

Bagian filing dalam melaksanakan

pengelolaan rekam medis mempunyai tugas

pokok sebagai berikut :

a. Menyimpan dokumen rekam medis

dengan metode tertentu

sesuaikebijakan penyimpanan

dokumen rekam medis.

b. Mengambil kembali (retrieval)

dokumen rekam medis untuk berbagai

keperluan.

c. Menyusutkan (meretensi) dokumen

rekam medis yang sudah tidakaktif

sesuai dengan ketentuan yang

ditetapkan sarana pelayanan

kesehatan.

d. Memisahkan penyimpanan dokumen

rekam medis in aktif dari dokumen

rekam medis aktif.

e. Membantu dalam penilaian nilai guna

rekam medis.

f. Menyimpan dokumen rekam medis

yang dilestarikan (diabadikan).

g. Membantu dalam pelaksanaan

pemusnahan formulir rekam medis.

2. Fungsi Unit Filing

a. Penyimpanan dokumen rekam medis

b. Penyedia dokumen rekam medis untuk

berbagai keperluan.

c. Pelindung dokumen rekam medis

terhadap bahaya kerusakan

fisik,kimiawi dan biologi.

3. Dokumen Aktif dan Dokumen In Aktif

a. Dokumen rekam medis aktif adalah

suatu dokumen rekam medis yang

masih diperlukan untuk pelayanan

pasien karena frekuensi kunjungan

pasien masih berlangsung secara

berkelanjutan sehingga dokumen

rekam medis harus selalu tersedia dan

disimpan dalam rak penyimpanan

maksimal 5 tahun terhitung sejak

tanggal terakhir pasien berobat.

b. Dokumen rekam medis in aktif adalah

dokumen rekam medis yang telah

disimpan dalam jangka waktu 2 tahun

di Unit Rekam Medis dihitung sejak

tanggal terakhir pasien tersebut

dilayani pada sarana pelayanan

kesehatan atau 5 tahun sesudah

meninggal dunia

4. Formulir dan Catatan Yang Digunakan di

Unit Filing.

Formulir dan catatan yang digunakan di

unit filing adalah:

a. Tracer yang dapat digunakan untuk :

1) Petunjuk keberadaan dokumen

rekam medis yang diambil dari rak

penyimpanan

2) Penghitungan tingkat penggunaan

dokumen rekam medis

b. Buku catatan penggunaan dokumen

rekam medis untuk bukti dokumen

rekam medis sedang dipinjam dan

digunakan untuk keperluan tertentu


dengan adanya catatan tersebut

bertujuan memudahkan dalam

peminjaman dokumen rekam medis

dari filing dan sebagai alat kontrol

penggunaan tracer.

5. Sistem Penyimpanan Dokumen Rekam

Medis.

Penyimpanan dokumen rekam

medisbertujuan untukmempermudah dan

mempercepat ditemukan kembali dokumen

rekam medis yang disimpan dalam rak

penyimpanan. Dengan demikian maka

diperlukan sistem penyimpanan dengan

mempertimbangkan jenis sarana dan

peralatan yang digunakan, tersedianya tenaga

ahli dan kondisi organisasi.

C. Penilaian Nilai Guna Dokuman Rekam

Medis

Penilaian nilai guna rekam medis adalah

suatu kegiatan penilaian atau pemisahan

terhadap formulir-formulir rekam medis yang

mempunyai nilai guna atau perlu diabadikan

dan yang sudah boleh dimusnahkan. Tata cara

penilaian formulir rekam medis adalah

dokumen rekam medis yang dinilai yaitu

dokumen rekam medis yang telah 2 tahun in

aktif.

D. Cara Pelaporan Berita Acara

Pemusnahan

Berita acara pemusnahan adalah rangkaian

acara pemusnahan yang dibuat untuk

dilaporkan sebagai bukti pertanggungjawaban

kepada pemilik RS dan Dirjen Yanmed. Berita

acara pemusnahan dibuat pada saat

pemusnahan berlangsung yang ditandatangani

oleh Ketua tim pemusnah, Sekretaris tim

pemusnah dan diketahui direktur rumah sakit.

1. Jumlah Berita Acara Pemusnahan Rekam

Medis dibuat rangkap 3 (tiga) yaitu :

a. Lembar berita acara pemusnahan

rekam medis yang asli disimpan di

rumah sakit sebagai arsip.

b. Lembar berita acara pemusnahan

kedua dikirim kepada pemilik Rumah

Sakit

c. Lembar ketiga dikirim vertikal kepada

Dirjen Pelayanan MedikDepartemen

Kesehatan RI.

