Pengenalan Bahagian Sekretariat Majlis Mesyuarat Kerajaan...
Transcript of Pengenalan Bahagian Sekretariat Majlis Mesyuarat Kerajaan...
APA ITU MESYUARAT MMK?
- Mesyuarat MMK adalah singkatan dari Mesyuarat Majlis Mesyuarat
Kerajaan yang dipengerusikan oleh YAB Menteri Besar Pahang
dan dihadiri oleh 10 ahli MMK serta 3 orang ahli rasmi kerajaan
iaitu YB. Setiausaha Kerajaan Negeri Pahang, YB. Penasihat
Undang-Undang Negeri Pahang, YB. Pegawai Kewangan Negeri dan
seorang Setiausaha. Walau bagaimana pun 2 orang Ketua Jabatan
yang turut hadir secara tetap pada setiap kali mesyuarat yang
melibatkan seramai 17 ahli mesyuarat.
- Mesyuarat MMK diadakan pada setiap hari Rabu.
2
Urusetia perlu menyediakan Kertas Kerja Mesyuarat
bagi memastikan mesyuarat berjalan lancar. Kos-kos
yang terlibat adalah:-
1) Kulit Buku
2) Kertas Rahsia
3) Multi-Tabs
Di Bawah Akta Rahsia Rasmi Semua Kertas Kerja
Mesyuarat dimusnahkan melalui proses rincih dan
bakar.
3
BIL PERKARA JUMLAH HARGA (RM)
1. Kulit Buku 2 Keping (sepasang) RM 1.90
2. Kertas Rahsia 1 Keping x RM 0.12
(1,213 Keping untuk
1 buku kertas kerja)
RM 145.56
3. Multi-Tabs 1 Keping x RM 0.44
(74 Keping untuk 1 buku
kertas kerja)
RM 32.56
JUMLAH RM 180.02
4
•Kos Penggunan Multi-
Tabs yang tinggi dalam
penyediaan buku
Kertas Kerja Mesyuarat
MMK.
Masalah ini berlaku kerana
perbelanjaan multi-tabs
yang tinggi, kuantiti yang
banyak dan tidak boleh
diguna semula.
Berlaku di Bahagian
Majlis Mesyuarat Kerajaan
Dan Dewan
DEFINISI MASALAH (5W + 1 H)
5
Semasa penyediaan
kertas kerjaKakitangan Bahagian
MMKD
Penyediaan Taging
Menggunakan
Multi-Tabs Dalam Proses
Pembukuan Kertas Kerja MMK
Melibat Kos Yang Tinggi Iaitu
Sebanyak RM 180.02 bagi
setiap satu (1) buku.
5W + 1 H
6
MENGGUNAKAN MULTI-TABS
( KAEDAH ASAL )
MENGGUNAKAN MULTI-TABS &
BINDING COVER
( CADANGAN )
a) 74 Multi-Tabs x RM0.44 = RM 32.56
b) 1,213 Kertas Rahsia x RM 0.12 = RM 145.56
c) Kulit Kertas Sepasang = RM 1.90
a) 74 Multi-Tabs x RM0.44 Sen = RM 32.56
b) 1,213 Kertas Rahsia x RM 0.12 Sen = RM 145.56
c) Kulit Kertas Sepasang = RM 1.90
d) 74 Keping Binding Cover x RM 0.35 =RM 25.90
RM 32.56 + RM 25.90 = RM 58.46
RM 180.02
RM 205.92
BEZA RM 25.90
(Multi-Tabs) (Binding Cover)
7
MENGGUNAKAN MULTI-TABS
( KAEDAH ASAL )
MENGGUNAKAN MULTI-TABS &
BINDING COVER
( CADANGAN )
a) 74 Multi-Tabs x RM0.44 = RM 32.56
b) 1,213 Kertas Rahsia x RM 0.12 = RM 145.56
c) Kulit Kertas Sepasang = + RM 1.90
a) 1,213 Kertas Rahsia x RM 0.12 Sen = RM 145.56
b) Kulit Kertas Sepasang = + RM 1.90
- TIADA KOS -
RM 180.02
RM 147.46
