UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 1

1.0 LATAR BELAKANG

Pengauditan ini dilaksanakan dengan persetujuan Jawatankuasa Audit dan

Pengurusan Tertinggi MQA di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Audit Bil 1 Tahun 2014.

Pengurusan aset alih MQA didapati kurang memuaskan seperti yang telah dilaporkan

oleh Jabatan Audit Negara dalam Laporan Pengauditan Pengurusan Kewangan Tahun

2012.

Pengurusan Aset Alih di MQA adalah berpandukan kepada Arahan Pentadbiran

Bil 1 Tahun 2013 Tatacara Pengurusan Aset Alih MQA (TPAM) yang berkuat kuasa

bermula dari 1 Januari 2013. Bagaimanapun sebelum 1 Januari 2013, peraturan yang

diguna pakai adalah Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan menerusi Pekeliling

Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007 yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan.

TPAM dirangka berdasarkan pekeliling tersebut namun terdapat perbezaan pada kuasa

melulus bagi disesuaikan dengan taraf MQA sebagai sebuah Badan Berkanun.

Sehingga 31 Mac 2014, jumlah aset alih MQA ialah 81 dengan nilai sejumlah

RM2,908,945.52 dan jumlah inventori adalah 4,245 berjumlah RM2,934,474.79. Nilai

pelupusan aset adalah berjumlah RM460,535.40.

Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA) adalah aplikasi yang dibangunkan

oleh Kementerian Kewangan dengan tujuan kawalan dan pemantauan aset bagi semua

kementerian dan jabatan di Malaysia. Sistem ini dibangunkan mengikut kaedah

kawalan pengurusan aset dan stor yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia

menerusi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 iaitu Tatacara Pengurusan Aset

Alih Kerajaan dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 (Tatacara Pengurusan

Stor). MQA telah menggunakan Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA) ini sejak

tahun 2010.

PENGAUDITAN PRESTASI TERHADAP

PENGURUSAN ASET ALIH MQA

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 2

2.0 OBJEKTIF PENGAUDITAN

Objektif pengauditan ini adalah seperti berikut:

i. Menentukan sama ada semua aset MQA telah didaftarkan;

ii. Memastikan semua rekod aset adalah kemas kini dan teratur;

iii. Memastikan semua aset yang direkodkan dapat dikesan dan dikenal pasti;

dan

iv. Memastikan MQA mematuhi Pekeliling Kerajaan yang telah ditetapkan dan

diterima pakai.

3.0 SKOP DAN KAEDAH PENGAUDITAN

Skop pengauditan adalah tertumpu kepada perolehan aset MQA bagi tahun

2013, 2012 dan 2011. Selain itu, Unit Audit Dalam juga akan membuat semakan

terhadap aset yang diperoleh semasa LAN bermula dari tahun 1997 hingga 2004.

Kaedah yang akan digunakan adalah semakan dokumen dan rekod seperti baucar

bayaran, rekod aset alih seperti KEW.PA-2, KEW.PA-3, KEW.PA-4, KEW.PA-5

KEW.PA-7 dan beberapa rekod lain. Unit Audit Dalam juga akan menjalankan

pemeriksaan fizikal dan temu bual di Bahagian Pentadbiran dan Bahagian Teknologi

Maklumat dalam pengauditan ini.

4.0 PENEMUAN AUDIT

Semakan terhadap Pengurusan Aset Alih MQA mendapati perkara berikut:

4.1 Aset Tidak Mempunyai Label/No Pendaftaran

Pihak Audit telah menjalankan pemeriksaan fizikal pada 28 April 2014 dan 30

April 2014 di ruang pejabat MQA dan mendapati aset seperti yang ditunjukkan di

gambar di bawah tidak ditandakan dengan Label/No. Pendaftaran seperti yang

sepatutnya:

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 3

GAMBAR 1

Nama Peralatan/Aset: HP Scan Jet Automatic Document Feeder Lokasi: Bilik Utiliti BTM Tingkat 14 Tarikh dan Masa: 28 April 2014 jam 11.40 pagi

GAMBAR 2 Nama Peralatan/Aset: Dry Box Lokasi: Bilik Stor UHEAA Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 1.00 petang

GAMBAR 3 GAMBAR 4

Nama Peralatan/Aset: Printronix Lokasi: Bilik Stor BTM Tingkat 8

Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 10.35 pagi

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 4

GAMBAR 5

Nama Inventori: Papan Kenyataan Lokasi: UHEAA Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 1.00 petang