2. Formulir Berita Acara Pemusnahan

Dokumen Rekam Medis

BERITA ACARA PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT________

No. :

DOKUMEN REKAM MEDIS YANG AKAN

DIMUSNAKAN

Tanggal

Pemusnahan

Lokasi

Pemusnahan

Cara

Pemusnahan

Jumlah

dokumen rekam

medis(terl

ampir)

Pelaksa

na pemusn

ahan

Mengetahui

Ketua Tim Pemusnah

( )

Direktur Rumah Sakit

( )

Sekretaris Tim pemusnah

( )

Sumber data ; Shofari, B. 2002

Gambar 1.Formulir Berita Acara

Pemusnahan Dokumen Rekam Medis

METODE PENELITIAN

A. Rancangan Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan adalah

Deskriptif yaitu penelitian yang dilakukan

dengan menjelaskan atau menggambarkan

variabel-variabel penelitian.


Penelitian ini menggunakan pendekatan secara

studi dokumenter yaitu teknik pengumpulan

data dengan menghimpun dan menganalisis

dokumen, dimana dokumen dipilih dan

dihimpun berdasarkan tujuan dan fokus

penelitian (Al-Gharuty F, 2009). Metode

penelitian yang digunakan adalah observasi

dengan cara mengamati serta mencatat alur

prosedur yang berhubungan dengan

pemusnahan dokumen rekam medis in aktif

(Arief, M. 2003).

A. Variabel Penelitian dan Definisi

Operasional

Tabel 1. Variabel Penelitian dan Definisi

Operasional

N

o

Variabel DefinisiOperasio

nal

1

1.

Dokumen

rekam medis

yang

diabadikan

Suatu dokumen rekam medis

yang masih mempunyai nilai

guna dan masih dapat

digunakan apabila pasien

berkunjung kembali ke rumah

sakit

2 Dokumen

rekam medis

yang

dimusnahkan

Suatu dokumen rekam medis

yang tidak mempunyai nilai

guna baik secara primer

maupum sekunder dan atau

dokumen rekam medis yang

rusak tidak terbaca serta

tidak dapat dikenali baik

isi dari dokumen rekam medis

maupunbentuk dari dokumen

rekam medistersebut

C. Obyek dan Subyek Penelitian

1. Obyek penelitian ini adalah alur prosedur

pemusnahan dokumen rekam medis in

aktif di RSU Pandan Arang Boyolali.

2. Subyek penelitian adalah tim pemusnah,

kepala Unit Rekam Medis dan petugas

filing.

D. Instrument dan Cara Pengumpulan

Data

1. Instrument pengumpulan data

a. Pedoman Wawancara

Pedoman wawancara berupa daftar

pertanyaan yang sudah tersusun dan

terencana dengan baik yang digunakan

untuk memperkuat pedoman observasi

guna mendapatkan informasi tentang

alur prosedur pemusnahan dokumen

rekam medis in aktif.

b. Pedoman Observasi

Pedoman observasi yang digunakan

pada penelitian ini adalah daftar

pedoman pengamatan yang dibutuhkan

dalam analisis alur prosedur


aktif.

2. Cara Pengumpulan Data

a. Wawancara

Adalah suatu proses tanya jawab yang

dilakukan dengan cara bertatap muka

secara langsung dengan responden

yaitu petugas filing.

b. Observasi

Adalah suatu proses pengumpulan data

yang dilakukan dengan cara mengamati

secara langsung terhadap hasil

pemusnahan yang berupa prosedur



aktif. (Singarimbun, M. 1987)

E. Teknik dan Analisis Data

1. Teknik Pengolahan Data

a. Collecting

Pengumpulan data tentang alur

prosedur pemusnahan dokumen rekam

medis in aktif.

b. Editing

Yaitu mengoreksi, memperbaiki data

yang telah diperoleh menjadi informasi

yang terbaru, sehingga menghilangkan

ketidaksesuaian antara alur prosedur

pemusnahan dengan hasil pelaksanaan

pemusnahan.

c. Penyajian data

Yaitu data disajikan dalam bentuk

narasi yang menggambarkan hasil

penelitian.

2. Analisis Data

Analisis yang digunakan dalam penelitian

ini adalah analisis deskriptif yaitu

menggambarkan hasil penelitian

berdasarkan teori-teori yang berkaitan

dengan alur prosedur pemusnahan

dokumen rekam medis in aktif (Arief, M.

2003)

HASIL PENELITIAN dan

PEMBAHASAN

A. Hasil Penelitian

1. Prosedur tetap tentang pemusnahan

dokumen rekam medis di RSU Pandan

Arang Boyolali.

Dalam surat keputusan kepala badan RSU

Pandan Arang Boyolali dengan No 127.a

tahun 2007 tentang kebijakan

penyelenggaraan rekam medis yang salah

satunya adalah kegiatan pemusnahan

dokumen rekam medis menggunakan

pedoman dan tatalaksana / protap yang

diterbitkan pada tanggal 21 Desember 2006

dengan Surat Keputusann No 37/4.2/V/07

merupakan revisi ketiga. Buku pedoman dan

tatalaksana rekam medis RSU Pandan Arang

Boyolali disusun oleh panitia rekam medis

dan disetujui oleh ketua komite medis maupun

ketua panitia rekam medis. Pedoman

tatalaksana tersebut ditetapkan dan

ditandatangani oleh direktur rumah sakit.