BEZA RM 32.568
MENGGUNAKAN MULTI- TABS
( KAEDAH ASAL )
MENGGUNAKAN MULTI- TABS & BINDING COVER
( CADANGAN )
BEZA RM 362.60
Kadar Harga Multi-Tabs Sahaja
RM 32.56 x 14 Buku = RM 455.84
(Kadar Harga Multi-Tabs & Binding Cover)
RM 32.56 + RM 25.90= RM 58.46
RM 58.46 x 14 Buku = RM 818.44
9
MENGGUNAKAN MULTI- TABS
( KAEDAH ASAL )
MENGGUNAKAN MULTI- TABS & BINDING
COVER
( CADANGAN )
BEZA RM 455.84
Kadar Harga Multi-Tabs Sahaja
RM 32.56 x 14 Buku = RM 455.84- TIADA -
10
MENGGUNAKAN MULTI- TABS
( KAEDAH ASAL )
MENGGUNAKAN MULTI- TABS & BINDING
COVER
( CADANGAN )
RM 1,004.92
Kadar Harga Multi-Tabs Sahaja
RM 32.56 x 56 Buku = RM 1,823.36
MINGGU PERTAMA
(Kadar Harga Multi-Tabs & Binding Cover)
RM 32.56 + RM 25.90= RM 58.46
RM 58.46 x 14 Buku = RM 818.44__________________________________________
Minggu Seterusnya
- Tiada Kos -
11
MENGGUNAKAN MULTI-TABS
(KAEDAH ASAL)
MENGGUNAKAN MULTI-TABS &
BINDING COVER
(CADANGAN)
Kadar Harga Multi-Tabs Sahaja
RM 7,293.44
RM 6,475.00
(Kadar Harga Multi-Tabs & Binding Cover)
RM 32.56 + RM 25.90 = RM 58.46
RM 58.46 x 14 Buku = RM 818.44
__________________________________________
PENJIMATAN KOS SEBANYAK
12
PENJIMATAN KOS RM 6,475.00
BEZA KOS PEMBELIAN
MULTI-TABS & BINDING COVER
BAGI MINGGU PERTAMA
PELAKSANAAN PROJEK
(RM 818.44 – RM 455.84) - RM 362.60
KOS PENJIMATAN SEBENAR RM 6,112.40
13
SENARAI TAJUK / PERKARA YANG TERKANDUNG DI DALAM
KERTAS KERJA MMK.(ANGGARAN)
BIL PERKARA MULTI-TABS
1 Agenda 1
2 Ringkasan 1
3 Perkara-Perkara Berbangkit 2
4 Galian 3
5 Tukar Syarat 15
6 Permohonan Tanah Biasa 11
7 Lesen Pendudukan Sementara 11
8 Dasar Tanah 15
9 Hutan 15
10 Am 11
Average 74
15
MENGGUNAKAN MULTI- TABS
( KAEDAH ASAL )
MENGGUNAKAN MULTI-TABS &
BINDING COVER (CADANGAN)
1) Menaip tajuk-tajuk yang
terdapat di dalam kertas
kerja MMK.
18
MENGGUNAKAN MULTI- TABS
( KAEDAH ASAL )
MENGGUNAKAN MULTI-TABS &
BINDING COVER (CADANGAN)
2) Multi-Tabs yang sudah
ditaip.
2) Multi-Tabs yang sudah
ditaip diitagging terus pada
binding cover.
19
MENGGUNAKAN MULTI- TABS
( KAEDAH ASAL )
MENGGUNAKAN MULTI-TABS &
BINDING COVER (CADANGAN)
3) Menyusun kertas kerja MMK 3) Menyusun kertas kerja
MMK, Binding Cover
beserta dengan Multi-Tabs..
20
MENGGUNAKAN MULTI- TABS
( KAEDAH ASAL )
MENGGUNAKAN MULTI-TABS &
BINDING COVER (CADANGAN)
4) Binding kertas kerja MMK. 4) Binding Kertas Kerja MMK
yang telah siap ditagging.
21
MENGGUNAKAN MULTI- TABS
( KAEDAH ASAL )
MENGGUNAKAN MULTI-TABS &
BINDING COVER (CADANGAN)
5) Buku kertas kerja MMK yang
telah dibinding.5) Buku kertas kerja MMK yang
telah dibinding.