Semakan Audit juga mendapat 7 daripada 20 sampel aset alih yang telah

didaftarkan tidak dilabel seperti yang yang ditetapkan oleh peraturan seperti di

Jadual 1:

JADUAL 1

Sampel Aset Alih Yang Telah Didaftarkan Tetapi Tidak Dilabel Bil. Butiran Aset No. Pendaftaran Penempatan

1 Printer HP Laserjet 5200dtn MQA/BTM/H/11/39 Ruang Kerja BKRJK

2 Mesin Perincih Tingkat 6A MQA/BP/H/12/9 Ruang Kerja 6A

3 Aten KVM 8-port switch with LCD MQA/BTM/H/11/72 Bilik Server

4 KVM Switch - ATEN KL1508AIM MQA/BTM/H/13/3 Bilik Server

5 Mesin Perincih Intimus 120CC3 - Tingkat 14B

MQA/BP/H/13/7 Bilik Fail Pentadbiran

6 Camera Canon DSLR EOS 6D Kit-UHEAA

MQA/BP/H/13/15 Ruang Kerja UHEAA

7 33U Floor Standing Server Rack MQA/BTM/H/11/7 Bilik Server

8 Dahle Paper Shredder Model 20422

MQA/BP/H/00/4 Bilik Fotostat Tingkat 14B

9 Apple iBook G4 MQA/BTM/H/04/9 Stor Peralatan BTM Sumber: Sistem Pemantauan Pengurusan Aset

Pemeriksaan fizikal juga mendapati kesemua 5 standing rack di dalam bilik

server tidak berlabel.

Maklum Balas:

Bahagian Pentadbiran GAMBAR 2

BP dimaklumkan bahawa dry box tersebut telah dibeli oleh

Unit Hal Ehwal Awam dan Antarabangsa (UHEAA) dan BP

tidak dimaklumkan mengenai hal tersebut. BP akan

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 5

melaksanakan pendaftaran aset ini setelah memperoleh

maklumat perolehan. Jika tidak, BP akan mendaftar

berdasarkan fizikal aset.

GAMBAR 5

BP akan mendaftarkan aset tersebut.

Jadual 1

BP telah melabel aset tersebut. Bukti adalah seperti di

Lampiran 1.

Bahagian Teknologi

Maklumat

Aset alih milik BTM seperti di JADUAL 1 telah dilabel.

GAMBAR 3 & GAMBAR 4

Aset jenis printer Printronix tidak digunakan lagi oleh Bahagian

Kewangan setelah MQA menggunakan Staf Portal untuk

mencetak salinan penyata gaji. Cadangan untuk pelupusan

pada tahun 2014.

Kesemua standing rack dalam bilik server juga akan dilabel.

4.1.1 Aset Dan Inventori Yang Dibawa Dari Pejabat Lama

Pihak Audit telah menjalankan pemeriksaan di pejabat Ketua Pegawai

Eksekutif (KPE) pada 30 April 2014 dan mendapati wujud aset dan

inventori yang dibawa dari pejabat Bahagian Jaminan Kualiti (BJK) dari

Kementerian Pengajian Tinggi (KPT) yang telah bergabung dengan

Lembaga Akreditasi Negara pada tahun 2007. Aset dan inventori adalah

seperti yang ditunjukkan di gambar berikut:

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 6

GAMBAR 6 GAMBAR 7 Nama Aset: Microwave dan Peti Sejuk

Lokasi: Pejabat KPE Tarikh dan Masa:

30 April 2014 jam 12.40 tengahari

Nama Inventori: Almari Baju Lokasi: Pejabat KPE

Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 12.40 tengahari

GAMBAR 8 GAMBAR 9

Nama Inventori: Kerusi Kayu Lokasi: Pejabat KPE

Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 12.50 tengahari

Nama Aset: Kabinet Lokasi: Pejabat KPE

Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 12.50 tengahari

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 7

GAMBAR 10 GAMBAR 11

Nama Inventori: Kabinet Lokasi: Pejabat KPE

Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 12.50 tengahari

Nama Inventori: Kerusi Tetamu Lokasi: Pengarah Bahagian Standard

Tingkat 7 Tarikh dan Masa:

28 April 2014 jam 11.20 tengahari

Maklum Balas:

Bahagian Pentadbiran BP ambil maklum dan akan mendaftarkan serta melabel bagi

aset pada gambar 6,7, 10 dan 11. BP dimaklumkan bahawa

aset kerusi kayu jati dan meja jati pada gambar 8 dan 9 adalah

milik persendirian PK(KPE) dan bukan aset sumbangan

kepada MQA.