Adapun isi dari prosedur tetap tentang

pemusnahan dokumen rekam medis sebagai

berikut :

a. Melakukan penyortiran dokumen

rekam medis yang tidak terpakai

b. Membuat pengajuan pemusnahan

dokumen rekam medis ke Kepala Sub

Bagian Tata Usaha dan Rumah tangga

c. Membuat berita acara pemusnahan

setelah kepala badan rumah sakit

menunjuk tim pemusnah

d. Setelah pemusnahan dilaksanakan,

maka berita acara pemusnahan dikirim

ke Dirjen Yanmed, DepKes RI dan ke

pemilik RSU Pandan Arang Boyolali

yaitu Pemda Boyolali.

e. Pemusnahan harus benar – benar telah

musnah, tidak boleh ada satupun

dokumen rekam medis yang tertinggal.

Akan tetapi dalam prosedur tetap RSU

Pandan Arang Boyolali belum tercantum

aturan tentang penyimpanan berita acara

pemusnahan yang asli sebagai arsip rumah

sakit, pembuatan daftar pertelaan, ketentuan


alat/sarana yang digunakan dalam

pemusnahan dan tim penilaian nilai guna.

2. Alur prosedur pemusnahan dokumen

rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali

a. Penilaian nilai guna dokumen rekam

medis

Kegiatan penilaian nilai guna dokumen

rekam medis di RSU Pandan Arang

Boyolali dilakukan sebelum

pemusnahan dilaksanakan. Kegiatan

penilaian nilai guna dilakukan oleh

petugas rekam medis yaitu petugas

bagian filing akan tetapi tidak diatur

dalam prosedur tetap rumah sakit.

Proses penilaian dokumen rekam medis

dilakukan dengan cara memilah

dokumen rekam medis yang telah

tersimpan dalam rak penyimpanan in

aktif selama 2 (dua) tahun berdasarkan

Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis

No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995

tentang petunjuk teknis pengadaan

formulir rekam medis dasar dan

pemusnahan arsip rekam medis di

rumah sakit. Petugas memisahkan

dokumen rekam medis yang rusak dan

tidak terbaca serta dokumen rekam

medis yang tidak mempunyai nilai

guna dapat langsung dimusnahkan

tanpa dilakukan nilai guna rekam

medis. Sedangkan dokumen rekam

medis yang mempunyai nilai guna

primer yang meliputi administrasi,

hukum, keuangan, ilmu teknologi dan

nilai guna sekunder yang meliputi

pembuktian, sejarah dilakukan

pengabadian serta disimpan pada rak

penyimpanan in aktif yang berupa

lembar/formulir dengan kategori

memiliki nilai guna berdasarkan Surat

Keputusan direktur rumah sakit No 126

tahun 2007.

b. Tim/panitia pemusnah dokumen rekam

medis RSU Pandan Arang Boyolali

Tim pemusnah yang bertanggungjawab

dalam pelaksanaan pemusnahan

dokumen rekam medis RSU Pandan

Arang Boyolali dibentuk berdasarkan

Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit

No 20 tahun 2007 yang ditetapkan oleh

direktur rumah sakit. Adapun susunan

tim/panitia pemusnah yang terdiri dari :

1 (satu) anggota komite medis sebagai

ketua, kepala rekam medis sebagai

sekretaris, dengan beranggotakan 4

(empat) orang yang terdiri dari 3 (tiga)

orang petugas rekam medis serta 1

(satu) orang dari Kepala Sub Bagian

Tata Usaha.

c. Pencatatan daftar pertelaan

RSU Pandan Arang Boyolali sebelum

melaksanakan pemusnahan dokumen

rekam medis periode 2007 tidak

membuat daftar pertelaan dokumen

rekam medis yang akan dimusnahkan

dikarenakan nomor rekam medis dan

tahun terakhir kunjungan pasien telah

tercantum dalam berita acara serah

terima yang dibuat oleh RSU Pandan

Arang Boyolali. Dalam pemusnahan

dokumen rekam medis pencatatan

daftar pertelaan dilakukan sebelum

pelaksanaan pemusnahan dilakukan.


d. Pelaksanaan pemusnahan dokumen

rekam medis RSU Pandan Arang

Boyolali

Berdasarkan surat perintah untuk

pemusnahan dokumen rekam medis

yang ditandatangani oleh direktur pada

tanggal 26 Maret 2007. Adapun isi dari

surat perintah adalah pihak rumah sakit

selaku pihak pertama

menyerahkan/melimpahkan dokumen

rekam medis in aktif yang akan

diserahkan kepada karyawan Pabrik

Kertas PN Blabak Magelang yang

bernama M. SAMAK selaku pihak

kedua yang bertanggungjawab dalam

mengangkut dan mengamankan

dokumen rekam medis ke tempat

penghancuran dan pemusnahan yang

dilakukan di Pabrik Kertas PN Blabak

Magelang. Pelaksanaan pemusnahan

dokumen rekam medis dilaksanakan

pada hari rabu tanggal 28 Maret 2007

dengan cara peleburan (didaur ulang)

yang dilakukan oleh Pabrik Kertas PN

Blabak Magelang Jl. Yogyakarta –

Magelang, desa Mungkid, Magelang

dengan berat dokumen rekam medis

sejumlah 3.690 kg yang disaksikan

oleh pihak kedua yaitu M. SAMAK.