22
MENGGUNAKAN MULTI- TABS
( KAEDAH ASAL )
MENGGUNAKAN MULTI-TABS &
BINDING COVER
6) Buku kertas kerja MMK di
tagging di atas kertas kerja
menggunakan multi-tabs.
6) Buku kertas kerja MMK
disemak.
23
MENGGUNAKAN MULTI- TABS
( KAEDAH ASAL )
MENGGUNAKAN MULTI-TABS &
BINDING COVER (CADANGAN)
7) Buku kertas kerja MMK yang
telah siap ditagging.
7) Buku kertas kerja MMK yang
telah siap ditagging.
24
MENGGUNAKAN MULTI- TABS
( KAEDAH ASAL )
MENGGUNAKAN MULTI-TABS &
BINDING COVER (CADANGAN)
8) Buku kertas kerja MMK untuk
dirincih.
8) Multi-Tabs & Binding Cover
boleh diguna semula.
25
MENGGUNAKAN MULTI- TABS
( KAEDAH ASAL )
MENGGUNAKAN MULTI-TABS &
BINDING COVER (CADANGAN)
9) Merincih Buku kertas kerja
untuk dimusnah.
9) Multi-Tabs & Binding Cover
boleh diguna semula.
26
DARI PADA KOS ASAL MENGGUNAKAN MULTI-TABS ADALAH
SEBANYAK RM 7,293.44 BAGI TEMPOH 4 BULAN
( UNTUK 224 BUAH BUKU )
KOS MENGGUNAKAN BINDING COVER DAN MULTI-TABS ADALAH
SEBANYAK RM 818.44 BAGI TEMPOH 4 BULAN
PERBEZAAN HARGA ADALAH SEBANYAK
RM 7,293.44 - RM 818.44 = RM 6,475.00
PROJEK TELAH BERJAYA MENJIMATKAN KOS SEBANYAK 88%
PERATUS PENJIMATANUNTUK TEMPOH 4 BULAN
27
KEPUTUSAN
(Setiausaha Majlis Mesyuarat Kerajaan
memaklumkan pelaksanaan penggunaan Binding
Cover yang telah di Tagging dengan Multi-Tabs
sebagai pembahagi di dalam Buku Kertas Kerja
telah dipersetujui untuk dilaksanakan oleh Ahli
Mesyuarat MMK pada 26 Mei 2010)
Telah dilaksanakan dalam Mesyuarat Majlis
Mesyuarat Kerajaan (MMK) mulai :
02/6/2010 - MMK Ke- 17/2010
09/6/2010 - MMK Ke- 18/2010
16/6/2010 - MMK Ke- 19/2010
30
1) MENGURANGKAN KOS OPERASI
PERBELANJAAN PENTADBIRAN.
2) CADANGAN PROJEK INI JUGA BOLEH
DIGUNAKAN BAHAGIAN-BAHAGIAN
DAN UNIT-UNIT LAIN DALAM
PENTADBIRAN SUK YANG MANA
BERSESUAIAN.
FAEDAH KEPADA JABATAN
32
1) MEMPERCEPATKAN PROSES KERJA.
2) MENINGKATKAN KREATIVITI DAN
INOVASI.
3) MEMUPUK SEMANGAT BERPASUKAN
DAN BEKERJASAMA.
FAEDAH KEPADA KAKITANGAN
33
LIMITASI SEMASA MENJALANKAN PROJEK
34
LIMITASI PENYELESAIAN TINDAKAN
AHLI KURANG MAHIR
ICT
MENINGKATKAN
KURSUS DALAMAN
KEMAHIRAN ICT
FASILITATOR
KESIBUKKAN AHLI
DENGAN TUGAS HAKIKI
JADUAL TUGAS KEPADA
AHLI
KETUA KUMPULAN MESYUARAT SELEPAS
WAKTU PEJABAT
AHLI KURANG FAHAM
DAN MAHIR DALAM
KAEDAH KIK
LATIHAN DAN MOTIVASI KETUA KUMPULAN DAN
AHLI