4.1.2 Pembelian Aset Dan inventori Tidak Melalui Bahagian Pentadbiran

Pihak Audit telah menjalankan pemeriksaan dan mendapati aset dan

inventori yang disimpan di ruang seperti di gambar berikut tidak dilabelkan

seperti sepatutnya:

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 8

GAMBAR 12 GAMBAR 13

Nama Peralatan/Aset: Back Drop Lokasi: Bilik Stor UHEAA

Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 1.00pm

Nama Peralatan/Aset: Back Drop Lokasi: Bilik Stor Tingkat 12

Tarikh dan Masa: 28 April 2014 jam 11.00 pagi

Pihak Audit dimaklumkan inventori tersebut adalah milik Unit Hal Ehwal

Awam dan Antarabangsa (UHEAA) dan digunakan bagi tujuan promosi di

luar MQA. Pihak Audit juga dimaklumkan bahawa UHEAA adalah pusat

kos serta boleh membeli secara terus bahan-bahan promosi, alatulis,

kelengkapan pejabat dan lain-lain.

Pihak Audit berpendapat back drop adalah inventori yang boleh

dialih dan sebarang pembelian berupa harta atau inventori boleh alih

hendaklah didaftarkan oleh Bahagian Pentadbiran.

Maklum Balas:

Bahagian Pentadbiran BP akan mendaftarkan back drop selepas mendapatkan

dokumen perolehan daripada UHEAA untuk tujuan

pendaftaran.

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 9

4.1.3 Aset Dan Inventori Yang Masih Mempunyai Nombor Pendaftaran

Agensi Luar

Pihak Audit telah menjalankan pemeriksaan di Pejabat Unit Hal Ehwal

Awam dan Antarabangsa dan mendapati jam dinding masih mempunyai

nombor pendaftaran dari agensi Kerajaan yang lama seperti berikut:

GAMBAR 14 GAMBAR 15

Nama Inventori: Jam Dinding Lokasi: UHEAA

Tarikh dan Masa: 30 April 2014 jam 1.00 petang

Pihak Audit berpendapat Bahagian Pentadbiran dan Bahagian Teknologi

Maklumat (BTM) perlu mengenal pasti aset-aset seperti yang ditunjukkan di

gambarajah di atas dan melabelkannya mengikut peraturan ditetapkan.

Pihak berkenaan perlu mendapatkan baucer bayaran dan invois sebagai

sumber sejarah untuk merekodkan maklumat tersebut di dalam Kad

KEW.PA.

Bagi aset dan inventori yang terdapat di Pejabat KPE, pihak Audit

berpendapat ia perlu dilabelkan sebagai Aset Sumbangan jika terdapat

bukti ianya aset dari pejabat BJK yang lama.

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 10

Maklum Balas:

Bahagian Pentadbiran BP akan mendaftarkan semula aset tersebut dengan nombor

siri pendaftaran MQA.

4.2 Kaedah Pelabelan Yang Tidak Seragam

Semakan Audit mendapati kaedah pelabelan yang digunakan oleh Bahagian

Pentadbiran adalah tidak seragam. Terdapat inventori yang dibeli pada tahun

2008 hanya ditulis dengan pemadam cecair seperti yang ditunjukkan di Gambar

16 dan menggunakan pen marker seperti di Gambar 17. Kaedah pelabelan yang

kini digunakan ke atas aset dan inventori di MQA adalah seperti di Gambar 18.

Pihak Audit berpendapat kaedah pelabelan perlu diseragamkan untuk

menunjukkan pengurusan pendaftaran aset dan inventori yang lebih teratur

oleh UPAL.

GAMBAR 16 GAMBAR 17

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 11

GAMBAR 18

Maklum Balas:

Bahagian Pentadbiran Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPPA) digunapakai

bermula tahun 2011. Sebelum tahun 2011, kaedah pelabelan

adalah seperti yang dinyatakan. BP berpandangan pelabelan

melalui kaedah ini perlu dikekalkan untuk memudahkan BP

mendapatkan maklumat pendaftaran memandangkan rekod

inventori BP yang masih belum lengkap sepenuhnya. BP akan

membuat semakan secara berperingkat bagi memastikan

setiap inventori mempunyai label.