Akan tetapi saat pemusnahan

berlangsung dengan cara didaur ulang

tidak disaksikan oleh pihak rumah sakit

dikarenakan sudah terdapat surat

pelimpahan kepada pihak kedua untuk

melakukan pemusnahan.

e. Pelaporan berita acara pemusnahan

Berita acara pemusnahan di RSU

Pandan Arang Boyolali dalam

pelaksanaan pemusnahan periode 2007

dibuat oleh kedua belah pihak yaitu :

1) Selaku pihak pertama adalah RSU

Pandan Arang Boyolali

Berita acara serah terima dokumen

rekam medis yang akan

dimusnahkan dibuat pada hari

jumat tanggal 23 Maret 2007, berisi

tentang serah terima atau

pelimpahan dokumen rekam medis

in aktif yang akan dimusnahkan

dari pihak pertama kepada pihak

kedua selaku perwakilan dari

Pabrik Kertas PN Blabak Magelang

adalah M. SAMAK. Berita acara

tersebut ditandatangani oleh kedua

belah pihak dan diketahui oleh

direktur rumah sakit. Isi dari berita

acara tersebut adalah nomor rekam

medis, tahun terakhir kunjungan

pasien. Berita acara serah terima

tersebut sebagai berita acara

pemusnahan yang dibuat oleh pihak

RSU Pandan Arang Boyolali

sebagai bukti bahwa akan dilakukan

pemusnahan. Berita acara serah

terima dibuat sejumlah 4 rangkap

yaitu :

a) Lembar berita acara yang asli

disimpan oleh RSU Pandan

Arang Boyolali sebagai arsip

rumah sakit.

b) Lembar berita acara yang kedua

dikirim kepada pemilik rumah


sakit yaitu Pemerintah Daerah

Kabupaten Boyolali.

c) Lembar berita acara yang ketiga

dikirim kepada Direktorat

Jenderal Pelayanan Medik.

d) Lembar berita acara yang

keempat dikirim ke Departemen

Kesehatan RI.

2) Selaku pihak kedua adalah M.

SAMAK sebagai perwakilan dari


Berita acara pemusnahan yang

dibuat oleh pihak kedua dilakukan

pada saat pemusnahan berlangsung,

digunakan sebagai bukti bahwa


telah dilaksanakan dan

ditandatangani oleh Kepala Bagian

Pengadaan II Pabrik Kertas PN

Blabak Magelang. Berita acara

pemusnahan tersebut berisi tentang

hari, tanggal, bulan, tahun

pelaksanaan pemusnahan, tempat

pelaksanaan pemusnahan, cara

pemusnahan serta berat dokumen

rekam medis yang dimusnahkan.


dibuat oleh Pabrik Kertas PN

Blabak Magelang disimpan sebagai

arsip RSU Pandan Arang Boyolali.

3. Dokumen rekam medis yang diabadikan

Dokumen rekam medis RSU Pandan

Arang Boyolali yang termasuk kategori

diabadikan berdasarkan prosedur tetap rumah

sakit antara lain : ringkasan masuk keluar,

resume keluar, tindakan operasi, laporan

operasi, lembar kematian, persetujuan

tindakan medik, identifikasi bayi baru lahir

dan Visum et Repertum. Karena formulir yang

diabadikan mempunyai nilai guna primer dan

sekunder sekaligus sebagai alat bukti hukum

menurut Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis

No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang

petunjuk teknis pengadaanformulir rekam

medis dasar dan pemusnahan arsip rekam

medis di rumah sakit. Dokumen rekam medis

yang diabadikan disimpan di ruang

penyimpanan in aktif yang berdasarkan

tanggal terakhir kunjungan dan diagnosis

penyakit pasien dan pelaksanaannya sudah

sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit.

4. Dokumen rekam medis yang

dimusnahkan.

Dokumen rekam medis RSU Pandan

Arang Boyolali dengan kategori dokumen

yang dimusnahkan adalah dokumen rekam

medis yangtelah di in aktifkan dan tidak

memiliki nilai guna atau yang tidak

diabadikan serta dokumen rekam medis yang

rusak atau tidak terbaca. Dokumen rekam

medis yang dimusnahkan adalah dokumen

rekam medis dari tahun 1986 s.d 1996 dengan

nomor rekam medis 10.00.01 s.d 19.57.99

yang termasuk in aktif dengan jumlah berat

dokumen rekam medis 3.690 kg berdasarkan

data dari berita acara pemusnahan yang telah

dilaksanakan pada tahun 2007. Dokumen

rekam medis yang dimusnahkan dicatat dalam

berita acara pemusnahan dan dilakukan oleh

pihak kedua yaitu Pabrik Kertas PN Blabak.

