GARIS PANDUAN PELAKSANAAN PROGRAM PENGUPAYAAN KENDIRIDI AGENSI AWAMJABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIABAHAGIAN PERKHIDMATAN PSIKOLOGI

TUJUAN JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIABahagian Perkhidmatan Psikologi, JPAProgram Pengupayaan KendiriMenyelaras dan menyeragamkan prosedur tindakan dalam mengurus sumber manusia bagi mempertingkatkan kecemerlangan diripegawai termasuk pegawai berprestasi rendah dan bermasalah

LATAR BELAKANGSurat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1998:Panduan menguruskan pegawai berprestasi rendah dan bermasalah.Pekeliling Perkhidmatan Bil. 1 Tahun 1999 : Panduan mewujudkan perkhidmatan kaunseling di agensi awam. Melantik pegawai menjalankan tugas kaunseling di samping memantau kemajuan yang dicapai oleh pekerja yang bermasalah.Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIA

iii.Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002:Perlaksanaan Sistem Saraan Malaysia menggariskan fungsi dan kuasa Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM) dalam mengesyorkan bimbingan dan kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan motivasi pegawai (Lampiran A) Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIA

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan KendiriTiada garis panduan dan tindakan susulan berhubung langkah-langkah mempertingkatkan kecemerlangan pegawai dan mengendalikan pegawai berprestasi rendah dan bermasalah;Pemantauan ke atas pengurusan dan jumlah pegawai yang berprestasi rendah dan bermasalah sukar dilaksanakan.ISU PERMASALAHAN JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIA

Merupakan satu program yang menumpukan kepada perkembangan dan konsep kendiriindividu sebagai aset bernilai kepada organisasi.PPK merangkumi aspek pengurusan sumber manusia dengan mengambilkira faktor kognitif, emosi dan tingkah laku individu.Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPROGRAM PENGUPAYAANKENDIRI (PPK)

iii. Memberi fokus kepada membangun dan memperkasa keupayaan diri pegawai.iv. Individu sebagai entiti yang berkembang, perlukan bantuan, berkongsi idea, meluahkan rasa dan perasaan serta sokongan dalam kehidupan. Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAv. PPK adalah sokongan kepada SSM, PP 1/99 dan SPP4/98

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAOBJEKTIF PPKMenyediakan garis panduan dalam Mempertingkatkan kecemerlangan pegawai dan menguruskan pegawai berprestasi rendah dan bermasalah.

Dalam masa yang sama ianya: Mewujudkan satu kaedah pengurusan yang bersepadu dan tersusun kepada pegawai awam yang memerlukan bantuan;

Mengenalpasti permasalahan di peringkat

awal dan membantu pegawai awam

menanganinya;

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAOBJEKTIF PPKiii.Mengesan dan memantau keupayaan kendiri pegawai awam;iv.Membantu pegawai awam mempertingkatkan kemampuan diri ke arah memberikan sumbangan berkesan dan cemerlang kepada organisasi; danMewujudkan kelompok sokongan kepada pegawai awam yang bermasalah.

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPUNCA, KESAN DAN KAEDAHPunca, Kesan dan KaedahPenyebabKesanMasalahStrategiPeribadiPercintaanKeluargaKewanganJenayahPerkahwinanKesihatanSakit JantungKencing manisBarahPersekitaranSesakRakan-rakanPrestasi KerjaDatang lewatMutu kerjaTidak disiplinKurang komitmenTatatertibBermasalahPrestasi RendahLambatMotivasi rendahMalasKualiti rendahBermasalahDisiplinMelawanMenghilangPsikopatikGangguan mentalPenilaian PekerjaMentoringPembimbing Rakan SekerjaKaunseling

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIASUB-PROGRAM PPKTerdapat empat (4) sub-program yang menyokong perlaksanaan satu sama lain iaitu:

a. Program Penilaian Pekerja;b. Program Mentoring;c. Program Pembimbing Rakan Sekerja; dand.Program Kaunseling

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPROGRAM PENILAIAN PEKERJAProgram ini bertujuan untuk mengenalpasti pegawai yang berkemungkinan perlu dibantu bagi meningkatkan prestasi dan mengendalikan masalah.