4.3 Aset Tidak Mempunyai KEW.PA-2 dan KEW.PA-4

Semakan Audit mendapati 1 unit Poweredge Rackmount Server tidak

mempunyai KEW.PA-2 dan KEW.PA-4. Server ini digunakan sebagai mail filter

dan dibuat perolehan bersama pembaharuan lesen mail filter Clearswift

Mimesweeper bernilai RM35,000 seperti ditunjukkan di Jadual 2:

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 12

JADUAL 2

Aset Yang Tidak Mempunyai KEW.PA-2 dan KEW.PA-4

No.

Baucar

No.

Pesanan

Tempatan

Butiran Nilai Seunit

(RM)

1046666 012861-00

Membekalkan dan menyediakan

Poweredge Rackmount Server- Intel

Xeon E3-1230v2, 300GB H/D, 4GB

memory, 3 yr NBD onsite

Lesen Clearswift Mimesweeper

6,000

35,000

Sumber: Baucer Bayaran Bahagian Kewangan

Maklum Balas:

Bahagian Teknologi

Maklumat

Aset telah didaftarkan ke SPPA dan mempunyai KEW.PA-2

dan KEW.PA-4

4.4 Maklumat Aset Tiada Dalam SPPA

Pihak Audit telah memperoleh senarai pembelian aset dan inventori daripada

Bahagian Kewangan dari tahun 1997 hingga 2004. Semakan Audit tertumpu ke

arah pendaftaran aset dan inventori di dalam SPPA dan secara manual,

pengemaskinian maklumat aset dan inventori sebelum tahun 2007 dan pelabelan

bagi aset dan inventori yang dibeli sebelum tahun 2007. Semakan mendapati

maklumat aset seperti yang ditunjukkan di Jadual 3 tidak wujud dalam SPPA:

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 13

JADUAL 3 Maklumat Aset Tidak Wujud Dalam SPPA

ASET KUANTITI TAHUN HARGA SEUNIT

(RM) JUMLAH

(RM)

Multimedia Projector 1 1997 16,888 16,888

Hard Disk For Server Monitoring

1 1998 3,125 3,125

NEC VT-54 1100 Ansi Lumens LCD Projector

1 2000 23,500 23,500

Compaq Deskpro DPSB Series Feature Computer

1 2001 4,029 4,029

Risograph Copy Printer 1 1997 19, 800 19, 800

JIMNAMIC 310 Keyphone 1 1997 9,500 9,500

Duplo Collector 1 1998 13,000 13,000

Intimus Paper Shredder Model 431 SE

1 1999 9,900 9,900

Intimus Paper Shredder 2 2002 7,500 15,000

Smart Board 580 (72” Diagonal)

1 2000 12,897 12,897

LM1 Electronics Display Board (At-Taqwim)

1 2001 4,500 4,500

Fichet Safe Jupiter 350 1 2002 5,250 5,250

Yahama Powered Mixer 1 2002 10,072 10,072

Mesin Fax Toshiba DP80F 1 2002 3,200 3,200

Sony Digital Handycam DCR TRV-30E

1 2001 6,200 6,200

Sumber: Senarai Perolehan Bahagian Kewangan 1997-2004

Maklum Balas:

Bahagian Pentadbiran BP telah membuat pemeriksan fizikal mendapati aset pada

Jadual 3 bil. 1-6 tiada fizikal di MQA. Sehubungan itu, aset

tersebut tidak didaftarkan berdasarkan cadangan daripada

pihak Perbendaharaan, Bahagian Pengurusan Aset.

Aset pada perkara 7-10 (Jadual 3) akan didaftarkan pada

SPPA atau manual. BP sedang mendapatkan Pesanan

Tempatan bagi memperoleh maklumat perolehan.

Bahagian Teknologi

Maklumat

Aset tidak ditemui.