B. Pembahasan

Berdasarkan hasil penelitian maka

dilakukan pembahasan sebagai berikut :


1. Prosedur tetap tentang pemusnahan


Arang Boyolali

RSU Pandan Arang Boyolali dalam

pelaksanaan pemusnahan sudah memiliki

prosedur tetap rumah sakit tentang

pemusnahan dokumen rekam medis yang

ditetapkan oleh direktur rumah sakit, dimana

dokumen rekam medis yang in aktif dinilai

guna terlebih dahulu, membuat pengajuan

pemusnahan dokumen rekam medis ke Kepala

Sub. Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga

kemudian kepala badan menunjuk tim

pemusnah dan setelah pemusnahan

dilaksanakan maka berita acara pemusnahan

dikirim ke Dirjen YanMed, DepKes RI, dan

ke pemilik RSU Pandan Arang Boyolali yaitu

Pemda kabupaten Boyolali serta pemusnahan

tersebut harus benar – benar telah musnah dan

tidak ada yang tersisa. Akan tetapi dalam

prosedur tetap RSU Pandan Arang Boyolali

tentang pemusnahan dokumen rekam medis

belum memuat tentang ketentuan

penyimpanan berita acara pemusnahan

sebagai arsip rumah sakit yang mengakibatkan

rumah sakit tidak mempunyai bukti

pertanggungjawaban pemusnahan dokumen

rekam medis in aktif yang telah dilakukan.

Tidak adanya pembuatan daftar pertelaan

mengakibatkan rumah sakit tidak mengetahui

jumlah dokumen rekam medis yang akan

dimusnahkan secara lengkap. Sedangkan

ketentuan alat/sarana yang digunakan dalam

prosespemusnahan dokumen rekam medis

yang tidak jelas/terperinci dapat

mengakibatkan tidak diketahuinya alat

pemusnahan dokumen rekam medis guna

menjamin dokumen rekam medis telah benar-

benar dimusnahkan. Sedangkan tidak adanya

tim penilaian nilai guna mengakibatkan tidak

diketahuinya petugas yang bertanggungjawab

secara langsung dalam penilaian nilai guna

dokumen rekam medis. Hal ini belum sesuai

dengan prosedur tetap rumah sakit dan belum

sesuai dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan

Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995

tentang petunjuk teknis pengadaan formulir

rekam medis dasar dan pemusnahan arsip

rekam medis di rumah sakit yang

menyebutkan bahwa berita acara pemusnahan

yang asli disimpan sebagai arsip rumah sakit,

sebelum pelaksanaan pemusnahan harus

dibuatkan suatu daftar pertelaan yang

bertujuan untuk mengetahui dokumen yang

akan dimusnahkan, adanya rincian alat/sarana

pemusnahan dokumen rekam medis yang

digunakan baik dengan incenerator, dicacah

dibuat bubur, dilakukan pihak ketiga dengan

disaksikan oleh tim pemusnah, selain itu tim

penilaian nilai guna dibentuk sebelum

dokumen rekam medis dimusnahkan dengan

tujuan untuk mengetahui dokumen rekam

medis yang harus diabadikan sesuai nilai

gunanya dan memusnahkan dokumen rekam

medis yang sudah tidak ada nilai gunanya

(Shofari, B. 2002).

2. Alur dan prosedur pemusnahan dokumen

rekam medis RSU Pandan Arang Boyolali.

a. Penilaian nilai guna dokumen rekam

medis.

Penilaian nilai guna dokumen rekam

medis in aktif di RSU Pandan Arang

Boyolali periode 2007 telah dilakukan

oleh petugas rekam medis yaitu


petugas bagian filing akan tetapi tidak

diatur langsung dalam prosedur tetap

rumah sakit karena ketentuan

pembentukan tim penilaian nilai guna

sudah termasuk dalam tim pemusnah

dan diketahui oleh direktur rumah

sakit. Hal tersebut sudah sesuai dengan

prosedur tetap rumah sakit tentang

pemusnahan dan sesuai dengan Surat

Edaran Dirjen Pelayanan Medis No.

HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995




rumah sakit yang menyebutkan bahwa

penilaian nilai guna dilakukan oleh tim

pemusnah. Sedangkan proses penilaian

nilai guna dokumen rekam medis

dilakukan dengan cara memilah

dokumen rekam medis yang telah 2

(dua) tahun in aktif dalam rak

penyimpanan in aktif dan juga memilah

dokumen rekam medis yang masih

mempunyai nilai guna untuk

diabadikan, memisahkan dokumen

rekam medis yang rusak dan tidak

terbaca serta dokumen rekam medis

yang tidak mempunyai nilai guna untuk

dimusnahkan. Hal tersebut sudah

sesuai dengan prosedur tetap rumah

sakit tentang pelaksanaan nilai guna

dan sesuai dengan Surat Edaran Dirjen

Pelayanan Medis No.

HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995




rumah sakit bahwa dokumen rekam

medis yang dinilai adalah dokumen

rekam medis yang sudah 2 (dua) tahun

dalam rak penyimpanan in aktif serta

memisahkan dokumen rekam medis

yang mempunyai nilai guna untuk

diabadikan dan dokumen rekam medis

yang tidak mempunyai nilai guna serta

dokumen rekam medis yang rusak dan

tidak terbaca dapat langsung

dimusnahkan (Shofari, B. 2002).

b. Tim / panitia pemusnah dokumen

rekam medis.

Dalam pelaksanaan pemusnahan


Arang Boyolali sudah dibentuk tim

pemusnah yang meliputi komite medis

sebagai ketua, kepala rekam medis

sebagai sekretaris, dengan

beranggotakan petugas filing dan

tenaga lainnya yang terkait berdasarkan

Surat Keputusan Direktur Rumah

Sakit. Hal ini sudah sesuai dengan

prosedur tetap rumah sakit dan sesuai

dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan

Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun

1995 tentang petunjuk teknis

pengadaan formulir rekam medis dasar

dan pemusnahan arsip rekam medis di

rumah sakit bahwa dalam pemusnahan

dibentuk tim pemusnah dokumen

rekam medis yang meliputi komite

medis sebagai ketua, kepala rekam

medis sebagai sekretaris, dengan

beranggotakan petugas filing dan

tenaga lainnya yang terkait berdasarkan


Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit

(Shofari, B. 2002).

c. Pencatatan daftar pertelaan.

Pencatatan daftar pertelaan dokumen

rekam medis periode tahun 2007 dalam

pelaksanaan pemusnahan di RSU

Pandan Arang Boyolali tidak dilakukan

dikarenakan nomor rekam medis dan

tahun terakhir kunjungan pasien telah

tercantum dalam berita acara serah

terima yang dibuat oleh RSU Pandan

Arang Boyolali. Hal ini belum sesuai

dengan Surat Edaran Dirjen Pelayanan

Medis No. HK.00.06.1.5.01160 tahun

1995 tentang petunjuk teknis

pengadaan formulir rekam medis dasar

dan pemusnahan arsip rekam medis di


dokumen rekam medis yang sudah

melebihi jangka waktu penyimpanan in

aktif yaitu 2 (dua) tahun sebelum

dilakukan pemusnahan tim pemusnah

harus membuat daftar pertelaan

terlebih dahulu yang berisi tentang

nomor rekam medis, tahun terakhir

kunjungan, jangka waktu penyimpanan

dan diagnosis akhir pasien oleh tim

pemusnah dengan tujuan untuk

mengetahui dokumen rekam medis

yang akan dimusnahkan sesuai jadwal

retensi arsip (Shofari, B. 2002).

d. Pelaksanaan pemusnahan dokumen

rekam medis.

RSU Pandan Arang Boyolali dalam

kegiatan pemusnahan dokumen rekam

medis dilakukan dengan cara didaur

ulang oleh pihak ketiga yaitu Pabrik

Kertas PN Blabak Magelang dengan

alat rewinder, selain itu tidak

disaksikan oleh pihak rumah sakit atau

tim pemusnah. Hal ini sudah sesuai

dengan prosedur tetap rumah sakit akan

tetapibelum sesuai dengan Surat


HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995






dilakukan dengan cara dibakar dengan

incenerator, dicacah dibuat bubur atau

dilakukan pihak ketiga dengan

disaksikan oleh tim pemusnah (Shofari,

B. 2002).

e. Pelaporan berita acara pemusnahan

RSU Pandan Arang Boyolali.

Berita acara pemusnahan di RSU

Pandan Arang Boyolali dalam

pelaksanaan pemusnahan periode tahun

2007 dibuat oleh kedua belah pihak

yaitu:

1) Selaku pihak pertama adalah RSU

Pandan Arang Boyolali

Berita acara serah terima dokumen

rekam medis yang akan

dimusnahkan dibuat oleh RSU

Pandan Arang Boyolali pada hari

jumat tanggal 23 Maret 2007, berisi

tentang serah terima atau

pelimpahan dokumen rekam medis

in aktif yang akan dimusnahkan

dari pihak pertama kepada pihak

kedua selaku perwakilan dari



adalah M. SAMAK. Berita acara

tersebut ditandatangani oleh kedua

belah pihak dan diketahui oleh

direktur rumah sakit. Isi dari berita

acara tersebut adalah nomor rekam

medis, tahun terakhir kunjungan

pasien. Berita acara serah terima

tersebut sebagai berita acara

pemusnahan dibuat oleh pihak RSU

Pandan Arang Boyolali dibuat

sejumlah 4 rangkap yaitu :

a) Lembar berita acara yang asli

disimpan oleh RSU Pandan

Arang Boyolali sebagai arsip

rumah sakit.

b) Lembar berita acara yang kedua

dikirim kepada pemilik rumah

sakit yaitu Pemerintah Daerah

Kabupaten Boyolali.

c) Lembar berita acara yang ketiga

dikirim kepada Direktorat

Jenderal Pelayanan Medik.

d) Lembar berita acara yang

keempat dikirim ke Departemen

Kesehatan RI.