Dilakukan melalui pengenalpastian simptom dan penggunaan indikator sedia ada seperti rekod kehadiran, laporan nilaian prestasi tahunan, rekod cuti, maklumat lantikan dan maklumat persaraan.

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAINDIKATORLaporan Nilaian Prestasi TahunanKesalahan TatatertibMaklumat LantikanMaklumat PersaraanKenaikan Pangkat

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAvi. Anugerah Perkhidmatan Cemerlangvii. Ujian Psikometrikviii.Maklumat Kehadiranix. Maklumat Cutix. Aduan Pelangganxi. Penilaian Ketua JabatanINDIKATOR

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIASetelah pegawai dikenalpasti, Analisis Keperluan Rawatan dibuat bagi mengenalpasti jenis program yang bersesuaian.Sekiranya memerlukan latihan maka Analisis Keperluan Latihan dibuat. Seterusnya pegawai dirujuk kepada Unit Latihan/BSM untuk menjalani latihan. ANALISIS KEPERLUAN RAWATANPegawai ditempatkan dalamProgram Mentoring setelah tamat latihan untuk pemantauan.

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPROGRAM MENTORINGProgram ini merupakan satu pendekatan untuk memberi bimbingan, sokongan dan bantuan secara profesional.

Bertujuan untuk memantapkan tahap kecekapan pekerja di samping membantu mengatasi kebimbangan, kurang keyakinan dan pengetahuan melaksanakan tugas.

Perkongsian ilmu dan kemahiran selain mengiktirafmereka yang dilantik sebagai mentor.

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPERANAN KETUA JABATANMenentukan bilangan mentor yang diperlukanMengenalpasti dan melantik pegawai yang bersesuaianiii. Laksanakan latihan asas kepada mentoriv. Membuat pemadanan mentor dan menteeMembuat pemantauan mengenai amalan mentoringMenamatkan tugas mentor sekiranya melanggar etikavii.Mengiktiraf tugas mentor sebagai tugas hakiki

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPROGRAM PEMBIMBING RAKAN SEKERJA (PRS)Program ini berkonsepkan rakan membantu rakan dengan memupuk semangat berpasukan, keakraban, keharmonian dan saling menghormati.

Merupakan kelompok sokongan kepada pekerja bermasalah yang diketuai oleh fasilitator terlatih.

Mengambilkira rakan sekerja mempunyai pengaruh kuat antara satu sama lain

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAMATLAMAT PRSMemberi sokongan kepada perubahanMeneguhkan perubahanBerkongsi pengalaman dan pengetahuanBerkongsi rasa dan perasaanMemperkuatkan semangat dalam meneruskan perubahan

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPERANAN KETUA JABATANMengenalpasti dan melantik fasilitatorLatihan kepada fasilitatorMemantau perlaksanaan PRSMemastikan semua keperluan pelaksanaan aktiviti cukup

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAProgram kaunseling bertujuan untuk membantu individu mempertingkatkan potensi diri dan meneroka blindspot yang menghalang daripada memberi sumbangan yang cemerlang.

Di samping itu, berperanan membantu individu menghadapi permasalahan dalam pekerjaan mahupun kehidupan seharian.PROGRAM KAUNSELING

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAMATLAMAT KAUNSELINGMenggerakkan perubahan tingkah lakuMempertingkatkan kemahiran hadapi perubahanMempertingkatkan kemampuan buat keputusanMemperbaiki hubungan dengan individu lainMemperkembangkan potensi diri

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPERANAN KETUA JABATANMengenalpasti dan melantik pegawai kaunseling, PP 1/99Mengadakan latihan kepada pegawai kaunselingMemastikan tugas dimasukkan dalam Fail Meja dan SKT pegawai kaunseling

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPELAKSANAAN PROGRAM PENGUPAYAAN KENDIRIi. Mengenalpasti PegawaiMenggunakan indikator seperti dijelaskan dalam Program Penilaian Pekerjaii. Pendaftaran Pegawai Fail SULIT peribadi pegawai didaftarkan iii. Analisis Keperluan Rawatan Bagi menentukan program, jenis rawatan atau latihan yang bersesuaian