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 14

4.5 Aset Tiada Di Penempatan Seperti Yang Dinyatakan Di Dalam SPPA

Pihak Audit telah membuat semakan terhadap penempatan aset dan inventori di

dalam SPPA dan mendapati aset seperti yang ditunjukkan di dalam Jadual 4

tidak berada di lokasi seperti dinyatakan di dalam SPPA:

JADUAL 4 Aset Tiada Di Penempatan Dalam SPPA

ASET KUANTITI NO. SIRI PENEMPATAN

Server Compaq Proliant 1600

1 MQA/BTM/H/00/6 Bilik Server

3COM Superstack II Switch 3300 (12 port)

1 MQA/BTM/H/00/2 Bilik Server

3COM Superstack II Dual Speed Hub 200TP

1 MQA/BTM/H/00/1 Bilik Server

Cisco Router 1 MQA/BTM/H/01/3 Bilik Server

Laser Jet Printer HP 5000

3 MQA/BTM/H/01/3 Bilik Teknikal BTM

Compaq D380mx Microtower

1 MQA/BTM/H/03/6 Bilik Teknikal BTM

Compaq D380mx Microtower

1 MQA/BTM/H/03/38 Unit Pendaftaran

Tingkat M1B

Mesin Fax 1 MQA/BP/H/97/1 Unit Pendaftaran

Tingkat M1B

Mesin Fax 1 MQA/BP/H/99/1 Ruang Cetak Tingkat

8B

Compro Computer PC WS

1 MQA/BTM/H/98/8 Ruang Kerja BKJK

Compaq Dekspro SB Series

1 MQA/BTM/H/02/16 Ruang Kerja BKJK

Sumber: Sistem Pemantauan Pengurusan Aset

Maklum Balas:

Bahagian Pentadbiran Kedua-dua mesin faksimili pada jadual 4 telah dilupuskan dan

ditandakan lupus pada rekod fizikal kad MQA Kew.PA-2

secara manual memandangkan BP belum mendapat akses

menggunakan modul pelupusan dalam SPPA.

Bahagian Teknologi

Maklumat

Rujuk Lampiran 2.

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 15

4.6 Rekod Aset Dan Inventori

4.6.1 Perbandingan Rekod Antara Bahagian Kewangan dan Bahagian

Pentadbiran

4.6.1.1 Bosch Conference System

Bahagian Kewangan hanya merekodkan control unit and recorder

sebagai aset alih dengan jumlah RM4,500. Manakala Bahagian

Pentadbiran merekodkan set keseluruhan iaitu control unit and

recorder bersama mikrofon sebagai aset dengan nilai RM37,710

seperti ditunjukkan di Jadual 5:

JADUAL 5 Pembelian Bosch Conference System

No.

Baucar/

Pesanan

Tempatan

No Pendaftaran Butiran Kuantiti

Harga

Seunit

(RM)

Jumlah

(RM)

1030447 /

009848

MQA/BP/H/12/2. Bosch delegate short mic 34 925 31,450

Bosch chairman short mic 1 1,280 1,280

Bosch control unit and

recorder 1 4,500 4,500

Installation & wiring 480 480

Jumlah 37,710

Sumber: Baucer Bayaran Bahagian Kewangan

Pihak Audit mendapati rekod yang dibuat oleh Bahagian Pentadbiran

adalah menepati peraturan yang ditetapkan. Bagaimanapun, pihak

Audit memerlukan penjelasan daripada Bahagian Kewangan

tentang bagaimana kaedah perakaunan aset berkenaan sama ada

boleh menyebabkan terkurang atau terlebih nyata dalam penyata

kewangan.

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 16

Maklum Balas:

Bahagian Kewangan Bahagian Kewangan merekodkan item yang bernilai RM3000

dan ke atas seunit sebagai aset.

4.6.1.2 Kenderaan MQA

Pihak Audit telah dimaklumkan bahawa kenderaan yang didaftarkan

perlu direkodkan pada harga kenderaan sahaja tidak termasuk harga

insurans dan cukai jalan. Bagaimanapun semakan Audit mendapati

wujud kenderaan yang direkodkan pada nilai kenderaan sahaja,

pada harga on the road dan juga terdapat nilai yang tidak dapat

dipastikan seperti ditunjukkan di Jadual 6:

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 17

JADUAL 6 Senarai Perbandingan Rekod Bahagian Kewangan Dan Bahagian Pentadbiran

BIL BAHAGIAN KEWANGAN BAHAGIAN PENTADBIRAN

NAMA ASET RM NAMA ASET RM

1 Proton Perdana 2.0V6 (A)

172,154.12 Perdana BKH919 MQA/BP/H/09/5

172,154.12

2 Proton Perdana 2.0 89,208.35 Perdana BLA737 MQA/BP/H/10/16

97,218.35

3 Toyota Vios 1.5G 85,837.57 Vios BLG676 MQA/BP/H/11/7

85,837.57

4 Nissan Serena 2.0 Comfort Automatic

129,845.05 Serena BLG646 MQA/BP/H/11/8

129,845.07

5 Proton Exora 1.6 76,518.50 Exora BLG656 MQA/BP/H/11/8

77,518.50

6 Proton Inspira 2.0L CVT Premium WYA565

93,682.20 Inspira WYA565 MQA/BP/H/13/2

86,923.80

7 Proton Inspira 2.0L CVT Premium WYA575

93,682.20 Inspira WYA575 MQA/BP/H/13/3

86,923.80

8 Nissan Serena C24 Comfort 2.0 (A)

139,537.15 Serena BGR5446 MQA/BP/H/02/5

135,445.90

9 Perdana 2.0 V6 105,455.70 Perdana WNV6937 MQA/BP/H/06/5

105,455.70

10 Coaster 224,000.00 Coaster BJX45 MQA/BP/H/08/16

199,000.00

11 Nissan Serena 2.0L - BLA707

130,585.40 Serena BLA707 MQA/BP/H/10/13

136,935.00

12 Toyota Fortuner 207 (P)

185,805.21 Fortuner BKH909 MQA/BP/H/09/2

185,805.21

13 Proton Saga 41,551.16 Saga BKH9090 MQA/BP/H/09/6

41,551.16

14 Proton Waja CPS 1.6 (A)

64,883.63 Waja BKH9000 MQA/BP/H/09/3

64,883.63

15 Proton Waja CPS 1.6 (A)

64,883.63 Waja BKH9009 MQA/BP/H/09/4

64,883.63

Jumlah 1,697,629.87 Jumlah 1,670,381.44

Sumber: Bahagian Kewangan dan Sistem Pengurusan Aset

Pada pendapat Audit, nilai kenderaan yang direkodkan oleh

Bahagian Kewangan perlulah lebih tinggi daripada Bahagian

Pentadbiran disebabkan Bahagian tersebut memasukkan harga

insurans dan cukai jalan bersekali dengan harga kenderaan.

Terdapat juga harga kenderaan direkodkan oleh Bahagian

Pentadbiran lebih tinggi daripada Bahagian Kewangan. Pihak

Audit memerlukan penjelasan daripada kedua-dua Bahagian

mengenai perkara ini.

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 18

Maklum Balas:

Bahagian Kewangan Bahagian Kewangan mengambil kira semua kos yang terlibat

untuk membolehkan kenderaan berkenaan digunakan

termasuklah insuran dan cukai jalan. Perincian seperti di

Lampiran 3.

Bahagian Pentadbiran BP dimaklumkan oleh pegawai di Bahagian Pengurusan Aset,

Perbendaharaan Malaysia bahawa kenderaan didaftarkan

mengikut harga kenderaan dan tidak termasuk dengan cukai

jalan, insuran, no plat atau apa-apa caj selain daripada aset.

Sehubungan itu, bermula tahun 2013, pendaftaran kenderaan

adalah berdasarkan maklumat tersebut.

BP mendapati kenderaan MQA pada bil. 2,5 dan 11

didaftarkan berdasarkan harga keseluruhan aset tersebut

termasuk cukai jalan, insuran dan no plat. Perkara ini boleh

dirujuk pada Pesanan Tempatan no. 007526-00, 008383-00

dan 007218-00.

4.6.2 Klasifikasi Aset Dan Inventori

Semakan Audit mendapati server rack seperti di Jadual 7 lebih sesuai

direkodkan sebagai inventori kerana ia adalah rak bagi penyimpanan

server dan tiada penyelenggaraan diperlukan.

JADUAL 7 Butiran Aset Yang Sepatutnya Direkod Sebagai Inventori

Bil. Butiran No. Baucar

Bayaran

No. Pesanan

Tempatan

No. Pendaftaran

Aset Nilai (RM)

1 33U Floor Standing Server Rack

1027459 009221-00 MQA/BTM/H/11/73 3,000.00

2 33U Floor Standing Server Rack

1041482 011898-00 MQA/BTM/H/13/4 3,000.00

Sumber: Sistem Pemantauan Pengurusan Aset

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 19

4.6.3 Maklumat Penempatan di KEW.PA-2 Tidak Dikemas Kini

4.6.3.1 Pemeriksaan fizikal mendapati maklumat berkenaan pegawai yang

bertanggungjawab terhadap Printer HP Laserjet 5200dtn dengan

nombor pendaftaran MQA/BTM/H/11/39 yang ditempatkan di ruang

kerja BKRJK tidak dikemas kini. Ini adalah kerana Penyelia Pembantu

Tadbir bahagian tersebut telah bertukar tetapi aset alih tersebut masih

di bawah tanggungjawab Penyelia Pembantu Tadbir yang lama.