Hal ini sudah sesuai dengan

prosedur tetap rumah sakit dan

sesuai Surat Edaran Dirjen

Pelayanan Medis No.

HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995




rumah sakit yang menyebutkan

bahwa pelaporan berita acara

pemusnahan dibuat rangkap 3

antara lain lembar berita acara

pemusnahan yang asli sebagai arsip

rumah sakit, lembar berita acara

pemusnahan kedua dikirim ke

pemilik rumah sakit dan lembar

berita acara pemusnahan ketiga

dikirim ke Direktorat Jenderal

Pelayanan Medik Departemen

Kesehatan RI (Shofari, B. 2002).

2) Selaku pihak kedua adalah M.

SAMAK selaku perwakilan dari

Pabrik Kertas PN Blabak

Magelang.


dibuat oleh pihak kedua dilakukan

pada saat pemusnahan berlangsung

sejumlah 1 (satu) lembar,

digunakan sebagai bukti bahwa


telah dilaksanakan dan

ditandatangani oleh Kepala Bagian

Pengadaan II Pabrik Kertas PN

Blabak Magelang. Berita acara

pemusnahan tersebut berisi tentang

hari, tanggal, bulan, tahun

pelaksanaan pemusnahan, tempat

pelaksanaan pemusnahan, cara

pemusnahan serta berat dokumen

rekam medis yang dimusnahkan.


dibuat oleh Pabrik Kertas PN

Blabak Magelang disimpan sebagai

arsip RSU Pandan Arang Boyolali.

Hal ini sudah sesuai dengan Surat


HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995





rumah sakit yang menyebutkan

bahwa pelaporan berita acara

pemusnahan dibuat rangkap 3

antara lain lembar berita acara

pemusnahan yang asli sebagai arsip

rumah sakit, lembar berita acara

pemusnahan kedua dikirim ke

pemilik rumah sakit dan lembar

berita acara pemusnahan ketiga

dikirim ke Direktorat Jenderal

Pelayanan Medik Departemen

Kesehatan RI (Shofari, B. 2002).

3. Dokumen rekam medis yang diabadikan.

Dokumen rekam medis di RSU Pandan

Arang Boyolali yang dikategorikan abadi

meliputi ringkasan masuk keluar, resume

keluar, tindakan operasi, laporan operasi,

lembar kematian, lembar persetujuan

medik, identifikasi bayi baru lahir dan

Visum et Repertum merupakan formulir

yang memiliki nilai guna primer dan

sekunder sekaligus sebagai alat bukti

hukum. Dokumen rekam medis yang

diabadikan disimpan di ruang

penyimpanan in aktif yang berdasarkan

tanggal terakhir kunjungan dan diagnosis

penyakit pasien dan pelaksanaannya sudah

sesuai dengan prosedur tetap rumah sakit.

Hal ini sudah sesuai dengan prosedur tetap

rumah sakit dan sesuai dengan Surat


HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang

petunjuk teknis pengadaan formulir rekam

medis dasar dan pemusnahan arsip rekam

medis di rumah sakit serta sesuai Peraturan

Menteri Kesehatan Republik Indonesia No

269 MENKES/PER/III/2008 tentang

penyimpanan, pemusnahan dan

kerahasiaan dokumen rekam medis yang

menyebutkan bahwa lembar yang

mempunyai nilai guna harus diabadikan

antara lain ringkasan pulang dan

persetujuan tindakan medik (DepKes, RI.

2008).

4. Dokumen rekam medis yang

dimusnahkan.

Dokumen rekam medis di RSU Pandan

Arang Boyolali yang dimusnahkan dengan

kategori sebagai dokumen rekam medis

yang tidak mempunyai nilai guna atau

tidak diabadikan dan dokumen rekam

medis yang rusak serta tidak terbaca sudah

dilakukan dalam proses pemusnahan. Hal

ini sudah sesuai prosedur tetap rumah sakit

bahwa dokumen rekam medis yang

dimusnahkan adalah dokumen rekam

medis yang tidak mempunyai nilai guna

atau tidak diabadikan dan dokumen rekam

medis yang rusak serta tidak terbaca dan

sesuai dengan Surat Edaran Dirjen

Pelayanan Medis No. HK.00.06.1.5.01160

tahun 1995 tentang petunjuk teknis

pengadaan formulir rekam medis dasar dan

pemusnahan arsip rekam medis di rumah

sakit yang menyebutkan bahwa dokumen

rekam medis yang tidak mempunyai nilai

guna dan dokumen rekam medis yang

rusak serta tidak terbaca dapat langsung

dimusnahkan (Shofari, B. 2002).


