Dalam Kamus Sinonim (1984:558) menjelaskan bahawa majlis rasmi bermaksud:

Upacara iaitu seluruh perbuatan yang dilakukan menurut peraturan dan istiadat tertentu (untuk merasmikan, memperingati, merayakan, melantik dan lain-lain.)

Majlis tidak rasmi dikenali sebagai majlis tidak formal. Majlis tidak formal mempunyai pengacara majlis. Majlis tidak rasmi melibatkan keramaian tetapi dalam suasana yang tidak formal; suasana yang sangat longgar dari segi pakaian, ucapan dan sistem panggilan berbanding dengan suasana formal.

Umumnya pengacara majlis merupakan satu cabang daripada pengucapan awam. Pengacara majlis tidak rasmi ialah percakapan biasa yang tidak terikat dengan sesuatu protokol.

Pengacara majlis terdiri daripada 2 iaitu:- pengacara majlis rasmi- pengacara majlis tidak rasmi

Perlu memastikan penonton yang hadir dalam majlis tersebut sebagai persediaan dari segi sistem panggilan dan protokol.

Perlu menggunakan bahasa melayu baku. Menggunakan tatabahasa yang betul yang

disesuaikan dengan suasana, peringkat dan orang yang disapa dalam majlis.

Gaya semasa mengacara majlis perlu dikawal. Gaya yang dimaksudkan adalah dari segi aksi dan suara.

Menggunakan bahasa yang halus. Mematuhi aturcara yang ditetapkan dan

memastikan dalam keadaan terkawal.

Tidak perlu latihan kerana percakapan adalah spontan.

Penggunaan bahasa atau dialek daerah atau tempatan bagi sesuatu masyarakat yang menjadi pendengar boleh dilakukan.

Pengacara biasanya dilantik dikalangan individu yang telah sedia mempunyai hubungan yang rapat dengan badan, pertubuhan atau masyarakat.

Pengacara adalah tidak mementingkan status sosial pendengar, jadi penggunaan bahasanya adalah berdasarkan kemesraan yang telah sedia wujud dan meliputi sistem panggilan.

Pengacara tidak menggunakan skrip tetapi berdasarkan pada suasana yang ingin diwujudkan dan matlamat sesuatu majlis itu.

Sesuatu majlis yang diuruskan secara profesional ialah majlis yang berlangsung tanpa sebarang gangguan atau kecacatan, berlangsung dalam suasana yang menggembirakan dan kualitinya tinggi.

majlis perlu berbentuk sederhana dan tidak diadakan melebihi hadnya.

Untuk mengendalikan majlis rasmi mengikut ciri-ciri yang dikehendaki, langkah-langkah berikut perlu diikuti.

- Penubuhan jawatankuasa majlis rasmi-Pemilihan tetamu khas-Penyediaan teks ucapan

- Buku Cenderamata-Tempat majlis

Perlu ditubuhkan jawatankuasa tetap yang mempunyai satu jawatankuasa tetap yang mempunyai ahli yang terhad bilangannya, mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan.

Satu jawatankuasa majlis yang tetap berfungsi merancang dan melaksanakan semua majlis rasmi.

• Ahli-ahli hendaklah terhad kepada pegawai-pegawai yang bertugas dan bilangannya pula perlu kecil dan jika boleh tidak melebihi daripada tujuh orang.

• Contoh:Pengerusi : Pengetua Institut/MaktabTimbalan Pengerusi: Naib PengetuaSetiausaha : Ketua JabatanAJK : 1.Ketua Jabatan

2. Ketua Jabatan3. Ketua Jabatan4. Ketua Jabatan5. Pegawai Kerja

Jawatankuasa ini akan mengendalikan semua majlis rasmi institut/ maktab. Jika cara ini hendak dilaksanakan, difikirkan bahawa beban tugas ahli jawatankuasa ini mungkin berat.

Mengikut amalan biasa bolehlah ditubuhkan satu jawatankuasa yang melibatkan semua pensyarah dan kakitangan sokongan.

Jawankuasa induk terdiri daripada Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Urus Setia ( Setiausaha, Penolong Setiausaha, Bendahari) dan penyelaras-penyelaras ( Ketua Jabatan). Jumlah jawatankuasa kecil bergantung kepada jenis majlis yang dianjurkan.

Semasa Mesyuarat Jawatankuasa Kecil diadakan, hal-hal berikut perlu dilaksanakan :

1.Mengenal pasti tugas-tugas yang perlu diberi perhatian segera dan tindakan selanjutnya.

2.Mengagihkan tugas-tugas kepada semua AJK.3.Menetapkan tarikh untuk menyempurnakan

tugas.4.Mengenalpasti tugas-tugas yang perlu dibuat

tetapi telah ditinggalkan daripada senarai tugas AJK.

5.Menyenaraikan nama guru-guru pelatih yang akan membantu jawatankuasa dan pastikan mereka tidak terlibat dalam jawatankuasa lain.

Pihak Institut/maktab boleh memberi cadangan nama tetamu khas yang hendak dijemput.

BPG akan mencadangkan tarikh yang diberikan dalam bulan berkenaan.

Sekiranya tetamu tidak dapat hadir pada tarikh yang dicadangkan, mereka peru mencadangkan pada tarikh lain pada bulan berkenaan.

Setelah tetamu khas dipilih pihak institut/maktab akan mengambil tindakan susulan,iaitu:

1.Membuat lawatan kunjung hormat dan memberi taklimat tentang aturcara, jenis pakaian dan menyatakan pihak akhbar dan televisyen akan hadir atau tidak.

2.Membuat persediaan tentang tempat penginapan, bilik rehat, tempahan bilik VIP,pengangkutan, dan jenis minuman serta makanan.

Teks ucapan hendaklah mengandungi 1. Idea-idea terbaru2. Isu dan tatabahasa yang berkualiti3. Isu yang berbeza mengikut hierarki tetamu

khas:-Teks ucapan pengetua hendaklah mengandungi hanya laporan maktab/institut.-teks ucapan pegawai dari Kementerian Pendidikan perlu mengandungi isu-isu atau rancangan baru mengenai pendidikan.-Teks ucapan tetamu khas hendaklah mengandungi isu umum, nasihat atau gesaan.

Sekurang-kurangnya perlu mengandungi kata-kata aluan Menteri Pendidikan, Ketua Pengarah Pendidikan, Pengarah Pendidikan Guru dan Pengetua Institut / maktab;lagu rasmi Istiadat Penyampaian Diploma dan Sijil; senarai kaki tangan akademik;lambang-lambang istiadat; biodata penerima-penerima hadiah kecemerlangan; senarai nama pelajar dianugerahkan diploma keguruan; aturcara, senarai nama pelajar dianugerahkan sijil perguruan khas; senarai nama pelajar sijil perguruan asas, jawatankuasa induk dan jawatankuasa kecil istiadat penganugerahan diploma dan sijil, penghargaan dan autograf.

Perkara-perkara penting yang mesti diambil kira dalam penentuan tempat majlis adalah seperti yang berikut:

1.Senang dituju2.Mempunyai tempat letak kereta yang

mencukupi

CONTOH SKRIP PENGACARAAN MAJLIS

SEKIAN TERIMA KASIH