Maklum Balas:

Bahagian Teknologi

Maklumat

Maklumat akan dikemas kini dari semasa ke semasa.

4.6.3.2 Semakan Audit juga mendapati penempatan kenderaan MQA yang

telah dilupuskan masih belum dikemas kini oleh Bahagian Pentadbiran

seperti ditunjukkan di Jadual 8:

JADUAL 8 Penempatan Kenderaan Yang Masih Belum Dikemaskini

ASET TAHUN NO. SIRI PENEMPATAN STATUS

ASET

Mercedes Benz E200 (BFD 8243)

1997 MQA/BP/H/97/4 Ruang Meletak

Kenderaan Lupus

Mitsubishi Pajero (BGA 5445)

2000 MQA/BP/H/00/6 Ruang Meletak

Kenderaan Lupus

Nissan Sarena C24 (BGR 5446)

2002 MQA/BP/H/02/5 Ruang Meletak

Kenderaan Lupus

Sumber: Sistem Pemantauan Pengurusan Aset

Maklum Balas:

Bahagian Pentadbiran Modul pelupusan pada SPPA masih belum diaktifkan. Pegawai aset MQA dan Lembaga Pemeriksa akan menghadiri kursus penggunaan SPPA bagi modul pelupusan serta kehilangan dan hapuskira pada akhir Jun.

Sebagaimana yang dimaklumkan sebelum ini, aset tersebut ditanda ‘LUPUS’ pada kad KEW.PA-2.

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 20

BP akan mengemaskini maklumat pada SPPA setelah kursus SPPA selesai pada akhir Jun ini.

5.0 RUMUSAN DAN SYOR AUDIT

Pada keseluruhannya, didapati pengurusan aset alih MQA adalah TIDAK

MEMUASKAN berdasarkan perkara-perkara yang dibangkitkan di atas. Bagaimanapun,

bagi memastikan perkara yang sama tidak berulang, adalah disyorkan

PERTIMBANGAN diberi kepada perkara berikut:

a) Membentuk satu unit kecil task force yang terdiri daripada pegawai pelbagai

gred dan bertanggungjawab untuk menjalankan pemeriksaan aset bagi setiap 3

bulan di lokasi-lokasi tertentu di MQA. Unit tersebut akan menjalankan tugas

dalam tempoh yang singkat bagi memastikan aset dan inventori dilabel dan

dikemas kini;

b) Memastikan sebarang pembelian aset atau inventori boleh alih hanyalah

melalui Bahagian Pentadbiran; dan

c) Memastikan rekod di dalam kad KEW.PA dan SPPA sentiasa dikemas kini

terutamanya penempatan aset di lokasi tertentu.

Maklum Balas:

Bahagian Pentadbiran BP berpandangan syor pada perkara 5.0 (b) adalah tidak sesuai dipraktikkan memandangkan Bahagian Teknologi Maklumat (BTM) adalah lebih arif mengenai perolehan peralatan ICT. Memandangkan terdapat pusat kos yang dilantik di BTM, amalan kini adalah lebih praktikal bagi memastikan perolehan yang dilaksanakan lebih baik.

Selain itu juga, Tatacara Pengurusan Aset Alih (TPAM) juga telah menetapkan bahawa peralatan ICT diuruskan sepenuhnya oleh BTM. Namun begitu, BP bersetuju supaya pembelian aset alih am perlu melalui BP.

UNIT AUDIT DALAM MQA Muka Surat 21

6.0 PENGHARGAAN

Pihak Audit mengucapkan ribuan terima kasih di atas kerjasama yang telah

diberikan sama ada secara langsung mahupun tidak langsung sepanjang tempoh

pengauditan ini dijalankan oleh semua pegawai yang diaudit daripada Bahagian

Pentadbiran, Bahagian Teknologi Maklumat dan Bahagian Kewangan MQA.