KESIMPULAN dan SARAN

A. KESIMPULAN

Dari hasil penelitian di RSU Pandan Arang

Boyolali diperoleh kesimpulan sebagai

berikut:

1. Pelaksanaan pemusnahan dokumen rekam

medis di RSU Pandan Arang Boyolali

sudah sesuai dengan prosedur tetap rumah

sakit

2. Dalam prosedur tetap rumah sakit tentang

pemusnahan dokumen rekam medis tidak

terdapat ketentuan tentang penyimpanan

berita acara pemusnahan sebagai arsip

rumah sakit, pembuatan daftar pertelaan,

ketentuan alat/sarana yang digunakan

dalam pemusnahan dan tim penilaian nilai

guna.

3. Petugas filing sekaligus sebagai tim

penilaian nilai guna dan tim pemusnah

tidak tercantum pada prosedur tetap rumah

sakit.

4. Pencatatan daftar pertelaan tidak dibuat

secara terpisah akan tetapi terdapat pada

berita acara serah terima dokumen rekam

medis .

5. Pada pelaksanaan pemusnahan

berlangsung tidak disaksikan oleh pihak

rumah sakit dikarenakan dilakukan oleh

pihak kedua yaitu Pabrik Kertas PN

Blabak Magelang.

B. SARAN

1. Dalam prosedur tetap rumah sakit

khususnya tentang penyimpanan berita

acara pemusnahan dokumen rekam medis

sebagai arsip rumah sakit sebaiknya

dicantumkan dalam pelaporan berita acara

pemusnahan. Hal ini bertujuan sebagai

bukti pertanggungjawaban bahwa


aktif di RSU Pandan Arang Boyolali telah

dilakukan.

2. Dalam pelaksanaan pemusnahan dokumen

rekam medis khususnya daftar pertelaan

sebaiknya dibuat secara terpisah yang

memuat tentang nomor rekam medis,

tahun terakhir kunjungan, jangka waktu

penyimpanan dan diagnosis terakhir. Hal

ini bertujuan untuk mengetahui dokumen

rekam medis yang akan dimusnahkan

secara terperinci berdasarkan nomor rekam

medis, diagnosis akhir dan tanggal terakhir

kunjungan pasien yang dapat digunakan

oleh petugas rekam medis dan direktur

rumah sakit.

3. Dalam prosedur tetap rumah sakit tentang


sebaiknya memuat tentang ketentuan

alat/sarana yang digunakan dalam

pemusnahan dokumen rekam medis agar

diketahui alat / sarana yang digunakan

dalam pemusnahan lebih diperjelas apabila

menggunakan peralatan dengan

incenerator, dicacah dibuat bubur atau

dilakukan pihak ketiga dengan disaksikan

tim pemusnah dengan tujuan untuk

mengetahui dokumen rekam medis telah

benar-benar dimusnahkan.

4. Dalam prosedur tetap rumah sakit

khususnya tentang penilaian nilai guna

dokumen rekam medis sebaiknya

dicantumkan tim penilaian nilai guna

dokumen rekam medis agar diketahui

secara jelas tentang petugas yang

bertanggungjawab dalam pelaksanaan


penilaian nilai guna dokumen rekam medis

yaitu tim pemusnah.

5. Dalam pelaksanaan pemusnahan dokumen

rekam medis yang dilakukan oleh pihak

kedua sebaiknya disaksikan oleh pihak

rumah sakit atau tim pemusnah secara

langsung agar diketahui bahwa


tersebut benar – benar telah dilakukan oleh

pihak kedua dan menghindari

penyalahgunaan pihak yang tidak

bertanggungjawab.

DAFTAR PUSTAKA

Al – Gharuty, F. 2009. Studi Dokumen Dalam

Penelitian Kualitatif. Diambil 16 Juli

2009. http : // adzelgar. wordperss. com

/ 2009 / 02 / 02

Amsyah, Z. 2003. Manajemen Kearsipan.

Jakarta. PT Gramedia Pustaka Utama

Depkes, RI. Direktorat Jendral Pelayanan

Medis, 1991. Pedoman Pengelolaan

Rekam Medis

Depkes, RI. Direktorat Jendral Pelayanan

Medis, 1997. Pedoman Pengelolaan

Rekam Medis

Huffman, edna K, 1999. Health Information

Management.

Ed. C. Jenifer. Illinois. Physicians Record

Company

PerMenKes, RI. 2008. Rekam Medis. Jakarta

Singarimbun, M. 1987. Metode Penelitian

Survai. Jakarta. PT Pustaka LP3ES

Indonesia

Shofari, B. 2002. PSRK 01. Modul

Pembelajaran Sistem dan Prosedur

Pelayanan Rekam Medis Buku 1.

PORMIKI. Semarang

Shofari, B. 2002. PSRK 01. Modul

Pembelajaran Sistem dan Prosedur

Pelayanan Rekam Medis Buku 2.

PORMIKI. Semarang

Tq, Mochamad Arif. 2004. Pengantar

Metodologi Penelitian Untuk Ilmu

Kesehatan.CSGF. Surakarta


Pemusnahan Rm

Documents

Transcript of Pemusnahan Rm