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPELAKSANAAN PROGRAM PENGUPAYAAN KENDIRIiv. Penempatan Pegawai Mengikut Program - Program Mentoring, Pembimbing Rakan Sekerja dan Kaunseling boleh berjalan serentak. - Pegawai yang memerlukan latihan, ditempatkan dalam Program Mentoring dan PRS setelah tamat latihanv. Pemantauan - Urusetia perlu membuat pemantauan perkembangan pegawai dari masa ke masa. - Selepas 6 bulan, penilaian semula kemajuan pegawai dibuat

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPELAKSANAAN PROGRAM PENGUPAYAAN KENDIRIvi. Cadangan Tindakan Susulan - Sekiranya penilaian positif, PPK ditamatkan ke atas pegawai - Negatif, Urusetia perlu kemukakan cadangan tindakan kepada PPSM dan membuat susulan terhadap tindakan yang telah diperakukan.vii. Maklumat kepada Bahagian Psikologi, JPA - Urusetia perlu kemukakan maklumat kepada JPA - Satu sistem dibangunkan - SISPEMA

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPELAKSANAAN PROGRAM PENGUPAYAAN KENDIRIviii. Penyelaras Sistem - Perlu dilantik bagi menyelaras penghantaran maklumat secara online - Kaunselor atau pegawai kaunseling (PP 1/99) mesti dilantik sebagai Penyelaras Sistem (sekiranya ada) - Sistem hanya boleh diakses menggunakan katalaluan bagi menjamin keselamatan dan kerahsiaan - Taklimat penggunaan Sistem akan diadakan

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPELAKSANAAN PROGRAM PENGUPAYAAN KENDIRIix. Penamatan PPK - Penyelaras Sistem perlu kemukakan laporan penamatan program ke atas seseorang pegawai kepada JPA secara online. - Melalui SISPEMA

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPERANAN KETUA JABATANSelaras dengan objektif dan bagi memastikan kelicinan pelaksanaan, Program Pengupayaan Kendiri diletakkan di bawah fungsi Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)dengan tugas seperti berikut:

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPERANAN KETUA JABATAN

i.Memantau perlaksanaan aktiviti Program Pengupayaan Kendiri;

Bahagian/Cawangan Kaunseling atau Urusetia Panel Pembangunan Sumber Manusia bertindak sebagai Urusetia Program Pengupayaan Kendiri; Memastikan tugas pelaksanaan PPK dimasukkan dalam senarai tugas dan SKT pegawai berkenaanKetua Jabatan melalui Panel Pembangunan Sumber Manusia dikehendaki:

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPERANAN URUSETIA PPKUrusetia Program Pengupayaan Kendiri berfungsi:a.Mengenalpasti pegawai yang memerlukan bantuan, berprestasi rendah dan bermasalah;b.Menyelia maklumat SULIT pegawai yang telah dikenalpasti;

Bahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri JABATAN PERKHIDMATAN AWAMMALAYSIAPERANAN URUSETIA PPKc.Melaksanakan aktiviti dan sub-program di bawah Program Pengupayaan Kendiri; d.Memantau perkembangan pegawai dari semasa ke semasa; dan e.Kemukakan laporan perkembangan pegawai kepada Panel Pembangunan Sumber Manusia agensi masing-masing dan Jabatan Perkhidmatan Awam

Peranan Kaunseling Dalam Fungsi HRMIS1. Pengurusan Komunikasi Dan T/laku Pekerja (Employee Communication & Behavioral Management)2. Perolehan Dan Pengambilan Sumber Manusia(Resourcing)3. Pengurusan Kerjaya(Career Managemant)4. Pengurusan Prestasi(Performance Management)5. Penilaian Kompetensi(Competency Assessment)6. Persaraan (Separation)8. Penggubalan Dan Semakan Dasar (HR Strategy Formulation And Review)7. Pembangunan Diri (Development)

SEKIAN TERIMA KASIHBahagian Perkhidmatan PsikologiProgram Pengupayaan Kendiri